procedimiento de prácticas comerciales en el marco del proyecto de

PROCEDIMIENTO DE PRÁCTICAS COMERCIALES EN EL MARCO DEL
PROYECTO DE DESARROLLO RURAL SUSTENTABLE
I.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
En el marco de los acuerdos y compromisos pactados en la videoconferencia
desarrollada con participación de personal de Banco Mundial, de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público (SHCP), del FIRCO y del Equipo de Implementación del
Proyecto de Desarrollo Rural Sustentable (PDRS), celebrada el pasado 6 de noviembre
de 2014, se estableció que FIRCO presentara una propuesta de nueva definición de
Prácticas Comerciales con base a las experiencias desarrolladas en la primera fase
operativa del PDRS y que esta, abone a una mayor transparencia, simplificación y
oportunidad del proceso.
En cumplimiento con lo anterior, a continuación se presenta a los agentes que intervienen
en la implementación del PDRS, la propuesta de referencia, la cual plantea un mecanismo
de adquisición más ajustado a un entorno competitivo, considerando aspectos técnicos,
económicos y ambientales, lo cual permitirá, en igualdad de circunstancias, elegir al
proveedor que oferte la propuesta cuya evaluación económica y de sus especificaciones
técnicas, sea la más adecuada para las necesidades del subproyecto, sin que esto
implique que será la económica más baja.
En este sentido y de acuerdo con las Reglas de Operación de los Programas Especiales
de la SAGARPA, que son fuente de financiamiento para la implementación de las
acciones del PDRS, la adquisición de estos bienes es competencia y responsabilidad
única de los beneficiarios de estas tecnologías, resultado de la interactuación con los
proveedores de los equipos, mediante una relación comercial entre dos particulares.
De lo anterior se deriva la importancia que tiene unificar criterios en torno a las Prácticas
Comerciales para la adquisición de bienes y su instalación, que se llevarán a cabo a partir
del ejercicio de 2015 en aquellos contratos que se concerten con los beneficiarios en el
marco del financiamiento adicional y del donativo GEF. Este proceso de adquisiciones
permitirá hacer más transparente la participación de los proveedores de equipos, así
como su vinculación con los beneficiarios a los que se otorguen apoyos para las distintas
tecnologías, a fin de garantizar que los bienes adquiridos cuentan con las
especificaciones técnicas desarrolladas por el FIRCO para cada una de las tecnologías
y con ello, que se garantice el cumplimiento del objetivo de la generación de energías
limpias en beneficio de los agronegocios beneficiados.
Este procedimiento se basa en la obtención de varias cotizaciones de diversos
proveedores, a fin de obtener precios competitivos, utilizando un método comparativo
técnico y económico que sustente el dictamen de adjudicación de aquel proveedor que
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cumpla con los requerimientos técnicos solicitados y oferte las mejores condiciones, a fin
de asegurar la correcta implementación del subproyecto del beneficiario.
II.
PROCEDIMIENTO
Este procedimiento de Prácticas Comerciales se realizará a través de un Sistema en línea
que estará disponible para los beneficiarios y proveedores en el sitio
http://www.proyectodeenergiarenovable.com/.
Para efectos de la administración en línea del Sistema, se contará con un profesionista
al interior del Equipo de Implementación del Proyecto, quien tendrá dentro de sus
funciones, la responsabilidad de llevar el control y seguimiento de esta plataforma.
La información que se ingrese al Sistema WEB es responsabilidad de los beneficiarios y
de las empresas proveedoras participantes, ya que FIRCO no tiene posibilidad de
modificar dicha información.
En todos los casos, el FIRCO actuará como facilitador para el manejo del Sistema WEB,
pero no tiene responsabilidad en la toma de decisiones del beneficiario.
Este portal consta de 8 módulos que son: I) Inicio, II) Proyectos Apoyados, II) Empresas
Verificadas, IV) Bioeconomía 2010, V) Adquisiciones, VI) Cotizaciones, VII) Documentos
de Interés, VIII) Cursos y Videos.
Para los efectos del procedimiento de Prácticas Comerciales se utilizará el módulo de
Adquisiciones que a su vez se integra por 5 submódulos: 1) Carta Invitación, 2)
Cotizaciones, 3) Evaluación y Dictamen, 4) Registro de Empresas, y 5) Consulta Pública.
