Licitar o no Licitar un servicio

¿Licitar o no Licitar un servicio? Que dilema…
Seguramente más de una oportunidad te habrás preguntado si debes licitar un servicio o la
compra de algún material o equipo. Es probable que te sientas muy cómodo con un proveedor en
particular en términos de capacidades técnicas y gestión, y quieras desarrollar una relación a largo
plazo, sin embargo entras en el dilema si licitando no obtendrías mejores conducciones
comerciales, y por qué no técnicas. Puede ser también que recibas como lineamiento de la
empresa en la que trabajas la obligatoriedad de licitar siempre, con el fin de mantener la
transparencia en los procesos de compras y contratación. ¿Es válido esto último? ¿Es la única
forma de asegurar transparencia en un proceso de contratación y compras? ¿Puede un proceso de
licitación resultar contraproducente, en términos de tarifas más altas por ejemplo? Como veras se
generan muchas dudas en torno a este tema. El objetivo de este artículo es compartir mis
experiencias de casos prácticos así como también mi visión de cómo considero se debe gestionar
los procesos de compras y contrataciones. Ello es importante toda vez que tienen un alto impacto
en la gestión de cualquier Cadena de Suministros.
Uno de los objetivos que he perseguido, y sigo persiguiendo, en los diferentes roles que he tenido
en la Gestión de Cadenas de Suministros, ha sido, y es encontrar proveedores que sean
verdaderos socios estratégicos con los que pueda desarrollar una relación sostenida y a largo
plazo. Debo de confesar que ello viene resultado un desafío complejo, ingrato y a veces frustrante,
pero ciertamente posible y es, como dice la oración: “justo y necesario”. Considero que una
relación así genera beneficios para ambas partes pues facilita la visión común de los objetivos y la
meta a alcanzar. Es necesario también pues ambas partes están involucradas desde el diseño o
concepción del producto o servicio, -factor crítico para conocer bien las operaciones- y por ende
realizar una mejor gestión. Asimismo, -y como toda relación terrenal y humana- ayuda a las partes
a conocerse mejor. Ello es fundamental para el desarrollo de nuevos proyectos, estrategias,
definición de objetivos comunes y oportunidades de mejoras. Sin embargo lo más importante es
que con el tiempo, se desarrolla confianza. Esto último es fundamental para el éxito de la
relación.
Ahora bien, partiendo de la premisa que lo expuesto en el párrafo anterior es válido, ¿perjudica
una licitación aquello? Vamos a poner esa pregunta “on hold” por el momento. La atenderemos
cuando lleguemos a las conclusiones de este artículo. Vayamos ahora revisar la interrogante de si
un proceso de licitación se justifica solo para darle transparencia a un proceso de compras y
contratación. Definitivamente, todos los procesos de compras y contrataciones, -por naturaleza
propia- son delicados desde el momento que involucra un acuerdo comercial y por ende una
transferencia de dinero de una parte a la otra. Es perfectamente natural que las empresas
busquen mecanismos y formas para asegurar que este proceso es transparente y visible. Sin
embargo,- y aquí vamos adelantando algunas conclusiones- es un error pensar que es la única
forma, o la más efectiva de controlar un proceso de compras y contrataciones.
Una alternativa es contratar un servicio o adquirir un bien a través de una adjudicación directa. Es
una práctica común, y con el procedimiento adecuado no tendría porque no ser una forma
transparente de cerrar el proceso. Uno puede demostrar que se han analizada varias propuestas
(económicas y técnicas) y oferentes, así como también compartir los argumentos estratégicos
detrás del uso de esta alternativa. Un argumento principal, -y debo de decir que es el que más uso
por convencimiento ideológico- es mantener la relación actual con el objetivo de establecer una
relación a largo plazo y sostenible. Uno puede sentarse a conversar con el proveedor actual y
explorar en conjunto formas de gestionar costos eficientemente sin necesidad de recurrir a la
“amenaza” de la licitación. Por otro lado, mi experiencia con licitaciones en mercados oligopólicos
o altamente especializados han terminado siempre en un incremento de tarifas.
Es importante tener en cuenta el costo de la curva de aprendizaje del nuevo proveedor. Ello
partiendo de la premisa que se decidió licitar y el ganador no es el proveedor actual. Conozco
casos en que el driver principal para determinar el ganador de una licitación fue la propuesta
económica, es decir optar por la más económica. Sin embargo la larga la curva de aprendizaje fue
tal que los costos generados superaron largamente el diferencial que existía en las propuestas
económicas del ganador del tender y el proveedor actual.
Otro tema importante a considerar es el TCO – Total Cost of Ownership o Costo Total de la
Propiedad. Es un concepto que profundizaremos más adelante y en otro artículo, sin embargo y en
líneas generales el concepto radica en analizar de forma integral como afecta un servicio
determinado, en nuestro caso la contratación de un servicio, en todas las áreas de la organización.
Así como también identificar los costos ocultos que se incurren producto de la ineficiencia del
servicio actual en sus diferentes procesos. Ello se debe valorizar y colocarlo en la evaluación final.
Así podremos obtener una visión más completa del impacto de nuestra decisión al tomar una u
otra opción, incluyendo los riesgos que implica.
Visto lo comentado en los párrafos anteriores, surge la pregunta: ¿Cuándo debo de licitar?
Recomiendo licitar materiales y /o servicios en mercados perfectos, es decir varios productores y
varios compradores. Asimismo, y como soy defensor de las relaciones a largo plazo y sostenibles,
buscando más un socio estratégico que un proveedor, señalaría que las licitaciones son adecuadas
para iniciar servicios nuevos o desarrollos de productos nuevos. Es una oportunidad para conocer
el mercado y analizar varias alternativas. Adicionalmente me inclino más a licitar productos que
servicios. Ello por una sencilla pero elemental razón: Salvo que sea un producto, -entiéndase un
material físico- con unas características muy especiales, normalmente el mercado ofrece
alternativas muy parecidas sin poner en riesgo la calidad del producto. Sin embargo los servicios
suelen ser más delicados toda vez que involucran a personas en el ofrecimiento del producto.
Normalmente toma un tiempo largo en acomodarse al contexto del cliente, se generan relaciones,
que considero son vitales en el servicio, conocimiento de la empresa, lo cual permite identificar
espacios de mejora y ofrecer alternativas solución. Una vez que se ha logrado alcanzar todo
aquello, toca empezar a trabajar en conjunto con el socio estratégico en gestionar la operación
más eficiente. Una licitación en ese contexto no generaría valor a la relación.
Ahora vayamos a responder la pegunta que pusimos “on hold” algunos párrafos más arriba:
¿perjudica una licitación las relaciones con un proveedor actual? Mi respuesta es SI. Perjudica y
mucho cuando se quiere construir una relación estratégica y a largo plazo. ¿Eso quiere decir que
nunca debo licitar? No. Lo que quiero decir es que una estrategia de licitación debe de usarse en
el contexto adecuado y dependiendo de los objetivos que uno desea alcanzar. Es una herramienta
más de gestión de compras como muchas otras. No debe de ser la única a emplearse. Y menos se
debe de pensar que es la única herramienta para darle visibilidad y transparencia al proceso de
contratación y compras. Como habrán visto líneas arriba soy un profundo defensor de las
relaciones estratégicas con los proveedores. Creo ideológicamente, es decir por convencimiento, y
no por un cliché “marketero”, en que los proveedores deben de ser vistos y gestionados como
socios.
Saludos.
Manuel