PLAN ESTRATEGICO OPERATIVO PLAN ESTRATEGICO OPERATIVO ALFAMEDICAL Página 1 ALFAMEDICAL S.A. PLAN OPERATIVO 2012 EMPRESA ALFAMEDICAL S.A. AREA ESTRATEGICA MEDICINA PRE PAGADA UNIDAD EJECUTORA GERENCIA GENERAL NOMBRE DEL PROYECTO PLAN ESTRATEGICO ALFAMEDICAL S.A. RESPONSABLE DEL PROYECTO CRNL. S/P. MARCELO RUBIO C. Misión Brindar seguridad y salud de calidad, enfocada al mercado ecuatoriano a través del talento de profesionales motivados y comprometidos, orientados a satisfacer las necesidades del cliente en colaboración conjunta con sus proveedores, para obtener de la gestión de la empresa, rentabilidad para el cliente, colaboradores y accionistas. Visión Ser el principal proveedor de servicios de medicina prepagada dentro del mercado, basado en productos de acuerdo a las necesidades del cliente y el mejoramiento continuo de los procesos que los generan. OBJETIVOS ESTRATEGICOS 1. IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN SEGURO, DE FÁCIL ACCESO PARA LAS ÁREAS INVOLUCRADAS Y UN ARCHIVO ADECUADO Y ACTUALIZADO 2. DISMINUIR LA MOROSIDAD DEL CLIENTE A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE INCENTIVOS DE PAGO 3. AUMENTAR LA PARTICIPACIÓN DE MERCADO EN UN 6% ANUAL 4. DISMINUIR EL NÚMERO DE CANCELACIONES DE CONTRATOS CON CLIENTES 5. MEJORAR LA CREDIBILIDAD Y CONFIANZA DEL CLIENTE EN EL PRODUCTO OFRECIDO 6. MANTENER UN SERVICIO DE VENTA Y POSVENTA ENFOCADO A SATISFACER LAS NECESIDADES DEL CLIENTE 7. DEFINIR E IMPLEMENTAR UN PLAN DE INCENTIVOS Y DE MEJORAMIENTO DEL AMBIENTE LABORAL PARA ELEVAR LA PARTICIPACIÓN Y EL COMPROMISO DE LOS TRABAJADORES OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO 1. FORTALECER Y COORDINAR LAS ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS DE LAS UNIDADES DE GESTIÓN DE ALFAMEDICAL PARA EL CORRECTO DESEMPEÑO CON EL CLIENTE MEJORANDO LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA EN UN 8% ANUAL COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO A. JEFATURA COMERCIAL B. JEFATURA FINANCIERA C. JEFATURA RECURSOS HUMANOS D. UNIDAD TÉC.INFOR Y COMUNICACIONES GRAN TOTAL GENERAL INGRESOS $1.332.945,31 $0.00 $0.00 $0.00 $1.332.945,31 EGRESOS $ 709.572,65 $ 168.350,00 $ 373.140,12 $ 6.000,00 $ 1.257.062,77 Página 2 Nuestra Visión Ser el sistema innovador a nivel nacional en la oferta de productos de servicios de salud, mediante Medicina Prepagada. Nuestra Misión “Somos una compañía de Medicina Prepagada que brindamos protección y tranquilidad a nuestros afiliados a nivel nacional, ofreciendo diferentes alternativas de acuerdo a sus necesidades y expectativas, con los costos más competitivos del mercado. Cuenta con el respaldo del HOSPITAL GENERAL DE LAS FUERZAS ARMADAS, él mismo que dispone de un cuerpo de médicos especialistas altamente calificados (400 médicos, 41 especialidades médicas), personal administrativo orientado hacia la calidad en el servicio al cliente y equipos hospitalarios de la más alta tecnología. 1791819209001 Fecha de 30/01/2002 Constitución: Expediente: 92317 RUC: Plazo Social: 30/01/2052 Tipo de ANÓNIMA Compañía: Nacionalidad: ECUADOR Oficina de Control: QUITO Situación Legal: ACTIVA Correo Electrónico: Provincia: PICHINCHA Cantón: QUITO Ciudad: Calle: TOMAS Número: CHARIOVE N49-11 PASAJE Intersección: FERMIN ROXAS Piso: 2 Edificio: ALFAMEDICAL Barrio: Teléfono: 022453126 Fax: 2453111 Capital Suscrito: 211,000.00 Capital Autorizado: Valor x Acción: QUITO CHAUPICRUZ 10.00 Prestación de servicios médicos integrados, mediante asistencia médica hospitalaria y el financiamiento de los Objeto CIIU: K6512.02 servicios de salud, atención médica en general y medicina a Social: través de planes y programas, a nivel nacional, que incluirán sistemas de salud Página 3 1.1 OBJETIVOS 1.1.1 General. Elaborar un Plan Estratégico para definir las acciones, políticas y controles a seguir de manera coordinada por cada una de las áreas para generar una eficiente gestión de las unidades de negocio que contribuya a la rentabilidad de la empresa 1.1.2 Específicos: Realizar el análisis de los factores externos e internos para determinar las amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades con las que cuenta Alfamedical para establecer las soluciones y estrategias viables. Elaborar los objetivos y estrategias que guíen el desarrollo de la investigación hacia la solución y mejoramiento de los problemas planteados por Alfamedical. Evaluar los beneficios económicos a obtener después del Plan Estratégico, elaborando un Presupuesto en el que se determine el costo del plan en relación con la rentabilidad proyectada que puede generar a Alfamedical el desarrollo del mismo. 1.2 HIPÓTESIS. 1.2.1 General. La elaboración del Plan estratégico generará un adecuado servicio estructurado y controlado de cada unidad de gestión que concluya en una apropiada atención eficiente de cliente e inversión de los recursos Página 4 Plan Estratégico Operativo Alfamedical Comercialización y Marketing 1. Diagrama de Ishikawa. Estructuración del servicio pre y pos venta Financiera No hay procedimientos definidos para el manejo de la contabilidad y control de documentos Programas no compatibles y adecuados para el manejo de información RRHH Procedimiento para incorporación de personal nuevo y selección del mismo Demora atención No definición de los puestos y sus funciones No hay plan capacitación, beneficios incentivos la de e Actualización de hardware y software adecuado e integral Sistemas en Falta de estructuración, actualización y organización documentada, con sus respectivos indicadores y controles para la adecuada gestión de a cada área en coordinación total Falta un sistema que centralice la información y facilite su acceso a las diversas áreas Página 5 1.3 ANALISIS DEL DIAGRAMA DE ISHIKAWA Alfamedical presenta la falta de coordinación total de todas las áreas en pos de un objetivo central que dirija a la empresa, respaldada por procedimientos, información y controladores de la gestión de las mismas, que sea presentada con cierta frecuencia para definir planes de acción por cada unidad de trabajo, que lleve a la consecución de los objetivos, la falta de información generada por no disponer de un archivo adecuado que genere datos de interés y de fácil manejo para las jefaturas y las áreas operativas, dificulta la coordinación y fluidez de acciones que afectan finalmente la atención al cliente . La falta de procedimientos que permitan realizar una entrega del puesto bajo términos legales y documentales ha contribuido a que la información en la empresa se pierda, y a que no se tengan una estabilidad o registro de gestiones anteriores con resultados verificados. Influyendo en la calidad y servicio que ofrece la empresa a sus clientes, como consecuencia se da la desafiliación de los mismos, siendo una de las principales causas la atención en el hospital militar unidad principal de atención de los clientes de Alfamedical, sumándose la demora en los reembolsos, cancelación de contratos por mora y falta de crédito en emergencias, entre los más importantes. Los ajustes a la seguridad social y a la legislación de contratación pública ha hecho que la empresa pierda cuentas anteriormente atendidas por la empresa en el sector público conjuntamente con la falta de una adecuada definición de la situación legal de la empresa, que genera un ambiente laboral de inestabilidad, que termina en afectar los resultados de cada área de la empresa. Página 6 2 FACTORES LEGALES En el Ecuador el organismo encargado de las regulaciones y control de las compañías que se desempeñan como empresas de seguros es la Superintendencia de Bancos y Seguros. La Superintendencia de Bancos y Seguros fue creada el 6 de Septiembre de 1927 con el fin de supervisar las operaciones bancarias y de seguros. Mientras que las compañías de medicina prepagada son controladas por la Superintendencia de Compañías, entidad creada en 1965. 2.1.1Ley General de Seguros del Ecuador La Ley que rige a las compañías que prestan en general el servicio de Seguros y por lo tanto en particular el de Seguros de Salud es la Ley general de Seguros que fue expedida mediante Decreto Supremo N°1551, promulgado en el Registro Oficial N° 547 de 21 de julio de 1965. La función de esta ley es la de regular la constitución, organización, actividades, funcionamiento y extinción de las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado, las cuales están sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Bancos. Esta Ley en su TITULO 1, Artículo 3 nos dice que: “Son Empresas que realicen operaciones de seguros las compañías anónimas constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras, establecidas en el país, en concordancia con lo dispuesto en la presente ley y cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente o aceptar y ceder riesgos en base a primas.” “Las empresas de seguros podrán desarrollar otras actividades afines o complementarias con el giro normal de sus negocios, excepto aquellas que tengan relación con los asesores productores de seguros, intermediarios de seguros y peritos de seguros, con previa autorización de la Superintendencia de Bancos. Las empresas de seguros son: de seguros generales, de seguros de vida y las que actualmente operan en conjunto en las dos Página 7 actividades. Las empresas de seguros que se constituyan a partir de la vigencia de esta ley, sólo podrán operar en seguros generales o en seguros de vida.” Las de seguros generales: Son aquellas que aseguran los riesgos causados por afecciones, pérdidas o daños de la salud, de los bienes o del patrimonio y los riesgos de fianzas o garantías. 2.1.2Ley que regula el Funcionamiento de las Empresas Privadas de Salud y Medicina Prepagada en el Ecuador La Ley no distingue entre medicina prepagada y servicios de salud, de modo que ambas prestaciones se combinan en la práctica en el país. Los servicios que ofertan las empresas de salud y medicina prepagada privadas, deberán ser prestados por sociedades anónimas, nacionales o extranjeras constituidas en el territorio nacional, las mismas que es virtud del pago de cotizaciones o aportaciones individuales cuyos montos dependerán del plan o sistema contratado, otorgarán a sus afiliados el financiamiento para el servicio de salud y atención médica en general en instituciones adscritas o no al sistema. De acuerdo a la Ley estas compañías pueden prestar sus servicios de financiamiento a través de planes abiertos, cerrados o mixtos. Su objeto social será el financiamiento de servicios de salud y medicina y tendrá un capital mínimo de 80.000 UVC’S (Unidad de Valor Constante) cuya aportación y pago se regirá por la Ley de Compañías vigente. La Ley determina que los contratos de medicina prepagada son de adhesión. Es decir, el consumidor debe firmar un formulario aprobado por el Ministerio de Salud, con cláusulas preestablecidas y sin opción a modificaciones. Además se establece que la calidad de afiliado o contratante se obtendrá en virtud de la suscripción de un contrato que se denominará: Contrato de Prestación de Servicios de Página 8 Salud y Medicina Prepagada, aprobado por el Ministerio de Salud Pública y elaborado de manera comprensible para el afiliado, junto con el cual se deberá entregar una declaración jurada de salud, hasta el límite de su conocimiento de: el estado actual de su salud, conocimientos de enfermedades preexistentes así como enfermedades previas padecidas, operaciones o accidentes sufridos. En el caso de la duración y el término del contrato, la Ley determina que no puede darse por terminado dentro del primer año de cobertura o mientras se esté cubriendo un problema o lo que es lo mismo una contingencia de salud, a menos que el usuario incurra en el incumplimiento de sus obligaciones contractuales. La Ley también establece que los precios de los planes deben ser revisados anualmente, e irán de acuerdo al nivel de inflación en los costos de los servicios de salud registrado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos y el comportamiento de la morbilidad registrada para cada plan. Según la Ley, el usuario tiene derecho a elegir el centro médico que lo va a atender y a llamar una ambulancia en caso de que no pudiera movilizarse. En ambos casos, la empresa debe rembolsar los valores, según el plan contratado. Así también se indica que la entidad aseguradora no podrá limitar una adecuada evaluación del paciente con fines de ahorro, de tal forma que el usuario tendrá derecho a que se le practiquen los exámenes pertinentes que el médico tratante considere necesarios de acuerdo a la enfermedad para configurar un diagnóstico y determinar el tratamiento. Con relación a la responsabilidad de terceros, la ley nos dice que en caso de accidentes o lesiones a un afiliado provocadas por terceros, la empresa podrá actuar contra el tercero causante en caso de establecer legalmente su responsabilidad u por lo tanto perseguir de él un reconocimiento de la bonificación satisfecha previamente. Otro de los aspectos analizados en la Ley, se refiere al escenario en caso del fallecimiento del titular. Según la Ley vigente, sus dependientes contractuales deben quedar afiliados hasta un año después de la fecha del deceso, sin tener que pagar cuota alguna. Página 9 2.1.2.1Otros aspectos Legales por considerar de esta Ley: “Las empresas de salud y medicina prepagada son sociedades constituidas en el territorio nacional y que en virtud del pago de aportaciones individuales otorgan a sus afiliados el financiamiento para el servicio de salud y atención médica en general” “El afiliado, podrá también incorporar como beneficiarios de un plan a todos los que sin tener la condición de carga legal, sean aceptados por la empresa de medicina prepagada” “Los planes ofrecidos establecen prestaciones y beneficios oportunos y de calidad en centros de atención médica y de laboratorios adscritos o no al sistema, así como de provisión de medicinas, de acuerdo al sistema contratado” “Para su funcionamiento requieren de un permiso del Ministerio de Salud Pública, un capital pagado mínimo cuyo aporte se rige por la Ley de Compañías” Es importante señalar que las compañías de seguros médicos emiten al asegurado una Póliza de Seguro por Asistencia Médica, mientras que las compañías Prepagada utilizan un Contrato Previsional de Planes para la Salud de Medicina (Condiciones Generales), mediante los cuales describen los servicios y las coberturas que ofrecen dentro de sus Planes. 3. DESEMPLEO Diciembre-31-2011 Septiembre-30-2011 Junio-30-2011 Marzo-31-2011 5.07 % 5.52 % 6.36 % 7.04 % 4. INFLACION FECHA Enero-31-2012 Diciembre-31-2011 Noviembre-30-2011 Octubre-31-2011 VALOR 5.29 % 5.41 % 5.53 % 5.50 % Página 10 Septiembre-30-2011 Agosto-31-2011 Julio-31-2011 Junio-30-2011 Mayo-31-2011 Abril-30-2011 Marzo-31-2011 Febrero-28-2011 Enero-31-2011 5.39 % 4.84 % 4.44 % 4.28 % 4.23 % 3.88 % 3.57 % 3.39 % 3.17 % 5. ANALISIS INTERNO RAZONES FINANCIERAS LÍQUIDEZ INDICE CAPITAL DE TRABAJO $ 33.598 INDICE DE LÍQUIDEZ $ 1,17 INDICE DE LÍQUIDEZ PRUEBA ACIDA $ 1,07 RENTABILIDAD UTILIDAD $ 86.504,00 UTILIDAD/VENTAS $ 0,06 ENDEUDAMIENTO PASIVOS TOTALES/ ACTIVOS TOTALES 67% CONFORMACIÓN DE PASIVOS Y 100% PATRIMONIOS $ 196.882,98 33% PASIVO CORRIENTE $ 195.776,49 33% PASIVO LP $ 195.864,82 33% PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO Y PASIVO $ 588.524,29 100% De acuerdo a los razones financieras la empres tendría $1,17 para cubrir un dólar de deuda a corto plazo, teniendo liquidez a corto plazo e inmediata el capital de trabajo con el que cuenta para el año en curso es positivo. Por cada $100 dólares que la empresa vende obtiene una utilidad de $0,06 centavos, su estructura de endeudamiento esta sobre los límites con un 7% demás, la empresa está financiada en un 66% por acreedores y en un 33% por accionistas Página 11 4. ANÁLISIS SITUACIONAL En la actualidad en el Ecuador cuenta con una población económicamente activa que asciende a 4.453.985 -un 20% que por Ley está afiliada al IESS-, la sexta parte de la misma, alrededor de 500 mil abonados ha optado por la medicina prepagada y los seguros de salud privados. En nuestro país hay aproximadamente entre diez y quince compañías que se dedican a comercializar seguros de protección de salud y las opciones para adquirir uno de ellos y sus diferencias las establece cada empresa. Además, los costos van en función de la edad, el sexo, la cantidad de personas que se considerará como prospecto y del monto del seguro por tomar. Existen varios tipos de planes y así mismo varias modalidades de pago, aunque en el Ecuador las más utilizadas son: Por reembolso y crédito hospitalario o de emergencia por accidente. Los planes ofrecen asistencia médica de acuerdo a las necesidades y presupuesto del cliente. Para esto es necesario tener información sobre las coberturas y procedimientos; cuadros médicos, hospitales y farmacias; servicio de autorizaciones; tramitación de reclamos y montos de cobertura real para siniestros y consultas ambulatorias. La mayoría de compañías de seguros en el Ecuador provee a los asegurados de una tarjeta que los identifica como sus clientes, mediante las cuales estos se hacen acreedores a sus beneficios, entre ellos: Créditos hospitalarios, descuentos en farmacias, laboratorios, entre otros. Es necesario citar también que en nuestro país no todos los Seguros de salud pueden usarse inmediatamente en el momento de contratarse sino que más bien esto depende la compañía de seguros con la que se contrate. Página 12 Así mismo es importante indicar que un seguro médico contratado en el Ecuador cubre los gastos incurridos dentro y fuera del país con la única aclaración de que dichos valores se regulan de acuerdo con el medio ecuatoriano. 