procedimiento: para la solicitud de registro de bienes muebles

Gobierno del Estado de Aguascalientes
Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas
PROCEDIMIENTO: PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
SFRC-DGPS-P01-PR02
Control del documento
Elaboró
Revisó
Aprobó
Ing. José Luis Hernández Parada
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González
Muñoz
Director Patrimonial y Contraloría
Social
Director General Patrimonial y
Contraloría Social
Contralor General del Estado
Fecha de emisión: 08-01-10
Nº y Fecha de revisión: 02 / 02-03-11
NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD
La información contenida en este documento es propiedad exclusiva del Gobierno del Estado de
Aguascalientes y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada sin previo permiso por escrito por
parte del Socio de Gestión que Aprueba.
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ÍNDICE
1.
Objetivo
3
2. Alcance
3
3.
Lineamientos
3
4.
Marco Jurídico y Documentos de Referencia
9
5. Definiciones y Acrónimos
9
6.
Descripción de la Operación del Procedimiento
12
7.
Supervisión y Control de Actividades Críticas
14
Diagramas de Flujo
15
Registros Generados
17
Anexos
17
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Revisó
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
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1. OBJETIVO
Establecer y mantener un procedimiento homologado para definir la forma de realizar las
acciones para solicitar el registro de los bienes muebles propiedad o al servicio de las
Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes.
2. ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento son aplicables para todas las solicitudes de registro de
bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias, Unidades de Apoyo y
Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes, que presenten los Directores
Administrativos ante la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Contraloría
General del Estado o ante las respectivas Unidades de Control, según corresponda.
3. LINEAMIENTOS
3.1. Este procedimiento se desprende del Proceso CGE-DGPS-P01 Control de Bienes
Muebles e Inmuebles, para el alta de bienes que ahí se menciona.
3.2. El presente procedimiento debe ser aplicado para solicitar el registro de bienes
muebles mediante solicitud electrónica y para el control y resguardo de éstos.
3.3. Tratándose de las Entidades, las funciones atribuibles en el presente procedimiento a
la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, deben ser desempeñadas por las
Unidades de Control, por lo que hace a los bienes de su patrimonio.
3.4. Toda solicitud de registro de bienes muebles deberá ser presentada de manera
electrónica por el Director Administrativo ante el Departamento de Bienes Patrimoniales de
la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, o las correspondientes Unidades de
Control, mediante el llenado del formato R03-P01-PR01-DGPS Solicitud de Registro de
Bienes Patrimoniales, mismo que se puede obtener en la dirección electrónica
http://www.aguascalientes.gob.mx/cge/formatos.aspx
o
www.aguascalientes.gob.mx/cge/solreg.doc una vez llenado deberá ser enviado a la
dirección de correo [email protected].
Ante la ausencia del Director Administrativo, las solicitudes de registro de un bien mueble
podrán ser formuladas por el Encargado de Activos Fijos, en pleno conocimiento y Acuerdo
Delegatorio del primero.
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Ing. José Luis Hernández Parada
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3.5. Es obligación de los Directores Administrativos de las Dependencias o Unidades de
Control de las Entidades, dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable.
Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los
Artículos que citan en forma general, las acciones para solicitar el registro de un bien
mueble:
Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al
Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.
ARTÍCULO 7º.- Corresponde a los Directores Administrativos de las dependencias,
unidades de apoyo o entidades lo siguiente:
I.
Informar oportunamente y presentar ante la Dirección y/o Unidades de Control, los
bienes muebles e inventariables que adquieran de manera directa o a través de la
Dirección General de Adquisiciones o su equivalente en las entidades.
II.
Tratándose de bienes inventariables cuya adquisición se genere para sustituir o
agregar valor a un bien mueble considerado como activo fijo, el hecho deberá ser
informado a la Dirección o Unidades de Control para sus efectos contables.
III.
Concentrar los bienes de nueva adquisición para su registro, previo a ser éstos
asignados a los usuarios y distribuidos en las distintas áreas.
IV.
Firmar el Levantamiento al momento de la presentación de los bienes que se
registran.
V.
