Informe Pormenorizado 3-2014

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe Oficina de
Control Interno:
Periodo
LUIS ALFREDO REYES PARRA Evaluado
Fecha de
Elaboración
Julio – Octubre de 2014
Noviembre 2014
INTRODUCCIÓN
El presente informe se realiza en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 9° de
la Ley 1474 de 2011. El informe se encuentra estructurado teniendo en cuenta los
principios del MECI: Autogestión, Autorregulación y Autocontrol.
En este informe cuatrimestral se mencionan los aspectos más relevantes que han
tenido algún nivel de avance o sobre los cuales se observa dificultad para su
desarrollo.
PRINCIPIO DE AUTOGESTIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
En este periodo la entidad ha dado continuidad a las actividades tendientes al
fortalecimiento de la ética en la institución. La Subdirección de Gestión de
Procesos y Competencias Laborales hizo el reconocimiento a los funcionarios que
se destacaron en el concurso realizado a nivel nacional, denominado
“CONSTRUYENDO LA ÉTICA EN NUESTRO DIARIO VIVIR” y publicó los
trabajos realizados por los participantes en el mismo.
Por otra parte, el Director General y el Comité de Coordinación Estratégica,
aprobaron y divulgaron la Política de Gestión Ética de la entidad, la cual se definió
así:
“Para incrementar la confianza de la sociedad en la DIAN y al interior de la entidad,
fortalecemos la gestión ética en todos los procesos, mediante la creación de
condiciones organizacionales, gerenciales, pedagógicas y comunicativas que
faciliten la comprensión y apropiación de los valores institucionales en las
decisiones y acciones de sus servidores públicos.”
Igualmente establecieron la responsabilidad de los funcionarios en el cumplimiento
de la dicha política.
Finalizando el mes de octubre se están realizando los talleres de los “Dilemas
Éticos”, en el marco de la “Sensibilización y Prevención de Conductas
Disciplinarias”, los cuales hacen parte del programa que viene adelantando, desde
hace varios años, la Subdirección de Gestión de Control Disciplinario Interno.
A partir del 1° de julio la DIAN puso en servicio el nuevo portal del servidor público
de la entidad, el cual se convierte en una herramienta de autogestión que facilitará
los trámites de gestión humana a todos los funcionarios. Igualmente, por las
utilidades e información que se procesa, permitirá un mejor gerenciamiento del
talento humano.
En los cuatro últimos meses, se han realizado dos modificaciones al Manual de
Funciones, incorporando:

La Resolución 0135 del 15 de julio de 2014: en perfiles de los procesos de
Administración de Cartera, Asistencia al Cliente, Comercialización,
Fiscalización y Liquidación, Gestión Masiva, Gestión Jurídica, Inteligencia
Corporativa, Operación Aduanera y Recaudación, agregando el conocimiento
esencial de INGLÉS, y

