EVENTOS Antes de hablar sobre el tema, es importante entender

EVENTOS
Antes de hablar sobre el tema, es importante entender algunos conceptos que son clave en
el desarrollo de un evento:
Protocolo es el conjunto de normas establecidas por ley, costumbre o tradición, que
facilitan el cumplimiento de los objetivos propuestos. Es orden, respeto, etiqueta
El término de protocolo ha tenido siempre un gran significado en la sociedad, debido a su
vinculación con la fuente de poder o autoridad, desde tiempos remotos.
Etiqueta es el conjunto de reglas y normas que se deben aplicar en actos solemnes o
sociales que se realicen ya sean privados o sean públicos. La etiqueta hace que la
realización de los eventos sea más agradable.
Ceremonial De origen latino, significa acción o acto exterior ejecutado de acuerdo con
una ley o una costumbre. El ceremonial se utiliza para dar culto a las cosas Divinas o para
reverenciar y dar honor a lo humano.
Urbanidad se define como una relación de convivencia, en la que se busca el bien común,
el bienestar de los demás. Este propósito se logra al aplicar los buenos modales, la cortesía
y el respeto.
Cortesía Es la amabilidad, consideración y buena educación.
Glamour Es el encanto o atractivo especial que tiene una persona.
gusto, distinción.
Es elegancia, buen
¿Cómo se relacionan?
El protocolo, la etiqueta, el ceremonial, la urbanidad, la cortesía y el glamour nos dan las
pautas para que el desarrollo de todo evento sea organizado, agradable, en sí perfecto, en
todos los aspectos; desde la ambientación del lugar en donde se efectuará, hasta el
comportamiento y el vestuario de los participantes
¿QUÉ ES UN EVENTO?
Generalmente, evento se define como la celebración de un acontecimiento especial o que
tiene relevancia, que tiene una proyección social. Por ejemplo, una boda se considera
como evento por la trascendencia que tiene para las familias de los contrayentesLos eventos requieren de preparación y se deben anunciar con bastante antelación. Debido
a la organización y el tiempo que se debe emplear para su desarrollo, existen empresas
especializadas que tienen el personal suficiente y la parte logística para apoyar de manera
eficiente en los ámbitos laborales o familiares.
CLASES DE EVENTOS
Para planificar un evento, se debe tener en cuenta su tipo o clasificación. Por su temática, se
encuentran los siguientes acontecimientos:
EVENTOS SOCIALES. Se organizan para celebrar los acontecimientos familiares:
bautizos, primeras comuniones, bodas, cumpleaños. Se pueden escoger diversidad de sitios
para su desarrollo: la casa, un salón, un parque. Es importante que todo sea acogedor,
agradable y bien organizado.
EVENTOS CORPORATIVOS Principalmente se organizan con el fin de vincular,
incentivar, capacitar, promover, promocionar a las empresas con sus empleados, clientes o
público en general. Debido a la magnitud de su realización, se requiere la contratación del
servicio de empresas dedicadas a prestar el servicio y que brinden el personal idóneo y las
ayudas específicas para cada caso.
EVENTOS RELIGIOSOS De acuerdo con las creencias, se refiere a la celebración de
ceremonias, seminarios, convivencias, cursillos, retiros, jubileos o a la conmemoración de
festividades como Navidad, Pascuas, Santoral.
EVENTOS DEPORTIVOS Son actividades que se realizan esporádicamente para la
integración social o laboral. Tienen repercusiones positivas de turismo, económicas,
políticas, sociales.
EVENTOS ACADÉMICOS Conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o
técnico que implica enseñanza o capacitación.
EVENTOS CULTURALES Como festivales, conmemoraciones, espectáculos artísticos,
muestras de arte, inauguraciones de centros culturales, presentaciones de obras,
exposiciones, congresos, ferias.
EVENTOS POLÍTICOS Como lanzamientos de campaña, nombramiento de funcionarios,
debates, cierre de campañas, reuniones de trabajo, entrega de premios, homenajes o
reconocimientos.
