CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE

CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL
MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares
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Concepto global del software
El software le permite llevar toda la administración de su hotel.
Los usuarios utilizarán en mayor medida las pantallas de Front Desk y Planning,
Front Desk es una fotografía del estado actual de las habitaciones del hotel, ocupación,
reservas, salidas y entradas que se producen en el día.
El planning es la ocupación y reservas a través del tiempo, pasado, presente y fututo en su
pantalla.
Llevará además todas las cuentas de las habitaciones ocupadas, además del control de los
anticipos efectuados en las reservas.
Datos básicos del hotel
Para definir los datos
básicos del hotel
debe ingresar a
Datos del Hotel
En Datos del Hotel, a su izquierda
tiene un menú que puede ir
recorriendo e ir llenando los datos
correspondientes.
Los primeros datos a llenar son los
Datos Generales, entre los cuales se
incluyen nombre de fantasía del hotel,
dirección, ciudad, país, teléfono, email,
y página web, además de los datos
fiscales formales (razón social de la
empresa, dirección legal, número
fiscal y la condición fiscal de la
empresa, además del correspondiente
impuesto básico.
Una vez llenados todos los datos pulse abajo a su derecha, OK Grabar Datos.
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Regímenes de estadía
Los regímenes de
estadía permiten
administrar las
personas que
tendremos para los
eventos de
desayuno, almuerzo
y cena, además de
permitirnos asignar
un costo en forma
automática,
diferenciando inclusive edad de los pasajeros entre pasajeros adultos, adolescentes e infantes.
Para agregar un nuevo régimen de estadía solo tienen que elegir la opción Agregar, o para
modificar un régimen existente solo tienen que elegir la opción Modificar.
Al pulsar la opción Agregar, el primer dato que el programa le solicita es el código, solo basta
poner un número y pulsar la tecla ENTER para que así se habiliten todos los otros datos a
llenar.
Si no quiere elegir puntualmente un número y quiere
el programa simplemente traiga el próximo código
correlativo entonces solamente pulse próx. Cod
Esto funciona en la misma forma en cada ocasión que el
sistema le solicite un código.
que
Los datos que se manejan en el régimen de estadía son los siguientes.
Descripción (en palabras para que lo entiendan los otro usuario),
Debe indicarse si este régimen si incluye o no Desayuno, si incluye o no Almuerzo, y si incluye
o no Cena.
Además puede indicarse un costo de este régimen de estadía.
El costo del régimen de estadía el programa lo puede calcular de dos formas diferentes según
se le indique,
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La primera opción es “Costo x pasajero por día”, la segunda opción es “Costo por habitación
por día”, asi en el primer caso influye el costo según el número de pasajeros, y en el segundo
caso solo depend de los días que se haya tomado la habitación.
En el caso de que se haya elegido el primer caso (costo según el número de pasajeros),
entonces además permite el programa que se autocalculen costos diferentes según el número
de pasajeros adultos, y según la cantidad de pasajeros adolescentes, o infantes que haya en la
habitación.
El costo el programa lo calcula automáticamente, solo debe indicársele al programa, cual es el
costo de este régimen para los pasajeros adultos, y cuál es el porcentaje de ese costo para el
caso de adolescentes y cual el porcentaje de ese costo para el caso de infantes.
En el caso que se puede ver en la pantalla, el costo del régimen es de 50 para adultos, y del
60% de 50= 30 para pasajeros adolescentes, y de 40% de 50= 20, para el caso de pasajeros
infantes.
Datos particulares
En los datos
particulares se
definirán 7 datos.
La forma en que se le
solicita al programa
que calcule
automáticamente los
costos, el régimen de
estadía por defecto,
el horario de salida
de los pasajeros, los
días previos para
confirmar una
reserva, y la cantidad
de días que se van a
utilizar los blancos
antes de cambiarlos.
Veremos ahora cada
uno de estos datos
puntualmente.
Tipo de precio que se utiliza, o forma en que se quiere que el programa automatice el cálculo
de costos.
La primera opción es que el precio que le indicaremos es el precio de la habitación
directamente, independientemente del número de pasajeros que ocupen la habitación.
En el caso de que sea utilizado precios por pasajeros, se puede definir el porcentaje de la tarifa
que se va a cobrar a los adolescentes y el porcentaje de la tarifa que se va a cobrar a los
infantes.
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La segunda opción es precio por pasajero, entonces el precio que indicamos sería el costo que
tiene cada pasajero que ocupe la habitación (opción generalmente utilizada en el caso de
hoteles de estudiantes, u hostal).