4.1 Compañías que participan del Mercado Ecuatoriano de los Seguros de Salud y Medicina Prepagada A continuación se describirá algunas de las compañías de Seguros de Salud y medicina prepagada que se encuentran en el mercado ecuatoriano, así como los productos que ofrecen al público: SALUD S.A. Es una compañía que proporciona seguros médicos, que inició su actividad en el país en 1993 y cuenta con cerca de 180 mil afiliados en todo el país y1959 médicos afiliados a nivel nacional. Actualmente es la empresa de medicina prepagada más grande del Ecuador, pues ha logrado captar el 49% del mercado de medicina prepagada y el 32% en seguros. En caso de accidentes el asegurado puede hacer uso de su plan 24 horas después de la firma del contrato. A partir de esos 30 días accederá a consultas médicas, exámenes de laboratorio y medicinas, y a los 90 días, hospitalización. También permite elige cualquiera de los especialistas que pertenezcan al plan que solicitó (del 1 al 10) o si desea consultar a otros de un plan superior, su reembolso se afectará en el 20%, para ello necesitará una ODA (orden de atención). Otra opción que tiene, es asistir a consulta externa en Punto Médico Familiar y sacar una cita con los médicos que laboran ahí En los planes individuales los clientes pueden optar por 20 planes diferentes desde $30.73. Cubren el 100% de gastos hospitalarios, pago directo del 36% en medicamentos en la farmacia de Salud S.A., entre otras. Los mismos brindan coberturas desde $12000 hasta $52500 para cada usuario por año de vigencia. Página 13 Costos: Si es individual varía de acuerdo con el plan que va desde $30.73 hasta $110 y si es corporativo depende de la empresa, que por lo general es menor. Si es internacional, varía por edades y va desde $880 hasta $3720 más $65 por costo de emisión al año. HUMANA Información General RUC: Plazo Social: Tipo de ANÓNIMA Compañía: Nacionalidad: ECUADOR Oficina de QUITO Control: Situación Legal: ACTIVA Correo Electrónico: Provincia: PICHINCHA Cantón: QUITO Ciudad: QUITO Calle: AV. Número: ATAHUALPA OE1-198 Intersección: AV. 10 DE AGOSTO Piso: 6 Edificio: ATAHUALPA BUSINESS CENTER Barrio: LA CONCEPCION Teléfono: 023987800 Fax: 023317067 Capital Suscrito: 2,021,611.00 Capital 0.00 Autorizado: Valor x Acción: 1.00 CIIU: Q8620.06 27/10/2093 Objeto Social: 1791279352001 Fecha de 27/10/1994 Constitución: Expediente: 48641 OTORGAR PRESTACIONES DE SALUD A TRAVES DE MECANISMOS DE MEDICINA PRE-PAGADA Humana es una empresa instalada en el país que cuenta con el respaldo de: – Grupo Conclina, propietario del Hospital Metropolitano – Grupo Banco del Pichincha y Diners Club A través de su subsidiaria Novasalud. Fue fundado en el Ecuador en 1993 y tiene alrededor de 80.000 afiliados en el país. Cuenta con planes corporativos, masivos, empresarial ese individuales, dependiendo de los planes las coberturas van desde $1000 hasta $20000 y los costos varían desde $5 hasta más de $100 mensuales, por afiliado Página 14 La empresa comercializa sus productos en diferentes líneas de negocio como lo son: INDIVIDUALES, PYMES, CORPORATIVOS y MASIVOS. Individuales: con productos que van dirigidos al núcleo familiar conformado por el cónyuge e hijos. Quién realiza la contratación es considerado el titular de la cuenta. PYMES: con productos dirigidos a pequeñas y medianas empresas (empleados y/o accionistas), para ser comercializado requiere de un mínimo de 5 titulares. El pago es único y lo realiza la empresa. Corporativos: Con productos dirigidos a empresas con más de 25 titulares. Los términos de financiamiento y demás características se definen en las condiciones particulares de cada contrato. Masivos: Con productos que van dirigidos al núcleo familiar conformado por el cónyuge e hijos. Quién realiza la contratación es considerado el titular de la cuenta. Diferenciándose por la distribución del producto a través de canales de ventas masivos. Los productos que comercializa la compañía en este segmento son el RENACER (cobertura contra el cáncer) y PROTEGER (aumenta cobertura médica y protección ante enfermedad o accidente grave). Cubre gastos médicos ambulatorios y hospitalarios, en opciones que van desde el 100% hasta el 80% de cobertura de los gastos dependiendo del tipo de plan contratado. Entre sus principales características tenemos: • Cobertura máxima por cada incapacidad y por cada miembro de la familia. • No tiene deducible o franquicia • Se puede utilizar el plan una vez superados los períodos de carencia, durante los cuales el afiliado no tiene cobertura excepto en los siguientes casos: Apendicitis, Intoxicación alimenticia, Oclusión Intestinal, Retención de las vías urinarias y Accidentes. • COBERTURA AMBULATORIA Cobertura del 80% en cuadro cerrado y70% en libre elección de las atenciones ambulatorias. Página 15 • COBERTURA DE MEDICAMENTOS DE CONSULTA EXTERNA Cobertura del 80% en cuadro cerrado y 70% en libre elección de las atenciones ambulatorias hasta el tope de cada plan por beneficiario por año, y descuentos en farmacias. Los porcentajes de cobertura de medicinas son en porcentajes variables según los planes. • REEMBOLSO Reembolsan los gastos médicos en 8 días a partir de la fecha de presentación del reclamo con la documentación completa. • CREDITO AMBULATORIO Únicamente en el plan Amparo Total Premium en el Hospital Metropolitano. • MATERNIDAD Cobertura al 100% hasta el límite del plan contratado, de proceso de gestación y del evento del parto norma, cesárea o aborto no provocado. •Se puede afiliar hasta los 70 años de edad si son titulares y recibe el100% de los beneficios del plan contratado. Y si tienen entre 70 y 75 años, al 50% de los beneficios contratados ECUASANITAS Expediente: 7265 RUC: 1790363333001 Fecha de Constitución: Plazo Social: 24/10/2037 Tipo de Compañía: ANÓNIMA Nacionalidad: ECUADOR Oficina de Control: QUITO Situación Legal: ACTIVA Correo Electrónico: Provincia: PICHINCHA Cantón: QUITO Ciudad: QUITO Calle: LA RABIDA Número: 273 Intersección: LA PINTA Piso: 3 Edificio: ECUASANITAS Barrio: S.A. Teléfono: 2546066 Fax: Capital Suscrito: 8,100,000.00 Capital 0.00 Autorizado: CIIU: Q8620.06 Objeto Social: Valor x Acción: 07/04/1978 LA MARISCAL 1.00 DAR ASISTENCIA MEDICA, QUIRURGICA DE HOSPITALIZACION ASI COMO CUALESQUIERA OTRA ACTIVIDAD RELACIONADAS CON SU OBJETO SOCIAL PUDIENDO ASOCIARSE CON OTRAS COMPAÑIAS NUEVAS O EXISTENTES Y, TODA CLASE DE ACTOS COMERCIALES E INDUSTRIALES Página 16 Es un seguro de salud que se fundó hace 27 años y tiene a nivel nacional más de 70000 afiliados. Tiene 5 centros médicos propios donde atienden a afiliados y particulares en caso de emergencia, exámenes u hospitalización. En las consultas externas se ofrecen 29 especialidades, como medicina interna, ginecología o terapia física y de lenguaje. También se hacen ecografías en 3D y 4D y tomografías computarizadas, entre otros. Tiene dos tipos de planes: El Total, que posee dos subproductos: ambulatorio y hospitalario. Lo único que debe hacer el afiliado es acceder al grupo de médicos adscritos a Ecuasanitas y cancelar la consulta con una chequera especial que le otorga la empresa. Y si el afiliado pertenece al Plan Azul puede consultar al médico de su libre elección y pagarle sus honorarios para que posteriormente la aseguradora le reembolse. En ambos casos se afilian hasta los 61 años de edad. Asimismo, cuenta con una variedad de coberturas adicionales (médico a domicilio, odontología, accidentes de tránsito, medicinas) que el usuario puede elegir libremente. A los 30 días de haber iniciado el contrato, el afiliado puede hacer uso del seguro solo en lo referente a consultas, exámenes de laboratorio y Rayos X, que abarcan el 85% de requerimientos; en otros casos dependerá del tipo de otras necesidades médicas. Es importante saber que si el afiliado muere y amparó en el contrato a sus hijos menores de edad, la cobertura se extiende en ellos gratuitamente durante los 3 meses siguientes. Costos: El Plan Total cuesta desde $22 a $24.20 mensuales por persona. Las coberturas adicionales entre $2.50 a $5. Se requiere comprar una chequera (cinco cheques) a $12 en cualquier oficina de Ecuasanitas para pagar cada consulta. Con el Plan Azul los precios van desde $18.93 hasta $50 mensuales por persona. Y si la afiliación es corporativa los precios son menores. Los montos anuales son de $1000, $2000, $3000 y permiten libre elección de farmacia. Página 17 BMI Igualas Médicas Expediente: 151460 RUC: 1791927559001 Fecha de Constitución: 11/03/2004 Plazo Social: 11/03/2103 Tipo de Compañía: ANÓNIMA Nacionalidad: ECUADOR Oficina de Control: QUITO Situación Legal: ACTIVA Correo Electrónico: Provincia: PICHINCHA Cantón: QUITO Ciudad: QUITO Calle: SUECIA Número: Intersección: AV. LOS SHYRIS Piso: PB Edificio: RENAZZO PLAZA Barrio: LA CAROLINA Teléfono: 23330111 Fax: 23330178 Capital Suscrito: 500,478.00 Capital 1,000,000.00 Autorizado: Valor x Acción: 1.00 CIIU: Q8620.06 Objeto Social: Financiamiento a terceros de servicios de salud y medicina en los términos previstos por la Ley para la prestación de servicios de salud y medicina prepagada. Esta empresa de medicina prepagada se encuentra en el mercado desde el año 2004 y pertenece a BMI del Ecuador Compañía de Seguros de Vida con cobertura de asistencia médica que se encuentra en el mercado desde el año1997 como una empresa subsidiaria de BMI Financial Group de los Estados Unidos. Sus planes de salud tienen varias alternativas de cobertura según las necesidades de los clientes individuales y corporativos. Además con la tarjeta de afiliación se obtiene descuentos del 50 y 70% con sus proveedores dentales y visuales, exequiales, segunda opinión médica, servicio de ambulancia terrestre o aérea. En los planes corporativos la edad mínima de ingreso es de 18 años y está amparado hasta el día en que cumpla los 70 años. Y en los individuales la edad de ingreso máxima es hasta los 99 años. En caso de emergencias que requieran una hospitalización la persona puede acudir al hospital y mediante la presentación de su tarjeta de afiliación y el formulario de reclamación, sus gastos tendrán crédito hasta el monto contratado sin necesidad de dejar una garantía. Página 18 Podemos observar que dentro de este análisis de las 20 compañías con mayor número de afiliados y participación en el mercado de seguros de salud y medicina prepagada en el Ecuador, 7 son compañías de Medicina Prepagada mientras que 13 son compañías de Seguros de Salud. A pesar de esto la 3 primeras compañías del mercado son de Medicina Pregadada, hasta lo que va del año 2007 en el siguiente orden: SALUD S.A., Humana y Ecuasanitas. Cabe recalcar que el número de usuarios de estas compañías está constituido por contratos o pólizas individuales, familiares, pooles y corporativos. 3.3 Estructura del Sector Los seguros médicos privados y la medicina prepagada son una alternativa para el acceso a las distintas prestaciones de salud que se ofrecen en el mercado, estimulan la demanda, mejoran los flujos, promueven nuevas inversiones en el sector, permiten incorporar nuevos avances tecnológicos, generan empleo y sobre todo coadyuvan a la mejora de los índices del sector de la salud. En 2003, las compañías de medicina prepagada facturaron algo más de USD64 millones y generaron empleo para unas 1200 personas directamente. Además, promovieron pagos indirectos en la industria de la salud por alrededor de USD 85 millones, de donde el 40% fue a los médicos asociados, el 45 % a clínicas, centros de rayos X, laboratorios y el 15% a la entrega de medicinas. Se estima que aproximadamente un 70% de los clientes de las clínicas y hospitales privados utiliza dichos servicios al momento de solventar sus gastos. Análisis de participación de Compañías de Seguro y Medicina Prepagada Acontinuación se muestran los gráficos correspondientes a la participación en el mercado de 10 compañías durante los años 2005, 2006 y 2007: Página 19 Participación en el Mercado de Compañías de Seguros de Salud y Medicina Prepagada en el Ecuador, año 2005 Usuarios Participación 100.00% 99.93% 99.75% 99.33% 98.77% 98.08% 97.33% 96.39% 95.38% 92.67% 90.76% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 80,000 43.79% 68,650 66,400 60,000 40,000 40.00% 63,000 30.00% 36,368 20.00% 27,294 17,702 15,000 15,000 20,000 9,800 7,675 6,200 Participación Acumulada 87.83% 84.91% 90.00% 100,000 30.39% No de Afiliados 120,000 76.13% 56.74% 140,000 81.45% 155,790 69.03% 160,000 100.00% 94.17% 180,000 10.00% 5,200 4,830 3,807 3,570 2,837 2,171 910 365 0.00% 0 Participación en el Mercado de Compañías de Seguros de Salud y Medicina Prepagada en el Ecuador, año 2006 Usuarios Participación 100.00% 99.94% 99.78% 99.56% 99.22% 98.67% 98.06% 97.09% 95.86% 58.36% 90.78% 88.35% 85.47% 60.00% 50.00% 80,000 46.33% 80,000 60,000 20,000 0 80.00% 70.00% 100,000 40,000 90.00% 74,362 40.00% 60,000 30.00% 34,979 Participación Acumulada 120,000 81.84% 77.05% 59.82% 140,000 31.81% No de Afiliados 160,000 70.71% 180,000 100.00% 175,308 94.60% 200,000 20.00% 26,389 19,969 15,870 13,420 12,000 9,074 6,903 6,800 10.00% 5,337 3,364 3,019 1,893 1,214 854 350 0.00% Página 20 Participación en el Mercado de Compañías de Seguros de Salud y Medicina Prepagada en el Ecuador, año 2007 Usuarios Participación 100.00% 99.94% 99.82% 99.33% 98.80% 95.93% 94.53% 92.97% 91.39% 89.22% 80.00% 60.00% 50.00% 81,600 45.39% 80,000 60,000 40,000 74,362 40.00% 61,126 20,000 30.00% 45,195 20.00% 25,000 16,500 15,162 13,800 12,400 9,107 8,902 8,000 7,635 Participación Acumulada 70.00% 100,000 31.14% No de Afiliados 120,000 90.00% P L A N E S T R A T E 140,000 76.92% 58.36% 160,000 86.81% 69.03% 180,000 98.12% 100.00% 178,422 97.26% 200,000 10.00% 4,966 3,870 0 3,016 2,815 704 342 0.00% Análisis de participación de las Compañías de Medicina Prepagada Los seguros médicos privados y la medicina prepagada son una alternativa para el acceso a las distintas prestaciones de salud que se ofrecen en el mercado, estimulan la demanda, mejoran los flujos, promueven nuevas inversiones en el sector, permiten incorporar nuevos avances tecnológicos, generan empleo y sobre todo coadyuvan a la mejora de los del sector de la salud. En 2003, las compañías de medicina prepagada facturaron algo más de USD64 millones y generaron empleo para unas 1200 personas directamente. Además, promovieron pagos indirectos en la industria de la salud por alrededor de USD 85 millones, de donde el 40% fue a los médicos asociados, el 45 % a clínicas, centros de rayos X, laboratorios y el 15% a la entrega de medicinas. Se estima que aproximadamente un 70% de los clientes de las clínicas y hospitales privados utiliza dichos servicios al momento de solventar sus gastos. Este sector ha crecido respondiendo al interés del consumidor por contar con una alternativa de servicio que funcione, situación que se refleja en el fortalecimiento de los activos de Página 21 la industria que ha cuadriplicado sus activos durante los últimos cuatro años, pasando de USD 4.6 millones en 1999 a USD 20.6 millones en 2003. Medicina Prepagada: Total de activos de la Industria en millones de dólares 20.6 15.9 9.3 4.7 6.0 Dic1999 Dic2000 Dic2001 Dic2002 Dic2003 Fuente: Superintendencia de Compañías, elaboración CEA En cuanto a los seguros de salud, no todas las aseguradoras del mercado trabajan en este ramo y son pocas las que se han especializado en esta actividad. En medicina prepagada, la situación no es distinta y no pasan de una oncena las compañías dedicadas al negocio desde hace varios años. Cuando en un mercado son pocos quienes ofrecen un servicio y muchos quienes los demandan, se habla de un oligopolio. En este caso en particular las barreras, que al parecer son limitadas, permiten la existencia de altos niveles de competencia entre las empresas establecidas. Esta situación se evidencia en varios aspectos como, por ejemplo, en sus campañas para conseguir clientes, en la existencia de hospitales y clínicas que han creado sus propios servicios de este tipo, o en las aseguradoras que se han convertido en empresas de medicina prepagada. Página 22 Empresas de Medicina Prepagada % de participación en el mercado sobre ventas S ALUDS .A. Sistema de Medicina Prepagada del Ecuador S.A. 56% 22% E CUAS AN ITAS S .A. MEDIEC UA D OR -H UMA N AS.A . Medicina para el Ecuador MED IKEN Medicina Integral KE N N ED YS.A . 