Por su tamaño, los eventos se dividen en
Pequeños, medianos, grandes y megaeventos.
NORMAS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
1.
2.
3.
4.
En todo acto debe existir una presidencia claramente identificada.
Debe haber un lugar de honor
Los invitados
Para la ubicación de las personas, se toma en cuenta el reglamento del ceremonial y
las normas de precedencia.
5. Personal de protocolo. Debe ser profesional en este campo con el fin de que
entienda y aplique las etapas de la organización y emplee correctamente los recursos
que forman parte del mismo.
ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR EN LA PLANEACIÓN DE LOS ACTOS
1. Ubicar incorrectamente las banderas. La bandera de Colombia no cede la derecha.
La bandera de otro país o la institucional, se ubica a la izquierda.
2. Altura de las banderas. Los mástiles o pies de las banderas se dejan a la misma
altura.
3. Ubicar mal los invitados en la mesa. Para no cometer errores, se debe tener en
cuenta en jerarquía las normas de cercanía y proximidad. El orden jerárquico se da
de adentro hacia fuera y de adelante hacia atrás. La persona de mayor jerarquía
ocupa el centro de la mesa y hacia la derecha se sientan en orden de mayor a menor
grado.
4. Orden incorrecto de los oradores. El orden de los oradores es contrario a las demás
acciones. Siempre inicia la persona de menor jerarquía y termina la de mayor
jerarquía.
5. Desconocer apellidos y nombres correctos. Los nombres de extranjeros o
demasiado largos se deben repetir varias veces para pronunciarlos natural y
correctamente.
6. Desconocer el cargo, rango o función de cada persona que se va a presentar o
anunciar.
7. Envío de invitaciones fuera de término. Las invitaciones se deben enviar entre
quince y veinte días de anticipación, exceptuando las de bodas, que deben
entregarse entre mes y medio o dos meses de antelación. Es importante, escribir:
“R.S.V.P” (Rèpondez, síl vous plait) o “S.R.C.” (Se ruega confirmar), para conocer
exactamente la cantidad de participantes.
8. Envío de invitaciones incompletas. Se deben indicar todos los datos: lugar, hora y
fecha en donde se realizará el evento. Nombre de quienes invitan. Razón del
evento. Clase del evento: qué se celebra.
9. Error en el envío de invitaciones. En caso de no haber enviado una tarjeta a quien
debería asistir, se puede llamar e indicarle que por el tiempo o problemas del correo,
no se le entregó la invitación. Personalmente se entregan invitaciones a personas
muy importantes o autoridades.
10. Falta de seguimiento de la invitación. Después de la entrega de invitaciones, se hará
un control para conocer el número exacto de participantes.
11. Desconocimiento de las costumbres de extranjeros. Si asistirán personajes de otras
nacionalidades, se debe aplicar el carácter internacional.
12. Demasiado acartonamiento. En las relaciones deben prevalecer la espontaneidad y
la sencillez, para que todos se sientan cómodos. La rigidez no es natural ni buena.
Las personas de protocolo deben ser amables sin mostrar demasiada familiaridad,
deben hablar en tono bajo (que escuche sólo quien esté a su lado), no gesticular,
minimizar cualquier imprevisto.
13. Demostrar demasiado compañerismo o familiaridad en el trato. En reuniones
institucionales y formales, se debe evitar el trato familiar. Jamás, se emplearán
sobrenombres o adjetivos como “gordita”, “amor”, etc. Tampoco es correcto tocar,
besar o tomar del brazo a una persona de mayor jerarquía, a menos que ella tome la
iniciativa.
14. Vestuario inadecuado para el evento. Siempre el vestuario, el maquillaje en las
mujeres y los accesorios deben estar de acuerdo con el evento, la hora y la
formalidad. Quien está a cargo del Protocolo debe recordar que está representando
una institución y así sea interna o externamente, debe cuidar hasta el último detalle.
