CRONOGRAMA IMPLEMENTACION

PRODUCTO 2.
METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS
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SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS
Julio de 2007
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 3
2.
METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA PGN........................... 4
2.1 PRIMERA FASE: APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE
EQUIPOS DE TRABAJO.............................................................................. 4
2.1.1
Apoyo y compromiso de la alta dirección............................................... 4
2.1.2. Elección de la organización que apoye el proceso de implementación.. 5
2.1.3. Conformación equipo interdisciplinario. ................................................. 6
2.2 SEGUNDA FASE: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA .......................................... 8
2.2.1
Análisis y estudio de las opciones de desarrollo propio. ........................ 8
2.2.2
Elección de solución tecnológica. .......................................................... 9
2.2.3
Formalización e institucionalización del sistema de gestión de costos. 10
2.3 TERCERA FASE: ENTRADA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE COSTOS .............................................................................. 10
2.3.1
Cronograma de implementación.......................................................... 10
2.3.2
Establecimiento de puntos de control. ................................................. 11
2.3.3
Ejecución del programa de sensibilización y capacitación. .................. 11
2.3.4
Implementación del sistema de gestión de costos. .............................. 13
2.3.5
Seguimiento a la implementación del sistema de gestión de costos. ... 13
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1. OBJETIVO GENERAL
Para que la Procuraduría General de la Nación lleve a buen término el proceso de
poner en funcionamiento el Sistema de Gestión de Costos, se presenta la siguiente
metodología que le permite implementar el Sistema desde el principio y hasta la
etapa de control y retroalimentación.
“Es muy reciente el interés de los Estados modernos de controlar y conocer sus
costos. Generalmente, ese interés está vinculado con el actual proceso de reforma
administrativa del Estado, que pone en el orden del día la necesidad de adecuar la
gestión pública moderna a los criterios de eficiencia, eficacia y obtención de
resultados”.1
Hoy, la administración de las organizaciones utiliza la información de los Sistemas
de Gestión de Costos para tomar decisiones. Conocer cual es el costo de las
actividades, que tan eficaz y eficientemente son realizadas las actividades y quienes
son usuarios o beneficiarios de las actuaciones que se realizan, obtener información
que permita administrar lo que se hace en lugar de simplemente que se gasta. El
Sistema de Gestión de Costos propuesto para la Procuraduría General de la Nación,
es el catalizador para el mejoramiento y administración de procesos, medición del
desempeño y optimización de la relación cliente - producto - servicio.
1
Metodología
para
la
obtención
de
costos
gubernamentales.
http://www.relogiodaeconomia.sp.gov.br/anexos/metodologia_espanol.pdf. Consultado Junio 01 de 2007
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2. METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA PGN
Con la presente metodología se busca dar a la entidad una serie de pasos y
presupuestos básicos a tener en cuenta para la implementación del Sistema de
Gestión de Costos. Para ello se han considerado los siguientes aspectos:
2.1 PRIMERA FASE: APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE
EQUIPOS DE TRABAJO
Los primeros pasos en el proceso de implementación son fundamentales para el
éxito del proyecto. Estos pasos son:
2.1.1
Apoyo y compromiso de la alta dirección.
Los mejores resultados siempre se obtienen cuando es la dirección de la
organización la que muestra y difunde su interés en los proyectos.
Sin duda el Sistema de Gestión de Costos se constituye en una herramienta de tipo
gerencial que permitirá a los directivos poder orientar su organización con sentido
social y económico.
Tal como lo citan Joaquín Cuervo y Jair Osorio en el libro Costeo basado en
actividades – ABC-, el Sistema de Gestión de Costos, no es un sistema de
contabilidad, es un sistema que provee información para la toma de decisiones, para
medición y evaluación de gestión. Con esta filosofía se trabajó la metodología
propuesta para la PGN.
Por lo anterior, todos los niveles de la Procuraduría deberán tomar parte en la
implementación.
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La Dirección de la entidad es la máxima responsable del Proyecto. Se requiere un
firme convencimiento por su parte sobre la importancia y la necesidad de que la
entidad cuente con un Sistema de Gestión de Costos.
El máximo responsable de la organización y su equipo directivo asumirán un papel
activo en el proceso, durante todas las etapas del mismo. Sus funciones principales
serían:
• Liderar el programa de implementación del Sistema de Gestión de Costos.
• Mantener un compromiso activo.
