1 ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM-53-2014 10 de octubre de 2014 Conforme a lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, los artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013, se dará aplicación al procedimiento correspondiente a MÍNIMA CUANTÍA contenido en el artículo 85 del Capítulo V del título I del Decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta el presente Estudio Previo. 1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. Las competencias laborales son definidas como la capacidad de una persona, para desempeñarse en los diferentes contextos, con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público. Las funciones inherentes al empleo y la capacidad están determinadas por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado o servidor público. La Administración Pública demanda evolución y transformación, por lo que se hace necesario la modernización, actualización y mejoramiento de los procesos, sub procesos, procedimientos, análisis y actualización de los manuales de funciones de las Entidades públicas, con la finalidad de lograr un mejor desarrollo misional y administrativo. Para el efecto, se tiene en cuenta lo dispuesto en los artículos 95 y 97 del Decreto Ley 1227 de 2005, que establecen: “Artículo 95. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren” CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 2 “Artículo 97. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos: 97.1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo. 97.2. Evaluación de la prestación de los servicios. 97.3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos”. Para tal fin, la entidad a través de contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, realizó la recopilación de la información de cargas laborales e identificación de las competencias laborales y medición del desempeño de los funcionarios del COPNIA, con lo cual se identificó la necesidad de crear algunos cargos en áreas estratégicas, para garantizar un servicio más ágil y eficiente a la ciudadanía. Teniendo en cuenta el resultado del análisis de cargas laborales y lo establecido en el Plan Estratégico 2013 – 2015 de la entidad, que contempla dentro de sus objetivos específicos el “MEJORAR LAS COMPETENCIAS DE LOS FUNCIONARIOS”, se hace necesario realizar la revisión y actualización de los manuales de funciones, toda vez que constituyen un insumo importante para la efectiva ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas, y por ende, una herramienta que determina las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal, así como los requerimientos mínimos en cuanto a conocimientos, experiencia y demás competencias exigidas para su desempeño. Adicional a lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió el Decreto 1785 de fecha 18 de septiembre de 2014 “Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”, el cual unifica y adecúa la reglamentación de los manuales de funciones y competencias laborales. Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva normativa, se introduce la determinación de las disciplinas académicas o profesiones en los requisitos de estudios contenidos en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales, en adelante los organismos y entidades deberán identificar los Núcleos Básicos del Conocimiento -NBC- que contengan las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior -SNIES, con el propósito de hacer efectivo el acceso al empleo público en igualdad de condiciones para quienes cuentan con una profesión perteneciente a un mismo ramo del conocimiento. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 3 Así mismo, como una manera de facilitar la implementación de las normas sobre esta materia, el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió una guía para establecer o modificar el manual de funciones y de competencias laborales, permitiendo el cumplimiento eficaz de las políticas de la administración del talento humano al servicio del Estado. Acorde con lo anterior, y con base en el artículo 1 del Decreto 1785 de 2014, que indica: “ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto rige para los empleos públicos pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Entes Universitarios Autónomos, Empresas Sociales del Estado, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas al régimen de dichas empresas, del Orden Nacional. Las disposiciones contenidas en el presente decreto serán aplicables, igualmente, a las entidades que teniendo sistemas, especiales de nomenclatura y clasificación de empleos, se rigen por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004, así como para aquellas que están sometidas a un sistema específico de carrera. (Subrayado nuestro) El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, adelantará proceso de Mínima Cuantía para contratar un consultor que revise, analice y actualice el manual de funciones, de acuerdo con la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la normatividad vigente sobre el tema, con el fin de atender el requerimiento efectuado por el área de Talento Humano mediante memorando NAL-CI-2014-02875. 2. DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y LAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 2.1 OBJETO Consultoría para el análisis, validación y actualización de manuales de funciones específicos por competencias laborales para el COPNIA. 