Manual de Ferias y Eventos

GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN
EN
FERIAS INTERNACIONALES
Lic. Fernando Urdaniz
Fundación ProMendoza
Manual de Participación en Ferias Internacionales
Introducción
Una de las formas más directas e inmediata de ingresar en un nuevo mercado es
participando en Ferias Internacionales.
La palabra “feria” se deriva del latín “feriae”, esto es día de descanso. Tomando
esto al pie de la letra, lamentablemente algunas ferias se transforman de
inmediato en “feriae”, si no se hizo toda una atenta programación para antes,
durante y después de la feria.
Estos eventos internacionales son ocasiones únicas que congregan, en un mismo
tiempo y lugar, la oferta mundial de uno o varios sectores determinados
También cabe destacar que se han convertido en los últimos años en una
instrumento muy eficaz debido a que proporciona más beneficios y determina
más rápidos resultados que cualquier otro instrumento de promoción.
Participar en una feria internacional es también una ocasión para profundizar el
estudio de un mercado y es, a su vez, un pasaje casi “obligatorio” para la
empresa que desea hacerse conocer en el mismo.
También es necesario tener presente que en forma paralela a la realización de la
feria se efectúan actividades paralelas, como ser talleres técnicos, seminarios,
rondas de negocios, degustaciones, presentaciones , etc. que en ocasiones se
complementan con visitas a importadores, representantes y agentes locales.
Fundación ProMendoza ha sido creada, entre uno de sus objetivos primordiales,
con el fin de estimular la presencia de exportadores locales en las principales
ferias internacionales. Por este motivo, cada año se seleccionan las ferias
internacionales, dentro del calendario anual elaborado por la Fundación
Export.Ar, que presentan las mejores ventajas para los productos de Mendoza.
En este contexto, éste guía práctica está destinada a señalar los aspectos
fundamentales que las empresas que exportan, o están en vías de hacerlo,
deben tomar en cuenta una vez que deciden participar en una feria o evento
internacional.
Antes de comenzar con el análisis de los elementos, es necesario realizar una
AUTOEVALUACIÓN para saber si su decisión es la adecuada.
 ¿Sabe cuáles son las ferias más adecuadas para su producto?
 ¿Hace promoción de su empresa para asegurar el mayor público
visitantes?
de
 ¿Lleva una lista con costos de transporte a los puertos que cubren las áreas
principales del mercado internacional: Nueva York, Santos, Rotterdam,
Marsella, Los Ángeles, Miami, Yokohama, entre otros.?
 ¿Visitó previamente la feria para saber si es la feria adecuada para exhibir sus
productos?
 ¿Conoce el Reglamento de la Feria y los procedimientos necesarios para
participar?
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Ferias Comerciales
Las ferias son el instrumento más importante y barata para acelerar la entrada
de una empresa en el mercado internacional.
Las Ferias se dividen en dos categorías: vertical o monográfica y la horizontal o
general:
Vertical o Monográfica:
Es en la que se exponen los productos de todo
un sector o subsector industrial a escala internacional.
Horizontal o General: Es en la que se exponen una amplia variedad de
productos o sectores, es decir son multisectoriales. Este
es el típico ejemplo de las ferias que se llevan a cabo
en los países menos desarrollados.
Es importante destacar que la empresa que elige la feria como lugar para
presentar y promocionar sus productos sus productos por primera vez en el
mercado exterior debe tener en cuenta algunos criterios que le permitan
seleccionar la feria más conveniente entre las que se celebran en todo el mundo.
En primer lugar hay que tener en cuenta que lo importante es el MERCADO y no
la FERIA, y, en consecuencia, asistir a una feria debe ser el resultado de una
decisión inserta en el Plan de Marketing de la empresa, en el cual la feria es uno
de los medios para conseguir el objetivo de introducir un producto en un
mercado, pero no el único.
Asistir a una feria sin antes no haber estudiado el mercado en el cual se realiza y