• Promover la participación de todos los funcionarios implicados.
• Hacer seguimiento al proyecto.
• Designar a los miembros del equipo de proyecto que por parte de la entidad
se encargará de llevar a cabo la implementación del Sistema de Gestión de
Costos.
2.1.2. Elección de la organización que apoye el proceso de implementación.
Dado lo especifico del tema y el conocimiento especializado que se requiere, y por
lo visto y analizado durante el proceso de formulación de la metodología, es
importante que, durante el proceso de implementación, la entidad cuente con el
acompañamiento de una firma que conozca el tema y si no fue participante durante
el proceso de formulación de la metodología, se debe contemplar que ésta se
tomará un tiempo suficiente para conocer la entidad, sus procesos, productos,
estructura, lea y procese la metodología propuesta para el Sistema de Gestión de
Costos de la Procuraduría General de la Nación.
Para la elección de la firma acompañante se deberán considerar al menos los
siguientes parámetros:
• Experiencia en el sector y en el tema.
• Costo.
• Conocimientos y experiencia del personal en implementaciones del producto.
• Metodología de implementación.
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• Metodología de formación.
• Experiencia con el producto.
• Proximidad geográfica.
• Presencia global.
• Compromiso en la implantación.
• Conocimientos y experiencia en integración de sistemas.
• Disposición del personal.
• Estabilidad financiera de la firma
2.1.3. Conformación equipo interdisciplinario.
Surtidos los pasos anteriores, la entidad debe seleccionar un equipo de personas de
la organización provenientes de diferentes áreas, en las que se incluyan entre otras:
administrativa, planeación, sistemas, financiera, misionales, control interno. Dado lo
específico y especial del tema, se deberá contar con una organización externa que
apoye el proceso, quien a la vez deberá conformar un equipo que se integre con los
funcionarios elegidos por la entidad. Cada integrante deberá tener un rol y
responsabilidades específicas dentro del equipo interdisciplinario. El número de
integrantes dependerá del despliegue de usuarios que la Organización quiera hacer;
es decir si desea abarcar la mayoría de ubicaciones regionales y funcionales, será
mayor el número; lo recomendable es iniciar con un despliegue moderado,
incluyendo las áreas mencionadas y las principales regionales por tamaño y
posteriormente cuando ya se tenga afianzado el sistema, su funcionamiento y uso,
ampliar la cobertura a otras dependencias.
Una vez integrado el equipo, se deberá elegir un líder del proyecto, esta persona
será quien coordine el proyecto, guiando al equipo en la implementación de la
metodología propuesta para la entidad.
Dada la dimensión del proyecto, se requiere que tenga una dedicación personal total
e intensa durante el desarrollo del proyecto. Como líder del equipo sus funciones
serán:
• Formar a los miembros del equipo de proyecto en la metodología.
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• Colaborar con la dirección en la planificación del proceso global de
implementación.
• Solicitar a la entidad los recursos necesarios y asegurar la disponibilidad de
los medios logísticos necesarios, la eficacia de las reuniones y cualquier otra
actividad de grupo. Todo lo anterior dentro del presupuesto y el plan de
trabajo previamente establecidos.
• Coordinar la ejecución de tareas y revisar el ritmo de ejecución.
• Aportar orientación y guía al equipo, actuando como un consultor interno.
• Velar por el seguimiento riguroso de la metodología.
• Informar a la dirección sobre la evolución del proyecto.
• Asegurar la permanente actualización de los indicadores del proyecto.
• Velar por el mantenimiento y mejora de la situación alcanzada tras la
implantación.
• Transferir la experiencia a otras áreas, guiando el proceso de extensión de la
metodología y canalizando el conocimiento sobre el Sistema de Gestión de
Costos en la entidad.
• Ser un experto conocedor de la metodología, formarse continuamente y
aprovechar todas las oportunidades de aprendizaje que se presentan. Y, ser
un buen dinamizador de equipos.
El resto de personas que conforman el equipo de trabajo, tendrían funciones como:
• Conocer los conceptos y metodología del Sistema de Gestión de Costos.
• Programar y coordinar la ejecución de cada fase del proyecto.
• Ayudar al líder en la formación del resto del personal del área de trabajo.
• Reunir información y analizar en equipo la situación actual.
• Proponer ideas de mejora y decidir en grupo las soluciones a implantar.
