Código de Conducta de Proveedores - Duke

Código de Conducta de Proveedores
Vigencia: 2 de julio de 2012
Ethics
Matters
Mensaje del Director
de Compras
Duke Energy tiene un compromiso con la seguridad, la diversidad, el liderazgo ambiental,
la responsabilidad social y la ética en sus prácticas comerciales. Estos valores fundamentales
garantizan que las decisiones que tomemos hoy sean las decisiones correctas para mañana.
Esperamos que nuestros proveedores de bienes y servicios adhieran a estos valores fundamentales
y los apliquen a su forma de hacer negocios en Estados Unidos y en todo el mundo.
Este Código de Conducta describe nuestras expectativas en mayor detalle. Los proveedores
deben comunicarlo a sus empleados, agentes y subcontratistas para que comprendan y
cumplan con este código así como con sus propias pautas de ética y cumplimiento. La falta
de cumplimiento puede alterar las relaciones comerciales de Duke Energy con un proveedor
y hasta llevar a la terminación de la relación comercial.
Agradezco a cada uno de nuestros proveedores por su compromiso con estos valores. La
adhesión a los más altos estándares de conducta ética, social y de sustentabilidad constituye
la base incondicional de nuestra relación.
Ron Reising
Director de Compras
El Código de Conducta de Proveedores no crea derechos contractuales ni establece todos los requisitos legales
para realizar negocios con Duke Energy o en su nombre. Cada proveedor es responsable de conocer, entender y
cumplir con las leyes y reglamentos necesarios para mantener relaciones comerciales con Duke Energy.
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Normas del Código de Conducta de Proveedores
Salud y Seguridad
Conflicto de Intereses
La seguridad es nuestra prioridad. Los proveedores deben compartir el compromiso de Duke
Energy de proveer un lugar de trabajo sano y seguro ejerciendo buen juicio en sus decisiones
de trabajo y aplicando prácticas de trabajo seguro (incluidos los requerimientos regulatorios y
específicos de cada contrato) a todas sus actividades. Los proveedores deben asegurarse de que
los empleados que trabajen en las instalaciones de Duke Energy cumplan los requisitos generales
y particulares de cada planta, incluidas las prohibiciones de consumir y poseer drogas ilegales y
alcohol, las restricciones sobre portación de armas y el apoyo a un entorno sin violencia.
Existe un conflicto de intereses cuando un proveedor debe hacer una elección entre lo que está al
servicio de sus propios intereses (económico u otro) y lo que está al servicio de los intereses de
Duke Energy. Puede surgir un conflicto si el proveedor:
Protección Ambiental y Sostenibilidad
•Tiene acceso a información privada y confidencial de Duke Energy y al mismo tiempo provee
bienes y servicios a la competencia de Duke Energy.
Duke Energy aspira a ser un líder del sector en la protección de nuestro medio ambiente. Tenemos
el compromiso de cumplir y superar los requisitos regulatorios, y mejorar las comunidades que
servimos y nos acogen. Buscamos activamente proveedores que compartan nuestro compromiso
con la protección del ambiente. Los proveedores deben respetar la letra y el espíritu de todas las
leyes ambientales, estatales y locales, así como las políticas y procedimientos aplicables de Duke
Energy.
Cumplimiento Legal y Regulatorio
Los proveedores deben cumplir con la letra y el espíritu de los requisitos legales aplicables,
incluidos aquellos que prohíben sobornos, pagos indebidos, corrupción y otras prácticas
comerciales faltas de ética que tiene el próposito de obtener una ventaja inapropiada. los
proveedores deben cumplir con las leyes antimonopolio y de prácticas comerciales justas,
incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.
Duke Energy y sus proveedores deberán asegurar el cumplimiento de las normas
relacionadas a la no discriminacion y al trato preferencial, en tanto resulten aplicables.
Obsequios y Cortesías Comerciales
Siempre que se ofrece un obsequio o entretenimiento en el contexto de una relación comercial,
existe el riesgo de que ello influya o parezca influir una decisión comercial. Intercambiar obsequios
y cortesías modestas puede ser aceptable bajo ciertas condiciones; pero no es un requisito para
hacer negocios con Duke Energy. Los proveedores nunca deben ofrecer ni proveer a los empleados
de Duke Energy incentivos o recompensas personales para influir una decisión comercial, tal como
la adjudicación de una compra. Está estrictamente prohibido dar efectivo o un equivalente de
efectivo de ninguna clase a un empleado de Duke Energy.
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•Contrata a un empleado de Duke Energy o a alguien con una estrecha relación personal con un
empleado de Duke Energy.
•Es de propiedad parcial o total o está bajo el control de un empleado de Duke Energy o algún
miembro de la familia de un empleado.
•Está involucrado en la preparación de una Solicitud de Ofertas (RFP) y pretende presentar una
oferta por trabajo incluido en esa RFP.