las posibilidades de introducir nuestros productos en el mismo, es malgastar los
recursos escasos con que cuenta las empresas y el tiempo invertido en la
participación.
En consecuencia, es tan o más importante la Estrategia de Planificación para la
feria y el plan de acción a llevar a cabo tanto durante como después del evento.
La feria permite presentar el producto y comunicar su argumento de ventas, y a
su vez conocer la opinión de los potenciales clientes y contactar a posibles
distribuidores o agentes interesados en la distribución del mismo. Aunque
también es cierto que el producto queda sometido al análisis de la competencia.
Debido a que la asistencia a ferias es un instrumento muy importante de
promoción, es necesario participar en forma continua y para eso hay que tener
presente algunos elementos:
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
a)
Calificación: es necesario saber cuantos visitantes, nacionales y extranjeros
asistieron a la feria en la última edición y cual ha sido el nivel de los mismos,
es decir si asisten los “tomadores de decisiones” o empleados de menor
rango.
b)
Expositores: la cantidad de expositores nacionales y extranjeros determina
el carácter internacional de una feria.
c)
Catálogos de Expositores: Si es posible, hay que revisa los catálogos de
expositores de ediciones anteriores para saber que tipo de empresas asiste y
si la competencia también lo hace. También esto permitirá saber quienes
asisten frecuentemente y quienes lo hacen por primera vez.
d)
Opinión Empresaria: Otro elemento es averiguar la opinión de otras
empresas nacionales que hayan participado en ediciones anteriores y que
sean confiables.
A la hora de tomar la decisión de participar, y a pesar de lo atractivo de los
catálogos o de los argumentos de venta de los organizadores, no todas las ferias
son interesantes ni tampoco se puede exponer en todas las que se quisiera ya
que el gasto de participación es muy grande. Es más importante elegir la feria en
función del MERCADO al cual se quiere ingresar y destinar los recursos con que
se cuenta con el fin de lograr una participación exitosa, ya que esto,
eventualmente, traerá beneficios comerciales en el corto plazo, lo que ayudará a
amortizar la inversión que hace la empresa para participar.
Por otro lado, existen algunas ferias de carácter mundial a las cuales la
asistencia
y/o participación es de carácter casi “obligatorio”. Ej: ANUGA
(Alemania) y SIAL (Francia) para el sector de alimentos y bebidas.
Luego de tomar la decisión de participar en una feria, es necesario saber a que
clientes invitar a que visiten el stand y que acciones programar durante la
exposición. Con relación a la gente a interesar, se puede obtener un listado de
personas de varias fuentes:
-
Clientes potenciales que residan en el país en el cual se organiza
la feria, y estos pueden ser obtenidos del Estudio de Mercados
(habitualmente preparado por la Sección Comercial de las Embajada
Argentina del país). Este listado debe estar lo más completo posible,
es decir debe incluir el nombre del responsable de compras o
gerente que tenga poder de decisión.
-
Asociaciones Empresariales y Cámaras que tengan asociados a
los cuales les pueda interesar visitar el stand de la empresa.
-
Clientes actuales, ya que algunas ferias, sobretodo las de carácter
de asistencia casi obligatoria, sirven para encontrarse con los
clientes, conocer sus necesidades, realizar nuevas propuestas,
planificar comercialmente los futuros negocios, averiguar sobre el
estado de la competencia etc.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
La manera de lograr contactos y promocionar nuestra participación es a través
del envío de:
-
mailing personalizado
correo electrónico
llamada telefónica o envío de fax
organizar ruedas de prensa en forma previa
realizar reuniones informativas sobre el producto a exhibir y
sus ventajas
publicitar en medios especializados, etc.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
¿Cuáles son las Ventajas de participar en una Feria Internacional?