La Resolución 0133 del 14 de julio de 2014 que incluye en los perfiles del
proceso de Fiscalización y Liquidación el conocimiento esencial de
AUDITORÍA Y TÉCNICAS PARA EL CONTROL Y VERIFICACIÓN DE LAS
OBLIGACIONES FORMALES Y SUSTANCIALES ADUANERAS, que busca la
profesionalización y competencia de los servidores públicos de la DIAN para el
óptimo cumplimiento de los fines del Estado, que han sido encomendados a la
entidad.
Por otra parte, la Coordinación de Dinámica de las Competencias está adelantado
la construcción de una metodología para la modificación integral del Manual de
Funciones y Competencias, la cual incorpora el desarrollo de perfiles del rol,
teniendo como vía de partida la actualización de los procesos y procedimientos.
Así mismo incluye los nuevos lineamientos normativos y necesidades técnicas de
la entidad.
La Coordinación Escuela de la Subdirección de Gestión de Personal, continúa
liderando los siguientes tres programas bandera del presente año, en cuanto a
formación de sus funcionarios: bilingüismo, liderazgo y auditoría.
Con el fin de desarrollar y fortalecer las competencias de los funcionarios,
elevando las capacidades personales, grupales y organizacionales, se oficializó en
la entidad el programa de bilingüismo, el cual pretende que los funcionarios estén
en capacidad de enfrentar los desafíos que se imponen a la institución por la
suscripción de los tratados de libre comercio y el ingreso de nuestro país a la
OCDE, impulsando un ejercicio eficaz de sus labores en un mundo globalizado
que requiere el manejo de otros idiomas. A la fecha, el programa se encuentra en
estado activo con 5132 participantes, en los diferentes niveles de aprendizaje.
La formación de líderes que busca impactar favorablemente el desempeño como
entidad, la satisfacción laboral de sus servidores y la cultura de la organización,
cuenta a la fecha con 662 líderes de diferentes niveles de la entidad formados en
competencia de liderazgo, homogenizando el modelo de Líder DIAN resaltando
valores como confianza, pasión, excelencia, coraje y trabajo en equipo.
El programa de formación de auditores pretende cualificar la competencia laboral
de los auditores de gestión ambiental, de calidad, de higiene y seguridad industrial
y de auditoría en Fiscalización. A la fecha ha formado 720 funcionarios con el aval
de ICONTEC.
Adicionalmente al desarrollo del plan vigente, el 9 de octubre se expidió el
Memorando 0341, mediante el cual se establecen las directrices para el
levantamiento de las necesidades de capacitación en la entidad, con el fin de
elaborar el Plan de Capacitación 2015-2108, en concordancia con la planeación
estratégica de la entidad.
Como resultado de la negociación sindical realizada en el año 2014, la DIAN
autorizó y oficializó algunos beneficios en materia de bienestar laboral para sus
funcionarios, relacionados con permisos para estudio, descansos de fin de año
compensados y proceso meritocrático para la designación de jefaturas y para la
selección de funcionarios en cargos de libre nombramiento y remoción. También
flexibilizó el traslado de funcionarios entre las diferentes direcciones seccionales
de la entidad, partiendo de la base de no desatender las funciones en cada una de
ellas.
En el mes de julio se llevó a cabo el seguimiento al desempeño de los funcionarios
a nivel nacional, el cual permite ajustar compromisos, verificar avance de las
labores asignadas y de manera especial, un espacio de diálogo sobre el quehacer
diario de los funcionarios.
En el mes de noviembre del presente año, se realizaran las mediciones de Clima
Laboral a nivel nacional, apoyado por el Sistema Informático de Gestión de
Personal.
Con los cambios de algunos directivos dados en el mes de agosto, la nueva
gerencia se muestra con un estilo muy participativo y de diálogo permanente con
los funcionarios. Se han institucionalizado espacios de conversación con la
Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica, responsable entre
otras, de las políticas de personal y de la asignación de recursos a los diferentes
proyectos institucionales.
Durante este cuatrimestre, la Dirección General autorizó la creación de nuevos
horarios para dar cumplimiento a la jornada laboral, propiciando que los
funcionarios puedan mejorar sus condiciones de desplazamiento y su calidad de
vida.
En materia de control, se realizan mesas directivas en las cuales se efectúa
seguimiento a las labores de cada proceso de la entidad, a través de la
participación de los Directores de Gestión y Jefes de Oficina. Igualmente se han
llevado a cabo los Comités del Sistema de Control Interno.
Las directivas de la entidad se encuentran comprometidas con la gestión ética de
los funcionarios y tal como se mencionó, el Comité de Coordinación Estratégica,
en su sesión del 29 de septiembre, aprobó y divulgó la Política de Gestión Ética,
con lo cual se cierra el ciclo de implementación y se inicia el ciclo de mejoramiento
de la ética en la entidad. Igualmente está muy involucrada con el buen trato a
funcionarios, programando, entre otras actividades, foros sobre acoso laboral y
sexual, con la participación voluntaria de los funcionarios de la entidad.
De acuerdo con la información recibida de la Subdirección de Gestión de
Personal, actualmente un 4.4% de los funcionarios que son evaluados, cuentan
con un plan de mejoramiento individual, establecido por sus superiores
inmediatos.
Adicionalmente, de acuerdo con la información suministrada por la Subdirección
de Gestión de Personal, se iniciará el registro de los planes de mejoramiento
dentro del nuevo sistema de Gestión de Humana- Kactus, el cual permitirá
conocer, en tiempo real, las dificultades laborales más comunes presentadas por
los funcionarios y sus respectivas acciones de mejora, las brechas de las
competencias institucionales detectadas por los jefes y las necesidades de
capacitación, como resultado de la evaluación de desempeño anterior.
El 25 de septiembre se expidió la Resolución 178 “por la cual se adopta el Sistema
de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental de la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN”, la
cual derogó las Resoluciones 1131 de 2008 y 14234 de 2009.
Con esta nueva normatividad se actualiza el Sistema de Gestión de Calidad y
Control Interno implementado en la entidad y se adopta el Sistema de Gestión
Ambiental que se espera certificar en diciembre del presente año bajo el estándar
de la NTC ISO 14001:2004.
La citada resolución define los propósitos y componentes del Sistema de Gestión
de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, estableciendo las
responsabilidades para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del
mismo, las cuales estarán bajo el liderazgo del Director de Gestión Organizacional
como representante de la Dirección General, con el apoyo del Comité de
Coordinación del Sistema en el nivel central, de los Comités de Operación en el
nivel seccional y de todos los funcionarios públicos de la DIAN.
Durante el cuatrimestre analizado en este informe, se llevó a cabo en el mes de
octubre, con la presencia del Director General el Comité de Coordinación del
Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, en el cual se
trataron temas relacionados con plan de mejoramiento con la CGR, estado de
avance del Sistema de Control Interno de la entidad, presentación del informe de
avance de metas SISMEG y del informe del Sistema de Gestión de Calidad y
Gestión Ambiental.
Sobre del estado del Sistema de Control Interno se informó al Director General,
sobre el indicador de madurez respecto del Sector Hacienda, el cual, para el año
2013 fue de 58.7%, afectado especialmente por factores como la administración
del riesgo, el entorno de control, la información y comunicación y las actividades
de control.
El Director General ha establecido una mesa de trabajo del nivel directivo, en la
que cada semana se tratan temas relevantes y prioritarios para la entidad,
propuestos por el Director General, los Directores de Gestión y los Jefes de
Oficina, quienes son los asistentes a dichas reuniones. En este espacio de trabajo
con el Director General se realiza seguimiento a las gestiones adelantadas en
algunos temas de impacto, el avance de los mismos, así como de eventos o
reuniones que se tienen previstas en la agenda de los directivos, convirtiéndose
estas mesas en un mecanismo de control permanente de la gestión de la entidad.
La Dirección General comunicó la política de provisión de empleos 2014,
visibilizando este proceso a todos los funcionarios, lo cual ayuda a garantizar los
principios que rigen la carrera administrativa de la entidad.
En el presente año se dio continuidad al diagnóstico de los componentes locales
de inteligencia en las actividades económicas de los clientes de cada jurisdicción
seccional, considerando para el efecto como referente el diseño del componente
local presentado en el año 2013. Con este trabajo, además de dar cumplimiento a
los acuerdos de gestión firmados con los gerentes públicos regionales, se
pretende que se propongan programas locales de servicio y control que permitan
un mejor desempeño de las direcciones seccionales con programas acordes a
cada región. “El documento de componente local de inteligencia a realizar este
año, se da en un escenario tributario diferente por la incidencia de la reforma
tributaria Ley 1607 de diciembre de 2012, con efectos directos en la tributación del
año gravable 2013. En este contexto a diferencia del anterior documento de
componente local de inteligencia 2013 donde se dispuso la información y se
realizó el análisis para el lustro 2008 – 2012, en el presente documento de
componente local de inteligencia 2014, el análisis de la información pre y post
reforma se circunscribirá a la información disponible de los años gravables 2012 y
2013”. (Texto tomado de la guía para elaboración del informe).
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
La entidad se encuentra construyendo su Plan Estratégico 2014 -2018, en razón a
que el plan anterior contemplaba acciones hasta el año 2014. En tal marco
institucional, la entidad viene adelantando acciones para la consolidación de un
Plan Estratégico Institucional que involucre la visión de sus Directivos, de sus
funcionarios y de la ciudadanía, para lo cual están adelantando foros con el fin de
escuchar las opiniones de todos los actores mencionados. En el pasado mes de
octubre se llevó a cabo el foro con los funcionarios de la entidad a través de la
plataforma de Internet, contemplando los siguientes temas:




