Universidad Tecnológica de Querétaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2012.05.15 10:09:27 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: “SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS” Empresa: CONSTRUCCIONES STERLING BOURS S.A. de C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta: JUAN MANUEL RIVERA DÍAZ Asesor de la UTEQ Asesor de la Empresa M. A. Nélida Iveth Martínez Delgado Lic. Francisco Alejandro García Vital Santiago de Querétaro, Qro a 07 de Mayo del 2012 RESUMEN El presente proyecto tiene como propósito mostrar una visión clara a Construcciones SB acerca de su inventario, la implementación de una herramienta de control administrativa para los almacenes y el registro de entradas y salida de materiales. El objetivo general es desarrollar un sistema de control que permita hacer eficiente el proceso de registro y control de los inventarios de insumos en los almacenes centrales y las obras; que permita tomar decisiones de planeación al área de Administración y Compras. Los resultados obtenidos muestran que la realización del proyecto ha sido de ayuda para la empresa, ya que; hoy en día la empresa cuenta con las listas de inventario de obras y equipo menor. Se concluye, con la importancia de continuar con el sistema de inventarios para mejorar los procesos, minimizar tiempos y reducir costos para contribuir en el logro de los objetivos de la empresa. 2 ABSTRACT This project has as a purpose to show a clear vision to “Construcciones SB” about it’s inventory, the implementation of a tool of management control for stores and the input and output record of materials. The general objective is to develop an control system that allows to do an efficient registration process and inventory control of inputs in the central warehouses and in the construction sites and allow that it taking decisions of planning to the Management & Purchase area. The obtained results demonstrate that the project has been helpful for the company, and that; today they have list of the inventory of Constructions sites, machinery and equipment, the employees of “Construcciones SB” are fulfilling their responsibility in the project. To conclude it’s important to continue with the inventory system to improve processes, minimize time and reduce costs to contribute to the achievement of company objectives. 3 DEDICATORIA A mis padres por todo su apoyo incondicional en cada paso que he dado, por ayudarme a cumplir mis metas; por todos sus consejos sabios y valiosos que me han brindado a lo largo de mi vida, los cuales han sido de gran ayuda para mi desarrollo personal y profesional, por su cariño y comprensión, gracias por guiarme sobre el camino de la educación. Por su confianza y esfuerzo que han realizado para que yo haya logrado este objetivo, por cada consejo y palabra de aliento para lograr la consecución de mis metas, ya que con su apoyo el camino es menos difícil. 4 AGRADECIMIENTOS A Dios. Por darme la vida y permitirme lograr una meta más, porque a través de ti obtuve las fuerzas para poder concluir con este objetivo de mi vida, ya que siempre estás conmigo para ayudarme, sostenerme y no dejarme caer ante la adversidad, porque me has enseñado que con fe no hay imposibles. ¡Gracias! A mi familia. Por su cariño, comprensión y apoyo sin condiciones ni medida, a mis padres, mi hermana y mi novia, por sus palabras de ánimo que me hicieron luchar para llegar hasta este momento, a la conclusión de mi carrera profesional. Gracias por hacerme sentir que puedo lograr lo que me proponga y por brindarme la fortaleza necesaria para seguir adelante en la realización de mis sueños y en el cumplimiento de mis objetivos. ¡Gracias! A Construcciones SB. Por haberme dado la oportunidad de realizar mi estadía, a mi asesor de empresa por toda la confianza y apoyo brindado en la realización de mí proyecto, de igual forma a mis compañeros de trabajo. ¡Gracias! 5 ÍNDICE Página RESUMEN. ………………………………………………………………...…………….. 2 ABSTRACT. ……………………………………………………………...……………… 3 DEDICATORIAS. ……………………………………………………..………………... 4 AGRADECIMIENTOS. ……………………………………………...………………….. 5 ÍNDICE. …………………………………………………………………………………… 6 I. INTRODUCCIÓN. …………………………………..………………………………… 7 II. ANTECEDENTES. …………………………………………………………………… 8 III. JUSTIFICACIÓN. ……………………………………………………………………. 9 IV. OBJETIVOS. …………………………………………………………………......... 10 V. ALCANCES. …………..……………………………………………………………. 12 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ………………………………………………... 13 VII. PLAN DE ACTIVIDADES. ……………………………………………………….. 18 VIII. RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS. ……………… 22 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO. ……………………………………………… 25 X. RESULTADOS OBTENIDOS. …………………………………………………… 45 XI. ANÁLISIS DE RIESGOS. ………………………………………………………... 54 XII. CONCLUSIONES. ……………………………………………………………..…. 56 XIII. RECOMENDACIONES. …………………………………………………………. 57 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS O FUENTES DE INFORMACIÓN. … 58 ANEXOS. ………………………………………………………………………………. 59 6 I. INTRODUCCIÓN. La gestión del inventario es una medida crítica utilizado por cada empresa. Si no existe un correcto control de este, se puede dar lugar a gastos innecesarios. La gestión inadecuada podría ocasionar un sobre inventario en almacén o en caso contrario puede incluso resultar en robo de materiales, si en el inventario no están bien asentados. En tal sentido, la problemática surge como consecuencia de inconsistencias presentadas en los almacenes de herramientas y material de la empresa, y a partir de lo cual se analizará el manejo de inventarios como herramienta fundamental en el logro de los objetivos corporativos de Construcciones SB. De ahí, que el objetivo general de la presente investigación es realizar e implementar un sistema de control de inventarios como herramienta de control y administración de los activos de la empresa, lo cual facilitará a Construcciones SB saber con precisión la cantidad de herramienta disponible en cada almacén de cada obra, así como; el registro de la herramienta y material que entra y sale de la bodega y tener el control de quién, cuándo y en qué condiciones entregan el material, lo cual permitirá un mejor aprovechamiento de estos recursos, minimizar costos y evitar compras innecesarias. 7 II. 2.1. ANTECEDENTES. Misión Crecimiento, rentabilidad, eficiencia y la mejor calidad en la ejecución de los proyectos, asegurando el cumplimiento de nuestros compromisos y la satisfacción total de nuestros clientes. 2.2. Visión CONSTRUCCIONES SB busca crear relaciones comerciales de largo plazo con nuestros clientes, mediante el compromiso y la capacitación de nuestro personal, así como la mejora continua de nuestras Políticas y Procesos. 