Estos submódulos se aplicarán bajo la mecánica operativa siguiente:
1) Carta Invitación.- FIRCO ha elaborado formatos estándar de Carta Invitación
(Anexo 1) para cada una de las tecnologías. La información que deberá registrarse
en estas Cartas será: datos generales del agronegocio, datos de contacto del
Solicitante o del Representante Legal y los requerimientos técnicos de la
tecnología que adoptará el beneficiario. Asimismo, en esta Carta Invitación se
señalará la fecha límite en que los proveedores deberán presentar sus
cotizaciones, que es de 10 días naturales. Para el llenado de esta Carta, el
beneficiario contará con el apoyo y asesoría técnica de la Gerencia Estatal del
FIRCO correspondiente. Una vez emitida la Carta Invitación, el Sistema WEB
bloquea la posibilidad de que se realicen modificaciones a la Carta o que el
solicitante pueda emitir otra Carta para esa solicitud.
La Carta Invitación presentará condiciones generales de las propuestas técnico–
económicas a recibir que se dividen en 6 aspectos principales:
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a) Presentación de las propuestas.- En este apartado de la Carta, se indicará
de manera general a los proveedores interesados en participar, la
documentación obligatoria que deberán cargar en el módulo de cotizaciones
del Sistema WEB. Esta documentación dependerá de cada vertiente
tecnológica apoyada por el PDRS, pero de manera general contará con lo
siguiente:
 Carta Invitación personalizada que generará el Sistema WEB.
 Oferta técnico – económica cargada en línea en hoja membretada y
firmada por el representante del proveedor.
 Cotización desglosada coincidente con la información cargada en línea.
 Memoria de cálculo del dimensionamiento del equipo.
 Fichas técnicas de la tecnología, partes y componentes a instalar.
 Certificación de los equipos y accesorios, en función de las normas y
regulaciones tanto a nivel nacional como internacional para cada una de
estas tecnologías, misma que se detallan en las especificaciones
técnicas.
 Cuantificación de impactos económicos, energéticos y ambientales del
proyecto.
La falta de alguno de estos documentos será causal de descalificación de
propuesta, por lo que dentro de la Carta se solicitará a los proveedores verificar
a detalle que sus ofertas incluyan esta información.
b) Requerimientos técnicos del sistema
En la Carta Invitación se indicará que las propuestas de los proveedores
deberán cumplir con lo establecido en los documentos de especificaciones
técnicas por tipo de tecnología que ha desarrollado el FIRCO en materia de
sistemas de energía renovable (biodigestores, motogeneradores/turbinas,
fotovoltaicos interconectados a red, térmicos solares y aprovechamiento de
biomasa) y para el caso de eficiencia energética (sistemas de bombeo, chillers,
cámaras de refrigeración), los criterios técnicos base que son equivalentes a
estos estándares y las obras accesorias para interconexión. Estos documentos
estarán disponibles para consulta por parte de los proveedores en el módulo
de Cotizaciones del Sistema WEB.
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Asimismo, por cada vertiente tecnológica se incluirán los aspectos más
relevantes de estos estándares, así como indicaciones técnicas adicionales
para la presentación de sus propuestas.
c) Aspectos generales.- En este rubro se presentan consideraciones referentes
a los siguientes puntos:
i.
Cotización.- Se indicará que la cotización que dará soporte a la
propuesta cargada en el Sistema WEB, deberá desglosarse por cada
una de las partes que componen el sistema y que deberán incluir los
indicadores técnicos-económicos definidos para cada tipo de
tecnología.
ii.
Moneda de la propuesta.- La oferta económica que el proveedor
cargue en el Sistema deberá presentarse exclusivamente en moneda
nacional. En caso de que el proveedor tenga su propuesta en moneda
extranjera, para convertirla a moneda nacional y estar en posibilidades
de cargarla en el sistema, la fecha que deberá tomarse para realizar
esta conversión será la fecha de presentación de su cotización y el tipo
de cambio será tomado de acuerdo a lo indicado en el Diario Oficial de
la Federación en el caso de propuesta en dólares y el del banco
Banamex para otro tipo de moneda extranjera.
iii.