Elementos de la Planeación Estratégica 2014 – 2018
Propuestas de mejora en la gestión de la DIAN
Competencias en el tema de planeación y evaluación, y
La planeación desde mi puesto de trabajo
Para la elaboración del Plan Estratégico, la DIAN está analizando el Contexto
socioeconómico internacional, indicadores macroeconómicos mundiales,
indicadores de tributación internacional, los lineamientos del Gobierno Nacional
incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo, el contexto socioeconómico nacional,
los estudios de organizaciones internacionales sobre Colombia y otros que
permiten entre todos la conjunción de los temas nacionales e internacionales
necesarios para definir el rumbo de esta entidad, pilar del Gobierno Nacional para
la financiación de sus planes.
La periodicidad de este informe nos permite analizar la gestión de la entidad al
tercer trimestre del año, en sus diferentes planes.
Respecto del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la DIAN, éstos se
comportan de la siguiente manera, con corte a 30 de septiembre del presente año:
cumplimiento voluntario 93%; apoyar la sostenibilidad de las finanzas públicas
91%; y contribuir a la competitividad del país 93%.
El cumplimiento general de la entidad, respecto de los pilares estratégicos con
corte al mes de septiembre, es del 93% y los resultados individuales se observan
en el siguiente cuadro.
En cuanto al Plan Operativo de la entidad se observa un cumplimiento ponderado
por lugar administrativo del 101.8%, con corte de metas y resultados al tercer
trimestre. El detalle del cumplimiento será plasmado en los informes trimestrales
por cada área (ITA), los cuales por ajustes serán presentados al mismo corte en
los primeros días del mes de diciembre. Sin embargo, sin poder entrar a detallar
de las razones, se puede comentar que el cumplimiento seccional es alto, con
algunas excepciones, como es el caso de las Direcciones Seccionales de Yopal y
San José del Guaviare y en el nivel central también es cercano al 100%, a
excepción de las Subdirecciones de Gestión de Recursos Financieros y de
Fiscalización Internacional.
En forma adicional a la planeación táctica y operativa de la entidad, se manejan
otros planes como el Plan de Adquisiciones, el Plan Anticorrupción y el Plan de
Manejo de Riesgos.
Respecto de la ejecución contractual, en el año 2014 la entidad había programado
la ejecución de contratos por valor de $158 mil millones en el nivel central, de los
cuales, con corte a octubre 31, ha iniciado procesos por valor de $119 mil
millones, representando esto el 75% de la ejecución del año. De manera general
se puede decir que es una ejecución acorde a la fecha del año en que nos
encontramos, sin embargo, al observar de manera detallada la ejecución del nivel
seccional se observa que el cumplimiento de éste apenas llega en promedio al
61% y hay algunas direcciones seccionales con ejecuciones por debajo del 50%,
lo cual indica que seguramente no se cumplirá con lo planeado, afectando de esta
manera tanto el plan nacional, como las operaciones que dependían de esos
contratos programados y no ejecutados.
La entidad se administra a través de un modelo de gestión por procesos, el cual
en el marco de la modernización que adelanta la entidad ha generado la
actualización del total de las 15 caracterizaciones de procesos DIAN y se han
publicado 298 procedimientos actualizados, así como más de 646 documentos
entre formatos, cartillas e instructivos asociados a los procedimientos.
En el periodo de julio a octubre de 2014, se actualizaron 11 caracterizaciones de
proceso, 194 procedimientos y 467 documentos entre formatos, cartillas e
instructivos asociados a los procedimientos.
Dentro de los procedimientos y otros documentos publicados se ha iniciado la
documentación de lo relativo al Sistema de Gestión Ambiental, en el marco de la
implementación del mismo.
Igualmente se ha iniciado la fase de mejoramiento de los documentos, como parte
de la mejora continua con ajustes metodológicos y avance en la integración entre
los procesos. Esta etapa tiene previsto finalizar en junio de 2016.
La DIAN mantiene una estructura organizacional de tipo funcional con un Director
General como representante de la misma, siete direcciones de gestión, dos
Oficinas, las cuales reportan al Director General y un órgano de Defensoría del
Contribuyente y Usuario Aduanero. Cuenta con una planta de personal global, con
sus cargos definidos por su perfil del rol y sus funciones detalladas en los
manuales de funciones.
Cuenta además con una planta de empleos temporales, que permite cubrir
aquellas situaciones para las cuales se requiere reforzar la planta global.
Actualmente, el Director General ha anunciado la provisión de las vacantes de las
plantas temporal y global a través de los mecanismos establecidos en la
normatividad de la carrera administrativa, lo cual permitirá a los funcionarios
posibilidades de ascenso, tanto de manera temporal como definitiva, cuando se
desarrollen los concursos de ingreso y ascenso para la provisión de vacantes de
manera definitiva.
La entidad sigue en el camino para modernizar su estructura organizacional, lo
cual le permitirá ser más competitiva.
Con una nueva estructura la entidad busca:

Fortalecimiento y formalización del nivel territorial, generar mayor presencia
institucional, cobertura y control.

Generación de incentivos para los servidores en zonas vulnerables del país.

Fortalecimiento de la gestión del talento humano.

Adopción de un modelo organizacional para la interrelación efectiva entre la
planeación, los procesos, los datos y la tecnología al servicio del ciudadano.
Recomendaciones
De acuerdo con lo evidenciado en las visitas de la Oficina de Control Interno, se
sugiere diseñar una estrategia para socializar y lograr que se conozcan y se
apliquen los nuevos procedimientos, así como que sean utilizados los controles
inmersos en ellos.
La entidad debe establecer los controles necesarios para que se lleven a cabo las
acciones tendientes al cumplimiento de sus planes. Al corte del mes de octubre es
muy posible que no se cumpla con lo previsto en el Plan de Adquisiciones, lo cual
puede afectar la gestión de la entidad.
Se debe efectuar seguimiento a las direcciones seccionales y dependencias del
nivel central que no alcanzan los cumplimientos establecidos en los planes
operativos y establecer los correctivos necesarios en los compromisos de los
gerentes públicos.
PRINCIPIO DE AUTORREGULACIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La entidad sigue avanzando en esta materia. En este periodo se realizó una
reunión de acercamiento con la Presidencia de la República con el fin de solicitar
autorización de la Oficina contra la Corrupción que permitiera a la DIAN analizar
los riesgos de corrupción con las mismas escalas de probabilidad e impacto con
las cuales se analizan los riesgos de procesos. Esto se logró mediante
comunicación escrita de dicha dependencia, documento que reposa en la
Coordinación de Administración y Perfilamiento de Riesgos.
Con base en todo lo anterior, se procedió a documentar los nuevos
procedimientos y la nueva metodología institucional del Proceso de Gestión de
Riesgos, los cuales presentan las siguientes mejoras:

Se crea el Subproceso Nivel 1 de Gestión de Riesgos, que involucra tanto los
riesgos operacionales, como los riesgos de cumplimiento y corrupción,
integrando al sistema elementos de control fundamentales en la organización
como el perfilamiento, la selectividad, la elaboración de estudios económicos y
la producción de programas de control posterior.

Se unifican las metodologías para el análisis de los diferentes tipos de riesgo
de la entidad, los cuales son: operacionales, de corrupción, de cumplimiento,
etc.

La identificación de riesgos se debe hacer a partir de la definición de los
nuevos procesos que se han identificado y documentado en la entidad, por
parte de la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales.

Los controles que se determinen para los diferentes riesgos que se identifiquen
para los procesos deben estar documentados dentro de los procedimientos de
cada proceso, la evaluación de efectividad de los controles, individualmente y
conjuntamente considerados, debe realizarse y documentarse dentro de la
respectiva matriz de riesgos del proceso.

Los KRI (Key Risk Indicators), deben ser definidos utilizando la metodología
establecida por la Coordinación de Planeación y Evaluación y el reporte de sus
resultados debe ser realizado utilizando el servicio informático de Planeación.

Se deben establecer y documentar Planes de Remediación o Contingencia
dentro de cada matriz de riesgos con el fin de brindar pautas a los ejecutores
de los procedimientos en todos los niveles, acerca de las acciones a seguir
cuando se detecte la materialización de un riesgo.

Se determinaron y documentaron cuatro procedimientos dentro del proceso de
Gestión de Riesgos, así: Planificación de la Gestión de Riesgos,
Implementación de la Gestión de Riesgos, Monitoreo y Mejoramiento de la
Gestión de Riesgos y Soluciones para el Control de Obligaciones TAC.

Se documentó una metodología para la gestión de riesgos y se definió una
clasificación de riesgos teniendo en cuenta la naturaleza de los diferentes
procesos y funciones de la entidad.