2.3. Valores Honestidad y honradez. Actuamos con sinceridad hacia nosotros mismos, hacia nuestros compañeros, nuestros clientes y proveedores; trabajamos con eficiencia y no desperdiciamos ni abusamos de los recursos de la empresa. Compromiso.Tenemos la firmeza y convicción para lograr los objetivos y metas organizacionales contribuyendo con nuestro trabajo y participando activamente en la toma de decisiones. Respeto. Reconocemos la dignidad y valor de cada compañero y respetamos las diferencias de opinión, credo, género, discapacidad y clase social de nuestra gente. 8 III. JUSTIFICACIÓN. Un sistema de control y seguimiento de inventario de Maquinaria, herramientas y materiales, permitirá que Construcciones SB optimice sus principales tareas, mejorando el tiempo de traslado de insumos a las distintas obras en proceso, permitiendo al personal de las bodegas saber con qué y cuanto material cuentan para ser utilizado. La facilidad de consulta de insumos disponibles en bodega beneficiará tanto al personal operativo como al directivo, el mismo permitirá búsquedas de maquinaria, herramientas y material de manera eficiente. El sistema que controla el inventario de materiales proporcionará información rápida a la Dirección y Almacén para la toma oportuna de decisiones. El Proyecto a desarrollar, se realiza por la necesidad que tiene Construcciones SB, ya que no cuenta con un buen control de la maquinaria, herramienta y material con la que cuentan en los diferentes almacenes, optimizando así los servicios que presta el mismo. 9 IV. 4.1. OBJETIVOS. Objetivo General. Establecer un instrumento administrativo que permita hacer eficiente el proceso de registro y de control de los inventarios de insumos en los almacenes centrales y en las obras, a través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que participan (ALMACENISTA, CHOFERES, BODEGEROS DE OBRA, RESIDENTES Y ADMINISTRATIVOS), en este proceso; además de mantener el REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN OPORTUNA y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso. 4.2. Objetivos específicos. Tener inventariada la Maquinaria y herramienta pertenecientes a Construcciones SB. Realizar un sistema de inventarios como herramienta fundamental de control del material disponible en bodega y para que la empresa Construcciones SB sepa con exactitud la cantidad de recursos con los que cuenta en almacén de la oficina, de las distintas obras y sus condiciones, reduciendo así la obsolescencia de herramientas y material. 10 Control en la entrada y salida de materiales y herramienta en almacenes. Llevar un registro ordenado de las personas que ingresan y/o retiran recursos materiales de las bodegas para cualquier aclaración. Evitar pérdida y posible robo de materiales en las bodegas, evitando gastos innecesarios y optimizar recursos. Controlar el flujo y movimientos de insumos como se indica en el “Diagrama 1”. Controlar el flujo de maquinaria, herramienta y materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar los insumos en el punto de utilización de acuerdo con los requerimientos de producción. V. Máxima Alcance. Rapidez en distribución de materiales. Mínimos costos operacionales. Diagrama 1. Flujo y movimientos de insumos, (Elaboración propia). 11 V. ALCANCES. El presente proyecto pretende analizar la situación actual de las operaciones dentro del Almacén de la oficina, la relación de los insumos con los que cuenta, así como; de las bodegas de las distintas obras en proceso a cargo de Construcciones SB, aplica para todas las personas que tengan relación en alguna actividad con el almacén, bodegas y transporte de material. Esta herramienta administrativa se pretende implementar en almacén y todas las bodegas de las obras de construcciones SB, con alcance en los siguientes procesos: Registro y control de ingreso de los insumos a Almacén de las distintas obras. Registro y control de salidas de los insumos de almacén a distintas obras. La base de datos contendrá información de los insumos disponibles en almacén y sus condiciones en formato texto. 12 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. Para la empresa Construcciones SB podemos definir como inventario al registro total de sus bienes y demás cosas pertenecientes a la empresa como puede ser: equipo menor, herramientas, materiales, consumibles, etc., hecho con orden y precisión para la fácil ubicación y la correcta distribución de los insumos a la distintas obras para disminuir gastos y minimizar tiempos de entrega. Como sustento las siguientes definiciones: “Un inventario consiste en la existencia de productos físicos y su naturaleza como elemento tangible que se conservan en un lugar y momentos determinados dentro de una instalación (“vida real” o “conteo de estante”) como elemento intangible que existe en los registros de una empresa (“vida en papel o “conteo en registros”). Puesto que con frecuencia se toman decisiones sobre compras, ventas, servicio al cliente, planeamiento de producción y otras sobre la base de si un artículo figura como parte de las existencias de acuerdo con los registros”. (Muller, 2004, pág. 1). “El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o futura. En el leguaje económico se denomina inventario o stock al conjunto de mercancías acumuladas en un almacén en espera de ser vendidas o utilizadas durante el proceso de producción”. (Bastos, 2006, pág. 4). 13 Gestión de Inventario Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. “Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura”. (Muller, 2004, pág. 2). Propósito y objetivos de la formación de inventarios Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se encuentran: Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante. Teniendo en cuenta que los artículos para servicio y reparación nunca son “obsoletos” ni están “muertos” hasta tanto el equipo o aparato para el cual se van a utilizar se mantenga en servicio, tales artículos no deben incluirse al calcular los niveles de existencias muertas”. (Muller, 2004, pág. 6). 