SUBPROCESO DE COMPRAS

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PROCESO AL QUE PERTENECE:
RECURSOS FÍSICOS
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CONTENIDO
PÁG.
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1.
4.2.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
8.
9.
10.
11.
12.
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
Nombre del subproceso
Nivel del Subproceso
Proceso al que pertenece
Normatividad
OBJETIVO
ALCANCE
Desde
Hasta
CARGO RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Responsable
Participantes
DIAGRAMA DE BLOQUE
PRODUCTO
INTERACCIONES
Criterios de Calidad del producto/servicio
Control del producto no conforme
RECURSOS
Recursos Monetarios
Recursos Físicos
Recursos Humanos
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
PARÁMETROS DE CONTROL DE REGISTROS
DOCUMENTOS DE APOYO
DEFINICIONES QUE CONTEMPLA EL SUBPROCESO
Evaluación de proveedores
Productos y servicios críticos
Proveedor
Reevaluación de desempeño del proveedor
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
4
4
5
5
6
7
7
7
7
7
7
7
8
14
16
16
16
16
16
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1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
1.1.
Nombre del subproceso
Compras
1.2.
Nivel del Subproceso
Apoyo
1.3.
Proceso al que pertenece
Gestión de Recursos Físicos
1.4.
Normatividad
Aplicar la normatividad vigente del subproceso
TIPO DE
NORMA
FECHA DE
NÚMERO ENTRADA EN
VIGENCIA
DENOMINACIÓN
DE LA NORMA
Normas
tributarias
Circular
NTC ISO
Políticas de compra
9001
2008
ARTICULO
APLICACIÓN
ESPECÍFICA
Registro de
proveedores
Compra de
bienes y
servicios
6.1; 7.4;
7.4.1; 7.4.2;
7.4.3; 8.3,
Noema Técnica a
Todos los
4.2.3, 4.2,4, artículos
Colombia
8.4, 8,5
NTC
4731
Muebles escolares.
Mesa trapezoidal y
silla.
NTC
4640
Muebles escolares.
Pupitres y sillas
para instructores.
Referencia
para compra
de bienes
inmuebles
Referencia
para compra
de bienes
inmuebles
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2. OBJETIVO
Adquirir, suministrar y controlar eficazmente la compra de bienes y servicios de la
institución para proporcionar así un adecuado servicio.
3. ALCANCE
3.1.
Desde
Recepción de requisiciones de las unidades y planificación de compras
3.2.
Hasta
ejecución de las compras, evaluación de proveedores y de la gestión del proceso.
4. CARGO RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
4.1.
Responsable
Coordinadora de Recursos Físicos.
4.2.
Participantes
Vicerrector Administrativo y Financiero, secretaría.
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5. DIAGRAMA DE BLOQUE
1. SOLICITAR
REQUISICIONES A
LAS UNIDADES
5. ELABORAR
ORDEN DE
COMPRA
9. EVALUAR LA
GESTIÓN DEL
PROCESO
6.
2. ELABORAR Y
VERIFICAR EL
PLAN DE
COMPRAS
6. VERIFICAR Y
RECEPCIONAR LA
COMPRA
3. SOLICITAR
COTIZACIONES
7. EVALUAR
PROVEEDORES
10.
RETROALIMENTA
R EL SISTEMA
PRODUCTO
Bienes y servicios adquiridos y suministrados.
4. SELECCIONAR
PROVEEDORES
8. ELABORAR
INFORME DE
GESTIÓN DEL
SUBPROCESO
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6.1.
