ARREGLOS INSTITUCIONALES Y POLÍTICAS DE LOS SISTEMAS DE M&E M&E PARA ASEGURAR LA CALIDAD, ACCESO Y USO DE LA INFORMACIÓN Fernando Barraza Fernando Barraza Colombia ‐‐ 2009 Colombia Agenda 9 Contexto 9 Mecanismos para Asegurar la Calidad en los Mecanismos para Asegurar la Calidad en los Indicadores de M&E 9 Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E 9 Desafíos del Aseguramiento de la Calidad de la Información 9 Dificultades, Avances y Retos de las Políticas y Leyes de Acceso a Información 9 Prácticas y mecanismos para brindar información a la sociedad civil 9 Impactos de la difusión y el acceso en el mejoramiento de la gestión pública Contexto 9 La La tarea de coordinación de los Gobiernos tarea de coordinación de los Gobiernos es un punto central y neurálgico 9 Obliga a la búsqueda permanente de la eficiencia en el quehacer del Estado 9 Requiere buscar nuevas formas de ejercer g y una adecuada dirección estratégica y mecanismos de control para el conjunto de sus actividades Contexto 9 El El interés por la asignación de los recursos interés por la asignación de los recursos y su utilización ha dado paso a la preocupación por los resultados y los preocupación por los resultados y los impactos 9 El El presupuesto ha sido considerado uno de t h id id d d los principales sistemas operativos de coordinación, monitoreo y evaluación di ió it l ió 9 Los Ministerios de Finanzas han tomado un rol central cada vez más fuerte Mecanismos para Asegurar la Calidad en los Indicadores de M&E 9 Es Es necesario considerar y comprender la necesario considerar y comprender la función de planificación estratégica y planeación del trabajo de los Gobiernos planeación del trabajo de los Gobiernos 9 Es posible elaborar mejores indicadores de M&E M&E que permitan hacer evaluaciones más it h l i á precisas y asertivas 9 En Chile se han considerado elementos tales como el programa de gobierno, los discursos, los mensajes y prioridades presidenciales, así como la programación gubernamental Mecanismos para Asegurar la Calidad en los Indicadores de M&E 9 A A partir de ellos se definen y agregan partir de ellos se definen y agregan indicadores que permiten monitorear la marcha del Gobierno evaluando con mejor marcha del Gobierno, evaluando con mejor calidad el avance en el cumplimiento de los compromisos 9 El ejercicio de monitoreo permite al Gobierno obtener una visión global de sus prioridades en bt i ió l b l d i id d cada sector de la Administración y posibilita conocer la medida en que cada plan está l did d l tá siendo ejecutado Mecanismos para Asegurar la Calidad en los Indicadores de M&E 9 Permite Permite también saber hasta qué punto el también saber hasta qué punto el resultado cumple con los objetivos planteados en el Programa de Gobierno y con los en el Programa de Gobierno y con los compromisos asumidos por el Presidente 9 U Uno de los principales objetivos del proceso de d l i i l bj ti d l d monitoreo es prever y ayudar a sortear los obstáculos o trabas en el cumplimiento de las b tá l t b l li i t d l metas definidas 9 Se constituye además en un elemento ordenador del quehacer del Gobierno Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 Se Se busca que los instrumentos y herramientas se busca que los instrumentos y herramientas se caractericen por su simpleza y facilidad de uso, contribuyendo a que la totalidad del modelo funcione y a que exista sinergias entre ellos 9 La producción y el procesamiento de todos los indicadores se apoya en las modernas tecnologías de información disponibles, particularmente en programas estadísticos, herramientas de bases de dí i h i d b d datos y de tratamiento de información, y en portales Web para la captura y difusión de la información Web para la captura y difusión de la información asociada y su correspondiente acceso Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 La La Programación Gubernamental. Permite Programación Gubernamental Permite mantener un seguimiento completo a todas las instituciones del Gobierno sobre el estado de avance y cumplimiento de sus principales compromisos anuales 9 El seguimiento del cumplimiento de las prioridades presidenciales. Se analiza el estado de prioridades presidenciales. Se analiza el estado de la situación de cada una de ellas, a objeto de p p realizar las acciones pertinentes para su cumplimiento Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 El El Sistema de Control de Gestión y de Presupuesto Sistema de Control de Gestión y de Presupuesto basado en resultados. El presupuesto se entiende en referencia a los resultados y los impactos que se desea obtener con la implementación de las políticas públicas, más que en el control del uso de los recursos 9 La tarea de la Dirección de Presupuesto es fundamental y complementaria al trabajo de seguimiento de la programación gubernamental y del cumplimiento de las programación gubernamental y del cumplimiento de las tareas y objetivos del Gobierno j g 9 El Ministerio de Planificación