The Importance of a Weekly Inventory

food service
The Importance of a Weekly
Inventory Management
System
Whether you operate a takeout delicatessen or a full-service restaurant, the
amount of money you make depends to a sizable degree on how well you manage
your food inventory. Food cost is often a restaurant’s largest expense.
A
s a restaurateur, you share the same challenges as any business with a valuable
inventory. Inventory is nothing more than
a cost until it is sold. The larger your inventory,
the less money you have available for marketing,
for new equipment, or simply drawing interest in
a bank account. Major manufacturers and retailers work very hard to keep inventory levels low
and constantly moving.
Now consider the challenges of dealing with
food. Most of it is highly perishable. Your ingredients have a limited shelf life, much of it less
than a week, some as short as just a day or two.
Fail to use a product within this short time frame
and off to the garbage it goes, along with some
of your hard-earned profit. Second, you have a
lot of people who handle your food inventory.
From the time your products are ordered, received, stored, prepared and ultimately served to
your customers, even a small restaurant can have
more than 20 employees involved in the food
production process.
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Pescado fresco,
¡todos los días!
Cómo manejar un sistema de inventario semanal
Ya sea que se trate de una pequeña tienda delicatessen o un restaurante de servicio
completo, sus ganancias dependerán en gran parte de cómo maneje el inventario
de alimentos, pues su costo es comúnmente el gasto más alto en un restaurante.
C
omo restaurantero usted tiene el reto, como
en cualquier negocio, de administrar un inventario de alto valor. Por obvio que parezca, el
inventario no representa ninguna ganancia hasta que
es vendido. Mientras más grande sea su inventario
usted contará con menos dinero disponible para la
promoción de su restaurante, adquirir nuevo equipo o
simplemente para solventar los gastos del negocio. Por
eso, muchos productores se esfuerzan principalmente
en mantener bajos y en constante movimiento los niveles de inventario.
Ahora considere estos retos al tratarse de alimentos. En su mayoría, este inventario cuenta con productos perecederos. Los ingredientes cuentan con una vida
de anaquel limitada, cuando mucho de una semana,
otros menores a un día o dos. Si el producto no es vendido en cierto tiempo, las perdidas serán no solamente
en especie sino también en capital.
Además de que usted cuenta con bastantes personas involucradas en el manejo completo de su inventario; si toma en cuenta desde el momento en el que
sus productos son ordenados, recibidos, almacenados,
preparados y finalmente servidos a los clientes, incluso
un restaurante pequeño pudiera contar con más de
20 empleados involucrados. Entre más personas se
involucren en el manejo de un inventario con productos perecederos hasta convertirlo en el producto final,
mayor será la dificultad de controlar el desperdicio.
Incluso, hasta una pequeña cafetería cuenta con
docenas, si no es que cientos, de productos frescos y parcialmente preparados en almacén. Usted
está almacenando demasiados productos a los que las
personas pudieran tener acceso. Dependiendo de su
concepto y recetas es muy probable que cuente entre
300 a 800 diferentes tipos de alimentos frescos en sus
bodegas, los cuales representan valor para cualquiera.
Entre más productos posea, más complicado será controlar su uso. Por lo tanto, mientras tenga menos, será
más difícil que se pierda el control de los mismos.
Problemas con el manejo en exceso de
comida
Manejar una cantidad excesiva de alimentos conduce
al desperdicio y mermas de producto. Generalmente,
cuando el inventario es vasto los empleados no tienen
cuidado al manipularlo. De pronto, el personal pierde
el sentido de responsabilidad de cuidar que no se desperdicien estos productos, pues siempre pueden ir al
almacén y tomar más.
Si aún duda en la efectividad de reducir su inventario, imagine lo siguiente: Siempre ha contado en su
menú con papas fritas, de pronto descubre que tan
sólo cuenta con una caja de éstas en el congelador
y cuatro horas más en turno. Entonces el gerente le
comunica al personal que deben tener mucho cuidado
porque sólo cuentan con una caja de papas fritas. Lo
que sucede es que las papas fritas son percibidas como
algo de valor. De alguna manera el equipo de trabajo se
las arregla para hacer rendir al máximo esa última caja.
En cambio, cuando cuenta con 20 cajas en el almacén
¿a quién le importa desperdiciarlas? Incluso cuando
siempre existen productos en demasía el robo de éstos
también resulta un problema.
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Carrying excess food products ties up
your valuable cash and leads to
excessive food waste and spoilage
The more people involved in taking “raw”
inventory and converting it to the delivered product, the more difficult it is to control loss, waste
and misuse of inventory. Even a small eatery has
dozens if not hundreds of raw and partially prepared food products in storage. You’re stocking
lots of desirable products to which many people
have access. Depending on your concept and
recipes there’s a good chance that you’ll have
between 300 and 800 different raw food products in your storage rooms that are of value to
everyone. The more products you have, the more
challenging it is to control their use. The more
of anything you have, the less likely one or two
items will be immediately missed.
Problems with Carrying Too Much Food
Carrying excess food products ties up your
valuable cash and leads to excessive food waste
and spoilage. It results in overportioning and
misuse of your valuable food products because
employees become careless when there’s always
an overabundant supply of food. Employees
don’t have to be all that concerned about using
products sparingly because there’s little risk of
“running out” when there’s always more in the
storage room or walk-in.