La tercera opción es que el precio se calcularía automáticamente según el número de
pasajeros, sin ser proporcionales los precios, cada combinación de número de pasajeros
tendría un costo diferente.
Régimen de estadía por defecto
Régimen de estadía por defecto, esto significa que cuando se haga una reserva u ocupación
queremos que sin necesidad de elegirlo, el programa incorpore automáticamente el régimen de
estadía que aquí hayamos definido como régimen de estadía por defecto, permitiendo por
supuesto cambiarse en el momento de hacer la reserva u ocupación.
Días previos para confirmar una reserva.
En el momento de hacer una reserva queda como “reserva a confirmar” hasta que se haga el
pago correspondiente como depósito de reserva, hasta el momento que se haga ese pago, la
reserva quedaría como reserva a confirmar, la fecha de vencimiento puede definirla el usuario,
pero además el programa le indica una fecha de vencimiento automáticamente, la cantidad de
días que se le darían al cliente para que la reserva quede como vencida, es este dato que se
indica aquí puntualmente. Así cada vez que hagamos una reserva, entonces el programa
definiría el vencimiento de esa reserva a tantos días del momento de hacer la reserva.
Cantidad de días para recambio de blancos.
Los blancos de las habitaciones (sábanas) no se cambian todos los días, el programa se
encarga de avisarle a la ama de llaves de cada habitación cuando debe efectuar ese cambio de
sábanas.
Solo es necesario indicarle al programa aquí cada cuantos días queremos efectuar ese cambio
de blancos, y el programa se encarga de indicar en el informe de gobernantas cuando es el día
que debe efectuarse el cambio de blancos.
Turnos de Trabajo
En sistema de ALOJA Hotel
trabaja con tres turnos de
trabajo, Mañana, Tarde y
Noche, y una fecha de caja,
que debe coincidir con la
fecha del día.
Cada vez que se abre el
programa, el sistema verifica
la fecha de la computadora
con la fecha actual de caja
que tiene el sistema, si ambas
no coinciden, entonces se
abre una ventana para que el
usuario modifique la fecha de
caja.
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En esta ventana tenemos las siguientes opciones
Por un lado emitir el informe del turno que se cierra donde se informa toda la actividad del hotel
efectuada en el turno que se cierra.
Por otro lado la otra función indica abrir el nuevo turno de trabajo con la nueva fecha.
Las opciones son fecha, turno y usuario, el usuario deberá ingresar su clave para modificar el
turno de trabajo.
Informe del turno que se cierra
El informe del turno que se cierra dice cuantas habitaciones ocupadas y cuantos pasajeros hay
alojados al cierre del turno.
Informa todos los ingresos y egresos de pasajeros efectuados durante el turno de trabajo
Informa las facturas y recibos emitidos, junto a un resumen de caja.
Al abrir el nuevo turno de trabajo el sistema hace una auditoría de las habitaciones ocupadas, y
verifica si existen habitaciones que se deberían haber retirado ya y aún no lo han hecho.
El proceso de auditoría permite que el sistema se encargue de agregarles un día más a las
habitaciones en su cuenta si aún no se han retirado, y su fecha de salida no correspondía con
la fecha actual.
El sistema muestra esta información y le da la opción al usuario de solicitarle al programa que
se encargue de esta tarea de recomponer las estadías de acuerdo a la fecha actual.
Configuración del correo electrónico
Desde el software, al preparar una reserva, pueden enviarse los datos directamente al cliente
por mail, sin necesidad de utilizar su sistema de correo electrónico.
Para esto debe configurar los datos de su correo electrónico dentro de los Datos del Hotel.
Para esto debe ingresar en Datos del Hotel, Datos generales, Datos Particulares, y seleccionar
configuración de la cuenta de correo para el envió de mails.
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Los datos a configurar son:
Nombre de la cuenta: nombre con el cual quiere que el destinatario del mail lo reciba, por
ejemplo el nombre del hotel.
Firma línea 1 a 5: el sistema le permite agregar los datos que usted quiera que figuren al pie
del correo.
Host de envío: por ejemplo gmail.com , si es que el correo es de gmail
Username: nombre del correo antes del @
Pasword: es la clave de su correo.
Puerto de envío: generalmente es 25, salvo para gmail que es 465
Requiere autenticación: aquí debe indicar un número 0, o un número 1, para indicar si el correo
requiere autenticación.
Si nunca antes había visto los conceptos de host de envío username, puerto y requerimiento de
autenticación, estos conceptos están dentro del programa de correo que utilice, y son datos de
la cuenta, puede usted ingresar por ejemplo al Outlook, datos de la cuenta, y tomar los datos
aquí solicitados directamente de la cuenta.