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OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
UNIDAD DE CONTROL
DE INGRESOS
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR DEPOSITOS DE DINERO EN LA OFICINA
DE ADMINISTRACION FINANCIERA POR CONCEPTO DE VENTA DE BIENES
Y SERVICIOS
Toda persona que reciba dinero en efectivo o cheque a nombre de la Institución
por concepto de venta de bienes y servicios debe confeccionar y entregar un
documento que lo respalde: recibo de dinero, facturas de contado o crédito.
Recibo de dinero: Se utiliza para la recepción de montos generalmente por
concepto de recaudación de venta de libros, folletos, cobro de multas entre otras.
Facturas de contado: Tiene la misma funcionalidad de los recibos de dinero, son
normalmente solicitadas por empresa en las que se requiere de un documento
más formal.
Facturas de crédito: Se confeccionan cuando el dinero se percibirá de 8 a 30
días posteriores a la fecha de entrega.
Es importante aclarar que el recibo de dinero no sustituye la factura de contado,
se utiliza para aquellas ventas en las que se está percibiendo el dinero en efectivo
en el mismo momento de entrega del bien o servicio.
Cuando las Unidades, Escuelas, Centros o Institutos necesiten comprar entre sí
bienes o servicios, no puede utilizarse ni el recibo de dinero ni la factura de
contado, ni crédito.
Para estos efectos, debe realizarse una traslado de fondos, mediante la
elaboración de un oficio dirigido a la Sección de Presupuesto, en el que autorizan
rebajar el presupuesto de la Unidad que realiza la venta. Se adjunta dos machotes
de oficio para estos efectos (anexo # 1).
Antes de solicitar la entrega de recibos de dinero todas las Unidades Académicas,
Centros o Institutos deben llenar la Boleta de “Registro de Datos“ ( Anexo # 2 ).
En la que debe indicarse: Nombre de la Unidad, extensión telefónica, correo
electrónico, nombre completo y firma del encargado y el responsable de la
recaudación. Es importante tener esta boleta actualizada con el fin de alimentar
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nuestra base de datos y comunicarnos directamente por medio del teléfono o el
correo electrónico.
Trámite de solicitud de recibos de dinero ante la Unidad de Control de
Ingresos.
Las Unidades que requieran recibos de dinero o facturas de contado y crédito,
deben enviar un oficio dirigido a la Unidad de Control de Ingresos, solicitando la
entrega de recibos, indicando el nombre de la persona autorizada a retirar los
formularios y con la firma el Director. (anexo # 3).
La cantidad solicitada de recibos de dinero, debe responder a las necesidades
reales de uso.
Posteriormente a la entrega y uso de los recibos de dinero debe realizar la
liquidación de los recibos utilizados, para ello se adjunta un formato de liquidación
(anexo # 4) . No se entregarán recibos de dinero a ninguna dependencia que
tenga pendiente una liquidación anterior, es requisito indispensable que esté al
día.
Los recibos de dinero deben liquidarse cuando se ha completado su uso, o bien en
la primer semana de diciembre de cada año. Se recomienda hacer liquidaciones
parciales con el fin de no esperar hasta que se acumule la totalidad de liquidación.
Indicaciones generales de recibos de dinero

Los recibos de dinero deben ser utilizados en secuencia numérica y
cronológica.

Deben indicar claramente el nombre completo y firma de quien recibe el
dinero, fecha, monto en cifras y letras, detalle de la compra del servicio o
bien, cuenta presupuestaria a depositar,
Unidad Académica o
Administrativa, sello de la Unidad.
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
Debe contener la información clara sin tachones ni alteraciones, que hagan
dudar de su validez.

Cuando se anula un recibo debe adjuntarse el original y la copia rosada
para su registro en la contabilidad e indicar en el recibo la leyenda “
anulado o nulo “.

En caso de robo o extravío de los recibos, debe publicarse dos anuncios
uno en el diario la Gaceta y otro en otro diario de circulación que escoja el
responsable de los recibos. El costo correrá por cuenta del responsable del
fondo y en ningún caso puede financiarse con fondos de la Institución. Se
adjunta un formato de la publicación (anexo # 5).

Cada block contiene 50 recibos y cada recibo las siguientes copias:
Blanca: Para al cliente
Rosada: Se adjunta al Formulario de Deposito.
Verde : Para control de la Unidad, Centro o Instituto.

Al finalizar el día deben agruparse los recibos de dinero en forma
consecutiva para realizar el depósito de dinero en efectivo o cheque, a más
tardar al día siguiente en la Tesorería de la Oficina de Administración
Financiera, en caso de que se realice en las Sedes deben realizar el
deposito correspondiente y confeccionar el formulario de deposito de dinero
( ANEXO # 6 ).
Indicaciones para elaborar el Formulario de depósito.

