2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIÓN

Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
Diagramas de Representación
2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIÓN
Las herramientas gráficas utilizadas por los cursos de la cátedra que se presentan a continuación
permiten asegurar:
Sencillez. Es tal vez el requisito fundamental, tanto para la persona que modela el proceso
como para el lector o usuario.
Nivel de Información. Debe contener un justo nivel de información para permitir una primera
visión del proceso en su totalidad, de manera tal que no sea escaso (para brindar la
información que se requiere conocer) pero que, al mismo tiempo, no sea excesivo.
Estandarización. Los objetos o simbología deben ser estándares para evitar confusiones o
interpretaciones disímiles.
Soporte / Respaldo. La herramienta debe encontrarse sustentada en bibliografía pertinente y
actualizada y en una utilización extendida en el mercado laboral y/o académico.
Intuición. Los objetos o símbolos deben facilitar la interpretación del diagrama para que no
distraigan, ni dispersen al usuario.
Consistencia. No debe tener zonas grises, ni puntos débiles, asegurando su claridad.
Alineación con la cultura de la organización. Debe ser comprensible y aplicable en función de
la realidad organizacional vigente: docentes, alumnos y la comunidad educativa en general.
2.1
Comparación entre Diagramas de Representación
Un mismo proceso, en virtud del grado o nivel de detalle con el cual se lo desee analizar, puede ser
modelado con los 3 (tres) diagramas que componen esta propuesta metodológica:
DIAGRAMA
DE BLOQUE
+ ZOOM
DIAGRAMA DE
INTERDEPENDENCIA
SECTORIAL
+ ZOOM
DIAGRAMA DE
PROCESOS
La diferencia entre los tres diagramas, que son plenamente complementarios, radica básicamente en
el ‘zoom’ (o grado de detalle) con el cual se analizan los procesos por ellos representados, brindando
un adecuado y efectivo tratamiento a un tema tan esencial para nuestra materia como lo son
los procesos.
El análisis comparativo permite destacar las siguientes ventajas y desventajas de cada diagrama en
particular:
2.1.1
Diagrama de Bloque
Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada;
Es razonablemente simple de comprender y no requiere de más simbología que unos
cuadros de base.
4
Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
Diagramas de Representación
Es muy poderosa para identificar el comienzo y finalización de cada proceso, mediante la
individualización de las entradas y salidas.
Identifica los archivos y documentos que participan del proceso, sin especificación de
originales y copias.
No permite apreciar el flujo de las tareas de un proceso, si bien las mismas se enumeran
en el diagrama.
No permite identificar a los sectores intervinientes.
2.1.2
Diagrama de Interdependencia Sectorial
Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada.
Es muy simple de comprender, su simbología es mínima y se encuentra estandarizada.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas de un proceso.
No proporciona información sobre controles y decisiones.
No brinda información respecto de las copias de los documentos que participan del
proceso.
2.1.3
Diagrama de Procesos
Es una herramienta que está ganando amplia difusión en el mercado, basada en el
estándar BPMN (Business Process Model and Notation).
Posee una precisa estandarización de su simbología (que no es extensa) y de los modos
para graficarlo.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas, controles y decisiones de un
proceso.
Permite reflejar los documentos que se utilizan a lo largo del proceso, aunque no brinda
información sobre la cantidad de copias y su distribución.
No proporciona información directa y detallada sobre los datos de tales documentos.
Dado que tanto el Diagrama de Bloque como el de Interdependencia Sectorial se encuentran
incluidos actualmente en la bibliografía de nuestra asignatura, no se detallan en este documento.
En cambio, dado su carácter novedoso, a continuación se presentarán la notación y pautas utilizadas
para el diseño de Diagramas de Procesos.
5
Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
Diagramas de Representación
3. DIAGRAMA DE PROCESOS
3.1
3.1.1
Notación BPMN1
Carriles
Los Carriles representan las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte
del subsistema en cuestión o no.
Elemento
Carriles
3.1.2
Descripción
Los carriles son particiones
(horizontales o verticales) para
organizar y categorizar las
actividades.
Notación
NOMBRE X
NOMBRE Y
Objetos de flujo
Los Objetos de flujo representan eventos o situaciones que ocurren durante el trascurso del
proceso. Afectan el flujo y generalmente tienen un disparador o un impacto (resultado).
Elemento
1
Descripción
Comienzo
El de Comienzo indica dónde
empieza un proceso en
particular.
Intermedio
El Intermedio sucede entre
uno de Comienzo y otro de
Finalización.
Representa
típicamente una espera o
demora. Afecta el flujo pero
no concluye directamente el
circuito.
Finalización
El de Finalización indica dónde
culmina un proceso.
Actividad
Es un nombre genérico para
las
tareas
que
una
organización realiza.
BPMN: Business Process Model and Notation. Versión 1.2. Enero 2009
6
Notación
Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
Elemento
Decisión
3.1.3
Descripción
Diagramas de Representación
Notación
Se usa para controlar y reflejar
alternativas que tienen lugar
durante la ejecución de un
proceso.