juega un rol clave en la evaluación social de proyectos de inversión, lo que facilita y complementa su seguimiento Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 Sistema Sistema de Control de Gestión y de Presupuesto de Control de Gestión y de Presupuesto basado en resultados 9 Se Se suministra un vínculo entre la utilización de los suministra un vínculo entre la utili ación de los recursos asignados y las consecuentes decisiones de asignación de fondos, por la vía de la obtención de información de desempeño y la introducción de mejores información de desempeño y la introducción de mejores prácticas para mejorar la calidad del gasto La base del modelo es el ciclo presupuestario tradicional: base del modelo es el ciclo presupuestario tradicional: 9 La la formulación, su discusión y aprobación, su implementación y evaluación. Utilizando en las distintas etapas instrumentos vinculados al desempeño entre ellos etapas instrumentos vinculados al desempeño, entre ellos los indicadores de desempeño y la evaluación Integración al Ciclo Presupuestario Los instrumentos de Control de Gestión están insertos en el marco del proyecto de Presupuestos por resultado Definiciones Estratégicas e Indicadores de Indicadores de Desempeño Presentación de Iniciativas al de Iniciativas al Presupuesto Formulación Evaluación de Programa e Instituciones Discusión Aprobación Información de Desempeño Evaluación Ejecución Balance de Gestión Integral Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 El El análisis y seguimiento de políticas públicas, análisis y seguimiento de políticas públicas realizada por la asesoría presidencial con la colaboración de la Secretaría General de la colaboración de la Secretaría General de la Presidencia y la Dirección de Presupuesto 9 La Evaluación de Programas ó Gubernamentales, dirigida por la Dirección de Presupuesto, apunta a conocer los impactos de los distintos programas públicos Sistema de Evaluación y Control de Gestión Función: Contribuir al mejoramiento de la eficiencia en la asignación y en el uso de los recursos públicos a los diferentes programas, proyectos e instituciones, propiciando además una mejor gestión de éstas y la transparencia en el uso de los recursos públicos y la rendición de cuentas. Evaluación de Programas e Instituciones Ev. de Impacto de Programas Ev. de Programas Nuevos Ev. de Programas Gubernamentales Ev. Comprehensiv a del Gasto Fondo de Modernización de la Gestión Pública M t d Metas de Eficiencia Institucional Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones Definiciones Estratégicas Balance de Gestión I Integral l Ley Médica Indicadores de Desempeño Presentación de Programas al Presupuesto Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 La La Ley sobre Acceso a la Información Pública Ley sobre Acceso a la Información Pública (LAIP), que reconoce el derecho de las personas a acceder a la información pública a acceder a la información pública 9 Presume que es pública toda la información en poder de los órganos de la Administración del poder de los órganos de la Administración del Estado a menos que esté sujeta a las excepciones legales, señalando aquellas que justifican su reserva 9 Obliga a los órganos del Estado a mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios Web, un conjunto de información relevante para la fiscalización de su gestión Herramientas para Optimizar la Calidad, Acceso y Uso de la Información de M&E d l f ó d 9 Otros instrumentos Otros instrumentos 9 Presentación de Iniciativas al Presupuesto, centrado en la revisión de nuevas iniciativas, o de expansión de las existentes, para su presentación presupuestaria 9 Balances de Gestión Integral (BGI), informes anuales preparados por las instituciones y coordinados por el Ministerio de Hacienda, comprenden un conjunto de p p y tópicos de desempeño financieros y no financieros 9 Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), incentivos monetarios para los funcionarios públicos involucrados, de acuerdo al cumplimiento de ciertos objetivos de desarrollo del sistema de gestión Instrumento: Balance de Gestión Integral (BGI) El Balance de Gestión Integral (BGI) tiene como propósito informar acerca de los objetivos metas y resultados de la gestión objetivos, de los servicios en forma de cuenta pública al Congreso Nacional Definiciones (A1) Indicadores ((H)) MEI Servicio Elabora BGI Dipres Revisa BGI BGI Final PMG Otra Información Notas: El año 2008 se elaboraron Integral. 