DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Guatemala, octubre de 2015
Índice
Introducción _____________________________________________________________________ 1
Propósito del manual ______________________________________________________________ 1
Descripción de la dependencia _______________________________________________________ 2
Funciones de la dependencia ________________________________________________________ 2
Estructura interna de la dependencia _________________________________________________ 4
Subdirección de Bienes del Estado ____________________________________________________ 4
Departamento de Estudios y Proyectos ________________________________________________ 5
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado _______________________ 5
Departamento de Gestión y Legalización ______________________________________________ 7
Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles __________________________ 8
Departamento de Servicios Administrativos Internos _____________________________________ 9
Introducción
El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de
Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal acerca de la
organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas de acuerdo a la normativa
aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la
Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual
El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y
el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Bienes del Estado. Asimismo, es una fuente
de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que detalla la
forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las interrelaciones y niveles jerárquicos,
vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada unidad organizativa interna de acuerdo
al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones.
Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Bienes del Estado
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Descripción de la dependencia
MISIÓN
“La Dirección de Bienes del Estado es la dependencia responsable de mantener un registro consolidad,
moderno, seguro y eficiente del patrimonio del Estado”.
VISIÓN
“Ser una Dirección reconocida por su eficiencia y transparencia que cuenta con un sistema confiable de registro
de los bienes del Estado, con personal altamente calificado, motivado y profesional”.
MARCO LEGAL
La Dirección de Bienes del Estado fundamenta sus actuaciones en lo preceptuado en la normativa siguiente:
a) Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley del Organismo Ejecutivo”.
c) Decreto Número 57-92 del Congreso de la República y su Reglamento, “Ley de Contrataciones del
Estado”.
d) Acuerdo Gubernativo Número 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas”.
e) Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala.
f)
Acuerdo Gubernativo Número 217-94, “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la
Administración Pública”.
g) Acuerdo Gubernativo Número 905-2002, “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento
Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
h) Acuerdo Gubernativo Número 71-2013, “Guía de Requisitos y Lineamientos Generales de
Procedimientos Administrativos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles o Fracciones de éstos,
Propiedad del Estado”.
i)
Acuerdo Ministerial 51-2014 “ Normativa para Consolidar El Registro de los Títulos Valores que
Constituyan Activos del Estado".
j)
Acuerdo Gubernativo número 57-2008, "Ley de Acceso a la Información Pública.
Funciones de la dependencia
Son funciones de la Dirección de Bienes del Estado, de conformidad con artículo 70 del Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, las siguientes:
1. Disponer de un registro moderno, seguro y eficiente del patrimonio del Estado;
2. Desarrollar el marco teórico conceptual, la tecnología a utilizar y los instrumentos de investigación
para el desarrollo del registro, control y administración del patrimonio del Estado;
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3. Proponer la legislación específica, para establecer el régimen legal relativo a la administración, acceso,
uso y protección del patrimonio del Estado;
4. Consolidar y actualizar el registro de los bienes inmuebles y títulos valores del Estado, incluyendo las
entidades descentralizadas y coordinar con la Dirección de Contabilidad del Estado la consolidación
del registro de bienes muebles;
5. Dictar normas para la captación de recursos provenientes de la administración de bienes inmuebles
que se encuentran en situación irregular, se recuperen y se adscriban al Ministerio;
6. Proporcionar apoyo logístico a los proyectos institucionales que tengan como finalidad la
modernización del Sistema de Registro del Patrimonio del Estado;
7. Requerir a todas las dependencias del Estado, incluidas las entidades descentralizadas y autónomas,
información sobre los bienes inmuebles urbanos y rústicos que tengan en propiedad, posesión,
adscripción, usufructo o uso;
8. Hacer el estudio de los bienes inmuebles propiedad del Estado, que estén en poder de dependencias
del Estado, entidades descentralizadas y autónomas, sin haber cumplido los requisitos de ley;
9.
