PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PROVEEDORES PROC-GF

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PROVEEDORES
no
El presente documento es propiedad exclusiva de Agencia de Viajes CTS Turismo
Limitada. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente
controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni
facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General.
NOMBRE Y CARGO
FECHA
me
nto
María Paz Pincheira
Supervisora Cuentas por
Pagar
Elaborado por
cu
Revisado por
Do
Aprobado por
09-05-2012
09-05-2012
22-05-2012
Bárbara Aguirre
Coordinadora de
Calidad
Representante del
Comité de Calidad:
Paula Morales
Supervisora de
Contabilidad
Sergio Oteiza
Gerente de
Administración y
Finanzas
FIRMA
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PROVEEDORES
INDICE
4.
5.
OBJETIVO ............................................................................................................... 3
ALCANCE ................................................................................................................ 3
REPONSABILIDADES ............................................................................................. 3
3.1 Gerente General ................................................................................................. 3
3.2
Gerente de Finanzas .......................................................................................... 3
3.3
Supervisora de Cuentas por Pagar ................................................................... 3
3.4
Administrativos de Cuentas por Pagar ............................................................. 4
3.5
Recepcionista ..................................................................................................... 4
3.6
Juniors ................................................................................................................ 4
no
1.
2.
3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 5
MODO OPERATIVO................................................................................................. 5
5.1 Pago de facturas por cuentas de terceros ....................................................... 5
me
nto
5.1.1 Devolución de Facturas a Proveedores. ...................................................... 6
5.2
Abono de ETI ...................................................................................................... 7
5.3
Prepago de Proveedores ................................................................................... 7
5.4
Pago de Guías .................................................................................................... 8
5.5
Pago de BSP ....................................................................................................... 8
Auditoria de boletos aéreos ..................................................................... 8
5.5.2
Pago BSP ................................................................................................... 9
5.5.3
Devolución tickets aéreos ...................................................................... 10
5.5.4
Solicitud de devolución de bloqueo ...................................................... 10
cu
5.5.1
INDICADORES....................................................................................................... 11
REGISTROS .......................................................................................................... 11
REFERENCIAS ...................................................................................................... 12
ANEXOS ................................................................................................................ 12
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 12
Do
6.
7.
8.
9.
10.
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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es dar pago a las obligaciones de CTS generadas en dar
los servicios a los pasajeros.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de cobranza emitidos hacia CTS y a las
deudas que se generan al dar el servicio a los pasajeros.
3. REPONSABILIDADES
no
3.1 Gerente General
Es responsable de:
· Validar la planilla de pago a proveedores, decidiendo la cantidad a pagar a cada
proveedor.
me
nto
3.2 Gerente de Finanzas
Es responsable de:
· Ajustar la información autorizada por el Gerente General de acuerdo a prioridades
o necesidades para el correcto funcionamiento de la empresa.
· Revisar las cuentas corrientes bancarias. Autorizar pagos a proveedores en los
que se peligre las relaciones de crédito por retraso en pago de facturas.
· Autorizar el envío de cheques a región y para depósitos.
Do
cu
3.3 Supervisora de Cuentas por Pagar
Es responsable de:
· Pago de Proveedores Quincenales y semanales.
· Conciliación en Sopsicón y egresos en Sicon Tesorería de Prepagos diarios.
· Devolución y respuestas a proveedores por mail que solicitan información, ya sea
por facturas pendientes y estados de cuenta de éstas.
· Informe de los Prepagos diarios al Gte. De finanzas.
· Informe de Proveedores.
· Conciliación en Sopsicón de Proveedores extranjeros.
· Supervisión de respuestas a mails de proveedores por cada administrativa.
· Supervisión de que las administrativas de Ctas. Por pagar desarrollen sus labores
de acuerdo a la calendarización de funciones semanales para cada una tales
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como; ingreso de facturas al sistema, pago de guías, pago semanal a proveedores
con crédito según informe de proveedores autorizado por el gerente, informe de
cheques, efectuar depósitos y sobres.