Garantías.- Por cada tipo de tecnología, se definirán las garantías que
se encuentran dentro de las especificaciones técnicas elaboradas por el
FIRCO.
iv.
Vigencia de la cotización.- Se definirá que la empresa a la cual se
adjudique el contrato, se comprometerá a respetar el monto cotizado
durante un periodo de 45 días y garantizará en su cotización que el
equipo y suministros a instalar serán aquellos que constituyan las partes
y componentes incluidos en la cotización que sirvió de base para realizar
el cuadro comparativo y dictamen de adjudicación.
v.
Condiciones comerciales.- Por cada tecnología se definirá un plazo de
entrega, instalación y operación después de adjudicado el contrato. La
entrega e instalación del equipo, partes y componentes se realizará en
las instalaciones del agronegocio. Deberá definir en su propuesta, el %
de pagos en función del anticipo, embarque, desarrollo, término y
operación de la tecnología, según sea el caso.
vi.
Servicios postventa.- La propuesta deberá considerar los servicios
postventa siguientes:
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a) Capacitación para la operación de la tecnología a personal del
agronegocio.
b) Asistencia técnica oportuna por tecnología.
c) Servicios de mantenimiento y disponibilidad de refacciones.
d) Proceso de evaluación y dictamen.- Para cada tecnología, se explicará
dentro de la Carta, el proceso que se seguirá para realizar la evaluación y
dictaminación por parte del beneficiario.
La información recibida de cada uno de los proveedores será revisada y en
caso de cumplir con los requerimientos solicitados, está será evaluada en un
cuadro comparativo realizando un análisis desde el punto de vista técnico,
económico, ambiental y comercial para seleccionar a aquella empresa que
cumpliendo con todos estos requisitos presente la cotización más adecuada a
los requerimientos del subproyecto.
e) Criterios orientativos de selección.- Se indicará en la Carta Invitación que
durante la evaluación de las propuestas, se tomarán en cuenta criterios
orientativos que apoyarán la toma de decisiones del beneficiario para la
selección de los proveedores. Estos criterios se incluirán en el cuadro
comparativo de propuestas y tendrán un puntaje que permitirá priorizar las
propuestas recibidas que cumplen con los aspectos técnicos, económicos,
ambientales y comerciales solicitados, sin que esta calificación sea limitativa
para definir la empresa que ejecutará los trabajos.
Entre estos criterios se encuentran:
 Visita a la unidad productiva.- De igual forma, establece que será altamente
deseable que el proveedor interesado en hacer una propuesta, realice una
visita de campo al predio en el que se desarrollará el subproyecto, a fin de
que pueda constatar las condiciones del terreno o de las instalaciones en
donde se ubicará la infraestructura o se instalarán los equipos; las
facilidades y condiciones de acceso (carreteras, caminos de terracería,
etc.) al agronegocio o la unidad de producción. Lo anterior con la finalidad
de que la cotización que se presente esté lo más ajustada posible al
contexto en el que se desarrollarán los trabajos.
 Pronta respuesta del proveedor para ofrecer atención con base en su
ubicación geográfica respecto al subproyecto.- El beneficiario puede
considerar la cercanía del proveedor al subproyecto, buscando una
respuesta inmediata ante cualquier eventualidad.
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 Garantías adicionales a las contempladas en especificaciones.- El
proveedor podrá presentar dentro de sus propuestas técnico-económicas
garantías de materiales y equipos superiores a las establecidas en las
especificaciones técnicas, pudiendo ser un criterio de selección por parte
de los beneficiarios.
Reconocimiento de experiencia del proveedor en instalaciones de
tecnologías de energías renovable y eficiencia energética.- El beneficiario
podrá tomar en cuenta el conocimiento que tenga de la experiencia del
proveedor en subproyectos exitosos realizados con anterioridad.
 Ofrecimiento de servicios post-venta.- El beneficiario puede considerar en
la evaluación los servicios post-venta adicionales a los que
obligatoriamente se solicitan en la carta invitación.
