L-CCBA-SAD-01 - Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias

Lineamientos para la Selección y
Evaluación de Proveedores de
Bienes y Servicios del CCBA
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LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA
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Contenido
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1.-OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 4
2.- ALCANCE ............................................................................................................................................................. 4
3.- POLÍTICAS ........................................................................................................................................................... 4
4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL CCBA ............................................................................................................................................ 5
Criterios de selección de proveedores de bienes y servicios. ................................................................................... 5
Procedimiento de selección de proveedores de bienes. ........................................................................................... 6
Procedimiento de selección de proveedores de Servicios. ....................................................................................... 6
Evaluación de proveedores. ..................................................................................................................................... 6
Evaluación de los proveedores de bienes............................................................................................................. 6
Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes. ..................................................................................... 6
Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. ............................................................................. 7
Evaluación de proveedores de Servicios.............................................................................................................. 7
Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios. ................................................................................. 9
Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción. ............................................................................. 9
5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................................. 11
6.- GLOSARIO .......................................................................................................................................................... 11
7.- CONTROL DE REVISIONES............................................................................................................................. 12
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INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como principal objetivo establecer los lineamientos para
seleccionar los proveedores de bienes y servicios, así como establecer el método de
evaluación de los mismos para garantizar insumos de calidad requeridos para
satisfacer las necesidades del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias.
Los Proveedores que posea una Empresa determinarán en gran medida el éxito de
ésta. El contar con buenos proveedores no solo significa contar con insumos de calidad
sino también, poder ofrecer productos de calidad.
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1.-OBJETIVO
Establecer los criterios de selección y evaluación de proveedores de bienes y
servicios del CCBA
2.- ALCANCE
Aplica para todos los proveedores de bienes y servicios referidos en el procedimiento
P-CCBA-SAD-01
3.- POLÍTICAS
3.1 Cuando el proveedor de bien o servicio no haya sido evaluado previamente, no
será un criterio de selección del mismo.
3.2 Para llevar a cabo la selección de los proveedores se deberá tener al menos tres
cotizaciones de diferentes proveedores.
3.3 Cuando el Proveedor sea único se solicitará una carta a dicho proveedor en donde
indique que son proveedores exclusivos del bien o servicio solicitado, de acuerdo al
manual con código M-DGF-CGDF-03 en el apartado de las Políticas para la
Administración de Egresos 7.1.8
3.4 La evaluación y selección de los proveedores de servicios, será llevado a cabo por
los usuarios que solicitaron el servicio.
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4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA
Criterios de selección de proveedores de bienes y servicios.
Los principales criterios a considerar al momento de seleccionar al proveedor de bienes
y servicios son precio y tiempo de entrega.
Precio.-Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean
acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del
mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los
gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros
embalaje, etc.
Así mismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles
descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen
de compra, descuentos por pronto pago, etc.
Tiempo de Entrega.-Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de
seleccionar un proveedor es la entrega ,en donde lo primero que debemos evaluar es
que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.
En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega ,si son capaces
de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos ,que nos lo entregarán
oportunamente cada vez que lo requiramos ,que siempre contarán con el mismo
producto, que nos podrán abastecer durante todo el año ,etc. Y también evaluamos la
rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos
el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega
del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.
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Procedimiento de selección
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de bienes.
1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos calificación de
“condicionado” como resultado de su evaluación anterior.
2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las
caracteristicas del bien solicitado.
3. Armar el cuadro comparativo de proveedores.
4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio.
5. El último criterio a considerar es el tiempo de entrega.
Procedimiento de selección de proveedores de Servicios.
Los criterios de selección de los proveedores de servicios son
1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos condición de
“calificado con reserva” como resultado de su evaluación anterior.
2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las
caracteristicas del servicio solicitado.
3. Armar el cuadro comparativo de proveedores.
4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio.
Evaluación de proveedores.
Evaluación de los proveedores de bienes.
La evaluación de los proveedores de bienes se realizará por cada orden de compra
que se entregue, y será llevada a cabo por el responsable de compras.
Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes.
1.- El responsable de compras distribuirá a los usuarios la hoja de verificación del
producto F-CCBA-SAD-07.
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2.- En la evaluación el responsable de
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compras
asignará el
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porcentaje de calificación
en cuanto a la calidad del producto de acuerdo a los criterios seleccionados por el
usuario en el formato F-CCBA-SAD-05.
3.- El responsable de compras evaluará al proveedor en cuanto al tiempo de acuerdo
a lo establecido en la cotización.
Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción.
De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones:
Calificación de
Desempeño (%)
De 100% a 90%
De 89% a 80%
Menor que 80 %
Condición
“CONFIABLE”.
“CONDICIONADO”.
“NO CONFIABLE”.
Puntaje De 100% a 90% (CONFIABLE). Se mantendrá como proveedor.
De 89% a 80% (CONDICIONADO). Se condicionará su permanencia en el catálogo de
proveedores del CCBA, a la espera de las mejoras de su desempeño en un periodo no
mayor a seis meses de acuerdo a su calificación de desempeño en ese periodo. En
caso de no mejorar su calificación, pasará a condición de “NO CONFIABLE”.
