Línea de saludo

DESARROLLO DE ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS
Código: FOR-GA-83/Versión 2
IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PEDAGÓGICA
PROGRAMA DE FORMACIÓN
UNIDAD DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD
OBJETIVOS
SECRETARIADO GERENCIAL - ASISTENTE ADMINISTRATIVO I-A
REDACCIÓN
DESARROLLO DE LAS CARTAS Y SUS CICLOS BÁSICOS
Aprender las normas básicas de redacción y uso de términos comerciales modernos
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
MECANICA DE UNA CARTA COMERCIAL
PAPERLERIA Y PARTES DE LA CARTA
Comenzaremos con la papelería porque con la papelería es lo primero que comienza a presentar la “imagen” de la carta. Los
principales factores en la selección de la papelería son la calidad y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y
sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña fracción del costo total de la carta El papel blanco
es de uso universal para cartas hoy día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de copias y se
puede doblar nítidamente sin requerir mucho espacio.
Partes de una carta comercial
La ubicación correcta de las partes de una carta comercial en la página con membrete es importante, porque de una carta
comercial en la página con membrete es importante, porque la apariencia de la carta es la primera impresión que recibe el lector
y ésta puede ser agradable o desagradable. Las principales partes de la carta aparecen en la ilustración y son:
La línea de localidad y fecha
La primera palabra de esta línea es el nombre del lugar, nunca una cifra. En un papel con membrete, la línea de localidad y fecha
se escribe dejando una línea de localidad y fecha se escribe dejando una línea en blanco entre ésta y el membrete.
En papel sin membrete se pueden escribir 15 líneas debajo del filo superior del papel.
No abrevie la fecha porque se presta a confusión; 6/6/78, puede significar junio 8 ó 6 de agosto de 1978. tampoco. Tampoco es
de buen gusto abreviar los meses del año; éstos siempre se escriben con letra minúscula. Ejemplo:
Página
Línea del nombre y dirección del destinatario
Estas líneas contienes el nombre completo de la persona o institución a quien va dirigida la carta y su dirección postal. Todas las
líneas se escriben contra el margen izquierdo y espacio sencillo. Todas las líneas terminan en coma menos la primera que no
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Cartagena, 26 de noviembre de 1978
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lleva puntuación si es el tratamiento de respeto (señor, señora), ni la última que termina en punto. Se debe tratar de que el
nombre de la persona y la dirección del destinatario con el nombre de la ciudad, número de la calle y casa o número del apartado
y de la zona postal, se escriban correctamente para evitar extravíos molestos.
Estas líneas se deben comenzar de 4 a 10 líneas debajo de la fecha y se pueden escribir según las ilustraciones que
presentamos a continuación:
Señores
Luz M. De Velasco,
Avenida Venezuela 10-97,
Bogotá Colombia.
Señora
Peláez y Co.,
Calle topacios, 286,
México, D.F
Señor
Doctor Pedro Urueta M.,
Clínica central
La Paz, Bolivia.
Señores
Editorial McGraw-Hill Latinoamericana
Apartado 6-10 64, Panamá 6, República.
Línea de saludo
Es la expresión que ayuda a establecer el tono corté de la carta. Siempre se escribe a dos líneas por debajo del nombre de la
ciudad. Las expresiones de saludo más corrientes son:
1. Para una empresa o institución:
Señores:
Estimados señores:
Estimado señor Barrios:
Página
Estimada señora:
2
2. Para un individuo:
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Línea de referencia o asunto
Esta línea le permite al lector determinar de una sola mirada el asunto o tema al cual se refiere la carta. Como la línea a dos
líneas por encima del saludo, Puede ir subrayada o escrita toda con letras mayúsculas. Por ejemplo:
Asunto: Investigación de mercados
Estimados señores:
Ref. Limpieza de su alfombra.
Estimada señora de Pérez
Asunto: CONCURSO LITERARIO
Cordial saludo:
Página
Es la parte central de la carta y la que contiene el mensaje comercial. Al escribirlo con máquina debe observar los siguientes
principios para que su apariencia sea atractiva:
a) Trate de que el margen derecho de tan parejo como el izquierdo sin tener que dividir demasiadas palabras.
b) Comience el cuerpo de la carta dos líneas por debajo del saludo, o dos líneas por debajo de la referencia.
c) Escriba la carta a espacio sencillo. La escritura es espacio doble en blanco es aceptable en cartas demasiado cortas.
d) Cuando se escribe a espacio sencillo, siempre deje una línea en blanco entre párrafos.
e) Los párrafos, ya sea que estén escritos a espacio sencillo o a espacio doble, deben llevar sangría.
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Cuerpo de la carta
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Despedida
La carta tradicional contenía abreviaturas de frases tales como atto., S.S.; la carta moderna, en cambio, se limita a emplear una
despedida sincera e informal:
Cordialmente,
Sinceramente,
Muy atentamente,
Atentamente,
Recuerde los siguientes puntos:
a) Use mayúscula únicamente para la primera palabra.
b) Coloque una coma después de la despedida.
c) Inicie la despedida en la segunda línea debajo de último párrafo, cerca del centro de la carta.
Firma
La firma escrita a mano por el remitente aparece inmediatamente debajo de la despedida. Para ello se dejan cuatro líneas en
blanco después de la cual se coloca el nombre completo de la persona que escribe la carta, seguida del título o departamento, o
ambos.
Cordialmente, 4
Rafael Suárez,
Jefe de Publicidad
Página
Con frecuencia es necesario enviar junto con la carta algún documento adicional que puede ser un cheque, una letra de cambio,
un contrato, una copia de carbón o un folleto. En cada caso, se debe avisar el envío de estos de estos documentos escribiendo
debajo de las iniciales sin dejar en blanco y contra el margen izquierdo, una anotación en cualquiera de los cuatros estilos
siguientes:
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Inclusos o anexos
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Anexo: cheque
Inc.: cheque
Inc, (2)
Anexos: cheque
Anexos : Informe
Anexos : Póliza
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5
Ejemplo de carta comercial con asunto:
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Ejemplo carta comercial con referencia:
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Ciclos básico de la correspondencia comercial:
En el desarrollo de la actividad comercial se presentan diferentes clases de comunicaciones comerciales, que aunque pueden
realizarse en forma telefónica muchas veces es preferible hacerlas por escrito. En todos los casos será importante identificar que
datos son fundamentales, para garantizar la mayor eficiencia en la comunicación.
Solicitudes de datos:
Si una solicitud de datos va a realizarse por medio de una carta, es muy importante saber expresarse, para facilitar la tarea del
destinatario y motivarlo a responder oportunamente.
Por tanto conviene tener presente las siguientes sugerencias.