13% 4% S ALUCO O P S .A. 2% A LFA MED IC A LS.A . 1% UTIMED IC A LS.A . 1% VID A SA N A S.A . Sistema de Medicina Prepagada del Ecuador 1% 1% MOR RION S.A . Medicina Prepagada Fuente: Superintendencia de Compañías, elaboración CEA2005 Por otra parte, los datos muestran la existencia de una empresa líder que tiene el 56% de participación del mercado con respecto a sus ventas a nivel de medicina prepagada y alrededor del 30% a nivel general. Asimismo, en el sector de medicina prepagada, a pesar de que tres empresas concentran el 91% del mercado, no existen evidencias claras de complicidad; eventualmente se podría pensar que existen posibilidades de reducir los precios al consumidor. Podemos observar que dentro de este análisis de compañías con mayor número de afiliados y participación en el mercado de seguros de salud y medicina prepagada en el Ecuador, las 3 primeras compañías del mercado de Medicina Pregadada, hasta lo que va del año 2010 en el siguiente orden: SALUD S.A., Humana y Ecuasanitas. De acuerdo a las estadísticas publicadas por el INEC, en el 2010, la población ecuatoriana ascendió a 14.275,114 de habitantes, de los cuales se estima que el 20% posea algún tipo de Seguro Privado de Salud. De información provista por el emisor, Humana ocupa el segundo lugar entre las empresas de medicina prepagada con una participación de mercado del 17%, con un total de aproximadamente 150,000 afiliados. Página 23 Cabe recalcar que el número de usuarios de estas compañías está constituido por contratos o pólizas individuales, familiares, pooles y corporativos. Página 24 Ventas $ 100,000,000 $ 90,000,000 $ 80,000,000 $ 70,000,000 $ 60,000,000 $ 50,000,000 $ 40,000,000 $ 30,000,000 $ 20,000,000 $ 10,000,000 $0 Ventas Página 25 Nive l de vent as Empresa SALUDSA SISTEMA DE MEDICINA PRE-PAGADA DEL ECUADOR S. A. 143 SALUDSA SISTEMA DE MEDICINA PRE-PAGADA DEL ECUADOR S. A. 294 MEDICINA PARA EL ECUADOR MEDIECUADOR-HUMANA S. A. 411 BMI IGUALAS MEDICAS DEL ECUADOR S. A. 473 MEDICINA PREPAGADA CRUZBLANCA S. A. 1015 COMPAÑIA DE MEDICINA PREPAGADA INMEDICAL MEDICINA INTERNACIONAL S. A. 1623 MEDIKEN MEDICINA INTEGRAL KENNEDY S. A. 2021 MEDICINA DEL FUTURO ECUADOR MEDICALFE S. A. 2114 $ 96.189.936 41% $ 45.473.122 19% $ 32.543.701 14% $ 27.997.393 12% $ 11.653.294 5% $ 6.600.323 3% $ 1,871,491 $ 4.889.230 2% $ 1,275,282 $ 4.619.249 $ 2% 793.228,00 MEDNET S. A. $ 1.697.753,00 $ 1% 4.519.909,00 ALFAMEDICAL S. A. $ 1.634.410,00 $ 1% 603.762,00 $ 1.604.501,00 $ 1% 455.961,00 4617 4732 PAN AMERICAN LIFE MEDICAL SERVICES PALICLIFE S. A. 4790 Ventas Patrimo Activos Pasivos nio $ $ 6,432,54 $ 19,109,498 12,676,950 9 $ 11,488,5 $ 16,186,970 $ 4,698,462 08 $ 7,963,55 $ 10,475,817 $ 7,963,558 8 $ 1,427,32 $ 5,199,832 $ 3,772,511 1 $ 3,252,19 $ 5,389,769 $ 2,137,579 0 234.902.912, 00 $ 361.775, $ 1,509,716 00 $ $ 548.247, 727.035,00 00 $ $ 420.135, 373.093,00 00 $ $ 652.147, 3.867.762,00 00 $ $ 118.507, 485.256,00 00 $ $ 285.091, 170.871,00 00 Utilidad Rent abilid ad $ 5.294.996 6% $ 2.786.243 6,13 % $ 1.013.306 3,11 % $ 847.294,00 3,03 % $ 1.159.718 9,95 % $ 22.523,00 0,34 % $ 88.255,00 1,81 % $ 166.734,00 3,61 % $ - 0,00 % $ 49.901,00 3,05 % $ - 0,00 % 100% Página 26 Análisis La competitividad del mercado hace que los clientes tengan una alta expectativa de la atención a recibir por el valor entregado, todo esto da como resultado una imagen positiva o negativa de la empresa que brinda los servicios en el mercado, las principales empresas forman parte de las mejores en eficiencia en la rama de la medicina prepagada, al responder con rapidez a las necesidades en cuanto a medicina prepagada. La variedad de planes definidos que cubren a la familia con agilidad en la prestación del servicio, que facilitan que el servicio sea de la elección del cliente. La capacidad financiera de la competencia en base a la participación de mercado, genera que las mismas inviertan grandes recursos en la adquisición de infraestructura, mejoramiento continuo de procedimientos, aumento de coberturas y rapidez de respuesta para con el cliente, puntos a mejorar por Alfamedical Esta se define como una amenaza de impacto alto. A su vez la obtención de documentos de la empresa permite lograr y cubrir ofertas públicas con eficiencia y rapidez basada en la oferta de sus productos, la falta de una clara definición de la misma, resta tiempo en el cierre de las negociaciones con clientes y grandes cuentas que solicitan requisitos de documentación para la contratación de los servicios de la empresa ANALISIS EXTERNO AMENAZAS La competitividad del mercado La constitución de la empresa Página 27 OPORTUNIDADES La accesibilidad a tecnología y software de uso libre que permitirá a la empresa adoptar sistemas que mejoren el desempeño y coordinación de la información El 62% de los ecuatorianos no disponen de un seguro de medicina prepagada o seguro de salud Las características del nicho de mercado al cual apunta Alfamedical que lo hace un mercado rentable a largo plazo Los salarios percibidos por el nicho de mercado que permite acceder a un mejor calidad de servicio médico Debido a la constitución publica de la empresa se tiene la alta posibilidad de participar mediante régimen especial en contratos con empresas El alto flujo de afiliados que hacen que el tiempo de atención y servicio en el seguro social generan inconformidad en los mismos creando una oportunidad para venta ANÁLISIS INTERNO DEBILIDADES Falta de estructuración de procesos y gestión de cada unidad de trabajo Falta de información necesaria para analizar el comportamiento de la gestión de la empresa Falta de una plataforma tecnológica actualizada que permita llevar la información de manera analítica y organizada La alta rotación del personal que no permite que las actividades se desenvuelvan con constancia Tiempo de atención a reembolsos y atención en general Falta de definición clara de cada producto de acuerdo a cada segmento Fortalezas Debido al apoyo de varias instituciones de servicio entre las cuales se incluye el Hospital Militar, Alfamedical respalda su imagen dentro del mercado compuesto por militares en base a la experiencia en el campo médico del hospital, siendo referente de atención y profesionalismo. Página 28 Empresas como Equivida, Dental Resource, ABF, Hispana, entre otras, presentan varios beneficios que son utilizados con el fin de mejorar la información del mercado y de los clientes que la empresa tiene para la mejor toma de decisiones, las mismas que se ven reflejados en sus planes y precios de los productos que permiten que Alfamedical aun mantenga costos bajos en comparación con el resto del mercado. La negociación de los servicios permite mantener un margen de utilidad para beneficio de la empresa, FORTALEZAS El posicionamiento que tiene en el mercado objetivo Relación ganar- ganar con proveedores y de ventajas competitivas compartidas Matrices Estratégicas La matriz de Evaluación de Factores Externos permite evaluar los factores que se han determinado como oportunidades y amenazas, resultado del análisis externo de la empresa (macroentorno).Se desarrolla en cinco pasos a. Matriz EFE 1. Toma los resultados obtenidos del análisis externo de la empresa. 2. Se escogen un máximo de 10 oportunidades y 10 amenazas - las más representativas. 3. El valor asignado a cada una de las oportunidades y amenazas indican la importancia del factor para el éxito en la industria. 4. En la matriz la suma de todos los valores debe ser siempre igual a 1. 5. La calificación nos indica que tan atractivas o no son las oportunidades y que tanto daño pueden ejercer las amenazas sobre la empresa. 6. Oportunidades y amenazas pueden calificarse desde 1 hasta 4. Los valores ponderados obtenidos van a priorizar el uso de factores externos en la matriz FODA. El valor ponderado total no puede ser mayor a 4El valor ponderado promedio es de 2.5. Página 29 Un valor ponderado total mayor a 2.5 indica que la empresa responde bien a las oportunidades y amenazas Un valor ponderado total menor a 2.5 indica que no se están aprovechando las oportunidades y que las amenazas pueden hacer mucho daño. b. Matriz EFI La matriz de Evaluación de Factores Internos resume y evalúa las fortalezas y debilidades definidas por la auditoría interna. Se lleva a cabo por medio de la intuición y es muy subjetiva. Un completo entendimiento de los factores es más importante que las cifras. Sin importar cuántos factores se incluyan, la calificación total ponderada no puede ser menor a 1 ni mayor a 4. El puntaje promedio se ubica en 2.5. Un puntaje por debajo de 2.5 caracteriza a empresas que son débiles internamente. Un puntaje total por encima de 2.5 indica que la empresa mantiene una posición interna fuerte. Se deben analizar de entre 10 y 20 factores. Sin importar el número de factores el valor total no puede ser mayor de 1. c. Matriz MPC En la Matriz de Posición Competitiva se realiza un comparativo entre una empresa y sus competidores. Se consideran los factores clave para el éxito y como se desempeña, cada una de la empresas a comparar, en el manejo de los mismos. Los factores clave para el éxito toma en cuenta factores internos. Dichos factores deben ser aplicables para todas las empresas que se van a comparar. Se deberán definir entre cinco y diez factores para la comparación. Los valores a asignar a cada uno de los factores indican la importancia que ellos tienen para las empresas que se están comparando. Los valores van desde 0 (sin importancia) hasta 1 (muy importante). Página 30 La suma de los valores no puede ser mayor a 1. Las calificaciones a registrar deben responder a como se desempeña la empresa: 1 = debilidad principal 2 = debilidad menor 3 = fortaleza menor 4 = fortaleza principal Se debe calificar a cada una de las empresas que se están analizando. Se obtiene un total ponderado para cada una de las empresas. Se comparan los resultados ponderados de cada una de las empresas y se define la posición competitiva. Puede ser fuerte o débil. d. Matriz FODA La matriz FODA es una herramienta que permite determinar cuatro tipos de estrategias: o FO = fortalezas / oportunidades o FA = fortalezas / amenazas o DO = debilidades / oportunidades o DA = debilidades / amenazas SE genera una matriz de 8 cuadrantes .La información a ser utilizada en los cuadrantes de esta matriz proviene de aquellos factores que obtuvieron los totales ponderados más altos de la matriz EFI y la matriz EFE. Se deben seguir ocho pasos: o Hacer una lista de fortalezas. o Hacer una lista de debilidades. o Hacer una lista de amenazas. o Juntar debilidades y oportunidades. o Juntar fortalezas y oportunidades. o Hacer una lista de oportunidades. o Juntar fortalezas y amenazas. Página 31 o Juntar debilidades y amenazas. Se toman los factores que han obtenido los mayores puntajes en el total ponderado de la EFI y la EFE. Se hace la lista en los cuadrantes correspondientes en la matriz. Se deben cotejar las fortalezas listadas con las amenazas listadas y tratar de identificar aquellas que hacen sinergia. Con esos factores se deberá idear una estrategia de manera que se utilicen las fortalezas para aprovechar las oportunidades. A renglón seguido se deben cotejar las fortalezas con las oportunidades identificando aquellas que hacen sinergia Definir las estrategias a seguir. Se deberá repetir el mismo procedimiento entre debilidades – amenazas y debilidades – oportunidades. Así al final tendremos como se mencionó anteriormente cuatro tipos de estrategias: FO – FA – DO – DA Las estrategias FO utilizan las fortalezas internas de la empresa para aprovechar las oportunidades externas. Las organizaciones por lo general empiezan por llevar a cabo las otras estrategias hasta lograr una posición en la cual usar las estrategias FO. Las estrategias FA utilizan las fortalezas de la empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas del entorno .Las empresas que copian ideas, innovaciones y productos patentados son una gran amenaza en cualquier industria. Las estrategias DO se enfocan en mejorar las debilidades al tomar ventaja de las oportunidades del entorno. Algunas veces existen las oportunidades pero las debilidades de la empresa le previenen aprovecharlas. Las estrategias DA utilizan tácticas defensivas las mismas que van dirigidas a reducir las debilidades y evitar las amenazas externas. Una empresa con muchas debilidades y numerosas amenazas debería luchar por sobrevivir, fusionarse, declararse en banca rota o liquidar el negocio. Página 32 El propósito del FODA es generar estrategias alternativas factibles, más no seleccionar o determinar cuáles son las estrategias a utilizar. No todas las estrategias desarrolladas por la matriz FODA se implementarán e. Matriz IE La matriz Interna – Externa está diseñada para la toma de decisiones estratégicas de carteras de negocios. Se basa en dos dimensiones clave: los totales ponderados de la matriz EFI para el eje de las x y los totales ponderados de la matriz EFE para el eje de las y. El total ponderado, se de la EFI o la EFE, dentro de la matriz IE debe ser analizado de la siguiente forma: o Entre 1.0 y 1.99 representa una posición interna débil o Una calificación de entre 2.0 y 2.99 se puede considerar promedio y o Una calificación de entre 3.0 y 4.0 es fuerte Esta es una matriz de nueve celdas. Las celdas I, II y IV corresponden a estrategias para crecer y construir. Las celdas III, V y VII corresponden a estrategias para conservar y mantener. Las celdas VI, VIII y IX corresponden a estrategias para cosechar o enajenar. Las siguientes son las implicaciones estratégicas de esta matriz: o Celdas I, II y IV “Crecer y construir” • Estrategias intensivas (penetración en el mercado, desarrollo del mercado desarrollo del producto) • Estrategias integrativas (integración hacia atrás, integración hacia delante e integración horizontal). o Celdas III, V y VII “Conservar y Mantener” • La penetración en el mercado • El desarrollo del producto Celdas VI, VIII y IX “Cosechar o enajenar” • Atrincheramiento • Desprendimiento o desinversión Página 33 f. Matriz de la Gran Estrategia Sirve para la formulación alternativa de estrategias. Cuenta con cuatro cuadrantes. En el eje de las x se ubica la posición competitiva de la empresa. En el eje de las y se ubica la velocidad de crecimiento del mercado. Las estrategias propuestas para aquellas empresas que estén en el cuadrante I son: o Desarrollo del mercado o Penetración en el mercado o Desarrollo del producto o Integración