Política de denuncia de irregularidades

Política de denuncia
de irregularidades
Política de denuncia de irregularidades
Número de la versión
2.2
Fecha de la versión
14 de agosto de 2015
Vencimiento de la versión
15 de agosto de 2016
Estado de la versión
EN LÍNEA
Tipo de documento
Política
Número de identificación
del documento
Clasificación del
Público
documento
Bajo control externo una vez impreso o descargado
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Política de denuncia
de irregularidades
Prólogo y control de documentos
El presente documento tiene como fin proporcionar información en relación con las políticas,
los procedimientos, los estándares y las directrices del G4S Group y será actualizado
periódicamente para reflejar cualquier cambio debido a las necesidades comerciales o de
infraestructura. El presente documento DEBE ser revisado y aprobado por el(los)
validador(es) de la oficina central del G4S Group designado(s) para garantizar su exactitud
técnica y validez comercial.
Propietario del documento y validador(es)
Propietario
Asesor legal del grupo
Aprobador(es)
Asesor legal del grupo
Control de la versión
Versión Fecha de la versión
29/06/2011
0.01
0.02
1.0
2.0
2.1
2.2
05/07/2011
12/08/2011
22/04/2013
30/06/2014
14/08/2015
Historial de documentos
1.a copia modificada
2.a copia modificada
1.er documento en línea
Segunda edición para análisis
2.º documento en línea
Actualización 2015/2016
Lista de distribución interna
Todos los empleados de G4S
Distribución externa
Los documentos clasificados como confidenciales o de uso interno exclusivamente no serán
reproducidos ni publicados para ningún tercero por parte del destinatario sin el debido
consentimiento expreso del propietario del documento de G4S establecido. Se debe
considerar el contenido y la clasificación del presente documento antes de que se otorgue
dicho consentimiento. El propietario del presente documento debe definir el(los) formato(s)
de distribución, los permisos de copiado y los procedimientos en cuanto a la restitución o
eliminación del documento.
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Política de denuncia
de irregularidades
Introducción
Es nuestra responsabilidad en G4S garantizar que se ejerzan nuestros valores comerciales
fundamentales, se cumplan las leyes aplicables y los compromisos relevantes que se
establecen en nuestra política de ética comercial.
Para ayudar a fortalecer nuestra cultura de ética e integridad, lo cual forma parte de
nuestros valores fundamentales, se fomenta que los empleados notifiquen cualquier evento
irregular, como por ejemplo, el incumplimiento de la ley, las normas o políticas de la
compañía. Esto ayudará a que G4S desarrolle una cultura abierta en las comunicaciones
entre sus directores, empleados y aquellos que tienen alguna relación con la compañía.
La política de denuncia de irregularidades del grupo se pone a disposición y conocimiento
del público, y el sistema de denuncia de irregularidades será comunicado regularmente a
cada empleado a través de diversos medios como cursos de inducción, documentación de
bienvenida, tableros de anuncios, intranets y manuales de política.
Campaña Speak Out de G4S – Infracciones graves
Speak Out es un sistema global de denuncia de irregularidades de G4S, alojado por una
línea de soporte técnico independiente especializada en la gestión de casos.
Speak Out ofrece un servicio de telefonía gratuito y de reporte de eventos en línea, el cual
opera 24 horas diarias, los siete días de la semana con centros de traducción de idiomas, y
provee un medio anónimo para que los empleados reporten cualquier infracción grave.
Los detalles de contacto están disponibles en el sitio web de nuestra compañía y en nuestro
sitio web dedicado Speak Out (www.g4s-speakout.com).
Una infracción grave es un comportamiento o acción, como un incumplimiento de las
políticas del grupo o las leyes aplicables, acciones que amenazan o ponen en riesgo el
bienestar o la seguridad de los empleados u otros, o que pueden dar lugar a pérdidas
económicas considerables. Una infracción grave generalmente debe ser reportada, según
sea pertinente, al director de primera línea o al director de Recursos Humanos a cargo en
primera instancia.
Otras inquietudes
Cualquier otra inquietud, como por ejemplo consultas acerca del salario, inquietudes acerca
de la vestimenta, disputas entre compañeros de trabajo o quejas de empleo en general,
deben ser comunicadas al director de primera línea, al supervisor o a la línea de atención
local.
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Confidencialidad y anonimato
Cualquier inquietud presentada de buena fe será evaluada detenidamente y procesada con
respeto. Es inaceptable todo mal uso o reporte de supuestas irregularidades que no sean
pertinentes al caso, y la compañía tomará medidas al respecto.
La manera más eficaz de presentar una inquietud es hacerlo abiertamente. La franqueza
facilita la evaluación del caso, y permite investigarlo conforme sea necesario y obtener más
información, según corresponda.
Sin embargo, entendemos que en determinadas situaciones es posible que usted desee
reportar un problema de forma confidencial. En virtud de las restricciones legales, en toda
instancia, G4S trata toda la información reportada bajo estricta confidencialidad. A fin de
investigar profundamente los problemas presentados y para cumplir con las normas y leyes
aplicables, es necesario compartir cierta información en relación con el problema. Cualquier
persona que investigue un caso deberá conservar toda la información asociada a ello bajo
estricta confidencialidad.