14 Kenneth, (1981) clasifica los objetivos en tres clases, sugeridas por Keynes, como los motivos para mantener existencias o efectivo: motivos de trámite, precautorios y especulativos. El motivo de trámite resulta del hecho de que no es generalmente posible, incluso en el caso de certidumbre, sincronizar perfectamente las entradas y salidas de la mercancía en cuestión. Por tanto los inventarios se llevan con el objeto de compensar la falta de sincronización. El motivo precautorio proviene de la incapacidad usual para pronosticar la demanda con exactitud: la mayor parte de los problemas de los inventarios son con riesgo, y existe la necesidad consecuente de mantener un cierto tipo de margen de seguridad. Podemos notar que este motivo operará solamente como resultado de la incapacidad para obtener entregas instantáneas de mercancías, a lo menos de un costo extra. El motivo especulativo resulta cuando los precios suben, ó si se espera que los costos cambien. En estas circunstancias, pueden obtenerse ganancias manteniendo inventarios a un precio inferior hasta obtener el precio más elevado. (Starr, Miller, 2002, pag. 34). Costos de inventario Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de esos costos los siguientes: 15 Dinero Espacio Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar, empacar, enviar y responsabilizarse. Deterioro, daño y obsolescencia. Hurto. Por lo general, los costos de inventarios se clasifican como costos de pedido y costos de almacenaje. Los costos de pedido, o adquisición, se producen inmediatamente del valor real de las mercancías. Tales costos comprenden los salarios de quienes compran el producto, los costos de despacho, etc. Los costos de almacenaje comprenden los costos del capital inmovilizado en el inventario, los costos de almacenamiento y los costos del manejo del producto, entre ellos del equipo, el personal de bodegas y de mantenimiento de existencias, las pérdidas o desperdicios de existencias, etc. Los costos de adquisición o pedido se generan independientemente del valor real de las mercancías. Entre estos costos se incluyen los salarios de los compradores de producto, los costos de despacho de inventario, etc. (Muller, 2004, pág.(s) 2 y 3). 16 Clasificación de los inventarios. Las empresas se aprovisionan de diferentes productos para poder llevar a cabo su actividad. En todos los casos necesitan almacenes para guardar estos productos y conservarlos en buenas condiciones. Clasificación de inventarios método ABC El análisis ABC no permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de negocios que representa. Estas categorías de productos son las siguientes: Categoría A: se compone de un número reducido de productos que proporcionan la mayoría del volumen de ventas y que representan el mayor valor añadido. Suelen representar alrededor del 15% de los artículos y entre el 70 y el 80% del coste total del inventario. Categoría B: Está formada por un número mayor de productos que la categoría A que no representa más que un porcentaje reducido de las ventas. Suelen constituir el 30% de los artículos y entre el 15 y el 25 % del coste total del inventario. 17 Categoría C: numerosos productos de los que apenas se venden unas unidades constituyen esta categoría. Suelen representar el 55% de artículo, pero solo un 5% del coste total del inventario. (Bastos, 2006, pág. 14). VII. PLAN DE ACTIVIDADES. Cronograma de actividades del desarrollo e implementación de un sistema de control de inventarios. No. 1 2 Actividad Análisis de la problemática de Construcciones SB sobre el control e inventario Maquinaria y equipo, Herramientas y materiales de la empresa. Planeación del proyecto “desarrollar e implementar un sistema de control de inventarios” redacción de objetivos y beneficios del proyecto. Duración 16-18 de Enero 19-21 de Enero 3 Identificación, inventario y acomodo del equipo y materiales del almacén de la oficina. 23-28 de Enero 4 Creación de un formato de control de entradas y salidas del material del almacén. 30-31 de Enero 5 6 7 Elaboración de una base de datos en Excel del listado de materiales del almacén y su clasificación por categoría y del método ABC, así como asignación de código de inventario. Aplicación del formato de entradas y salidas en almacén, elaboración de archivo Excel en el cual mediante la aplicación de fórmulas se lleve el control del listado de materiales, entradas y salidas, presentación de avances al área de Compras y presupuestos. Retroalimentación y mejoras al proyecto. 18 30 de Enero-04 de Febrero 6-11 de Febrero 9-11 de Febrero 8 Aplicación de formatos para recabar información del material con el que se cuenta en las bodegas, aviso a las personas involucradas en este proceso para que el sistema funcione adecuadamente. 13-25 de Febrero 9 Actualización de la base de datos del material disponible en cada obra. 13-25 de Febrero 10 Aplicación del formato de entradas y salidas en las diferentes obras, para llevar el registro controlado mediante una bitácora. 13-25 de Febrero 11 12 13 14 15 16 17 Periodo de prueba del proyecto. Visita a las obras para actualización de la información, verificación de bitácora de entradas y salidas e inventario físico. Presentación de avances al área de Administración y Compras para retroalimentación y mejoras. Seguimiento al sistema de control de inventarios, registro de resultados y de su funcionamiento. Control del sistema de inventarios, cuantificación de resultados, alcance de metas y objetivos a corto plazo. Presentación del proyecto en general, funcionamiento, beneficios y resultados obtenidos al momento a la Dirección. Seguimiento al sistema de control de inventarios por el tiempo definido por la Dirección. 11 de Febrero-31 de Marzo 27 de Febrero al 03 de Marzo 05-07 de Marzo 05-31 de Marzo. 08-31 de Marzo 02 de abril 03 de Abril Tabla 1. Cronograma de actividades. 19 Diagrama Gantt Project del plan de trabajo 21 VIII. RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS. Recursos materiales. Los recursos materiales son los bienes tangibles que en la organización podremos utilizar para el logro del objetivo del proyecto. Material Uso Computadora de escritorio DELL. Herramienta para el desarrollo del proyecto, creación de base de datos y control digital del sistema de inventarios. Vehículo Volkswagen Sedan Impresora Medio de transporte para revisión de bodegas en las obras. Impresiones de Formatos a utilizar en oficina y obras para efectos de control de inventarios. Tabla 2. Recursos materiales. Recursos humanos. Para la realización del presente participarán las siguientes personas: Nombre Puesto Lic. Alejandro García Admón. y Compras TSU en Ad. Manuel Rivera Control de inventarios Daniel Rivera Almacenista y chofer Néstor Carranza Aux. Almacén y chofer Función Delegará funciones, supervisará y revisará el sistema de control de inventarios, identificará de necesidades. Desarrollará e implementará el proyecto del sistema de control de inventarios y su seguimiento y mejora detectando áreas de oportunidad. Controlará el almacén y suministrará insumos, registrará entradas y salidas aplicando Formato 1. Apoyará en almacén y en el suministro de insumos, registrará entradas y salidas aplicando Formato 1. 