UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS

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EDIFICIO RECTORADO - 2ª ENTREPLANTA
CARRETERA COLMENAR KM. 15
MADRID
DESCRIPCIÓN BREVE
En esta guía podrá conocer los
fundamentos de la plataforma OJS y
los pasos necesarios para publicar un
número de revista sin seguir todo el
proceso editorial.
UNA GUÍA
PASO A PASO SOBRE
CÓMO PUBLICAR EN OJS
Servicio de Publicaciones de la
Universidad Autónoma de Madrid
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TABLA DE CONTENIDOS
A. CUESTIONES PREVIAS
1. ¿Qué es OJS?...............................................................................................................3
2. Un sistema basado en roles…………………………………………………………………………………….3
B. UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS
1. Entrada en el sistema……………………………………………………………………………………………….6
2. Configuración general de la revista (como GESTOR)…………………………………………………6
3. Creación del número (como EDITOR)……………………………………………………………………….7
4. Publicación de los artículos (como AUTOR y EDITOR)……………………………………………....9
C. ANEXO I
1. Publicación de un número completo en un solo PDF……………………………………………13
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CUESTIONES PREVIAS
¿Qué es OJS?
Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administración y publicación de revistas online
desarrollado por la organización canadiense Public Knowledge Project (PKP).
La plataforma OJS permite seguir dos posibles procesos:
a) Publicar una revista siguiendo todo el proceso editorial: envío por parte de los autores
de los originales, revisión, correcciones de estilo y sintaxis, maquetación, etc
b) Publicar una revista SIN seguir el proceso editorial: cuando los gestores de la revista
quieren publicar directamente el material con el que cuentan pueden ahorrarse los
pasos previos y hacerlo todo ellos mismos. Esta es la opción que vamos a explicar en
detalle en este documento.
Un sistema basado en ROLES
La particularidad de OJS es que es un sistema organizado en torno a los roles involucrados en
el proceso de edición y publicación de una revista: gestores de revista, editores, editores de
sección, revisores, maquetadores, lectores… Cada uno se ocupa de una tarea.
Si queremos publicar una revista en OJS sin seguir todo el proceso editorial (opción b),
debemos asegurarnos de que, como mínimo, estamos dados de alta como usuarios en estos
TRES roles:
1. GESTOR DE LA REVISTA: Por una parte, controla qué usuarios están involucrados en la
revista y puede darles de alta en un rol específico (editor, autor). Por otra parte, es el
responsable de la configuración general de la revista, incluyendo aspectos como la
apariencia, las secciones, etc. Esta es una imagen del menú de inicio de un Gestor:
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2. EDITOR DE LA REVISTA: Es el encargado de crear nuevos números y de publicarlos.
También puede modificar aspectos de números anteriores y trabajar en los próximos
números sin que esto sea visible para el resto de usuarios. Cuando el editor ya tiene
los textos de los autores, decide en qué número y en qué sección (editorial, artículos,
reseñas) va a colocar esos documentos. Esto es lo que ve el Editor en su menú de
inicio:
3. AUTOR: Sube a la plataforma su documento en PDF y rellena una ficha con datos
relevantes (título del artículo y resumen, datos del autor). Una vez subido el artículo a
OJS, este llegará a una cola de envíos solo visible para el EDITOR, quien, como
acabamos de mencionar, colocará dicho documento en el correspondiente número de
revista y sección. Así es el menú que ve el AUTOR a la hora de subir su artículo:
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*Es muy importante estar dado de alta simultáneamente como GESTOR, EDITOR y AUTOR
para publicar una revista en OJS sin seguir todo el proceso editorial. De esta manera, nosotros
mismos podremos hacer todo directamente y en un periodo de tiempo más corto saltando de
un rol a otro según lo que necesitemos hacer. A continuación, describimos en detalle todos los
pasos que necesitamos seguir para publicar.