hacia adelante /atrás / horizontal o Diversificación concéntrica Las estrategias propuestas para aquellas empresas que estén en el cuadrante II son: o Penetración en el mercado o Desarrollo del producto o Integración horizontal o Desinversión Liquidación Las estrategias propuestas para aquellas empresas que estén en el cuadrante III son: o Atrincheramiento o Diversificación concéntrica / horizontal o En conglomerado o Desinversión o Liquidación Las estrategias propuestas para aquellas empresas que estén en el cuadrante IV son: o Diversificación concéntrica o Diversificación horizontal o Diversificación de conglomerado o Empresas de riesgo compartido Página 34 ALFA MEDICAL El posicionamiento que tiene en el mercado objetivo 3 5 5 3 PUNTAJES Los salarios percibidos por el nicho de mercado que permite acceder a un mejor calidad de servicio médico Las características del nicho de mercado al cual apunta Alfamedical que lo hace un mercado rentable a largo plazo El 62% de los ecuatorianos no disponen de un seguro de medicina pre pagada o seguro de salud La accesibilidad a tecnología y software de uso libre que permitirá a la empresa adoptar sistemas que mejoren el desempeño y coordinación de la información ESTRATÉGICA (FO) 16 Relación ganar- ganar con proveedores y de ventajas competitivas compartidas 3 5 5 3 16 32 DEFINICIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN CRÍTICAS El 62% de los ecuatorianos no disponen de un seguro de medicina pre pagada o seguro de salud Las características del nicho de mercado al cual apunta Alfamedical que lo hace un mercado rentable a largo plazo El posicionamiento que tiene en el mercado objetivo Relación ganar- ganar con proveedores y de ventajas competitivas compartidas PUNTAJES 6 10 10 6 32 Hay que utilizar la experiencia y la satisfacción lograda en el mercado actual y cubierto ya por Alfamedical para posicionar a la empresa en base a los costos de sus productos y a los beneficios Página 35 ALFA MEDICAL El posicionamiento que tiene en el mercado objetivo 3 5 Relación ganar- ganar con proveedores y de ventajas competitivas compartidas 3 5 DEFINICIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN CRÍTICAS Relación ganar- ganar con proveedores y de ventajas competitivas compartidas PUNTAJES La constitución empresa de Competidores actuales que tiene un conocimiento amplio del mercado la ESTRATÉGICA (FA) 8 8 La constitución de la empresa Hay que garantizar los servicios de la empresa con los bienes que han venido prestando a otros clientes y empresas, en base a la experiencia de sus proveedores, eficiencia y años trabajados en el mercado de la medicina prepagada. Página 36 ALFA MEDICAL PUNTAJES Los salarios percibidos por el nicho de mercado que permite acceder a un mejor calidad de servicio médico Las características del nicho de mercado al cual apunta Alfamedical que lo hace un mercado rentable a largo plazo El 62% de los ecuatorianos no disponen de un seguro de medicina prepagada o seguro de salud La accesibilidad a tecnología y software de uso libre que permitirá a la empresa adoptar sistemas que mejoren el desempeño y coordinación de la información ESTRATÉGICA (DO) Falta de estructuración de procesos y gestión de cada unidad de trabajo 3 3 3 1 10 Falta de información necesaria para analizar el comportamiento de la gestión de la empresa 5 1 1 1 8 Falta de una plataforma tecnológica actualizada que permita llevar la información de manera analítica y organizada 5 1 1 1 8 La alta rotación del personal que no permite que las actividades se desenvuelvan con constancia 1 5 5 3 14 Tiempo de atención a reembolsos y atención en general 3 5 5 1 14 Falta de definición clara de cada producto de acuerdo a cada segmento 1 5 5 5 16 70 DEFINICIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN CRÍTICAS El 62% de los ecuatorianos no disponen de un seguro de medicina prepagada o seguro de salud Las características del nicho de mercado al cual apunta Alfamedical que lo hace un mercado rentable a largo plazo Falta de definición clara de cada producto de acuerdo a cada segmento Tiempo de atención a reembolsos y atención en general PUNTAJES 18 20 20 12 58 Hay que trabajar en la mejora de la eficiencia en la respuesta a clientes y el servicio generalmente que es el principal producto de la empresa, para mejorar el posicionamiento y disminuir la deserción de clientes para consolidar a ALFAMEDICAL como una empresa Página 37 ALFA MEDICAL eficiente en costos y servicio, base sobre la cual se pueda difundir una solida imagen al mercado que busque costos cómodos con servicios de calidad. Falta de estructuración de procesos y gestión de cada unidad de trabajo PUNTAJES La constitución empresa de la Competidores actuales que tiene un conocimiento amplio del mercado ESTRATÉGICA (DA) 5 3 8 5 1 6 5 1 6 La alta rotación del personal que no permite que las actividades se desenvuelvan con constancia 5 5 10 Tiempo de atención a reembolsos y atención en general 5 1 6 Falta de información necesaria para analizar el comportamiento de la gestión de la empresa Falta de una plataforma tecnológica actualizada que permita llevar la información de manera analítica y organizada Falta de definición clara de cada producto de acuerdo a cada segmento 5 1 6 22 DEFINICIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN CRÍTICAS Falta de estructuración de procesos y gestión de cada unidad de trabajo La alta rotación del personal que no permite que las actividades se desenvuelvan con constancia Competidores actuales que tiene un conocimiento amplio del mercado PUNTAJES 20 8 28 Página 38 ALFA MEDICAL Como apunta el plan a mejorar la actividad de cada unidad de trabajo en base a generar un ambiente laboral propio al compromiso con la empresa, en base a un lugar estable para trabajar, compromiso que se traslade al servicio que presta Alfamedical, contribuyendo a mejorar su eficiencia en comparación con las empresas líderes del mercado de medicina prepagada, de las cuales se debe aprovechar sus mejores prácticas. 2.3 Matriz De Evaluación De Los Factores Internos (EFE) Página 39 ALFA MEDICAL 2.4 Matriz De Evaluación De Los Factores Externos (EFI) Página 40 ALFA MEDICAL MATRIZ INTERNA - EXTERNA Alto Resultados (3,00 - 4,00) Ponderados de la Matriz Mediano De Promedio Débil (4,00 - 3,00) (3,00 - 2,00) (2,00 - 1,00) I II III Crezca y desarróllese Crezca y desarróllese Persista o resista 3,06 IV Crezca y desarróllese V Persista o resista VI Coseche o elimine VII VIII IX Persista o resista Coseche o elimine Coseche o elimine (2,00 - 3,00) Evaluación Externa Fuerte Bajo (1,00 - 2,00) 2,06 Resultados Ponderados de la Matriz de Evaluación Interna Página 41 ALFA MEDICAL Alfamedical se encuentra ubicada dentro de la matriz en una posición que de no ser mejorada la gestión de las unidades en coordinación integral para el beneficio del cliente y rentabilidad de la empresa retrocederá a una posición en la que debido a la competencia del medio y al bajo posicionamiento en el mercado se disminuirían. Alfamedical necesita una urgente restructuración de la gestión organizada de sus unidades que contribuyan a que el objetivo general de la empresa se cumpla, las áreas críticas en base a las cuales se debe tomar acciones y aprovechar para disminuir amenazas y mejorar debilidades son: Se debe aprovechar la imagen que Alfamedical ha sembrado en parte del mercado objetivo debido a la cercanía a instituciones a las cuales el mercado mantiene afinidad, y en base de este extenderse a familiares, lograr mejores alianzas y negociaciones con proveedores en cuanto a servicios y costos para mejorar la rentabilidad y trasladarla al cliente, marcar una ventaja de acuerdo a las necesidades del mercado objetivo con productos definidos en base de la siniestralidad del mercado. Página 42 ALFA MEDICAL MISIÓN Brindar seguridad y salud de calidad enfocada al mercado ecuatoriano a través del talento de profesionales motivados y comprometidos, orientados a satisfacer las necesidades del cliente en colaboración conjunta con sus proveedores, para obtener de la gestión de la empresa, rentabilidad para el cliente, colaboradores y accionistas. VISIÓN Ser el principal proveedor de servicios de medicina prepagada dentro del mercado objetivo basada en productos de acuerdo a las necesidades del cliente y el mejoramiento continuo de los procesos que los generan OBJETIVOS GENERALES Fortalecer y coordinar las actividades estratégicas de las unidades de gestión de Alfamedical para el correcto desempeño con el cliente mejorando la rentabilidad de la empresa en un 8% cada año Objetivos para la propuesta Implementar un sistema de información seguro, de fácil acceso para las áreas involucradas y un archivo adecuado y actualizado Disminuir la morosidad del cliente a través de un sistema de incentivos de pago Aumentar la participación de mercado en un 5% hasta 2015 Disminuir el número de cancelaciones de contratos con clientes Mejorar la credibilidad y confianza del cliente en el producto ofrecido Mantener un servicio de venta y posventa enfocado a satisfacer las necesidades del cliente Definir e implementar un plan de incentivos y de mejoramiento del ambiente laboral para elevar la participación y el compromiso de los trabajadores Página 43 APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL PROCESOS CLIENTES FINANCIERA PERSPECTIVA Incremento de la rentabiliad de la empresa Aumetar ele numero de archivos disponibles desde la implementacion del sistema Número de cancelaciones Registro secuencial del archivo Disminuir el número de cancelaciones de contratos con clientes Página 44 % de Rotacion personal % Objetivos cumplidos por cargo Tiempo de atencion a reclamos y solicitudes del cliente Plan de implementacion del sistema informacion integral Sistema de reclamos y retroalimentación mensual Plan de ventas Plan de incentivos de pago Plan de Ventas Analisis y optimizacion de los gastos Incentivar y motivar Disminuir al 50% Cumplimiento del 100% Programa de capacitación continua e incentivos Plan de incentivos y compromiso para empleados Plan de comunicación de funciones y metas por area Gerente de RRHH Gerente comercial Gerente de Sistemas Gerente Comercial Gerente Comercial Gerente Financiero Gerente Comercial Gerente Financiero INICIATIVA DE CAMBIO PRESUPUESTO RESPONSABILIDAD Disminuir el tiempo de atención y mejorar la Calificacion muy buena con Encuestas de calificacion del cliente a un 90% satisfaccion cliente y la atencion Disminuir en un 35% plan de mejoras Definir e implementar un plan de incentivos y de mejoramiento del ambiente laboral para elevar la participación y el compromiso de los trabajadores % de Personal satisfecho con su trabajo Clima laboral favorable Alcanzar eun 90% Mantener un servicio de venta y posventa enfocado a satisfacer las necesidades del cliente Implementar un sistema de información seguros, de fácil acceso para las áreas involucradas y un archivo adecuado y Numero de inconvenientes en cada área Incrementar la faciliad de actualizado con acceso a información acceso a la información Disminuir en un 90% Alcanzar al 100% de archivos disponibles Disminuir el numero de cancelaciones Disminuir en un 50% % de Satisfaccion del cliente Mejorar la credibilidad y confianza del cliente en el producto ofrecido Incrementar el numero de clientreselnuevos Disminuir tiempo de Alcanzar un 20% anual atencion de clientesn en puntos medicos y tiempo Alcanzar el 95% Periodo de recuperacion de deudas clientes Recuperar el 85% Número de clientes nuevos Ventas a credito / Cuentas por clientes Aumentar la participación de mercado Disminuir el número de cancelaciones de contratos con clientes por morosidad a través de un sistema de incentivos de pago Alcanzar a un 10% META % CrecimientoVentas 2012/Ventas 2011-1 Incremento de las ventas Alcanzar un 5% Incremento de las rentabilidad % Crecimiento Utilidad Neta / Ventas Incrementar las ventas de la empresa INDICADOR DE TENDENCIA INDICADOR RESULTADO OBT. ESTRAT. MATRIZ ESTRATEGICA ALFA MEDICAL ALFA MEDICAL ORD CLASIFICACIÓN SUB CLASIFICACIÓN APLICACIÓN 1 BÁSICA CONCENTRACIÓN Alfamedical debe concentrar sus esfuerzos en cubrir el mercado de manera rentable y optimizando el riesgo de cubrir el mismo 2 3 CRECIMIENTO INTENSIVO COMPETITIVA INTEGRACION HACIA ABAJO ESPECIALISTA Con el fin de llevar un adecuado control de todos los servicios y procesos que se entregan a clientes se llevara un control constante que retroalimente los servicios con el fin de contribuir a mantener un servicio que cumplan con las expectativas del cliente, seguimiento de clientes para obtener resultados del servicio, mejorando la respuesta y asesoramiento de operadoras y vendedores, para desarrollar productos de acuerdo a sus necesidades Alfamedical se especializara en satisfacer las necesidades de medicina prepagada del mercado militar para lo cual los planes de cada área deberán coordinar sus objetivos y estrategias en fin de poder cubrir el mercado objetivo Página 45 ALFA MEDICAL PERFIL DE ESTRATEGIAS A ADOPTARSE Perfil de mercado Para la definir el segmento de mercado objetivo de Alfamedical se ha escogido las siguientes variables Geográficas: Ubicación a nivel nacional de la población objetiva Demográficas: Edad.- Personas mayores de 18 años Género.- Hombres y mujeres. Ocupación.- Militares en servicio activo, pasivo y familiares Situación económica: Media, Media alta Página 46 ANEXO “A” ALFAMEDICAL S.A. “PLAN DE VENTAS Y MARKETING” ” QUITO D.M, 20 diciembre del 2011 Página 47 ALFA MEDICAL ALFAMEDICAL MEDICINA PREPAGDA PLAN DE VENTAS Y MARKETING 1. Datos Generales del Proyecto 1.1. Nombre del Proyecto: Gestión Comercial Unidad Ejecutora: Alfamedical y unidades de atención adjuntas 1.3. Localización: El Proyecto se realizará en las instalaciones del ALFAMEDICAL ubicada en la calle Thomas Chariove N49-11 y pasaje Fermín Roxas, en Quito – Ecuador. 1.4. Plazo de Ejecución: Fecha de inicio: 1 de enero del 2012 Fecha de Finalización: 31 de diciembre del 2012 Duración: 12 meses Monto Setecientos nueve mil quinientos setenta y dos con 75/100 dólares americanos ($ 709.572,75) 2. Diagnóstico del Problema o Necesidad 2.1. Referencias Resolución No.02.Q IJ.253, del 22 de enero del 2002, de la Superintendencia de Compañías. Normas y disposiciones para la gestión administrativa y operativa empresarial. 2.2. Antecedentes Proyecto establecido en la nueva administración. 