MA-BSI-AL-02 Movilización vehicular institucional

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
CÓDIGO:
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1
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN VEHICULAR INSTITUCIONAL
1. OBJETIVO
Brindar el servicio de movilización vehicular y operación de maquinaria pesada para
agilizar las actividades diarias del GAD-I.
2. ALCANCE.
Inicia desde que ingresa el requerimiento de transporte del personal del GAD-I hasta
ofrecer el servicio de movilización vehicular y operación de maquinaria pesada,
informando las actividades realizadas a la Dirección Administrativa.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Rol




Supervisor de
Transporte






Asistentes

Administrativos 



Conductores


Supervisa y administra el parque automotor del GAD-I.
Planifica, asigna y controla el buen uso de vehículos de la institución.
Informa trimestralmente el consumo de aceites y combustibles por
vehículo.
Análisis y evaluación estadístico del uso de vehículos y equipo
caminero, solicitados por las diferentes dependencias del GAD-I y la
comunidad.
Genera base de datos del historial de vehículos, equipo caminero y
consumo de combustibles de la institución.
Manejo del sistema de Control Vehicular.
Realiza informes o reportes de movilización vehicular.
Las demás funciones asignadas por la Ley y su Responsable
inmediato
Brinda asistencia administrativa y logística a la unidad.
Manejo del sistema de Control Vehicular.
Atiende y coordina a los usuarios internos y externos.
Las demás funciones asignadas por la Ley y su Responsable
inmediato.
Elabora informes de cumplimiento de actividades.
Ejecuta la movilización del personal y operación de maquinaria
pesada.
Informar novedades o percances ocurridos en el vehículo al
Supervisor de Transporte.
Revisión y control diario del vehículo asignado a su custodia.
Las demás funciones asignadas por la Ley y su Responsable
inmediato
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4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1
GAD-I
2
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Rutas de movilización
2
Orden movilización
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
DEFINICIÓN
Es la integración de todos los destinos vehiculares
establecidos por los requerimientos de los usuarios, tanto
en vehículos livianos y pesados.
Es un formulario que establece el permiso respectivo para
que un vehículo del sector público pueda movilizarse en
cualquier lugar del país.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Movilización vehicular institucional
Fase
CLIENTE INTERNO
Inicio
A
Alcalde / Director
Administrativo
Cliente Interno
1. Ingresar
requerimiento de
Transporte para
movilización
S1
D1
3. ¿Aprobar
requerimiento
?
2. Revisar requerimiento
de Transporte para
movilización
S1
No
Alcalde / Director
Administrativo
4. Notificar al interesado
que el requerimiento de
transporte no fue
autorizado
S1
D1
Cliente Interno
12. Llenar
formulario de salida
Vehículo de vehículos livianos
liviano
D3
Fin
D1
UNIDAD DE TRANSPORTE
Si
Supervisor de
Transporte/ Asistentes
Administrativos
5. Revisar la situación del
entorno y rutas de
movilización vehicular
S2.13
6. ¿Existe
disponibilidad
de vehículos?
Si
Supervisor de
Transporte
7. Verificar y
Asignar vehículo
9. ¿Vehículo
requiere
mantenimiento
?
No
11. ¿Vehículo es de
tipo maquinaria
pesada o vehículo
liviano?
No
A
Conductor
8. Revisar estado
del vehículo
Si
10. P-MA-BSI-AL-01
Mantenimiento del
Parque Automotor
Maquinaria
Pesada
Conductor
13. Llenar Formulario
de salida para
maquinaria pesada D2
Supervisor de
Transporte/Asistentes
Administrativos
14. Emitir orden de
movilización vehicular
S2.13
D4, D1
1
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Diagrama de Flujo: Movilización vehicular institucional
Fase
Director
Administrativo
28. Asignar trámite a
Responsable de
Seguros de bienes
S1D8
CLIENTE INTERNO
Cliente Interno
20. Llenar
formulario de
regreso D5
30. P-MA-BSI-AB-09
Reclamos a empresas
aseguradoras por
sustracción o robo de
bienes municipales D9
Responsable Desarrollo
Institucional
29. Revisar los
documentos para el
trámite pertinente D8
1
Conductor
UNIDAD DE TRANSPORTE
Si
19. Ejecutar
movilización
Conductor
21. Completar
información de
llegada en
formularios
27. ENTIDAD
ASEGURADORA
D4, D5
No
Conductor
Conductor
16. Solicitar orden
para adquisición
de combustible
18. Realizar
abastecimiento de
combustible y solicitar
comprobante D7
Supervisor Transporte/
Asistente Administrativo
17. Emitir orden de
despacho de
combustible
S2
D6
22. ¿Existe
novedades de la
movilización
vehicular?