Responder o solucionar solicitudes del gerente de finanzas referente a pagos de
proveedores y negociaciones.
no
3.4 Administrativos de Cuentas por Pagar
Son responsables de:
· Realizar Informe de cheques los días viernes luego de haber sacado los cheques
para pago a proveedores a crédito en caso de que el gerente autorizó pagos.
· Ingreso de facturas a diario resolviendo diferencias por ETI, ETA, EDO de estas.
· Hacer la devolución de facturas a proveedores.
· Pago de guías.
· Pagos a proveedores autorizados por el gerente según informe.
· Mantener la cuenta de cada proveedor al día en cuanto a responder por mail o
teléfono solicitudes de estos como estados de cuentas, posibles pagos, diferencia
en facturas y/o pagos; Informe de Cheques
· Hacer los sobres para pagos a proveedores de regiones en pesos y dólar.
me
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3.5 Recepcionista
Es responsable de:
· Ingresar las facturas en un archivo Excel que llegan a diario.
· Ingreso de facturas al sistema contable.
· Hacer entrega del listado en forma diaria de las facturas que ingresaron ese día al
departamento de administración y finanzas, asimismo la correspondencia que
llegue de los proveedores, firmando la supervisora como recibido.
Do
cu
3.6 Juniors
Son responsables de:
· Efectuar los depósitos bancarios a los proveedores o ir a dejar los cheques
directamente a las dependencias de éstos.
· Enviar los sobres y depósitos a regiones previa autorización del gerente de
finanzas.
· Entregar de 15:00 a 18:00 hrs en la oficina N° 101 del primer piso los días viernes
los cheques para pago a proveedores con crédito.
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4. DEFINICIONES
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
no
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CONCILIACIÓN: Revisión e ingreso del valor de un documento al sistema
SOPSICON contra el valor que arroja el voucher electrónico.
ETI (Error tarifa incorrecta): Sigla que identifica un error en la facturación por
parte del proveedor.
EDO (Error de operador): Sigla que identifica un error en la operación de los
ejecutivos de ventas de CTS.
ETA (Error tarifa): Sigla que identifica un error en el ingreso de la tarifa al
sistema.
GASTOS ADICIONALES: Corresponden a todos los gastos efectuados durante el
servicio tales como boletas de estacionamientos, entradas, taxis, etc.
GUÍA LOGO: Corresponde al grupo de guías que efectúan servicios sólo para
CTS y llevan el Logo corporativo impreso en sus propias camionetas.
GUÍA NO LOGO: Corresponden al grupo de guías que no tienen exclusividad con
CTS.
FILE: Carpeta física o virtual que contiene toda la información relativa la reserva.
Equivalente a una reserva.
BSP: Sistema de pago de tickets aéreos emitidos por una agencia de viajes.
VOUCHER: Vale comprobante de servicios o recibo que contiene todos los datos
de la reserva confirmada de un servicio turístico y posee un código de reserva, el
cual es conciliado para cancelar el valor de los servicios solicitados.
SIGAV: Sistema aéreo para efectos contables
CUPON DE AGENTE: Print del ticket aéreo emitido que entrega el sistema
Amadeus
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PROVEEDORES
5. MODO OPERATIVO
Do
cu
5.1 Pago de facturas por cuentas de terceros
La Recepcionista recibe las facturas y genera el informe de los documentos
recepcionados.
Si las facturas cuadran con los montos que están cargados en Sopsicon, la recepcionista
debe conciliar las facturas y marcar el monto con destacador para diferenciarlas de las
que quedan pendientes.
La Administrativa de cuentas por pagar recepciona las facturas y hace la revisión del
informe entregado por recepción.
Administrativas de cuentas por pagar realizan el ingreso de las facturas al sistema (Ver
Manual de Adm. Y finanzas),en el caso de que se produzcan diferencias se pasa al
análisis y se clasifica el tipo de error (ETI, EDO, ETA). Se informa a quien corresponda y
se ingresa el documento. (Ver. Manual de Adm. Y finanzas).