 Condiciones comerciales satisfactorias a las necesidades del productor.El beneficiario podrá contemplar para la evaluación de las propuestas,
condiciones comerciales adicionales a las solicitadas al proveedor, por
ejemplo, entrega antes del tiempo indicado en la carta invitación.
f) Cláusulas de fraude y corrupción.- Dentro de la Carta Invitación se detallarán
las Cláusulas de Fraude y Corrupción establecidas por el Banco Mundial
(Anexo 1.2), que deberán adoptar los proveedores manifestando la
conformidad en su cotización. Estas cláusulas se presentan a continuación:
El Banco requiere que tanto sus prestatarios (incluyendo los beneficiarios de
préstamos concedidos por la Institución), así como los Oferentes, los
Proveedores, los Contratistas y sus Agentes (hayan sido declarados o no), el
personal de los subcontratistas, proveedores de servicios o proveedores de
insumos que participen en contratos financiados por el Banco, observen las más
elevadas normas éticas durante el proceso de contrataciones y la ejecución de
dichos contratos1 y denuncien2 todo acto sospechoso de fraude y corrupción
que tengan conocimiento o sean informados, durante el proceso de selección y
1
En este contexto, cualquiera acción que tome un oferente, proveedor, contratista o cualquier integrante de su personal, o su agente o sus
subcontratistas, proveedores de servicios, proveedores de insumos y/o sus empleados para influenciar el proceso de contratación o de ejecución
de un contrato para adquirir una ventaja ilegítima, es impropia.
2
En el sitio virtual del Banco Mundial se facilita información sobre cómo denunciar la supuesta comisión de prácticas sancionables, las normas
aplicables al proceso de investigación y sanción y el convenio que rige el reconocimiento recíproco de sanciones entre instituciones financieras
internacionales.
(http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/EXTABOUTUS/ORGANIZATION/ORGUNITS/EXTDOII/0,,contentMDK:22813915~page
PK:64168445~piPK:64168309~theSitePK:588921,00.html)
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las negociaciones o la ejecución de un contrato. A efectos del cumplimiento de
esta política, el Banco:
(1) define de la siguiente manera, a los efectos de esta disposición, las
expresiones que se indican a continuación:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
“práctica corrupta”3 significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o
solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor con el
fin de influir impropiamente en la actuación de otra persona.
“práctica fraudulenta”4 significa cualquiera actuación u omisión,
incluyendo una tergiversación de los hechos que, astuta o
descuidadamente, desorienta o intenta desorientar a otra persona
con el fin de obtener un beneficio financiero o de otra índole, o para
evitar una obligación;
“prácticas de colusión” 5 significa un arreglo de dos o más personas
diseñado para lograr un propósito impropio, incluyendo influenciar
impropiamente las acciones de otra persona;
“práctica coercitiva”6 significa el daño o amenazas para dañar, directa
o indirectamente, a cualquiera persona, o las propiedades de una
persona, para influenciar impropiamente sus actuaciones.
“práctica de obstrucción” significa:
 la destrucción, falsificación, alteración o escondimiento
deliberados de evidencia material relativa a una investigación o
brindar testimonios falsos a los investigadores para impedir
materialmente una investigación por parte del Banco, de
alegaciones de prácticas corruptas, fraudulentas, coercitivas o de
colusión; y/o la amenaza, persecución o intimidación de cualquier
persona para evitar que pueda revelar lo que conoce sobre
asuntos relevantes a la investigación o lleve a cabo la
investigación,
 las actuaciones dirigidas a impedir materialmente el ejercicio de
los derechos del Banco a inspeccionar y auditar de conformidad
con el inciso (e ), mencionado más abajo.
(2) rechazará toda propuesta de adjudicación si determina que el oferente
seleccionado para dicha adjudicación ha participado, directa o a través de un
3
4
5
6
“persona” se refiere a un funcionario público que actúa con relación al proceso de contratación o la ejecución del contrato. En este contexto,
“funcionario público” incluye a personal del Banco Mundial y a empleados de otras organizaciones que toman o revisan decisiones relativas a
los contratos.
“persona” significa un funcionario público; los términos “beneficio” y “obligación” se refieren al proceso de contratación o a la ejecución del
contrato; y el término “actuación u omisión” debe estar dirigida a influenciar el proceso de contratación o la ejecución de un contrato.
