Procedimientos

Procedimientos
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica mas eficiente para obtener los mejores resultados
en cada función concreta de una empresa.
Los procedimientos son como “el seccionamiento” funcional de cada acto administrativo. La última
división, en
opinión de muchos, se da en los “métodos”, que corresponden a unidades de acción de suyo indivisibles.
Pero los métodos son ya mas bien de carácter técnico y no siempre administrativos; en cambio, el
procedimiento formado de varios métodos que se articulan en una secuencia, si lo es.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente mas numerosos en los
niveles de operación, a diferencia de las polÃ−ticas, que se forman en los niveles altos.
Es caracterÃ−stica de los procedimientos que en muchas ocasiones, pasen por distintos depto., que se hallen
bajo distintas autoridades. Ello hace necesario que deban fijarse con mayor precisión.
Los procedimientos tienden a formar “rutinas” de actividades que de otra manera, requerirán estudio,
discusión, etc., en cada caso; por ello permiten que el trabajo de administradores mas calificados puedan
encomendarse a otros que lo sean menos.
REGLAS
• deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente.
• deben ser revisados periódicamente a fin de evitar tanto la rutina como la súper especialización
• debe evitarse siempre la duplicación innecesaria de los procedimiento
Presupuestos
Es un plan de ingresos, de egresos o de ambos, de dinero, personal, artÃ−culos comprados, asuntos de
ventas, o de cualquier otra entidad que el gerente crea que al determinar el futuro curso de acción
ayudará en los esfuerzos administrativos.
Los presupuestos son planes, pero se usan tanto para controlar que muchos los consideran como un medio de
control. El término presupuestar designa al control por medio del control. El término presupuesto viene
primero; igual que en cualquier esfuerzo planeación-control, la planeación precede al control. Además un
presupuesto se puede utilizar para autorizar gastos, porque un jefe de depto. puede gastar la cantidad
presupuestada para cada renglón sin pedir autorización. En este sentidos el presupuesto se está
practicando.
TIPOS DE PRESUPUESTO
• De venta. Se dan por meses en áreas de venta y producto
• De producción. Se expresa en unidades fÃ−sicas, incluye capacidad de las máquinas, materiales,
cantidades económicas que producir
• Del costo de producción. Se incluye el presupuesto de producción. Comparando el costo de producción
con el precio de venta
• De compras. Diseñado para minimizar excesivos en materiales
• De mano de obra. Determina el número y tipo de talentos o de personal que se necesita.
1
• De caja. Se muestra las entradas y salidas de efectivo
• Maestro. Es el principal o supremo e incluye todas las actividades de los otros presupuestos
Ejemplo de presupuesto de entrada de efectivo
Presupuesto de entradas de efectivo proyectado de la CompañÃ−a
ABC
Â
Agosto
Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas
$100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000
pronosticadas
Â
Â
Â
Â
Â
Ventas al
contado
$ 20.000 $ 40.000
$ 80.000 $ 60.000
$ 40.000
(20%)
Cuentas por
Â
Â
Â
Â
cobrar
Un mes (50%) Â
$ 50.000
$ 100.000 $ 200.000 $ 150.000
Dos meses
Â
Â
$ 30.000 $ 60.000
$ 120.000
(30%)
Otras entradas
Â
Â
Â
Â
$ 30.000
efectivo
Total
entradas
Â
Â
$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
efectivo
Programas
Son aquellos planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino
principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de las partes.
De acuerdo a su función pueden ser:
• generales. Cuando abarcan a toda la organización
• particulares. Cuando se refieren a un departamento en particular.
De acuerdo al tiempo pueden ser:
• a corto plazo. Son para un mes hasta un año
• a largo plazo. Son los que exceden de un año
REGLAS
• debe contar con la aprobación de suprema autoridad administrativa
• debe estudiarse el momento mas oportuno para aplicarlo
• debe de fijarse el tiempo adecuado para cada objetivo
GRAFICA DE GANTT
Ejemplo de diagrama de Gantt simplificado
2
El siguiente ejemplo simplificado muestra un diagrama de Gantt que se podrÃ−a utilizar en un proyecto.
Imaginemos que hay cuatro personas trabajando en un proyecto con los dÃ−as de trabajo que se muestran a
continuación. Por ejemplo, Juan está ocupado durante el perÃ−odo que acaba el 1 de enero, libre durante el
perÃ−odo que termina el 1 de febrero y, a continuación, ocupado todo el tiempo hasta el 1 de mayo.
Figura 1. Datos de entrada de ejemplo de un diagrama de Gantt simplificado
El complemento ofrece una enorme flexibilidad, ya que deja la interpretación de los datos de la tabla al
usuario. Por ejemplo, en la tabla anterior, los nombres de las personas podrÃ−an haber correspondido de
manera similar a tareas individuales.
Del mismo modo, la interpretación de las fechas que aparecen en la parte superior del gráfico también
puede ser modificada por el usuario del complemento. Cada columna representa un perÃ−odo que comienza o
termina en la fecha especificada. Por último, las fechas pueden ser fechas, tal y como sucede en este
ejemplo, o sencillamente un número que indique la cantidad de dÃ−as, semanas, meses o años que han
transcurrido desde el inicio del proyecto.
Diagrama de Gantt correspondiente a la información de la figura 1:
3