Si
23. ¿Vehículo
sufrió impases por
choque, robo o
eventos cubiertos
por el Seguro?
No
No
B
24. P-MA-BSI-AL-01
Mantenimiento
del Parque
Automotor
Fin
Supervisor de
Transporte
Si
B
31. Revisar y archivar
documentación
32. Realizar informes o
reportes de actividades
D10
Supervisor de
Transporte
26. Notificar impasse
a inmediato superior y
a la Aseguradora
S1
Supervisor de
Transporte/Asistentes
Administrativos
Supervisor de
Transporte/Asistentes
Administrativos
25. Revisar documentos
necesarios del vehículo
al conductor
D8
33. Revisar informes y
reportes de actividades
Fin
No
15. ¿Vehículo
dispone de
combustible?
Director Administrativo/
Responsable Desarrollo
Institucional
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VEHICULAR INSTITUCIONAL
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FECHA APROBACIÓN:
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Documentos:
D1: Memorando de solicitud de requerimiento de
transporte
D2: Formulario de Informe diario para maquinaria pesada
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1
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Sistemas:
S1: Sistema de Gestión
Documental Quipux
S2.13: Sistema de Control
Vehicular
D3: Formulario de Movilización de vehículos
D4: Orden de movilización vehicular
D5: Formulario de Control de Kilometraje y Movilización
de vehículos
D6: Orden de despacho
D7: Comprobante de venta a crédito
D8: Memorando para notificar el impasse y solicitar
trámite de seguros
D9: informes del procedimiento interno de Aseguradora
D10: Informes o reportes
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
INGRESAR
REQUERIMIENTO DE
TRANSPORTE PARA
MOVILIZACIÓN
2
REVISAR
REQUERIMIENTO DE
TRANSPORTE PARA
MOVILIZACIÓN
3
¿APROBAR
REQUERIMIENTO?
4
NOTIFICAR AL
INTERESADO QUE EL
DESCRIPCIÓN
El
usuario
ingresa
el
requerimiento de transporte en
el sistema S1 y físico (D1) con
48 horas de anticipación. En
casos
eventuales
también
puede realizar la petición de
forma verbal al Supervisor de
la Unidad de Transporte.
Revisa
requerimiento
de
transporte (D1) y en el Sistema
S1,
para
la
respectiva
autorización o negación de la
petición.
Verifica si se aprueba o no el
requerimiento solicitado.
 Requerimiento Aprobado
Continuar a la actividad No
5.
 Requerimiento Negado
Continuar a la actividad No
4.
Notifica al interesado que el
requerimiento de transporte no
RESPONSABLE
Cliente Interno
Alcalde / Director
Administrativo
Alcalde / Director
Administrativo
Alcalde / Director
Administrativo
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
REQUERIMIENTO DE
TRANSPORTE NO FUE
AUTORIZADO
5
REVISAR LA SITUACIÓN
DEL ENTORNO Y RUTAS
DE MOVILIZACIÓN DEL
VEHICULAR
6
¿EXISTE DISPONIBILIDAD
DE VEHÍCULOS?
7
VERIFICAR Y ASIGNAR
VEHÍCULO
8
REVISAR ESTADO DEL
VEHÍCULO
9
¿VEHÍCULO REQUIERE
MANTENIMIENTO?
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AL-02
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fue autorizado a través del
Sistema S1 y el memorando
(D1)
Revisa
las
diferentes
condiciones del entorno para
poder asignar un vehículo (por
ejemplo verificar si es un
camino de tercer orden, existe
pico y placa, etc.). Además
verifica
las
rutas
de
movilización establecidas en el
sistema S2.13 para poder
definir la disponibilidad de un
vehículo.
Verifica si existe algún
vehículo disponible y que
cumpla
las
condiciones
analizadas en la actividad No
4.
 Si existe disponibilidad
Continuar a la actividad
No7
 Si no existe disponibilidad
Regresa a la actividad No1,
para volver a ingresar el
requerimiento
en
otro
momento en el caso de ser
necesario.