Se continúa trabajando en el acompañamiento de la caracterización de los
procesos en lo relacionado con la inclusión de los riesgos de cada
procedimiento.
Por su parte, la Oficina de Control Interno llevo a cabo la evaluación al Sistema de
Riesgos de Cumplimiento y determinó que ésta estuvo concebida como un modelo
de asignación de puntaje para los contribuyentes y usuarios aduaneros. Es
importante que adicionalmente se defina como un proceso estructurado, con
etapas para la identificación sistemática, evaluación, clasificación y tratamiento de
los riesgos que afectan el cumplimiento de las obligaciones TAC que administra la
entidad.
En una auditoría practicada por la Oficina de Control Interno al procedimiento de
Reconocimiento de Carga y de Mercancías de Tráfico Postal y Envíos Urgentes se
determinó que el riesgo en el procedimiento es muy alto, debido, entre otros
factores, a la falta de adecuados controles en el tema informático, pues por
ejemplo se dificulta confrontar que el contenido, valor y pago de impuestos de los
envíos son consistentes con la información suministrada por el Courier. De igual
forma se evidencia falta de unidad de criterios respecto a la mejor alternativa para
brindar la solución informática requerida.
De manera general se evidencia que no existe una gestión integral de riesgos
madura en la entidad, lo cual permite que éstos se puedan materializar generando
situaciones adversas en los procesos e incluso llevando a posibles instancias
disciplinarias para los funcionarios.
La DIAN continúa adelantando las labores tendientes al cumplimiento del Plan de
Anticorrupción y Atención al Ciudadano, en el cual se establecieron cuatro
acciones fundamentales:
 Identificación de los mapas de riesgos de corrupción y acciones para su
manejo.
 Estrategia Antitrámites
 Estrategia de Rendición de Cuentas
 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
ACTIVIDADES DE CONTROL
La DIAN tiene publicadas en su página web las políticas de operación
relacionadas con la misión, el recaudo, el servicio, el control y el desarrollo de la
entidad, entre otras.
Se han actualizado cerca de 300 procedimientos que hacen parte del mapa de
procesos, algunos de los cuales ya contienen análisis de riesgos y los controles
inherentes. Aquellos que aún no cuentan con la caracterización completa se
siguen gestionando con los controles que se habían identificado anteriormente.
En la entidad se ejerce control desde diferentes niveles. Por una parte, está el
autocontrol o autoevaluación que realizan las dependencias a sus subordinados
bien sea técnicos o jerárquicos. Un segundo nivel de control lo ejerce la Oficina de
Control Interno, en desarrollo de su programa de auditoría y un tercer nivel es
ejercido por las entidades de control externas, como son la Contraloría General de
la República, la Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y
Contribuciones Parafiscales -ITRC-, las Veedurías (ciudadanía), etc.
Las direcciones de gestión han adelantado, a través de sus subdirecciones de
gestión, las acciones de autoevaluación en cumplimiento del Memorando 232 de
2014, en el que se ratifica que se deroga la Orden Administrativa 002 de 2008 y se
dictan los lineamientos para esta labor.
El manejo de la información en la entidad es crítico, por lo cual como una medida
muy importante de control, a nivel de toda la entidad, y con base en las
recomendaciones de las Políticas del Código del Buen Gobierno, creó su propia
Política de Seguridad de la Información, como norma fundamental para la
planeación y ejecución de todos los procesos misionales, estratégicos y de apoyo,
así como para cumplir con los estándares requeridos por los acuerdos nacionales
e internacionales para el intercambio de información.
Con el apoyo de Planeación, las áreas han diseñado indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad, los cuales son aplicados a los procedimientos y permiten
medir la gestión de la entidad. Los resultados de los principales indicadores se
encuentran publicados en el portal de la DIAN para que los funcionarios y la
ciudadanía puedan conocer en forma directa su desempeño y avances respecto
de la gestión.
La medición de algunos de los indicadores agregados por proceso, al mes de
octubre, nos muestra el siguiente panorama:
Una ejecución cercana al 100% en la mayor parte de ellos, con un proceso como
es Comercialización en el que sus indicadores se encuentran en promedio por
debajo del 90%, en el cual se deberá hacer un mayor esfuerzo en los dos meses
finales del año para alcanzar las metas propuestas, especialmente en lo
relacionado con la disposición de mercancías.
En atención a lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en
particular en el Elemento Modelo de Operación por Procesos, la DIAN cuenta con
los procesos y procedimientos documentados y formalizados, los cuales se
encuentran publicados en Diannet, en el micrositio “Gestión por procesos”, Listado
Maestro de Documentos.
El Manual de Calidad contiene los objetivos, estructura y alcance del sistema, la
política y los objetivos de calidad, la misión, visión, clientes, proveedores, partes
interesadas, la estructura de la documentación, el mapa de procesos, y la
referencia a dos componentes claves relacionados con el sistema, como son: la
administración del riesgo y la medición análisis y mejora, a través de los cuales se
monitorea y ajusta el desempeño de los procesos y la gestión de la entidad con el
fin de lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales.
El manual de calidad se encuentra publicado en http://diannet.dian.gov.co/manualde-calidad y hace parte del listado maestro de documentos del SGCCI.
COMPONENTE INFORMACIÓN
En cumplimiento del artículo 76 de la Ley Anticorrupción, semestralmente se
efectúa un seguimiento al sistema de QRSP por parte de la Oficina de Control
Interno. En la atención de las quejas y peticiones, aún cuando se siguen
presentado, la entidad ha adelantado algunas acciones tendientes a la atención de
las mismas, así:

Se solicitaron ajustes al SIE de QRS, mejorando la usabilidad y navegabilidad,
para que el ciudadano - cliente pueda interponer sus solicitudes de forma más
efectiva y rápida.

Se fortaleció el Contact Center con capacitación y se solicitó que los incidentes
comunes fueran enviados a la Subdirección de Gestión de Tecnología de
Información y Telecomunicaciones.

Se envían oficios al competente recordando la importancia en la calidad de las
respuestas y solicitando que se realicen acciones de mejoramiento frente a las
quejas y reclamos que son reiterativos frente a un procedimiento o proceso.