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UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO PUBLICAR EN OJS
1. Entrada en el sistema
Para publicar en OJS, lo primero que tenemos que hacer es ir a la página de nuestra revista,
alojada en la web Servicio de Publicaciones de la UAM, y entrar en “Acceso Usuarios
registrados”
Una vez dentro, nos aparecerán la lista de roles y quién los ostenta en nuestra revista. Es
conveniente comprobar que estamos dados de alta simultáneamente en los roles de GESTOR,
EDITOR y AUTOR para poder publicar directamente. El GESTOR es el único que puede asignar
un rol a un usuario desde su menú de inicio.
2. Configuración general de la revista (como GESTOR)
Con el rol de GESTOR, podremos acceder a un menú inicial que ofrece diferentes apartados
relacionados con la configuración general de la revista. El apartado más relevante para
nosotros será el de “Configuración” (Inicio > Usuario/a > Gestión de la revista > Configuración
de la revista)
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Si pinchamos en “Configuración” encontraremos 5 puntos básicos que tendremos que rellenar
para seleccionar cómo queremos que sea la configuración general de nuestra revista. Estos
son: 1. Detalles, 2. Políticas, 3. Envíos, 4. Gestión y 5. Apariencia. Su cumplimentación es
bastante sencilla. Uno de los aspectos más positivos de OJS es que una plataforma fácil de usar
para todo el mundo, ya que casi todo consiste en rellenar formularios muy claros y concisos ya
establecidos.
3. Creación del número (como EDITOR)
En este apartado describiremos cómo CREAR un número de revista con sus correspondientes
secciones1 (Editorial, artículos, reseñas, etc), que aparecerán listadas en la Tabla de Contenidos
del número.
En primer lugar, desde la página de inicio del EDITOR, seleccionamos la opción “Crear
número”.
1
Si, por el contrario, usted desea subir a la plataforma un número completo, es decir, un solo PDF que
incluya todo el contenido del número en un bloque, por favor consulte el ANEXO I.
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A continuación, pasaremos a una pantalla en la tendremos que introducir la información
básica del número ‒volumen o número, año, título. Como se puede ver en la imagen de abajo,
también aparecerá una pestaña desplegable en la que podrá clasificar provisionalmente al
número en la categoría “Próximos números”, es decir todavía sin publicar y no accesible a los
lectores. Como información extra, debe saber que el EDITOR puede modificar aspectos de los
Números anteriores y seleccionar cuál quiere mostrar como Número actual.
En esta misma pantalla se ofrece también la opción de seleccionar una imagen que actúe como
portada del número en cuestión si queremos.
Debemos asegurarnos de que pulsamos “Guardar” cuando terminemos y ya tendremos ese
nuevo número creado –aunque en este punto aún sólo es visible para usted y no para los
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lectores. Ya que, por el momento, no ha subido ningún artículo, aparecerán 0 elementos en el
número.
Si pinchamos en el nuevo número creado, nos llevará a otra pantalla ofreciendo la opción de
“Publicar número”. Si pulsamos en esta pestaña, entonces el número será visible a otros
usuarios y pasará de “Próximos Números” a “Número actual”. Puede comprobar esto si va al
ARCHIVO de la revista y el número aparece allí.
Hasta este momento, hemos detallado el proceso para CREAR un número. Justo a
continuación veremos cómo subir y publicar los artículos.
4. Publicación de los artículos (como AUTOR y EDITOR)
Ahora, es necesario seleccionar el rol de AUTOR para proceder a subir los artículos a la
plataforma. En el menú de inicio del AUTOR, pincharemos en “Haga click aquí” bajo el
apartado “Empezar un nuevo envío”.
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A continuación, iniciaremos un sencillo proceso de 5 pasos que nos permitirá cargar los
documentos uno a uno. En el paso 1, seleccionamos la sección2 específica en la que queremos
colocar nuestro documento (Editorial, Artículos, Reseñas, Miscelánea, etc) y marcamos con un
tick todos los elementos de la lista de comprobación del envío, como puede ver en la imagen
de abajo.
2
Si queremos crear nuevas secciones o deseamos nombrar una sección con un título específico (ej. I.
Metafísica y Epistemología), tendremos que entrar en el sistema con el rol de GESTOR, localizar
“Páginas de gestión” en su menú principal y seleccionar el apartado “Secciones de la revista” para
configurarlo.