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Cuando los errores son internos (en el caso de los EDO) los ejecutivos de ventas, son los
encargados de proporcionar la información necesaria, ya sea a través de DIDCO o por
mail. Y en el caso de los ETA, dicha responsabilidad es del departamento de tarifas.
Las Administrativas de cuentas por pagar archivan las facturas, divididas en dólar y
pesos, subdivididas en Santiago y Región, entregándolas previamente a la recepcionista
quien es la encargada de ordenarlas.
La Supervisora de cuentas por pagar genera el Informe de Proveedores ( Ver INST-GFCP-001) , en el cual se detalla la deuda con cada uno, indicando el vencimiento por
periodos y se entrega a Gerencia.
El Gerente General decide el monto a pagar por proveedor, indicándolo en la planilla del
Informe de Proveedores.
Con esta información las Administrativa de Cuentas Por Pagar separan las facturas según
el monto y vencimiento indicado en el informe. Además se debe chequear con el informe
de canjes pendientes para realizar los descuentos correspondientes. (Ver Manual de
Adm. Y Finanzas)
El equipo de Cuentas Por Pagar genera los egresos en el sistema (Ver Manual de Adm. Y
finanzas), divididos en dólar y pesos luego se entregan a la administrativa de contabilidad
para que imprima los cheques y la cartas que detallan lo pagado.
El equipo de cuentas por pagar recibe los cheques, compagina y solicita firma a las
Gerencias autorizadas, luego se dividen en: retiro en oficina, envío por correo certificado y
depósitos. A su vez se exporta de SICON la planilla de cheques emitidos del día, y se
prepara el informe de cheques, separándolo de la misma forma mencionada
anteriormente y agregando los cheques en carpeta de las semanas anteriores.
Una vez divididos, la Supervisora de Cuentas. Por Pagar designa a una persona del
equipo para preparar los sobres de envío a provincia y las boletas de depósitos.
Un administrativo del staff de Junior hace la entrega de los cheques para retiro en oficina
y posteriormente la limpieza del informe de cheques, dejando en el sólo lo que quedó sin
entregar en carpeta. Este informe se envía vía mail al equipo de cuentas por pagar y a la
tesorera.
El Gerente de Finanzas indica el día del envío de los cheques a provincia y el día en que
los depósitos se hacen efectivos, luego de tener los comprobantes del banco la designada
de cuentas por pagar adjunta la carta, y envía por mail a los proveedores.
Do
5.1.1 Devolución de Facturas a Proveedores.
En el caso de que las facturas entregadas por la recepcionista no sean de CTS según su
documentación adjunta (voucher, parte de reserva, mail de confirmación, etc), mala
facturación, cobro indebido de No Show, reserva anulada, duplicidad de facturas, cobro
reiterado al mismo pax, solicitud de franquicia tributaria u otro. Se debe proceder a
realizar la devolución de la o las facturas al Proveedor, esta se realiza completando la
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planilla “Carta de Devolución”, en la cual se lleva un orden de todas las facturas que están
para ser devueltas. Luego se imprimen dos copias de la Carta de devolución FORM-GFCP-007 (la primera copia queda en CTS para respaldo de que se hizo correctamente la
devolución del o los documentos y la segunda se entrega en conjunto con la factura a la
persona que llega a retirarla). Enseguida se envía un mail al Proveedor en el cual se avisa
de la devolución de la factura y el motivo del porque se esta realizando este
procedimiento. Cuando llega la persona a retirar la factura, la administrativa procede pedir
la firma de la primera copia de la “Carta de Devolución” para luego ser archivada.
no
5.2 Abono de ETI
Las facturas ingresadas al sistema que se presenten con error de ETI se le entregan a la
Supervisora de Cuentas por Pagar para que las guarde en la carpeta (ETI). Una vez a la
semana se toman estos documentos y se ingresan al sistema, a través, de SICON para
generar el ajuste (pagar la diferencia entre el monto cargado por el operador y el monto
facturado por el proveedor). Luego de hacer este ajuste se ingresa normalmente por
Sopsicon y se guarda para ser archivada para el posterior pago.
