Coordinador Grupo de Gestión Documental Funcionario asignado

PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN (PRIMARIAS)
Código: P-GD-05
Versión: 05
PROCESOS ASOCIADO: Proceso de Gestión Documental
OBJETIVO:
Establecer las directrices generales para realizar las transferencias documentales de los Archivos de Gestión, al Archivo Central, con el fin de
garantizar y conservar la memoria institucional de la Entidad.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe Área Administrativa
No.
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
INICIO
Memorando en SIGOB
1
ELABORAR
CRONOGRAMA ANUAL
DE TRANSFERENCIAS
2
3
SELECCIONAR
DOCUMENTACIÓN A
TRANSFERIR
VERIFICAR
DOCUMENTACIÓN A
TRANSFERIR
Elabora el Cronograma Anual de Tranferencias
Documentales y Acompañamiento y lo envía a
traves de memorando a cada Jefe de dependencia.
Selecciona y prepara los documentos a transferir al
Archivo Central de acuerdo con la TRD vigente de
la dependencia y los criterios establecidos en el
Manual
del
Sistema
de
Gestión
de
Correspondencia y Archivos Oficiales- M-GD01.
Nota 1: Los Funcionarios del Grupo de Gestión
Documental, prestarán el acompañamiento a las
dependencias, respecto a la aplicación de los
criterios establecidos en el Manual del Sistema de
Gestión de Correspondencia y Archivos OficialesM-GD-01
Coordinador Grupo de
Gestión Documental
Cronograma anual de
tranferencias
documentales y
acompañamiento
Funcionario asignado en
cada dependencia
Formato de Acta-F-DE11 diligenciado
Verifica conjuntamente con el responsable de la
dependencia productora de los documentos a
transferir, que se hayan aplicado los criterios
establecidos en el Manual del Sistema de
Funcionario asignado
Gestión de Correspondencia y Archivos
Grupo de Gestión
Oficialesl- M-GD-01 y la TRD vigente.
Documental
Adicionalmente se verifica la información registrada
en el Formato Inventario Único Documental-F- Funcionario asignado en
GD-07, corresponda con los documentos fisicos.
cada dependencia
Formato de Acta-F-DE11 diligenciado
Nota 1: En caso de ser necesario solicita los
ajustes correspondientes.
4
5
-19 (Versión: 05)
TRANSFERIR
DOCUENTACIÓN AL
ARCHIVO CENTRAL
UBICAR
DOCUMENTACIÓN EN EL
ARCHIVO CENTRAL
Transfiere al Archivo Central, la documentación,
anexando
el
Formato
Inventario
Único
Documental-F-GD-07 debidamente diligenciado, Funcionario asignado en
de acuerdo con las fechas establecidas en el
cada dependencia
Cronograma Anual de Tranferencias Documentales
y Acompañamiento.
Formato Inventario Único
Documental-F-GD-07
diligenciado
Ubica las documentación en estantería y asigna
ubicación topográfica.
Registra ubicación topográfica en el Formato
Inventario Único Documental-F-GD-07, dejando las
observaciones que considere necesarias y da el
acuse de recibido.
2 de 2
Funcionario asignado
Grupo de Gestión
Documental
Formato Inventario Único
Documental-F-GD-07
diligenciado
PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN (PRIMARIAS)
Código: P-GD-05
Versión: 05
PROCESOS ASOCIADO: Proceso de Gestión Documental
OBJETIVO:
Establecer las directrices generales para realizar las transferencias documentales de los Archivos de Gestión, al Archivo Central, con el fin de
garantizar y conservar la memoria institucional de la Entidad.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe Área Administrativa
No.
FLUJOGRAMA
ACTUALIZAR
INVENTARIO GENERAL
DEL ARCHIVO CENTRAL
6
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Actualiza el Inventario General del Archivo Central y
archiva el Formato Inventario Único Documental-FGD-07, en la serie correspondiente.
FIN
-19 (Versión: 05)
2 de 2
RESPONSABLE
Funcionario asignado
Grupo de Gestión
Documental
CONTROL DE REGISTROS
Formato Inventario Unico
Documental-F-GD-07
diligenciado
Inventario General del
Archivo Central
actualizado