INTERACCIONES
ENTRADA
PROCESO,
SUBPROCESO Y/O
PROVEEDOR
EMISOR
RESPONSABLE
SALIDA
INFORMACIÓN
Recursos físicos
Coordinación de
recursos físicos
Políticas y directrices
de compras
Todos los procesos/
subprocesos
Coordinación de
unidad
Solicitudes de
compras
Planeación
Estratégica
Coordinación de
planeación
Administración y
mejoramiento del
SGC
Directora de
Calidad y Control
Interno
MEDIO
Vicerrector
administrativo y
financiero
Gestión de
tecnología e
informática
Asesoría en compras
Coordinador de
de tecnología e
gestión informática
informática
Correspondencia y
Archivo
Coordinadora de
Recursos Físicos
Correspondencia y
documentos
Proveedores
Proveedor
Cotizaciones, facturas
Autorización de
compras
PROCESO Y/O
SUBPROCESO
RECEPTOR
Todos los procesos
y subprocesos
Física
Recursos físicos
Políticas y Directrices
para elaborar el Plan
Estratégico de la
Unidad
Informe de Evaluación
de Control Interno
Magnético ò
impreso
Informe consolidado
de auditoría de
calidad, informe de
auditoría de calidad
Documentos vigentes
del sistema de
Gestión de la Calidad
Gestión financiera
SUBPROCESO
RECEPTOR
Planeación
Estratégica
Evaluación de
Control Interno
Compras
INFORMACIÓN
Políticas y
directrices
entregadas
Bienes y servicios
comprados y
suministrados
Plan Estratégico de
Unidad
Evaluación de la
gestión CMI
Acciones
propuestas
eficaces frente a
las no
conformidades
Plan de
mejoramiento y
avances del plan
de mejoramiento
Solicitudes de
ajuste documental
RESPONSABLE
MEDIO
Coordinación de
recursos físicos
Escrito
Vicerrector
administrativo y
financiero
Escrito
Rector
Escrito
Directora de
Calidad y Control
Interno
Escrito
Física
Gestión financiera
Informe de gestión
Vicerrector
administrativo y
financiero
Escrito
NA
Recursos físicos
Asesoría en
compras de
tecnología e
informática
Coordinación de
gestión
informática
NA
Archivo y
Correspondencia
Correspondencia y
documentos
Coordinación de
recursos físicos
Escrito
Recursos físicos
Cotizaciones,
facturas recibidas
Coordinación de
recursos físicos
Escrito
Coordinador
de recursos
físicos
Magnético ò
impreso
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6.2.
Criterios de Calidad del producto/servicio
Cumplimiento de especificaciones, Oportunidad en la entrega de la compra,
Entrega de bienes en óptimas condiciones.
6.3.
Control del producto no conforme
Se aplica según subproceso para control del producto o servicio no conforme
7. RECURSOS
7.1.
Recursos Monetarios
Presupuesto definido anualmente.
7.2.
Recursos Físicos
Papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, instalaciones, sistema de
comunicación, equipos de cómputo, internet, redes.
7.3.
Recursos Humanos
Vicerrector Administrativo y Financiero, Coordinador de Recursos Físicos,
Secretarias
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
(Ver anexo)
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9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
REGISTRO
PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
NOMBRE
1
P
1. SOLICITAR
REQUISICIONES A
LAS UNIDADES
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS
2
1.
2.
3.
H
2. ELABORAR Y
VERIFICAR EL PLAN
DE COMPRAS
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO Y
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS
4.
5.
SOLICITAR A LOS DIRECTORES DE LAS
ESCUELAS Y LOS LÍDERES DE PROCESO
LAS REQUISICIONES PARA EL
DESARRROLLO DE SUS ACTIVIDADES
DURANTE EL AÑO.
CIRCULAR, CORREO
ELECTRÓNICO,
REUNIONES.
VERIFICAR QUE TODAS LAS UNIDADES
CUMPLAN CON LA ENTREGA DE LA
INFORMACIÓN REQUERIDA.
REQUISICIÓN DE BIENES
MUEBLES, EQUIPOS
ELECTRÓNICOS
INSUMOS Y
SUMINISTROS.