2.2 ALCANCE Contratar a una persona natural o jurídica para llevar a cabo una consultoría orientada a la revisión y actualización de manuales de funciones específicos por competencias laborales, con base en el análisis de cargas laborales realizadas a los funcionarios de la entidad en el año 2013, y las normas de competencia laboral aprobadas y adoptadas por el COPNIA, teniendo en cuenta su naturaleza, su política de mejoramiento continuo en la calidad y prestación de sus servicios, así como el mejoramiento de las competencias de CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 4 los funcionarios, que se estableció como uno de los objetivos del Plan Estratégico 2013 – 2015 de la entidad; todo ello, en consonancia con los parámetros de modernización del Gobierno Nacional como entidad pública, ajustado a las disposiciones y reglamentaciones legales vigentes. 3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR CONTRATO DE CONSULTORÍA: El numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 lo define así: “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. (…)” 4. ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS ÍTEM ETAPA 1 Identificación y ubicación del empleo 2 3 4 5 6 DESCRIPCIÓN GENERAL Determinar el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, de acuerdo con la norma que establece el régimen de nomenclatura y clasificación aplicable. Identificación del área o Ubicar los empleos en la dependencia de la entidad (estratégicos, proceso al cual se asigna el misionales, de apoyo o de evaluación y control). empleo Descripción del contenido Descripción del propósito principal. funcional del empleo Descripción de las funciones esenciales. Analizar que debe poseer y comprender quien esté llamado al Descripción de los desempeño del empleo para realizar las funciones esenciales tales conocimientos básicos o como: teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás esenciales aspectos. Competencias Identificar las competencias de acuerdo con la naturaleza funcional comportamentales del empleo y su clasificación, de acuerdo al Decreto 2539 de 2005. Tener en cuenta lo establecido para los empleos públicos de los Fijación de los requisitos de organismos y entidades del orden nacional, Decreto Ley 770 de formación académica y 2005 y el Decreto 1785 de 2014, que establecen las funciones y experiencia requisitos generales. 4.1 METODOLOGÍA DE TRABAJO Con base en la información actual del Copnia, el contratista debe realizar la revisión, el ajuste y las descripciones actualizadas de los cargos efectivamente requeridos para las diferentes áreas, utilizando para ello, las entrevistas con los directivos y jefes de área correspondiente, así como el análisis de cargas laborales adelantado por la entidad. 4.2 DESCRIPCIÓN PARA CADA UNO DE LOS CARGOS: Propósito del cargo. Ubicación del cargo en el organigrama. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 5 Procesos, responsabilidades y tareas asignadas. Periodicidad de cada una de las actividades que desarrollará en el cargo. Nivel de autonomía, control y orientación que requiere el titular. Relaciones internas y externas del trabajo. Aspectos organizativos. 4.3 ESTRUCTURACIÓN DE CADA UNO DE LOS CARGOS CON SU PERFILES: Formación profesional Experiencia requerida Conocimientos indispensables. Conocimientos deseables. Competencias organizacionales y sus respectivos niveles. Competencias gerenciales y sus respectivos niveles Competencias funcionales. 4.4 ENTREGABLES Descripción de cada uno de los cargos con su respectivo perfil. Socialización y resultados del proyecto. Entrega base de datos. Recomendaciones y sugerencias. Proyecto de acto administrativo para el ajuste del manual específico de funciones y de competencias laborales. NOTA: Las actividades que se relacionan son de referencia, razón por la cual, la metodología que se desarrolle durante la ejecución del contrato que se suscriba, será acordada entre las partes siempre y cuando se enmarquen dentro del objeto contractual. 4.5 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO: Para la ejecución del contrato se requiere como mínimo el equipo de trabajo que se describe a continuación: Nº PROFESIÓN CANT. TIEMPO ACTIVIDAD PRINCIPAL DEDICACIÓN 1 Psicólogo, Ingeniero de Producción o áreas afines que tenga relación con los procesos de gestión humana 1 2 meses Será el responsable de la Dirección del proyecto. 50% 2 Psicólogo o áreas afines que tenga relación con los procesos de gestión humana. 