Designar al resguardante de los bienes y asegurar su custodia y buen uso mediante
la entrega de copia del manual de instrucciones del fabricante del bien y la
elaboración y firma del resguardo interno, el cual deberá contener como mínimo la
información que se presenta en el Formato A, pudiendo las entidades agregar a éste,
la información que considere conveniente deba contener para el mejor control de los
bienes.
VI.
Mantener constantemente actualizados los resguardos firmados conforme a los
cambios de resguardante o ubicación que se vayan presentando.
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Ing. José Luis Hernández Parada
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Adicional a lo dispuesto en la Fracción III, el Director Administrativo deberá: además de
concentrar en un mismo lugar los bienes a registrar, presentarlos físicamente libres de
empaques para que al Auditor pueda cotejar las características del bien, contra lo descrito
en la factura correspondiente o el documento que ampara la propiedad del bien patrimonial
a favor del solicitante.
Es importante señalar que de no dar cumplimiento a lo dispuesto en el párrafo anterior, la
solicitud de registro de bienes se dará por atendida y concluida por parte de la Dirección o
Unidad de Control; finalizando la actividad con el requerimiento al Director Administrativo
del llenado de la Encuesta.
Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de
Aguascalientes.
ARTÍCULO 6º.- Por cada vehículo, propiedad del Gobierno del Estado, la Dirección General
Patrimonial o el área administrativa de cada Entidad deberá tener un expediente, el cual
contendrá los siguientes documentos:
I.
Documentos originales que acreditan propiedad o uso, tales como factura, contrato
de comodato, actas de donación y tarjeta de circulación.
II.
Copia de póliza de seguro correspondiente.
III.
Levantamiento físico ocular, relación por escrito de las condiciones generales del
vehículo.
IV.
Fotografías vehiculares.
V.
Resguardo vehicular por unidad y global firmado por cada director administrativo.
VI.
Días y horarios autorizados para circular y lugar donde queden resguardados los
vehículos.
El registro de los vehículos estará a cargo del Director Administrativo de la Dependencia o
Entidad, quien contará con un plazo de 5 días hábiles posteriores a la fecha en que se le de
posesión para solicitar el registro, al que deberá de acompañar la documentación que
acredite la propiedad o uso del Gobierno del Estado, junto con toda la información descrita
en los formatos que expida la Dirección General Patrimonial.
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ARTÍCULO 29.- Corresponde a la Dirección Administrativa lo siguiente:
I.
Validar con su firma los resguardos individuales de los vehículos, y conjuntamente
con el Titular de la Dependencia o Entidad, el Padrón Vehicular correspondiente que
le sea presentado por la Dirección General Patrimonial.
XIII.
Remitir a la Dirección General Patrimonial todo documento en el que se especifique
el cambio de una autoparte que altere las condiciones descritas del vehículo en la
factura original de éste.
3.6. Corresponde a la Dirección y Unidades de Control dar cumplimiento a lo dispuesto en
la normatividad aplicable, Para mejor comprensión del presente procedimiento se
transcriben a continuación el Artículo que cita en forma general, las acciones para atender
la solicitud de registro de un bien mueble.
LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES
PROPIEDAD O AL SERVICIO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
ARTÍCULO 5º.- Corresponde a la dirección o a las Unidades de Control lo siguiente:
IV.
Resguardar la factura original de los bienes que se registren o en su caso el
documento que acredite la posesión a favor del solicitante;
VI.
Presentar anualmente para su validación el Inventario Global al Director
Administrativo y Titular de la Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad que
corresponda y conservar éste para cualquier aclaración futura, con las firmas
autógrafas;
VII.
Mantener la documentación que soporta la propiedad de los bienes inventariados
como Activo Fijo, en forma segura y organizada, de manera tal que permita su
localización expedita;
IX.
Autorizar que bienes propiedad de los servidores públicos se encuentren en las
áreas de trabajo, mediante la asignación de la etiqueta que lo identifique como bien
particular.
X.
Verificar mensualmente que el importe de los bienes inventariados como activo fijo,
guarde proporción con la cantidad descrita en la Cuenta Pública del mes de que se
trate.
