Naturaleza del cargo Clase a la que pertenece el cargo

Código: 1.3.07.43.1
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
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PROFESIONAL DE
CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN
UNIDA DE
CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN
Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
EJECUTIVO
SUSTANTIVO
07
Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Naturaleza del cargo
Ejecutar labores profesionales relacionadas con los procesos de capacitación y formación, que
requieren independencia de criterio y experiencia previa para la realización efectiva y eficiente
de las mismas y el cumplimiento de los objetivos de su área de trabajo.
Clase a la que pertenece el cargo
Profesional
Línea de reporte y supervisión del cargo
Reporta a: Encargado(a) de Capacitación y Formación
Supervisa a: Le podría corresponder coordinar personal que le pueda ser asignado.
Principales funciones y responsabilidades
ACTIVIDADES GENERALES
1. Solucionar situaciones diversas en el área de su competencia, emitir informes y
recomendaciones, recopilar y actualizar información, analizar datos y desarrollar propuestas
de mejora a los procesos en los que participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de
las tareas en forma oportuna y eficiente.
2. Participar en la elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas, para la
adquisición y contratación de Bienes y Servicios requeridos.
3. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne el
Jerarca Superior Administrativo o su superior inmediato, en concordancia con la Ley
General de Control Interno.
4. Participar en foros, seminarios, reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades
diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido.
5. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o
externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de
los objetivos institucionales.
6. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda
aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
7. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias
que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente
su campo de acción.
8. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes
y brindar asesoría y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto
dependencias externas, como internas.
9. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las
diferentes actividades a su cargo.
10. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté
asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en
las específicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
1. Analizar los insumos de datos e información requeridos como parte de la elaboración del
estudio de necesidades de capacitación y formación para identificar los requerimientos
institucionales en la materia y sistematizar los mismos en las temáticas claves en las cuales
estarán centrados los resultados del estudio correspondiente.
2. Participar en la elaboración/actualización del plan de capacitación y formación del Régimen,
acorde con los resultados del estudio de necesidades en la materia; asegurando su
alineamiento con la visión de largo plazo y agenda estratégica del IFAM para el Régimen
Municipal.
3. Gestionar los requerimientos operativos necesarios para ejecutar los programas o
actividades de capacitación y formación que conforman el plan correspondiente.
4. Programar y ejecutar los programas o actividades de capacitación y formación de la
Institución, o en su defecto gestionar la contratación externa de recursos operativos
enfocados a prestar los servicios en cuestión.
5. Gestionar el proceso de evaluación de los programas y actividades de formación y
capacitación que presta la Institución por medio de la aplicación de herramientas específicas
previamente definidas y validadas con la jefatura del área, entre ellas encuestas,
entrevistas, otros.
6. Gestionar la identificación, acorde a las oportunidades definidas como parte de la etapa de
evaluación, de todas aquellas iniciativas de mejora que deberán ser implementadas para
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Categoría
cerrar las brechas de calidad, eficiencia y eficacia existentes desde la perspectiva de los
resultados del servicio.
7. Gestionar la implementación de las iniciativas que hayan sido aprobadas, para atender las
oportunidades de mejora y cerrar las brechas de calidad, eficiencia y eficacia con respecto a
los servicios que brinda la Institución en materia de capacitación y formación.
8. Participar en la elaboración informe de resultados correspondiente, cuya finalidad es
integrar los resultados de la iniciativa y determinar el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestas.
Condiciones ambientales y organizacionales
1. Supervisión recibida
Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones de carácter general que le suministran sus
superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel de la dependencia donde labora, y
aplicando métodos y procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación
vigente, aplicable a su área de competencia.
Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que
presenta, la calidad de los métodos empleados, los aportes originales a las actividades
asignadas, el grado de cumplimiento de las metas y objetivos, la comprobación de su aptitud
para organizar y dirigir, cuando le corresponda, así como por la verificación de la calidad,
oportunidad y exactitud de los resultados obtenidos, la contribución al trabajo en equipo, la
eficacia y eficiencia de los métodos empleados y el acierto de las recomendaciones.
2. Supervisión ejercida
Le puede corresponder supervisar las actividades asignadas a personal profesional de menor
nivel, técnico, administrativo u operativo adscritos a la dependencia donde labora.
3. Responsabilidad por funciones
La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación
de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver
adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias de la dependencia bajo su
responsabilidad o del área de su competencia, por lo que es necesario la actualización
permanente de las teorías y prácticas de su profesión.
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el
ejercicio de sus funciones, cuya revelación, sin la autorización debida puede causar perjuicios a
la organización y hasta daños morales a terceras personas.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.
4. Responsabilidad por relaciones de trabajo
Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales,
funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las
cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así
relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio.
5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores
Es responsable por la adecuada utilización, mantenimiento y uso racional del equipo, materiales
y recursos que le sean asignados, así como de los sistemas de información, vehículos y otros
que le son suministrados para el desarrollo de las actividades propias.
Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y
materiales necesarios para realizar el trabajo.
6. Condiciones de trabajo
El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los
gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del
país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así
lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la
Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada
extraordinaria.
La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio
profesional para la ejecución de sus funciones.
Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo
puede originar situaciones de moderado estrés.
7. Consecuencia del error
Los errores que se puedan cometer por la gestión de las actividades asignadas pueden
provocar pérdidas económicas, materiales, humanas, o daños y atrasos en la planeación y el
control de las actividades desempeñadas, por consiguiente, repercutir negativamente en nivel
de servicio, la toma de decisiones y el desempeño de la dependencia donde labora.
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Los errores cometidos podrían acarrear sanciones administrativas e incluso penales,
pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a
su cargo dependiendo de la gravedad del error, por lo cual las actividades deben desarrollarse
con sumo cuidado y precisión.
La revelación de información confidencial puede originar conflictos, inconvenientes de
trascendencia y perjuicios de diversa índole, que podría afectar significativamente los intereses
institucionales.
Competencias base asociadas al cargo
Competencias
Niveles por competencias
Inicial
Básico
Optimo
1
Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo
2. Planificación y Organización
3. Trabajo en equipo y cooperación
4. Flexibilidad y adaptación al cambio
5. Comunicación Asertiva
6. Liderazgo
7. Construcción de relaciones interpersonales positivas
8. Negociación y Solución de Conflictos
9. Capacidad para aprender e investigar
10. Compromiso y calidad organizacional
Conocimientos técnicos y/o específicos
Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como
el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio.
Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
1
Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Constitución Política de la República de Costa Rica
Ley General de la Administración Pública
Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos
Ley General de Control Interno
Manual de Normas de Control Interno (CGR)
Ley General de Archivo
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Código de Trabajo
Código Municipal
Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM
Código de Normas y Procedimientos Tributarios
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos
Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su
accionar.
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:
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Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como:
procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese
campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Modelos y sistemas para la capacitación y formación virtual
Planificación Curricular
Administración de Proyectos
Gestión de Riesgos y Control Interno
Requisitos del cargo
Formación Académica
Licenciatura en Ciencias de la Educación con énfasis en Administración Educativa o,
Licenciatura en Administración Pública, Administración, Administración de Negocios o
Administración de Empresas o afines.
Experiencia
Dos años de experiencia en labores profesionales relacionadas con el puesto, con la
especialidad de éste o bien con su formación profesional.
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Categoría
Requisitos legales u otros
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Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el
ejercicio del correspondiente grado y área profesional.
Licencia de conducir B1 vigente.2
Condición especial del puesto
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2
Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley
así se indique para el ejercicio del puesto o cargo.
Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del
mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro
Social, que así lo confirme
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