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Incrementando el valor mediante la innovación de la PMO
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Incrementando el valor mediante la innovación de la PMO: ¿Su PMO le ayuda o dificulta
su éxito?
Septiembre de 2011
Recientemente usted o alguien de su organización peleó la difícil batalla de
implementar una Oficina de gestión de proyectos (PMO). Los objetivos eran claros. Para
que la Organización cumpliera los objetivos estratégicos todos los proyectos tuvieron
que ser gobernados de manera más coherente y cuantificable. Hoy sin embargo, Ud
escucha comentarios y quejas de que la PMO puede ser la fuente de varios de los
problemas que se supone debería resolver. Los administradores de proyecto han
indicado que la PMO es "demasiado restrictiva", y están encontrando "medios
creativos" para eludir la metodología.
Aunque la alta dirección podría ser consciente y abiertamente cuestionar si la gran
inversión en recursos está generando los beneficios prometidos, determinar si un
programa puede o debe modificarse es una de las preguntas más difíciles que encaran
los gerentes. Lo que funcionó ayer puede ser inadecuado o contraproducente hoy. Este
artículo explorará cómo evaluar la eficacia de su PMO, aplicar alternativas estándar a la
actual estructura de la PMO y utilizar tácticas creativas para desplegar estratégicamente
un nuevo modelo de PMO.
Evaluar la efectividad de su PMO
Sus instintos le dicen que algo no está bien y desea evaluar objetivamente rendimiento
de la PMO para determinar si ha perdido su eficacia. Si bien ninguna métrica
proporcionará una respuesta absoluta, los síntomas siguientes indican que un cambio
puede ser necesario:
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
Los proyectos tardan más tiempo en implementarse y los presupuestos están
aumentando, sin embargo, el alcance de los proyectos permanece relativamente sin
cambios.
Las unidades de negocios han desarrollado sus propios criterios para determinar cuando
los proyectos se ejecutan a través de la PMO (y muchos de los proyectos se ejecutan
fuera de la PMO).
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


Hay una mínima participación de los interesados (Stakeholders) en las reuniones del
Comité Directivo y revisiones de Gates.
Las revisiones de Gates son percibidos como una "formalidad" y los proyectos pasan por
ellas sin discusión significativa.
Las métricas TCO (Total Cost of Ownership) y ROI (retorno de la inversión) ya no son
factores clave en la aprobación del proyecto y establecimiento de prioridades.
La organización ha crecido en tamaño y ha sido objeto de restructuración desde el
lanzamiento de la PMO, pero la PMO no ha sido revaluada. Cualquiera de estos
indicadores puede sugerir que es el momento de repensar la salud de su PMO.
Curiosamente, las empresas a menudo encuentran que el rigor introducido por procesos
disciplinados, que hizo la implementación de la PMO exitosa, como un factor que puede
comenzar a obstaculizar su eficacia conforme la organización madura. Un PMO no es
diferente de cualquier otra parte de una organización y debe también evolucionar
satisfactoriamente y continuamente generar valor. Si los síntomas listados le son
familiares, revisar su PMO es una acción que definitivamente debe realizarse.
Considere las alternativas
Una vez que se identifican los principales problemas que obstaculizan la eficacia del
PMO, puede resultar tentador tomar acciones inmediatas. Antes de tomar cualquier
acción directa, es útil dar un paso atrás y analizar la información recopilada. Es probable
que usted encuentre que ajustar la estructura existente o adoptar una nueva estructura
puede abordar muchos de los problemas que obstaculizan el éxito.
No existe ninguna fórmula secreta para reorganizar con éxito una PMO. Cuanto más
cerca esté su PMO de la cultura corporativa de la empresa, será más fácil lograr sus
objetivos. En este artículo consideramos cuatro modelos principales de PMO para
abordar los problemas encontrados durante su evaluación (por favor consulte la tabla
siguiente para obtener información acerca de las características claves de cada uno de
los modelos descritos).
Repositorio / modelo Starter. Es muy probable que ya tenga este modelo
implementado como mínimo. Si está viendo un patrón de uso inconsistente o no
uniforme de la metodología de gestión de proyectos, marco de referencia, estándares y
prácticas, ponga mucha atención a este modelo para evaluar si será un buen lugar para
empezar.
Soporte / modelo descentralizado. Si la mayoría de los síntomas se encuentran
alrededor de la falta de habilidades de administración de, seguimiento y resolución,
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calendarización del proyecto, rendimiento y presentación de informes, este modelo
puede ser un buen ajuste para abordar esas preocupaciones.