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5.3 Prepago de Proveedores
Dentro de los proveedores con los que trabajamos existen algunos con los cuales no
tenemos crédito, por lo que hay que generar prepago de estos servicios dependiendo de
las condiciones que nos de cada uno.
Un administrativo de cuentas por cobrar, entrega los memos de pagos de negocios de
individuales del área de receptivo a un administrativo de cuentas por pagar, en donde se
especifica que proveedor hay que prepagar, el file a que corresponde el pago, el monto a
pago y si es abono o pago total del servicio. En el caso de prepagos del área de grupos e
incentivos, ejecutiva encargada del costeo entrega los memos una vez autorizados por el
gerente de administración y finanzas y la supervisora de cuentas por cobrar, donde se
detalla la misma información anteriormente mencionada, por último, en el caso de los
negocios del departamento de nacional, cada operador es el encargado de solicitar sus
prepagos, ellos los envían por mail una vez recibido el pago de sus clientes. A diario se
generan prepagos de los memos que se recibieron el día anterior, un administrativo de
pago de proveedores revisa y concilia en el sistema ( ver Manual de Adm. Y Finanzas) los
pagos que se deben realizar usando el número de voucher como número de factura ya
que al ser reservas por entrar no tienen factura de respaldo. Una vez conciliado se deben
traspasar los documentos en Sicón para que queden pendientes de pago. Cuando ya se
está traspasando hay que revisar si los pagos tienen comisión, ya que si la tienen,
debemos solicitar al área de contabilidad una factura de comisión que será enviada junto
con el pago ( ver MANU-GG-GF-001 Número 5.1.1.3) Antes de generar los cheques hay
que fijarse en el listado de canjes por descontar, ya que si existen pagos de proveedores
que tienen deuda con la empresa hay que descontarlo de cualquier pago que se les
realice incluyendo prepagos. Una vez generados los egresos una administrativa de
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contabilidad imprime el cheque, se solicita firma y se deriva al banco si es depósito o se
les entrega a los juniors para que hagan entrega de estos.
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no
5.4 Pago de Guías
Semanalmente los guías y los guías conductores solicitan su hoja de servicios al área de
tráfico, estos últimos agregan su documentación, es decir, su factura y los gastos
adicionales.
La Administrativa de cuentas por pagar recepciona las facturas, gastos adicionales y
hojas de servicios y además actualiza la planilla de descuentos de guías (préstamos o
multas) una vez al mes.
La Administrativa de cuentas por pagar ingresa el costo manual de los servicios por guía,
de acuerdo a la semana correspondiente y de acuerdo al tarifario que corresponda según:
Logo, no Logo, Inglés o tarifario diferenciado ( Ver Manual de Adm y finanzas). En el caso
de los guías nuevos o que trabajen con CTS en forma circunstancial y no tengan tarifas
establecidas previamente, se solicita al jefe de Tráfico el monto a pagar y su firma
autorizando el pago.
Luego en otro modulo se ingresan los gastos adicionales y las comisiones.( Ver Manual
de Adm y Fin)
Una vez ingresado todos los servicios, la Supervisora de Cuentas por pagar chequea uno
por uno y las dudas con Tráfico.
Los guías llaman para saber el monto total de los servicios entregados, para emitir su
boleta electrónica. En el caso de los guías que tienen boletas de papel, deben entregarlas
junto con su hoja de servicios.
La Administrativa de cuentas por pagar genera los egresos en el sistema incluyendo en el
pago las comisiones y gastos adicionales, descontado los préstamos y/o multas, si
existen. Luego se entrega a la administrativa de contabilidad para que imprima los
cheques.