• Establecer los planes de acción y ejecutar las acciones acordadas en cada
fase del proceso de implantación.
• Efectuar el seguimiento y analizar los indicadores del cumplimiento de
objetivos del proyecto.
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• Proponer acciones correctoras ante las desviaciones o evoluciones negativas
del proyecto.
2.2 SEGUNDA FASE: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
En este momento de la implementación la organización deberá analizar con
seriedad las soluciones que ofrece el mercado, la contratación de diseño y
desarrollo del software y su capacidad interna de desarrollo de software.
2.2.1
Análisis y estudio de las opciones de desarrollo propio.
Puesto que la entidad ya realizó la primera etapa en donde se identificó la
estructura, se conocieron los procesos, las actividades, los productos y en donde se
estableció una metodología de costeo que responde a lo anterior, estableciendo los
módulos y parametrización de los datos de entrada, así como la información de
salida a través de informes e indicadores; se hace necesario que la entidad elija
entre tres caminos:
• Desarrollar el aplicativo con sus propios recursos y la división de gestión
tecnológica.
• Contratar el desarrollo con la misma empresa que apoye el proceso de
implementación.
• Adaptar un software del mercado a la entidad, teniendo en cuenta sus
características especiales.
Es preciso que la entidad evalúe su capacidad de creación de software y basada en
el demo que se creó para las pruebas piloto, pueda dimensionar el trabajo y decidir
si el desarrollo lo realiza con o sin el apoyo en la oficina de sistemas o lo contrata
con la firma acompañante del proceso.
En el mercado nacional no existen muchos desarrollos de costos bajo metodología
ABC para entidades de servicios, en el plano internacional si se ha trabajado el
tema y existen desarrollos que deberán ser analizados por la entidad con el fin de
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identificar su adaptabilidad a la organización y flexibilidad frente al constante cambio
que vive la Procuraduría.
2.2.2
Elección de solución tecnológica.
Si se opta por la tercera alternativa, para la elección del software se deberán tener
en cuenta los siguientes parámetros:
• Cantidad de requerimientos de la entidad que son resueltos por el sistema
estándar antes de modificaciones.
• Flexibilidad del aplicativo para adaptarse a los requerimientos de la entidad.
• Costo de la solución.
• Experiencia y casos de éxito en el sector público o en empresas de servicios.
• Solidez financiera del vendedor.
• Tecnologías empleadas.
• Estabilidad en las tecnologías empleadas.
• Cantidad y perfil de clientes.
• Robustez tecnológica de la solución.
• Inversión en investigación y desarrollo.
• Capacidad de customización.
• Cantidad de módulos adaptables a las necesidades.
• Facilidad de uso.
• Metodología de implantación.
• Independencia de sistema operativo y de motor de base de datos.
• Usabilidad.
• Escalabilidad.
• Flexibilidad para la gestión de nuevos servicios establecidos por la entidad o
para permitir registrar los cambios que se presenten en el tiempo.
Si la decisión se toma por la ruta del desarrollo propio, es preciso que la entidad
tenga presente que durante la etapa de formulación de la metodología, se desarrolló
un demo de software para procesar la información de las dependencias elegidas
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como pilotos: Almacén, Regional Norte de Santander y Procuraduría Delegada
Disciplinaria para la Defensa de los Derechos Humanos. Éste, aunque es una
herramienta sencilla, le permite dimensionar la construcción de una herramienta
completa que de cobertura a toda la entidad.
2.2.3
Formalización e institucionalización del sistema de gestión de costos.
El Sistema de Gestión de Costos requiere que todos los funcionarios se familiaricen
con el mismo y generen la información necesaria para alimentar las bases de datos.
Buscando el compromiso de todos los funcionarios de la entidad, se hace necesario
oficializar e institucionalizar el Sistema de Gestión de Costos mediante Acto
Administrativo emitido por el Procurador General y la Secretaría General; esto
buscando adicionalmente que se presupuesten los recursos para el mismo. Es
preciso tener en cuenta que esta actividad implica la creación de una nueva función
y asignación a una dependencia que se encargará de calcular y administrar los
costos. Usualmente es la división de planeación la que se vincula con el Sistema de
Gestión de Costos.
2.3 TERCERA FASE: ENTRADA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE COSTOS
Para la entrada en producción de la aplicación de costos, se deberá hacer una
reunión con el fin de establecer la dedicación y actividad de cada consultor. Para el
desarrollo de esta etapa se considerarán las siguientes etapas:
2.3.1
Cronograma de implementación.
