Cuaderno de Trabajo CCS 2013 - Fondo Nacional de Habitaciones

Cuaderno de Trabajo del
Comité de Contraloría Social
Programas de Vivienda
a cargo del Fonhapo
Vivienda Digna y Vivienda Rural
Fideicomiso Fondo Nacional de Habitaciones Populares
Fonhapo
ÍNDICE
Presentación ............................................................................................................................ 3
Importancia de la Contraloría Social .................................................................................. 4
Integración del Comité de Contraloría Social ................................................................... 4
Funciones del Comité de Contraloría Social ...................................................................... 5
Actividades de los integrantes del Comité de Contraloría Social .................................. 6
Programa de Trabajo del Comité de Contraloría Social .................................................. 9
Formatos para el Comité de Contraloría Social ................................................................ 2
1. Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales ....................................... 12
2. Acta de Registro del Comité de Contraloría Social ........................................ 12
3. Acta de Modificación de Integrantes del Comité de Contraloría Social ... 13
4. Cédula de Vigilancia ........................................................................................... 13
5. Informe de Conclusión de Obra ......................................................................... 14
6. Minuta de Reunión ............................................................................................... 15
7. Quejas y denuncias .............................................................................................. 16
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Presentación
Antes que nada nos alegra felicitarlo y agradecerle por haber aceptado formar parte
del Comité de Contraloría Social, a través del cual se llevará a cabo la supervisión y
vigilancia de la acción de vivienda que se realizará para usted y otros beneficiarios.
Para el gobierno federal, así como para los gobiernos estatales y municipales, es de
gran importancia la participación de los ciudadanos que son beneficiarios de los
programas sociales, pues la colaboración que ustedes brindan contribuye a que las
acciones que efectuamos se realicen y concluyan con calidad, oportunidad y
honestidad.
Lograr las metas establecidas en relación con las acciones de vivienda y entregarlas a
los beneficiarios en las fechas establecidas, son objetivos fundamentales que es más
fácil alcanzar cuando contamos con Comités de Contraloría Social comprometidos a
acompañarnos durante todo el tiempo en que se realiza una obra, pues son ustedes
quienes nos ayudan a que ésta se realice conforme a lo planeado.
Como integrante del Comité de Contraloría Social usted desempeñará una tarea que
será para su propio beneficio, el de los demás beneficiarios del programa y también del
país, ya que al supervisar las acciones de vivienda para que se hagan bien, al ayudar a
resolver los problemas, quejas y denuncias que se presenten durante la realización de la
obra y al vigilar la correcta aplicación de los recursos públicos, usted contribuye a
mejorar la calidad de los programas sociales del gobierno.
Las actividades que usted llevará a cabo con el resto de los integrantes del Comité de
Contraloría Social, así como los formatos que deben llenar para dejar constancia de lo
que han hecho en relación con la supervisión y vigilancia de la acciones de vivienda, las
describimos en este cuaderno. Le pedimos conservarlo para que pueda consultar en él
cualquier duda. Además, estamos a sus órdenes en el teléfono gratuito 01 800 366 23 84,
extensión 66696; y en el correo electrónico [email protected]
Una vez más, gracias por su participación.
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Importancia de la Contraloría Social
Contraloría Social es la participación organizada de los beneficiarios de los Programas
Vivienda Digna y Vivienda Rural a través de la integración de Comités, los cuales
asumen la responsabilidad de supervisar, vigilar y dar seguimiento a las acciones de
vivienda, para que se realicen con oportunidad, calidad y transparencia.
Integración del Comité de Contraloría Social
Los beneficiarios titulares, que son todas las personas que reciben el apoyo en un
programa social, eligen entre ellos, por mayoría de de votos, a otros beneficiarios
titulares para que los representen como integrantes del Comité de Contraloría Social y
desempeñen tareas de supervisión, para verificar y asegurarse que las acciones de
vivienda tienen las características que les fueron ofrecidas, se les entreguen totalmente
concluidas y en el tiempo en el que se comprometió a hacerlo la instancia ejecutora,
esto es, la responsable de realizar dichas acciones.
Es importante que los Comités de Contraloría Social estén integrados por un mínimo de
tres y un máximo de ocho beneficiarios, pues esto facilita la asistencia de la mayoría de
ellos a las reuniones que sean convocadas. También es importante que el Comité esté
integrado por el mismo número de hombres y de mujeres, para que todos los
beneficiarios se sientan realmente representados.