2.3. Identificación, descripción y diagnóstico del problema o necesidad Alfamedical presenta desafiliación y quejas de clientes por tiempos de atención y reembolsos, lo que genera insatisfacción en los clientes y disminuyen la competitividad de los paquetes individuales, lo que tiene un impacto en las ventas y el posicionamiento que desea lograr la empresa orientándose a mercado objetivo como lo es el mercado militar, el perfil de mercado al que apunta la oferta de servicios de Alfamedical, exige altos nivel de atención y planes que brinden un adicional. Se hace necesaria una solución para disminuir la insatisfacción de los clientes con tiempos de atención y reembolsos, para mantener un posicionamiento que genere ventas para la empresa. Página 48 ALFA MEDICAL 2.4. Línea Base del Proyecto INDICADOR EFICIENCIA DE EJECUCION 3. UNIDAD DE MEDIDA Indicador al 2012 Ventas reales/ Ventas presupuestadas 100% Justificación Es necesario mejorar la calidad de la atención del servicio al cliente, con el fin de mantener una imagen positiva en la clientela actual e ir haciendo más fuertes el posicionamiento de un planes individuales corporativos e individuales que se preocupan por el cliente y su tiempo, encontrando en el mercado militar un nicho en el cuál mediante alianzas estratégicas y conocimiento de los puntos a mejorar en la atención que ya perciben generar el crecimiento de la cartera y transacciones de los planes de medicina prepagada que oferta Alfamedical 4. Objetivos del proyecto 4.1. Objetivo General Disponer de la planificación de las actividades comerciales que contribuyan a generar transacciones efectivas de manera eficiente y controlada de acuerdo al presupuesto definido, para contribuir al crecimiento operativo de Alfamedical 4.2. Objetivos Específicos Incrementar la participación de mercado de Alfamedical Mejorar el posicionamiento y difusión de Alfamedical y sus servicios Optimizar el servicio prestado y reembolsos, mejorando relaciones con proveedores Mantener una fuerza de ventas capacitada y motivada 5. Matriz presentación del Proyecto Anexo “A-1” Anexo “A-2” Anexo “A-3” Anexo “A-4” 6. Matriz de Formulación de Proyectos Matriz del Marco Lógico Matriz de Metas Matriz de Presupuesto Requerimiento para la Sostenibilidad El Plan de Ventas y Marketing está apoyado en el presupuesto de ingresos de ventas tanto corporativas como individuales, costos reembolsos, publicidad, comisiones y capacitación aprobadas para el año 2012 con el fin de lograr su ejecución 7. Firma de Responsabilidad Elaborado: Jefatura Comercial __________________ Revisado: Dr. Marcelo Rubio C. Gerente Genera ALFAMEDICAL S.A. Aprobado: BRIG. Leonidas Enríquez G. ___________________ Presidente del Directorio ALFAMEDICAL S.A. ___________________ Página 49 ALFA MEDICAL ANEXO "A-1" ALFAMEDICAL MEDICINA PREPAGADA MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION ALFAMEDICAL UNIDAD EJECUTORA (UEC) ALFAMEDICAL RESPONSABLE DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO Iván Del Pozo Plan de Ventas y Marketing DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Generar rentabilidad y crecimiento en la cartera de clientes y transacciones de la empresa PROGRAMA Ejecución y control del Plan de Ventas y Marketing OBJETIVO DEL PROYECTO Disponer de la planificación de las actividades comerciales que contribuyan a generar transacciones efectivas de manera eficiente y controlada de acuerdo al presupuesto definido, para contribuir al crecimiento operativo de Alfamedical UNIDAD DE MEDIDA INDICADOR DEL OBJETIVO Ventas reales año 2012/ Presupuesto de ventas año 2012 META DEL INDICADOR DEL OBJETIVO Cumplir con el 100% del presupuesto y el crecimiento de las ventas en un 8% COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO Incrementar la participación de mercado en un 8% anual de Alfamedical Disminuir la desafiliación de clientes en un 100% al finalizar el año 2012 Mejorar la cobertura y beneficios de los planes en un entre un 80% y 100% en cuanto a cobertura Lograr la máxima capacidad y esfuerzo de los colaboradores con una fuerza de ventas profesionales TOTAL PONDERACION PRESUPUESTO 3,55% $ 25.200,00 0,00% $ 0,00 94% $ 669.972,65 2% $ 14.400,00 100% $ 709.572,65 Página 50 ANEXO "A-2" ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO Plan de Ventas y Marketing MATRIZ DEL MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos FIN: Generar rentabilidad y crecimiento en la cartera de clientes y transacciones de la empresa PROPOSITO: Contribuir al crecimiento de la empresa y sus operaciones, generando un mejor posicionamiento en el mercado objetivo Cumplimiento del 100% de los objetivos del plan Tabla de indicadores de resultados y metas BSC para llevar el control de los cumplimientos Estados Financieros Definición Legal Informe de ventas con descuento Rotación del personal Facturación mensual por vendedor Estrategias de la competencia COMPONENTE A Incrementar la participación de mercado en un 8% anual de Alfamedical ACTIVIDADES: Mantener un sistema de descuentos de enganche para lograr ventas con clientes potenciales y aumentar ticket con clientes actuales Crear y gestionar amplias bases de datos de clientes referidos Para diciembre del 2012 alcanzar el 8% incremento en ventas Participación en el mercado 2012 Participación en el mercado 2011 $1624,00 Realizar 12 base de datos( 85% de cierres de ventas por base mensual 100% Cumplimiento presupuesto vendedor) Página 51 ALFA MEDICAL Realizar control semanal de vendedores de nivel de prospecciones y cierres de venta 50 prospecciones semanales 100% de clientes potenciales visitados analizados con gerencia Control de salida de vendedores e informe semanal de gestión Participar en todas las licitaciones que se publiquen en el portal del INCOP Participar en 12 licitaciones a diciembre del 2012 Informe de ventas por componentes Ventas en recintos militares Implementara una campaña de continuidad y gradual de medios $2430,00 $21146,00 Rotación del personal Publicación mínima o contratación directa por parte de las instituciones Informe de ventas Permiso por parte de Autoridades Militares Presupuesto ejecutado Presupuesto planificado Asignación de fondos Colocar sticker en los autos de los clientes facturados Primera marca recordada por el cliente Top of mind del cliente Call center disponible Aplicación de CRM Para diciembre del 2012 lograr que un 50% de los clientes adquieran un plan mayor ya adquirido Comportamiento de compra por cliente Decisión de afiliado Realizar canjes publicitarios con los hospitales y puntos de asistencia médicos asociados 100% de clientes ubicados por sector de canje recuerden a Alfamedical por medio de la publicidad de hospitales Encuestas de medios Call center disponible Poner en conocimiento del 95% del mercado meta a Alfamedical y sus planes de cómo la primera opción Perfil de servicio Alfamedical en el mercado meta Presupuesto para publicidad aprobado Encuesta de calificación del servicio ofrecido en puntos médicos Personal disponible para realizar encuesta Análisis de tiempos actuales/ tiempos anteriores Proyecto de apertura de puntos Detalle de ventas por plan Tabla de planes reestructurados COMPONENTE B Disminuir la desafiliación de clientes en un 100% al finalizar el año 2012 ACTIVIDADES: Implementar plan de prevención de quejas y reclamos Realizar encuestas de satisfacción del cliente para medir nivel de servicio. COMPONENTE C Mejorar la cobertura y beneficios de los planes en un entre un 80% y 100% en cuanto a cobertura Mejorar en un 95% los tiempos de atención y de reembolsos ACTIVIDADES: Restructuración de planes individuales y corporativos Lograr acuerdos competitivos con proveedores $3500,00 $666.472,65 Encuesta sobre servicios ocupados brindados por proveedores COMPONENTE D COMPONENTE D Página 52 ALFA MEDICAL Lograr la máxima capacidad y esfuerzo de los colaboradores con una fuerza de ventas profesionales Generar un 10% de los ingresos de las ventas de planes corporativos ACTIVIDADES: Evaluación y análisis de gestión de vendedores $8400,00 $6000,00 Capacitación de vendedores en temas con falencias Difundir y posicionar el compromiso de ventas Motivación de personal Informe sobre conformación de las mentas mensuales Ventas por vendedor y resultado de evaluaciones Record de evaluación de vendedores y gestión de ventas Evaluación cliente interno Cumplimiento del presupuesto establecido para planes corporativos Compromiso de personal estabilidad laboral Capacitación realizada al personal Apoyo de Recursos Humanos para medición de compromiso vendedores Página 53 ALFA MEDICAL ANEXO "A-3" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE METAS NOMBRE DEL PROYECTO: Plan de Ventas y Marketing UNIDAD EJECUTORA COMACO (UEC) : Alfamedical FECHA INICIO: FECHA FINALIZACION: 01/01/2011 31/12/2011 METAS MENSUALES META ANUAL PONDERACION ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC COMPONENTE A Incrementar la participación de mercado en un 8% anual de Alfamedical ACTIVIDADES: Mantener un sistema de descuentos de enganche para lograr ventas con clientes potenciales y aumentar ticket con clientes actuales Crear y gestionar amplias bases de 5 10,00% 12 10,00% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Página 54 1 1 ALFA MEDICAL datos de clientes referidos Realizar control semanal de vendedores de nivel de prospecciones y cierres de venta Participar en todas las licitaciones que se publiquen en el portal del INCOP Ventas en recintos militares Implementara una campaña de continuidad y gradual de medios Colocar sticker en los autos de los clientes facturados Aplicación de CRM 48 15,00% 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 12 20,00% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 40,00% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 5,00% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Realizar canjes publicitarios con los hospitales y puntos de asistencia médicos asociados COMPONENTE B Disminuir la desafiliación de clientes en un 100% al finalizar el año 2012 ACTIVIDADES: Implementar plan de prevención de quejas y reclamos 94% 50,00% 48 50,00% COMPONENTE C Página 55 ALFA MEDICAL Mejorar la cobertura y beneficios de los planes en un entre un 80% y 100% en cuanto a cobertura ACTIVIDADES: 94% Restructuración de planes individuales y corporativos Lograr acuerdos competitivos con proveedores COMPONENTE D Lograr la máxima capacidad y esfuerzo de los colaboradores con una fuerza de ventas profesionales ACTIVIDADES: Evaluación y análisis de gestión de vendedores Capacitación de vendedores en temas con falencias Difundir y posicionar el compromiso de ventas 85,00% 1 35% 1 12 50% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2% 100% 12 40% 4 40% 20% 12 1 1 1 1 1 Página 56 ALFA MEDICAL ANEXO "A-4" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA: GESTION COMERCIAL ALFAMEDICAL Y UNIDADES CONJUNTAS INGRESOS FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB VENTAS PRIMAS 1.332.945,31 128.387,17 133.326,95 1.332.945,31 128.387,17 133.326,95 126.106,31 114.409,83 111.643,72 108.804,33 119.748,42 102.533,82 101.343,20 97.445,39 95.534,69 93.661,46 Total: MAR ABR MAY Incrementar la participación de mercado en un 8% anual de Alfamedical JUL AGO SEP OCT NOV DIC 126.106,31 114.409,83 111.643,72 108.804,33 119.748,42 102.533,82 101.343,20 97.445,39 95.534,69 93.661,46 EGRESOS COMPONENTE A JUN FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA PUBLICIDAD Y PROPAGANDA( relaciones publicas) VALOR ANUAL ENE 1.440,00 FEB 90,00 MAR 90,00 ABR 90,00 MAY JUN 90,00 90,00 324,80 324,80 JUL 90,00 AGO 90,00 SEP 90,00 OCT NOV 90,00 90,00 DIC 90,00 2.430,00 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA(promociones) 324,80 324,80 324,80 1.624,00 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 21.146,00 Subtotal 25.200,00 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 1.762,17 3.202,17 2.176,97 1.852,17 1.852,17 2.176,97 2.176,97 1.852,17 2.176,97 1.852,17 1.852,17 1.852,17 2.176,97 COMPONENTE B Página 57 ALFA MEDICAL Disminuir la desafiliación de clientes en un 100% al finalizar el año 2012 COMPONENTE C 0,00 Mejorar la cobertura y beneficios de los planes en un entre un 80% y 100% en cuanto a cobertura HONORARIOS POR ASESORAMIENTO 3.500,00 COSTOS CORPORATIVO 29.990,66 COSTOS INDIVIDUALES 636.481,99 Subtotal 669.972,65 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2.088,61 6.746,63 5.406,09 1.345,46 907,75 1.075,32 6.123,24 818,76 1.431,09 1.376,04 1.349,06 1.322,61 62.104,98 59.916,85 57.647,06 55.859,46 54.914,11 53.326,84 53.750,97 50.448,15 49.240,52 47.346,65 46.418,28 45.508,12 57.204,92 55.821,86 54.402,17 59.874,21 51.266,91 50.671,60 1.500,00 1.500,00 700,00 700,00 67.693,59 66.663,48 63.053,15 48.722,69 47.767,35 46.830,73 COMPONENTE D Lograr la máxima capacidad y esfuerzo de los colaboradores con una fuerza de ventas profesionales CAPACITACIONES 700,00 COMISIONES Subtotal 1.500,00 1.500,00 700,00 700,00 6.000,00 700,00 700,00 700,00 700,00 700,00 700,00 700,00 8.400,00 14.400,00 700,00 2.200,00 2.200,00 700,00 700,00 700,00 700,00 2.200,00 2.200,00 709.572,65 71.595,75 71.040,44 67.105,32 59.757,08 58.698,83 57.279,13 62.426,38 55.643,88 54.723,77 700,00 700,00 700,00 Total: 51.274,86 50.319,51 49.707,70 Página 58 ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “GESTION FINANCIERA” ” QUITO, 20 de diciembre del 2011 Página 59 ALFA MEDICAL ALFAMEDICAL S.A PROYECTO “GESTION FINANCIERA” 1. Datos Generales del Proyecto 1.1. Nombre del Proyecto: Gestión Financiera 1.2. Unidad Ejecutora: ALFAMEDICAL S.A. 1.3. Localización: El Proyecto se realizará en las instalaciones de ALFAMEDICAL S.A. ubicado en la calle Tomás Chariove N49-11 y Pasaje Fermín Roxas Pinar Bajo Quito – Ecuador. 1.4. Plazo de Ejecución: Fecha de inicio: 1 de enero del 2012 Fecha de Finalización: 31 de diciembre del 2012 Duración: 12 meses Monto CIENTO SETENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA CON00 /100 ($171.850,00) 2. Diagnóstico del Problema o Necesidad 2.1. Referencias Resolución No. 02 Q IJ 253 del 22 de enero del 2002, de la Superintendencia de Compañías. Normas y disposiciones para la gestión administrativa y operativa empresarial. 2.2. Antecedentes Proyecto establecido en la nueva administración. 2.3. Identificación, descripción y diagnóstico del problema o necesidad ALFAMEDICAL S.A. es una de gran complejidad que debe disponer de sistemas integrados que faciliten la ejecución y control de los ingresos y gastos que genera la institución. Los Procesos en ALFAMEDICAL S.A. son algo complejos en cuanto a la recepción de documentos ya que muchos se dan en provincias, las cuales tienen que enviar por valija los soportes y respaldos para los diferentes pagos que la compañía tiene que responder, ya sea por reembolsos de gastos, honorarios de profesionales y pagos a clínicas y hospitales. En este proceso el problema que se da es que al enviar documentación de cualquier provincia hay demora por parte de valija y una vez en nuestras oficinas se requiere chequear y certificar que los Página 60 ALFA MEDICAL documentos estén en regla y sean sustentos legales para la emisión de los pagos; todo esto ocasiona que los registros contables se realicen a destiempo e incluso el pago de nuestros clientes y proveedores. 3. Justificación Es necesario mejorar la gestión financiera – administrativa para la ejecución presupuestaria relacionada con el manejo económico de la empresa y para disminuir los trámites en ALFAMEDICAL S.A. y los tiempos de espera para nuestros clientes. 4. Objetivos del proyecto 4.1. Objetivo General Disponer de una organización eficiente y eficaz en el campo administrativo y financiero, que permita cumplir la misión ALFAMEDICAL S.A. 4.2. Objetivos Específicos Manejo presupuestario mejorado. Gestión financiera y contable mejorada. Control de bienes mejorado. Control de costos mejorado. Mantenimiento de la liquidez para la operatividad eficiente ALFAMEDICAL S.A. 5. Matriz presentación del Proyecto Anexo “B-1” Anexo “B-2” Anexo “B-3” Anexo “B-4” 6. Matriz de Formulación de Proyectos Matriz del Marco Lógico Matriz de Metas Matriz de Presupuesto Requerimiento para la Sostenibilidad ALFAMEDICAL S.A. tiene un presupuesto de autogestión para remuneraciones del personal contratado y demás gastos operativos que se financian por la prestación de servicios de medicina prepagada. 