Las actividades propuestas en esta metodología deberán ser llevadas a un
cronograma que considere: responsable de cada actividad, fecha de inicio y
finalización, recursos necesarios y resultado esperado al finalizar una etapa. Para
que el sistema funcione, se requiere la formalización de los manuales de procesos y
funciones, así como la destinación de espacio físico, equipos, software y hardware.
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Se deben considerar las actividades y los recursos a corto, mediano y largo plazo.
En el Anexo A se presenta una propuesta de cronograma que deberá ajustarse tan
pronto inicie el proyecto, de acuerdo a las circunstancias del momento.
Es importante considerar el factor tiempo, el cual es uno de los más importantes y
escasos recursos, toda vez que si se opta por contratar una organización que no
haya participado en la formulación de la metodología, requerirá de más tiempo, ya
que deberá iniciar conociendo la entidad y estudiando la metodología propuesta.
2.3.2
Establecimiento de puntos de control.
Con el fin de medir el grado de avance en el logro del objetivo de implementación
del Sistema de Gestión de Costos, es necesario el establecimiento de puntos de
control y de entrega de productos que midan tiempos, resultados y desarrollo de
actividades.
2.3.3
Ejecución del programa de sensibilización y capacitación.
En esta etapa, la entidad hará uso de las herramientas desarrolladas en el programa
de sensibilización y capacitación incluidas en los productos entregados en el
desarrollo del contrato.
Para ello, se deben tener en cuenta las fases de: Sensibilización, Comunicación y
Capacitación.
Para cada una de las fases, e han desarrollado estrategias, materiales, medios y
metodología que se deberán utilizar en la forma y momentos previstos.
Es preciso tener en cuenta los diferentes grupos a capacitar de acuerdo a los
perfiles frente al Sistema de Gestión de Costos.
•
Formación para usuarios funcionales: Está destinado a los que serán los
usuarios operativos del Sistema de Gestión de Costos dentro de la organización.
Este equipo de personas será conformado por profesionales con buenos
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conocimientos en las áreas sobre las que desarrollan su labor específica. El
curso tiene como finalidad dotarles de los conocimientos necesarios para
garantizar la eficiente utilización de la solución y está estructurado en distintas
unidades didácticas que cubren todos y cada uno de los módulos. La información
se impartirá por horas, sin limitaciones en el número de asistentes.
•
Formación para usuarios analistas de información: Está orientado a consultores,
directores de áreas funcionales, responsables de tecnologías de información con
amplio conocimiento en los procesos y servicios de la entidad. Esta formación
tiene como fin dotarles de un conocimiento detallado en los componentes del
sistema. Así, podrán leer, interpretar y analizar la información obtenida, de forma
que se garantice el uso óptimo de esta solución de gestión en su empresa. Serán
necesarios
conocimientos
generales
en
software,
así
como
amplios
conocimientos de las diferentes áreas de actividad de la Procuraduría. Esta
formación se impartirá por horas y de forma personalizada.
•
Formación de conectividad, redes y servicios: Ha sido diseñado para los
administradores e integradores de sistemas, responsables del funcionamiento
del Sistema de Gestión de Costos sobre su plataforma tecnológica. Su contenido
se centra en la forma en la que el sistema interactúa con la plataforma
tecnológica sobre la que se apoya y sobre cómo debe ser configurada ésta. Para
obtener un máximo aprovechamiento de este curso, será necesario disponer de
conocimientos y experiencia en arquitectura Cliente/Servidor, diferentes sistemas
operativos, gestores de bases de datos relacionales, networking, routers y
conectividad. Esta formación se impartirá por horas y de forma totalmente
personalizada.
Adicional a lo anterior y con el fin de dar asistencia permanente a los usuarios, la
entidad debe disponer de una línea de apoyo y asistencia para atender las
necesidades y dificultades que tengan las personas con el sistema. Por lo anterior
se recomienda disponer de lo siguiente:
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•
Servicios de Asistencia Remota y Asistencia Vía Comunicaciones: el servicio
tiene como objetivo asegurar la más alta disponibilidad del Sistema de Gestión
de Costos. Consiste básicamente en la resolución de todas las dudas y
preguntas de los usuarios a través de teléfono o correo electrónico o cualquier
otro medio de comunicación que tenga la organización. Con las nuevas
tecnologías, se debe contemplar la posibilidad de intervención directa de los
especialistas de soporte remoto en el sistema informático del propio usuario.
