Reconciliacion Externa

RECONCIALIACION EXTERNA
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Manual de Usuario
AddIn Reconciliación
Externa
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El siguiente documento describe el procedimiento para importar un archivo de extracto bancario enviado por el
banco dentro de SAP Business One y guardar los parámetros de importación para posteriores ejecuciones. Se
describe también el procedimiento para agrupar movimientos del extracto y realizar registros en el diario
automáticamente.
Descripción General
Este addIn permite importar un extracto bancario desde los archivos electrónicos que proporciona el banco
ahorrando el tiempo necesario para introducir manualmente esta información. También permite agrupar
movimientos existentes en el extracto y generar un registro en el diario para estos movimientos. Los parámetros
de importación son configurables, minimizando la edición del archivo a importar. Como cada banco tiene un
formato de extractos diferente el add-on permite guardar los conjuntos de parámetros de importación para
futuras ejecuciones.
Después de importar la información en la ventana “Tratar estados de cuenta externos” se procede a realizar la
reconciliación externa de forma normal.
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Configuración Inicial
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Configuración Inicial
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Para importar el extracto de cuenta externo automáticamente se debe ingresar a la ventana “Tratar estados de
cuenta externos” de SAP Business One seleccionando Gestión de Bancos>Extractos bancarios y reconciliaciones
externas>Tratar estados de cuenta externos. Se muestra la siguiente ventana:
Debe seleccionar el modo en que el sistema debe tratar el extracto de cuenta externo: para la cuenta de mayor
o para el socio de negocios. A continuación, ingrese el código correspondiente para la cuenta de mayor/socio
de negocios.
Presione el botón Importar Extracto para importar la información del extracto de cuenta externo desde el
archivo electrónico recibido del banco.
Nota:
El archivo electrónico debe estar guardado como archivo de texto con codificación UTF-8 y la
primera fila debe ser la fila de títulos de columnas.
Para manejo de registros en el diario cuando se trata con monedas extranjeras se presentan
transacciones no compensadas. Debe realizar las siguientes configuraciones para permitir realizar
registros en el diario al utilizar cuentas con monedas extranjeras. Los totales en moneda local
deben ser iguales pero no los de moneda extranjera.
Abra el formulario de Registro en el diario. En las parametrizaciones del documento en la
pestaña General habilite las opciones “Autorizar trans.no compensada en ME” y “Permitir transacciones
de monedas múltiples”. En la pestaña tabla deshabilite la opción “De campo ME”. También verifique la
configuración en Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones de documento. En la pestaña “Por
documento” seleccione “Registro en el diario” y deshabilite la opción “Bloquear registro en el diario ME
no compensado”; habilite “Permitir transacciones de monedas múltiples”.
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Proceso Para Importación de estados de Cuenta Externos
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Proceso Para Importación de estados de Cuenta Externos
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El asistente para importación del extracto bancario le permitirá configurar los parámetros necesarios para
ejecutar la importación. Estos parámetros definen la estructura particular de un extracto bancario y las acciones
a realizar durante la importación.
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Opciones de importación de archivo
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Opciones de importación de archivo
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Seleccione “Grupo de parámetros nuevo” para importar un extracto bancario de acuerdo con un grupo de
parámetros nuevo. Debe ingresar un nombre y descripción para el grupo de parámetros.
Seleccione “Grupo de parámetros existente” para cargar parámetros guardados previamente. Seleccione el
grupo de parámetros que desea cargar. Si activa la opción “Ir al último paso” el asistente lo llevará a la última
pantalla para ejecutar la importación del archivo. De lo contrario el asistente lo llevará paso a paso permitiendo
visualizar y modificar los parámetros actuales.
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Definición de formato de Archivo, Fecha y Valores
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Definición de formato de Archivo, Fecha y Valores
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Ingrese los datos que definen el formato del archivo a importar, formato de las fechas y los valores del extracto
bancario.
Formato Archivo
Seleccione la extensión del archivo a importar y el carácter separador de la información contenida en el
archivo.
Formato Fecha
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Seleccione el formato de la fecha y el carácter separador según la fecha de los movimientos del extracto
bancario.
Formato Valores
Configure el formato de los valores del extracto bancario. Ingrese el ‘Carácter separador decimales’ y el ‘Carácter separado de miles’ (opcional). Seleccione ‘Cambiar el signo de los movimientos’ para ingresar los valores negativos como positivos y
viceversa. Seleccione ‘Columna de signo para el valor del movimiento’ cuando el extracto bancario contenga una
columna exclusiva para el signo del valor del movimiento e ingrese el ‘Valor para movimiento negativo’. Los
movimientos que no tengan este valor se considerarán como movimientos positivos.
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Definición de campos del extracto bancario
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Definición de campos del extracto bancario
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Configure los campos del extracto bancario a importar y su correspondencia con los campos del sistema.
Ingrese el nombre del campo tal como aparece en la fila de títulos del extracto bancario y seleccione el
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correspondiente nombre del campo en el sistema.