Una vez que recibe los cheques la administrativa de cuentas por pagar compagina y
solicita firma a las Gerencias autorizadas. Luego se genera un informe con el listado de
los cheques para su entrega a la Recepcionista, quien es la encargada de entregar los
documentos.
cu
5.5 Pago de BSP
Do
5.5.1 Auditoria de boletos aéreos
En el Departamento de Marketing y Productos, en el área de Allotment y Ticket, se emiten
diariamente boletos aéreos que son rendidos a contabilidad semanalmente, estos boletos
vienen con un memo que especifica el número de negocio de SIGAV, los vouchers de los
FF y los tickets electrónicos, luego se auditan en el sistema SIGAV, (Ver Manual de Adm.
Y Finanzas 5.2.1.6.1 Auditoria Del Ticket Aéreo), específicamente deben ser revisados:
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PROVEEDORES
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número de tickets, valor de pasaje, tasas de embarque, monto de comisión, y tipo de
cambio.
En el caso de no tener un file asociado se emite una factura cobrando el ticket. (Ver
Manual de Adm. Y finanzas 5.1.1.5 Emisión De Factura De Cobro De Ticket Aéreo)
Una vez emitida se debe enviar al cliente para posteriormente recibir el pago, luego se
debe hacer ingreso de este dinero.
En el caso de las facturas directas a pax, serán procesadas en el mismo sistema, en
SIGAVàcontrol à facturación à factura cliente à estado (por generar) à seleccionar el
operador quien emitió el tkt aéreo y luego buscar el nombre del pax o empresa a quien
será emitida la factura. Se debe revisar el detalle de la facturación y luego procesar.
Estas facturas son enviadas en forma interna al Sistema Sicon para imprimirlas. (Ver
Manual de Adm y finanzas).
Luego los tickets aéreos son ingresados en una planilla Excel “TKT Aéreo” , en la que se
controlan los correlativos de los tickets y se identifica el número de los FF, negocio y el
voucher que corresponde a cada uno de ellos, todo esto es para cuadrar el BSP al
momento de ser cancelado.
Do
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5.5.2 Pago BSP
Los días martes se imprime la planilla del BSP (página IATA) en donde se detallan los
tickets a cancelar, más una planilla en donde viene el detalle de las facturas de comisión,
luego se cuadra la planilla de TKT Aéreo con la planilla del pago del BSP. Después se
imprime y se concilian los vouchers de cada FF, una vez hecho esto se traspasan los
documentos en el Sistema Sicon. (Ver Manual de Adm. Y finanzas 5.2.1.1. Facturas y/o
Vouchers Cuadrados Con El Sistema)
El BSP se debe cuadrar en el Sistema Sigav, (Ver Manual de Adm. Y finanzas 5.2.1.6.2
Cuadratura De Bsp) para poder emitir las facturas de comisión a cada línea aérea. (Ver
Manual de Adm. Y finanzas 5.1.1.4 Facturas De Comisión A Líneas Aéreas Por Sigav)
estas son enviadas al IATA, se detalla la información a enviar en una planilla de Excel
“FACT.BSP”, se imprimen dos copias, se guardan en un sobre naranjo de la compañía y
son enviadas a ellos, una vez entregadas se debe traer una copia timbrada.
En conjunto con esto se deben enviar el cheque del pago del BSP al Banco Santander
junto con un cupón de pago que se imprimen de la página del IATA Santander, también
se trae el cupón timbrado.
Para emitir el cheque se debe hacer un egreso (Ver Manual de Adm. Y Finanzas) donde
se pagan los vouchers conciliados y las facturas de comisión, en el caso de haber tickets
emitidos por gastos de viajes se deben llevar a la cuenta de gastos, en ocasiones también
deberan ser canceladas los bloqueos de LAN (son pagos anticipados de servicios) lo que
irán a la cuenta 110801 pago anticipado de servicios. Además una vez al mes BSP cobra
sus gastos de administación, que también serán cargadas a esta misma cuenta.
Posteriormente, recibiremos una factura por estos costos de mantención que serán
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PROVEEDORES
rebajados de la cuenta. En el caso que devuelvan tickets que fueron anulados se deben
descontar de la cuenta ticket aéreo devuelto, luego se entregan a tesorería para que
impriman el cheque y envíen los documentos.