Las personas que aceptan formar parte del Comité de Contraloría Social no reciben
retribución alguna, desempeñan un cargo honorífico que significa cuidar los intereses
propios y los del resto de los beneficiarios del programa de vivienda.
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Funciones del Comité de Contraloría Social
Los integrantes del Comité de Contraloría Social asumen el compromiso de realizar las
funciones que les corresponden durante todo el tiempo en que se lleve a cabo la
acción de vivienda.
Las funciones del Comité de Contraloría Social son supervisar, vigilar y dar seguimiento a
las acciones de vivienda que se llevan a cabo con recursos de los programas Vivienda
Digna y Vivienda Rural.
Estas funciones se cumplen a través de visitas y recorridos de los integrantes del Comité
al lugar exacto en el que se realizan las acciones de vivienda. Ahí, supervisan y verifican
que éstas cumplan con las características acordadas en el programa.
A través del llenado de formatos en los que informan los resultados de las visitas
realizadas, los integrantes del Comité de Contraloría Social dejan constancia del
cumplimiento de sus funciones.
Los integrantes del Comité de Contraloría Social también deben recibir las quejas y
denuncias que les presenten los beneficiarios del programa en relación con las acciones
de vivienda. También ellos mismos pueden plantear una queja o denuncia a partir de
los resultados obtenidos durante las supervisiones que llevaron a cabo.
Los integrantes del Comité harán entrega de la queja o denuncia al representante de la
instancia ejecutora, a quien pedirán les entregue un acuse de la misma y quien deberá
mantenerlos informados sobre la instancia a la cual la canalizó, los avances registrados y
finalmente el resultado obtenido en relación con ella.
Los beneficiarios tienen el derecho a que se difunda información suficiente, para que
todos conozcan los programas de vivienda, mientras que los integrantes del Comité de
Contraloría Social deberán asegurarse que la información difundida fue clara,
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verdadera y accesible para permitir así la participación de las personas que requieren
de una acción de vivienda.
Los integrantes del Comité de Contraloría Social deben asegurarse que todos los
beneficiarios de las acciones de vivienda cumplen con los requisitos para serlo de
acuerdo con lo establecido en las Reglas de Operación de los Programas del Fonhapo,
las
cuales
se
encuentran
publicadas
en
la
página
Internet
http://www.fonhapo.gob.mx/portal/
La función de los Comités de Contraloría Social es muy importante, porque contribuye a
que las acciones de vivienda se realicen bien y a tiempo, y que el dinero invertido en
ellas represente un verdadero beneficio para todos.
Actividades de los integrantes del Comité de Contraloría Social
Para garantizar el cumplimiento de las funciones que corresponden al Comité de
Contraloría Social quienes lo integran deben realizar una serie de actividades. Estas son:
1. Conocer a la persona designada por la instancia ejecutora para representarla
ante los integrantes del Comité de Contraloría Social y mantener contacto con
ellos durante todo el tiempo en que se lleva a cabo la acción de vivienda.
Es importante contar con los datos de esta persona –nombre completo, dirección
y teléfono- para poder comunicarse con ella cuando sea necesario.
Le recomendamos anotar aquí mismo los datos del representante de la instancia
ejecutora con quien mantendrá contacto el Comité de Contraloría Social.
Nombre
Instancia ejecutora que representa
Cargo que ocupa
Teléfono
Domicilio
Otra forma de contacto
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2. Pedir al representante de la instancia ejecutora la entrega de:
o
Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales.
o
Croquis para localizar la obra.
o
Padrón o listado de beneficiarios de las acciones de vivienda del
programa.
o
Un ejemplar de este Cuaderno de trabajo.
o
Al menos dos ejemplares originales de los formatos Acta de Modificación
de los Integrantes del Comité de Contraloría Social, Cédula de Vigilancia,
Informe de Conclusión de Obra, Quejas y Denuncias y Minuta de Reunión.
Todos ellos también están al final de este cuaderno.
3. Formalizar la integración del Comité de Contraloría Social a través del llenado del
formato Acta de Registro del Comité de Contraloría Social, y entregarlo al
representante de la instancia ejecutora.
4. Verificar que todos los beneficiarios inscritos en el padrón o listado cumplen con
los requisitos para serlo.
