Informe capacitaciones registro calificado 22 y 23 de Abril

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
CAPACITACION ORGANIZACIÓN SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA
EDUCACIÓN SUPERIOR- REGISTRO CALIFICADO
INFORME JORNADA DE CAPACITACIÓN
ABRIL 22 Y 23 DE 2014
Introducción
Teniendo en cuenta las necesidades de las Instituciones de Educación Superior y
en el marco de la mejora de los procesos que las entidades públicas deben
desarrollar con el propósito de prestar un mejor servicio, el Ministerio de
Educación Nacional a través de la subdirección de aseguramiento de la calidad de
la educación superior decidió llevar a cabo una segunda jornada de capacitación.
Acorde con lo anterior y en razón a la culminación del primer ciclo para el caso de
las solicitudes de registro calificado y con el objetivo de conocer las inquietudes
que se presentan en este contexto así como ahondar en temas de gestión de
completitudes, la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación
Superior, realizó la invitación a una sesión de capacitación para todas las
dependencias encargadas de los procesos de aseguramiento de la calidad de las
Instituciones de Educación Superior, las sesiones se dieron de la siguiente
manera:
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Miércoles 22 de Abril de 9 a.m. a 12 p.
Miércoles 22 de Abril de 2 p.m. a 5 p.m.
Jueves 23 de Abril de 9 a.m. a 12 p.
Lugar: Auditorio del Consejo Nacional de Acreditación
Dirección: Calle 19 No. 6 - 68. Piso 17 – Cupo máximo 60 personas por
sesión.
Objetivos:
-Resolver dudas a los responsables de los procesos de aseguramiento de la
calidad de las Instituciones de Educación Superior sobre las circulares emitidas
por el Ministerio y aspectos operativos respectivos.
-Dar a conocer a las IES aspectos inherentes al tema de la gestión de las
completitudes y su correspondiente diligenciamiento en SACES.
Agenda
HORA
TEMA
RESPONSABLE
9:00 a 9:30 a.m.
Registro de invitados
2:00 a 2:30 p.m.
9:30 a 10:00 a.m
Bienvenida
2:30 a 3:00 pm
Circulares emitidas Ministerio de Educación
Nacional – Sistema de Aseguramiento de la
calidad de la Educación Superior
10:00 a 10:45 a.m.
3:00 a 3:45 pm
Doctora. Jeannette Gilede
González – Subdirectora de
Aseguramiento de la Calidad de la
Educación Superior
Oscar Javier Ortiz
Doctoras: Erica Sarria Pérez y
Gloria Melo
Proceso de revisión de solicitudes de registro
Calificado de Instituciones Acreditadas, no Secretaria y abogada de la sala de
acreditadas y programas de ciencias de la
Salud de la CONACES
salud
Subdirección de Aseguramiento
de la Calidad de la Educación
Superior
10:45 a 11:00 pm
RECESO
3:45 a 4: 00 p.m.
11:00 a 11:30 pm
4: 00 a 4:30p.m.
11.30 a 12:00 p.
4:30 a 5:00 pm
Cierre
SACES – Registro Calificado – Desarrollo de
completitud
Ingeniero Eduardo Alarcón
Lecciones aprendidas – principales
problemáticas en los trámites (sugerencias de
los asistentes)
Todos los participantes con
coordinación del personal de la
Subdirección.
Desarrollo de la capacitación.
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Cada capacitación duró aproximadamente 3 horas.
Se llevó un control de asistencia con un listado que previamente se había
realizado con nombres y cargos de los asistentes, sin embargo para la
última jornada fue superada la asistencia esperada por lo tanto fue
realizado un listado nuevo.
Se utilizó medios de apoyo como video proyector, portátil, equipo de audio y
presentaciones.
Por tratarse de una actividad de donde era importante determinar y resolver
dudas, la satisfacción de los asistentes y establecer una serie de
conclusiones y compromisos, después de cada presentación se desarrolló
un espacio de participación donde se obtuvo propuestas de mejoras de
acuerdo al punto de vista y experiencia de los asistentes.
Al finalizar cada sesión, esta se evaluó de forma escrita por medio de una
encuesta de satisfacción.