Objetos de Conexión
Son los elementos gráficos que permiten hilvanar y dar continuidad a la secuencia de objetos
de flujo.
3.1.4
Elemento
Descripción
Conexión por Flujo de
Secuencia
Se usan para mostrar el orden
en que las actividades son
llevadas a cabo durante un
proceso.
Conexión por
Asociación
Se utilizan para asociar
información con Objetos de
Flujo.
Conector de Página
Se utiliza para indicar el lugar
en dónde el gráfico deja una
página para luego continuar
en otra.
Notación
Artefactos
Los Artefactos son elementos gráficos de soporte, que agregan y proveen datos
complementarios sobre los objetos, para dotar de mayor riqueza informativa a los diagramas.
Elemento
Descripción
Objetos de Datos
(Formularios)
Estos artefactos no tienen un
efecto directo en la secuencia
del flujo del proceso, pero
proveen información respecto
de qué necesita una actividad
para llevarse a cabo, o qué es
lo que producen.
Anotación
Complementaria
Es un mecanismo para proveer
información
adicional
al
usuario de los diagramas.
7
Notación
Anotación
de Texto
Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
3.2
Diagramas de Representación
Pautas Prácticas para el Diseño de Diagramas de Procesos
Las Pautas para el Diseño del Diagrama de Procesos (DP) se encuadran bajo la estandarización BPMN.
A continuación se presenta una serie de buenas prácticas que contribuyen a obtener Diagramas más
claros, fluidos y armónicos.
El primer paso para la confección del diagrama consiste en la determinación de la cantidad de
carriles, es decir las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte de la
organización o no (tales como proveedores, clientes, Bancos, entre otros).
La ubicación de los carriles debe considerar que las áreas de responsabilidad externas al
subsistema en cuestión deben ubicarse en los extremos izquierdo o derecho, asegurando la
secuencia fluida del proceso. Es recomendable dibujar en los carriles centrales del Diagrama a
aquellos sectores con mayor protagonismo dentro del proceso.
Como principio general, el flujo de tareas se grafica de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo. No obstante, cuando por razones de practicidad o de fluidez en la diagramación
resulte conveniente apartarse de dicho esquema, se podrá disponer de libertad suficiente
para tal acción.
Minimizar, dentro de lo posible, la cantidad de objetos en tanto se garantice una correcta y
completa interpretación de las actividades, decisiones, controles, documentos y otros objetos
que forman parte del proceso. La regla principal consiste en preservar la simpleza y claridad.
Minimizar los cruces entre los conectores, de modo de mantener una apariencia visual
amigable para el usuario / lector. En los casos en que sea imposible evitarlos, los mismos se
reflejarán con una pequeña “pancita” (similar al “puente” en la técnica del cursograma).
Los formularios se dibujan una sola vez, en el momento en que se reciben o se emiten, sin
necesidad de representar las copias.
Las Anotaciones Complementarias pueden resultar muy útiles para dejar reflejados, en el
diagrama, los datos o salidas del circuito bajo análisis que pudieran ser requeridos por otros
procesos o para el uso posterior por parte de analistas.
Si se acompaña del Diagrama de Bloque y/o del Intersectorial debe garantizarse, como
mínimo, que se respeten y reflejen las mismas actividades que fueron dibujadas en ellos.
Para reflejar la existencia de tareas paralelas (o bifurcaciones), es decir cuando un flujo se
divide en dos o más pasos paralelos, simplemente se presentan las actividades concatenadas
con los conectores por flujo de secuencia, de la siguiente manera:
8
Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr. Carlos Hernández
Diagramas de Representación
Para reflejar la combinación de dos o más tareas en una sola (lo que se denomina
“integración” o “merging”) se realiza el procedimiento inverso al mencionado en el punto
anterior. Es decir, se presentan las múltiples actividades confluyen en una única, siendo
concatenadas por flujos de secuencia (flechas), según se grafica a continuación:
Es importante destacar que, independientemente de las pautas antes mencionadas, al igual que en
cualquier diagrama de representación, en su realización influye el criterio profesional de quien
modela los procesos.
3.3
Herramientas informáticas
La notación internacional BPMN, utilizada para la representación de los Diagramas de Procesos, ha
ganado amplio terreno en el mercado, siendo actualmente una de las notaciones estándar más
difundidas, lo cual garantiza la solidez y robustez de la misma.
Gracias a ello, es posible integrar la exposición de Diagramas de Representación con herramientas
informáticas que permitan al alumno lograr una ventaja competitiva respecto de profesionales de
áreas informáticas o de los distintos tipos de ingeniería.
Para ello, se sugiere la presentación de herramientas de uso gratuito y de libre descarga desde
Internet, como ser:
BizAgi Process Modeler.
ARIS Express.
EDraw.
BOC Adonis Community Edition.
9