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3.7. Una vez recibida la solicitud de registro, el Jefe del Área Responsable o la Unidad de
Control, informará vía correo electrónico al Director Administrativo, la fecha y la hora en que
será atendida su solicitud, así como el nombre del personal encargado de realizar dicha
tarea.
3.8. La factura correspondiente o el documento que ampara la propiedad del bien
patrimonial a favor del solicitante, deberá describir amplia y detalladamente las
características de los bienes que enuncia, el número de serie (en su caso), el importe
unitario y el Impuesto al Valor Agregado expresado en forma desglosada, procurando que
la facturación de activos sea independiente de los servicios, aún y cuando éstos sean
inherentes al bien adquirido. Las facturas que correspondan al pago de anticipos, no
constituyen evidencia suficiente para demostrar la propiedad de un bien que se pretenda
registrar.
3.9. El Auditor, verificará en presencia del Encargado de Activos Fijos, que exista
concordancia entre los bienes que le son presentados para su registro, contra lo descrito en
la factura correspondiente, o el documento que acredite la propiedad a favor del solicitante,
de no coincidir la información contra lo mostrado, la solicitud de registro se dará por
atendida, requiriendo el llenado de la Encuesta al Director Administrativo, quien podrá optar,
en el acto, por solventar las diferencias o iniciar de nuevo el trámite.
3.10. Cuando proceda, adicional a la factura que ampara la compra del bien, el Director
Administrativo deberá presentar al Auditor el pedido que generó la compra.
3.11. Cuando la verificación de lo descrito en la factura coincide con los bienes presentados,
el Auditor realiza el levantamiento en el Formato R04-P01-PR01-DGPS Resguardo de
Bienes Muebles o el Formato R01-P01-PR01-DGPS Levantamiento y Resguardo de
Vehículos, según corresponda, procediendo a identificarlos mediante la etiqueta de código
de barras que contiene el número de inventario para su control.
3.12. Una vez que el Encargado de Activos Fijos y el Director Administrativo han firmado el
levantamiento del resguardo de bienes muebles, el Auditor imprime el sello del registro y
adhiere los hologramas de seguridad en el original y en la copia de la factura, tras lo
anterior, entrega dicha copia al encargado de activos fijos.
3.13. Los hologramas de seguridad son dos, uno para la factura original y el otro para la
copia de la misma, ambos tienen impreso el mismo número de serie como a continuación
se muestran:
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Nª y Fecha
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3.17. Cualquier acto que se genere en contra versión a lo señalado en el presente
procedimiento, es nulo de pleno derecho.
4. MARCO JURÍDICO Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes.
Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del
Gobierno del Estado.
Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de
Aguascalientes.
Manual de Lineamientos y Políticas Generales para el Control de los Recursos de la
Dependencia y Entidades del Gobierno de Aguascalientes.
Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado
5. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS
Además de las definiciones descritas en el Artículo 4º de los Lineamientos para Bienes
Muebles y en el Artículo 5º de los Lineamientos para Vehículos, mismas que a continuación
se transcriben, para efectos de este procedimiento se entiende por:
5.1. Artículo 4º Lineamientos para Bienes Muebles
II. Auditor: Personal adscrito a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social o
Unidades de Control, cuya actividad principal consiste en el registro y control de los bienes
muebles.
IV. Bien inventariable: Bien mueble que por su valor, en sí mismo, presente y futuro no es
susceptible de ser depreciado y revaluado, contablemente clasificado como gasto, no
obstante que es motivo de registro y control por la Dirección o Unidades de Control. Bienes
que para fines de referencia se presentan de manera enunciativa, más no limitativa en el
anexo B de los presentes Lineamientos.
