Punta Rock 2014-2015, memoria descriptiva v3

Licitación Pública
Producción General de PUNTA ROCK 2014 y 2015
Festival de Rock
Memoria Descriptiva
1. Objeto
La producción general, producción artística y comercial del Festival Punta Rock, a
realizarse con entrada gratuita durante los días 4 y 5 de abril de 2014, y en fecha
similar del año 2015. Esto implica la responsabilidad integral por la Programación
Artística, Gestión de Artistas Invitados y Logística Asociada, e Infraestructuras y
Servicios Auxiliares requeribles.
2.
Requerimientos
2.1 PROGRAMACIÓN ARTÍSTICA
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Programar un Festival de Rock de dos días, viernes y sábado, para un mínimo
de doce bandas.
Seis bandas locales serán incluidas a propuesta de la Dirección General de
Cultura en función de los clasificatorios previos.
Asimismo la Dirección General de Cultura podrá disponer de una plaza para
banda invitada del gobierno departamental, en caso de considerarlo pertinente.
De considerarlo pertinente la Dirección de Cultura podrá solicitar que se
programe una banda proveniente del exterior del país.
A los efectos de la propuesta el oferente presentará documentos de
precompromiso que indiquen que efectivamente la productora cuenta con el
acuerdo de las respectivas bandas en ser programadas en PUNTA ROCK.
La grilla de bandas a programar, en lo relativo a las nacionales y del exterior,
tendrá que ser especialmente aprobada por la Dirección General de Cultura,
para lo cual se establecerá una fecha tope adecuada a las partes.
Establecer a los efectos a nombre del Festival los convenios con productores y
otros agentes culturales según los requerimientos, efectuar las contrataciones
requeridas y los pagos de ellas devengados.
2.2 SERVICIOS BÁSICOS
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Gestionar los servicios de transporte aéreo, terrestre, de hotelería y
gastronómicos que resulten necesarios.
2.3 DE LA COMUNICACIÓN Y PRODUCCIÓN COMERCIAL
La productora tendrá a su cargo la producción publicitaria y de marketing de PUNTA
ROCK, la que contribuirá a la obtención de recursos económicos para solventar el
presupuesto del Festival.
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El oferente se obliga a proveer el diseño e implementación de productos
comunicacionales para la promoción del festival.
El diseño y ejecución a los efectos de pautas publicitarias en medios locales,
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nacionales e internacionales.
Una propuesta de publicidad callejera mínimamente en las ciudades del
departamento de Maldonado, y en Montevideo. A los efectos el oferente tendrá
en cuenta los compromisos vigentes entre la Intendencia de Maldonado y otros
permisarios respecto al uso publicitario del espacio público, así como las normas
vigentes en cuanto al uso del espacio público.
El oferente se obliga a la instalación – en Maldonado, Punta del Este y San
Carlos - de al menos tres puestos de publicidad estática en sitios a coordinar con
la Dirección de Cultura y los respectivos Municipios.
El adjudicatario se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias expresa
mención del carácter de organizador de la Intendencia de Maldonado y Municipio
de San Carlos; así como incluir las empresas públicas u organismos del estado
que patrocinen el evento. A los efectos deberán ser respetadas las disposiciones
que en materia de comunicaciones ha dispuesto la Intendencia Departamental.
Asimismo se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias - cualquiera sean
los medios de difusión - expresa mención a la participación de las bandas locales
con sus respectivas denominaciones.
Será responsabilidad del adjudicatario obtener patrocinio externo con destino a
PUNTA ROCK, de empresas nacionales o internacionales, los que se volcarán al
Festival como contrapartidas económicas, de servicios, materiales o canjes.
El adjudicatario se obliga a reservar espacios para publicidad de la Intendencia
de Maldonado, Municipio de San Carlos, a indicación de la Dirección General de
Cultura.
En la gestión de marketing y en la producción general el adjudicatario se obliga a
respetar las disposiciones vigentes en materia de promoción de bebidas
alcohólicas o tabacos.
Al término del evento el oferente brindará a la Dirección de Cultura un registro
filmado y fotográfico del festival, en los formatos apropiados.
2.4 DE LA INFRAESTRUCTURA
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Proveer las infraestructuras requeribles, escenario, vallados y mangrullos de
sonido, instalaciones para backstage, etc., durante los días del evento.
El escenario deberá ser techado, de manera de hacer posible la continuación del
show en condiciones de precipitaciones pluviales. Debe ser apto para
desempeño de bandas de rock de hasta 15 integrantes con su respectivo
equipamiento técnico.
Se proveerá un vallado perimetral de hasta 700 metros lineales, con un mínimo
de 2,45 mts. de altura. Se preverán dos entradas para ingreso de público y de
cuatro a seis portones para salidas de emergencia.
Proveer los servicios de audio e iluminación requeribles.
A los efectos de la iluminación se preverá alumbrado en los accesos principales
de la zona vallada.
Proveer los servicios de generadores de energía eléctrica que fueren requeribles.