Control / modelo centralizado. Si la mayoría de los indicadores apuntan a una falta de
supervisión de proyectos directa y control, redundancia, identificación de bajo riesgo de
toda la empresa y mitigación o desalineación entre los proyectos realizados y la
estrategia general, podrán adoptarse medidas correctivas mediante la implementación
de una PMO centralizada y unificada.
Híbrido / modelo federación. Si ninguno de los modelos mencionados satisfacer las
necesidades de su organización, la evaluación puede resultar en que una PMO
centralizada establezca, normas comunes, métodos, prácticas y estrategia global
mediante el uso de un modelo combinado. Puede ser que su evaluación identifica
procesos demasiado conformistas e indiferentes como principales obstáculos. La
retroalimentación también puede inclinarse hacia la adopción de objetivos específicos
orientados a la unidad de negocio. En estas situaciones, un modelo híbrido funcionará
mejor.
Decidir y entregar
Después de un análisis detallado de estos modelos de PMO, Ud. podrá decidir si la PMO
debe someterse a un ligero reajuste para lograr la eficacia operacional. Si el análisis
demuestra que es necesario un cambio más sustancial, decide abordar una mayor
transformación de la estructura existente, procesos y personas. Independientemente de
si el reajuste de la PMO requiere un cambio menor o mayor, consultores de Systems
Evolution, Inc. (SEI) han experimentado con varias tácticas que pueden ser
aprovechadas para mitigar el riesgo y asegurar un marco más sólido para el éxito.
Táctica 1: Desarrollar la visión
El cambio transformacional requiere un salto de fe para una organización, y por lo tanto,
el papel de liderazgo siempre ha jugado un factor importante en el éxito en el
desempeño de largo plazo. Los líderes tienen un lugar especial en la vida y la cultura de
cualquier empresa y su visión y enfoque establece el tono para la organización como un
todo. Durante la fase inicial de la transformación de PMO, es crítico que la
administración esté visiblemente involucrada. Hay muchos métodos diferentes para
definir y difundir una visión en toda la organización. El objetivo principal de esta táctica
es para asegurar que el problema está claramente definido (¿por qué necesitamos
modificar la estructura de la PMO?), para garantizar que el objetivo se entiende (¿cómo
cambiará la estructura de la PMO?) y para garantizar los beneficios futuros se definen
(¿cómo este cambio de la PMO hará la empresa más operacionalmente efectiva?). Una
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vez definida, esta visión debe comunicarse a través de la organización de una manera
racional y equilibrada.
Táctica 2: diseño con la organización en mente
Determinar qué estrategias deben aprovecharse durante el canal común de
comunicación de la PMO de transformación a través de proyectos requiere una
perspectiva de nivel empresarial. El propósito de esta táctica es sacar a la luz una vista
completa de la organización. Las estrategias para la implementación no son todos de un
tamaño de convulsiones y deben adaptarse cuando proceda. Si su empresa tiene una
estructura descentralizada, las estrategias para aplicar una transformación de la PMO
diferirán. Si su empresa ha atravesado numerosas adquisiciones, puede ser necesario
quitarse de encima los procesos inactivos o improductivos y estructuras a fin de reducir
la redundancia operativa. Independientemente de la estructura específica seleccionada
de la PMO, todas las partes involucradas en la transformación deben tener en cuenta los
valores fundamentales de la organización y adoptar estrategias que servirán para
impulsar el valor a través de la eficacia operacional.
Táctica 3-no confundir objetivos para una estrategia
Una buena estrategia funciona concentrando recursos y energía en objetivos
fundamentales que conducirán a una cascada de resultados deseados. Falta de foco es
el síntoma más común de un plan de implementación ineficaz. Un enfoque racional para
implementar una transformación de una PMO centrará energía en áreas clave que
contribuyen significativamente al logro de las metas y estrategias. Mantener la visión
de "primero lo primero”. Todas las implementaciones encontrarán obstáculos y
desafíos. Es importante buscar oportunidades que son alcanzables dado el proyecto y
las restricciones de la organización. Al centrar esfuerzos en resultados alcanzables, la
implementación tendrá empuje, creará retroalimentación positiva y engendrará buena
voluntad. Esta publicidad ayudará a permitir cambios en toda la organización. Si la
empresa es grande y las líneas de tiempo de la implementación se extienden por uno o
varios años, hay que ser diligente y centrarse en lo que debe hacerse y evitar que se
desvíe por iniciativas no estratégicas.