La Norma G. 3.8 de las Normas Generales para la Ejecución del
Presupuesto de la Universidad de Costa Rica, aprobada por el Consejo
Universitario indica:
“ G-3.8. Todo funcionario de la Universidad de Costa Rica que en
cumplimiento de sus funciones recaude fondos de cualquier naturaleza
pertenecientes a la Institución, deberá depositarlos diariamente a nombre
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de la Universidad de Costa Rica, en los lugares que la misma designe para
estos efectos. Las excepciones en la frecuencia del depósito deberán ser
expresamente aprobadas por el Vicerrector de Administración”.
Depósitos realizados en la Oficina de Administración Financiera Sede
Rodrigo Facio
Al depositar el dinero recaudado en la Oficina de Administración Financiera,
mediante recibos de dinero, el cajero le entrega un comprobante de
ingreso, que debe ser utilizado para confeccionar el “Formulario de
depósito “ ( anexo # 6 ), indicando:

Numeración de recibos de dinero o facturas de contado, indicando
recibos o facturas nulos.

Cuenta a acreditar: Empresa Auxiliar, Curso Especial, Fondo Restringido o
Fondos Corrientes.

El cheque debe venir girado a nombre de la Universidad de Costa Rica

Cheques a depositar en colones o dólares.

Número de cheque.

Banco que gira.

Monto de depósito.

Totalizar el monto si está compuesto de efectivo y cheques.

Nombre completo y firma del encargado del fondo.

Nombre completo y firma del Superior inmediato indicando su puesto.

Sello de la Unidad correspondiente.
los
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Depósitos realizados en Bancos estatales
Si el depósito lo realiza en un Banco estatal, debe elaborar un oficio
solicitando a la Jefatura de Control de Ingresos, se acredite a la cuenta
que corresponda: Curso Especial, Empresa Auxiliar o Fondo Restringido o
Fondos Corrientes, adjuntando el comprobante bancario respectivo y las
copia rosadas de los recibos de dinero. En el caso de que existan recibos
anulados, debe adjuntarse la copia blanca y rosada con la leyenda “anulado
o nulo” El monto depositado debe coincidir con la sumatoria de los recibos
de dinero.
Las cuentas bancarias autorizadas para los depósitos son:
Banco
Banco Nacional de
Rica
Cuenta en colones
Cuenta en dólares
Banco de Costa Rica
Cuenta en colones
Cuenta en dólares
Cuenta corriente
Cuenta cliente
100-01-080-000980-6
100-02-000-061357-0
15108010010009801
15100010020613577
001-00384399
001-0204993-7
15201001003843991
15201001020499375
Costa
Indicaciones para elaborar la Liquidación de recibos de dinero
Para elaborar la liquidación debe indicarse en el reporte la información referente
a los recibos de dinero utilizados, haciendo referencia al Comprobante de Ingreso,
entregado en la Oficina de Administración Financiera (anexo # 4) que contiene la
siguiente información:
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





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Número de Recibo de dinero.
Fecha de recibo.
Monto.
Número de comprobante de Ingreso o comprobante bancario.
Fecha de depósito.
Indicar el nombre completo y firma de la persona que realiza la liquidación.
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NORMATIVA INSTITUCIONAL APLICABLE
Disposiciones de alcance general y buenas prácticas de Control
Interno
Se adjunta a continuación algunas observaciones emitidas por la Oficina
de la Contraloría Universitaria, respecto a la normativa aplicable al proceso
de venta de Bienes y Servicios.

Ley 8292 Ley General de Control Interno.
Los funcionarios que sean custodios, administradores o responsables de
fondos universitarios están obligados a observar la normativa de control que
dicte la Institución, para la correcta administración de los recursos, también
están sujetos a la fiscalización de la Contraloría Universitaria, en cuanto a
su alcance el control sobre estos fondos es de legalidad, contable y técnico,
velando fundamentalmente por el cumplimiento de su destino e integridad,
de conformidad con el marco normativo aplicable.
Es importante señalar que el patrimonio institucional está afectado al
cumplimiento de los fines públicos previstos en nuestra Constitución Política
y en el resto del ordenamiento jurídico. Por ello, entre otras situaciones,
sobre los recursos que la Institución traslada a diferentes dependencias
universitarias para la utilización de una finalidad específica o uso general,
se impone el ejercicio de actividades de fiscalización a cargo de los órganos
de fiscalización y control como son: la Oficina de Contraloría Universitaria y
oficinas administrativas como la Oficina de Administración Financiera, como
entes responsables de vigilar la utilización de dichos fondos por parte de
funcionarios encargados y les corresponde, además, diseñar el sistema
para ejercer, dentro del marco legal impuesto, el control de dichos recursos
y garantizar que se está logrando el fin previsto.
Al respecto se pueden citar los siguientes artículos:
Artículo 7. “Obligación de disponer de un sistema de control interno”.
Artículo 8. “Concepto de sistema de control interno”.
Artículo 9. “Órganos del sistema de control interno”.
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Artículo 13. “Ambiente de control “.
Es oportuno indicar que la presentación de estos formularios son parte del
sistema de control interno, que lejos de ser un fin en si mismo que interfiere
al accionar de las dependencias universitarias, es un medio más para el
logro de los objetivos y la protección de los recursos institucionales. Por lo
tanto, constituye una faceta fundamental de la gestión administrativa,
tratándose de una serie de sistemas, decisiones, acciones o instrumentos
de aplicación consistentes, articulados en los procesos y procedimientos de
la institución, que se desarrollan en puntos previstos, que pueden ser
coincidentes o posteriores a determinados actos administrativos como un
medio para el logro de los objetivos previstos y que procuran proporcionar
una seguridad razonable de que los recursos institucionales están siendo
protegidos.
La Administración activa es uno de los componentes del sistema de control
interno, tiene la responsabilidad de fortalecer los componentes funcionales
del sistema de control interno.
Citamos además, el Manual de Normas Generales de Control Interno para
la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a
su fiscalización, publicadas en la Gaceta No. 107 del 5 de junio de 2002,
que son oportuno señalar por cuanto también disponen de una serie de
consideraciones relacionadas con el fortalecimiento del sistema de Control
Interno. Dentro de ellas destacamos:
El punto 4.13 “Revisiones de control “.
Señala que las operaciones de las organizaciones deben ser sometidas a
revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento, que
permitan detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con
respecto a lo planeado. Esto es parte del control concomitante, esto es que
le corresponde a la administración identificar los puntos de cada
transacción, proceso u operación en los cuales debería aplicarse, sobre la
marcha, una medida o procedimiento de control, tal como una conciliación,
una verificación de datos o una revisión de fondos, para asegurar la
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integridad de los recursos o el avance correcto o legítimo de las actividades
organizacionales.
Adicionalmente lo que indica la circular VRA 008-2013 en la que recuerda a
las Jefaturas su responsabilidad de girar a lo interno de las dependencias a
su cargo, con el fin de fortalecer la administración y el control de los bienes
institucionales que se encuentran bajo custodia.
Al respecto la Universidad de Costa Rica cuenta con normativa que
establece las obligaciones y responsabilidades:

Estatuto Orgánico en los artículos 94-106-112-157, establece que es
responsabilidad de las diferentes jefaturas, ejercer potestades de superior
jerárquico sobre los funcionarios, funcionarias y estudiantes, de
conformidad con lo que establece el Estatuto y Reglamentos.

Ley No. 8131 Administración Financiera de la República.

Compendio de Normativa Universitaria emitido por la Oficina Jurídica de la
Universidad de Costa Rica. Segunda edición año 2008.
.
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A continuación se presentan los formatos de los formularios a confeccionar
Anexo # 1 Oficio solicitando es traslado interno de dinero entre Unidades.
Fecha___________
Señores
Unidad que recibe el bien o servicio
Estimados señores:
Por este medio me permito solicitar se realice el pago por concepto de____
___________________________ mediante traslado interno de fondos entre
Unidades por un monto de ____________________ acreditando a la cuenta
presupuestaria___________________ de la Unidad_____________________
Atentamente.
________________________
Responsable o Director
Unidad que vende el bien o servicio
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Fecha___________
Señores
Sección de Presupuesto
Estimados señores:
Por este medio autorizo el traslado de fondos rebajando del objeto del gasto
____________ del presupuesto del Número ________________ por un
monto de ¢ ______ por concepto de ______________________________.
Acreditar dicho recurso a la cuenta presupuestaria ____________________
Atentamente,
_______________________________
Responsable o Director
Unidad que recibe el bien o servicio
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ANEXO # 2
BOLETA DE REGISTRO DE DATOS
Nombre encargado
Ext
Número de
cédula
Correo
electrónico
Nombre completo
Ext
Número de
cédula
Correo
electrónico
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Anexo # 3
Oficio para solicitar recibos de dinero
Fecha
Señores
Unidad de Control de Ingresos
Estimados señores:
Por este medio solicitamos la entrega de ___ talonarios de
recibos para ser utilizados en ________________________.
La persona encargada de retirarlos es______________ con
cédula de identidad ___________ quien es el portador de la
presente.
Le saluda cordialmente,
_________________
Directora
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Anexo # 4 Liquidación de recibos
Nombre de la dependencia ___________________________________
Número
de recibo
Total
Proyecto
Fecha de
recibido
Monto
Número de
Fecha de
comprobante depósito
de Ingreso
¢
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Anexo # 5 Diseño de aviso para publicación de extravío de recibos de
dinero.
CAMPO PAGADO
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Nombre de la Unidad Académica o
Administrativa
Comunica al público en general Clientes y
proveedores el extravió de los recibos de
dinero del # _______ al # _________
por lo tanto, no se hace responsable del
uso indebido de estos documentos.
_____________________
Firma responsable
Nombre____________________
Cédula _________________
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Formulario de depósito
No. depósito
Concepto
Fecha
Detalle
Recibos de dinero
Del # __________al ____________
Del # __________ al ____________
Facturas de Contado
Del # ________ al___________
Del #_________al ___________
Nulos
Nula
Acreditar a
Empresa Auxiliar #
Fondo Restringido #
Curso Especial
#
Fondos Corrientes #
Efectivo
¢
Cheques
Numero
Banco
Total cheques en ¢
¢
Total depósito en colones
¢
Dólares
Efectivo
$
Cheque
Número
Banco
Total cheques en $
$
Total depósito en dólares
$
Nombre
Encargado
Firma
Fecha
Responsable
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