7. Firma de Responsabilidad Elaborado: Personal del Departamento Financiero Revisado: DR. Marcelo Rubio Gerente General ALFAMEDICAL S.A. Aprobado: BRIG. Leonidas Enríquez Presidente del Directorio ALFAMEDICAL S.A. ___________________ ___________________ Página 61 ALFA MEDICAL ANEXO "B-1" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION TOMAS CHARIOVE N49-11 Y F.ROXAS UNIDAD EJECUTORA ALFAMEDICAL S.A. RESPONSABLE DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO CPA RICHART VILANA GESTION FINANCIERA DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Control y eficacia de atención a los departamentos de gestión de la empresa PROGRAMA Administración del presupuesto OBJETIVO DEL PROYECTO Disponer de una organización eficiente y eficaz en el campo administrativo y financiero, que permita cumplir la misión de ALFAMEDICAL S.A. UNIDAD DE MEDIDA INDICADOR DEL OBJETIVO Recursos económicos empleados en el proyecto/Recursos Económicos recibidos en el proyecto META DEL INDICADOR DEL OBJETIVO Alcanzar el 100 % de los recursos recibidos para que en este proyecto sean empleados. COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO PONDERACION PRESUPUESTO Manejo presupuestario mejorado 50% Gestión financiera y contable mejorada Control de bienes mejorado 50% $ 84.175,00 $ 84.175,00 Control de costos mejorado. Mantenimiento de la liquidez para la operatividad eficiente de Alfamedical TOTAL 100% $ 168.350,00 Página 62 ANEXO "B-2" ALFAMEDICAL S.A PROYECTO “GESTION FINANCIERA” MATRIZ DEL MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos FIN: Contribuir a la buena gestión financiera con calidad y calidez de la empresa, para que el departamento se mantenga con capacidad operativa. Pago de los compromisos Transferencia efectivizada Disponible suficiente PROPOSITO: Disponer de una organización eficiente y eficaz en el campo administrativo y financiero, que permita cumplir la misión de la empresa Cumplimiento del 100 % de los objetivos del proyecto Estados Financieros Cumplimiento trimestral a presentarse en Directorio 100% Ejecución presupuestaria Estados Financieros oportunos Ingresos suficientes de soporte y cumplimiento del manejo administrativo Elaboración de la Proforma Presupuestaria Alcanzar el 100 % de la proforma presupuestaria. Proforma Ingresada Presupuesto Aprobado Formulación del Plan Operativo Anual Realizar la programación en un 100% POA Aprobado Presupuesto Aprobado Elaboración de PG y mensual del Devengado Realizar el PG y mensual del Devengado al 100% PG Aprobado Presupuesto Aprobado Elaboración de los Compromisos Presupuestarios Realizar el Plan de los Compromisos Presupuestarios al 100% Compromisos Presupuestarios Presupuesto Aprobado Elaboración de las Modificaciones Presupuestarias Realizar las Modificaciones Presupuestarias al 100% Modificaciones Presupuestarias Presupuesto Aprobado Elaboración de Información Presupuestaria Elaboración de Información Presupuestaria semestralmente Informes de Ingresos y Gastos Estados Presupuestarios COMPONENTE A Manejo presupuestario mejorado ACTIVIDADES: Página 63 ALFA MEDICAL Análisis Financieros Realizar el Análisis Financieros cada semestre Informes Presupuesto Aprobado % de ejecución Saldo de partida presupuestaria Ejecución de Ingresos Propios 100% cumplimiento de normas y criterios técnicos de la gestión de recaudación y desembolso de valores Registros del Sistema Sistemas en línea operativos Ejecutar y supervisar actividades de análisis contable de conformidad a las disposiciones legales vigentes, a fin de cumplir con los objetivos y las metas propuestas en el Plan Operativo Anual. 100% metas cumplidas/metas planteadas Informes presentado, documentación de respaldo, 1. Políticas, normativas de manejo de información 2. Disposiciones para la nueva reestructura Administrar el proceso de tesorería -cajas recaudadoras Reporte de recaudación mensual Registro de reporte consolidado Que el Sistema en línea se encuentre operativo. Custodiar los fondos recaudados Comprobantes de ingreso a cajas y reporte de recaudación Registro de depósito y el Numero de comprobante Pagos a crédito Pago de Otras participaciones Comisiones bancarias 15.600,00 COMPONENTE B Manejo financiero y contable mejorado ACTIVIDADES: COMPONENTE C Control de bienes mejorado Control del 100% de los bienes tanto de Larga Duración como de Registro contable en su código definido Control Interno. Exista una depreciación actualizada que refleje el valor real de los bienes 100% de bienes registrados y actualizados La Planificación está analizada y aprobada ACTIVIDADES: Depuración de todos los bienes que se encuentran en la empresa con sus verdaderas ubicaciones y custodios Control de la planificación Página 64 ALFA MEDICAL Control efectivo de los bienes tanto de Larga Duración como de Control Interno que se encuentran en esta empresa 100% de los bienes de la empresa controlados Control de la planificación La Planificación está levantada Levantamiento de estado de bienes de Larga Duración 100% de los bienes de larga duración verificados al 31 de diciembre de 2011 Registros en forma escrita Se identifica cada bien en su respectivo lugar o departamento. Levantamiento de estado de bienes de Control Administrativo 100% de los bienes de control administrativo verificados a diciembre 2011 Control del sistema informático El control de activos es controlado por registros en sistemas y a su vez con soporte de archivos de Excel que guía la ubicación de los mismos Elaboración del listado depurado de bienes 2 Listados semestrales depurados de bienes al año Documento legalizado Ingreso al Sistema que se designe de todos los bienes con sus respectivos códigos y custodios 100 % de los bienes con custodio identificado y actualizado a diciembre 2011 Solicitud de registros control por códigos para ubicar los bienes Los listados de Bienes de Larga Duración y de Control Interno están actualizados a la fecha en que son requeridos por los usuarios Codificación y rotulación de los bienes 100 % de bienes codificados y rotulados a diciembre 2011 Control de la planificación Se cumplen con los tiempos planificados y se cuenta con la colaboración integral de todos los custodios Listados escritos y con código de los bienes 100 % de ítems identificados con códigos al 31 de diciembre de 2011 Informes El Sistema Informático cumpla con todos los requerimientos para la obtención de informes correctos a la fecha 2 tomas físicas semestrales al año Informe de novedades de las tomas físicas Suficiente personal para realizar las tomas 100 % de los bienes con valores actualizados Documentación de respaldo de adquisiciones y cambios en los bienes Personal idóneo para realizar depreciaciones 100 % de costos identificados dentro de las prestaciones Tarifario actualizado Sistema integral de información de costos 3 Tabla costos indirectos, por segmento de usuario, anuales Tabla de aplicación de costo ind. Por segmento de usuario. Nuevo modulo de costos, aprobación del Isla Tomas físicas semestrales Respaldos escritos y en magnéticos de los bienes y sus valores con la respectiva depreciación COMPONENTE D Control de costos mejorado. ACTIVIDADES: Definir aplicación de costos indirectos Página 65 ALFA MEDICAL Establecer el costo, ingreso y producción por cada centro Evaluar información de centros de costos 3 centros de costo con información asociada anual Informes Información disponible de : Servicios, Nomina, Bodegas, Presupuesto, Activos fijos; Nuevo modulo de costos Información disponible de : Servicios, Nomina, Bodegas, Presupuesto, Activos fijos; Nuevo modulo de costos evaluación de los puntos de venta Informes 95% de recuperación del total facturado Estado Bancario, Informe de Flujo de efectivo Registro y envío de cuentas por cobrar debidamente clasificadas 100 % de las cuentas clasificadas debidamente al 31 de diciembre de 2011 Cierres de caja Sistema operativo Establecer saldos al día de la cuentas por cobrar, a nivel auxiliar. 100 % saldos actualizados de los auxiliares Registros del sistema visual y office Sistema operativo Realizar el flujo de recuperación de cuentas por cobrar 100% cumplimiento de la planificación de recuperación Estado Bancario Política de emisión de facturas Recuperación de cartera en forma oportuna y obtener liquidez. 95 % de recuperación de cartera Informe de gestión de recuperación, Estados bancarios Políticas y convenios para una pronta recuperación de cartera COMPONENTE E Mantenimiento de la liquidez para la operatividad eficiente de Alfamedical Política de recuperación de cartera 30 días ACTIVIDADES: Página 66 ANEXO "B-3" ALFAMEDICAL S.A MATRIZ DE METAS NOMBRE DEL PROYECTO: Gestión Financiera UNIDAD EJECUTORA : Alfamedical S.A. FECHA INICIO: 01/01/2012 FECHA FINALIZACION: 31/12/2012 METAS MENSUALES META ANUAL PONDERACION ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 COMPONENTE A Manejo presupuestario mejorado ACTIVIDADES: Elaboración de la Proforma Presupuestaria Formulación de la Programación Indicativa Anual Elaboración de PG mensual Elaboración de las Modificaciones Presupuestarias Elaboración de Información Presupuestaria Análisis Financieros Pago de participaciones 100% 1 proforma presupuestaria 28,00% 1 1 proforma indicativa anual 6,00% 1 12 mensual 30,00% 1 4 modificaciones 10,00% 2 informes presupuestarios 2 análisis financieros 1 1 1 1 10,00% 1 1 8,00% 1 1 Otras 1 pago 8,00% 1 Página 67 ALFA MEDICAL COMPONENTE B Manejo financiero y contable mejorado ACTIVIDADES: Ejecutar y supervisar actividades de análisis contable de conformidad a las disposiciones legales vigentes, a fin de cumplir con los objetivos y las metas propuestas en el Plan Operativo Anual. Administrar el proceso de tesorería -cajas recaudadoras Custodiar los fondos recaudados 100,00% 12 balances mensuales y 1 balance anual 365 reportes 365 Comprobantes de ingreso a cajas y reporte de recaudación COMPONENTE C Control de bienes mejorado ACTIVIDADES: Depuración de todos los bienes que se encuentran en la empresa con sus verdaderas ubicaciones y custodios Control efectivo de los bienes tanto de Larga Duración como de Control Interno que se 55% 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 25% 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 20% 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 119 119 119 100% 1428 bienes con registros actualizados 50,00% 238 238 238 238 238 238 238 238 238 1428 bienes controlados 5,00% 119 119 119 119 119 119 119 119 119 Página 68 ALFA MEDICAL encuentran en la empresa Levantamiento de los estados de bienes de Larga Duración Levantamiento de los estados bienes de Control Administrativo Elaboración del listado depurado de bienes Ingreso al Sistema que se designe de todos los bienes con sus respectivos códigos y custodios Codificación y rotulación de los bienes Listados escritos y código de de los bienes Tomas físicas semestrales Respaldos escritos y en magnéticos de los bienes y sus valores con la respectiva depreciación 814 bienes de larga duración verificados 5,00% 814 614 b. c. ad 5,00% 614 1428 bienes depurados 10,00% 1428 5,00% 1428 1428 b con códigos y custodios 1428 bienes codificados y rotulados 119 119 119 119 119 119 119 119 119 119 119 119 1428 bienes con código 5,00% 714 714 2 tomas físicas 5,00% 1 1 1428 bienes respaldados 5,00% 1428 COMPONENTE D Control de costos mejorado. ACTIVIDADES: Definir aplicación de costos indirectos Establecer el costo, ingreso y producción por cada centro 5,00% 100% 1 aplicación 34% 1 3 evaluaciones 33% 1 3 1 1 Página 69 ALFA MEDICAL Evaluar información de centros de costos 3 evaluaciones 1 1 1 30% 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Establecer saldos al día de la cuentas por cobrar, 36 cuentas aux. a nivel auxiliar. 25% 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Realizar el flujo de recuperación de cuentas por cobrar 4 cuentas principales 20% Recuperación de cartera en forma oportuna y obtener liquidez. 80.000 dólares recuperados 25% COMPONENTE E Mantenimiento de la liquidez para la operatividad eficiente de Alfamedical ACTIVIDADES: Registro y envío de cuentas por cobrar debidamente clasificadas 33% 100% 36 cuentas clasificadas 1 $ 6.600 $ 6.800 $ 6.600 1 $ 6.800 $ 6.600 $ 6.800 1 $ 6.600 $ 6.800 $ 6.600 1 $ 6.600 $ 6.600 Página 70 $ 6.600 ANEXO "B-4" ALFAMEDICAL S.A MATRIZ DE PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA : Gestión Financiera Alfamedical S.A. INGRESOS FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 AGO SEP OCT NOV DIC ventas Total: EGRESOS COMPONENTE A FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA Gastos administrativos Manejo presupuestario mejorado A entidades descentralizadas y autónomas Subtotal VALOR ANUAL 84.175,00 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL 7.400,00 11.250,00 8.425,00 8.800,00 7.650,00 6.600,00 5.400,00 5.400,00 6.050,00 5.900,00 5.400,00 5.900,00 7.400,00 11.250,00 8.425,00 8.800,00 7.650,00 6.600,00 5.400,00 5.400,00 6.050,00 5.900,00 5.400,00 5.900,00 84.175,00 7.400,00 11.250,00 8.425,00 8.800,00 7.650,00 6.600,00 5.400,00 5.400,00 6.050,00 5.900,00 5.400,00 5.900,00 7.400,00 11.250,00 8.425,00 8.800,00 7.650,00 6.600,00 5.400,00 5.400,00 6.050,00 5.900,00 5.400,00 5.900,00 7.400,00 84.175,00 COMPONENTE B Manejo financiero y contable mejorado Gastos administrativos Subtotal COMPONENTE C Control de bienes mejorado Subtotal Página 71 ALFA MEDICAL COMPONENTE D Subtotal Control de costos mejorado. COMPONENTE E Mantenimiento de la liquidez para la operatividad eficiente Subtotal 0,00 Total: 168.350,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 14.800,00 22.500,00 16.850,00 17.600,00 15.300,00 13.200,00 10.800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 10.800,00 12.100,00 11.800,00 10.800,00 11.800,00 Página 72 ANEXO “C” ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “RECURSOS HUMANOS” QUITO D.M, 20 de diciembre del 2011 Página 73 ALFA MEDICAL MARCO DPTO. RECURSOS HUMANOS ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION ALFAMEDICAL S.A. UNIDAD EJECUTORA JEFATURA RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO JOFRE PROAÑO ADM. RECURSOS HUMANOS DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Contribuir para que ALFAMEDICAL S.A. cumpla con la misión encomendada, mediante la gestión, administración, optimización y control del Talento Humano PROGRAMAS REMUNERACIONES ADMINISTRACION RECURSOS HUMANOS OBJETIVO DEL PROYECTO Realizar y facilitar la gestión administrativa y operativa de los distintos componentes de la Gestión de Recursos Humanos, para apoyar en el cumplimiento de la misión de ALFAMEDICAL S.A. COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO INGRESOS EGRESOS A. REMUNERACIONES $ 0,00 B. ADMINISTRACION RECURSOS HUMANOS $ 0,00 TOTAL $ 352.380,12 $ 20.760,00 $ $ 0,00 373.140,12 Página 74 ALFA MEDICAL ANEXO “C” ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “A” “REMUNERACIONES” ” QUITO D.M, 20 de diciembre del 2011 Página 75 ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “REMUNERACIONES” 1. Datos Generales del Proyecto 1.1. Nombre del Proyecto: REMUNERACIONES 1.2. Unidad Ejecutora: ALFAMEDICAL S.A. 1.3. Localización: El Proyecto se realizará en las instalaciones de ALFAMEDICAL S.A., ubicado en la calle Tomas Chariove No.49-11 y Pasaje Fermín Roxas Pinar Bajo, en Quito – Ecuador. 1.4. Plazo de Ejecución: Fecha de inicio: 1 de enero del 2012 Fecha de Finalización: 31 de diciembre del 2012 Duración: 12 meses 1.5. Monto TRES CIENTOS SESENTA MIL SETECIENTOS OCHENTA CON 12/100 DOLARES ($ 360.780,12) 2. Diagnóstico del Problema o Necesidad 2.1. Referencias Resolución No.02.Q IJ.253, del 22 de enero del 2002, de la Superintendencia de Compañías. Normas y disposiciones para la gestión administrativa y operativa empresarial. 2.2. Antecedentes Proyecto establecido en la nueva administración. Necesidad de mantener un adecuado control del sistema de nómina. Disponer de un presupuesto para cumplir con todas las actividades planificadas por la Jefatura de Recursos Humanos, en lo referente a las remuneraciones y demás obligaciones legales a la gestión de nómina, para el personal de nomina y contrato. 2.3. Identificación, descripción y diagnóstico del problema o necesidad Contar con la asignación presupuestaria completa para los requerimientos legales patronales para sus empleados y para los pagos obligatorios al IESS, para los empleados de nómina y contrato en función al cargo y contrato respectivo. Página 76 ALFA MEDICAL 3. Justificación Es necesario mejorar la gestión administrativa, para la ejecución presupuestaria relacionada con el manejo de remuneraciones y cancelación de beneficios sociales, al personal de empleados bajo nomina y contrato, que colaboran para el complimiento de la misión y objetivos de ALFAMEDICAL S.A. 4. Objetivos del proyecto 4.1. Objetivo General Realizar el pago de las remuneraciones y demás beneficios sociales y de ley de manera integra al personal de empleados bajo nomina y contrato, basados en fondos generados por el giro de negocio de ALFAMEDICAL S.A. 4.2. Objetivos Específicos Cancelar las remuneraciones de manera oportuna, completa y obligaciones patronales al IESS. 5. Matriz presentación del Proyecto Anexo “C-1” Anexo “C-2” Anexo “C-3” Anexo “C-4” 6. Matriz de Formulación de Proyectos Matriz del Marco Lógico Matriz de Metas Matriz de Presupuesto Requerimiento para la Sostenibilidad Se debe alcanzar la aprobación de las autoridades competentes para cubrir todos los requerimientos de cancelaciones de nomina como son: Remuneraciones, Fondos de Reserva, Aportes al Seguro Social, Decimo Tercero, Decimo Cuarto e incrementos salariales. 