Táctica 4: aprovechar la energía creativa de equipos
Hay varias razones por las qué algunas ideas creativas no se convierten en estrategias
innovadoras. A veces es porque la idea, que parece brillante en concepto, es deficiente
en la aplicación. Un enfoque sencillo para evaluar estrategias puede lograrse a través de
varios juegos de visión que ayudan a los comités y equipos a entender el problema y la
resolución. Estos juegos ayudan a estimular ideas y evaluar sus impactos. Cuando se
visualiza como una sesión de colaboración entre las partes interesadas claves, este
ejercicio demuestra ser una herramienta eficaz para identificar los riesgos y
recompensas. El objetivo final de estas sesiones es claridad y acuerdo sobre un enfoque
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táctico especial a la implementación. A continuación se presenta una lista de libros que
describen métodos creativos para canalizar las ideas de un equipo:
 Innovation Games: Creating Breakthrough Products Through Collaborative Play
 Rapid Problem Solving with Post-It Notes
 Visual Meetings: How Graphics, Sticky Notes and Idea Mapping Can Transform
Group Productivity
Táctica 5 – desarrollar canales de retroalimentación
Durante y después de la fase de implementación de la transformación de la PMO,
tiempo y atención deben dedicarse a recopilar y evaluar la efectividad. La gama de
enfoques va de aplicar scorecards para medir la efectividad en reuniones formales con
ejecutivos clave de la PMO, hasta canales de comunicación informales como redes
sociales. Un desafío creado por la apertura a la retroalimentación a un proceso más
consistente es el riesgo de disminuir la calidad de los insumos. A fin de mitigar el riesgo
de menor calidad, puede establecerse un marco de recompensas para alentar
retroalimentación. El principal beneficio de establecer canales de retroalimentación es
un potencial aumento de eficacia operacional. Nuevas ideas y percepciones pueden
aprovecharse para impulsar la innovación de la PMO.
Táctica 6: predicar con el ejemplo
Uno de los momentos más importantes en la historia estadounidense es un intercambio
relativamente desconocido entre George Washington y sus tropas. Los historiadores
han señalado que este intercambio corto fue el punto de inflexión en la guerra de
independencia. Después de meses de clima frío y brutal y paga muy poco, las tropas que
luchaban en la guerra de independencia empezaron a preguntarse si todas las
dificultades que valió la pena. El 15 de marzo de 1783 en un espacioso salón de Virginia
del norte fue celebrada una reunión. En las primeras horas de esta reunión, George
Washington no estuvo presente. En algún momento durante el debate sobre la guerra y
la falta de pago, George Washington entró en la habitación. Para su sorpresa, a
diferencia de otras veces en su carrera, no fue recibida con entusiasmo general. Fue
recibido con resentimiento, vergüenza y en algunos momentos ira. Después de que las
tropas desencadenaron una montaña de quejas sobre George Washington, el hizo lo
que han hecho muy pocos en su posición. Escuchó tranquilamente, mostró un enorme
autocontrol tranquilamente respondió a sus preguntas específicas.
Una vez que las tropas habían terminado de exponer sus quejas, George Washington
declaró, "Señores, me permite ponerme mis lentes porque no solo he envejecido,
también me he quedado casi ciego al servicio de mi país." Esta simple declaración logra
lo que su retórica y argumentos no podían. George Washington demostró que él era
uno de ellos. Las tropas fueron instantáneamente empáticas y miraron a su gran
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general con cariño y admiración. Aunque el reto de dirigir una transformación PMO no
es tan complicado ni tan arriesgado como guiar tropas a través de años de batalla, la
analogía de George Washington arroja luz sobre buen liderazgo. Cada organización que
asume el reto de transformar la estructura existente de una PMO requerirá importantes
contribuciones de los empleados en toda la empresa. Un paso importante para
garantizar que la organización está corriendo a todo vapor es predicar con el ejemplo.
Concluyendo
Mientras una organización evoluciona, debe reconocer que la PMO exigirá cambios y
revaluación para garantizar su eficacia y su alineación con los objetivos de la empresa.
Hay muchos factores que indican que un cambio puede ser necesario en una PMO
corporativa. En lugar de ignorar la necesidad, deben abordarse para asegurar el éxito de
la Oficina. Los cambios pueden incluir ajustes a las estructuras y procesos existentes, o
evaluar otras alternativas. Evaluando el rendimiento de su PMO contra criterios
objetivos, Ud. identificará las áreas con oportunidades de mejora. Escuche los
comentarios de la organización y separe las quejas sintomáticas de las que apuntan a
una causa. Participe en revisiones selectivas e integral de la estructura de la PMO,
procesos y personas, revalúe contra mejores prácticas de la industria y re examine
periódicamente los aspectos anteriormente clasificados como presuntamente no
óptimos. Una vez que ha identificado y priorizado sus metas, trabaje con directivos para
difundir la visión y utilizar las tácticas creativas sugeridas para garantizar que su PMO
permanece como un ejemplo de una gobernabilidad eficaz.
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