Con el fin de garantizar la seguridad de sus datos será la propia entidad quien se
encargue de abrir las comunicaciones con el servicio de Asistencia Remota. De esta
forma se garantiza que los accesos a los datos de su gestión únicamente provengan
de personas conocidas y autorizadas.
2.3.4
Implementación del sistema de gestión de costos.
En esta etapa, el sistema deberá estar dotado de todos los recursos para iniciar el
proceso. Se deberán alimentar los datos para las tablas básicas, se parametrizarán
todos los aspectos básicos del sistema. Se presentarán las solicitudes de
generación de interfase de los demás aplicativos que maneja la institución, tales
como: Nómina – Hominis, Inventarios - As de Ases, Contabilidad – SIIF, SIAF,
Información Misional – SIM. Dentro de la metodología propuesta, se dejan
especificados los campos a tomar de cada aplicativo.
2.3.5
Seguimiento a la implementación del sistema de gestión de costos.
Una vez se tengan listas las interfases que alimentarán el Sistema de Gestión de
Costos y alimentada la información básica, el sistema estará listo para entrar en
funcionamiento. Para desarrollar esta labor, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
• La generación, revisión, validación y distribución de informes para los
diferentes usuarios del sistema.
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• Evaluación del desempeño: midiendo el esfuerzo de cada funcionario,
dependencia o actividad en el logro de las metas. En un principio los
informes serán base para el establecimiento de objetivos realistas.
• Definición de metas: A través del presupuesto, se pueden establecer
parámetros de medición, que serán las metas en términos de utilización de
recursos y logro de objetivos, realización de actividades. Estas deben ser
realizadas periódicamente.
• Construcción de bases de datos estadísticas: con el fin de poder tener datos
de análisis adecuados para definir inductores, evaluar cumplimientos
informar a los usuarios.
• Revisión del modelo: Dado que las organizaciones, los procesos, las
actividades
cambian;
el
sistema
deberá
evaluarse
y
actualizarse
periódicamente.
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ANEXO A.
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
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Anexo A - 1
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACION
ACTIVIDADES
TIEMPO
ESTIMADO
QUINCENA
RESPONSABLE
FASE 1: APOYO DE LA DIRECCION Y CONFORMACION EQUIPOS DE
TRABAJO
2 MESES
1.1 APOYO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION
15 DIAS
Directivos de la PGN
1.2 ELECCION DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE
IMPLEMENTACION
UN MES
Directivos de la PGN
1.3 CONFORMACION DE EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
15 DIAS
Directivos de la PGN y
Consultores
FASE 2: SOLUCION TECNOLÓGICA
5 MESES
2.1 ANALIZAR Y ESTUDIAR LAS OPCIONES DE DESARROLLO DE
SOFTWARE QUE TIENE LA ENTIDAD
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
2.2 ELECCION DE LA SOLUCION TECNOLÓGICA
UN MES
Equipo interdisciplinario y
Directivos de la PGN
2.3 DESARROLLO E IMPLANTACION DE LA SOLUCIÓN TECNOLOGICA
3 MESES
Equipo interdisciplinario
2.4 FORMALIZACION E INSTITUCIONALIZACION DEL SISTEMA DE
GESTION DE COSTOS
15 DIAS
Directivos de la PGN
FASE 3: ENTRADA EN PRODUCCION DEL SISTEMA DE GESTION DE
COSTOS
5 MESES
3.1 ELABORACION DE CRONOGRAMA DE IMPLANTACION POR
DEPENDENCIAS
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
3.2 IMPLANTACION EN LAS DEPENDENCIAS
3 MESES
Equipo interdisciplinario
3.3 EJECUCION DEL PROGRAMA DE SENSIBILIZACION Y
CAPACITACION
3 MESES
Equipo interdisciplinario
3.4 ESTABLECIMIENTO DE PUNTOS DE CONTROL
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
3.5 GENERACION DE INFORMES E INDICADORES, LECTURA Y
VALIDACION DE LOS MISMOS
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
3.6 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE
GESTION DE COSTOS
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
FASE 4: ENTREGA FORMAL DE LA HERRAMIENTA Y LOS INFORMES
15 DIAS
Equipo interdisciplinario
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1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
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Anexo A - 2
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