5.5.3
Devolución tickets aéreos
5.5.4
me
nto
no
La persona encargada de emitir los tickets también es el encargado de solicitar a
contabilidad la devolución de los tickets entregando el memo de anulación adjuntando
copia de los ticket electrónicos, una vez entregado esto al administrativo de contabilidad,
este es responsable de solicitar en la pagina del IATA la devolución, imprimir un Refund el
cual tiene un número, con este se revisa el estado de los ticket en el sistema del IATA y
se guardan en el archivador de TKT aéreos en devolución.
Al momento de realizar el pago de BSP, a través de la página del IATA informa que hay
una devolución a descontarse, se concilian las notas de crédito, (Ver Manual de Adm. Y
finanzas) para rebajar del FF el costo de los tickets en caso de que la línea aérea cobre
una multa, esta a su vez debe ser cobrado en el FF, puede tener un voucher por la multa
o se descuenta en la conciliación de la nota de crédito.
Luego se traspasan los documentos en el Sistema Sicon – Cuentas por pagar y se
cancelan al momento de hacer el egreso por el pago del BSP, reversando la cuenta ticket
aéreo devuelto
Solicitud de devolución de bloqueo
cu
El encargado de allotment envía correo electrónico con la información detallada de cuales
serán los bloqueos que deben ser solicitados para devolución. Ésta se realizará por
medio de la página web de IATA seleccionarà consulta de documento à consulta
documento à digitar el número de registro indicado en emial à consulta básica à revisar
la información sea la correcta à emitir reembolsos indirectos à señalar los motivos de la
solicitud de devolución (se debe digitar) à presionar el botón emitir. Posterior a esto, se
deberá imprimir el comprobante de solicitud de reembolso, el que será archivado hasta
cuando este venga rebajado en el BSP de las semanas siguientes. Una vez recibida la
devolución deberá ser ingresada con el mismo tipo de cambio que salió el pago.
Generalmente se deberá generar montos bajo el concepto de diferencia tipo de cambio.
Do
FEE comisión ganada por emisión de tickets aéreos a cuenta de terceros, es incorporado
dentro de la venta del ticket (proceso realizado por el operador de allotment), es facturado
dentro de la misma factura de pax. Además se realiza una boleta para poder justificar
este ingreso adicional, la cual debe ser ingresada a SICON (ver manual de administración
y finanzas 5.1.1.2 Facturas De Comisión A Proveedores Por Cuenta De Terceros).
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6. INDICADORES
Proceso Clave
Indicador
Rango de aceptación
No aplica
7. REGISTROS
Planilla Excel
con el detalle de
facturas
revisado por
cuentas por
pagar.
Responsable
FORM-GFCP-001
Analista
Administrativo
de cuentas
por pagar
Protección
Recuperación
Retención
Disposición
final
Soporte
Recepcionista
Carpeta
Registro de
Recepción de
Documentos
\\Recepcion\regi
stro de
recepcion de
documentos
2009
Se
mantiene
Historial
actualizán
dolo.
Queda
archivado
Digital
Se
mantiene
Historial
actualizán
dolo.
Queda
archivado
Digital y
papel
Se
mantiene
Historial
actualizán
dolo.
Queda
archivado
Digital
Digital
Maria Paz
Carpeta
Informe
Proveedores
FORM-GFCP-003
Analista
Administrativo
de cuentas
por pagar
Maria Paz
Carpeta
Informe
Cheques
FORM-GFCP-004
Administrativo
contable
Computador
administrativo
contabilidad
Escritorio/Acces
o directo a TKT
aéreo/hoja TKT
Indefinido
Se actualiza
Computador
administrativo
contabilidad
Se
actualiza
semanalm
ente, se
imprime y
Escritorio/Acces
se archiva
o directo a TKT
en
aéreo/planilla
archivador
“Contabiliz
ación TKT
Aéreos
Auditados”
Se guarda en
bodega por 6
años
Listado de
cheques
emitidos y en
carpeta.
