anular cheques en blanco - Gerencia Nacional Financiera y

Código: U-IN-12.004.030
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 1.0
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
ANULAR CHEQUES EN BLANCO
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INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Identificar y llevar a cabo la anulación de los cheques en blanco, cuando se requiera, revisando
que cumplan con los requisitos establecidos para su anulación.
1. ALCANCE: Inicia anulando el cheque en blanco en el SGF – QUIPU y finaliza revisando, firmando y enviando
el oficio a la respectiva entidad bancaria para realizar la devolución de los cheques no utilizados, según sea el
caso. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades
Especiales.
2.
DEFINICIONES:
1. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o
cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.
2. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que
quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la
CGN).
3. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e
identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en
la Tesorería.
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Anular cheque en blanco en el SGF – QUIPU
El auxiliar de Tesorería debe proceder a realizar la anulación del cheque en el SGF – QUIPU.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para anular cheques en blanco:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de Tesorería.
En la pantalla de anulaciones de Tesorería escoger la opción "Anulación de cheques sin movimiento"
para cheques en blanco.
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2. Anular el cheque físicamente
El auxiliar de Tesorería deberá realizar el siguiente procedimiento para la anulación física de cheques
según corresponda:
Para los cheques que generaron movimiento y tienen como soporte un comprobante de egreso
anulado se deberá:
1. Realizar la destrucción del cheque cortando y conservando la parte correspondiente al número del
cheque.
2. Pegar la parte del número del cheque que fue cortado en el numeral 1 en el comprobante de
anulación, generado desde el SGF – QUIPU.
Para los cheques que no tienen movimiento y no cuentan con comprobante de egreso anulado,
porque no se utilizó el cheque o porque la cuenta bancaria se va a saldar quedando cheques en
blanco sin utilizar, se deberá:
Cheques anulados porque no tienen movimiento
Realizar la destrucción del cheque cortando y conservando la parte del número del cheque
anulado.
Cheques anulados porque se va a saldar la cuenta bancaria
Realizar la anulación física del cheque, colocando el sello de anulado sobre el cheque.
Posteriormente, para cheques anulados porque no tienen movimiento o anulados porque se va a saldar
la cuenta bancaria, se debe:
1. Generar en el SGF – QUIPU la consulta “Cheques Anulados Sin Movimiento”, en donde se pueda
evidenciar que el cheque efectivamente ya fue anulado.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para generar la consulta del cheque anulado sin
movimiento:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Consultas>Mov. Tesorería>Cheq. Anul Sin Mov>Cheques Anulados Sin Movimiento.
2. Copiar la consulta generada desde el SGF – QUIPU “Cheques Anulados Sin Movimiento”, en el
formato cheques anulados sin movimiento. Cuando se trate de la anulación de más de diez (10)
cheques, se podrá sólo copiar la consulta de los diez (10) primero cheques anulados y de los diez
(10) últimos.
Ver Formato cheques anulados sin movimiento
3. Diligenciar la información requerida en el formato Cheques Anulados Sin Movimiento y firmarlo para
dejar constancia del procedimiento realizado.
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¿La anulación de los cheques en blanco es para saldar la cuenta bancaria?
Sí: Elaborar oficio a la respectiva entidad bancaria para entregar los cheques, ir al numeral 3.
No: Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar
los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental.
3. Elaborar oficio a la respectiva entidad bancaria para entregar los cheques
El auxiliar de Tesorería debe elaborar una comunicación escrita, dirigida a la respectiva entidad
bancaria que entregó los cheques, en donde haga constar que está realizando la devolución de los
cheques no utilizados con el fin de que sean inhabilitados por parte del banco.
4. Revisar, firmar y enviar oficio a la respectiva entidad bancaria para realizar la
devolución de los cheques no utilizados
Los funcionarios delegados deben revisar, firmar y enviar el oficio a la entidad bancaria, en donde haga
constar que está realizando la devolución de los cheques no utilizados con el fin de que sean
inhabilitados por parte del banco.
Cuando se trate de cheques que han sido anulados y entregados al banco, en atención a que se saldó
la cuenta bancaria, se deberá dejar como soporte el oficio enviado en donde conste que fueron
recibidos por el banco los cheques no utilizados.
Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los
documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental.
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora
Judith
Rojas
Rojas, María Fernanda
Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente
administrativo
División
Nacional
de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Marzo 30 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias que hagan
sus
veces
de
la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso,
Aura
María
Cárdenas Paulsen
Tesorero,
auxiliar
de
Tesorería
o
quienes
ejercen este rol, asesoras
y
contratista
de
la
Gerencia
Nacional
Financiera
y
Administrativa.
Abril 08 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángel Múnera Pineda
Gerente
Nacional
Financiero
y
Administrativo
Abril 09 de 2012