Alta concentración de público y competidores.
Analizar en un mismo lugar y en breve tiempo, la oferta mundial de un
sector, lo que permite tener un elevado número de contactos personales, con
clientes actuales y potenciales, intermediarios, etc.


Acceder a un público desconocido.
Evaluar el interés que despierta su producto, a través de degustaciones
y/o demostraciones del mismo durante el evento.

Analizar los productos, incluyendo el packaging, marketing, imagen,
presentación y los precios de la competencia a escala mundial.

Conocer todas las novedades tecnológicas y las nuevas tendencias del
mercado.

Obtener documentación técnica y publicitaria de la competencia: catálogos
y folletos, argumentos de venta, condiciones de entrega, forma de atención
en la feria, etc.

Analizar las estrategias utilizadas por los que ya están operando en ese
mercado.

Difundir la imagen de su empresa, darla a conocer
productos ante una gran cantidad de potenciales clientes.

y presentar sus
Evaluar si el volumen que su empresa está en condiciones de producir es
suficiente para responder con seriedad a los pedidos que puedan venir del
exterior.

Mantener y preservar su acción comercial sobre los compradores actuales
y potenciales.


Realizar un estudio de mercado al cual se quiere ingresar.
Hacerse, en pocos días, de una gran cantidad de contactos los que le
llevaría mucho más tiempo y dinero hacerlo por cualquier otro medio, debido
a la baja relación costo/contacto.

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¿Quiénes asisten a una feria y cuales son sus expectativas generales?
Entre las personas que concurren a las ferias están:
 Ejecutivos de compras para seleccionar eventuales nuevos proveedores o
para averiguar si su habitual proveedor está presente.
 Distribuidores/brokers/agentes, procurando nuevas representaciones.
 Consorcio de compras, es decir grupos que compran para varias empresas.
 Ingenieros técnicos, para identificar nuevos materiales o productos.
 Funcionarios de entidades gubernamentales en busca de nuevos
proveedores para futuras licitaciones de compras.
 Competidores, para ver lo que pasa.
 Empresas comercializadoras
intercambio.
para identificar nuevas posibilidades de
 Periodistas especializados, que buscan alguna noticia importante para las
revistas.
 Profesores, técnicos, estudiantes, en busca de la práctica de lo que están
aprendiendo en teoría.
¿Estamos preparados para recibir toda esta clase de público? o ¿estamos
llevando algunos productos como muestra y la lista de precios no es la adecuada
porque hay que hacer cálculos complicados para obtener el dato solicitado? .
El público asistente da por supuesto de que todos los expositores proporcionan
una seria de facilidades que incluye:






Catálogo gratis
Promotoras competentes
Intérpretes profesionales
Degustaciones
Regalos promocionales
Demostraciones
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Evaluación y Selección de las Ferias Comerciales
¿Criterios para















decidir la participación en una feria?
Antigüedad de la feria comercial y antecedentes
Imagen internacional de la feria
Fecha de realización
Importancia del mercado en donde se realiza la feria
Promoción del evento por parte de los organizadores
Cantidad de visitantes profesionales nacionales y extranjeros (en la última
edición)
Cantidad de expositores nacionales y extranjeros (en la última edición)
Decisión para realizar un buen trabajo de seguimiento con posterioridad a la
feria
Nivel de especialización de la feria y si es abierta al público general o no
Servicios que ofrecen a los expositores y el costo
Fecha límite para la presentación de solicitud de alquiler de espacio
Dimensiones y ubicaciones disponibles de los stands
Tipo de ayuda podrá obtener de los organismos mencionados
Consultar a antiguos expositores
Relación costo/beneficio
¿Cómo obtener información de las ferias?

En primer lugar, hay que averiguar si Argentina estará presente en esa
feria, a través del Pabellón Nacional. Esto le brindará seguridad y una mayor
tranquilidad de que no estará solo y además le permitirá reducir los costos de
participación debido a que gran parte del trabajo logístico es hecho por estos
organismos especializados. Generalmente los mismos se encargan de:
reservar el espacio en la feria
 contratar a la empresa constructora del Pabellón
 contratar intérpretes
 inscribir a la empresa en el Directorio de la feria
 seleccionar la empresa de turismo responsable del viaje
(opcional)

proveerle de toda la información que necesite sobre la feria
 coordinar el envío de las muestras (opcional)
 demás actividades relacionadas con la participación de la
empresa.

Entre los organismos e instituciones mencionadas tenemos:
COPAL (Coordinadora de Empresas Productoras de
Alimentos, Bs. As.)
 Fundación ProMendoza (Mendoza).
 Fundación Export.Ar (Bs. As.).

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PROMEX (Secretaría de Agricultura, Ganadería y Pesca
de la Nación).


En segundo lugar, si Argentina no va a tener representación oficial, es
necesario buscar la información sobre las ferias en los siguientes organismos:
Directamente con la organización de la feria.
Embajadas Argentinas y Centros de Promoción Comercial de
Argentina.
 Cámaras de Comercio Binacionales en nuestro país y/o en el
exterior.
 ICEP (Instituto de Comercio Exterior de Portugal.)
 ICEX (Instituto de Comercio Exterior de España).
 BANCOMEXT (Banco de Comercio Exterior de México).
 ITAMARATY (Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil).
 Cámara de Comercio Italiana en Mendoza.
 Cámara de Comercio Español en Mendoza.
 CACEC (Cámara de Comercio Exterior de Cuyo – Mendoza).
 EUROCENTROS (Mendoza, Mar del Plata, Córdoba, Bs. As.) .