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En el paso 2, subimos el documento como tal a la plataforma. Es muy IMPORTANTE
asegurarse de que pulsamos “Cargar” y luego “Guardar y continuar”.
En el paso 3, introduciremos los metadatos relevantes para este documento. Es
imprescindible cumplimentar los campos de nombre y apellidos del autor, su email de
contacto, el título del documento y su resumen.
En el paso 4, se ofrece la opción de cargar archivos complementarios, tales como figuras o
tablas. Y finalmente, el paso 5 es una confirmación de que hemos realizado correctamente el
proceso seleccionando “Guardar”.
----------En este momento, nuestro documento se enviará a la cola de envíos que SOLO maneja el
EDITOR. Por tanto, es el momento de seleccionar este rol para terminar el proceso de
publicación del artículo. En la página de inicio del EDITOR, bajo el apartado “Envíos” y,
específicamente, en “Sin asignar”, encontraremos un número entre paréntesis que representa
ese documento que acabamos de subir. Esto significa que nuestro PDF ha sido cargado en la
plataforma, pero todavía no ha sido asignado ni a un número en concreto ni a una sección
como Artículos o Reseñas.
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Pinchamos en “Sin asignar” y esto nos llevará a una pantalla en la que haremos click sobre el
documento que queremos publicar.
A continuación, podremos visualizar los datos de este documento organizados en varias
secciones: RESUMEN, REVISIÓN, EDICIÓN, HISTORIAL Y REFERENCIAS.
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A nosotros, nos interesan dos: a) RESUMEN: para asegurarnos de que el documento va a la
sección correcta, como Editorial o Artículos, y especialmente la b) EDICIÓN: Seleccionamos
este apartado, y enseguida veremos un desplegable en ‘Planificación’ que nos pregunta en
qué número queremos colocar ese documento. Después, hay que recordar pulsar en
“REGISTRAR”.
Con esta última acción finaliza el proceso. El documento ya estará asignado al número y
correspondiente sección. Si queremos comprobar que está todo correcto, debemos ir a la
página web de nuestra revista, seleccionar la pestaña de ARCHIVO3 y ver que, efectivamente,
el documento se ha colocado donde nosotros deseábamos.
3
Si usted no puede encontrar en ARCHIVO el número de la revista con sus respectivos artículos puede
ser debido a que, como EDITOR, no haya seleccionado la opción “Publicar número” y, por tanto, todavía
no sea visible al público general.
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ANEXO I: Publicación de un número completo en un solo PDF
Si usted desea subir a la plataforma OJS el PDF de un número completo −es decir, un único
documento PDF que incluya todo el contenido del número en un solo bloque, existe un
procedimiento muy fácil y rápido.
PASO 1: Primero debe crear el número de la revista como EDITOR. Esto se hace exactamente
igual que como hemos explicado en el apartado “3. Creación del número” más arriba.
Básicamente, en su página de inicio como EDITOR, selecciona la opción “Crear número”. A
continuación, debe rellenar el formulario con todos los datos de dicho número, que se
colocará provisionalmente en la categoría de “Próximos números”.
PASO 2: Para subir ese único documento en PDF, primero pinche en el número que acaba de
crear.
PASO 3: El paso anterior le llevará a una pantalla como la de la imagen. Seleccione la opción
“GALERADAS DEL NÚMERO”
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PASO 4: Busque el documento en PDF que desee subir en “Seleccionar archivo”. Una vez
hecho esto, es muy importante pulsar “Cargar” para que el documento se suba a la plataforma
correctamente.
PASO 5: Diríjase a la pestaña de “Tabla de contenidos”, que está a la izquierda de “Galeradas
del número”. Allí, simplemente seleccione “Publicar número” y el proceso estará completo: su
número completo en PDF ya será accesible a todo el mundo.
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Si desea comprobar que está todo correcto, debe ir a la página web de su revista, seleccionar
la pestaña de ARCHIVO y ver que, efectivamente, el número está allí y que puede visualizar el
PDF sin problemas.