características generales y módulos del software

MANUAL DE USUARIO ASISTENTE BSP VERSIÓN 1.0
CARACTERÍSTICAS GENERALES Y MÓDULOS DEL SOFTWARE
Uno de los objetivos que se perseguían al realizar el software en Visual Basic bajo el
entorno Excel de Microsoft Office® era proporcionar facilidad de uso y aprovechar todas
las capacidades de edición y entorno que ofrece esta hoja de calculo en combinación con
el lenguaje Visual Basic.
Entonces, las características generales del software son:
1. Herramientas de edición ofrecidas por Excel: en la utilización de la herramienta se
pueden realizar todas las operaciones de edición de la misma forma como se
realizan en Excel puesto que se esta trabajando sobre esta hoja de calculo. Esta
es un de las principales ventajas al utilizar este entorno puesto que es familiar para
los usuarios y al mismo tiempo es poderoso. Es posible copiar, cortar, pegar,
imprimir, modificar los formatos, llevar a otros documentos de office como Word,
PowerPoint, etc.
2. Navegabilidad por botones: para ir de una pantalla a otra y avanzar por los
diferentes módulos el software tiene botones que permiten avanzar y retroceder.
Estos botones se denominan “ANTERIOR” y “SIGUIENTE”, generalmente se
encuentran en la parte superior de la ventana y tienen esta presentación:
3. Generación dinámica de matrices, informes y estadísticas: el software crea
automáticamente las matrices y los informes estadísticos de las mismas. Para ello,
en las pantallas correspondientes, se encuentran además de los botones de
navegación otros botones como los siguientes:
4. Cuadros de dialogo personalizados: en las pantallas que se requieren aparecen
cuadros de dialogo personalizados que facilitan al usuario la realización de ciertas
tareas. Ejemplo:
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5. Información al usuario mediante cajas de texto: a lo largo de los diversos módulos
se encuentran cajas de texto que indican al usuario los procedimientos que debe
realizar. Ejemplo:
Definición de los procesos: en esta pantalla debe establecer los procesos y
una breve descripción de los mismos.
Estas son las características que se encuentran en todo el software, a continuación se
detallan los diversos módulos con un ejemplo de uso general.
Es importante mencionar que para el correcto funcionamiento del software el nivel de
seguridad de las macros en Excel debe ser “bajo”, puesto que de lo contrario no es
posible la ejecución del código Visual Basic. Para realizar esta acción se utiliza la ruta:
Herramientas Æ Macro Æ Seguridad…
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MÓDULOS DEL SOFTWARE Y EJEMPLO DE USO
Los módulos de software se presentaran mediante la utilización del ejemplo que se
comenzó a utilizar en el primer informe, relacionado con una empresa del sector
inmobiliario.
El primer modulo que se presenta cuando se ingresa al programa es la presentación
donde se muestra un diagrama general de las etapas previas de la metodología y una
sencilla explicación de la utilización:
El segundo modulo es la definición de los procesos. Se comenzaran a utilizar datos de
prueba:
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El modulo 3 corresponde a los grupos de procesos:
En esta pantalla se oprime el botón “CLASIFICAR PROCESOS” y se obtiene el siguiente
cuadro de dialogo:
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El tipo de proceso es una categoría que se debe definir para la construcción de la matriz
Procesos – Clases de Datos. Para mayor claridad consultar el trabajo de grado:
Desarrollo de un Plan Estratégico de Informática para la Facultad de Odontología,
Universidad nacional de Colombia – Sede Bogotá elaborado por ROMERO
TORRADO, Saira A. y ROMERO MORENO, Johana M.
El programa informa cuando se terminan de clasificar los procesos:
Después el software muestra la pantalla con el resultado de la clasificación de los
Procesos en Grupos de Procesos:
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El siguiente modulo permite definir las unidades organizativas:
Con esta información se completa lo necesario para la creación de la matriz Procesos –
Organización, entonces se oprime el botón “CREAR MATRIZ PO” para ver el resultado:
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Se despliega un cuadro de dialogo donde se muestra cada proceso y las unidades
organizativas para que el usuario seleccione el grado de responsabilidad de cada unidad
organizativa sobre los procesos:
El resultado es la matriz diligenciada:
En este momento se puede oprimir el botón generar estadísticas, con lo cual se generan
automáticamente los siguientes reportes:
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Oprimiendo el botón “SIGUIENTE” se pasa a estos reportes:
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Oprimiendo nuevamente el botón “SIGUIENTE” se obtienen estos reportes:
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Con esto se finaliza las estadísticas sobre la matriz Procesos – Organización. En el
siguiente modulo se definen las Clases de Datos:
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El siguiente modulo es Ordenamiento de los procesos, puesto que para determinar la
arquitectura de la Información es necesario que los procesos se ordenen dejando primero
los de planeación estratégica y Control Administrativo, luego los de Productos y Servicios
en la secuencia del ciclo de vida, y finalmente los Procesos para la Administración de
Recursos de Soporte.
El modulo verifica si todos los procesos que se habían definido se ha incluido en la nueva
ordenación:
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Si se han incluido todos los procesos el software lanza un cuadro de dialogo para
establecer la Creación de las Clases de Datos:
Al finalizar este cuadro de dialogo se lanza otro para determinar la utilización de las clases
de datos:
Al finalizar de introducir esta información automáticamente se procede a la creación de la
matriz Procesos – Clases de Datos.
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Para los datos introducidos en el ejemplo el resultado es el siguiente:
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Ahora se oprime el botón “GENERAR ESTADISTICAS” para obtener los reportes.
La primera hoja de reportes ofrece esta información:
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Se oprime el botón “SIGUIENTE” para ir a la segunda hoja de reportes:
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