El total de asistentes fue de ciento treinta y ocho (138) personas.
Observaciones de los asistentes
En cuanto al tema de ciclos fue explícito que existió consenso por parte de los
asistentes respecto a lo beneficioso del desarrollo de los ciclos y se hicieron
evidentes temas como:
Ventajas
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Los pares llegan documentados a las visitas.
Es claro para las IES las fechas de visita.
Mayor orden y claridad.
Las solicitudes de las IES en cuanto a la gestión de visitas están siendo
atendidas prontamente.
Los asistentes que han sido pares académicos informan que han contado
con tiquetes y gastos de viaje en un tiempo prudencial.
Las IES cuentan con tiempo adecuado para la preparación de la visita.
Desventajas
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Los periodos entre un ciclo y otro son demasiado amplios.
En ocasiones coinciden visitas de registro calificado con las de acreditación.
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Si se presentan fallas en el cargue de información en SACES y el Ministerio
no las resuelve rápidamente en ocasiones esto genera que la IES no logren
ingresar al ciclo inmediatamente cercano sus procesos.
Congestiones del sistema en los últimos días de cierre de completitudes.
En cuanto a los temas de gestión de los actos administrativos los asistentes
hicieron énfasis en su preocupación respecto a las demoras presentadas con la
expedición de los mismos y expusieron que:
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Las IES expresan su impaciencia pues a veces se afectan los procesos de
promoción y matrículas.
Las IES esperan que se den respuestas a las situaciones específicas para
que se traten casos de resoluciones y que se busquen soluciones jurídicas
que resuelvan los casos no resueltos.
Las IES igualmente solicitan pronta notificación de actos administrativos.
Respecto a los temas de gestión de completitudes los asistentes expusieron
inquietudes respecto a:
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Congestión del sistema en las últimas fecha del ciclo para completitudes.
Dificultades en el cargue de los pagos.
Sincronización de la información de SACES con SNIES.
Aclaración del decreto referente a las pólizas que deben presentar las IES
con programas de medicina.
Visualización de datos en SACES de programas que son ofrecidos en red
por varias IES.
Demoras por parte del Ministerio de Salud respecto a los conceptos.
Finalmente fueron tratados otros temas respecto al registro calificado como:
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Las personas asistentes expusieron su punto de vista respeto a las fechas
de visita del segundo ciclo, pues indican que para la mayoría estas
coinciden con fechas de terminación de semestre y periodo de vacaciones
intersemestral.
Se presentaron quejas respecto a las demoras de la renovación de
registros de IES acreditadas y exponen que nadie en el Ministerio da
respuesta frente a las dudas respectivas.
Ajustes de la circular Número 02 de 2015 respecto a la presentación el
informe del par inmediatamente al terminar la visita.
Los participantes consideraron de vital importancia la presencia de un
directivo para este tipo de actividades con el fin de que apoyara la toma de
decisiones que consideraban importantes.
Conclusiones
Como resultado de estas sesiones fue identificada la visón positiva frente a los
ciclos expuesta por los asistentes, sin embargo concuerdan en que existen
periodos muy largos sin programación de visitas y que en estos deberían enviarse
visitas de los procesos primeros en llegar.
De otra parte fue evidente la preocupación de los asistentes por las demoras en la
notificación de las resoluciones de acreditación y la poca información que reciben
frente al estado de trámite de las mismas lo que genera vacíos y dudas respecto a
la publicidad y matriculas de estudiantes.
Se evidencio la necesidad de contar con espacios de capacitación exclusivamente
diseñados para realizar talleres de uso y manejo del SACES para las IES pues
existe personal nuevo y otros con dudas al respecto.
Existió una consideración generalizada de la necesidad de contar con espacios de
acción en donde los directivos de la direccion de calidad puedan interactuar con
los representantes de las IES para resolver de forma inmediata situaciones que
afectan su desenvolvimiento y que sirvan también como espacio de toma de
decisiones. Igualmente quedo clara la necesidad de crear mecanismos en el
Ministerio que permitan a las IES resolver inquietudes individuales propias de cada
una pues sienten que no están siendo atendidas puntualmente.