¿Cómo prepararse para participar en la feria seleccionada?
El orden cronológico de actividades a desarrollar para participar
correctamente en una feria internacional es el siguiente:
1.
2.
3.
4.
Planifique las actividades a llevar a cabo antes de la participación.
Arme el presupuesto de participación.
Envíe la solicitud de admisión y pago de la reserva del stand.
Contáctese con los diseñadores del stand. En caso de participar dentro del
pabellón argentino los stands que se reservan son “llave en mano”, es decir
con el mobiliario básico para exponer. Averiguar los costos adicionales:
iluminación, estanterías, traductoras, promotoras, etc.
5. Defina los productos a exhibir para incluir en el catálogo.
6. Envíe los datos de la empresa a tiempo para que sean incluidos en el catálogo
oficial.
7. Revise la folletería y las etiquetas de los productos de la empresa, es decir si
la misma está actualizada en los datos y demás información.
8. Contáctese con el agente transportista de las muestras, por lo general dentro
del Pabellón Argentino se utiliza un mismo agente que se hace cargo de las
muestras.
9. Contáctese con los organizadores para la confección y retiro de las
credenciales.
10.
Confeccione las tarjetas personales en inglés (preferentemente) u en otro
idioma.
11.
Seleccione la agencia de viajes para la reserva de pasaje y alojamiento.
12.
Invite a sus clientes actuales a visitarlo en la feria y obtener un mailing de
los clientes potenciales para invitarlos al mismo fin.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
¿Qué debe tener en cuenta Antes de participar?











Las fechas de realización de las ferias se establecen con mucho tiempo de
antelación, por lo que no pierda tiempo y evite las improvisaciones de último
momento: PLANIFIQUE.
Considere que los visitantes a su stand en las ferias no son homogéneos por
lo que los diálogos no pueden ser muy extensos. Es necesario que estructure
los diferentes argumentos de venta, definiendo la folletería a entregar de
acuerdo al nivel del visitante.
Entrene al personal que asistirá a una feria, sobretodo en cuanto a la actitud
y comportamiento, es decir salir a buscar clientes en vez de esperarlos
sentados dentro del mismo, entre otras actividades.
También es importante que el asistente hable otro idioma, básicamente
inglés, para tener un diálogo más fluido con los visitantes al stand, ya que de
esto puede depender que los mismos se transformen en clientes futuros. El
inglés es considerado como el idioma del mundo de los negocios.
Prepare imaginativamente el stand e incluya los elementos que identifiquen a
su empresa. A tal efecto solicite cotizaciones para el armado de su stand,
tanto al armador oficial de la feria como a otros que se ofrecen a tal efecto,
teniendo en cuenta el presupuesto con que cuenta su empresa para ese fin.
Organice una zona de “Atracción de Clientes”(de ser posible) que sea el
centro de atención de los visitantes.
Exhiba correctamente los productos, en un buen ambiente y con buena
iluminación.
Realice, dentro de las posibilidades, actividades de atracción de visitantes a
su stand.
Es decir sorteos de viajes, canastas de productos, números
musicales y otras. En caso de participar dentro del pabellón argentino y
específicamente en el de Mendoza, se pueden programar actividades
conjuntas con las demás empresas participantes..
El objetivo principal es vender, por lo tanto apoye sus acciones personales
con tecnología adicional, como ser TV, video reproductor, notebook,
iluminación especial, etc.
Obtenga información de cada visita que le hagan: situación de cada mercado,
datos de clientes potenciales (nombre, fax, teléfono, dirección, etc.). Ármese
una “Agenda de Contactos” que le permita ordenar las visitas que recibirá
y completar su base de datos.
De regreso a su empresa, continúe la comunicación con sus visitantes, ya que
la mayor cantidad de ventas se realiza luego del seguimiento de los clientes
potenciales. Aunque no pueda cumplir con el cliente por no tener producto o
por no llegar con los precios, es imprescindible mantener los contactos
comerciales que se hacen en una feria, ya que eso permitirá optimizar el
costo de participación.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
¿Por qué son importantes las muestras en las ferias internacionales?