“personas” se refiere a los participantes en el proceso de contratación (incluyendo a funcionarios públicos) que intentan establecer precios de
oferta a niveles artificiales y no competitivos.
“persona” se refiere a un participante en el proceso de contratación o en la ejecución de un contrato.
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agente, en prácticas corruptas, fraudulentas, de colusión, coercitivas o de
obstrucción para competir por el contrato de que se trate;
(3) declarará la adquisición viciada y anulará la porción del préstamo asignada a
un contrato si en cualquier momento determina que los representantes del
Prestatario o de un beneficiario del préstamo han participado en prácticas
corruptas, fraudulentas, de colusión, coercitivas o de obstrucción durante el
proceso de contrataciones o la ejecución de dicho contrato, sin que el
Prestatario haya adoptado medidas oportunas y apropiadas que el Banco
considere satisfactorias para corregir la situación, dirigidas a dichas prácticas
cuando éstas ocurran; incluyendo no haber informado al Banco
oportunamente al haberse conocido de dichas prácticas;
(4) sancionará a una firma o persona, en cualquier momento, de conformidad con
el régimen de sanciones del Banco incluyendo declarar dicha firma o persona
inelegible públicamente, en forma indefinida o durante un período determinado
para: i) que se le adjudique un contrato financiado por el Banco a y ii) que se
le nomine b subcontratista, consultor, fabricante o proveedor de productos o
servicios de una firma que de lo contrario sería elegible para que se le
adjudicara un contrato financiado por el Banco.
(5) tendrá el derecho a exigir que, en los contratos financiados con un préstamo
del Banco, se incluya una disposición que exija que los proveedores y
contratistas deben permitir al Banco revisar las cuentas y archivos
relacionados con el cumplimiento del contrato y someterlos a una verificación
por auditores designados por el Banco.
De conformidad con el inciso (5) anterior, los Oferentes permitirán al Banco
y/o cualquier persona designada por el Banco revisar las cuentas y archivos
relacionados con el proceso de licitación y someterlos a una verificación por
auditores designados por el Banco.
Los oferentes deberán proporcionar información sobre comisiones y
bonificaciones, si las hubiere, pagadas o pagaderas a agentes en relación con
esta propuesta y durante el cumplimiento de las actividades del contrato en el
caso de que éste le fuera adjudicado.
a
Una firma o persona podrá ser declarada inelegible para que se le adjudique un contrato financiado por el Banco al término de un procedimiento
de sanciones en contra del mismo, de conformidad con el régimen de sanciones del Banco. Las posibles sanciones incluirán: (i) suspensión
temporal o suspensión temporal temprana en relación con un procedimiento de sanción en proceso; (ii) inhabilitación conjunta de acuerdo a lo
acordado con otras Instituciones Financieras Internacionales incluyendo los Bancos Multilaterales de Desarrollo; y (iii) las sanciones
corporativas del Grupo Banco Mundial para casos de fraude y corrupción en la administración de adquisiciones.
b
Un subcontratista, consultor, fabricante y/o un proveedor de productos o servicios (se usan diferentes nombres según el documento de licitación
utilizado) nominado es aquel que ha sido: (i) incluido por el oferente en su aplicación u oferta de precalificación por cuanto aporta la experiencia
clave y específica y el conocimiento que permite al oferente cumplir con los criterios de calificación para una licitación en particular; o (ii)
nominado por el prestatario.
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Así también, la Carta Invitación indica que los proveedores deberán de
respetar y mantener las condiciones presentadas en su oferta, y en caso de
resultar ganadores, deberán de suscribir con el beneficiario un contrato u
orden de compra para la adquisición de estos equipos y su instalación, de lo
contrario la empresa proveedora no será tomada en cuenta para futuros
procesos de adquisiciones.
La Carta Invitación general será enviada de forma automática a los correos
electrónicos de todos los proveedores registrados en el Padrón de
Proveedores que se dispone para cada tecnología y la Carta Invitación
personalizada deberá generase en el módulo de cotizaciones del Sistema
WEB por parte de cada empresa proveedora. Es importante destacar que solo
podrán responder a cada invitación, aquéllos proveedores que tengan el
estatus de verificados o certificados, a los que se les asigna una clave de
acceso para ver las Cartas Invitación y con ello, estén en posibilidad de realizar
sus ofertas.