2 meses Será el encargado de realizar las actividades de recolección y construcción de la información 70% 1 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 6 4.6 ACREDITACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO Ítem PERSONAL 1 Psicólogo, Ingeniero de Producción o áreas afines que tenga relación con los procesos de gestión humana y Especialización en áreas relacionadas 2 Psicólogo o áreas afines que tenga relación con los procesos de gestión humana. ACREDITACIÓN DE IDONEIDAD Y CALIDADES PROFESIONALES Presentación de dos (2) certificaciones de participación en calidad de director de procesos, en contratos cuyo objeto sea la actualización de manual de funciones. Presentar acreditación de experiencia profesional en entidades del sector público, igual o superior a 3 años. Presentación de una (1) certificación de participación en levantamiento de información en procesos de gestión humana. Presentar acreditación de experiencia profesional en entidades del sector público, igual o superior a 2 años. 4.7 EL PERSONAL QUE SE VINCULE AL PROYECTO DEBERÁ: El proponente deberá asignar la dirección del proyecto a un profesional, y presentar con la propuesta el organigrama con el personal mínimo requerido y el personal adicional si lo propone. El personal que se vincule al proyecto deberá: Acreditar la formación profesional en los temas relacionados con el desarrollo del objeto contractual. Ser egresados de instituciones de educación superior debidamente aprobadas por el ICFES y/o Ministerio de Educación Nacional. Anexar fotocopia del diploma o acta de grado o tarjeta profesional. Certificaciones laborales que acrediten la experiencia respectiva. Las certificaciones sobre experiencia deben ser expedidas por Empresas o Instituciones donde haya laborado, a nombre de la persona natural, indicando como mínimo las funciones o actividades realizadas, el objeto del contrato realizado o los logros alcanzados, el período laborado, las fechas de iniciación y terminación y el cargo o función desempeñado. El personal que se vincule al proyecto deberá suscribir una carta de compromiso indicando su intención de participar en el desarrollo del mismo, especificando nombre dirección y teléfono. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 7 El proponente debe garantizar que los profesionales que participarán en el desarrollo del objeto contractual sean los que firmaron el acta de compromiso antes mencionada, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificada, en este caso deberá ser reemplazado con un profesional de iguales o superiores calidades requeridas en la invitación. La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los proponentes y si advierte discrepancias entre esta información y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada. 5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR Consultoría para el análisis, validación y actualización de manuales de funciones específicos por competencias laborales para el COPNIA. 1. Objeto 2. Plazo ejecución 3. Vigencia Contrato de del 4. Valor contrato del 5. Apropiación Presupuestal 6. Lugar Ejecución Dos (2) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses más. El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX ($XXXXXX) Incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos que se deriven del contrato y sus obligaciones, así como cualquier responsabilidad tributaria a que pudiera estar sujeto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 605 del 10 de octubre de 2014. de 7. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. 8. Forma de pago COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No. 9-57 Piso 2, Edificio Interamericana de Seguros – Bogotá. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de la comunicación de aceptación de oferta por parte del COPNIA y su publicación en la página web del Secop y de la Entidad, para su legalización la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución, la acreditación por parte del contratista del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral y la suscripción del acta de inicio. El COPNIA realizará el pago del objeto contratado, en dos desembolsos mensuales, de conformidad con el cumplimiento del cronograma de entregables, pago que se realizará dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro; el diligenciamiento del formato de “Control de supervisión y aprobación de pago” firmado por el supervisor, como constancia de recibo a satisfacción del informe de actividades y la acreditación de pago de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión y riesgos profesionales. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 8 Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de “Control de supervisión y aprobación de pago”, como constancia de recibo a satisfacción. El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. 9. Interventor Supervisor y/o Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las obligaciones inherentes a su naturaleza y las derivadas de las disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes obligaciones: Realizar las actividades que conlleven al desarrollo de cada una de las etapas establecidas en el Decreto 1785 de 2014 y en la guía para establecer o modificar el manual de funciones y de competencias laborales establecida por la Función Pública. Utilizar todos sus conocimientos e idoneidad en la debida asesoría y acompañamiento al COPNIA. Guardar la debida confidencialidad y reserva sobre la información y documentos que por razón de la prestación de servicios conozca durante la ejecución del contrato, esta obligación debe cumplirse aun después de la terminación del contrato. En consecuencia, la información que conozca con ocasión de la ejecución del contrato no podrá divulgarla, ni usarla en su propio beneficio o de un tercero. Una vez finalice el plazo de ejecución del contrato, debe entregar, al supervisor del contrato, un informe detallado de las actividades ejecutadas, indicando los asuntos asignados, tramitados y pendientes por resolver, así mismo, debe relacionar y entregar archivos físicos y magnéticos que se generen durante la ejecución del contrato. Entregar inventariados al supervisor del contrato, los expedientes y documentos que tenga a su cargo en virtud del desarrollo del presente contrato. 