Investigar los bienes del Estado en posesión de particulares, ya sea en uso, usufructo o
arrendamiento, para establecer que se haya cumplido con la ley, y en los casos que corresponda
promover las acciones legales para su recuperación o regularización;
10. Analizar y opinar sobre la procedencia de solicitudes de usufructos, adscripciones, permutas,
arrendamientos y servidumbres de bienes inmuebles que constituyen el patrimonio del Estado,
incluyendo las entidades descentralizadas y autónomas, así como las donaciones a favor del Estado y
gestionarlas, cuando por ley o reglamento le corresponda;
11. Coordinar las acciones judiciales con las entidades respectivas, para promover los procesos de
herencias vacantes y sumarios de desocupación;
12. Coordinar con las instituciones correspondientes, o gestionar según corresponda, de conformidad
con la legislación vigente, la realización de las solicitudes de titulaciones supletorias que afectan los
intereses patrimoniales del Estado;
13. Coordinar las acciones de la comisión encargada de la subasta, venta o permuta de piezas metálicas,
material y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado, de
conformidad con el Decreto Número 103-97 del Congreso de la República y su Reglamento, en al
ámbito de su competencia;
14. Requerir información sobre los bienes muebles e inmuebles, incluyendo los de carácter cultural,
histórico y natural, que forman parte del inventario de las instituciones del Estado, incluidas las
entidades descentralizadas y autónomas;
15. Legalizar las transferencias de bienes muebles entre instituciones del sector público, incluyendo
embajadas y consulados de Guatemala;
16. Legalizar el ingreso de bienes muebles en tránsito y verificar su efectiva asignación a otras
dependencias para optimizar su uso;
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17. Autorizar las bajas de bienes muebles de carácter destructible e incinerable, y coordinar con la
Contraloría General de Cuentas la baja de bienes muebles de consistencia ferrosa; y,
18. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su
competencia.
Estructura interna de la dependencia
Dirección
Departamento de
Servicios
Administrativos
Internos
Subdirección
Departamento de
Estudios y Proyectos
Departamento
Registro e
Investigación del
Patrimonio de Estado
Departamento
Gestión y Legalización
Sección de
Arrendamientos
Sección de Actualización
del Patrimonio del
Estado
Sección de
Comercialización
Sección de Control del
Patrimonio del Estado
Departamento de
Adjudicación y
Legalización de
Bienes Muebles
Sección de
Legalización
Sección de Analisis y
Legalización
Sección de
Recuperación y
Resolución de
Conflictos
Sección de Control y
Avalúo de Bienes
Muebles
Subdirección de Bienes del Estado
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde a la Subdirección de Bienes del Estado, facilitar, supervisar y evaluar la ejecución de las
funciones y procesos relativos al registro y control de los bienes del Estado, realizando las actividades que,
acorde a esas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, norma y procedimientos sobre los
aspectos técnicos y administrativos de sus competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le
sean asignadas por la Dirección o el Despacho.
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Departamento de Estudios y Proyectos
DESCRIPCIÓN:
El Departamento de Estudios y Proyectos es el responsable de coordinar los procedimientos administrativos
de arrendamiento de bienes inmuebles del Estado, en el ámbito de su competencia, consolidando el registro
de los contratos de arrendamiento suscritos y de elaborar los documentos de planificación e informes de la
dependencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección
o el Despacho.
FUNCIONES:
Para cumplir con el objetivo mencionado, el Departamento de Estudios y Proyectos cumple con las funciones
siguientes:
1. Supervisar los inmuebles estatales que son otorgados en arrendamiento por dependencias del Sector
Público, así como, los concedidos por esta Dirección.
2. Determinar los inmuebles propiedad del Estado que son susceptibles de ser otorgados en
arrendamiento a particulares.
3. Realizar estudios técnicos y opiniones sobre expedientes relacionados con arrendamiento de bienes
inmueble del Estado.