22 Bodegueros Bodeguero Personas que se encargarán de las bodegas en obra y con quien se revisará el llenado de la bitácora de registros de movimientos y las visitas de inspección. Tabla 3. Recursos humanos. Recursos financieros. Los recursos financieros a utilizar para el proyecto son por concepto de rotulación, los cuales se utilizarían en el almacén de la oficina con letreros para la ubicación de materiales y herramienta, no. económicos para los vehículos y codificación de equipo menor de la empresa para su fácil control. El costo por la elaboración de rótulos se describe a continuación: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Equipo Código Bailarina Bomba P/Agua Karcher Compresora Cortadora eléctrica Esmeril Generador eléctrico Maquina P/Soldar Motosierra Pulidora Revolvedora/trompo Martillo rompedor Rompedora amarilla Taladro Vibrador BA BOM KAR COM CE ESM GE SOL MOS PUL REV MROM ROM TAL VIB Ejemplo Precio unitario BA01,BA02,BA03……BA08 15 BOM01,BOM02 15 KAR01,KAR02 15 COM01 15 CE01,CE02,CE03,CE04 15 ESM01 15 GE01,GE02,GE03,GE04 15 SOL01 15 MOS01 15 PUL01,PUL02,PUL03…..PUL08 15 REV01,REL02,REV03…REV05 15 MROM01,MROM02….MROM04 15 ROM01 15 TAL01,TAL02,TAL03 15 VIB01,VIB02,VIB03….VIB04 15 Piezas Total 8 120 2 30 2 30 1 15 4 60 1 15 4 60 1 15 1 15 8 120 5 75 4 60 1 15 3 45 4 60 Subtotal 735 16%IVA 117.6 Total $852.6 Tabla 4. Costo de rotulación de equipo menor. 23 Vehículos 1 Sterling Bours 2 Sterling Arana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Código Numeración - 1 al 15 1 al 10 Color Piezas Total 15 150 10 100 Subtotal 250 16%IVA 40 Total $290.00 Tabla 5. Costo de rotulación de vehículos utilitarios. Letreros Para almacén Almacén Carretillas Palas cuadradas Palas de punta Otros Material de poco peso Maquinaria y equipo Equipo averiado Material de peso moderado Material de peso moderado Material pesado Negro Rojo Precio Unitario 10 10 Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Precio 50 50 50 50 50 35 50 50 35 Tipo Exteriores Exteriores Exteriores Exteriores Exteriores Calcomanía Exteriores Exteriores Calcomanía 1 35 Calcomanía 35 490 78.4 $568.40 Calcomanía 1 Subtotal 16% IVA Total Tabla 6. Costo de rotulación de almacén. Totales Equipo Almacén Vehículos Total neto $ 852.6 $568.40 $290.00 $1,711.00 Tabla 7. Total de recursos financieros para el proyecto. La cotización de los rótulos está en revisión por la dirección. 24 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO. Para efectos del desarrollo del proyecto se empezará a trabajar a partir de la tercera semana del mes de Enero, iniciando con una plática con el encargado de Administración y Compras acerca de la problemática que existía y en conjunto se analizaron estrategias para encontrar posibles soluciones, con base en el análisis se iniciará a trabajar en el almacén de la oficina, mediante técnicas de observación de campo y preguntas al personal se clarificarán las actividades y procedimientos que se realizan para la identificación de áreas de oportunidad. Como primera tarea se creará una bitácora de registro para tener el control de la entrada y salida de maquinaria, herramienta y materiales en el almacén de la oficina. Esto con el fin de tener un documento de mismo formato en el cual los encargados de almacén registren todos los movimientos que se realicen y se tenga por escrito constancia de a quien fue entregado el material para en caso de que pase alguna situación extraordinaria o se presente alguna anomalía realizar la aclaración correspondiente. A continuación se muestra el Formato 1 “Control de entradas y salidas”: 25 Concepto: Se refiere al nombre de la maquinaria, herramienta o material que se Obra/destino: Lugar de donde vienen ose dirigen los insumos. Nombre del documento. Construcciones SB Formato 1: Cantidad Tipo Folio: No. Consecutivo del documento. Fecha y hora: Control de entradas y salidas Concepto Fecha y hora: Hace referencia al momento exacto en que se realiza el movimiento. Entrada Obra/destino: Salida No. Folio: Observaciones Cantidad: Hace referencia a la cantidad de material. Entrada-Salida: Seleccionar el tipo de movimiento, entrada ó salida de material. Tipo: Se describe el tipo de insumo: Maquinaria, Herramienta, Material, consumibles, Señalamiento y Eq. Seguridad. Observaciones: Se hace anotación del estado del material, sirve o no sirve etc. Comentarios: Comentarios: Anotar alguna observación, duda o Nombre y Firma de quien recibe sugerencia referente a este proceso. Quien recibe: Nombre y firma de quien recibe el material para cualquier aclaración. Quien entrega: Nombre y firma de quien entrega el material para cualquier aclaración. Nombre y Firma de quien entrega Formato 1. Control de entradas y salidas, (Elaboración propia). 26 Se pretende que con este documento “Formato 1. Control de entradas y salidas”, se tenga un mejor control de las existencias que hay en almacén, un registro por escrito de los movimientos y permita hacer eficiente el proceso de entradas y salidas de materiales. Actualmente se está utilizando el documento: “Formato 1. Control de entradas y salidas” en el área de almacén de la oficina y en las distintas obras a cargo de CONSTRUCCIONES SB, esperando ver los resultados y el fácil manejo por parte del personal encargado del almacén y de los bodegueros de obra para familiarizase con el documento con el uso y paso del tiempo, conocer sus comentarios al respecto, para mejoras el formato. En almacén de la oficina y bodega de cada obra se llevará el “Formato 1. Control de entradas y salidas”, como bitácora de registro de movimiento de materiales para mejor control y para cualquier aclaración futura que pueda presentarse. 27 Clasificación de los insumos Para la clasificación de los insumos primero se trabajará en inventariar todo el equipo, maquinaria, herramientas y materiales que hay en existencia en el almacén y obras para identificar la materia prima disponible y poder realizar una clasificación. Una vez inventariado todo el material del almacén se realizó una clasificación en seis diferentes categorías para identificar de forma más rápida y sencilla los insumos. La clasificación acorde a las necesidades de la empresa será de la siguiente manera: Categoría Maquinaria y equipo Herramientas Materiales Consumibles Señalamientos Equipo de seguridad 28 Se muestra la definición y características de cada categoría para clasificar en la categoría correcta los nuevos insumos. Maquinaria y equipo: Todo el equipo destinado al proceso de la construcción y empleado en obra, denominado equipo menor, se refiere a aquel equipo que funcione mediante un motor y por consiguiente requiere de un mayor cuidado, ejemplo: compactadoras, revolvedoras, pulidoras, taladros etc. Herramientas: Se refiere al objeto elaborado a fin de facilitar la realización de una tarea en las obras y procesos a cargo de Construcciones SB, ejemplo: Palas, Carretillas, extensiones eléctricas, barretas, pisones etc. Materiales: Un material de construcción es una materia prima o con más frecuencia un producto manufacturado, empleado en las obras y procesos de construcción, ejemplo: Los distintos tipos de cemento, varilla, alambre, cartoncillo asfaltico, maderas, etc. Consumibles: Aquellos productos que tienen una vida útil limitada, y que son consumidos fácil y rápidamente, ejemplo: pinturas, estopa, combustibles, aceites, plásticos, etc. 29 Señalamientos: Se usarán para proporcionar