122 Balances de Gestión Instrumento: Proceso de Evaluación de Programas Su objetivo es evaluar el diseño, gestión y resultados de los programas públicos proporcionando información que apoye la gestión de los programas y el proceso de asignación de recursos. La metodología aplicada se basa en la de marco lógico utilizada por organismos multilaterales de desarrollo, como el Banco Mundial y el BID. Selección De Programas Elaboración De la Matriz Notas : Numero de Programas Evaluados (con información de compromisos en el sistema) = 207 Revisión Revisión Dipres Revisión Panel Expertos Matriz Servicio Matriz Propuesta Se le está haciendo seguimiento a 911 compromisos de programas evaluados. En el sistema se registran actualmente 71 Matrices de Marco Lógico de Programas. • Año 2005 = 18 • Año 2006 = 11 • Año 2007 = 15 • Año 2008 = 14 • Año 2009 = 13 Ingreso Correcciones Matriz Final Compromisos p Instrumento: PMG – Instrumento: PMG – Proceso Principal Instrumento de apoyo a la gestión de los Servicios Públicos cuyo objetivo es mejorar la gestión global de estos. Se basa en el desarrollo de áreas estratégicas comunes de la gestión pública y comprende etapas de desarrollo o estados de avance para cada una de ellas. El cumplimiento de estas etapas permite que los funcionarios accedan a un incentivo monetario. Elaboración Programa Marco Formulación De Compromisos Notas : • 195 programas formularon compromisos PMG para el año 2009. Implementación PMG Evaluación Cumplimiento de Compromisos Instrumento: PMG Instrumento: PMG –– Formulación Instrumento de apoyo a la gestión de los Servicios Públicos cuyo objetivo es mejorar la gestión global de estos. Se basa en el desarrollo de áreas estratégicas comunes de la ggestión p pública y comprende p etapas p de desarrollo o estados de avance p para cada una de ellas. El cumplimiento de estas etapas permite que los funcionarios accedan a un incentivo monetario. Servicio Elabora Ficha Aprobación por Jefe S i i Servicio Revisado Por Dipres Aprobación Por Comité PMG Comité PMG Ficha PMG Notas : • Marcos : básico, avanzado, de calidad y de excelencia. • Áreas : Recursos Humanos, Calidad de Atención a Usuarios , Planificación / Control / Gestión Territorial , Administración Financiera y Enfoque de Género . • Sistemas Si t : Capacitación, C it ió Higiene Hi i y Seguridad, S id d Evaluación E l ió del d l Desempeño, D ñ Sistema Si t I t Integral l de d Atención At ió e Información Ciudadana, Gobierno Electrónico, Auditoria Interna, Planificación y Control de Gestión, Gestión Territorial, Compras y Contrataciones Públicas, Financiero Contable, Enfoque de Genero, Sistema de Acceso a Información Pública. Instrumento: PMG Instrumento: PMG –– Cumplimiento Instrumento de apoyo a la gestión de los Servicios Públicos cuyo objetivo es mejorar la gestión global de estos. Se basa en el desarrollo de áreas estratégicas comunes de la ggestión p pública y comprende p etapas p de desarrollo o estados de avance p para cada una de ellas. El cumplimiento de estas etapas permite que los funcionarios accedan a un incentivo monetario. Red Expertos Red Expertos Revisa Cumplimiento No Aprueba Notas : • En el año 2008, un 60% de las instituciones cumplieron con el 100% de sus compromisos PMG. Aprueba Apelación por J f Jefe Servicio Aprobación por Comité PMG Revisado por Dipres Decreto Cumplimiento PMG Instrumento: A1 y H (Definiciones Estratégicas e Indicadores) Definiciones Estratégicas Las definiciones estratégicas son una herramienta que entrega información sobre los ejes orientadores del quehacer de una organización y se obtienen a partir de un proceso de Planificación Estratégica o de un proceso más simple de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas en torno al quehacer actual. Indicadores Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega de los productos (bienes o servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro. Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño. Formulación de Compromisos Formularios A1 y H Evaluación de de Indicadores Notas : Total indicadores formulación 2009 1504 Total indicadores formulación 2009 = 1504 Indicadores de Producto = 1014 Indicadores de Proceso = 237 Indicadores de Resultado Intermedio = 199 Indicadores de Resultado Final = 54 Instrumento: Formulario E (Presentación de Programas al Presupuesto) Este procedimiento consiste en la utilización de un formato estándar para la presentación de programas al presupuesto, con el objeto que presenten objetivos y metas claras y evaluables. El formato estándar, denominado Formulario E, está formado por una Ficha de Presentación de P Programa, una Matriz M t i de d Marco M Ló i y tres Lógico t Anexos A P Presupuestarios. t i Los L conceptos t incluidos i l id en el formato corresponden, en su mayoría, a aquellos utilizados en la metodología de Marco Lógico. Servicio Elabora Formulario E Ficha MML Envío Formulario E A Dipres Información Financiera Selección de Programas para Asistencia Técnica Asistencia Técnica Reporte a Sectores Desafíos del Aseguramiento de la Calidad de la Información ld dd l f ó 9 Acotar Acotar el tamaño del sistema para una mejor el tamaño del sistema para una mejor administración, avanzando hacia aquellos indicadores identificados como los más útiles y indicadores identificados como los más útiles y relevantes, y de menor dificultad y/o tiempo de elaboración de elaboración 9 Ello puede involucrar centrarse en indicadores intermedios de resultados más simples de intermedios de