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V. Bien mueble: Todo artículo propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de
Aguascalientes, que es susceptible de ser inventariado sin importar el origen de los
recursos y cuya aplicación contable es de activo fijo; bienes que para efectos de referencia
se presentan de manera enunciativa, más no limitativa en el Anexo A de los presentes
Lineamientos;
X. Contraloría: La Contraloría General del Estado de Aguascalientes o los Órganos de
Control Interno según sea el caso;
XI. Control: Verificación permanente del inventario de bienes muebles e inventariables;
XII. Dirección: La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social adscrita a la
Contraloría General del Estado;
XIII. Director Administrativo: El titular del área administrativa en cada Dependencia,
Unidad de Apoyo o Entidad;
XIV. Entidad: Los organismos descentralizados y desconcentrados, las empresas de
participación estatal mayoritaria y los Fideicomisos;
XV. Inventario Global: El documento administrativo en el que se señalan las
características descriptivas de la totalidad de los bienes muebles, identificadas por la clave
de inventario asignada en su registro inicial, adscritos a una dependencia, unidad de apoyo
o entidad, mismo que está validado mediante la firma del Director Administrativo y del
Titular del área correspondiente;
XVI. Levantamiento: Es el acto mediante el cual el Auditor inscribe un Bien mueble en el
documento administrativo que hace las veces de resguardo temporal, el cual contiene la
descripción general del Bien, número de inventario que le fue otorgado y el área a la que
éste está asignado, y en su caso el nombre del proveedor y número de factura;
XIX. Registro: La inclusión del Bien Mueble descrito en el Levantamiento, al sistema
informático del control de inventario;
XX. Resguardante: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno
del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, custodio de un Bien y
cuya responsabilidad sobre el mismo ha quedado registrada mediante su firma en el
resguardo correspondiente;
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XXI. Resguardo: El documento administrativo en el que se señalan las características
descriptivas de uno o varios bienes muebles, identificadas por la clave de inventario
asignada en su registro inicial y que está validado mediante la firma del resguardante y el
Director Administrativo;
XXIII. Unidad de Control: Área designada por el Director Administrativo de las Entidades
para llevar el registro y control de los bienes muebles.
XXIV. Usuario: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del
Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera
temporal o permanente un Bien mueble, siempre inherente a la función que desempeña,
corresponsable de la custodia del mismo.
5.2. Artículo 5º Lineamientos para Vehículos
I. Vehículo: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del
Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera
IX. Dependencias: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Estado de Aguascalientes, incluyendo las Unidades de Apoyo
5.3. Contra Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes
muebles R28-P01-PR03-DGPS (reverso) que responden el Auditor y el Almacenista
respectivamente, cada vez que atienden una solicitud de transferencia de bienes.
5.4. CYRP: Sistema Informático para el Control y Registro Patrimonial.
5.5. DGPS: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social.
5.6. Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de registro de bienes muebles R28P01-PR03-DGPS que responde el Director Administrativo cada vez que le es otorgado
el servicio de registro de bienes patrimoniales.
5.7. Encargado de Activos Fijos: Personal designado para llevar el registro y control de
los bienes patrimoniales en las Dependencias.
5.8. Lineamientos para Bienes Muebles: Lineamientos para el Registro y Control de los
Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.
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5.9. Lineamientos para Vehículos: Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos
Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes.
5.10. Reporte de Captura: Documento emitido por los sistemas informáticos donde se
detallan los bienes capturados
5.11. SCRI: Sistema de Control de Resguardos Individuales en el que los Directores
Administrativos registran los bienes patrimoniales
5.12. SISCAR: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los Vehículos
propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes
5.13. Solicitud: El formato mediante el cual las dependencias de Gobierno del Estado
solicitan el registro de un bien adquirido.
6.
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES DEL PROCEDIMIENTO
No.
Act.
Responsable
Descripción de la Actividad
Director
administrativo
2
Jefe del depto. de Recibe solicitud
bienes muebles
electrónico.
de
registro
vía
correo
Apego a los requisitos del
formato para solicitud de registro
de bienes.
Informa al Director Administrativo, por la Tener evidencia de que el Dir.
misma vía, la fecha y hora en que será Admvo. tiene respuesta de la
atendida su solicitud de registro.
solicitud.
3
Director
administrativo
Recibe notificación, vía correo electrónico, de Confirmar que la documentación
la fecha y hora en que será atendida la está completa, los bienes fueron
solicitud de registro.
acopiados para su registro.
Gira instrucciones al personal designado en Confirmar que la instrucción fue
la solicitud para atender al Auditor.
recibida y que se atienda.