seguridad a los usuarios, peatones y trabajadores y guiar el transito a través de calles y carreteras en construcción o conservación y en obra, ejemplo: trafitambos, caramelos, señalamientos de obra, etc. Equipo de seguridad: Cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin, ejemplo: cascos, botas de hule, chalecos, guantes etc. Realizada la clasificación de los insumos por categoría se realizará una clasificación más de inventarios por el método ABC, el cual se describe a continuación: 30 Nomenclatura y codificación de materiales El objetivo de establecer una codificación de materiales, obedece a sustituir descripciones que en su mayoría son bastante largas, por un código que es más funcional al formulario generalmente usado. Dicha codificación estará en disponibilidad de ser registrada en un sistema digitalizado de control de existencias. Criterio Se procede a clasificar las existencias de materiales, equipo y herramientas de acuerdo a su importancia de acuerdo a la clasificación ABC. La clasificación "ABC" para los insumos de CONSTRUCCIONES SB se basara en la diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones (categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos: 31 TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor Es decir: ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control. ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria. ARTICULOS C: Los de importancia reducida. De acuerdo al método de clasificación ABC y aplicado a los insumos del almacén quedaría de la siguiente forma: Categoría Código Descripción Maquinaria y equipo AA Artículos de suma importancia a los efectos de control. Herramientas AB Artículos importantes a efectos de control. Materiales BA Artículos de importancia secundaria. Consumibles BB Artículos de importancia secundaria. Señalamientos CA Artículos de importancia reducida. Equipo de seguridad CB Artículos de importancia reducida. Tabla 8. Clasificación de insumos método ABC. 32 Esta clasificación se realizará con el propósito de asignar códigos a las diferentes categorías como método eficiente para llevar a cabo la gestión del control de almacén. Inventario de insumos. Como parte del proceso de clasificación de inventarios se realizó la separación y codificación de los insumos que son propiedad de CONSTRUCCIONES SB y que se encuentran físicamente en almacén de la oficina¸ almacén “establo” y en obra por categoría y código ABC. A la fecha se tienen inventariado todos los insumos de la empresa de los distintos almacenes y obras. A continuación se muestran algunos insumos, su clasificación y codificación en el inventario: 33 Código Concepto Unidad Tipo AA100 Bomba Centrifuga Piezas Maquinaria AA200 Revolvedora Piezas Maquinaria AA300 Rodillo Wacker Piezas Maquinaria AA301 Rodillo doble liso Piezas Maquinaria AA400 Generador eléctrico Piezas Maquinaria AA500 Compresora Piezas Maquinaria AA600 Karcher Piezas Maquinaria AA700 Bailarinas Piezas Maquinaria AA800 Cortadora eléctrica Piezas Maquinaria AA801 Cortadora de varilla manual Piezas Maquinaria AA900 Rompedora Amarilla Piezas Maquinaria AA1000 Taladros Piezas Maquinaria AB100 Carretillas Piezas Herramienta AB200 Palas Cuadradas Piezas Herramienta AB201 Palas de Punta Piezas Herramienta AB300 Picos Piezas Herramienta AB400 Tambos de Metal Piezas Herramienta AB401 Tambo de Plástico Piezas Herramienta AB800 Pisones de Metal Piezas Herramienta AB900 Escaleras de Aluminio Piezas Herramienta BA300 Polines Piezas Material BA301 Pedaceria de polines Piezas Material BA302 Pedaceria de triplay Piezas Material BA303 Pedaceria de barrote Piezas Material BA304 Barrotes Piezas Material BA305 Hojas de triplay Piezas Material BA306 Duela Piezas Material BA307 Tarimas Piezas Material BA308 Chaflanes Piezas Material BA310 Morillos Piezas Material 34 BA311 Vigas Piezas Material BA500 Montenes de Metal Piezas Material BB100 Cartoncillo asfaltico Rollos Consumible BB200 Pintura Vinil Acrílica Color "Gris" Bote 19 Lts Consumible BB300 Pintura en polvo Color "Canela" Caja 1 Kg Consumible BB400 Sellador Bote 19 Lts Consumible BB500 Emulsión AsfálticaImpermeabilizante Bote 19 Lts Consumible BB600 Esmalte Acrílico HP Bote 4 Lts Consumible BB601 Esmalte Alquidalico color "Negro" Bote 19 Lts Consumible BB700 Cemento para juntear con color Bulto 10 Kg Consumible BB701 Cemento Portland Blanco Bulto 25 Kg Consumible BB800 Thiner Bote 1 Lt Consumible BB900 Esponja Blanca 1.47 Mts de ancho Rollos Consumible BB1000 Aceite P/Motocicletas Castrol 2T Botes 1 Lt Consumible BB1100 Anticongelante Bardahl Ánfora 3 Lt Consumible BB1003 Aceite SAE 40 Bote 705 ml Consumible CA100 Caramelos Piezas Señalamiento CA200 Señalamiento "Obra en construcción" Piezas Señalamiento CA300 Trafitambos Piezas Señalamiento CA202 Señalamiento "Alto" Piezas Señalamiento CA203 Señalamiento "Seda el paso" Piezas Señalamiento CA204 Señalamiento "Trabajando" Piezas Señalamiento CA400 Cinta amarilla "Precaución" Rollo Señalamiento CA401 Cinta gris "Sanitario Tel 4422110066" Rollo Señalamiento CA500 Bollas amarillas de metal Piezas Señalamiento CA600 PTR P/Señalamiento Piezas Señalamiento CB100 Cascos Piezas Seguridad CB200 Botas de hule Pares Seguridad CB300 Banderas Piezas Seguridad CB400 Chalecos Piezas Seguridad CB500 Faja Negra Piezas Seguridad 35 CB600 Arnés de seguridad Piezas Seguridad CB700 Cinta P/Arneses 1.20 Mts Piezas Seguridad CB900 Malla plástica Mts Seguridad CB1000 Baño Portátil Piezas Seguridad CB1100 Catres Piezas Seguridad CB1200 Torreta de camión Piezas Seguridad CB1101 Base P/Cama Piezas Seguridad CB1102 Colchón Piezas Seguridad Tabla 9. Clasificación y códigos de insumos El listado de materiales anteriormente mostrado es un ejemplo de cómo se estará realizando la clasificación de los insumos de CONSTRUCCIONES SB. El inventario se estará controlando por medio de una base de datos y un archivo digitalizado en Microsoft Excel donde se llevará el registro de los movimientos realizados, las listas de inventarios actualizadas por obra, el listado de los distintos materiales y herramientas propiedad de CONSTRUCCIONES SB. 36 Visitas a obra e inspección física de inventario Para efectos de control de inventario y para la inspección física de equipo y herramienta de acuerdo al inventario de cada obra se realizarán los siguientes días: Días Obra Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Amealco, Bernal, Coyotillos, Establo, CELSE, Santa Rosa de Viterbo. Sábado Almacén oficina Tabla 10. Roll de visita a obra. Cuando por motivos de tiempo ó disponibilidad de vehículo no sea posible realizar la visita a todos las obras se tomara algún otro día de la semana para completar todas las vistas. La visita consiste en la verificación para que cada obra cuente con los materiales, herramientas y equipo que han sido suministrados. Cada obra tiene un bodeguero encargado del resguardo del equipo y materiales, persona con la cual se llevará a cabo la inspección y se revisará las condiciones en las que se encuentran los insumos y saber si es que necesitan que les sean sumistrados mas materiales y equipo y reportarlo de manera oportuna al área de Compras. 