Planilla Excel
con detalle de
ticket aéreos
emitidos
me
nto
FORM-GFCP-002
FORM-GFCP-005
cu
Do
D:\Mis
documentos\CT
AS POR
PAGAR\INFOR
ME
PROVEEDORE
S
D:\Mis
documentos\CT
AS POR
PAGAR\INFOR
ME CHEQUES
Supervisora
Cuentas por
Pagar
Informe de
Proveedores
Planilla Excel
con detalle de
ticket aéreos a
pagar semanal
Frecuencia de Medición
Almacenamiento
Código
no
Identificación
del Registro
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PROVEEDORES
Administrativo
contable
Papel
PROC-GF-CP-001
Identificación
del Registro
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Almacenamiento
Código
Responsable
FORM-GFCP-006
Administrativo
contable
Carta de
Devolución
FORM-GFCP-007
Supervisora
de Cuentas x
Pagar
8. REFERENCIAS
Protección
Recuperación
Retención
Se
actualiza
semanalm
ente, se
Computador
Escritorio/
imprime y
administrativo Acceso directo a
se archiva
contabilidad
FACT. BSP
en
archivador
“Pagos
BSP”
\\Pincheira\prove
PC
edores
Supervisora
compartidos\CA Indefinida
de Cuentas x
RTA DE
Pagar
DEVOLUCION
Disposición
final
Soporte
Se guarda en
bodega por 6
años
Papel
Se actualiza
Digital
no
Planilla Excel
con detalle de
facturas que se
envían a la
Línea Aérea
·
·
Página
Edición
Vigencia
Co
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do
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE
PROVEEDORES
ISO 9001: 2008; Sección 7.4 “Compras”.
NCH 3067; Sección 4.1 “Requisitos de Organización”.
me
nto
9. ANEXOS
I.
II.
III.
IV.
Planilla Excel Recepción de Facturas.
Informe de Proveedores.
Listado Cheques Emitidos y en Carpeta.
Carta de Devolución.
10. CONTROL DE CAMBIOS
Do
cu
VERSION
V1
FECHA
21-04-2011
·
MODIFICACIONES
Se agregaron los registros de “Planilla Excel con detalle
de ticket aéreos emitidos”, “Planilla Excel con detalle de
ticket aéreos a pagar semanal” y “Planilla Excel con
detalle de facturas que se envían a la Línea Aérea” en el
punto 7-
PROC-GF-CP-001
VERSION
V2
FECHA
18-05-2011
·
·
·
Página
Edición
Vigencia
13 de 17
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PROCEDIMIENTO DE PAGO DE
PROVEEDORES
MODIFICACIONES
Se agrega dentro del procedimiento el prepago de
proveedores con los que no tenemos crédito.
Se elimina dentro del procedimiento de pago de guías
que se genera un informe de recepción de documentos ya
que no se está haciendo.
Se cambia la palabra tesorera por administrativa de
contabilidad.
V3
28-06-2011
·
Se modifico el punto 5.2 “Pago de Guías”
V4
09-05-2012
·
Se agrego la responsabilidad de Ingreso de Facturas a la
Recepcionista, correspondiente al punto 3.5
Se agrego la responsabilidad de la devolución de facturas
a la Adm. De Cuentas por Pagar, correspondiente al 3.4
Se modifico el 1º párrafo al punto 5.1
Se agrego el punto 5.1.1 “Devolución de Facturas a
Proveedores”
Se agrego el punto 5.2 “Abono de ETI”
Se agrego el registro “Carta de Devolución” al punto 7.
Se agrego “Carta de Devolución” a los Anexos.
Se modifica punto 5.5 “Pago de BSP”
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ANEXOS
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I. Planilla Excel Recepción De Facturas
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II. Informe de Proveedores
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III. Listado Cheques Emitidos y en Carpeta.
IV. Carta de Devolución
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