4. Emitir informes en expedientes relacionados con inmuebles factibles de arrendamiento.
5. Aprovechar el potencial económico de los inmuebles propiedad del Estado que no estén siendo
utilizados o fracciones de éstos, de dominio público de uso no común, que no tengan destino
específico, que estén adscritos al Ministerio de Finanzas Públicas o se encuentren registrados a favor
del Estado y no a otras entidades del Sector Público, para captar recursos financieros, mediante la
aplicación del Acuerdo Gubernativo número 905-2002, “Reglamento para Regularizar y Otorgar en
Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
6. Elaborar documentos de planificación e informes de la Dependencia.
7. Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado
DESCRIPCIÓN:
El Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado, le compete coordinar la realización de
investigaciones de gabinete, registrales y de campo así como levantamientos topográficos a bienes inmuebles,
mantener actualizada la base de datos de inmuebles propiedad del Estado y el registro de títulos valores;
asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el
Despacho.
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FUNCIONES:
El Departamento de Registro e Investigación del Patrimonio del Estado, para cumplir con su cometido, ejecuta
las funciones siguientes:
1. Verificar la información documental con la que se encuentra digitalizada en la base de datos, con el
propósito de determinar nuevas fincas que incrementen el Patrimonio Inmobiliario del Estado
Determinar los inmuebles propiedad del Estado que son susceptibles de ser otorgados en
arrendamiento a particulares.
2. Analizar los documentos legales contenidos en los legajos, con el fin de depurarlos y actualizarlos.
3. Digitalizar la información de nuevas fincas estatales incorporadas en la base de datos.
4. Actualizar la base de datos de leyes relacionadas con bienes inmuebles del Estado.
5. Recopilar y analizar leyes relacionas con fincas estatales.
6. Elaborar expedientes con documentos legales, para solicitar investigación de campo a cada bien
inmueble del Estado.
7. Generar reportes de la base de datos cuando estos sean requeridos.
8. Dar de baja en los controles del Departamento las fincas que dejan de ser propiedad estatal.
9. Realizar investigaciones de gabinete, registrales y trabajos de campo, para dar respuesta a las
solicitudes que ingresan al Departamento relacionados con fincas estatales, los cuales provienen de
Ministerios, Secretarias, Organismos, Entidades Autónomas y Descentralizadas, personas individuales
y jurídicas.
10. Realizar investigaciones de campo y registrales, a terrenos que son donados a favor del Estado para el
cumplimiento de las funciones de las entidades del Estado; así como, de otras entidades
gubernamentales y no gubernamentales ubicados en diferentes puntos de la República.
11. Practicar levantamientos topográficos a terrenos propiedad de la Nación, Estado o Gobierno de la
República, o los que pudieran ser del Estado pero están en posesión de entidades privadas no
lucrativas.
12. Realizar catastro focalizado a inmuebles conformados por varias fincas propiedad del Estado, para su
unificación, esto con el fin de tener una mejor administración del Patrimonio Inmobiliario del Estado.
13. Elaboración de planos topográficos de terrenos propiedad del Estado, ubicados en diferentes puntos
del país.
14. Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
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Departamento de Gestión y Legalización
DESCRIPCIÓN:
El Departamento de Gestión y Legalización le corresponde gestionar los procesos de análisis y opinión sobre la
procedencia de usufructos, adscripciones, permutas, servidumbres, donaciones y titulaciones supletorias de
bienes inmuebles que constituyen o favorecen el patrimonio del Estado, incluyendo las entidades
descentralizadas y autónomas y coordinar con las entidades respectivas los procesos de herencias vacantes;
asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el
Despacho.
FUNCIONES:
El Departamento de Gestión y Legalización tiene a su cargo las funciones siguientes:
1. Requerir a todas las dependencias del Estado, incluidas las entidades descentralizadas y autónomas,
información sobre los bienes inmuebles urbanos y rústicos que tengan en propiedad, posesión,
adscripción, usufructo o uso;
2. Hacer el estudio de los bienes inmuebles propiedad del Estado, que estén en poder de dependencias
del Estado, entidades descentralizadas y autónomas, sin haber cumplido los requisitos de ley;
3. Investigar los bienes del Estado en posesión de particulares, ya sean en uso, usufructo o
arrendamiento para establecer que se haya cumplido con la ley, y en los casos que corresponda,
promover las acciones para su recuperación o regularización;
4. Analizar y opinar sobre la procedencia de solicitudes de usufructos, adscripciones, permutas,
arrendamientos y servidumbres de bienes inmuebles que constituyen el Patrimonio del Estado,
incluyendo las entidades descentralizadas y autónomas, así como las donaciones a favor del Estado y
gestionarlas, cuando la ley o reglamento le corresponda.