37 Las visitas serán como mínimo una vez a la semana, y los demás días serán utilizados para actualización del inventario, captura de movimientos, incidencias y reportes. Para efectos de las visitas e inspección física de materiales se tendrá una lista actualizada con el inventario de cada obra, la cual se llenará en el formato 2 “Lista de inventario”, el cual se muestra a continuación: 38 Formato 2. Lista de inventario: __________________ Fecha Código Concepto Unidad Tipo Cantidad Inspección Observaciones física Observaciones relevantes de la vista a obra. Inspección física de inventario Nombre y firma de quien realiza la inspección Fecha de inspección: Firma de Revisado Nombre y firma de quien apoya la inspección Formato 2. Lista de inventario para inspección física, (Elaboración propia). 39 El objetivo de la lista de inventario es facilitar la inspección física, y apoyo como herramienta de control de los insumos suministrados. En la inspección física de obra se realizarán y tomarán en cuenta los siguientes puntos: Revisión física del equipo menor ubicado en obra, sus condiciones, funcionamiento y estado, para detectar fallas en el equipo oportunamente y llevar el equipo a reparación para que esté sea remplazado, y así evitar retrasos en obra. Inspección visual de la herramienta y materiales. Si llegase a existir herramienta descompuesta ó rota se tomara nota en la lista de inventario y este será traído al almacén de la oficina para ser reparados y llevados de nuevo a la obra, ejemplo: palas, picos, pisones, cizallas, etc. En la lista de inventario en el campo de observaciones se tomará nota de los hechos relevantes de la visita, así como; de la solicitud de materiales que serán requeridos, apoyando la requisición oportuna por parte de los residentes. 40 En la parte inferior del listado de inventario llevara la firma de la persona quien realiza la inspección, de la persona que apoya la inspección en ese lugar y de la persona del área de Compras y presupuestos que revisa el reporte. Plan de mantenimiento preventivo a equipo menor Se implementará un programa de mantenimiento a equipo menor en obra, esto con el fin de darle un mayor tiempo de vida a la maquinaria, ya que; cuando se avería el equipo la reparación por lo general es costosa, con esto se evitaran gastos innecesarios. Se suministrarán los materiales y herramientas necesarias para el mantenimiento del equipo, el encargado de almacén de cada obra será el responsable de realizar esta actividad. Los materiales a suministrar serian los siguientes: Aceite P/Motocicletas Castrol 2T. Aceite P/Motor a gasolina SAE 40. Bujías (Según el equipo). 41 Grasa lubricante. Quita bujías. El mantenimiento al equipo menor que serán realizados, dependiendo de la maquinaria; en periodo de tiempo semanal serán los siguientes: Cambio de aceite. Limpieza de bujías. Cambio de bujías. Sopleteado de filtros. Engrasado de ejes. Limpieza de equipo. Para un buen control de este proceso se creó el “Formato 3 control de mantenimiento preventivo a equipo”, el cual se muestra a continuación: 42 Limpieza de equipo Engrasado de ejes Sopleteado de filtros Cambio de bujías Limpieza de bujías Cambio de aceite Servicio semanal Datos del equipo Equipo Código Servicio quincenal Formato 3. Control de mantenimiento preventivo a equipo. Construcciones SB Datos y observaciones de quien realiza el servicio Fecha Nombre Firma Observaciones Formato 3. Control de mantenimiento preventivo a equipo, (Elaboración propia). 43 Para el llenado del “Formato 3. Control de mantenimiento preventivo a equipo”, se especificará el nombre del equipo al que se le realizará el servicio, el código o número de serie para su fácil ubicación en el inventario, se seleccionará la clase de mantenimiento a realizar, se indicará la fecha y nombre de la persona responsable del servicio, en la parte de observaciones se tomará nota de los incidentes más relevantes. Debido a que algunas de las causas por las cuales el equipo presenta fallas y descomposturas es la falta de mantenimiento, el programa servirá para prolongar la vida útil del equipo menor de CONSTRUCCIONES SB y minimizar los costos por reparación y mantenimiento correctivo. Para el desarrollo del proyecto e implementación SERÁ DE GRAN IMPORTANCIA EL CUMPLIMIENTO DEL ORDENAMIENTO de las personas involucradas, ya que; hay varios responsables y pasar por alto algún proceso implicaría atrasos, información errónea y deterioros al sistema, por lo cual ES DE VITAL IMPORTANCIA UN SEGUIMIENTO A ESTOS PROCESOS para que CONSTRUCCIONES SB siempre CUENTE CON INFORMACIÓN CORRECTA Y OPORTUNA Y SE CUMPLAN CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, logrando resultados favorables para la empresa. 44 X. RESULTADOS OBTENIDOS. Durante el periodo de elaboración e implementación del proyecto “Sistema de control de inventarios” en Construcciones SB y de acuerdo con los objetivos establecidos al inicio, se pudieron encontrar los siguientes resultados: 1. Como primer objetivo cumplido del proyecto tenemos inventariado y ubicado el equipo menor perteneciente a SB, a la fecha se cuenta con el inventario del equipo con los siguientes datos: Nombre. Marca. Modelo. No. De serie. Color. Código de inventario. Ubicación. A continuación se muestra el inventario de equipo menor de Construcciones SB: 45 CONSTRUCCIONES SB Inventario de equipo menor ULTIMAACTUALIZACIÓN:23/ABRIL/2012 No. Equipo Marca Modelo Color No. de serie Código 1 Bailarina Wacker Neuson BS60-2I Amarillo 20042604 BA-01 2 Bailarina Wacker Neuson BS60-2I Amarillo 20042602 BA-02 3 Bailarina Mikasa MT74F 3.5 H.P., MOTOR ROBIN OHV Negro/Amarillo 2262906 BA-03 4 Bailarina Wacker Neuson BS60-2I Amarillo 5900549 BA-04 5 Bailarina Mikasa MT74F 3.5 H.P., MOTOR ROBIN OHV Naranja 6 Bailarina Wacker Neuson BS60-2I Amarillo S/N BA-06 7 Compresora Cambele Hausfeld Azul HU020800763 COM-01 8 Cortadora eléctrica Makita 2914NB Verde 0066296 CE-01 9 Cortadora eléctrica Bosch GCO 2000 PROFESIONAL Verde 0601B170G0 CE02 10 Cortadora eléctrica Makita 2914NB Verde 01392735 CE-03 11 Generador Wacker Neuson GV5600 Rojo/Amarillo GV5600A GE-01 12 Generador Wacker Neuson GV5600 Amarillo 5854167 GE-02 13 Karcher Honda G2500 OH Amarillo 126509 KAR-01 G2500 OH Amarillo 126324 KAR02 Azul 1810182H07 SOL-01 BA05 14 Karcher Honda 15 Maquina P/Soldar INFRA 16 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 06018A20G1 PUL-01 17 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 3601G524G0 PUL-02 18 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 0608A20G0 PUL03 19 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 3601G524G0 PUL-04 20 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 68400000 PUL-05 21 Pulidora Bosch GWS 22-230 PROFESIONAL Verde 36016524G0 PUL-06 22 Revolvedora CIPSA ULTRAMP8 Amarillo UM1109046 REV-01 23 Revolvedora CIPSA ULTRAMP8 Amarillo 24 Revolvedora CIPSA ULTRAMP8 Amarillo 25 Revolvedora CIPSA MOTOR EAGLE 8HP Amarillo 26 Taladro Bosch 1163 Verde 0611253734 TAL01 27 Taladro Bosch 1163 28 Taladro Black & Decker 29 Vibrador a gasolina Enar OHV 30 Vibrador electrico 31 Vibrador a gasolina 32 REV-02 ND52380 REV03 REV-04 Verde 0601163177 TAL-02 Rojo/Negro 20070958 TAL-03 S/N Negro S/N VIB01 Enar AVMY Amarillo S/N VIB-02 - S/N - S/N VIB-03 Martillo Rompedor Bosch 11316 Verde 0611316734 MROM-01 33 Martillo Rompedor Bosch 11316 Verde S/N MROM-02 34 Martillo Rompedor Bosch 11316 Verde S/N MROM-03 35 Rompedora Bosch Amarillo 0611304134 ROM-01 36 Esmeril de Banco Makita Verde 9804090189 ESM-01 37 Motosierra Houscavara GB601 Naranja Tabla 11. Inventario de equipo menor. 