La mayoría de las ferias internacionales son visitadas por una gran cantidad
de personas, por lo que se recomienda que las muestras del producto que se
llevan se dividan en dos partes: aquellas que serán exhibidas y las que
se utilizarán para la degustación (en el caso de la exposición de
alimentos).
Considerando que la duración de las mismas es de 4 ó 5 días es necesario
llevar cantidad suficiente de productos para no dejar pasar ninguna
oportunidad para promocionar su producto. Recuerde que la participación
representa una inversión importante, por lo tanto hay que optimizar el tiempo
y los recursos ya que la posibilidad de reunirse con potenciales clientes en
tan corto tiempo se da sólo durante este tipo de eventos.
Averiguar los documentos necesarios para ingresar las muestras al país en
donde se realiza la feria. De acuerdo al tipo de productos, será necesario
Certificados Sanitarios, Fitosanitarios, Calidad, Origen, etc. En el caso de
ingresarlas a Brasil, hace falta completar un formulario especial (OM- 2182).
¿Por qué es importante llevar folletos a las ferias?
Porque es un elemento indispensable para establecer los primeros contactos con
un cliente potencial, cuyo objetivo básico es informar y despertar el interés del
mismo:
1. Debe contener una descripción clara y exacta del producto, proporcionar los
datos técnicos necesarios para que pueda ser evaluado.
2. Los títulos deben resaltar aquellas especificaciones y aspectos del producto
que lo diferencien de la competencia.
3. Los diagramas deben ser claros y no precisar aclaraciones ni interpretaciones.
4. Debe prescindir de toda ilustración que no tenga que ver con el producto.
5. Si se incluyen fotografías deber ser de alta calidad, obligando al cliente a que
dirija espontáneamente su atención a lo que se describe.
6. Cuando se traduce a otros idiomas, no basta con que se haga una mera
traducción literal, sino que hay que tener en cuenta el aspecto local del país
cuyo idioma se utiliza, por lo que se recomienda que sea revisado por un
nativo experto. Si se utilizan varios idiomas es muy importante el orden de
los textos.
7. Es conveniente dejar un espacio en blanco en la contratapa para poder
imprimir, si es posible, el nombre y dirección del agente comercial o
distribuidor que los representará.
8. Es necesario tener al menos dos tipos de folletos, uno de “alta calidad” para
los visitantes que Ud. considere potenciales clientes y otros de denominados
de “batalla”, para entregar a aquellos visitantes ocasionales de menor
importancia que visiten su stand, con los cuales existen pocas posibilidades
de formalizar algún contacto comercial ya que el interés de los mismos puede
ser el sólo hecho de obtener información.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
En definitiva, el folleto es una ayuda para argumentar y defenderse de las
objeciones y el público objetivo son los clientes potenciales, cuya mentalidad
será distinta a la de la empresa, razón por la que deben cuidarse aspectos
culturales e incluso investigar el propio nombre de la marca a fin de que no
provoque rechazo.
¿Es necesario llevar las tarjetas personales a las ferias u eventos?




Es necesario e indispensable llevar un mínimo de 100 a 150 tarjetas
personales para cada evento. Hay que considerar que este número deberá
duplicarse o triplicarse en caso de incluir la tarjeta en los folletos que se
entregan a los visitantes al stand.
La misma debe tener un diseño sencillo e incluir la información actualizada de
su empresa para lograr una efectiva comunicación entre Ud. y el potencial
cliente.
Las tarjetas deben estar impresas en inglés en el caso que la feria se realice
en un país no hispano parlante. Se puede imprimir de un lado en español y
del otro en inglés. Para lograr mayor impacto se aconseja, si es posible,
imprimir una cantidad en el idioma del país donde se realiza la feria.
Los datos mínimos que debe a contener son:







Nombre completo de la empresa
Nombre de la persona y cargo
Logo de la empresa
Dirección(es) de la empresa. Especifique si la(s) oficina(s) es
distinta(s) a la fábrica.
Número de teléfono y fax incluyendo el código de país y de
provincia
Dirección de correo electrónico (si tiene)
Página Web (si tiene)
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Resumen
Acciones a Desarrollar Previamente a la Feria
La primera pregunta a hacerse es ¿por qué exhibir?
Presentación de nuevos productos y plan de marketing: toda
feria se lleva a cabo durante pocos días y hay que hacer en este tiempo
lo que normalmente llevaría semanas de trabajo, por eso es necesario
tener en claro las actividades a desarrollar. Los productos no tendrán
mucho tiempo de exhibición y los clientes potenciales tendrán que
observar todas las características posibles del producto.
 Ordene la Información: las tarjetas de negocios no tienen valor si
no son
clasificadas, otorgándoles un ranking de importancia con
posterioridad al evento.
 Ventas directas: hay que considerar que es muy difícil recibir
pedidos concretos por nuestros productos en una feria, esta sólo sirve
como lugar de contactos.
 Mejore la imagen de la empresa: tanto el personal, el stand y los
productos, deben ser presentados en forma profesional.
 Averigüe la reacción y opinión de los clientes ante nuestros
productos.
 Obtenga información sobre la competencia: recorrer la feria es
fundamental.