5
6
Frecuencia
Llena el formato de solicitud electrónica R03Apego a los requisitos del
P01-PR01-DGPS Solicitud de Registro de
formato para solicitud de registro
Bienes Patrimoniales y lo envía por correo
de bienes.
electrónico.
1
4
Criterios a Controlar
Encargado de activos
fijos
Concentra el bien, de nueva adquisición en
un mismo lugar para su registro.
Confirmar que el bien y
documentación concuerdan
Recibe al Auditor y le presenta físicamente el
bien así como el original y copia de la factura Constata que se
o documento que acredite la propiedad del registro del bien
bien a registrar.
7
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Revisó
realice
la
el
Cada vez que se
adquiera un bien
Cuando se reciba
una solicitud de
registro de un
bien.
Cada vez que se
de respuesta a
una solicitud de
registro.
Cada vez que le
confirmen la
atención de una
solicitud de
registro de bien.
Cada vez que
gire instrucción
para atender el
registro de un
bien.
Cuando se
cuenta con el
bien por registrar
Cada vez que se
atienda una
solicitud de
registro.
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Fecha de emisión:
08-01-10
Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas
Nª y Fecha de revisión:
02 / 02-03-11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
8
Auditor
9
NIVEL
3
Área Responsable:
Dirección Patrimonial y Contraloría
Social
Tipo de Documento:
Procedimiento
Código de Documento
SFRC-DGPS-P01-PR02
Verifica
concordancia
entre
el
bien
Confirmar que exista puntual
presentado para registro contra lo descrito en
concordancia entre lo descrito.
la factura.
Para el registro del bien debe
Si la factura y el bien concuerdan, llena el
cumplir con lo descrito en el
formato de levantamiento (Activ. Nº 10).
inciso
3.9
del
presente
Si la factura y el bien no concuerdan, solicita
procedimiento.
el llenado de la encuesta (Activ. Nº 28).
10
Asentar la totalidad y la
Realiza el levantamiento en el formato de
descripción
de
los
bienes
registro correspondiente.
enunciados en la factura.
11
Coloca la etiqueta al bien mueble registrado.
12
Encargado de activos
fijos
13
Director
administrativo
14
Encargado de activos
fijos
15
Auditor
Encargado de activos
fijos
18
19
Director
administrativo
20
Encargado de activos
fijos
21
22
Resguardante
23
Encargado de activos
fijos
24
Director
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
13/17
Por cada bien a
registrar.
Cuando se
solicite el registro
de un bien.
Cuando se
realice el registro
de un bien.
Cuando se
realice el registro
de un bien.
Revisar que el levantamiento
concuerda fielmente con el bien
registrado.
Por cada bien
registrado
Confirma que el trabajo se realizo
en tiempo y forma.
Por cada solicitud
de registro de
bien
Entregar documentos al Auditor
Cada solicitud de
registro
Verificar que este firmado por el
Recibe el resguardo firmado y la encuesta de
Director Administrativo en su
satisfacción del servicio
totalidad.
Imprime el sello de registro en el original y
copia de la factura, y adhiere los hologramas Evitar la omisión del pegado de
en ambos documentos, entrega la copia al los hologramas sobre el sello.
encargado de activos fijos.
16
17
Firma el resguardo, y lo entrega al Director
Administrativo junto con la encuesta de
satisfacción del servicio.
Firma el resguardo, contesta la encuesta de
satisfacción del servicio y los entrega al
encargado de activos fijos.
Saca copia del resguardo ya firmado y
entrega el original junto con la encuesta al
Auditor.
Colocar la etiqueta en un lugar
discreto, sensatamente visible.
Páginas
Cada vez que
atienda una
solicitud de
registro
Cada vez que
atienda una
solicitud de
registro
Confirmar que la factura cuenta
Recibe copia de la factura sellada y con
con el sello y el holograma.
holograma.
Cada solicitud de
registro
Solicita al Director Administrativo designe al Que se de la designación previo
nuevo resguardante del bien.
a la entrega del activo.
