MX14055 IDC México_Case Study_Sedesol 2014_Oracle

I D C
C A S E
S T U D Y
Oportunidades, plataforma eficaz del Gobierno mexicano
Junio, 2014
Edgar Fierro, VP y Director General, IDC México, y Salvador Trejo, Consultor, IDC México
Patrocinado por Oracle
El presente documento muestra cómo con una inversión de 580 millones de pesos en un modelo de
servicios administrados a 4 años con sistemas Oracle SuperCluster de la Coordinación del Programa
Oportunidades de la Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol) forman una de las plataformas
tecnológicas más eficaces de la actual administración federal, que no solo redujo costos sino
incrementó la eficiencia en la entrega de los apoyos a las familias más necesitadas de México. El
caso aquí analizado es resultado de entrevistas con parte del equipo del programa Oportunidades y
Oracle, fabricante de las soluciones empleadas, y es una clara muestra de la nueva tendencia global,
que se está generando dentro de las administraciones públicas.
OPINIÓN DE IDC
Los CIOs y gerentes de TI tienen el deber de supervisar y justificar cada inversión que realizan, y
deben esforzarse para garantizar que todos los proyectos tengan éxito y produzcan beneficios
cuantificables sin importar el grado de complejidad de la implementación.
En condiciones económicas difíciles, cuando sienten más presión para producir más con menos, los
gerentes de TI están pensando en soluciones integrales de hardware y software que puedan ser
ofrecidas como servicios y les ayuden a direccionar los silos y los entornos distribuidos de TI a través
del agrupamiento y la distribución eficiente de los recursos de TI.
Las organizaciones de TI también ven los sistemas integrados como un método para mejorar la
eficiencia del personal, que les permitirá acelerar la entrega de los servicios a sus usuarios finales.
En México, estos sistemas tuvieron un crecimiento anual de 110.7% en valor mercado en 2013. En
términos mundiales, IDC estima que en el mercado de infraestructura de hardware individual, las
ventas de sistemas integrados representarán el 22.1% del mercado de almacenamiento, el 11.6% del
mercado de servidores, y el 8.3% del mercado de las redes para el año 2017.
ACERCA DEL PROGRAMA OPORTUNIDADES
La Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol), es una dependencia federal del Estado mexicano
creada en 1992, que se encarga de generar y dirigir los programas para el combate a la pobreza y
coordinar los trabajos con otras instituciones y niveles de gobierno, a fin de mejorar la calidad de vida
de la población.
De acuerdo con la Ley General de Desarrollo Social, los programas y recursos que administra, deben
ayudar a solucionar los problemas de alimentación, educación, salud, mejorar la asistencia social y la
infraestructura básica, entre otros.
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Uno de los programas prioritarios es Oportunidades, calificado como una de las iniciativas federales
más grandes del país contra la pobreza, que cubre más de 140,000 comunidades, y es uno de los
más longevos, pues contando con la actual administración llevará 4 sexenios de trabajo continuo.
Para la entrega de los apoyos económicos a las familias, la institución ha creado una nómina
gigante, posiblemente una de las más grandes en el mundo, la cual gestiona los recursos para casi
33 millones de mexicanos, ya sean becas escolares para niños, ayuda alimentaria, energética (para
compensar los gastos realizados en el consumo de fuentes de energía) y para adultos mayores.
SITUACIÓN PREVIA
Hasta 2009, la Coordinación Nacional del Programa de Desarrollo Oportunidades de Sedesol
trabajaba con una infraestructura tecnológica que le permitía administrar un padrón de casi 5
millones de familias beneficiarias de los diferentes programas de ayuda.
Sin embargo, su capacidad de procesamiento era lenta: les tomaba en promedio 8 meses la
identificación e incorporación de familias, así como la primera entrega de la ayuda económica a las
familias beneficiarias.
Oportunidades es un programa de transferencia económica condicionada, para que las familias
reciban la ayuda a cambio de cumplir con ciertos requisitos bajo un esquema de corresponsabilidad,
como son: asistir a los talleres de educación en salud, acudir a sus seguimientos médicos y enviar a
sus hijos a la escuela.
Antes de hacer la transferencia a cada familia, la dependencia debe verificar mensualmente en
coordinación con cerca de 120,000 instituciones certificadoras de las secretarías de Educación y
Salud, que los niños hayan asistido a la escuela y que las personas acudan a las pláticas y atiendan
sus problemas de salud.