FUNCIONES DEL PERSONAL DE PROTOCOLO EN EVENTOS
1. Recordar el día en que se llevará a cabo el evento y conocer la hora exacta de inicio.
2. Conocer todo lo concerniente al salón, auditorio o sitio en donde se desarrollará el
evento.
3. Saber qué servicios hay disponibles en el sitio, como parqueaderos, servicio de
baños, sala de prensa, sala de estar, etc.
4. Saber si se cuenta con servicio médico en caso de emergencia.
5. Conocer la liste de autoridades que se prevé asistirán al evento
6. Saber el número de personas que asistirán
7. Realizar la distribución de los sitios de honor.
8. Realizar la distribución de las precedencias en la mesa directiva.
9. Si se requiere, hacer un mapa de ubicación.
10. Estar pendiente de la mesa directiva y de sus requerimientos; colocar el agua y
retirar las sillas.
11. Tener listos los materiales que se emplearán para trabajar.
12. Llegar al evento mínimo 30 minutos antes de la hora señalada.
13. Revisar que todo esté conforme al plan indicado en la agenda del evento.
14. Conocer el programa que se desarrollará.
15. Distribuir y asignar funciones a los compañeros.
16. Ubicarse en la entrada del salón para saludar y recibir cordialmente a los invitados.
17. Acompañar a las personas a los lugares establecidos previamente.
18. Estar pendiente de la propia ubicación antes de dar inicio al evento.
19. No descuidar las puertas ni dejarlas sin personal de Protocolo.
20. Estar pendiente de todas las necesidades que se presenten.
21. Chequear constantemente cargos, nombres y apellidos.
22. Consultar jerarquías.
23. Preparar a las personas que integrarán línea de recepción y apoyarán los eventos.
NORMAS GENERALES MIENTRAS SE CUMPLEN LA FUNCIONES
PROTOCOLO:
1.
2.
3.
4.
5.
Ser puntual.
No masticar chicle.
Dejar el tono de silencio en el celular.
Aplicar todas las normas de cortesía.
Vestir de acuerdo con el evento.
DE
DIAGRAMA DE GANTT
Definición.- Es una matriz en donde se ubican las actividades, tiempo programado
para realizarlas y personas responsables del cumplimiento de las tareas asignadas.
Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de
cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es
Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son
gratis.
Uso.- Se emplea para programar las actividades, vigilar el cumplimiento de un
proyecto en el tiempo establecido, determinar el avance, asignar responsabilidades
para cada ejecución y se presenta como cronograma en una entidad para el
desarrollo de las actividades.
¿Cómo se organiza?.1. Se identifican y se realiza una lista de las acciones que se realizarán para
desarrollar un proyecto.
2. Se determina la secuencia de ejecución de acciones, qué se hace primero y luego
el orden de las siguientes labores.
3. Se nombran las personas que ejecutarán cada tarea.
4. Se escoge la unidad de tiempo para establecer el diagrama: días, quincenas,
meses…
5. Se estima el tiempo de inicio y término para ejecutar cada acción.
6. Se puede incluir una columna para llevar un control
Otra forma de crear un diagrama de GANTT
En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las
columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración
del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal
cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho
determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas
secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
Prioridades en un diagrama de GANTT
A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa
hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso
del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha
actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no
se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo
atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada
respecto de la planificación del proyecto!
Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 ó 20 tareas para que pueda
caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear
diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.
Acontecimientos
Es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en
la planificación como puntos de conexión del proyecto, estos son los acontecimientos.
Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en faces claramente identificables,
evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento podría ser la
producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final de un
proyecto. Los acontecimientos son tareas que no tienen una duración en el diagrama; se
representan con un símbolo, por ejemplo un triángulo.
Recursos
Es útil mostrar referencias en diagrama, humanas o materiales, para permitir calcular el
tiempo restante y tener una idea del costo global.
Para ser más concisos, por lo general, sólo se escriben las iniciales o los nombres de los
responsables.