Cuando se
asigne un nuevo
activo
Designa al nuevo resguardante del bien,
Que el resguardante sea servidor
solicita al encargado de activos fijos el
público y esté adscrito a la
registro del mismo en el sistema y la
institución.
elaboración del resguardo interno.
Que los datos asentados en el
sistema concuerdan fielmente
con
lo
descrito
en
el
Registra el bien en el sistema SCRI
levantamiento y la prontitud del
registro en el sistema.
Cada vez que
elabora el
registro de un
bien
Que el resguardante reciba de
Elabora el resguardo interno, entrega el bien
conformidad el bien.
y recaba la firma del nuevo resguardante.
Cada vez que se
asigne un bien.
Recibe el bien, firma el resguardo del mismo
y lo entrega al encargado de activos fijos.
Recibe el resguardo firmado por el nuevo
resgaurdante y lo turna al Dir. Admivo. para
firma.
Recibe el resguardo firmado por el nuevo
Revisó
Cuando se
designe un
resguardante
Que lo descrito en el resguardo
concuerde con lo entregado.
Cada vez que le
asignen un bien.
Que
la
firma
plasmada
corresponda al resguardante.
Cada vez que se
asigne un bien.
Que
Cada vez que se
contenga
la
firma del
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Fecha de emisión:
08-01-10
Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas
Nª y Fecha de revisión:
02 / 02-03-11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
NIVEL
3
Área Responsable:
Dirección Patrimonial y Contraloría
Social
Tipo de Documento:
Procedimiento
Código de Documento
SFRC-DGPS-P01-PR02
administrativo
25
resgaurdante, lo firma y lo turna al Encargado resguardante.
de Activos Fijos.
Que contenga la firma
Encargado de activos Recibe el resguardo debidamente firmado y
Director Administrativo.
fijos
entrega copia del mismo al resguardante.
Resguardante
27
Encargado de activos
fijos
28
del
Que el resguardo se archive en el
Archiva el original del resguardo en el expediente del resguardante y
expediente correspondiente. FIN.
que éste quede asegurado.
Solicita al Director Administrativo el llenado Que la encuesta sea respondida
de la encuesta de satisfacción del servicio.
en su totalidad.
Auditor
Informa al encargado de activos fijos que no Provocar
que
procede la solicitud y deberá iniciar de nuevo nuevamente la
registro.
el trámite. FIN.
29
14/17
asigne un bien.
Que se le proporcione la copia
Recibe copia del resguardo debidamente correspondiente firmada por el
firmado.
Director Administrativo.
26
Páginas
se
genere
solicitud de
Cada vez que se
asigne un bien.
Cada vez que le
asignen un bien
Cada vez que
archive un
resguardo.
Cada vez que se
atienda una
solicitud de
registro
Cada vez que
sea rechazada
una solicitud de
registro
7. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES CRÍTICAS
Parámetro a
Medir
Especificación
Solicitud de Se hará el levantamiento
registro de de todos los bienes en el
un bien
formato de resguardo
mueble
correspondiente antes de
registrarlos en el sistema
SCRI.
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Tolerancia
0%
Revisó
Método de
Medición
Frecuencia
Validación en
el sistema
SCRI.
Cada vez que se
solicite el registro de
un bien mueble.
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Fecha de emisión:
08-01-10
Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas
Nª y Fecha de revisión:
02 / 02-03-11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
NIVEL
3
Área Responsable:
Dirección Patrimonial y Contraloría
Social
Tipo de Documento:
Procedimiento
Código de Documento
SFRC-DGPS-P01-PR02
Páginas
15/17
DIAGRAMAS DE FLUJO
DF-PR02-DGPS Solicitud de Registro de Bienes Patrimoniales
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Revisó
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
Área Responsable:
Dirección Patrimonial y Contraloría
Social
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Fecha de emisión:
08-01-10
Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas
Nª y Fecha de revisión:
02 / 02-03-11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
08-01-10
TÍTULO
Solicitud de registro de bienes muebles
1
16
Imprime el sello de
registro en el original
y copia de la factura,
y adhiere los
hologramas en
ambos documentos,
entrega la copia al
encargado de activos
fijos.