En caso de que un proveedor no esté registrado en el Padrón de Proveedores
del FIRCO, se le invitará para que lleve a cabo su proceso de registro en la
tecnología de la cual es proveedor, proceso que deberá realizar en el módulo
de Registro de Empresas del Sistema WEB, en el cual se detallan los
requisitos y pasos a seguir para alcanzar la verificación y certificación ante
ANCE. Una vez iniciado el proceso de registro, el proveedor tendrá un plazo
de 10 días naturales para alcanzar el estatus de verificación (7 días de revisión
por parte de ANCE y 3 días para ser notificado de que ha alcanzado este
estado) y de 90 días naturales para obtener la certificación en el Padrón por
parte de ANCE. Es importante resaltar que el proveedor que alcance el estatus
de verificado, antes de la fecha de cierre de presentación de propuestas, podrá
cotizar.
La empresa proveedora interesada en participar imprimirá la Carta Invitación
personalizada que genera el Sistema WEB, y adicionalmente para aquellos
proveedores que realicen la visita al sitio del subproyecto, deberán imprimir
además el Formato de Visita de Campo (Anexo 1.1), el cual se adjuntará a la
Carta Invitación personalizada y contendrá los datos del solicitante, de la
empresa proveedora, la fecha en que se realiza la visita y dispondrá de un
espacio para que el proveedor detalle la información obtenida en la visita que
lo apoyará para presentar su propuesta. Dicho formato deberá ser firmado el
día de la visita por el representante del beneficiario, así como por el técnico
responsable de la empresa proveedora encargado de realizar la visita.
Es conveniente señalar, que en el Sistema WEB, se incluirá un banner a través
del cual se accederá a un apartado en donde se podrán revisar por cualquier
interesado las diferentes cartas de invitación vigentes, en las que se incluirá
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información básica del solicitante (por efecto de confidencialidad) y todos los
aspectos técnicos y términos de la propia carta.
g) Condiciones de elegibilidad
i. Un proveedor que haya sido inhabilitado por el Banco de acuerdo
con lo establecido en las definiciones de Fraude y Corrupción o
de acuerdo con las Normas para la Prevención y Lucha contra el
Fraude y la Corrupción en proyectos financiados por préstamos
del BIRF y donaciones de la (AIF) estará inhabilitado para la
adjudicación de contratos financiados por el Banco o recibir
cualquier beneficio de un contrato financiado por el Banco,
financiero o de otra índole, durante el periodo determinado por el
Banco. La lista de firmas inhabilitadas de participar en proyectos
del Banco Mundial, al igual que el período de inelegibilidad, de
aplicar
este,
están
disponibles
en
el
portal
http://www.worldbank.org/debarr
ii. Las empresas estatales del país Prestatario serán elegibles
solamente si pueden demostrar que (i) tienen autonomía legal y
financiera; (ii) operan conforme a las leyes comerciales; y (iii) no
dependen del prestatario o sub-prestatario. Se requiere de la no
objeción previa del Banco antes de adjudicar un contrato a una
empresa estatal.
2) Cotizaciones.- Podrán ingresar a este módulo del Sistema WEB, los proveedores
que se encuentren verificados o certificados, en el cual podrán ver el listado de
Cartas Invitación cuya fecha límite de cotización está vigente, para conocer el
universo de subproyectos donde pueden participar en el contexto nacional. En este
módulo el proveedor deberá imprimir la Carta Invitación personalizada emitida por
el beneficiario. Posteriormente ingresará a la sección de “Cotizar en Línea” donde
registrará los requerimientos técnicos, económicos y comerciales del subproyecto
que demanda el beneficiario. Una vez registrada la información de la cotización,
desde el propio Sistema WEB procederá a imprimirla en hoja membretada de su
empresa, la cual deberá firmar el representante legal o propietario. Un ejemplo de
la plataforma donde el proveedor cargará su cotización se presenta en el Anexo 2.