Nombre del campo en sistema:
1. Fecha: Columna fecha. Aplica con el formato de fecha definido en el paso 2
2. Descripción movimiento: Columna descripción del movimiento del extracto bancario. (Información
detallada)
3. Referencia: Columna referencia del extracto bancario.
4 y 5. Valor débito y Valor crédito del movimiento: Aplica cuando el extracto trae una definición
separada de los valores débito y crédito, es decir, cuando estos valores se encuentran en columnas
diferentes.
6. Valor movimiento (donde: retiro -): Columna valor. Aplica cuando el extracto trae una definición de la
columna valor unificada donde las consignaciones tienen antepuesto un signo + o nada y los retiros
traen antepuesto un signo -.
7 y 8. Columna Signo y Valor movimiento: Aplica cuando el extracto tiene una columna para el Valor y
una columna para el Signo que indica si el valor es positivo o negativo. Para utilizar esta definición de
campos se debe seleccionar en el paso 2 del asistente la opción “Columna de signo para el valor del
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movimiento” e ingresar el valor que indica movimiento negativo.
9, 10 y 11. Nº Documento, Código SN, Nombre SN: Si el importe grabado en la fila se encuentra en el
lado del crédito y representa un pago de un cliente mediante una transacción bancaria el sistema puede
crear automáticamente el documento de pago recibido correspondiente. Para activar esta función:
Seleccione la opción “Crear Pago cuando se configuren ‘N° Documento’ y ‘Código SN’”.
Configure las columnas código y nombre del cliente (opcional) que ha realizado el pago. Campos
“Código SN” y “Nombre SN”.
Configure la columna número de documento. Esta columna debe tener los números de facturas
(DocNum) para las que los clientes realizaron los pagos. Campo “N° Documento”.
El documento Pago Recibido se creará solo si el importe del extracto es idéntico al importe de la factura
de cliente.
La fecha de contabilización del documento Pago Recibido es determinada por la fecha del sistema. No
obstante, la fecha de vencimiento se toma de la fecha suministrada en el campo Fecha.
Una vez creado el documento Pago Recibido, se reconciliará con la factura de clientes.
12. Código Externo: Columna Código Externo del extracto bancario.
13. Nº Estado de Cuenta: Columna Número de Estado de Cuenta. Contiene el número del extracto.
Nota:
La definición del campo “Valor movimiento” es obligatoria. Puede seleccionar los campos del
sistema 4 y 5 ó 6 ó 7 y 8 para la definición de este campo.
Cuando se tratan estados de cuenta externos para Socios de Negocios y NO para Cuentas de
Mayor sólo se puede configurar el rango de columnas 1 a 8. Los demás campos no podrán
importarse al sistema.
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Definición de movimientos a agrupar
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Definición de movimientos a agrupar
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Este paso es opcional. Puede configurar los movimientos del extracto bancario a agrupar. Al agrupar un
movimiento este queda con los datos de la primer ocurrencia del movimiento, sólo se actualiza el valor, se va
sumando. file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hhD16A.htm
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En este paso también puede especificar que para todos los movimientos agrupados se cree un registro en el
diario seleccionando la opción “Generar registro en el diario” e ingresando la cuenta de mayor (que equivale a
las cuentas de gastos bancarios) para cada movimiento, el código del socio de negocios que aparecerá en el
registro en el diario, la fecha con la que se generará el registro en el diario y el código de transacción. Los
campos Fecha y Código Trans. son opcionales, el campo Socio Negocios se exigirá cuando exista el campo para
manejo de terceros “U_InfoCo01”. El campo IFRS establece por cual tipo de IFRS se va a establecer el registro de
diario a crear.
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El campo Fecha no se guardará en la configuración de parámetros ya que ésta debe cambiar cada vez que se
corra el asistente. Si no es ingresada el sistema toma la fecha actual para crear el registro en el diario.
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Grabar y ejecutar opciones
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Grabar y ejecutar opciones
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Seleccione “Ejecutar” para buscar el archivo del extracto bancario e importarlo al sistema según los
parámetros ingresados en el asistente.
Seleccione “Grabar parámetros y ejecutar” para grabar los parámetros ingresados para ejecuciones
futuras e importar el extracto bancario.
Seleccione “Grabar parámetros y salir” para grabar los parámetros ingresados para ejecuciones
futuras y cerrar el asistente.
Si el conjunto de parámetros actual fue cargado por el asistente, es decir, si se seleccionó la opción “Grupo de
parámetros existente” en el paso 1, se pueden cambiar el nombre y la descripción al seleccionar una de las
opciones de “Grabar parámetros” para no modificar el conjunto de parámetros actual y guardar los parámetros
como otra configuración.
Para ingresar la ruta del archivo a importar debe presionar el botón
en el sistema de archivos de Windows.
Presione el botón Finalizar para ejecutar la opción seleccionada.
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(Buscar archivo) y seleccionar el archivo
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Informe de la ejecución
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Informe de la ejecución
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Este informe muestra un resumen del proceso de importación del extracto y generación del registro en el diario.
Si se presentaron errores en la ejecución se retroceden las operaciones realizadas por el asistente y se muestran
los mensajes de error.
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