5. Coordinar las acciones judiciales con las entidades respectivas, para promover los procesos de
herencias vacantes y sumarios de desocupación;
6. Coordinar con las instituciones correspondientes, o gestionar según corresponda, de conformidad con
la legislación vigente, la realización de las solicitudes de titulaciones supletorias que afectan los
intereses patrimoniales del Estado; y,
7. Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
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Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles
DESCRIPCIÓN:
El Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles es responsable de coordinar la emisión de
resoluciones para legalizar la confirmación de propiedad, alzas, posesiones, traslados, transferencias y bajas
de bienes muebles del sector público; coordinar la práctica de avalúos a los bienes muebles que las entidades
estatales requieran y coordinar con Contraloría General de Cuentas, la recepción de bienes en mal estado
destructibles e incinerables; así como, la recepción del material ferroso, apoyando la labor de la comisión
establecida en el Decreto número 103-97 del Congreso de la República; asimismo, apoyar y asistir en las
actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
FUNCIONES:
El Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles tiene a su cargo las funciones siguientes:
1. Emitir resoluciones para legalizar la propiedad de vehículos nuevos o usados adquiridos por compra,
donación, traslado o transferencia, extravío, robo de documentos o placas, siniestro, indemnización,
comiso y autorizar traspasos para los vendidos en subasta pública.
2. Emitir resoluciones para legalizar el traslado de bienes muebles entre Instituciones del Estado.
3. Emitir resoluciones para legalizar la baja de bienes en mal estado, de consistencia destructible e
incinerable.
4. Emitir resoluciones para legalizar la posesión de activos.
5. Coordinar las acciones judiciales con las entidades respectivas, para promover los procesos de
herencias vacantes y sumarios de desocupación;
6. Realizar avaluó a los bienes muebles que las entidades estatales requieran, en caso de enajenación
por venta en subastas o permutas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado Apoyar y
asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
7. Emitir resoluciones para la aprobación de avalúos de bienes muebles.
8.
Recepción y administración de bienes muebles en buen estado o deteriorados que no sean utilizados
por las dependencias del sector público.
9. Emitir resoluciones para legalizar la adjudicación de bienes muebles en tránsito a las entidades que los
soliciten.
10. Coordinar comisiones con la Delegación de la Contraloría General de Cuentas, para realizar la
destrucción e incineración de bienes en mal estado que se encuentren en el área metropolitana.
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11. Recibir información de todas las dependencias del Sector Público sobre donaciones en especie que
afecten el patrimonio.
12. Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
Departamento de Servicios Administrativos Internos
DESCRIPCIÓN:
Al Departamento de Servicios Administrativos Internos, le corresponde brindar soporte administrativo y de
logística para la ejecución de las funciones sustantivas de la Dirección, coordinar la elaboración del plan
operativo anual, gestionar la ejecución del presupuesto de la Dirección; coordinar la programación financiera,
adquisición de bienes y servicios, distribución, almacenamiento e inventario de bienes y suministros,
operación del fondo rotativo, caja chica y registros contables y elaborar los informes y reportes de ejecución
requeridos, asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o
el Despacho.
FUNCIONES:
El Departamento de Servicios Administrativos Internos tiene a su cargo las funciones siguientes:
1. Satisfacer en forma directa e inmediata, los requerimientos de bienes y servicios que demandan los
distintos departamentos que conforman la dependencia, con el fin de que se cumplan con las metas
establecidas en el plan operativo anual de la Dirección.
2. Llevar registro y control de las operaciones presupuestarias y contables, con el propósito de
transparentar el gasto y facilitar su fiscalización para la toma de decisiones por parte de las
autoridades superiores.
3. Coordinar la programación financiera, adquisición de bienes y servicios, distribución, almacenamiento
e inventario de bienes y suministros Emitir resoluciones para legalizar la posesión de activos.
4. La operación del fondo rotativo, caja chica, registros contables, elaboración de informes y reportes de
ejecución presupuestaria y financiera.
5. Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho;
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