En 2010, la dependencia decidió transferir el programa de Apoyo Alimentario, que antes gestionaba
Diconsa a la Coordinación de Oportunidades, lo que aumentó en 250,000 familias su padrón de
beneficiarios.
En el mismo año, la Presidencia de la República presentó una iniciativa para crecer la cobertura de
Oportunidades a un millón de familias más, por lo que su universo alcanzó las 6.5 millones de
familias.
Considerando que cada familia se compone en promedio de 5 integrantes, esto quiere decir que el
padrón de Oportunidades subió a casi 33 millones de beneficiarios.
El incremento generó un problema en el procesamiento de la información, sobre todo en los
procesos de administración del padrón de beneficiarios, porque la infraestructura de tecnologías de la
información (TI) del programa llegó al tope de sus capacidades.
La situación se complicó en 2011, porque se terminaba el contrato con su proveedor de servicios
tecnológicos, ya que por decreto presidencial todas las dependencias debían trabajar bajo el modelo
de servicios administrados, y sus sistemas ya no eran suficientes para la operación que requerían.
En ese año, la Coordinación inició los trabajos técnicos para hacer la renovación de su plataforma de
TI, considerando su actual universo de beneficiarios, su tasa de crecimiento y la posible inclusión de
nuevos programas de ayuda.
Sin embargo, la renovación enfrentó problemas administrativos, tiempos electorales y cambios en la
administración federal, por lo que la actualización se concretó hasta octubre de 2013.
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RETOS DE OPORTUNIDADES
La Coordinación de Oportunidades necesitaba renovar su infraestructura de TI por una plataforma
más robusta, para mejorar su capacidad de procesamiento; reducir sus tiempos de respuesta;
mejorar la calidad de los servicios a los usuarios internos de Sedesol; mejorar la distribución de los
recursos a los beneficiarios, y darles una mayor información de los resultados en los programas de
apoyo.
SOLUCIÓN IMPLEMENTADA
En un proceso de licitación abierto se publicó un anexo técnico para soportar 18 unidades de servicio
como: procesamiento, almacenamiento de datos, comunicaciones, seguridad informática, sistemas
operativos, virtualización, Sitio Espejo (BCP/DRP) y monitoreo entre otros, donde participaron varios
proveedores tecnológicos.
Tras hacer el análisis comparativo, de costo y tecnología propuesta para poder tomar la decisión, se
determinó que la mejor opción estaba conformada por equipos Oracle SuperCluster T5-8
(Engineered System basado en Solaris/SPARC) en un modelo administrado por cuatro años, debido
a las siguientes razones:
¢ Es una plataforma especializada en ambientes de misión crítica y de alta disponibilidad, que
permite tener varios niveles de virtualización.
¢ La migración de los sistemas legados no representaba un riesgo, debido a que los sistemas
anteriores ya venían corriendo en sistemas Sun y Oracle.
¢ El esquema de servicios que ofrecía representó un diferencial importante contra las otras
soluciones, y en los otros casos incrementaba el costo considerablemente contra beneficios
obtenidos.
La actualización de la plataforma de TI arrancó en noviembre de 2013 y dio sus primeros resultados
en enero de este año. Con esta migración, la Coordinación Nacional logró varios beneficios en
diferentes áreas, destacó el Director General Adjunto de Informática y Desarrollo Tecnológico de
Sedesol, Emilio Patricio Gómez.
Entre los principales logros están:
¢
La solución adquirida se ubicó como uno de los
proyectos tecnológicos de menor costo de la
administración federal, por la magnitud que tiene y
los costos que el Gobierno erogará en 4 años.
En total, en el proyecto se invertirán 580 millones de
pesos, representando una diferencia importante
contra otras opciones, debido principalmente a los
costos de migración de la plataforma.
¢
La plataforma permite procesar la entrega de
diferentes apoyos económicos a las familias
beneficiarias, dependiendo del rol que juegan los
integrantes de las mismas, y bimestralmente
procesa la información de casi 33 millones de
mexicanos.
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“Al presentar el proyecto
ante Presidencia, para su
autorización, se demostró
que es el proyecto de
menor costo de la
Administración Pública
Federal, por la magnitud
que tiene y el costo que va
a erogar el Gobierno en 4
años” – Emilio Patricio
Gómez, Director General
Adjunto de Informática y
Desarrollo Tecnológico de
Sedesol
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¢
Asimismo, la solución ha facilitado el crecimiento del programa de manera ágil, un aspecto
relevante considerando que la cobertura del programa se extendió a 40 mil poblaciones
rurales más, que son de las más alejadas, en donde se atiende en promedio a 3 o 4 familias.