Seleccionar la feria a exhibir, teniendo en cuenta el mercado al cual se quiere
llegar.
Solicite el folleto de la misma y el formulario de inscripción.
Reserve el espacio en la feria.
Nombre a la persona responsable del proyecto de participación.
Seleccionar los productos a exhibir.
Designar el presupuesto para participar, calculando la relación costo beneficio.
Contactarse, en caso de no tener experiencia previa en ferias, con Fundación
ProMendoza o Fundación Export.Ar solicitando asesoramiento para participar
dentro del Pabellón Argentino (siempre y cuando desee participar dentro del
mismo).
Completar y enviar la ficha de inscripción y asegurarse de ser incluidos en el
catálogo oficial de la feria, ya que esto es indispensable para obtener el
mayor beneficio.
Preparar los documentos necesarios para ingresar las muestras al país en
donde se llevará a cabo la feria. Ej: Certificado Sanitario y/o Fitosanitario,
Origen, Calidad, etc.
Contacte a la Agencia de Turismo para la reserva de pasaje y alojamiento.
Comuníquese con la empresa de transporte de muestras.
Alquile, si lo necesita, los elementos para el stand, entre ellos:




TV y Video Reproductora
Iluminación adicional
Exhibidores, estantes y vitrinas adicionales y armarios de
seguridad.
Teléfono y/o fax o máquina de Información de Visitantes.
Áreas de Grupos Estratégicos – Fundación ProMendoza 13
Manual de Participación en Ferias Internacionales



Solicite las credenciales correspondientes a los organizadores de la feria y
según el caso solicitarlas a ProMendoza o Export.Ar.
Preparar la folletería de la empresa y/o de los productos a exhibir.
Enviar mailing (o fax) a los clientes actuales invitándolos a que lo visiten
durante la exposición. En caso de no tener clientes en ese mercado, solicite
un listado de potenciales interesados a través de ProMendoza o de las
Consejerías Comerciales de Argentina en el exterior, Cámaras de Comercio
de ese país en Argentina, etc.
Plan Previo a la Feria
1) Establecimiento de Metas
-
tenga claro cuales son sus objetivos de participar en la feria
seleccione el segmento de clientes al que apuntar. Debe determinarse que
autoridad tiene la persona que lo visita, si decide o no la compra o puede
recomendarla
2) Nombre un Coordinador del Stand
-
todos los detalles deberán ser supervisados por el coordinador:
horarios, envío de muestras, traducción, promoción, entrevistas,
marketing, etc.
3) Stand
-
localización
dimensión
apariencia (limpieza, orden, atracción a la vista del visitante)
mobiliario (estante, vitrina, mostrador, iluminación, mesas, sillas, cesto,
plantas, etc.)
alfombra
teléfono/fax
TV y Video reproductora
4) Materiales
muestras (considere la cantidad y forma de entrega, ya sea a todo el
visitante que pasa o a clientes seleccionados)
folletería
material impreso
-
5) Seleccione y Determine el Personal del Stand
-
entrene al personal que atenderá el stand para que busque nuevas
oportunidades
hágale saber los objetivos de la participación de la empresa en la feria
fije el horario de atención y de descanso del mismo
6) Confeccione un Check List de Elementos Indispensables
Áreas de Grupos Estratégicos – Fundación ProMendoza 14
Manual de Participación en Ferias Internacionales
-
prepare una lista con todos los elementos necesarios para llevar (ver
listado adjunto).
7) Promocione su Stand
-
envíe una invitación especial a sus clientes para que visiten su stand.
Envíeles en número de stand, y si es posible, algún incentivo que atraiga a
los visitantes.
Acciones a Desarrollar Durante la Participación en la Feria
Tan importante es el antes como él durante, es decir que la empresa debe
planificar con tiempo la acción a desarrollar mientras se participa en algún
evento internacional.
¿Qué hacer durante la Feria?