Visitas de supervisión y control a las direcciones seccionales en las que se ha
revisado el procedimiento de QRSPF, realizando reuniones de concientización
con los directores seccionales y sus respectivos jefes.
Respecto a la gestión documental de la entidad, está en desarrollo el proyecto del
Sistema de Gestión Documental Electrónico, cuyo objetivo es el manejo integral
de la gestión del documento desde el momento de su ingreso a la DIAN o la
producción interna del mismo.
Actualmente, dado el avance del proyecto y con el fin de sensibilizar a los
funcionarios de la entidad se está desarrollando un diplomado de formadores en
dicho sistema.
La Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones,
consciente de los riesgos inherentes al manejo de la información y de la
importancia de preservar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de ésta,
inició con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones – Mintic, el proceso para la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad de la Información SGSI.
En desarrollo de esta política socializada a través del Código de Buen Gobierno, la
entidad busca la protección de la información e incentiva a cada uno de los
servidores públicos a salvaguardarla a través de medios físicos, electrónicos y de
su comunicación verbal.
La entidad sabe que lograr seguridad en el manejo de la información, hace que los
contribuyentes, usuarios y demás públicos de interés, confíen en su trabajo, y que
es una manera de acercarse a la ciudadanía.
Proteger la información asegura además la calidad en los procesos, el
cumplimiento de la legislación y cierra brechas de riesgos de fuga de la misma.
COMUNICACIÓN PÚBLICA
La entidad cuenta con una fortaleza respecto de la comunicación con sus
funcionarios, a través del portal interno DIANNET, el cual incluye información que
se actualiza diariamente sobre el desempeño de la entidad en sus diferentes
puntos a nivel nacional. Este portal es administrado por la Oficina de
Comunicaciones que reporta al Director General, es decir, una oficina del primer
nivel en la entidad, que garantiza la comunicación a todos los funcionarios.
En este mismo portal tienen cabida, además, las organizaciones sindicales y es un
canal para conocer las noticias en relación con el desarrollo del talento humano a
nivel nacional.
A partir del mes de agosto, la entidad viene preparando el evento de rendición de
cuentas a través de una audiencia pública, para lo cual ha desarrollado un
cronograma de trabajo que incluye el alistamineto institucional, la campaña
informativa, la elaboración de informes, foros de sensibilización internos y
externos, divulgación previa del informe, para finalmente en el mes de noviembre
llevarla a cabo.
Sin embargo, durante todo el año, a través de la página web, la entidad mantiene
comunicación con los usuarios, proporciona información del uso público e
interactúa a través de foros.
Un tema muy importante en el presente año, fue toda la campaña realizada
alrededor de la obligación de declaración de renta para personas naturales. Se
llevaron a cabo campañas informativas, foros, capacitaciones, talleres y toda la
información necesaria para dar a conocer a la ciudadanía la obligación
mencionada.
Recomendaciones
•
La entidad debe fortalecer las acciones tendientes al manejo integral de toda la
política de riesgos, toda vez que es uno de los puntos más débiles de su
gestión. Esto incluye una muy importante labor de divulgación y
concientización del riesgo en cada uno de sus funcionarios y en su equipo
directivo.
•
El buen trabajo realizado en el nivel central, respecto de la actualización de
procedimientos y procesos, debe incluir una estrategia de comunicación a nivel
nacional, además de su publicación en las carpetas públicas. Lo anterior con el
fin de que los funcionarios apliquen los procedimientos ajustados y los
controles para prevención de situaciones de riesgo.
•
En cada una de las visitas que se realizan por parte de la Oficina de Control
Interno o de la Contraloría General de la República se detectan situaciones
adversas, algunas de las cuales son repetitivas, por lo cual los controles que se
aplican en las direcciones seccionales aún no logran una efectividad
importante. El equipo directivo de la entidad, en sus diferentes niveles, debe
desarrollar acciones que logren una efectividad de éstos en su real aplicación
diaria.
PRINCIPIO DE AUTOCONTROL
AUTOEVALUACIÓN
Con la expedición del Memorando 0232 de junio de 2014, se dio línea sobre la
autoevaluación en la entidad y ordena a cada proceso efectuar verificaciones o
seguimientos permanentes sobre el cumplimiento de objetivos, metas, controles
para mitigar riesgos de operación y de corrupción, indicadores, planes de
mejoramiento, etc., y se solicita actualizar las caracterizaciones de proceso y
procedimientos que se encuentran publicados o en desarrollo.
Sobre estas autoevaluaciones las dependencias no deberán generar informes
adicionales a los que ya se realizan trimestralmente (ITA) y en dicho informe
deben plasmar las situaciones de mejora necesarias para la gestión o para la
implementación de nuevos controles a los riesgos detectados.
De igual forma se siguen realizando, a nivel nacional, los Comités de Operación
trimestrales, en los cuales los Directores Seccionales plasman la situación del
trimestre analizado y las mejoras necesarias para el cumplimiento de la gestión
asignada.