Determinar a quien se dirige la solicitud para garantizar una respuesta acertada.
Precisar el tipo de información que se desea y la finalidad.
Expresarse con mucha cordialidad y gratitud.
Dejar abierta la posibilidad de información adicional pertinente a discreción del informante.
Manifestar una actitud de reciprocidad y disponibilidad para servir de igual manera.
Ejemplo 1 solicitud:
Dentro de tres meses recibiré mi título de bachiller en el colegio Andino de Cali y aspiro seguir la carrera de ingeniería industrial.
Por lo anterior, muy cordialmente les solicito me informen sobre los requisitos de ingreso a la facultad de ingeniería de esa
universidad.
Mucho les agradeceré me envíen la información que ustedes consideren necesarias para iniciar los trámites correspondientes.
En atención a su solicitud, complacidos le adjuntamos un boletín informativo, en el que se detallan los requisitos y trámites de
ingreso a la facultad de ingeniería de esta universidad.
Página
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Ejemplo 2 respuesta:
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Cualquier información adicional que necesite, estaremos atentos a ofrecérselas con mucho gusto.
Esperemos poder contar con su presencia en nuestras instalaciones a partir del próximo semestre.
Cotización pedido y remesa
Cotización:


Al solicitar una cotización debe describirse con exactitud el producto o servicio deseado, la cantidad y la urgencia con que
es requerida y la dirección, número de fax o correo electrónico al cual debe enviarse la respuesta.
Es necesario identificar completamente el producto o servicio, indicar el precio unitario y total, especificar el IVA y demás
sobrecargos o descuentos, y si lo hay ; señalar la disponibilidad del producto o servicio, determinar quién corre con los
gastos de transporte y seguros, e indicar la forma de pago y el periodo de validez de la cotización.
Pedido:

Al hacer un pedido es importante mencionar la cotización, identificar con exactitud el producto o servicio, indicar la
cantidad y la forma de despacho requerida. La dirección exacta donde debe despacharse y la manera de pago.
Remisión:
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
Cuando se despacha la mercancía o se presta el servicio, se entrega una nota de resmision o la factura correspondiente,
en la cual se describe el producto o servicio, la cantidad, el precio parcial y total, el iva, cargos adicionales, descuentos y
forma de pago.
Al hacer el pago de la factura, mediante una remesa interbancaria, un cheque, una consignación, una carta de crédito o
cualquier otro sistema, debe estar acompañado de una carta explicativa en la que se especifique el numero de factura y la
fecha en que se desea pagar.
Página

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Ejemplo solicitud de cotización:
Solicito cordialmente a ustedes me coticen los siguientes textos:
10 Rojas: Redacción comercial estructurada ISBN: 958-600-045-1
10 Basulto: Ortografía actualizada ISBN: 987-475-374-5
10 Revilla: Gramática española moderna ISBN: 958-601-521-9
Adicionalmente, deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el tiempo de entrega.
Ejemplo cotización:
Complacidos le anexamos la cotización 345-5, válida hasta el 30 de junio de 2014. Como podrán verificar, les estamos ofreciendo
un descuento del 20% por pago de contado.
Esperamos recibir su pedido para poder proceder de inmediato a su despacho.
Ejemplo Pedido:
En atención a las cotizaciones enviadas por usted y en respuesta a la mismas, les solicito el despacho de los siguientes textos,
de acuerdo a su cotización N° 345-6 del 20 de abril de 2014:
10 Rojas: Redacción comercial estructurada ISBN: 958-600-045-1
10 Basulto: Ortografía actualizada ISBN: 987-475-374-5
10 Revilla: Gramática española moderna ISBN: 958-601-521-9
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RECURSOS Y EQUIPOS REQUERIDOS
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Les agradeceré que el despacho del pedido se realice a la dirección: transversal 68ª 1-88 Santa fe de Bogotá.
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Página
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Tablero, marcador, computadores