7. Firma de Responsabilidad Elaborado: Jefatura Recursos Humanos __________________ Revisado: Dr. Marcelo Rubio C. Gerente Genera ALFAMEDICAL S.A. Aprobado: BRIG. Leonidas Enríquez G. ___________________ Presidente del Directorio ALFAMEDICAL S.A. ___________________ Página 77 ANEXO "C-1" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION ALFAMEDICAL S.A. UNIDAD EJECUTORA JEFATURA RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO JOFRE PROAÑO REMUNERACIONES DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Contribuir para que ALFAMEDICAL S.A. cumpla con la misión encomendada, mediante la gestión y cancelación de obligaciones salariales y patronales a sus colaboradores. PROGRAMA Gestión Administrativa OBJETIVO DEL PROYECTO Realizar la cancelación de remuneraciones y obligaciones ante el IESS completa, a sus empleados bajo nomina y contrato basados en la planificación de RR.HH, y los fondos provenientes del giro del negocio de la empresa. UNIDAD DE MEDIDA INDICADOR DEL OBJETIVO Número de clientes internos satisfechos META DEL INDICADOR DEL OBJETIVO Alcanzar el 100 % de pagos por conceptos de remuneraciones en el año 2012 COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO Remuneraciones para el personal de empleados y todos sus beneficios legales TOTAL PONDERACION PRESUPUESTO 100% $ 352.380,12 100% $ 353.380,12 Página 78 ANEXO "C-2" ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “REMUNERACIONES” MATRIZ DEL MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos FIN: Disponer de una organización administrativa, eficiente y eficaz que permita cumplir con los objetivos empresariales. Pago de las remuneraciones Cheques personales PROPOSITO: Realizar la cancelación de remuneraciones y demás beneficios sociales y de ley de manera íntegra y completa al personal de empleados de nomina y contrato, basados en la planificación de RR.HH y fondos generados por la empresa Cumplimiento del 100 % de los objetivos del proyecto Roles de pago mensual, planillas del IESS, informes de novedades, nomina. Que se asigne el total de valor presupuestado por parte de la empresa. 100% Ejecución presupuestaria Cuentas respectivas Ingresos suficientes de soporte y cumplimiento del metas de la empresa Remuneraciones Alcanzar los pagos al 100 % Roles de pago. Presupuesto Aprobado Decimo Tercer Sueldo Cancelar el 100 % de los rubros. Roles y planillas del IESS. Presupuesto Aprobado Decimo Cuarto Sueldo Cancelar el 100 % de los rubros. Roles y planillas del IESS. Presupuesto Aprobado Aportes Patronales IESS. Aportar el 100 % de los valores respectivos Roles y planillas del IESS. Presupuesto Aprobado Fondos de Reserva Aportar el 100 % del valor respectivo Roles y planillas del IESS. Presupuesto Aprobado COMPONENTE A Remuneraciones para el personal de empleados y todos sus beneficios laborales. ACTIVIDADES: Página 79 ALFA MEDICAL ANEXO "C-3" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE METAS NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA : REMUNERACIONES DPTO. RECURSOS HUMANOS FECHA INICIO: FECHA FINALIZACION: 01/01/2012 31/12/2012 METAS MENSUALES META ANUAL PONDERACION ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC COMPONENTE A Remuneraciones 100% ACTIVIDADES: Remuneraciones Decimo Tercer Sueldo Decimo Cuarto Sueldo Aportes Patronales IESS. Fondos de Reserva 42 personas 16,67% 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 personas 16,67% 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 personas 16,67% 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 personas 16,67% 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 personas 16,67% 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 Página 80 ALFA MEDICAL ANEXO "C-4" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA: REMUNERACIONES DPTO. RECURSOS HUMANOS INGRESOS FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC AGO SEP OCT NOV DIC OMITIDO Total: EGRESOS COMPONENTE A FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA Remuneraciones VALOR ANUAL ENE 360.780,12 29.365,01 0,00 0,00 360.780,12 29.365,01 FEB MAR ABR MAY JUN JUL 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 Remuneraciones 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 GASTO MENSUAL Total: 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 29.365,01 Página 81 ANEXO “C” ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “B” “ADMINISTRACIÓN DE ” RECURSOS HUMANOS” QUITO D.M, 20 de diciembre del 2011 Página 82 ALFA MEDICAL ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS” 1. Datos Generales del Proyecto 1.1. Nombre del Proyecto: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.2. Unidad Ejecutora: ALFAMEDICAL S.A. 1.3. Localización: El Proyecto se realizará en las instalaciones de ALFAMEDICAL S.A., ubicado en la calle Tomas Chariove No.49-11 y Pasaje FerminRoxas Pinar Bajo, en Quito – Ecuador. 1.4. Plazo de Ejecución: Fecha de inicio: 1 de enero del 2012 Fecha de Finalización: 31 de diciembre del 2012 Duración: 12 meses 1.5. Monto VEINTISEIS MIL SETECIENTOS SESENTA CON 00/100 DOLARES ($ 26.760,00) 2. Diagnóstico del Problema o Necesidad 2.1. Referencias Resolución No.02.Q IJ.253, del 22 de enero del 2002, de la Superintendencia de Compañías. Normas y disposiciones para la gestión administrativa y operativa empresarial. 2.2. Antecedentes Proyecto establecido en la nueva administración. Necesidad de mantener un adecuado control del sistema de administración de Recursos Humanos. Disponer de un presupuesto para cumplir con todas las actividades planificadas por la Jefatura de Recursos Humanos, en lo referente a la Administración de Recursos Humanos. 2.3. Identificación, descripción y diagnóstico del problema o necesidad Contar con la asignación presupuestaria completa para la gestión de recursos humanos y sus distintos componentes. Página 83 ALFA MEDICAL 3. Justificación Es necesario desarrollar el proyecto, a fin de mejorar la gestión administrativa, para la ejecución y aplicación en todos los componentes de Recursos Humanos, para el apoyo efectivo en el complimiento de la misión y objetivos de ALFAMEDICAL S.A. 4. Objetivos del proyecto 4.1. Objetivo General Ejecutar una adecuada aplicación de los componentes de Recursos Humanos, basados en conceptos, normas técnicas y normativa legal de la empresa. 4.2. Objetivos Específicos Realizar una adecuada planificación de Recursos Humanos, basados en conceptos técnicos y legales de la empresa. Ejecutar actividades y tareas en función al giro del negocio empresarial. 5. Matriz presentación del Proyecto Anexo “C-1” Anexo “C-2” Anexo “C-3” Anexo “C-4” 6. Matriz de Formulación de Proyectos Matriz del Marco Lógico Matriz de Metas Matriz de Presupuesto Requerimiento para la Sostenibilidad Se debe alcanzar la aprobación de las autoridades competentes para cubrir todos los presupuestos establecidos para la administración de Recursos Humanos en la empresa. 7. Firma de Responsabilidad Elaborado: Jefatura Recursos Humanos __________________ Revisado: Dr. Marcelo Rubio C. Gerente Genera ALFAMEDICAL S.A. Aprobado: BRIG. Leonidas Enríquez G. ___________________ Presidente del Directorio ALFAMEDICAL S.A. ___________________ Página 84 ALFA MEDICAL ANEXO "C-1" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION ALFAMEDICAL S.A. UNIDAD EJECUTORA JEFATURA RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO JOFRE PROANO ADM. RECURSOS HUMANOS DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Contribuir para que ALFAMEDICAL S.A. cumpla con la misión encomendada, mediante la gestión de Recursos Humanos PROGRAMA Gestión Administrativa OBJETIVO DEL PROYECTO Administrar de manera eficiente los componentes de Recursos Humanos, para contribuir con la misión y objetivos de la empresa. UNIDAD DE MEDIDA INDICADOR DEL OBJETIVO Gasto ejecutado - Gasto planificado META DEL INDICADOR DEL OBJETIVO Alcanzar el 100 % de satisfacción del cliente interno en el año 2012 COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO PONDERACION PRESUPUESTO Ejecutar una aplicación adecuada de Recursos Humanos, basados en conceptos técnicos y legales de acuerdo a la normativa de la empresa. A. Viáticos y Subsistencias en el país 62% C. Beneficios Social 38% $ 12.960,00 $ 7.800,00 TOTAL 100% $ 20.760,00 Página 85 ANEXO "C-3" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE METAS NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA : ADMINISTRACIÓN RECURSOS HUMANOS DPTO. RECURSOS HUMANOS FECHA INICIO: FECHA FINALIZACION: 01/01/2012 31/12/2012 METAS MENSUALES META ANUAL PONDERACION ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 10 10 40 5 5 40 5 40 5 5 5 10 10 10 40 5 5 40 5 40 5 5 5 10 10 10 40 5 5 40 5 40 5 5 5 10 10 10 40 5 5 40 5 40 5 5 5 10 COMPONENTE A Viàticos y Subsistencias en el país ACTIVIDADES: Cumplir con la designación del personal para las distintas comisiones Elaborar el orden de pago de viáticos o subsistencias Receptar la el formulario de cumplimiento de comisión Receptar el informe respectivo del cumplimiento de la comisión. 48% 100% 180 25% 180 25% 180 25% 180 25% Página 86 ALFA MEDICAL COMPONENTE B Capacitación 23% 100% ACTIVIDADES: Requerimiento de cursos Cotización de cursos Capacitación Inscripción y cancelación del curso Recepción de títulos y/o certificados COMPONENTE C Beneficios Social 1 por área 6 cursos de ventas y 2 varios 20 personas capacitadas 20 inscripciones 20 títulos 29% 100,00% 0 1 2 0 1 0 2 0 1 0 1 0 0 5 8 0 2 0 2 0 2 0 1 0 25% 0 5 8 0 2 0 2 0 2 0 1 0 25% 0 5 8 0 2 0 2 0 2 0 1 0 0 13 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 25% 25% 100% ACTIVIDADES: Entrega de uniformes de dotación 13 Uniformes mujeres y 10 uniformes de hombre Elaborar el Reglamento 1 Interno de Seguridad y Reglamento Salud en el Trabajo. aprobado 50,00% 50,00% Página 87 ALFA MEDICAL ANEXO "C-2" ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS” MATRIZ DEL MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos Cumplimiento del 100 % de los objetivos del proyecto en función a los tramites generados. Oficios, informes, memorandos, procesos elaborados para cada uno de los componentes de Recursos Humanos. Que se ejecuten y retroalimenten los informes. Cumplir con el 48% de pagos hasta el de mes de diciembre 2012 Hojas de cumplimiento de comisión, órdenes de pago. Transferencias. Que la empresa asigne el presupuesto requerido. Cumplir con la designación del personal para las distintas comisiones Alcanzar el 100 % de pagos por estos conceptos Memorandums de comisión, solicitudes varias Asignación total del presupuesto por parte de la empresa Elaborar el orden de pago de viáticos o subsistencias Cumplir con el 100 % de capacitación Memorandums de pago Asignación total del presupuesto por parte de la empresa FIN: Fortalecer el talento humano, gestionando sus conocimientos, habilidades y destrezas PROPOSITO: Administrar eficientemente los componentes de Recursos Humanos, basados en normas técnicas, leyes y normas legales de la empresa. COMPONENTE A Viáticos y Subsistencias en el país ACTIVIDADES: Página 88 ALFA MEDICAL Receptar la el formulario de cumplimiento de comisión Llenar el 100% de formularios Hojas de comisión. Asignación total del presupuesto por parte de la empresa Receptar el informe respectivo del cumplimiento de la comisión. Receptar el 100% de informes Informes respectivos. Asignación total del presupuesto por parte de la empresa COMPONENTE B ACTIVIDADES: Cumplir con el 23 % de capacitación. Asignación de presupuesto. Requerimiento de cursos Cumplir con el 100 % de requerimientos de capacitación Solicitudes de requerimiento de capacitación Falta de presupuesto. Cotización de cursos Efectuar el 100 % de cotizaciones (3) Proformas emitidas por las distintas empresas Falta de proformas o empresas. Inscripción y cancelación del curso Realizar el 100 % de inscripciones de participantes Facturas emitidas por la empresa responsable Falta de presupuesto. Recepción de títulos y/o certificados Recibir el 100 % de títulos o certificados de asistencia Títulos o certificados de asistencia Participantes no aprobaron el curso. COMPONENTE C Beneficios Social Cumplir del 29% de los beneficios sociales de los empleados ACTIVIDADES: Entrega de uniformes de dotación Entregar el 100% de uniformes al personal Uniformes entregados Falta de presupuesto Elaborar el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cumplir con el 100% del Reglamento Reglamento aprobado por el MRL. Falta de empresa especializada. Página 89 ALFA MEDICAL ANEXO "C-4" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROYECTO: ADMINISTRACIÓN RECURSOS HUMANOS DPTO. RECURSOS HUMANOS UNIDAD EJECUTORA: INGRESOS FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC AGO SEP OCT NOV DIC OMITIDO Total: EGRESOS COMPONENTE A FLUJO MENSUAL CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL Viáticos y Subsistencias 12.960,00 Viáticos y Subsistencias GASTO MENSUAL Subototal COMPONENTE B ENE FEB 1.275,61 1.275,61 0,00 0,00 1.275,61 1.275,61 0,00 0,00 MAR ABR MAY 2.602,15 0,00 JUN JUL 2.602,15 0,00 0,00 2.602,15 0,00 0,00 2.602,15 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 12.960,00 2.602,15 2.602,15 2.602,15 2.602,15 ANUAL Capacitación GASTO MENSUAL COMPONENTE C Beneficio Social: Confección uniformes y Reglamento Seguridad 0,00 0,00 Beneficio Social Confección Uniformes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6.000,00 0,00 0,00 3.900,00 3.900,00 3.000,00 3.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Página 90 0,00 0,00 0,00 ALFA MEDICAL Reglamento de Seguridad 1.800,00 0,00 GASTO MENSUAL 900,00 900,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Subototal 0,00 3.900,00 3.900,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2.400,00 2.400,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total: 2o.760,00 Página 91 ANEXO “D” ALFAMEDICAL S.A. Unidad de Sistemas PROYECTO “DESARROLLO INFORMATICO” ” ALFAMEDICAL S.A. QUITO, 20 de diciembre del 2011 Página 92 ALFAMEDICAL S.A. Unidad de Sistemas PROYECTO “DESARROLLO INFORMATICO ALFAMEDICAL S.A.” 1. Datos Generales del Proyecto 1.1. Nombre del Proyecto: DESARROLLO INFORMATICO ALFAMEDICAL S.A. Unidad Ejecutora: Alfamedical S.A. 1.3. Localización: El Proyecto se realizará en las instalaciones de Alfamedical S.A., ubicado en la calle Tomás Chariove N49-11 y Pasaje Fermín Roxas, en Quito – Ecuador. 1.4. Plazo de Ejecución: Fecha de inicio: 4 de enero del 2012 Fecha de Finalización: 30 de diciembre del 2012 Duración: 12 meses Monto $ 6,000.00Seis mil dólares. 2. Diagnóstico del Problema o Necesidad 2.1. Referencias Resolución No. 02.Q IJ.253, del 22 de enero de 2002, de la Superintendencia de Compañías. Normas y disposiciones para la gestión administrativa y operativa empresarial. 2.2. Antecedentes Proyecto establecido en la nueva administración. Necesidad de mantener un adecuado control y operatividad de los equipos informáticos Disponer de un presupuesto para cumplir con todas las necesidades y actividades planificadas por la Jefatura del departamento de sistemas, en lo referente a la administración y operatividad de los recursos informáticos. Situación actual: El Departamento de Sistemas depende en forma directa del Departamento Financiero, el cual a su vez desciende de la Gerencia General. El Departamento de Sistemas brinda servicios a todas las áreas de la empresa y a los distintos puntos fuera de la misma. Página 93 ALFA MEDICAL La comunicación entre el Departamento de Sistemas y el resto de las áreas se realiza de manera informal. Cuando surge una necesidad de información o algún inconveniente en el uso del sistema de información por parte de alguna de las áreas usuarias, el encargado de la misma se lo comunica al Departamento de Sistemas. A su vez éste puede detectar la necesidad de efectuar mejoras o realizar innovaciones respecto a la ejecución de alguna actividad de un área determinada, proponiendo de este modo la realización de dicho cambio, en caso extremo se debe adquirir las piezas y partes para la solución del problema, lo cual retrasa las actividades del usuarios, con la planificación del presupuesto propuesto para el 2012 se tiene proyectado manejar un stock de las partes y piezas que normalmente de deben cambiar. 