Los proveedores deben revelar de inmediato cualquier posible conflicto de intereses a Duke Energy
para su revisión antes de celebrar cualquier operación comercial. Si surgiera un posible conflicto
de intereses durante la relación comercial, ello debe ser revelado inmediatamente al tomar
conocimiento del mismo.
Registros Comerciales
Información y registros exactos y confiables son esenciales para el cumplimiento de las obligaciones
contables, legales y gerenciales de Duke Energy. Los proveedores deben cumplir con los principios
contables generalmente aceptados que incluyen un sistema de controles internos, para preparar
en forma inmediata, exacta y completa informes, vouchers, solicitudes de reintegro y facturas.
Los proveedores deben observar todas las leyes y requisitos contractuales aplicables al crear,
mantener y eliminar los registros que se refieren a sus tratos de negocios con Duke Energy.
Trato Equitativo
Los proveedores deben llevar a cabo sus operaciones en forma socialmente responsable y sin
discriminación. Deben garantizar que sus trabajadores, quienes representan a Duke Energy, que
están asignados a las instalaciones de Duke Energy, y que interactúan con los empleados de Duke
Energy, no adopten comportamientos de intimidación o acoso a terceros. Todos los proveedores de
Duke Energy deben cumplir con la letra y el espíritu de las leyes estadounidenses e internacionales
sobre trabajo y empleo, y aquellas asociadas con igualdad de oportunidades, inmigración, trabajo
infantil, trabajos forzados u obligatorios, horas de trabajo, salarios y beneficios, libertad de asociación
y entornos de trabajo libres de acoso.
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Cumplimiento de los Proveedores
Recursos de la Compañía
Los proveedores deben usar los recursos de Duke Energy responsablemente y solo para fines
comerciales legítimos. Las instalaciones, los equipos, los sistemas, los activos tecnológicos,
la información y los útiles e insumos de oficina y de campo son recursos de Duke Energy. Los
proveedores no pueden utilizar el nombre, el logo, las marcas, ni ninguna propiedad intelectual
de la compañía sin el expreso consentimiento escrito de Duke Energy. Los derechos de propiedad
intelectual de terceros deben ser respetados siempre. También se prohíbe a los proveedores y
sus empleados utilizar los recursos o instalaciones de Duke Energy para solicitar o distribuir
informaciones o materiales no asociados con el trabajo de Duke Energy.
Cualquier información provista a los proveedores por Duke Energy, incluida la información sobre
empleados y clientes, debe ser manejada en cumplimiento de las políticas y requerimientos de
Duke Energy, particularmente los requisitos de privacidad y seguridad de TI, así como también
leyes y reglamentos aplicables. La información confidencial puede ser compartida únicamente
dentro la respectiva compañía, y siempre que sea necesario. Los proveedores no pueden compartir
la información confidencial de Duke Energy con terceros sin permiso expreso por escrito.
El cumplimiento de este código es obligatorio para los proveedores, sus subcontratistas y todos los
trabajadores que no son empleados y prestan servicios a Duke Energy o trabajan en su nombre.
Nos reservamos el derecho de realizar inspecciones y auditorías, incluidas las visitas a las
instalaciones de nuestros proveedores, para verificar que las operaciones comerciales del proveedor
cumplen las expectativas mencionadas en este código. Los proveedores y sus empleados deben
cooperar en caso de una auditoría o inspección. Cualquier deficiencia podría tener por consecuencia
la solicitud de que un trabajador sea retirado de la instalación de Duke Energy, un plan de
remediación o la finalización de la relación comercial.
Denuncias de Incumplimiento
Los proveedores, sus empleados o sus subcontratistas deben denunciar cualquier incumplimiento
real o sospechado de este código por parte de empleados o proveedores de Duke Energy. Las
denuncias pueden cursarse a través de:
• Notificación a su representante de Duke Energy
• Carta enviada a la Oficina de Ética de Duke Energy, P.O. Box 1333, Charlotte, NC 28201
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Diversidad y Selección de Proveedores
• Correo electrónico enviado a la Oficina de Ética de Duke Energy, a [email protected]
Duke Energy tiene un compromiso de trato justo y equitativo en la evaluación de ofertas,
negociación, decisiones de adjudicación y administración de sus actividades de compra y
aprovisionamiento. La compañía reconoce que una comunidad de proveedores fuerte y diversa
es esencial para la vitalidad económica y busca proactivamente oportunidades de hacer negocios
con proveedores competitivos, que favorecen la diversidad. Esperamos que nuestros socios
comerciales busquen, empleen y desarrollen proveedores con diversidad cuando realizan trabajos
en nuestro nombre.
•Comunicación a la línea telefónica EthicsLine de Duke Energy, 0800.52.417 o
https://ethicsline.duke-energy.com/ (La línea telefónica EthicsLine, administrada por
un tercero independiente, acepta denuncias anónimas)
0800.52.417
lÍnea de Ética
Alentamos la discusión abierta de cualquier cuestión o inquietud sobre este código o nuestras
relaciones comerciales. Los proveedores pueden plantear sus dudas o inquietudes a los contactos
indicados anteriormente.
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