5. Comprobar que en el lugar en el que se realizarán las acciones de vivienda se
difunde, a través de letreros en mantas o carteles, la siguiente información:
o
Ubicación exacta de la obra o entrega de materiales e identificación de la
entidad federativa, municipio o delegación, localidad o comunidad;
nombre, en el caso que lo tenga; y período de ejecución, esto es, fecha
de inicio y de entrega.
o
Nombre de la instancia ejecutora y ámbito al que pertenece, esto es, si es
una instancia estatal o municipal.
o
Costo total de la obra o entrega de materiales e identificación y desglose
de las aportaciones de los gobiernos federal, estatal y municipal, de
organizaciones o asociaciones civiles en caso que participen, así como de
los beneficiarios.
o
Características generales de la obra o de la entrega de materiales
o
Total de beneficiarios
o
Derechos y obligaciones de Beneficiarios.
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o
Total y modalidad de las acciones de vivienda que se realizarán: Unidad
Básica de Vivienda, Unidad Básica de Vivienda Rural, ampliación o
mejoramiento.
o
Datos de identificación de la instancia normativa (FONHAPO), Instancia
ejecutora, y órgano de control: domicilio y teléfonos de contacto.
o
Información para presentar quejas y denuncias relacionadas con la obra o
entrega de materiales.
6. Visitar, al menos cada tres meses, el lugar en el que se realizan las acciones de
vivienda de las que son beneficiarios. Durante la visita:
o
Supervisar que las obras de vivienda se estén ejecutando de acuerdo con
los tiempos y metas establecidos por la Delegación de la SEDESOL y la
instancia ejecutora.
o
Vigilar la correcta aplicación de los recursos públicos asignados al
programa.
o
Asegurarse que el programa de vivienda no se esté utilizando con fines
políticos, electorales, de lucro u otros distintos al desarrollo social como
puede ser en beneficio de un grupo o asociación específicos.
7. Llenar el formato Cédula de Vigilancia cada trimestre, después de haber visitado
y supervisado el lugar en el que se realizan las acciones de vivienda, para dejar
constancia en él de todo lo observado. Entregar el formato al representante de la
instancia ejecutora.
8. Recibir las quejas y denuncias presentadas por los beneficiarios del programa o
planteadas por los mismos integrantes del Comité de Contraloría Social, que
están relacionadas con:
o
La ejecución de las acciones de vivienda.
o
La aplicación incorrecta de los recursos públicos.
o
El mal comportamiento de servidores públicos.
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9. Recopilar la información referente a las quejas y denuncias y
presentarla al
representante de la instancia ejecutora o a la autoridad competente para que
tomen las medidas pertinentes.
10. Dar seguimiento a los avances de las autoridades competentes en relación con
las quejas o denuncias que fueron presentadas e informar a los beneficiarios al
respecto.
11. Reunirse, al menos en dos ocasiones, para recibir asesoría por parte del
representante de la instancia ejecutora del programa de vivienda.
12. Pedir al representante de la instancia ejecutora la entrega de más formatos,
cuando sean necesarios para que el Comité de Contraloría Social continúe
realizando las actividades de supervisión y vigilancia que le corresponden.
13. Reunirse el día en que las acciones de vivienda sean entregadas a todos los
beneficiarios del programa.
14. Una vez que las acciones de vivienda han sido terminadas y entregadas a los
beneficiarios, llenar el formato Informe de Conclusión de Obra y entregarlo al
representante de la instancia ejecutora.
Programa de Trabajo del Comité de Contraloría Social
Para la realización de las actividades que son responsabilidad de los integrantes del
Comité de Contraloría Social es importante realizar una programación previa de las
mismas. Por consiguiente, se sugiere que en el calendario anexo y con base en el
contenido de la Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales entregada por la
instancia ejecutora, los integrantes del Comité programen las siguientes fechas:
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1) Visitas de supervisión y vigilancia al lugar de la obra cada tres meses a partir de la
fecha en la que inicia la acción de vivienda.
2) Llenado del formato Cédula de Vigilancia, cada tres meses después de realizar
cada visita de supervisión y vigilancia.
3) Entrega del formato Cédula de Vigilancia al representante de la instancia
ejecutora, con quien se recomienda acordar la fecha de dicha entrega.
4) Llenado del formato, Informe de Conclusión de Obra una vez que la acción de
vivienda haya sido entregada a todos los beneficiarios.
5) Entrega del formato Informe de Conclusión de Obra al representante de la
instancia ejecutora, con quien se recomienda acordar la fecha de la entrega.
6) Reuniones de asesoría por parte del representante de la instancia ejecutora, con
quien los integrantes del Comité de Contraloría Social deberán acordar la fecha
de al menos dos reuniones, las cuales deberán efectuarse a partir de la fecha de
inicio y antes de la fecha en que dicha instancia tiene programado terminar la
acción de vivienda.