El adjudicatario será responsable por la seguridad en el interior del predio vallado
e instalaciones del PUNTA ROCK. Efectuará a los efectos las contrataciones que
fueren necesarias ante empresas especializadas y el servicio policial. Se atendrá
a los efectos a las indicaciones de la Jefatura de Policía de Maldonado y las
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autoridades de Bomberos.
Proveerá a su costo los servicios de seguridad que sean requeribles.
Proveer instalaciones de baños químicos que fueren requeribles en zona de
backstage.
Las infraestructuras deberán prever espacios para publicidad estática y
audiovisual, en este último caso pantallas gigantes para la proyección de
imágenes en vivo y pauta publicitaria de patrocinantes.
3. CLÁUSULAS ADICIONALES
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La Intendencia de Maldonado asegurará la disponibilidad – en coordinación con
el adjudicatario – de un espacio físico en Punta del Este, Maldonado o San
Carlos. Se coordinará a los efectos con el Municipio respectivo.
Estarán a cargo de la Intendencia Departamental las obligaciones devenidas de
los impuestos vigentes, Agadu, Fonam, y otros que correspondieren.
En ningún caso la Intendencia de Maldonado será responsable por eventuales
reclamos de incumplimiento de contrato entre los artistas o representantes de
bandas que resulten contratadas y la empresa que resulte adjudicataria de la
presente licitación.
La Intendencia Departamental proveerá, previa coordinación con la Jefatura de
Policía de Maldonado, la seguridad en la zona circundante al vallado e
instalaciones exteriores a PUNTA ROCK.
La Intendencia Departamental será responsable de proveer servicios de
emergencia médica móvil para área vallada y de backstage, servicios de
Bomberos, de limpieza de predio en área público, backstage y exterior, y batería
de Baños Químicos área de público.
A los efectos de la presentación en vivo de las bandas, las bandas locales
tendrán un mínimo de 30’ cada una de ellas.
Respecto a la edición 2014, la productora se obliga a presentar antes del 31 de
enero de 2013 una propuesta de programación, la que deberá ser avalada por
la Dirección General de Cultura.
Una vez avalada la referida propuesta la productora deberá presentar, con fecha
límite al 15 de febrero de 2014, los precompromisos respectivos.
Sin perjuicio de lo indicado en ítem 1, respecto a la fecha prevista de PUNTA
ROCK, la Dirección General de Cultura podrá, de mediar causas debidamente
justificadas, y en acuerdo con quién resulte adjudicatario, disponer otra fecha de
realización del evento, no más allá del 30 de abril de 2014 y 2015
respectivamente.
La Intendencia Departamental no se hará cargo, bajo ninguna circunstancia, de
ningún servicio o componente que no esté detallado a texto expreso en este
pliego.
4. ANTECEDENTES REQUERIBLES
Los oferentes deberán indicar y acreditar:
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Antecedentes y experiencia comprobable en producción general de festivales de
rock en el territorio nacional o en los países del MERCOSUR.
Antecedentes y experiencia documentada de los responsables de las respectivas
áreas: programación artística, comunicaciones, infraestructuras, logística y
seguridad.
5. PROPUESTA ECONÓMICA Y MODALIDAD DE PAGO
Los oferentes deberán indicar una propuesta económica y en ella el importe
requerido por todo concepto por el servicio de Producción General de PUNTAROCK
por sus ediciones 2014 y 2015.
En ningún caso la propuesta económica excederá el monto anual previsto
presupuestalmente, de $U 3,600,000 impuestos incluidos.
La propuesta deberá distinguir entre ambas ediciones.
La Intendencia Departamental de Maldonado pagará al oferente que resulte
adjudicatario de la presente licitación de la siguiente manera:
Para PUNTA ROCK 2014
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Un 30% del total de la oferta a los treinta días de firmado el contrato respectivo.
Un 40% del total de la oferta entre treinta y sesenta días antes del inicio del
Festival, una vez presentado y convalidado un informe de avance de la
planificación del Festival.
El 30% restante a los treinta días de realizado el Festival, previa entrega por
parte del adjudicatario de un informe final y a conformidad de la Dirección
General de Cultura.
Para PUNTA ROCK 2015
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Un 30% del total de la oferta con plazo en los ciento veinte días antes del inicio
del festival, previa indicación de la Dirección General de Cultura.
Un 40% del total de la oferta entre treinta y sesenta días antes del inicio del
Festival, una vez presentado y convalidado un informe de avance de la
planificación del Festival.
El 30% restante a los treinta días de realizado el Festival, previa entrega por
parte del adjudicatario de un informe final y a conformidad de la Dirección
General de Cultura.
6. Plazo
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El presente llamado se realiza para la adjudicación de la producción general
del Festival de PUNTA ROCK ediciones 2014 y 2015, pudiéndose ampliar
conforme a la normativa vigente, y previo informe al respecto de la Dirección
General de Cultura.
Factores y ponderación para evaluar las ofertas
Se tendrá en cuenta para evaluar las ofertas, los siguientes factores:
• experiencia del oferente en la realización de eventos de similares
características (30%);
• calidad en la infraestructura cotizada (30%);
• propuesta de grilla artística (30%);
• estrategias de comunicación y difusión del festival (10%).-