46 2. El segundo objetivo hablaba acerca de la realización de un sistema de inventarios el cual permita saber a Construcciones SB la cantidad de insumos disponibles en los almacenes de distintas ubicaciones, actualmente se cuenta con una base de datos y de consulta en una base de datos, alojada en el servidor para que cualquier usuario podrá ver las listas de inventario de las obras y almacenes, así como; los movimientos de entradas y salidas realizados en los mismos. 3. Otro de los objetivos que se enlistaban al principio del proyecto es el llevar el control de la entrada y salida de materiales y herramienta en almacenes, como ya se ha mencionado con anterioridad en el proyecto, en el almacén de la oficina y en obras se cuenta con una bitácora de registro de movimientos, en la cual se encuentran los registros de la entrada y salida de insumos para cualquier aclaración que debería realizarse, esta información es capturada y actualizada en la base de datos. 4. Para evitar gastos innecesarios y evitar el posible robo de insumos en las bodegas, se esta realizando una vez a la semana visitas a obra e inspección física de inventario, identificando que este físicamente la herramienta y material, en cumplimiento de un objetivo más. 47 5. Rotulación a equipo menor por código de inventario para su fácil ubicación e identificación (Ver imagen 2,3 y 4), así como; trabajos y aplicación de la técnica de 5s, (Ver imagen 1). Imágenes de muestra: Imagen 1. Acomodo de materiales. Imagen 2. Rotulación de equipo. Imagen 3. Rotulación de equipo. Imagen 4. Rotulación de equipo. 48 6. Entre otros resultados obtenidos podremos mencionar el de la implementación del plan de mantenimiento preventivo a equipo, ya que; gracias a las visitas a obra y al suministro de los materiales necesarios, se ha estado inspeccionando al equipo y su estado, logrando así disminuir la cantidad de equipo que entra a taller y por consiguiente un ahorro importante de dinero a la empresa. 7. Se tiene el control sobre el equipo y herramienta de Construcciones SB, su ubicación y estado, la entrada de material a obra, cabe mencionar que en los materiales se está llevando a cabo el registro de su entrada en obra, pudiendo de esta forma saber que la cantidad entregada fue la misma que la solicitada y conciliar con las facturas que presentan a cobro los proveedores evitando cobros por material no recibido, así poder realizar un análisis de la planeación y utilización de los materiales en obra. A continuación en la “Tabla 12. Historial de mantenimiento y reparación” y en la “Grafica 1. Disminución de gastos de reparación a equipo menor” se muestran los datos estadísticos del historial mensual del gasto por concepto de reparación y su disminución: 49 Maquinaria ó equipo Marca Fecha entrada a taller Descripción del problema/reparación Costo $$ Orden de trabajo 1809 Motor - 06/01/2012 Embrague, carburador, bujía $6,692.04 Kolher 13/01/2012 Reparación $3,286.51 Generador Wacker 17/01/2012 Reparación $3,398.82 Compactadora Wacker - Compactadora Wacker Revolvedora Cipsa ultra 24/01/2012 Reparación $1,268.00 Vibrador Concret 24/01/2012 Revisión y presupuesto (motor no tiene fuerza) chicote Enar de 4 mts con cabezal $3,016.58 Motor a gasolina Briggs de straton Martillo rompedor Bosch 02/02/2012 Compactadora ENAR 07/02/2012 Esmeriladora Bosch Bomba de Agua Reparación $1,153.85 Revisión y presupuesto (desarmada) tapa de 20/01/2012 $3,397.23 retráctil, retráctil desarmada 24/01/2012 Revisión y presupuesto (sin capucha de bujía. $6,401.11 $2,366.17 13/02/2012 Funciona pero no golpea Revisión y presupuesto, si funciona pero avienta mucho humo. Revisión y presupuesto (hace corto) $0.00 M power 13/02/2012 Revisión y presupuesto (no prende) $1,363.52 Bomba de Agua M power 13/02/2012 Revisión y presupuesto $4,742.14 Miniesmeril Cortadora eléctrica Revolvedora Bosch 28/02/2012 Revisión y presupuesto $838.85 Bosch 28/02/2012 Revisión y presupuesto (Chispea mucho) $2,442.46 - 29/02/2012 Revisión y presupuesto $9,105.01 Revolvedora Cipsa 29/02/2012 Revisión y presupuesto $2,254.00 Compactadora Wacker 29/02/2012 Revisión y presupuesto (No brinca parejo) $0.00 Compactadora Mikasa 29/02/2012 Revisión y presupuesto (No arranca) $4,678.34 Revolvedora Cipsa 29/02/2012 Revisión, no arranca $8,824.00 Revolvedora Cipsa 22/03/2012 Compactadora Wacker Taladro Bosch Revisión, tira gasolina del carburador $1,197.99 Revisión y presupuesto (No brinca parejo) OT 23/03/2012 $0.00 1948 26/03/2012 Revisión y presupuesto $640.00 Martillo rompedor Cortadora Eléctrica Bosch 13/04/2012 REVISIÓN PARA GRANTIA - Makita 23/04/2012 REVISIÓN PARA GRANTIA - $1,282.09 Tabla 12. Historial de mantenimiento y reparación. 50 Monto de reparación Enero $22,213.03 Febrero $9,298.51 Marzo $1,837.99 Abril $0.00 Tabla 13. Total del costo por mantenimiento y reparación. Mes Historial mensual de mantenimiento $25,000.00 Enero, $22,213.03 $20,000.00 $15,000.00 Febrero, $9,298.51 $10,000.00 $5,000.00 Marzo, $1,837.99 Abril, $0.00 $0.00 Enero Febrero Marzo Abril Grafica 1. Disminución de gastos de reparación a equipo menor. En la gráfica podemos ver la disminución en gastos de mantenimiento o reparación, lo que representa un importante ahorro de dinero a Construcciones SB. 51 8. Como resultado de las visitas a obra se han recuperado diversas herramientas en mal estado para ser traídas al almacén de la oficina y poder ser reparadas a un menor costo de lo que representaría adquirirlas nuevas, herramientas recuperadas como las siguientes: Carretillas. Palas. Picos. Cizallas. Pisones. Etc. Acciones que se ven reflejadas en dinero: Costo por cabo. Total del costo prod. Nuevo. 5 $110.00 $950.00 $550.00 $400.00 2 $110.00 $440.00 $320.00 Piezas soldadas Costo por soldadura $760.00 Total del costo prod. Nuevo. 