REVISAR LAS EXISTENCIAS EN EL
ALMACEN Y LAS REQUISIONES
SOLICITADAS POR LAS UNIDADES
ELABORAR EL PLAN ANUAL DE COMPRAS,
SEGÚN LAS NECESIDADES
INSTITUCIONALES
ENTREGAR EL PLAN DE COMPRAS AL
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO, PARA SU REVISION Y
APROBACION
CÓDIGO
R.S.C
GRF-C-F1
KARDEX
GRF-C-F2
PLAN DE COMPRAS
GRF-C-F3
PLAN DE COMPRAS
GRF-C-F3
PARA COMPRAS QUE NO SE HAYAN
INCLUIDO EN LAS REQUISICIONES DE LAS
UNIDADES Y SEAN DE GRAN IMPORTANCIA
SE REALIZARA UNA ADICCION A LA
REQUISICION Y AL PLAN DE COMPRAS
REQUISICIÓN DE BIENES
MUEBLES, EQUIPOS
ELECTRÓNICOS
INSUMOS Y
SUMINISTROS, PLAN DE
COMPRAS ,
GRF-C-F1
SE APRUEBA EL PLAN DE COMPRAS
PLAN DE COMPRAS
GRF-C-F3
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REGISTRO
PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
NOMBRE
1.
H
3. SOLICITAR
COTIZACIONES
GRF-C-F4
SOLICITUD DE
COTIZACIONES
GRF-C-F4
CONSULTAR CUAL ES EL PROVEEDOR
QUE CUMPLE CON LOS
REQUERIMIENTOS.
LISTADO DE
PROVEEDORES
RCS
2.
SELECCIONAR AL PROVEEDOR
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
GRF-C-F6
3.
SELECCIONAR Y EVALUAR AL
PROVEEDOR SI ESTE ES NUEVO EN LA
INSTITUCIÓN, SEGÚN LOS CRITERIOS
ESTABLECIDOS.
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
GRF-C-F6
1.
H
4. SELECCIONAR
PROVEEDORES
CÓDIGO
SOLICITUD DE
COTIZACIONES
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
SOLICITAR COTIZACIONES CON
LAS ESPECIFICACIONES
REQUERIDAS SEGÚN LAS
NECESIDADES.
2.
RECEPCIONAR LAS
COTIZACIONES.
3.
PRESENTAR LAS COTIZACIONES
RECIBIDAS AL VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PARA SU ANÁLISIS Y
APROBACIÓN
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REGISTRO
PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
NOMBRE
CÓDIGO
ORDEN DE
COMPRA
GRF-C-F5
ORDEN DE
COMPRA
GRF-C-F5
ORDEN DE
COMPRA
GRF-C-F5
ORDEN DE
COMPRA Y
FACTURA
DEL
PROVEEDOR
GRF-C-F5
EN CASO TAL LA ORDEN DE
COMPRA NO COINCIDA CON LA
FACTURA SE NOTIFICA AL
PROVEEDOR PARA QUE ESTE
JUSTIFIQUE POR QUE DE LA
INCONSISTENCIA.
ORDEN DE
COMPRA
GRF-C-F5
APROBAR Y FIRMAR LA FACTURA
PARA HACER EL INGRESO DE LOS
BIENES AL ALMACÉN
FACTURA DE
PROVEEDOR
1.
2.
H
5. ELABORAR ORDEN
DE COMPRA
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
COORDINADOR DE RECURSOS FÍSICO
3.
1.
V
6. VERIFICAR Y
RECEPCIONAR LA
COMPRA
2.
COORDINADOR DE RECURSOS FÍSICO
3.
DESPUES DE ANALIZAR LAS
COTIZACIONES SE ELABORA LA
ORDEN DE COMPRA
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA
AL VICERRECTOR
ADMINISTARTIVO PARA SU
APROBACION Y AUTORIZACION
SE ENVIA LA ORDEN DE
COMPRA AL PROVEEDOR YA
SEA VÍA FAX O CORREO
ELECTRONICO.
VERIFICAR QUE LA ORDEN DE
COMPRA Y LA FACTURA
COINCIDAN Y LUEGO SE COMPARA
CON LOS PRODUCTOS RECIBIDOS.
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REGISTRO
PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
NOMBRE
CÓDIGO
EVALUAR CADA SEMESTRE A LOS
PROVEEDORES A LOS CUALEA SE LES
REALIZÓ COMPRAS.
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
GRF-C-F6
2.
SOCIALIZAR LA EVALUACIÓN CON CADA
PROVEEDOR, Y FACILITARLE COPIA DE LA
MISMA.
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
3.
CLASIFICAR PROVEEDORES LOS
PROVEEDORES CRITICOS SEGÚN SU
IMPORTANCIA DENTRO DE LA
INSTITUCIÓN.