resultados, más simples de construir, pero no por ello menos asertivos, y que p pueden ser evaluados en períodos más cortos p Desafíos del Aseguramiento de la Calidad de la Información ld dd l f ó 9 Avanzar Avanzar a indicadores de productos centrados en a indicadores de productos centrados en aspectos de calidad, como la satisfacción de los usuarios sobre los servicios públicos que reciben, la oportunidad de la atención, la percepción de los beneficiarios o la calidad técnica de los bienes o servicios entregados 9 En las evaluaciones es necesario mejorar el uso de los resultados de las mismas en las instituciones 9 Mejoras de la información disponible al interior de las instituciones para hacer una mejor aplicación de las metodologías de evaluación y de los procesos metodologías de evaluación y de los procesos evaluativos Dificultades, Avances y Retos de las Políticas y Leyes de Acceso a Información lí d f ó 9 La La promulgación de la Ley de Acceso a la promulgación de la Ley de Acceso a la Información Pública ha significado un gran avance p para garantizar el acceso de la ciudadanía a la g información producida por los sistemas de M&E 9 La principal dificultad ha sido la tardía difusión y p p y capacitación de la nueva institucionalidad al interior del Sector Público, lo que al comienzo dificultó su puesta en marcha, retrasando lo necesario para la adecuada preparación de los servicios públicos para d dar respuesta a las solicitudes de información l l d d f ó Dificultades, Avances y Retos de las Políticas y Leyes de Acceso a Información lí d f ó 9 El reducido plazo que la Ley estableció para su puesta en educ do p a o que a ey es ab ec ó pa a su pues a e marcha no dio el tiempo suficiente para que las reparticiones mejoraran oportunamente sus sistemas de archivo y organización de la información hi i ió d l i f ió 9 El mayor reto ha tenido que ver con el desafío de permear l la cultura del secretismo, que aún prevalece en el sector lt d l ti ú l l t público, con una nueva cultura de la transparencia 9 Pese Pese a todo, una evaluación preliminar permite ver con a todo una evaluación preliminar permite ver con optimismo el proceso. Se ha notado avances en la p promoción de la normativa, lo que permitirá q p crecientemente ir sumando a los funcionarios públicos en la construcción de una cultura pública de transparencia Prácticas y mecanismos para brindar información a la sociedad civil f ó l d d l 9 Requisito Requisito de transparencia autoimpuesto: de transparencia autoimpuesto: “toda toda la la información producida por los sistemas de M&E es pública”, estando siempre disponible para todos los actores políticos y sociales del país que la requieran 9 La información se envía al Congreso 9 Se informa directamente a los organismos involucrados y se publica íntegramente en sus respectivos sitios Web 9 También se publica en el sitio Web de la DIPRES También se publica en el sitio Web de la DIPRES (www.dipres.cl/fr_control.html) 9 Requisitos técnicos: existe un conjunto de documentos de apoyo, metodologías y procedimientos también disponibles públicamente Prácticas y mecanismos para brindar información a la sociedad civil f ó l d d l 9 Requisito Requisito de oportunidad: Producir resultados de oportunidad: Producir resultados oportunos es muy importante ya que deben ser utilizados en los procesos de análisis y toma de p y decisiones. Si la información se atrasa se vuelve obsoleta y deja de tener relevancia 9 Requisito de rigurosidad: Procedimientos para que los plazos se cumplan y se pueda asegurar que los plazos se cumplan y se pueda asegurar tanto la calidad como la oportunidad en la p disponibilidad de la información Impactos de la difusión y el acceso en el mejoramiento de la gestión pública d l ó úbl 9 Favorable Favorable consecuencia sobre las reparticiones consecuencia sobre las reparticiones públicas que han sido sometidas a los sistemas de M&E, les ha obligado a prepararse para que toda la información pertinente esté disponible. Si bien siempre han contado con grandes volúmenes de i f información, no la administraban u organizaban ió l d i it b i b adecuadamente, o bien no resultaba útil para las finalidades de control finalidades de control 9 Como consecuencia de la aplicación de los sistemas de M&E las reparticiones se ocupan y prestan de M&E, las reparticiones se ocupan y prestan atención a una mejor y mayor coordinación Impactos de la difusión y el acceso en el mejoramiento de la gestión pública d l ó úbl 9 Desde Desde la perspectiva de la población, la la perspectiva de la población la difusión de la información de M&E ha redundado en una percepción favorable redundado en una percepción favorable de mayor transparencia en la gestión pública úbli 9 La nueva Ley sobre Acceso a la y información Pública, recientemente promulgada en Chile irá aumentando promulgada en Chile, irá aumentando progresivamente dicho reconocimiento M Muchas gracias !... chas racias ! Fernando Barraza Fernando Barraza [email protected]