Si bien esperamos que usted se identifique personalmente, las llamadas anónimas tendrán
igual tratamiento y atención y se investigarán profundamente. Sin embargo, la efectividad de
cualquier investigación puede estar limitada, si usted opta por no identificarse. En virtud de
las restricciones legislativas locales, es su decisión permanecer anónimo y la compañía
nunca intentará rastrear o descubrir encubiertamente la identidad de un denunciante.
Proceso para resolver asuntos inherentes a denuncias de irregularidades
El trabajo en equipo y la colaboración son algunos de nuestros valores fundamentales y
creemos que cuando surja un problema, la mejor manera de resolverlo es que los
empleados se reúnan con sus directores y colegas y lo solucionen de manera constructiva.
Esperamos que nuestros directores promuevan una cultura donde los empleados tengan la
confianza de poder presentar casos sin temor a represalias, y que respondan a los
problemas reales presentados por los empleados de manera constructiva.
En primera instancia, alentamos a nuestros empleados para que presenten sus casos por
medio de la línea de reporte normal, el director de Recursos Humanos o el abogado de G4S
que respalda a su equipo.
Si el empleado desea reportar una infracción grave o el problema se relaciona con un
director sénior (tal como un miembro de la gestión empresarial regional o nacional o del
comité ejecutivo del grupo), el empleado puede comunicarse mediante la línea directa
Speak Out de G4S o el sitio web para reportar tales asuntos.
Una vez que los detalles hayan sido registrados en Speak Out, el equipo de Ética y
Cumplimiento evaluará y responderá a su caso, llevando a cabo cualquier investigación
necesaria de conformidad con los estándares del grupo.
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Garantizaremos que el empleado no sufra represalias por el hecho de presentar un caso de
buena fe, incluso si se considera que no posee los suficientes argumentos o si la
información proporcionada era inexacta.
Si presenta un caso, será tratado con respeto y seriedad. No se tolerará ninguna forma de
acoso o presión informal sobre los empleados que presenten casos y tales actos serán
considerados como abuso, lo cual constituye una grave ofensa conforme a los
procedimientos disciplinarios de la compañía.
Sin embargo, si el empleado da un uso inadecuado a la línea de soporte técnico de Speak
Out o al sitio web, o si, a sabiendas, establece falsas declaraciones, esto sería inaceptable y
se trataría como un asunto disciplinario grave.
En virtud de las restricciones legislativas regionales, las infracciones graves típicas que
usualmente se presentan en Speak Out incluyen:
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Incumplimiento de leyes o normas
Engaño a los clientes o explotación de la relaciones con los clientes o los estándares
Acoso o discriminación por parte de los directivos
Condiciones de trabajo inseguras o riesgos de salud y seguridad
Incumplimiento de políticas, procedimientos o valores de la compañía por parte de
los directivos
Soborno y corrupción
Actos criminales, violencia o amenazas de violencia por parte de los directivos
Mal uso de la información confidencial
Falsificación, encubrimiento o destrucción de documentos financieros o fraudes
económicos
Conflicto de intereses
Fijación de precios, carteles de precios u otras actividades anticompetitivas
Uso de información privilegiada
Las inquietudes presentadas a través de Speak Out serán evaluadas por el equipo de Ética
y Cumplimiento, y tendrán seguimiento. Si es necesario se asignará un investigador al caso
y la investigación seguirá un procedimiento acordado y cumplirá los estándares coherentes
del grupo. El investigador puede se interno o, según corresponda, externo a G4S.
Cualquier persona que presente una inquietud a través de Speak Out:
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Será asesorada sobre cómo se resolverá su inquietud
Será informada sobre un plazo estimado para la investigación
Será asesorada sobre cómo proporcionar información adicional relevante para la
investigación
Conforme sea pertinente, recibirá información sobre los resultados de la
investigación
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Si la persona considera que ha sido afectada adversamente por el hecho de haber
presentado una inquietud, se le sugerirá que la presente ante el presidente de Ética
y Cumplimiento del grupo o ante el director del comité de auditoría del grupo a través
de [email protected]
Gerencia y supervisión
La política de denuncia de irregularidades y la supervisión general del proceso de reporte de
irregularidades y de las prácticas de las investigaciones son supervisadas por el asesor
legal del grupo, el director financiero del grupo, y el director de Recursos Humanos del
grupo.
El director de Riesgo y Auditoría del grupo tiene la responsabilidad general de evaluar la
efectividad de los procedimientos de denuncia de irregularidades y reporte de casos
confidenciales de G4S.
El grupo de Ética y Cumplimiento de G4S y el comité de auditoría de G4S también pueden
evaluar los procedimientos de denuncia de irregularidades del grupo. El objetivo del comité
de auditoría es garantizar que los procedimientos sean efectivos y aplicables.
El grupo de Ética y Cumplimiento, el comité de auditoría, y el comité de responsabilidad
social empresarial (corporate social responsibility, CSR) recibirán informes regulares sobre
la cantidad de casos y las investigaciones sobre los alegatos pertinentes.
La información acerca de la efectividad de los procedimientos de Speak Out de G4S se
informará públicamente en nuestro informe anual de CSR.
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