Procedimientos de adquisiciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
OBJETIVO.
Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a las determinados departamentos y sucursales de
la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma.
FUNCIONES.
1.− Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de las
organización.
2.− Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la
disponibilidad del presupuesto.
3.− Elaborar ordenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta
ultima lo solicite.
4.− Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y
turnarlas a el departamento de finanzas para su pago respectivo.
5.− Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores.
6..− Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales.
7.− Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto.
8.− Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento.
9.− Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia.
10.− Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su
funcionamiento.
11.− Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su
competencia.
12.− Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y
eficacia del departamento a su cargo.
13.− Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal
a su cargo.
ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES
Tramitar las gestiones de Adquisición de Recursos Materiales
Los departamentos y sucursales de la organización.
1
OBJETIVO.
Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales sus respectivos requerimientos materiales.
NORMAS Y POLÍTICAS.
1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos, y tienen por
objeto establecer los lineamientos de carácter general que deberán seguirse en relación a las adquisiciones de
recursos materiales.
2.− Para efecto de las siguientes normas y políticas se entiende por:
RECURSOS MATERIALES: Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el
desarrollo de las actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de
consumo, tales como, material de papeleria, muebles de oficina, etc.
ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos
materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de las
organización.
3.− El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los tramites de adquisición de recursos
materiales para los departamentos de la organización.
4.− Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento,
proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se
solicitará mediante un oficio.
5.− Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más
I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores.
6.− Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida
autorización del gerente de la organización.
7.− Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago a si
como tambien una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la
organización.
8.− La adquisición de recursos materiales se realizará a traves del formato Orden de Compra (001) en original
y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia.
ADQUISICIONES
Recibe oficio de solicitud y
relación de necesidades.
RESPONSABLE
Departamento de
adquisiciones
FORMATOS
Oficio. relación de
necesidades.
DISTRIBUCIÓN
Original.
Original.
Registra los datos de la
solicitud en la libreta para
efecto de control, y se
archiva.
Consulta y analiza el padrón
de proveedores para efectos
de compra.
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
adquisiciones
Oficio.
Relación de
necesidades.
Original Expediente de
Adquisiciones.
Original.
Relación de
necesidades.
Original.
2
Envía relación de necesidades Proveedor.
para cotizar.
Proveedor.
Recibe, analiza y cotiza la
Departamento de
relación de necesidades.
adquisiciones
Envía Cotización.
Departamento de
Recibe y analiza cotización. adquisiciones
Cotización.
Original.
Cotización.
Original.
Oficio.
Original.
001.
Original y copia
002.
Original y copia
Verifica la disponibilidad del Departamento de
adquisiciones
presupuesto
001.
Original y copia
002.
Original y copia
001.
Original y copia
002.
Original y copia y
copia−departamento.
SI NO EXISTE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL:
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
Elabora oficio notificando al adquisiciones
depto. solicitante.
Departamento de
adquisiciones
SI EXISTE
DISPONIBILIDAD
Departamento de finanzas.
PRESUPUESTAL:
002.
Original.
001.
Original
002.
Original
Elabora orden de compra y
ejercicio presupuestal.
Departamento de
adquisiciones
001.
Original
002.
Recaba firma de autorización Departamento solicitante.
001.
del jefe del depto. de
adquisiciones, en el ejercicio Departamento solicitante.
001.
presupuestal y en la orden de
Proveedor.
compra.
factura
Proveedor
Envía orden de compra y
001.
ejercicio presupuestal.
Departamento de
Factura
adquisiciones
Recibe y autoriza ejercicio
presupuestal y turna.
Departamento de
Recibe y envía documentos adquisiciones
Original
Recibe documentos (orden de
compra y ejercicio
presupuestal).
Turna orden de compra.
Recibe orden de compra y
elabora factura.
Turna documentos.
3
Recibe factura y orden de
compra.
Distribuye documentos según
afectación presupuestal.
ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES
PROVEEDORES.
Tramitar las gestiones de adquisición de recursos materiales de los departamentos y sucursales de la
organización.
OBJETIVO.
Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales de la organización, sus respectivos requerimientos
materiales; con el proceso de invitación a cuando menos tres proveedores analizar la mejor oferta y calidad, de
esta manera comprar al mejor postor.
NORMAS Y POLÍTICAS
1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos y sucursales, y
tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter general con relación a la adquisición de recursos
materiales por invitación a cuando menos tres proveedores.
2.− Para efectos las siguientes normas y políticas se entiende por:
INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES:
Adquisición donde se invita por escrito a por lo menos tres proveedores para que exponga su oferta y calidad
y se adquiera el bien al mejor postor.
3.− El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar la adquisición de recursos materiales para
los departamentos y sucursales de la organización.
4.− Será responsabilidad de cada jefe de departamento, solicitar sus necesidades de recursos materiales a
través de un oficio.
5.− Se adquirirá por invitación a cuando menos tres proveedores cuando el monto de lo que se pretende
comprar sea de $20,000 hasta $60,000 mas I.V.A. .
6.− La adquisición de bienes mueble e inmuebles se afectará con la debida autorización del gerente.
7.− Una vez adquiridos los productos se envía la factura al departamento de finanzas para su respectivo pago.
8.− La adquisición de recursos materiales se realizará a través del formato de Orden de pago (001) en original
y copia, anexando el formato de Autorización de ejercicio presupuestal (002), en original y copia.
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Recibe y turna solicitud Departamento de
de necesidades por parte adquisiciones
de los departamentos y
sucursales.
FORMATOS
Oficio.
DISTRIBUCIÓN
Original
Oficio.
Original.
4
Recibe y analiza solicitud Departamento de
y procede a la invitación adquisiciones
a cuando menos tres
proveedores.