3 $100.00 $2,800.00 $300.00 $2,500.00 1 $100.00 $200.00 $100.00 $100.00 Total ahorro. $3,320.00 Costo de Descripción de Cabos Cant. Herramienta producto la reparación comprados nuevo 5 Picos $190.00 4 Palas $190.00 Compra de cabos para su reparación. Costo de Descripción de Cant. Herramienta producto la reparación nuevo 7 Carretillas $400.00 1 Pisón 200 3 carretillas mandas soldar y 4 reparadas con refacciones en almacén. Soldadura de tubo. Total costo Ahorro de empresa reparación. Total costo Ahorro de empresa reparación. Tabla 13. Herramientas recuperadas y ahorro en dinero a la empresa. 52 Otros materiales recuperados y que fueron o serán utilizados en otras obras han sido los siguientes: Clavos de diferentes pulgadas. Alambre recocido. Cartoncillo asfaltico. Esponja Gris Cilíndrica (cola de rata). Cementos. Aceites. Otros. Las herramientas y materiales mencionados son los recuperados durante el desarrollo del proyecto. En cumplimiento con el objetivo general hoy en día se cuenta con las listas de inventario de obras, equipo menor y a nivel general, el personal de Construcciones SB está cumpliendo con su responsabilidad en el proyecto, se cuenta con la información que necesita la empresa, en cuanto a movimientos y registro de entradas y salidas. 53 XI. ANÁLISIS DE RIESGOS. Es importante llevar a cabo este tipo de análisis debido a que la realización de una predicción a futuro en relación al proyecto, es importante estar preparados para cualquier inconveniente que pueda suscitarse durante la ejecución del proyecto, esto basándose en el pasado histórico de la organización y en un análisis cuidadoso de las actividades futuras, aplicando técnicas de planeación y organización para ser más eficientes y planear gastos, apoyándonos en la elaboración de presupuestos. En la siguiente lista se mencionan algunas de las limitantes que pueden ser posibles barreras para lograr alcanzar los objetivos programados, los cuales la mayoría puede ser por desatención al proyecto, omitir ordenamientos o falta de seguimiento. Falta de seguimiento por parte del líder del proyecto, lo que provocaría información errónea, base de datos no actualizada, atrasos de captura y por consiguiente mal funcionamiento del sistema de inventarios. Omisión por parte de los almacenistas, choferes y empleados, ya que; la información estaría incompleta y se tendrían listas de inventario erróneas y carentes de fiabilidad. 54 La diferencias de conceptos, esto sería una limitante porque existen diferentes tipos de materiales y herramientas y conocidos por distintos nombres, al no tener unificados estos conceptos provocaría confusión en la captura de movimientos y duplicidad en la información. Matriz de análisis de riesgos: Efectos 1 2 Muy poco Altera el proceso 3 4 5 Nulo Errores en Información funciona- Principal medida de solución captura de poco miento información confiable de SCI No. Riesgos 1 Falta de seguimiento por el líder del proyecto. 2 Omisión por parte de empleados, choferes, almacenistas, etc. 3 Diversidad de conceptos. 4 Falta de apoyo por parte de la dirección. 5 Atrasos en captura de información. X 6 Falta de seguimiento a vistas a obra. X X 7 “0” Detección de áreas de oportunidad. X X X X X X X X X Unificación de conceptos. X X Apoyo por parte de la dirección para continuar con el proyecto. Observación y vigilancia del cumplimiento de su responsabilidad en el proyecto. Obtención de resultados para continuar con el proyecto. Capturar la información a tiempo en almacén y obras. X X Organización de tiempos. Trabajar el sistema de control de inventarios bajo mejora continua. Tabla 14. Matriz de análisis de riesgos. 55 XII. CONCLUSIONES. En la implementación y desarrollo del sistema de control de inventarios en Construcciones SB, nos pudimos dar cuenta de la importancia del proyecto, ya que SB es una empresa con expectativas de crecimiento y el tener un control general sobre sus activos y su movimiento le permita ahorrar dinero como ya se ha mencionado antes. Actualmente SB cuenta con una persona encargada del funcionamiento del proyecto, quien realiza la inspección física del inventario y su actualización en la base de datos en sistema. El personal y almacenistas ya están familiarizados con el proceso y cumpliendo con sus responsabilidades, existen formatos y documentos aplicados para un mejor control, y aun mas importante la información en sistema para ser consultada por la dirección, administrativos e ingenieros, para darle el uso mas conveniente para la empresa. El desarrollo del proyecto ya ha mostrado resultados como se menciona anteriormente, valdría la pena seguir con el sistema de inventarios para mejorar los procesos, minimizar tiempos y reducir costos para contribuir en el logro de los objetivos de la empresa. 56 XIII. RECOMENDACIONES. Es muy importante mencionar y hacer algunas recomendaciones que garanticen el buen funcionamiento del proyecto de sistema de control de inventarios para Construcciones SB. 1. Construcciones SB por medio del área de dirección de operaciones, debería hacer el ordenamiento oficial a todo el personal que labora en la empresa para un mejor funcionamiento y cumplimiento por parte de las partes involucradas. 2. Apoyar el seguimiento al proyecto por parte del personal, ya que; para garantizar su funcionamiento requiere del cumplimiento de los procesos. 3. Trabajar sobre un sistema de mejora continua, es decir; se estarán haciendo modificaciones y mejoras a los procedimientos y formatos según se vaya requiriendo y/ó por observaciones y recomendaciones de la Dirección. 4. Tener una persona encargada del monitoreo del sistema de inventarios como se ha venido realizando hasta el momento, para no perder el seguimiento e información obtenida, así como; los resultados alcanzados, al contrario mejorarlo con el transcurso del tiempo. 57 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Ó FUENTES DE INFORMACIÓN. Bastos, M. (2006) Introducción a la gestión de stocks. Editorial ideas propias. Muller, M. (2004) Fundamentos de administración de inventarios, Grupo editorial Norma. Starr, k y Miller, W. (2002) Control de inventarios teoría y practica, México, Editorial Diana. Gabriela ([email protected]) (2012, 08 de Febrero). Presentación SB Gestión de la calidad. Correo electrónico enviado a: ([email protected]). Alejandro Gracia ([email protected]) (2012, 09 de Febrero). Misión, Visión, Valores. Correo electrónico enviado a: ([email protected]). Munch, L. (2009). Fundamentos de Administración. Recuperado de: http://www.quedelibros.com/libro/77268/Fundamentos-de-Administracion-pdf.html. 58 ANEXO 1. MENU DE LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA DE INVENTARIOS. 59 ANEXO 2. LISTADO DE MATERIALES EM LA BASE DE DATOS. 60 ANEXO 3. LISTA DE INVENTARIO DE OBRA. 61 ANEXO 4. REGISTRÓ DE MOVIMIENTOS DE MATERIALES. 62 ANEXO 5. RESUMEN DE INVENTARIO DE CONSTRUCCIONES SB EN LA BASE DE DATOS. 63