Código de Documento
SFRC-DGPS-P01-PR02
Fecha de Emisión
Contraloría General del Estado
Auditor
NIVEL
3
Tipo de Documento:
Procedimiento
16/17
Área Responsable
Dirección Patrimonial y Contraloría Social
Fecha de Revisión
Código del Documento
00-00-00
DF-PR2-DGPS
2/2
Número de Revisión
Tipo de Documento
NIVEL
00
Diagrama de Flujo
3
Encargado de Activos Fijos
Páginas
Director Administrativo
PÁGINA
Resguardante
19
17
Designa al nuevo
resguardante del
bien, solicita al
encargado de activos
fijos el registro del
mismo en el sistema
y la elaboración del
resguardo interno.
Recibe copia de la
factura sellada y con
holograma.
18
Solicita al Dir.
Admvo. designe al
nuevo resguardante
del bien.
20
Registra el bien en el
sistema SCRI.
22
Recibe el bien, firma
el resguardo del
mismo y lo entrega al
encargado de activos
fijos.
21
Elabora el resguardo
interno, entrega el
bien y recaba firma
del nuevo
resguardante.
23
Recibe el resguardo
firmado por el nuevo
resgaurdante y lo
turna al Dir. Admivo.
para firma.
24
Recibe el resguardo
firmado por el nuevo
resgaurdante, lo
firma y lo turna al
Encargado de
Activos Fijos.
25
Recibe el resguardo
debidamente firmado
y entrega copia del
mismo al
resguardante.
26
Recibe copia del
resguardo
debidamente
firmado.
27
Archiva el original del
resguardo en el
expediente
correspondiente.
Fin
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Revisó
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Fecha de emisión:
08-01-10
Secretaría de Fiscalización y
Rendición de Cuentas
Nª y Fecha de revisión:
02 / 02-03-11
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
REGISTRO DE BIENES MUEBLES
NIVEL
3
Área Responsable:
Dirección Patrimonial y Contraloría
Social
Tipo de Documento:
Procedimiento
Código de Documento
SFRC-DGPS-P01-PR02
Páginas
17/17
REGISTROS GENERADOS
Formato de levantamiento y resguardo de vehículos R01-P01-PR01-DGPS
Formato para el levantamiento de inventario de maquinaria y equipo pesado
R02-P01-PR01-DGPS
Resguardo de bienes muebles R04-P01-PR01-DGPS
Resguardo de accesorios de bienes muebles R05-P01-PR01-DGPS
Solicitud de registro de un bien R03-P01-PR01-DGPS
ANEXOS
No aplica.
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO
La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social DGPS, adscrita a la Contraloría
General del Estado, es responsable de la emisión y control de este procedimiento así como
de la coordinación para la aprobación de cambios, revisiones, mantenimiento y actualización
del mismo; además es su responsabilidad iniciar los cambios cuando la operación así lo
requiera o bien cuando un socio de gestión detecte o considere necesario un cambio al
documento el cual debe notificar a la DGPS, quien de aprobarlo preparará el aviso de
modificación que circulará a las áreas involucradas. Una vez que el aviso de cambio se ha
circulado y las dudas o problemas se han aclarado, la DGPS preparará la nueva versión de
las páginas modificadas las cuales serán revisadas y aprobadas por las funciones según
corresponda.
Tenedores Oficiales del Documento
Documento
Medio de
documentación
Función del responsable de retenerlo
Original
Papel
Responsable de la Documentación
de la Contraloría General del Estado
Nota: El original siempre será para el responsable de la documentación de la Contraloría
General del Estado. Cualquier persona que tenga acceso al Sistema Electrónico de Gestión
de la Documentación SEGD, podrá consultar los documentos, también cualquier ciudadano
podrá hacerlo de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
El registro del historial de los cambios al documento para fines legales y/o de conocimiento,
se genera automáticamente en el SEGD.
Elaboró
Ing. José Luis Hernández Parada
Revisó
Aprobó
Arq. Álvaro de Alba Obregón
M. A. Claudio Arturo González Muñoz
Director General Patrimonial y Contraloría
Director Patrimonial y Contraloría Social
Contralor General del Estado
Social.
Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.