¢
El tiempo de procesamiento del cálculo de los apoyos económicos pasó de 15 a 5 días y el
objetivo es poder reducirlo a horas.
¢
Hoy la solución tiene conectadas a las 32 delegaciones estatales y las 234 unidades de
atención regional, lo que incrementa el control de la información.
¢
Los procesos de revisión de posibles duplicados permiten la comparación de la información
de cada persona, la cual es cotejada con los datos de alrededor de 42 millones de registros
para ver si no reciben apoyos en otras localidades o estados o de algún otro programa de
orden federal, teniendo una exactitud de 95% en la detección.
¢
En el aspecto técnico, se redujeron los riesgos de migración de los sistemas legados y los
tiempos de implementación a menos de 3 meses.
¢
Se incrementaron los niveles de respaldo y seguridad de la información en todas las
unidades, que antes solo había en el centro de datos, actualización que les permite tener un
control total de su inventario en caso que algo llegara a suceder, además de contar con
servicios de misión crítica del proveedor.
EXPECTATIVAS A FUTURO
En la Coordinación de Oportunidades, una de las políticas claves es el proceso de mejora continua,
por lo que ya tiene ubicados los cambios que deben realizar en el futuro, entre los que destacan:
¢
Continuar la renovación de su infraestructura porque aún cuenta con varios sistemas de TI
legados; algunos son del año 2000, que complican la operación y el dinamismo de los
procesos. Actualmente están reanalizando estos equipos para recopilar la información,
rehacer los procesos, crecerlos y mejorarlos, a fin de ocupar mejor la infraestructura y
mejorar los tiempos de procesamiento.
¢
Construir una nube privada y que todo resida en equipos Oracle SuperCluster y buscar la
centralización de la operación (el objetivo final del proyecto).
¢
Reducir el tiempo de procesamiento del cálculo de los apoyos monetarios de 3 días a horas,
para lo cual la dependencia trabaja en la reestructuración de sus sistemas y procesos hacia
atrás.
¢
Una vez concretados los cambios, proyectan que el tiempo disponible se ocupe en mejorar el
análisis de los datos y en la generación de mejor información para las familias, para que
puedan aprovechar mejor los apoyos que reciben.
¢
Acercar la información para que las personas sepan por qué se les dio de baja de algún
programa; cuál es el monto que deben recibir mensualmente de los apoyos; si los niños
acuden o no a la escuela, entre otras cosas, a partir de la información que se recolecta en la
operación de campo a través de dispositivos móviles.
¢
Continuar con la migración de sus procesos de papel a electrónico. Hoy cuentan con un
catálogo de 140 mil escuelas, de las cuales menos de 10% envían sus certificaciones de
asistencia a clases por Internet, y la idea que todas manden sus reportes desde las
herramientas que Oportunidades les tiene publicadas.
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GUÍA ESENCIAL
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El entorno de TI empresarial enfrenta un aumento continuo de la complejidad y exigencias de los
usuarios en los años recientes, esto demanda que cada vez más organizaciones implementen
tecnologías de última generación tales como aplicaciones de inteligencia empresarial, soluciones
de movilidad y software de virtualización. Gestionar las operaciones continuas de estos entornos
de TI tan complejos y heterogéneos sigue representando enormes desafíos para los
departamentos con recursos limitados que sufren la presión adicional de mejorar el desempeño y
la confiabilidad.
Por ende, los CIOs y gerentes de TI recurren más frecuentemente a soluciones integrales y
optimizadas para brindar el más alto desempeño y que les ayuden a resolver los constantes
problemas operativos. IDC considera que los sistemas integrados pueden ser adecuados para los
clientes que requieren fusionar los beneficios de tecnologías y aplicaciones a través todo el
entorno de TI y de la operación del negocio con la exigencia de la alta disponibilidad y criticidad.
Con este tipo de tecnologías, los usuarios pueden implementar y aprovechar al máximo las
funcionalidades que los ayudarán a acelerar el procesamiento, así como mejorar la administración
de sistemas de gestión y ampliar las capacidades del centro de datos para desarrollar nuevas
estrategias.
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ayudando a los profesionales de TI, ejecutivos de negocios y la comunidad de inversión, a tomar
decisiones fundamentadas sobre la compra de tecnología y la estrategia de negocios. Más de
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