2.3. Identificación, descripción y diagnóstico del problema o necesidad Contar con la asignación presupuestaria completa para la gestión del área de sistemas y sus distintos componentes. Alfamedical S.A. es una entidad de tercer nivel y de gran complejidad que debe disponer de recursos informáticos acorde a las necesidades de cada usuario. Para cumplir con la misión de éste departamento, impuesta por la nueva administración, se requiere de un sistema integral, así como infraestructura, herramientas y equipos en condiciones adecuadas para su debida utilización en las labores diarias. El área de Sistemas no cuenta al momento con accesorios y herramientas para realizar los mantenimientos preventivos y correctivos, mismos que garantizan el normal funcionamiento en las operaciones diarias de la Compañía. INDICADOR EFICIENCIA DE EJECUCION 3. UNIDAD DE MEDIDA Indicador al 2012 Recursos económicos empleados en el proyectos/ Recursos económicos recibidos 95% Justificación Es necesario mejorar el área de sistemas y desarrollar el proyecto, a fin de mejorar ésta área, para la ejecución presupuestaria relacionada con las actividades y aplicación de todos los componentes de sistemas, para el apoyo efectivo en el cumplimiento de la misión y objetivos de ALFAMEDICAL S.A. 4. Objetivos del proyecto 4.1. Objetivo General Disponer de una organización eficiente y eficaz en el campo tecnológico, que permita cumplir la misión del ALFAMEDICAL S.A., basados en conceptos, normas técnicas y normativa legal de la empresa. 4.2. Objetivos Específicos Manejo presupuestario mejorado. Control de bienes mejorado. Control de costos mejorado. Realizar una adecuada planificación del área de sistemas. Ejecutar actividades y tareas en función al giro del negocio empresarial. 5. Matriz presentación del Proyecto Página 94 ALFA MEDICAL Anexo “D-1” Anexo “D-2” Anexo “D-3” Anexo “D-4” 6. Matriz de Formulación de Proyectos Matriz del Marco Lógico Matriz de Metas Matriz de Presupuesto Requerimiento para la Sostenibilidad Se debe alcanzar la aprobación de las autoridades competentes para cubrir todo el presupuesto establecido para la administración y gestión del departamento de sistemas de la empresa. 7. Conclusiones Y Recomendaciones 7.1 Conclusiones 1. El desarrollo del Plan Estratégico de área de sistemas ayuda a la evaluación de las necesidades futuras de sistemas y tecnología informática basadas en su impacto que tiene su implementación en el negocio. 2. La empresa durante el año 2011 no desarrolló un plan operativo del departamento de sistemas, o no se encuentra registro alguno del mismo, las actividades se desarrollaron en base a las necesidades prioritarias del negocio. Para evaluar la gestión informática se diseñó un plan de acuerdo a las actividades realizadas por el departamento. 3. El departamento de sistemas no cuenta con manuales de políticas y procedimientos formalmente documentados provocando una inadecuada administración del departamento. 4. Durante el año 2011, el departamento de sistemas conjuntamente con los directivos planearon realizar dentro del área de sistemas, los siguientes proyectos: Puesta en marcha el mantenimiento de los sistemas, remodelación de procesos del área, estandarización del uso de internet, mantenimiento a los servidores, actualización de cuentas de usuarios, reprogramación de la central telefónica; los mismos que fueron cumplidos satisfactoriamente en un 100%. Por lo cual se concluye que el departamento de sistemas cuenta con proyectos previamente planificados que contribuyen a cumplir los requisitos del negocio. 5. El departamento de sistemas recibió durante el año 2011, requerimientos de usuarios debido a errores por la desactualización de la arquitectura de la información. Por lo cual se expone que en la empresa no existe un modelo de información que asegure que el sistema administrativo este definido para optimizar el uso de la información. 6. El departamento de sistemas recibió durante el año 2011, infinidad de requerimientos de usuarios debido a incoherencias en el modelo de datos. Esta clase de requerimiento se debió de una incorrecta conciliación al término del día por problemas de cifras, motivo por el cual el trabajo tiene que repetirse hasta que haya una correcta conciliación. 7. El departamento de sistemas recibió durante el año 2011, varios requerimientos de usuarios debido a errores de entrada de datos. Este tipo de requerimiento se debió a la mala digitación de caracteres por parte de los usuarios. 8. La empresa no cuenta con un plan formal de capacitación técnica para el personal que labora dentro del departamento de sistemas. Página 95 ALFA MEDICAL 7.2 Recomendaciones 1. Desarrollar y actualizar anualmente planes estratégicos de TI que estén alineados con los objetivos de la empresa, en base a las políticas y necesidades de TI de la empresa. 2. Con el objetivo de que los directivos conozcan de las actividades a realizar anualmente por parte del departamento de sistemas y mantener un control del avance de las diferentes actividades que se desarrollan anualmente, se recomienda que la empresa desarrolle para los siguientes años, el plan operativo anual del departamento de sistemas, el cual deberá mantener concordancia con el plan estratégico de TI de la empresa; además dicho plan debe contener un presupuesto y deberá ser aprobado. 3. Se recomienda a la empresa que para los años siguientes continúen implementando los indicadores de gestión diseñados con la finalidad de conocer que tan eficiente es la labor realizada por el departamento de sistemas. Además de continuar diseñando indicadores a medida que los procesos de TI lo requieran. 4. Mejorar o implementar un software administrativo que sea eficaz y eficiente de manera que contribuya a mejorar los procesos del negocio, y evitar duplicación de actividades por incoherencias en el modelo de datos. 5. Con la finalidad de organizar de manera adecuada el área de sistemas, mejorar el control interno, definir responsabilidades y administrar eficazmente los recursos informáticos de la empresa, se recomienda documentar formalmente las políticas, procedimientos y funciones del área de sistemas, y difundirlas hacia las áreas usuarias. 6. Se recomienda crear perfiles para cada operador con la finalidad de identificar con exactitud las actividades realizadas por el gerente de sistemas y el asistente. 7. Con la finalidad de que la empresa cuente con personal técnico especializado y capacitado, se recomienda que dentro del plan operativo anual del departamento de sistemas se incluya el Plan Anual de Capacitación con presupuesto aprobado por la Gerencia General. 8. Se recomienda a los usuarios del sistema administrativo tener el debido cuidado al momento de ingresar datos con la finalidad de evitar datos erróneos en la presentación de informes. 8. Firma de Responsabilidad Elaborado: Jefatura de Sistemas ___________________ Revisado: Dr. Marcelo Rubio Cerón Director Financiero del HG-1 ___________________ Aprobado: BRIG. Leonidas Enríquez ___________________ Presidente del Directorio ALFAMEDICAL S.A. Página 96 ALFA MEDICAL ANEXO "D-1" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE FORMULACION DE PROYECTOS DIRECCION ALFAMEDICAL UNIDAD EJECUTORA COMACO (UEC) JEFATURA DE SISTEMAS RESPONSABLE DEL PROYECTO ROLANDO MORALES NOMBRE DEL PROYECTO ADM. SISTEMAS DURACION (MESES) 12 meses OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL AL QUE CONTRIBUYE EL PROYECTO Contribuir para que ALFAMEDICAL S.A. cumpla con la misión encomendada, mediante la gestión del Departamento de sistemas PROGRAMA Gestion Administrativa OBJETIVO DEL PROYECTO Administrar de manera eficiente los componentes del departamento de Sistemas, para cubrir con la misión y objetivos de la empresa UNIDAD DE MEDIDA INDICADOR DEL OBJETIVO Gasto Ejecutado - Gasto Planificado META DEL INDICADOR DEL OBJETIVO Alcanzar el 100 % de los recursos recibidos para este proyecto sean empleados, para la satisfacción del cliente interno en el 2012 COMPONENTES PRINCIPALES DEL PROYECTO Stock de partes y piezas no cumple con las especificaciones para una operación adecuada PONDERACION PRESUPUESTO 9,58% $ 575,00 Mantenimiento equipos de oficina 20,50% $ 1.230,00 Recarga de toner, y cintas de impresora 19,92% $ 1.195,00 Licencia Antivirus corporativo 20,00% $ 1.200,00 Cambiar los servidores del centro de cómputo y reinstalación de los mismos 30,00% $ 1.800,00 100,00% $ 6.000,00 TOTAL Página 97 ANEXO "D-3" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE METAS NOMBRE DEL PROYECTO: “DESARROLLO INFORMATICO” UNIDAD EJECUTORA COMACO (UEC) : ALFAMEDICAL S.A. FECHA INICIO: FECHA FINALIZACION: 01/01/2012 31/12/2012 METAS MENSUALES COMPONENTE A Stock de partes y piezas no cumple con las especificaciones para una operación adecuada ACTIVIDADES: Verificar con herramientas informáticas el buen funcionamiento de los computadores Verificar el estado físico de los teclados, mouse, y fuentes de poder para el respectivo META ANUAL PONDERACION 9,85% 100% 1 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV 100% 1 50,00% 25,00% 1 1 Página 98 DIC ALFA MEDICAL cambio Respaldar la información semanal y mensualmente de las aplicaciones e información que se aloja en los servidores para resguardar la información COMPONENTE B Mantenimiento equipos de oficina ACTIVIDADES: Previa solicitud del usuario y verificación del estado de los toner se procede al cambio Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los computadores de la empresa COMPONENTE C Recarga de toner, y cintas de impresora ACTIVIDADES: 25,00% 3 100,00% 1 1 1 1 1 1 50,00% 50,00% 1 100% 1 1 1 1 1 1 1 1 Página 99 1 ALFA MEDICAL Solicitar tres cotizaciones de recargas de toner Hacer cuadro comparativo de los costos y beneficios de la adquisición de las recargas Entregar a los usuarios el formulario de cambio de adquisición de suministros para el cambio de toner COMPONENTE D Licencia Antivirus corporativo ACTIVIDADES: Proformar las licencias de Antivirus Adquisición del nuevo sistema COMPONENTE E Cambiar los servidores del centro de cómputo y reinstalación de los mismos ACTIVIDADES: Publicar en los medios de comunicación 40,00% 30,00% 30,00% 1 100% 1 50% 50% 1 100% 1 30% Página 100 ALFA MEDICAL escrita la invitación de las bases para la adquisición de los servidores requeridos Adquisición de los servidores Instalación de los servidores 40% 40% Página 101 ALFA MEDICAL ANEXO "D-2" ALFAMEDICAL S.A. PROYECTO “DESARROLLO INFORMATICO” MATRIZ DEL MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Medios de Verificación Supuestos FIN: Mantener en optimas condiciones todos los equipos informáticos para que mantengan con capacidad operativa. PROPOSITO: Disponer de una organización eficiente y eficaz en el campo tecnológico, que permita cumplir la misión del ALFAMEDICAL S.A., basados en conceptos, normas técnicas y normativa legal de la empresa Cumplimiento del 100 % de los objetivos del proyecto Oficios, formularios, informes, mantenimientos Que se ejecuten y retroalimenten los preventivos y correctivos, procesos informes elaborados para cada uno de los componentes del departamento de sistemas. Acondicionar la bodega de Sistemas con stock de partes y piezas. A.1. Adquirir 3 discos duros de 320 GB A.2. Adquirir 5 fuentes de poder A.3. Adquirir maletín de herramientas A.4. Adquirir 5 teclados A.5. Adquirir 5 mouses A.6. Adquirir 2 pack de 50 unidades cd A.7. Adquirir pack 50 unidades dvd A.8. Adquirir 2 tarjetas de red COMPONENTE A Stock de partes y piezas no cumple con las especificaciones para una operación adecuada Presupuesto aprobado por Directorio ACTIVIDADES: Verificar con herramientas informáticas el buen funcionamiento de los computadores Consulta a los usuarios mensualmente Verificar el estado físico de los teclados, mouse, y fuentes de poder para el respectivo cambio Verificación en el punto mensualmente Página 102 ALFA MEDICAL Respaldar la información semanal y mensualmente de las aplicaciones e información que se aloja en los servidores para resguardar la información COMPONENTE B Mantenimiento equipos de oficina Verificación de la DATA No se cuenta con suministros de limpieza de equipos de oficina para realizar el mantenimiento de los equipos computacionales, no se cuenta con un fondo de mantenimiento fuera de oficina y mano de obra Semanal - mensual B.1. Adquirir 5 KIT DE LIMPIEZA EXPERT 3 EN 1 B.2. Reparación fuera de Oficina Presupuesto aprobado por Directorio ACTIVIDADES: Previa solicitud del usuario y verificación del estado de los toner se procede al cambio Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los computadores de la empresa Informe respectivo - Formulario Realizar los mantenimientos preventivos y correctivos en los equipos computacionales, tanto por dentro como por fuera de los mismos, garantizando la operatividad y alargando la vida útil de los mismos. Compra de insumos de limpieza Para las impresiones de artes finales, documentos, copias, es necesario la recarga de los toner en las impresoras, los cuales abaratan costos de impresión, considerando la forma de recarga para garantizar la vida útil de las impresoras y los toner Los toner tienen desgaste de impresión, por lo que se debe reconstruir los mismos C.1. Impresora hp p2055 8 toner C.2. Impresora hp 2015 6 toner C.3. Impresora hp 6l 2 toner C.4. Impresora hp m1120 8 toner C.5. Impresora ml2010 5 toner C.6. Impresora ml2240 7 toner C.7. Impresora cp1215 5 toner C.8. Adquirir 1 kit de tintas epson l200 C.9. Impresora 3 cilindro hp 36a C.10. Adquirir 10 cintas de impresora epson lx300 C.11. Impresora hp p1006 3 toner COMPONENTE C Recarga de toner, y cintas de impresora Presupuesto aprobado por Directorio ACTIVIDADES: Solicitar tres cotizaciones de recargas de toner Oficios, formularios, informes Página 103 ALFA MEDICAL Hacer cuadro comparativo de los costos y beneficios de la adquisición de las recargas Oficios, formularios, informes Entregar a los usuarios el formulario de cambio de adquisición de suministros para el cambio de toner Oficios, formularios, informes COMPONENTE D Licencia Antivirus corporativo Se requiere la actualización del licenciamiento de antivirus para garantizar el buen funcionamiento de los computadores y seguridades para garantizar la data de la empresa D.1. Compra antivirus Presupuesto aprobado por Directorio ACTIVIDADES: Proformar las licencias de Antivirus Adquisición del nuevo sistema COMPONENTE E Los servidores que se encuentran en el centro de cómputo ya han E.1. Adquirir 1 servidor HP ProLiant ML110 cumplido su vida útil por lo que se encuentran al máximo de su G7 Cambiar los servidores del centro de cómputo y reinstalación de los capacidad. Con la adquisición de un nuevo servidor se debe reinstalar los mismos sistemas operativos alojados en los mismos y las aplicaciones Presupuesto aprobado por Directorio ACTIVIDADES: Publicar en los medios de comunicación escrita la invitación de las bases para la adquisición de los servidores requeridos Adquisición de los servidores Instalación de los servidores Página 104 ALFA MEDICAL ANEXO "D-4" ALFAMEDICAL S.A. MATRIZ DE PRESUPUESTO “DESARROLLO INFORMATICO” ALFAMEDICAL S.A. NOMBRE DEL PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA COMACO (UEC) : INGRESOS FLUJO MENSUAL CODIGO 0 PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Tasas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total: EGRESOS FLUJO MENSUAL COMPONENTE A CODIGO PARTIDA VALOR ANUAL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 575,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 30,00 1.000,00 200,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 575,00 575,00 Stock de partes y piezas no cumple con las especificaciones Subtotal 575,00 0,00 COMPONENTE B Mantenimiento equipos de oficina Subtotal 1.230,00 COMPONENTE C Recarga de toner, y cintas de impresora Subtotal 1.195,00 99,58 Página 105 ALFA MEDICAL COMPONENTE D Subtotal Licencia Antivirus corporativo 1.200,00 0,00 0,00 1.200,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.800,00 0,00 1.800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6.000,00 99,58 2.504,58 2.299,58 299,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 99,58 COMPONENTE E Cambiar los servidores del centro de cómputo y reinstalación de los mismos Subtotal Total: Página 106