Por otra parte se realizan las auditorías y evaluaciones independientes al Sistema
de Control Interno por parte de la Oficina de Control Interno, las cuales se
mencionan posteriormente.
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Al mes de septiembre la Oficina de Control Interno se han realizado 21
procedimientos de auditoría a nivel nacional (incluye evaluaciones), enfocadas a
verificación de controles y del manejo de riesgos, tema en el cual aún se siguen
presentando atrasos, por lo cual se hace evidente que el manejo del riesgo
operacional de la entidad es todavía muy débil. No se manejan con propiedad los
mapas de riesgo y por supuesto las acciones de control asociadas, dando origen a
nuevos hallazgos.
Por otra parte, la Oficina de Control Interno presentó 23 informes de ley dentro de
los cuales están los informes pormenorizados y la Evaluación del Sistema de
Control Interno, presentada en el primer semestre.
PLANES DE MEJORAMIENTO
En desarrollo de la función de enlace con entes externos de control, que tiene la
Oficina de Control Interno y en cumplimiento a lo ordenado en la Resolución
Orgánica 7350 de 2013 de la Contraloría General de la República, respecto de los
planes de mejoramiento, esta Oficina efectúa el seguimiento a los mismos y
suscribe en SIRECI los planes de mejoramiento resultado de los informes de las
visitas efectuadas por la CGR.
Actualmente se encuentra en proceso de depuración el plan de mejoramiento
vigente suscrito con la CGR respecto de las acciones que se encuentran con un
cumplimiento del 100%, tarea que culminará a final del presente año y se estima
se reducirá el plan en más de un 80%. Por otra parte, la Oficina de Control Interno
en su función de apoyo a las áreas responsables de los procesos, ha participado
haciendo recomendaciones sobre las acciones de mejoramiento para que éstas
sean presentadas en forma coherente e integra.
También desde la Oficina de Control Interno se hace seguimiento a las
recomendaciones de la Agencia del ITRC, para lo cual el equipo de auditores
efectúa el seguimiento sobre las acciones a realizar con el fin de confirmar que las
acciones realmente tiendan al mejoramiento de los procesos.
Actualmente la DIAN se encuentra preparando un documento de metodología de
manejo de los planes de mejoramiento, en el cual se incluyen todos los detalles
necesarios desde su concepción hasta su finalización. La intención es contar con
un documento que regule el procedimiento y sea conocido y aplicado por todas las
dependencias de la entidad, incluida la Oficina de Control Interno.
Recomendaciones
•
En próximos días la Contraloría General de la República presentará informe
final sobre la depuración del plan de mejoramiento de nuestra entidad, a partir
del cual las diferentes dependencias responsables de los procesos auditados
deberán desarrollar acciones efectivas que mitiguen la situación problema
evidenciada y garantizar que éstas sean consistentes hacia el futuro.
•
El equipo directivo y especialmente la Dirección de Gestión Organizacional,
responsable de la actualización del MECI de la entidad, deberán incluir en este
momento las acciones tendientes a la corrección de las dificultades detectadas
por la Oficina de Control Interno al momento de la evaluación del indicador de
madurez del sistema.
•
A nivel de toda la organización se debe efectuar un trabajo fuerte de
concientización del autocontrol, como herramienta fundamental en el desarrollo
de las labores, buscando evitar errores que pueden ser detectados y
corregidos en un primer nivel de control.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Jefe de la Oficina de Control Interno, ha presentado al comité el estado general
del Sistema de Control Interno, el cual para el año 2013 fue evaluado de acuerdo
al modelo de madurez del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, resultado
del diligenciamiento de la encuesta diseñada por el DAFP.
A la par fueron presentados al comité los principales aspectos que afectaron la
calificación, con el fin de que el equipo directivo implemente acciones de
mejoramiento en ese sentido.
En resumen para el año 2014, el desarrollo de la encuesta fue una evaluación
cuantitativa y cualitativa de acuerdo a unos elementos. Así mismo muestra la
ubicación de la entidad en el Sector Hacienda, cuadro de los resultados sistema
de control interno vigencia 2013, en el que la DIAN presenta un indicador de
madurez MECI del 58.7%.
Para lo que resta del año 2014 y para el 2015, es importante realizar un plan de
mejoramiento o acciones que incrementen el estado de madurez del Sistema de
Control Interno en la entidad, por lo cual el equipo de modernización del MECI se
encuentra analizado y trabajando en pro del mejoramiento de los factores que
deben ser abordados con prioridad.
Se observan importantes acciones en materia del desarrollo de procesos, del
talento humano y del compromiso ético de los funcionarios, lo cual es importante
para la buena gestión de la entidad.
Respecto de la actualización del MECI, la DIAN ha organizado un equipo de
trabajo que depende de la Dirección de Gestión Organizacional, con el fin de llevar
a cabo esta labor, el cual debe proponer las acciones que se deben realizar al
interior de la DIAN para lograr esta implementación. El cronograma de trabajo
hasta el momento se cumple según lo previsto.
Atentamente,
LUIS ALFREDO REYES PARRA
Jefe de Oficina de Control Interno (E)