Se sugiere a los integrantes del Comité de Contraloría Social anotar en el calendario la
fecha en que los beneficiarios les entregan quejas y denuncias; así como la fecha en la
que ellos, como integrantes del Comité, entregan dichas quejas y denuncias a la
instancia ejecutora o a la autoridad competente, ya que de esta manera podrán dar
un mejor seguimiento a los avances que les sean informados al respecto.
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Formatos para el Comité de Contraloría Social
1.
Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales
El formato Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales deberá entregarlo el
representante de la instancia ejecutora a los integrantes del Comité de Contraloría
Social el mismo día en que se constituye el Comité.
Los integrantes del Comité de Contraloría Social deben verificar que el formato Ficha
Informativa de Obra o Entrega de Materiales contenga toda la información referente a
la acción de vivienda de la que son beneficiarios.
Con base en la información sobre la fecha de inicio y término de la acción de vivienda,
que se indica en el apartado periodo de la Ficha Informativa de Obra o Entrega de
Materiales, los integrantes del Comité de Contraloría Social realizarán la programación
de las actividades de supervisión y vigilancia que les corresponde realizar, acordarán
con el representante de la instancia ejecutora las fechas en que se reunirán para recibir
asesoría, así como las fechas en las que entregarán los formatos Cédula de Vigilancia e
Informe de Conclusión de Obra.
2.
Acta de Registro del Comité de Contraloría Social
El representante de la instancia ejecutora proporciona el formato Acta de Registro del
Comité de Contraloría Social a los integrantes del Comité de Contraloría Social el mismo
día en que han sido electos, para que lo llenen, y así quede formalmente constituido el
Comité.
Es importante que durante el llenado del formato esté presente el representante de la
instancia ejecutora para asesorar a los integrantes del Comité.
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Los integrantes del Comité de Contraloría Social deben cerciorarse que todos ellos,
como miembros del Comité, sean beneficiarios titulares de la acción del programa de
vivienda que se ejecutará.
Después de llenar el formato Acta de Registro del Comité de Contraloría social los
integrantes del Comité de Contraloría Social lo entregarán al representante de la
instancia ejecutora, quien a su vez deberá entregarlo en la Delegación de la SEDATU.
3.
Acta de Modificación de Integrantes del Comité de Contraloría
Cuando uno de los integrantes del Comité de Contraloría Social deja de formar parte de
éste, el resto de los integrantes deberán llenar el formato Acta de Modificación de
Integrantes del Comité de Contraloría Social, en el cual anotarán el nombre y datos de
la persona que deja de formar parte del Comité y el nombre y datos que la sustituirá.
Por lo general, las razones por las que un integrante del Comité deja de formar parte de
éste son: por decisión personal, porque no es beneficiario titular, porque falleció, porque
perdió el carácter de beneficiario del programa de vivienda, porque los beneficiarios
titulares del programa de vivienda o los integrantes del Comité de Contraloría Social
acordaron sustituirlo como integrante.
El beneficiario titular que sustituirá al integrante del Comité que deja de serlo deberá ser
electo por mayoría de votos por los beneficiarios del programa de vivienda, y todos sus
datos deberán anotarse en el Acta de Modificación de Integrantes del Comité de
Contraloría Social, que deberá llenarse en presencia del representante de la instancia
ejecutora a quien se le entregará para que a su vez lo remita a la Delegación de la
SEDATU.
4.
Cédula de Vigilancia
Corresponde a los integrantes del Comité de Contraloría Social llenar el formato Cédula
de Vigilancia durante o después de la visita de supervisión y vigilancia que realicen en el
lugar donde se lleva a cabo la ejecución de la acción del programa de vivienda.
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Es muy importante que al realizar las visitas de supervisión y vigilancia los integrantes del
Comité de Contraloría Social revisen y lleven consigo la Ficha Informativa de Obra o
Entrega de Materiales, para verificar que efectivamente la acción de vivienda coincide
con la información proporcionada por la instancia ejecutora.
El formato Cédula de Vigilancia debe llenarse cada tres meses, contados a partir de
que inicia la acción de vivienda.
Así, por ejemplo, si en el apartado periodo del formato Ficha Informativa de Obra o
Entrega de Materiales, la instancia ejecutora indica: Inicio 13 de mayo de 2013– Término
9 de diciembre de 2013 la primera visita de supervisión y vigilancia deberá programarse
entre el 12 y 16 de agosto de 2013 y el llenado de la Cédula de Vigilancia debe
efectuarse entre el 19 y
21 de agosto de 2013, para de inmediato entregarse al
representante de la instancia ejecutora.