Menor que 80% (NO CONFIABLE). No será considerado como proveedor en el
catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar
una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA,
comprometiéndose a mejorar el servicio.
Evaluación de proveedores de Servicios.
Se procederá a evaluar el desempeño del proveedor de servicios una vez iniciada la
operación del mismo. La evaluación del proveedor de servicios considera como unidad
básica el contrato u orden de servicio. Las evaluaciones finales al cierre de un contrato
u orden de servicio, serán obligatorias para todos los servicios adquiridos de acuerdo
al procedimiento P-CCBA-SAD-01.
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Los criterios para la evaluación son el
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cumplimiento
de la calidad
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del servicio, y de
los plazos establecidos, siendo la calidad el principal criterio del desempeño del
proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios.
Para realizar la evaluación se deberán considerar las escalas de calificación de cada
subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla a continuación.
Calificación de
Desempeño (%)
Mayor o Igual a
70%
Mayor o Igual a
50% y
Menor que 70%
Menor que 50 %
Condición
“CALIFICADO”.
“CALIFICADO CON
RESERVA”.
“DESCALIFICADO”.
DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS
CALIDAD DEL SERVICIO.
Subcriterio.
Servicio realizado: El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados.
En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen
satisfactoriamente con lo solicitado.
Infraestructura, equipos, herramientas: La calidad de la infraestructura, equipos y
herramientas es óptima. La mantención de éstas es óptima, presentando y ejecutando
programas de mantención establecidos y demostrables.
Calidad de materiales y suministros: La calidad de los materiales y suministros
aportados es óptima.
Iniciativa y cooperación del personal: El personal demuestra, sistemática y
evidentemente, iniciativa y compromiso, durante la prestación del trabajo o desarrollo
del servicio.
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PLAZOS
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Subcriterio.
Cumplimiento de plazos: El proveedor cumple permanentemente con los plazos en lo
que respecta a la entrega del trabajo o servicio.
Programación del trabajo: El proveedor hace una programación formal de los trabajos
o servicios realizados, siendo demostrable y logrando un uso eficiente y eficaz de los
recursos, permitiendo una respuesta, a los clientes internos, dentro de los plazos
establecidos.
Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios.
1. El responsable de cada servicio contratado distribuirá entre los usuarios
directos la hoja de evaluación F-CCBA-SAD-09. En caso que el responsable del
servicio contratado sea el usuario directo, la hoja de evaluación será llenada por
éste.
2. El responsable del servicio adquirido emitirá el resultado de la evaluación
mediante el promedio de las evaluaciones de los usuarios directos.
3. El responsable del servicio adquirido deberá notificar por escrito al responsable
del departamento de compras el puntaje obtenido, haciendo referencia al
número de orden de compra y nombre del proveedor.
Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción.
El resultado de la evaluación de los proveedores de servicios adquiridos se les
notificara al final de cada orden de servicio, será llevado a cabo por el responsable del
departamento de compras.
De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones:
Puntaje Mayor o Igual a 70% (“CALIFICADO”). Se mantendrá como proveedor.
Mayor o Igual a 50% y Menor que 70% (CALIFICADO CON RESERVA”). Se
condicionará su permanencia en el catálogo de proveedores del CCBA, a la espera de
las mejoras de su desempeño en un periodo no mayor a seis meses de acuerdo a su
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periodo.deEn
2010caso de no
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calificación de desempeño en ese
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mejorar su calificación,
pasará a condición de DESCALIFICADO.
Menor que 50% (“DESCALIFICADO”). No será considerado como proveedor en el
catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar
una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA,
comprometiéndose a mejorar el servicio.
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5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
(cuando aplique)
M-DGF-CGDF-03
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Nombre del documento
Manual de Políticas AdministrativoFinancieras de Aplicación General
Procedimiento de Compras de Bienes y
Servicios
Lugar de
almacenamiento
Documento en Línea
Archivo de Área
6.- GLOSARIO
6.1 .- SIGLAS
CCBA Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias
PROMEP Programa de Mejoramiento Profesional
SAU Sistema de Atención a Usuarios
SII Sistema de Información institucional
SAD Secretaría Administrativa.
6.2 .- DEFINICIONES
Techo Financiero.- Son apoyos presupuestales asignado por la Universidad Autónoma de
Yucatán el cual solo puede ser utilizado para los gastos específicos de esta.
Servicios No Licitados.- Son las compras directas que no fueron asignados en concurso de
Licitación
Gasto Corriente.- Son las asignaciones para gastos otorgadas por subsidio federa
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7.- CONTROL DE REVISIONES
NIVEL DE
REVISIÓN
01
SECCIÓN
Y/O
PÁGINA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
PAG. 5
Y7
Se elimina de los criterios de selección de proveedores la
calidad, ya que es un criterio de evaluación.
Se modifica la redacción del punto 2.
FECHA DE
MODIFICACIÓN
15 de julio de 2013
Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La
revisión 00, se mantendrá en blanco.
Elaboró
Revisó
Aprobó
Karla Aguirre Cabrera
Responsable del Departamento
de Compras
M.C. José Enrique Abreu Sierra
Secretario Administrativo
M.C. Marco Antonio Torres León
Director
Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su
adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Universidad Autónoma de Yucatán
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