10. Obligaciones de contratista: CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 9 Usar en debida forma, y para los fines pertinentes correspondientes, los bienes que se le entregue para el cumplimiento de las obligaciones. Acatar las instrucciones que imparta el COPNIA, a través del supervisor del contrato para su cabal cumplimiento. Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato. Prestar el servicio cumpliendo con el plazo acordado y los requerimientos técnicos y condiciones mínimas señaladas en la invitación. Elaborar un análisis de la entidad acorde con el Decreto 1227 del 2005, del Manual de funciones, procesos y procedimientos implementados en el marco del Sistema Integrado de Gestión, de la Guía de Modernización de Entidades Públicas y demás normas que rijan los ajustes organizacionales. Elaborar el cronograma para el desarrollo del contrato y presentarlo al supervisor del contrato para su validación y aprobación. Adelantar la consultoría con el equipo mínimo requerido, si por razones de caso fortuito o fuerza mayor, alguno de los profesionales que conforman el equipo debe ser cambiado, el proponente deberá sustituirlo por uno de igual o superior perfil y experiencia técnica al propuesto inicialmente, para lo cual deberá contar con la aceptación previa del COPNIA. Asumir todos los gastos de transporte, personal, gravámenes y otros, que demande la ejecución del contrato, los cuales serán por cuenta del contratista y están incluidos dentro del valor señalado en el presente documento. Por ningún motivo el COPNIA asumirá costos adicionales al valor estipulado en el presente contrato. Cumplir con el objeto del presente contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo tanto, no existe ni se generará ningún tipo de subordinación, ni de vínculo laboral alguno entre el personal vinculado por el contratista y el COPNIA. Suscribir el acta de inicio junto con el supervisor del contrato y elaborar el cronograma de actividades a desarrollar durante la ejecución del contrato. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 10 Informar de manera inmediata al supervisor del contrato, cualquier hecho o circunstancia que pueda incidir en la oportuna ejecución del contrato; proponer y ejecutar las medidas preventivas y correctivas necesarias. Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución. El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, de una parte, una garantía única que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación, y de otra, la responsabilidad civil extracontractual que pueda surgir para el COPNIA por las actuaciones, hechos u omisiones del personal a cargo del contratista, expedida por una compañía de Seguros establecida legalmente en Colombia que cubra todos los riesgos en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación: 11. Garantías 12. Cesión contrato del 13. Suspensión del contrato RIESGO % SOBRE EL VALOR Cumplimiento del contrato 10 Del Contrato Calidad del servicio 10 Del Contrato VIGENCIA DEL AMPARO Plazo del contrato y dos (2) meses más Plazo del contrato y dos (2) meses más El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten. EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. 14. Sanciones a). MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince (15) días calendario en calidad de sanción. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 11 b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave y definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una pena pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que cause al COPNIA. El pago de la pena no extingue para el CONTRATISTA, el cumplimiento de la obligación principal. El COPNIA se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser exigido directamente al contratista descontando de los saldos a su favor, si los hubiere, o reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. 15. Interpretación, modificación, terminación y liquidación unilaterales Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato, así: 1. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por el personal del CONTRATISTA, durante la ejecución del objeto del contrato. 16. Cláusula indemnidad de 2. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones al personal del COPNIA, del CONTRATISTA y de los bienes. 3. Como parte de sus obligaciones para mantener la indemnidad del COPNIA, el CONTRATISTA constituirá y mantendrá vigente las garantías estipuladas en el contrato y cumplirá con todos los requisitos que en ellas se establecen para hacerlas efectivas llegado el caso. 4. En caso que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el COPNIA por asuntos que, según el contrato, sean de responsabilidad CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 12 del CONTRATISTA, se le informará de ello lo más pronto posible para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas en la ley para mantener indemne al COPNIA y que adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. 