Verifica que tipo de transporte
requiere el solicitante y asigna
el vehículo necesario de
acuerdo a los requerimientos
del usuario.
Revisa el rendimiento y estado
del vehículo previamente a
movilizarse.
Verifica si el vehículo requiere
mantenimiento de acuerdo a
los resultados obtenidos de la
revisión realizada.
 Vehículo
requiere
mantenimiento
Continuar a la actividad
Supervisor /
Asistentes
Administrativos
Supervisor de
Transporte
Supervisor de
Transporte
Conductor
Conductor
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
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CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AL-02
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No10
 Vehículo no requiere
mantenimiento
Continuar a la actividad
No11
En el caso que el vehículo
PROCEDIMIENTO
requiere de mantenimiento,
P-MA-BSI-AL-01
realiza
el
llamado
al
MANTENIMIENTO DEL
procedimiento Mantenimiento
PARQUE AUTOMOTOR
del parque automotor.
Verifica si vehículo requerido
es de tipo maquinaria pesada
o vehículos livianos.
 Vehículo
es
de
¿VEHÍCULO ES DE TIPO
maquinaria pesada
Continuar a la actividad
MAQUINARIA PESADA?
No13
 Vehículo es liviano
Continuar a la actividad
No12
Llena formulario D3 con los
LLENAR FORMULARIO DE datos correspondientes del
vehículo asignado y datos del
SALIDA DE VEHÍCULOS
usuario para la movilización
LIVIANOS
del vehículo.
Llena formulario D2 con los
LLENAR FORMULARIO DE datos correspondientes del
vehículo asignado y datos del
SALIDA PARA
conductor para la movilización
MAQUINARIA PESADA
del vehículo.
Emite la orden de movilización
(D4) en el Sistema S2
EMITIR ORDEN DE
adjuntando la petición de
MOVILIZACIÓN
requerimiento de transporte
VEHICULAR
(D1).
Revisa si el vehículo dispone
de combustible.
 Vehículo
dispone
de
¿VEHÍCULO DISPONE DE
combustible
Continuar a la actividad
COMBUSTIBLE?
No19
 Vehículo no dispone de
combustible
Conductor
Supervisor de
Transporte
Cliente interno
Conductor
Supervisor /
Asistentes
Administrativos
Conductor
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
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17
18
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CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AL-02
1
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Continuar a la actividad
No16
Solicita orden para adquisición
de combustible de acuerdo a la
ruta
de
movilización
establecida en los formularios
D2 o D3, en el caso de ser rutas
de larga distancia; ya que
durante toda la semana los
SOLICITAR ORDEN PARA
conductores
realizan
el
ADQUISICIÓN DE
abastecimiento de combustible
COMBUSTIBLE
en horarios de 7:00am a
8:00am;
solicitando
directamente a la gasolinera el
comprobante
D7
para
posteriormente ser entregado al
supervisor de la Unidad de
Transporte.
Emite una orden de despacho
de combustible a través del
EMITIR ORDEN DE
documento D6. Además D6 es
DESPACHO DE
registrado en el sistema S2 para
COMBUSTIBLE
control diario del combustible
adquirido por cada vehículo.
Realiza el abastecimiento de
REALIZAR
combustible en la gasolinera
ABASTECIMIENTO DE
afiliada, entregando la orden de
COMBUSTIBLE Y
despacho D6 y solicitando el
SOLICITAR
comprobante D7.
COMPROBANTE
Ejecuta
la
movilización
EJECUTAR
vehicular de acuerdo a la ruta
MOVILIZACIÓN
establecida en D2 o D3.
Llena formulario D5 de
LLENAR FORMULARIO DE acuerdo a los parámetros de
llegada del vehículo al edificio
REGRESO
principal del GAD-I.
Completa la información de los
COMPLETAR
formularios D4 y D5 al
INFORMACIÓN DE
momento de llegar el vehículo
LLEGADA EN
al GAD-I.
FORMULARIOS
¿EXISTE NOVEDADES DE Verifica si existen novedades
en la movilización vehicular:
LA MOVILIZACIÓN
VEHICULAR?