Departamento de
adquisiciones
Verifica el padrón de
proveedores para efectos Departamento de
de compra.
adquisiciones
Oficio.
Oficio.
Original.
Cotización
Original.
Cotización
Oficio.
Elabora y envía
Proveedor
invitación a cuando
menos tres proveedores y Proveedor
archiva copia.
Departamento de
adquisiciones
Recibe y analiza
invitación.
Departamento de
adquisiciones
Elabora y envía
cotización.
Departamento de
adquisiciones
Recibe, analiza
cotización y archiva.
Departamento de
adquisiciones
Elige al mejor postor
para la adquisición.
Departamento de
Verifica la disponibilidad adquisiciones
del presupuesto.
Departamento de
adquisiciones
SI NO EXISTE
DISPONIBILIDAD
Departamento de
PRESUPUESTAL:
adquisiciones
Elabora oficio
Departamento de finanzas
notificando al
departamento solicitante. y gerencia
SI EXISTE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL:
Departamento de
adquisiciones
Original− expediente de
adquisiciones.
Original−Expediente de
adquisiciones.
002.
Original. Copia
Expediente de
adquisiciones.
001.
Original y copia
002.
Original y copia.
002.
Original y copia
002.
Original y copia.
001.
Original y copia.
002.
Copia−expediente de
adquisiciones.
001.
001.
Original y copia.
001.
Original y copia.
001.
factura
Original copia expediente
de adquisiciones
002.
Original
factura
Original
001.
Original.
Departamento solicitante.
Elabora orden de compra
y ejercicio presupuestal. Proveedor
Recaba la firma del
gerente y del jefe del
depto. de finanzas.
Envía ejercicio
presupuestal.
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
adquisiciones
5
Recibe, autoriza y turna
ejercicio presupuestal.
Recibe y envía
documentos.
Recibe orden de compra
y adquiere lo solicitado
con el proveedor,
entregando la orden.
Recibe orden de compra
y envía la factura.
Recibe la factura y orden
de compra y archiva.
Envía documentos al
depto. de finanzas.
REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVO
Mantener actualizado el padrón de proveedores, para consultarlo cuando se necesite adquirir bienes y
servicios solicitados por alguna dependencia.
NORMAS Y POLÍTICAS
1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los proveedores que desean
suministrar bienes y servicios a la organización así como también a las sucursales, y tiene por objeto
establecer los lineamientos de carácter general para inscribirse al padrón de proveedores.
2.− Para efecto de las siguientes normas y políticas se entenderá por:
PROVEEDORES: Son empresas o comercios que suministran bienes y servicios a otras empresas para el
buen desempeño de las actividades.
PADRÓN DE PROVEEDORES: Relación nominal de las empresas y comercios que suministran bienes y
servicios a nuestra empresa.
3.− El departamento de adquisiciones se encargará de registrar a los proveedores de bienes y servicios de los
departamentos de la empresa a fin de integrar un padrón de proveedores clasificándolos por su actividad,
capacidad técnica y ubicación de este padrón.
Solo se podrán celebrarse pedidos o contratos con los proveedores escritos en el padrón. El carácter de
proveedor se adquiere con la oportuna inscripción en el departamento de adquisiciones de la organización.
4.− El departamento de adquisiciones deberá actualizar periódicamente el padrón de proveedores.
5.− Es responsabilidad de los interesados pertenecen al padrón de proveedores, cumplir con los
procedimientos de llenado de los formatos, y cubrir con el pago correspondiente para inscribirse y acreditarse
6
en dicho padrón.
6.− La cédula del proveedor seré firmada por el jefe del depto. de adquisiciones y en ausencia del antes
mencionado será el gerente de la organización.
7.− Los datos generales del proveedor los obtiene el departamento de adquisiciones mediante el formato
padrón de proveedores con sus datos generales (003).
8.− Para integrarse al padrón el interesado deberá presentarse en el departamento de adquisiciones los
requisitos mencionados en el formato trámites de solicitudes de registro al padrón de proveedores de la
empresa X.(004), y pagar el derecho.
9.− La empresa X a través de su departamento de adquisiciones entrega al proveedor el formato Cedula de
registro en el padrón de proveedores de la empresa X, (005).
ACTIVIDADES
Entrega formatos para datos de
generales y orden de pago.
Recibe y llena los formatos y
realiza el pago.
Cobra la orden de pago y
entrega recibo oficial.
Recibe y entrega formatos y
recibo del pago.
Recibe formatos y recibo.
Archiva copia de recibo
oficial.
RESPONSABLE
Departamento de
adquisiciones
Proveedor
Departamento de finanzas.
Proveedor
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
adquisiciones
Departamento de
Elabora y entrega cedula de
adquisiciones
proveedor con los sellos de la
empresa para su validación.
Proveedor
Recibe la cedula
Saca copia y captura la cedula
en el sistema.
Departamento de
adquisiciones
FORMATOS
003.
DISTRIBUCIÓN
Original.
004.
Original.
005.
Original.
003.
Original.
004.
Original.
005.
Original.
004.
Original.
004.
Original
003.
Original
recibo.
Original y recibo
003.
Original
004.
Original
recibo.
Original y copia.
Recibo.
Copia.
005.
Original.
005.
Original.
005.
Original.
ÍNDICE
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.
OBJETIVO.
FUNCIONES.
ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES.
OBJETIVO.
NORMAS Y POLÍTICAS.
PROCESO.
ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES
PROVEEDORES.
OBJETIVO.
NORMAS Y POLÍTICAS.
PROCESO.
REGISTRO DEL PADRÓN DE PROVEEDORES.
OBJETIVOS.
NORMAS Y POLÍTICAS.
PROCESO.
DIAGRAMA DE FLUJO.
8