La segunda visita de supervisión se programará entre el 11 y 15 de noviembre y el
llenado de la Cédula de Vigilancia se hará entre el 18 y 20 de noviembre, para
entregarla de inmediato al representante de la instancia ejecutora.
En el caso que la obra se prolongue por otro trimestre o incluso más tiempo, los
integrantes del Comité de Contraloría Social deberán llenar el formato Cédula de
Vigilancia tantas veces como sea necesario, siempre y cuando se cumpla un trimestre
desde que se llenó y entregó la última Cédula de Vigilancia.
5.
Informe de Conclusión de Obra
El llenado del formato Informe de Conclusión de Obra lo realizan los integrantes del
Comité de Contraloría Social cuando las acciones de vivienda han sido concluidas y
entregadas a cada uno de los beneficiarios del programa.
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Es importante que antes de llenar este formato los integrantes del Comité revisen una
vez más el formato Ficha Informativa de Obra o Entrega de Materiales, para que
verifiquen que efectivamente las acciones de vivienda ya concluidas tienen las
características y se realizaron en el tiempo en que se comprometió la instancia
ejecutora.
Conforme al ejemplo anterior y si la obra fue entregada conforme a la fecha
establecida, el formato Informe de Conclusión de Obra deberán llenarlo los integrantes
del Comité de Contraloría Social entre el 9 y 13 de diciembre de 2013, para luego
entregarlo al representante de la instancia ejecutora a más tardar el 18 de diciembre de
2013.
En el caso que la obra no haya sido concluida en la fecha establecida por la instancia
ejecutora, los integrantes del Comité de Contraloría Social deberán esperar a que ésta
sea terminada y entregada para trabajar en el Informe de Conclusión de Obra, el cual
deberán llenar durante los cuatro días hábiles siguientes a dicho término y entrega para
remitirlo, de inmediato, al representante de la instancia ejecutora.
6.
Minuta de reunión
El formato Minuta de reunión deberá llenarse cada vez que los integrantes del Comité se
reúnan con el representante de la instancia ejecutora, ya sea para recibir asesoría por
parte de éste o bien, porque han efectuado una reunión de trabajo para cualquier otro
asunto considerado pertinente.
Es importante que en el caso que hayan acordado la realización de actividades
específicas en relación con la acción de vivienda que se realiza, éstas sean descritas en
la minuta, así como la persona responsable de llevarlas a cabo y la fecha en que
deberán concluirse, pues esto facilitará al Comité de Contraloría Social dar seguimiento
al cumplimiento de acuerdos y compromisos.
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7.
Quejas y denuncias
Cuando uno o varios beneficiarios de las acciones de vivienda acudan a los integrantes
del Comité de Contraloría Social para expresar o presentar una queja o denuncia, se les
entregará el formato Quejas y Denuncias para que lo llenen y firmen.
Este formato también podrán llenarlo los integrantes del Comité de Contraloría Social
cuando deseen expresar una queja o denuncia en relación con la acción de vivienda
que se lleva a cabo.
Después de que el formato Quejas y Denuncias ha sido llenado y firmado, el Comité
deberá canalizarlo ya sea a la instancia ejecutora o a la autoridad competente para
que ésta se entere y proceda a realizar las gestiones pertinentes para atender y resolver
la queja o denuncia correspondiente.
Es muy importante que además de entregar el formato Quejas y Denuncias a la
instancia ejecutora o a la autoridad competente los integrantes del Comité de
Contraloría Social establezcan contacto con el Fonhapo para que esté informado al
respecto y les ayude en caso necesario. Pueden hacerlo llamando al teléfono lada sin
costo 01 800 366 23 84, extensión 66696; y escribiendo al correo electrónico
[email protected]
Asimismo, es importante que después de haber canalizado una queja o denuncia a la
instancia ejecutora o a la autoridad competente, los integrantes del Comité de
Contraloría Social les den seguimiento para saber cómo están siendo atendidas dichas
quejas o denuncias, los avances obtenidos y la resolución final respecto a ellas.
Los integrantes del Comité de Contraloría Social deberán informar a los beneficiarios de
las acciones de vivienda sobre los avances o respuestas que han obtenido en relación
con las quejas o denuncias presentadas a la instancia ejecutora o a las autoridades
competentes.
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