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
GRF-C-F6
DETERMINAR SEGÚN PUNTAJE QUE
PROVEEDORES CONTINUQAN CON LA
INATITUCION
SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
GRF-C-F6
1.
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
H
7. EVALUAR
PROVEEDORES
4.
1.
H
8. ELABORAR
INFORME DE
GESTIÓN DEL
SUBPROCESO
COORDINADOR DE
RECURSOS FÍSICOS
2.
ELABORAR INFORME TRIMESTRAL SOBRE
LA GESTIÓN DEL SUBPROCESO QUE
CONTENGA: CÓMO SE HA EJECUTADO EL
PLAN DE COMPRAS.
ELABORAR LOS INDICADORES DEL
SUBPROCESO Y ANALIZAR LOS
RESULTADOS OBTENIDOS .EN CASO DE
NO LOGRARSE LAS METAS, IDENTIFICAR
EL PROBLEMA Y SUS CAUSAS Y ASÍ
MISMO DOCUMENTAR ACCIONES DE
MEJORA QUE CONTRIBUYAN A
SOLUCIONAR EL PROBLEMA.
GRF-C-F6
RSC
CUADRO DE
SEGUIMIENTO
CUMPLIMIENTO DE
METAS
PE-F2
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PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
1.
2.
3.
V
9. EVALUAR LA
GESTIÓN DEL
PROCESO
COORDINADOR
RECURSOS
FÍSICOS
4.
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA
LÓGICA Y SECUENCIAL..
VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS
REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO
DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD
VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE
CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y
CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD.
SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA
VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA
NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL
DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO
UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN.
APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME, EN
CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL
DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME.
MEMORAND
O O CORREO
ELECTRÓNIC
O
RSC
ACCIÓN DE
MEJORA
RSC
CONTROL
DEL
PRODUCTO
Y/O
SERVICIO
NO
CONFORME
RSC
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PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS
AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD.
H
10. RETROALIMENTAR EL
SISTEMA
COORDINADOR
RECURSOS FÍSICOS
2. DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR LAS
ACCIONES COREECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA PERTINENTES SEGÚN EL
SUBPROCESO ACCIONES DE MEJORA,
CORRECTIVA O PREVENTIVA
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
MEMORANDO O
CORREO
ELECTRÓNICO
RSC
ACCIONES DE
MEJORA,
CORRECTIVA O
PREVENTIVA
RSC
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Plan de compras
GRF-C-F3
Kardex
GRF-C-F2
Solicitud de Cotizaciones
GRF-C-F4
Orden de Compra
GRF-C-F5
Solicitud de Insumos
GRF-C-F7
Circular, correo
Electrónico, Reuniones
RSC
Evaluación y selección de
proveedor
GRF-C-F6
Factura de Proveedor
RSC
CMI
PE-F2
4
5
RESPONSABLE
DE ARCHIVAR
MEDIO
ACCESO
/UBICACIÓN
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
RECICLAJE
GRF-C-F1
3
UN AÑO
Requisición De Bienes
Muebles, Equipos
Electrónicos Insumos Y
Suministros
CÓDIGO
2
A-Z ARCHIVO FISICO Y CARPETAS EN EL
ESCRITORIO DEL COMPUTADOR
NOMBRE
1
FISICO//MAGNETICO
IDENTIFICACIÓN
COORDINADOR DE RECURSOS FÍSICOS
10. PARÁMETROS DE CONTROL DE REGISTROS
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11. DOCUMENTOS DE APOYO
Políticas de compras
12. DEFINICIONES QUE CONTEMPLA EL SUBPROCESO
12.1. Evaluación de proveedores
Valoración de parámetros que permiten determinar la capacidad de un nuevo proveedor para
cumplir los requisitos de la Institución.
12.2. Productos y servicios críticos
Recursos que influyen directamente en la calidad del servicio educativo.
12.3. Proveedor
Persona o empresa que proporciona un producto o servicio
12.4. Reevaluación de desempeño del proveedor
Valoración de los parámetros que permiten determinar si el proveedor cumplió y fue coherente
durante el tiempo, con lo inicialmente pactado.