5. Si el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa del COPNIA, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita al CONTRATISTA y éste pagará todos los gastos en que aquel incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera el CONTRATISTA, el COPNIA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA, por razón de los servicios motivo del contrato, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. Las anteriores condiciones se incluirán en las cláusulas del contrato objeto del presente proceso. 17. Terminación del contrato Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o terminado anticipadamente, procederán las partes a suscribir la respectiva acta de terminación del contrato. De requerirse, las partes procederán a realizar la liquidación final del mismo dentro de los dos (2) meses siguientes a su terminación. 6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde al porcentaje de tasas aplicables a las pólizas y que el presupuesto considerado para este proceso no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2014, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 84 y siguientes del Decreto 1510 de 2013; para ello, la Entidad formula Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección 7. VALOR ESTIMADO DEL PRESUPUESTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL OFICIAL Y CERTIFICADO DE Se realizó un estudio económico entre las diferentes personas naturales y jurídicas existentes en el mercado que presten los servicios de actualización de manual de funciones, solicitándoles cotización, concluyendo en el siguiente análisis económico: CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 13 7.1 COTIZACIONES DESCRIPCIÓN Prestación de servicios profesionales para el análisis, la validación y la actualización del manual de funciones del Copnia. COTIZANTE No. 1 COTIZANTE No. 2 COTIZANTE No. 3 TOTAL IVA INCLUIDO TOTAL IVA INCLUIDO VALOR $ 11.136.000 $ 12.760.000 $ 26.000.000 * * Valor sin IVA 7.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene que el valor del presupuesto oficial es la suma de DIECISIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($17.000.000) incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 605 del 10 de octubre de 2014 expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA. El valor total de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado so pena de rechazo de la misma. 8. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR Atendiendo lo ordenado en el art. 15 del Decreto 1510 de 2013 y en aplicación del manual o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del sector en materia de contratación directa, se establece el siguiente análisis en consideración a que dada la particularidad del objeto a contratar no es necesario que la Entidad Estatal haga un estudio de la oferta y la demanda del sector para la consultoría con particularidades sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la oferta y la demanda; por lo tanto, se procede a realizar un análisis sobre los aspectos relevantes del objeto a contratar, así: La competencia laboral está asociada a una función laboral, donde intervienen distintas actividades para alcanzar los resultados deseados. La Ley 909 del 2004 y sus Decretos reglamentarios las competencias laborales se denominan Competencias Funcionales. Los criterios de desempeño que expresan lo que una persona es capaz de hacer y la forma de ser evaluado, es decir, si está bien hecho; los conocimientos, las condiciones y circunstancias en las que debe demostrar su competencia, denominadas rango o campo de aplicación y los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que hizo se realizó de manera consistente con base en un conocimiento efectivo. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 14 Las entidades públicas, deben utilizar la metodología de Análisis Funcional para identificar las competencias laborales de sus cargos y elaborar los estándares de competencia laboral que sirvan de referentes para evaluar las competencias para ejercerlos. 8.1 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES La metodología de análisis funcional contempla cinco (5) etapas de trabajo que se deben tener en cuenta para llevar a cabo el proceso de identificación y estandarización de las competencias laborales Identificación de actores claves Elaboración del mapa funcional de competencias Identificación de competencias por cargos Desarrollo de estándares de competencia laboral Validación de competencias laborales a) Identificación de actores claves Es una etapa de planificación y organización del trabajo que implica tomar decisiones respecto al alcance del análisis, sus protagonistas y la disponibilidad de tiempo y recursos con los que se cuenta. b) Elaboración del mapa de funciones En esta etapa se reúne el grupo de funcionarios y expertos que planean, ejecutan y evalúan. Se clasificación las funciones principales e individuales. El mapa de funciones no es un organigrama de la entidad, ni un diagrama de flujo de procesos; las funciones deben formularse con una visión amplia del contexto de la entidad ya que las mismas pueden ser transferibles a varios puestos de trabajo. El análisis del mapa debe permitir identificar las funciones actuales de los cargos con las descritas en el árbol de competencias, identificar cargas de funciones por niveles jerárquicos, identificar funciones que actualmente se llevan a cabo y que no aparecen en el mapa, funciones que aparecen en el mapa y que nadie realiza en la entidad, teniendo en cuenta que es un gráfico que contiene las funciones principales que son necesarias y suficientes para alcanzar los propósitos de la entidad. Así mismo, diseña la metodología de análisis funcional, método de análisis de ocupaciones profesionales mediante el cual se describen y caracterizan sus funciones inherentes, su estructura y las competencias laborales asociadas. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 15 c) Identificación de competencias por cargos Una vez validado el mapa de funciones se procede a agrupar las funciones individuales del último nivel del mapa en unidades que expresan la competencia laboral de las personas en el ejercicio de sus funciones. Permite identificar las competencias de las personas en los distintos niveles jerárquicos, agrupar competencias por funciones claves del mapa, estructurar agrupamientos que permitan conformar posteriormente cuadros de empleo. d) Desarrollo de estándares de competencia laboral Se debe tener claro que lo que se describe será lo que permita evaluar posteriormente la competencia de las personas en su trabajo. Se deben estandarizar las competencias laborales para establecer unos mínimos deseables sobre la calidad del desempeño de funciones, permitiendo el reconocimiento público del cumplimiento de estos mínimos exigibles en las distintas áreas de trabajo. e) Validación de competencias laborales Una vez elaborados los estándares de competencia se deben validar con funcionarios de las áreas respectivas que no hayan participado de su elaboración. En cada Manual deben incluirse los siguientes aspectos: La identificación del propósito principal o razón de ser del empleo. Las competencias que se han definido por cada nivel jerárquico del empleo. Las competencias funcionales. Los requisitos de estudio y experiencia. Fuentes: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.1999. Tomado de Manual de Conceptos, Métodos y aplicaciones en el sector salud http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=341 9. ANÁLISIS DE LA DEMANDA Se procedió a realizar un análisis de la demanda que se presenta sobre la prestación de este servicio en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP y que tienen relación directa con el objeto del proceso contractual que nos ocupa. De la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente tabla. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 16 Tabla No. 1 ANO ENTIDAD OBJETO VALOR Actualización Plan Institucional de Capacitación; SANTANDER - ALCALDÍA Actualización de Manual de Funciones y Competencias MUNICIPIO DE Laborales y Actualización de Manual de Procesos y CONFINES Procedimientos $7,000,000 Revisión y actualización del manual especifico de funciones y competencias laborales de los empleos de la planta de personal de la alcaldía municipal. $8,000,000 2013 Modificación y actualización del manual especifico de NORTE DE SANTANDER funciones y de competencias laborales para los ALCALDÍA MUNICIPIO DE empleos de la planta de personal del municipio de ARBOLEDAS arboledas, Norte de Santander $15,000,000 2013 Atender, asesorar, acompañar y apoyar BOGOTÁ D.C. - ESAP administrativamente las funciones asignadas al grupo ESCUELA SUPERIOR DE de gestión del talento humano, igualmente brindar LA ADMINISTRACIÓN acompañamiento al grupo en la actualización del PÚBLICA manual de funciones y competencias laborales, con ocasión al proceso de fortalecimiento. $22,200,000 2013 AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA Prestar los servicios profesionales al Grupo de Talento Humano de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera en la actualización del manual específico de funciones y en la consolidación y validación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP y sus aplicativos. $33,000,000 2014 NARIÑO - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GUALMATÁN Actualización del manual de funciones para el fortalecimiento de la capacidad administrativa y de gestión de la administración del municipio de Gualmatán $10,000,000 Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la NORTE DE SANTANDER gestión para la elaboración y actualización del manual ALCALDÍA MUNICIPIO DE de funciones y competencias del municipio de Abrego ABREGO Norte de Santander $17,200,000 2012 2013 2014 BOYACÁ - ALCALDÍA MUNICIPIO DE BOAVITA 10. ANÁLISIS DE LA OFERTA Con el fin de surtir el proceso de selección correspondiente, se observa que en el mercado existen empresas que pueden ofertar los servicios requeridos dando cumplimiento a las normas contractuales vigentes. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 17 10.1 POSIBLES OFERENTES Como resultado del anterior estudio, se identifican los oferentes a los cuales se les solicitó cotización y se toman sus precios como referencia para determinar las condiciones económicas de este sector. Una vez realizada la verificación se encuentra que tienen la capacidad e idoneidad que se requiere para participar en el proceso de selección. EMPRESA LG CONSULTORES GRUPO EXCLUSIVOS STRATCO CONSULTORES ASOCIADOS S.A. LUIS CARLOS RODRÍGUEZ ROA 11. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad tendrá en cuenta el siguiente factor para la selección en el presente proceso de contratación: Según lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección aritmética (Evaluación Económica). En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso de selección. 11.1 Evaluación Económica Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el Anexo Nº 1 de la Invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas por el COPNIA. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 18 El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su propuesta económica. Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y que se dividen en: REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES CALIFICACIÓN Verificación requisitos de carácter jurídico CUMPLE / NO CUMPLE Verificación de especificaciones técnicas CUMPLE / NO CUMPLE 11.2 Verificación de requisitos habilitantes: La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública y a las disposiciones legales vigentes. Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de CUMPLE o NO CUMPLE. El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. 12. ANÁLISIS DEL RIESGO Conforme lo establece el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, que indica: “Evaluación del Riesgo”: La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente”, se procedió a realizar el respectivo análisis con base en la matriz de riesgos del “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación” (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web Colombia Compra Eficiente. Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la siguiente matriz: CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 19 MATRIZ DE RIESGOS NÚMERO 1 2 3 4 CLASE GENERAL GENERAL ESPECÍFICO ESPECIFICO FUENTE INTERNO EXTERNO EXTERNO EXTERNO ETAPA PLANEACIÓN CONTRATACIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN TIPO OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL Se presenta por fluctuación o incremento en los costos de la materia prima que afecte gravemente la producción y cumplimiento del contrato. Se presenta cuando el objeto contratado no cumple con las especificaciones mínimas exigidas por la entidad. Se presenta cuando la empresa Se presenta cuando el seleccionada no suscribe el presupuesto oficial, la definición de contrato en el plazo establecido y/o DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y la necesidad y/o el objeto no presenta o se retrasa en la COMO PUEDE OCURRIR) establecido en el estudio previo, no constitución de las garantías que se ajusta a la modalidad de amparan el cumplimiento del selección aplicable. contrato. CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO Retraso en el inicio de la ejecución Retrasos en el proceso de del contrato y por ende, afectación selección y ajuste del estudio del cumplimiento del objetivo Incremento en el valor del contrato previo por parte de la persona a propuesto para la satisfacción de la cargo del tema necesidad. Se retrasan las entregas y por ende, el cronorama establecido para la ejecucion del contrato PROBABILIDAD 2 2 2 4 IMPACTO 3 3 3 3 VALORACIÓN DEL RIESGO 5 5 5 7 CATEGORÍA RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO ALTO ¿A QUIÉN SE LE ASIGNA? COPNIA CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATISTA Revisión y apoyo técnico del área que solicita el proceso de El proponente en el valor ofertado Establecer plazos perentorios en el Requerir al contratista para el selección, para definir claramente debe tener en cuenta y asumir las TRATAMIENTO / CONTROLES A SER cronograma del proceso para el cumplimiento del contrato y/o los aspectos relevantes de la fluctuaciones económicas que se IMPLEMENTADOS perfeccionamiento, legalización y aplicación de multas y/o aplicación necesidad a satisfacer y determinar puedan presentar durante la ejecución del contrato. de garantías. la modalidad de selección ejecución del contrato. aplicable. PROBABILIDAD IMPACTO DESPUÉS DEL TRATAMIENTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA 1 1 1 2 3 3 3 3 4 4 4 5 RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO MEDIO ¿AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? SI SI NO SI RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN ¿COMO SE REALIZA MONITOREO Y EL MONITOREO? REVISIÓN PERIODICIDAD ¿CUÁNDO? Revisión jurídico técnica y actualización normativa a los estudios previos Cada vez que se reciba una solicitud de contratación Supervisión adecuada para la Verificación de los costos ofertados Verificación del cumplimiento del verificación del cumplimiento de las frente a los cobros realizados por el cronograma del proceso condiciones técnicas y cantidades contratista exigidas por la entidad. Cada vez que se adelante un proceso de contratación Siempre durante la ejecución del contrato Siempre durante la ejecución del contrato CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co 20 13. RECOMENDACIÓN Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, análisis de mercado y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente contratación de Mínima Cuantía. Atentamente, (Original Firmado) NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. (Original Firmado) LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. (Original Firmado) LIDA MIREYA ORTIZ CORTES Profesional de Gestión de Talento Humano Rodríguez CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C. www.copnia.gov.co