El proveedor deberá generar un archivo electrónico en formato PDF el cual
contendrá la información definida en la Carta Invitación, tanto la de carácter
obligatorio (descrita en el punto 1 de la Carta Invitación “Presentación de las
propuestas”), como la que permita orientar al beneficiario en la toma de decisiones
(descrita en el apartado 5 de la Carta Invitación). Este archivo será cargado en el
módulo del Sistema WEB, para su consulta y evaluación por parte del beneficiario
y de la Gerencia Estatal del FIRCO correspondiente.
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Será responsabilidad del proveedor el verificar que la información que cargue en
el Sistema WEB se encuentre completa y acorde a los requerimientos de la Carta
Invitación.
En caso de que no existan las tres cotizaciones al cierre del periodo de vigencia,
se abrirá en automático un nuevo periodo de vigencia de cotización por 10 días
más con el fin de obtener las tres cotizaciones solicitadas por el Sistema WEB y
de no completarse nuevamente las tres cotizaciones, en automático se abrirá un
tercer periodo de cotización por el mismo tiempo.
Al cierre de vigencia de cualquiera de estos periodos, de disponerse de 3 o más
cotizaciones, el Sistema WEB se cerrará y no se podrán incorporar otras
propuestas y se habilitará la opción para que se efectúe el dictamen y la
adjudicación.
Si al concluir la vigencia de estos tres periodos, el beneficiario no ha obtenido las
tres cotizaciones, el Sistema abre la posibilidad para que se efectúe el dictamen y
la adjudicación de la adquisición de estos bienes con base en dos o una cotización,
debiendo incluir en el dictamen del cuadro comparativo la justificación que
sustente las razones de esta adjudicación.
Si el proveedor por algún motivo cometiese un error en su cotización ya cargada
en el Sistema WEB, podrá adecuarla, modificarla o retirarla, siempre y cuando se
encuentre dentro del plazo vigente para la recepción de cotizaciones.
El envío de una cotización por parte de un proveedor, establece el compromiso de
respetar los términos, condiciones y precio definido en dicha cotización, ya que de
resultar ganador y de no respetarla será suspendido por un año del Padrón sin
poder participar en este proceso durante este periodo.
3) Evaluación y Dictamen.- Al término del periodo de cotización, el Sistema WEB
informará al beneficiario, vía correo electrónico, que el contrato cuenta con las
cotizaciones necesarias (cuando menos tres) para realizar la evaluación y el
dictamen, proceso que se llevará a cabo en este módulo. Será hasta este
momento, cuando el beneficiario podrá tener acceso a las propuestas presentadas
por los proveedores. Para la realización de la evaluación y dictamen, el beneficiario
agendará una reunión en las instalaciones de la Gerencia Estatal para que realice
estos trabajos.
En el módulo aparecerá enlistado el contrato del cual se hará evaluación y
dictamen. Una vez ingresado a este módulo aparecerá un cuadro comparativo
(Anexo 3) donde se mostrarán todas las empresas que han presentado su oferta
técnico-económica.
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Dentro del cuadro se mostrará la información general del agronegocio que solicitó
el apoyo. También se observará información general de los proveedores
participantes (razón social, representante legal, estado, municipio, etapa de
registro del proveedor y un ícono para consultar la propuesta que cargaron cada
uno de los proveedores en PDF).
La etapa de evaluación dentro del cuadro comparativo iniciará con la revisión de
la documentación obligatoria que debe entregar el proveedor y que fue definida
por tecnología en cada Carta Invitación. Para tal efecto, en el cuadro comparativo
se enlistará esta documentación y se habilitará una casilla por rubro para indicar
el cumplimiento o la falta de ésta. Es conveniente señalar, que el incumplimiento
de alguno de estos puntos, no permitirá que las propuestas pasen a las siguientes
etapas de evaluación, por la relevancia que estas implican al momento de realizar
la dictaminación del subproyecto.
Las empresas que cumplieron con estos requisitos serán registradas en el
apartado de evaluación técnica, en donde aparecerán los parámetros técnicos que
fueron cargados en el módulo de cotizaciones por cada una de las empresas
proveedoras. Será responsabilidad de los beneficiarios con el apoyo técnico de la
Gerencia, el evaluar esta información y emitir un dictamen en el Sistema WEB.