Debido a la gran cantidad de contactos que un expositor realiza durante su
participación en una feria, es necesario organizar la información recibida para
no desaprovecharla y obtener el máximo de beneficios.
Por un lado está la gran cantidad de folletos de empresas de la competencia
(de todo el mundo) que se pueden obtener en una feria, debido a que, como
se sabe, en pocos días y en un lugar específico se concentra la oferta mundial
de distintos sectores.
Siempre que se pueda, hay que salir a recorrer la feria y ver y analizar cómo
son y están presentados los productos de la competencia. Obtenga, si es
posible, un listado de precios para que lo ayude a comprobar si su producto
está preparado para competir en el ámbito mundial.
El Directorio Oficial de la Feria
es de gran utilidad para conocer
exactamente adonde están los stands de la competencia. Un buen análisis del
mismo le evitará perder el tiempo en cuanto a buscar empresas sin ninguna
orientación en particular. Es necesario optimizar al máximo el tiempo en la
feria.
Por lo general si su producto es novedoso o está diseñado especialmente para
el mercado en el cual se realiza la feria y tiene mucha aceptación tendrá que
tener en cuenta que no tendrá mucho tiempo para recorrer el salón y mucho
menos para analizar los productos de la competencia. Para evitar esto se
recomienda la asistencia a la feria de al menos dos personas de la empresa,
ya que tan importante como exponer es observar como está posicionada la
competencia. Sabiendo que el costo de participación de dos personas es muy
elevado, recomendamos recorrer la feria a primera hora de cada, luego de
identificarlos previamente en el Directorio oficial, ya que es cuando menos
visitantes concurre a la feria.
Áreas de Grupos Estratégicos – Fundación ProMendoza 15
Manual de Participación en Ferias Internacionales



Una vez en el stand es necesario organizarse ya que el volumen de
información que se recibe es mucho y tiene que ser clasificado para que sea
beneficiosa.
La simple recolección de las tarjetas de las personas que visitan el stand
constituye un sistema eficaz de información. Un buen sistema consiste en el
diseño y posterior cumplimentación de la “Agenda de Contactos”, que
servirá para registrar el contacto con los visitantes.
A tal efecto presentamos un modelo de Agenda, la cual debería contener
estos elementos:








Nombre y fecha de la feria
Nombre, empresa, dirección, teléfono, fax, sector y actividad.
Producto o servicio por el cual está interesado y necesidades
específicas
Cargo del visitante e influencia en el proceso de compra
Nombre de los competidores a los cuales le está comprando
Comentarios del cliente: objeciones, propuestas, etc.
Clasificación del cliente
Acciones de post- feria, que hacer después:




envío de información y/o cotización
visita personal
mande fax o llame telefónicamente
Cuando la empresa participa en forma individual o dentro de un espacio
conjunto, es necesario que planifique y organice acciones de promoción que
atraiga visitantes al stand, como ser:



Realización de sorteos en el cual se invite al ganador a visitar
nuestro país, provincia y empresa, creando así una relación de
confianza y conocimiento entre las partes.
Contratar promotoras bilingües (el idioma depende del país en
donde se realiza la feria, pero si es fuera de Latinoamérica es
necesario que hable) que repartan folletos de la empresa no sólo en
el stand sino que recorran la feria y atraigan visitantes.
Uso de tecnología soporte como ser: TV, video, música (sí es posible
y permitida).
Áreas de Grupos Estratégicos – Fundación ProMendoza 16
Manual de Participación en Ferias Internacionales
Factores de éxito en la participación
Adecuada selección de la feria
Elaboración de una investigación preliminar
Definición clara de los objetivos
Conocimiento en detalle de las normas de las ferias
Una minuciosa preparación, con la suficiente antelación
 Capacitación del personal del stand
 Cuidado a las prácticas burocráticas para el envío del material
 Cuidado con la logística
 Desarrollar un buen trabajo antes, durante y después de la feria
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Modelo de “Agenda de Contacto” a preparar por el participante:
Tarjeta de Negocios
Feria/Evento:…….……………………………………….
Lugar y Día:…….…………………………………….
Ocupación: O
O
Relación:
Importador
Distribuidor
O Trading
O Otro
O Cliente Anterior O Cliente Nuevo
O Cliente Existente O Cliente Potencial
Interés:………………………………………………………..
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Información: O Folleto
Entregada:
O Cotización
O Lista de Productos
O Lista de Empresas
Seguimiento: O Telefónico
O Envío Muestra
O Información
O Visita Personal
O Envío Cotización
O Otro
Comentarios:…..…………………………………………..….
..……………………………………………………………………….
..………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Acciones a Desarrollar después de la Participación en la Feria
Es muy importante tener presente las acciones a desarrollar con posterioridad a
la participación en la feria, ya que todo lo que se haga en esta etapa servirá para
profundizar la relación con los contactos comerciales obtenidos. Caso contrario la
inversión de participar en una feria no recibirá los beneficios esperados.
¿Qué hacer después de la feria?
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En primer lugar es necesario seleccionar la información obtenida en la feria
como ser folletos de empresas competidoras, de proveedores, estudios de
mercado, tarjetas personales, fotos, videos, etc.
Luego es importante enviar un fax de agradecimiento a los visitantes al stand,
es decir a aquellos previamente seleccionados como importantes, ya que
aunque no se tenga disponibilidad de producto en ese momento, se puede
mantener la relación para un futuro cercano en donde el visitante se puede
convertir en cliente.
También es muy importante procesar la información, a través de un informe o
gráficos, en forma rápida y derivarla a quien corresponda dentro de la
empresa.
Con el mero hecho de participar en una feria no se logra nada si no se
implementan los cambios positivos observados en la misma. Hay que
aprender de nuestros competidores y adaptar nuestros productos de acuerdo
al gusto del mercado al cual queremos ingresar.
Si la participación en la feria fue exitosa, empezar a planificar la participación
en la próxima edición para obtener un mejor resultado, para lo cual hay que
obtener el formulario de inscripción de la misma.
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Check-list de elementos indispensables para llevar a una Feria
Aunque parezca obvio, es común cuando se participa en una feria, no llevar
todos los elementos necesarios que faciliten tanto la exhibición como la atención
de los visitantes, permitiéndonos un uso eficiente del tiempo y recursos durante
la exhibición.
Entre estos podemos mencionar:
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Tijera
Cutter
Cinta gruesa para embalar paquetes
Cinta de doble adhesivo para pegar folletos, carteles y/o fotos en los
paneles.
Tanza para colgar los carteles.
Goma de pegar
Cintex
Lapicera y/o lápiz
Regla
Clips
Abrochador
Perforadora
Servilletas (en caso de ofrecer muestras para degustar)
Escarbadientes de madera o plástico (en caso de ofrecer muestras
para degustar)
Platos plásticos para degustación
Elementos de decoración para el stand: manteles, copas, adornos,
etc.
Tarjetas personales (en inglés) en cantidad suficiente
Papel Membreteado de la Empresa
Agenda de Contactos Comerciales (ver modelo adjunto)
Muestra del producto, incluyendo la documentación necesaria para
ingresarla
Folletos de la empresa, en cantidad suficiente
Mapa de la ciudad en donde se realiza la feria
Video Filmadora
Cámara de Fotos
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Manual de Participación en Ferias Internacionales
Direcciones Útiles
Fundación ProMendoza - Oficina Central
Dirección: Sarmiento 212 1º piso – ciudad – Mendoza (5500)
Tel./Fax:
54 261 4054700
E-mail:
[email protected]
Web site:
http://www.promendoza.com
Fundación Export.Ar
Dirección: Paraguay 864 – Capital Federal (1057) – Bs. As.
Teléfono/fax: 54 11 4315 4841 y líneas rotativas
E-mail:
[email protected] / [email protected]
Web site:
http://www.exportar.org.ar
COPAL (Coordinadora de las Industrias de Productos Alimenticios)
Dirección: Florida 537 – Piso 2º Oficina 513 – Capital Federal (1005) – Bs. As.
Teléfono:
54 11 4322-5260 / 4325-8643
Fax:
54 11 4325-1483
E-mail:
[email protected]
Web site:
http://www.copal.com.ar
PROMEX – SAGPyA
(Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentación)
Dirección: Av. Paseo Colón 922 – PB “4” – Capital Federal (1063) – Bs. As.
Teléfono:
54 11 4349-2002//2003/2004
Fax:
54 11 4349-2007
Web site:
http://www.sagyp.mecon.ar
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