 Existe novedades
Conductor
Supervisor de
Transporte
Conductor
Conductor
Cliente Interno
Conductor
Conductor
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VEHICULAR INSTITUCIONAL
22
24
25
¿VEHÍCULO SUFRIÓ
IMPASSES POR EFECTO
DE CHOQUE, ROBO O
EVENTOS NATURALES
CUBIERTOS POR EL
SEGURO?
PROCEDIMIENTO
P-MA-BSI-AL01MANTENIMIENTO DE
PARQUE AUTOMOTOR
REVISAR DOCUMENTOS
NECESARIOS DEL
VEHÍCULO AL
CONDUCTOR
26
NOTIFICAR IMPASSE A
INMEDIATO SUPERIOR Y
A LA ASEGURADORA
27
PROCEDIMIENTO
EXTERNO: ENTIDAD
ASEGURADORA
28
ASIGNAR TRÁMITE A
RESPONSABLE
ENCARGADO DE
SEGUROS DE BIENES
29
REVISAR LOS
DOCUMENTOS PARA EL
TRÁMITE PERTINENTE
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AL-02
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Continuar a la actividad
No23
 No existe novedades
Continuar a la actividad
No31
Verifica si el vehículo sufrió
impasses por efecto de choque,
robo o eventos naturales
cubiertos por el Seguro.
 Vehículo sufrió impasses
Continuar a la actividad
No25
 Vehículo
no
sufrió
impasses
Continuar a la actividad
No24
Llamar
al
procedimiento
Mantenimiento del parque
automotor para la reparación
de daños del vehículo.
Revisa que el vehículo y el
conductor dispongan de todos
los documentos necesarios para
el trámite en la Aseguradora.
Notifica impasse a inmediato
superior a través del sistema S1
y mediante un memorando
(D8). Además da aviso verbal a
la entidad Aseguradora.
Llamar
al
procedimiento
externo
de
la
entidad
aseguradora para que ejecuten
las medidas necesarias de
acuerdo al caso.
Asigna trámite en el sistema S1
junto con el memorando (D8),
a responsable de Seguros de
bienes para ejecutar el trámite
pertinente con la entidad
Aseguradora.
Revisa los documentos para el
trámite pertinente de Seguros
para los vehículos.
Supervisor de
Transporte
Supervisor de
Transporte
Supervisor de
Transporte
Supervisor de
Transporte
Supervisor de
Transporte
Director
Administrativo
Responsable de
Desarrollo
Institucional
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
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Responsable de Desarrollo
Institucional
realiza
las
PROCEDIMIENTO P-MAacciones necesarias para el
BSI-AB-09
RECLAMOS A EMPRESAS Seguro de los bienes; las cuales
30
se encuentran detalladas en el
ASEGURADORAS POR
SUSTRACCIÓN O ROBO DE procedimiento de Aseguradora.
Emite informes finales al
BIENES MUNICIPALES
supervisor de Transporte.
Supervisor revisa documentos
emitidos por el procedimiento
Asegurado (D9) y Asistentes
REVISAR Y ARCHIVAR
31
archivan
documentación
DOCUMENTACIÓN
entregada por el conductor al
finalizar la movilización.
REALIZAR INFORMES O
Realiza informes o reportes de
32
REPORTES DE
actividades (D10)
ACTIVIDADES
33
REVISAR INFORMES Y
REPORTES DE
ACTIVIDADES
Revisa informes y reportes
para efectuar las medidas
necesarias.
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Supervisor /
Asistentes
Administrativos
Supervisor
Director
Administrativo /
Responsable de
Desarrollo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Reglamento reformatorio al reglamento para la utilización de vehículos
2
Reglamento Reformatorio de viáticos, subsistencias, transporte y movilización de la
Ilustre Municipalidad de San Miguel de Ibarra
3
Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de
responsabilidades, de los vehículos del sector público y de las entidades de derecho
privado que disponen de recursos públicos.
2
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
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PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIÓN
VEHICULAR INSTITUCIONAL
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MA-BSI-AL-02
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8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
Código
Título del Documento
Formulario de Informe diario para maquinaria pesada
Formulario de Movilización de vehículos
Orden de movilización vehicular
Formulario de Control de Kilometraje y Movilización de vehículos
Orden de despacho de combustible
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Fecha:14/12/2012
Revisó: Ing. Edmundo Paredes – Responsable de
Desarrollo Institucional, Ing. Luis Vega Supervisor de Transporte Institucional
Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
Elaboró: Nataly Culqui, Nataly Molina