Concluida la evaluación técnica se procederá a realizar la evaluación económica,
en donde por rubros de inversión aparecerá la información de las propuestas
cargadas por los proveedores, así como indicadores por tecnología calculados
automáticamente por el sistema en función de las propuestas presentadas, que
permitirán evaluar no solamente el precio de las mismas, sino su relación con las
condiciones técnicas de las propuestas. Al igual que en la etapa anterior, el
beneficiario, contará con la asesoría de la Gerencia Estatal para la emisión de un
dictamen económico dentro del Sistema WEB.
Los proveedores también serán evaluados desde el punto de vista ambiental, ya
que dentro del cuadro comparativo aparecerán aquellas consideraciones
ambientales que incluyó dentro de sus propuestas, por ejemplo, la reducción de
gases de efecto invernadero derivadas de la instalación de los sistemas de energía
renovable o la adopción de prácticas y medidas de eficiencia energética.
Posteriormente, en el cuadro comparativo se presentarán criterios orientativos de
selección que permitirán fortalecer la toma de decisiones por parte de los
beneficiarios. Estos criterios tendrán un puntaje, sin que este sea limitativo para la
elección del proveedor.
Por último, dentro del mismo cuadro, el beneficiario realizará el análisis de las
condiciones comerciales de cada una de las propuestas, donde se verificará que
estas hayan cumplido con lo requerido en las cartas invitación y podrán anotar
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observaciones adicionales presentadas por los proveedores en sus ofertas
técnico-económicas.
Una vez evaluados todos los requisitos documentales, técnicos, ambientales y
comerciales el beneficiario deberá emitir un dictamen final, en donde seleccionará
a la empresa que ejecutará los trabajos. Esta decisión es responsabilidad única
del solicitante y no existirá posibilidad de ser modificada por el Sistema WEB.
En todos los casos, independientemente de la cotización que sea adjudicada por
el agronegocio, el monto de apoyo máximo por contrato se basará en la propuesta
solvente más baja. Para el presente proceso, se entenderá como propuesta
solvente, aquella propuesta evaluada que cumple con las especificaciones
técnicas, los indicadores técnico–económicos y demás requisitos establecidos en
la carta invitación, y cotiza el precio más bajo evaluado.
A través de un correo electrónico generado por el Sistema WEB, se notificará por
parte del solicitante al proveedor seleccionado para realizar los trabajos (Anexo
4.1). Asimismo, el Sistema WEB notificará a los demás proveedores los motivos
por los cuales no fue seleccionada su propuesta (Anexo 4.2), invitándolos a
atender estas observaciones, para que en su caso, pueda estar en posibilidades
de participar en futuras propuestas.
En el caso de que se dictamine como ganadora una empresa verificada, ésta podrá
desarrollar el subproyecto con la condición de que emita una carta compromiso de
concluir su proceso de certificación.
Ante la situación de que, derivado de la evaluación y dictaminación se determine
que ninguna de las cotizaciones reúne la documentación completa o que las
tecnologías cotizadas no se ajusten a los requerimientos previstos en la Carta
Invitación, se imprimirá el Cuadro Comparativo desde el Sistema WEB, el cual no
consignará ninguna información en el área de dictamen final, apareciendo una
leyenda que dirá “El dictamen se declara desierto por no contarse con cotizaciones
que reúnan la documentación requerida o porque su cotización no corresponde a
las características técnicas solicitadas”, debiendo ser firmado por el solicitante y,
en calidad de testigo, por la Gerencia del FIRCO en la entidad correspondiente y
remitido vía electrónica a oficinas centrales del FIRCO, para que el Administrador
del Sistema WEB pueda habilitar nuevamente la opción de generación de Carta
Invitación. Para lo cual se reiniciará el proceso enviando nuevamente la Carta
Invitación a todos los proveedores.
4) Consulta Pública.- En este módulo, el público en general podrá consultar la Carta
Invitación del solicitante y su razón social, el proveedor seleccionado para ejecutar
los trabajos y los proveedores participantes, por entidad federativa, en razón a las
condiciones de seguridad que prevalecen en el país.
Procedimiento de Prácticas Comerciales en el marco del Proyecto de Desarrollo Rural Sustentable
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