If you still harbor doubt about the effectiveness of reducing inventory, consider the following. If you’ve ever served fries, you’ve probably
made the horrifying discovery that there is only
one box left in the freezer and four hours left in
the shift. So the manager tells everyone to be real
careful with fries because there is only a box left,
and guess what happens? Fries are immediately
perceived as a valuable commodity. Somehow
the staff manages to scrape by with the last
box. Everyone’s handling them with kid gloves
because they’re scarce. They’re valuable. When
there are 20 boxes in the walk-in who cares
about fries? Nobody. That’s when you see them
flying around the kitchen and 2 inches deep all
over the floor. Also, when products are always
in abundant supply, theft tends to be more of a
problem.
Determine Your Inventory Level in Two
Steps
An easy way to get an instant gauge on whether you’re carrying an appropriate amount of
inventory is to calculate your “number of days
of inventory on hand.” It tells you how many
days your existing inventory will last (assuming
you’re carrying the
20
right mix of products) based on how much food
you’re using in an average day, which translates
to your average daily food cost. Calculating your
“number of days of inventory” on hand is a twostep process:
Manejar una cantidad excesiva de
alimentos conduce al desperdicio y
mermas de producto
Determine los niveles de su inventario en
dos pasos
Una manera fácil para determinar si está haciendo un
buen manejo de su inventario es calcular “el número de
días del inventario en mano”, esto le dirá cuántos días
durarán sus productos almacenados (asumiendo que
cuenta con los adecuados) basados en cuánta comida
esté utilizando en promedio por día, lo que se traduce
al porcentaje del costo diario por alimentos. Calculando
el “número de días en su inventario a mano” es un
proceso de dos pasos:
PASO 1:
Calcular el porcentaje del costo de comida por día
Porcentaje del costo de comida por día = Costo de
comida / Número de días por periodo
STEP 1:
Calculate Average Daily Food Cost:
Average Daily Food Cost = Food Cost / Number
of Days in Period
STEP 2:
Calculate Days Sales in Inventory:
Days Sales in Inventory = Ending Food Inventory
/ Average Daily Food Cost
Here’s an example: You need the following
information to calculate the number of Days Sales
in Inventory. You should be able to get these
numbers right off your financial statements:
Number of days in the period = 30
Food cost for the period (from the profit and loss
statement) = $30,000
Ending food inventory (on the balance sheet) =
$10,000
STEP 1:
Calculate Average Daily Food Cost:
$30,000 / 30 days = $1,000
STEP 2:
Calculate Days Sales in Inventory:
$10,000 / $1,000 = 10 days’ worth of food on
hand
In the above example, having 10 days’ worth
of inventory would probably indicate that there’s
too much food on the shelves. If operationally
feasible, lowering inventory levels to six or seven
days of sales would cause food cost to drop
immediately, everything else being equal.
PASO 2:
Calcular los días de ventas en Inventario:
Días de ventas en inventario= Inventario agotado /
Porcentaje del costo de comida por día
Un ejemplo: Necesitará la siguiente información
para calcular el número de días en ventas en inventario.
Deberá poder obtener estos números de sus estados
de cuenta:
Número de días (mes) = 30
Costo de comida por mes (tomado del Estado de pérdidas y ganancias) = $30,000
Inventario remanente (de la hoja de balance) = $
10,000
PASO 1:
$ 30,000 / 30 días = $ 1,000
PASO 2:
Calcular los días de ventas en inventario:
$ 10,000 / $1,000 = 10 días disponibles de
comida almacenada
But If You Really Want to Do it Well, Do
It Once a Week
Most independent restaurants calculate their food
cost once a month. Virtually all the major chain
restaurants calculate their food cost each week.
According to industry averages, chain restaurants
(before corporate expenses) are two to three
times as profitable as independent restaurants.
Many restaurants, regardless of whether
they calculate their weekly food cost, keep a
record of their purchases each day. So, if you’re
already doing this, it will be easy to separate
the food purchases on each invoice. Start your
weekly inventory; your pocket will appreciate
it a lot!
Article based on the advices of Restaurant Owner
for new restaurateurs.
En el ejemplo anterior, contando con 10 días de
exceso de inventario podría indicar que hay demasiada
comida en almacén.
Hágalo bien una vez por semana
Muchos restaurantes independientes calculan el costo
de sus alimentos una vez por mes; sin embargo,
las cadenas de restaurantes calculan el costo de su
comida cada semana. De acuerdo a los porcentajes
de la industria, los restaurantes de cadena son de
dos a tres veces más rentables que los restaurantes
independientes.
A pesar de que se calcule o no el gasto de los
alimentos por semana, muchos restaurantes sí mantienen un récord de sus gastos por día. Si ya está
haciendo esto, será más fácil separar los gastos en
alimentos y calcular el inventario semanal, entonces
evitará el desperdicio de productos, pero sobre todo
cuidará su inversión.
Artículo basado en las recomendaciones de Restaurant
Owner para nuevos restauranteros.
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