Protocolo para los procesos de adquisición de útiles escolares y de

PROTOCOLO PARA LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE ÚTILES ESCOLARES Y DE ASEO
BÁSICOS DESTINADOS A LA EDUCACIÓN DE NIÑOS Y NIÑAS DE NIVEL INICIAL
1.
INTRODUCCIÓN.
El presente protocolo tiene por finalidad establecer los procedimientos para la adquisición y
rendición de cuentas de los kits de útiles escolares y de aseo básicos destinados a la
educación de niños y niñas de nivel inicial, cuyo uso se encuentra establecido en la directiva
“Normas para la adquisición de útiles escolares y de aseo básicos destinados a la educación
de niños de tres (3) a cinco (5) años matriculados en instituciones educativas públicas de
educación inicial y en los programas no escolarizados de educación inicial (PRONOEI)
ubicados en los distritos pertenecientes a los quintiles 1 y 2 de pobreza para el año 2015” –
RM 069-2015-ED, 16.02.15
2. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS KITS
a) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) responsable
deberá conocer con todo detalle la relación de útiles escolares e implementos de
higiene personal que ha de comprar de la lista sugerida. Debe entenderse como lista
sugerida, que de los 14 ítems, tiene la flexibilidad de que puede adquirir diferentes
cantidades de solo esa relación de 14 ítems.
b) El monto asignado para el kit útiles escolares y aseo básicos es aplicable solo para la
relación establecida en la norma.
c) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) deberá ubicar con
anticipación los establecimientos donde adquirir la lista del kit útiles escolares y aseo
básicos.
d) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) antes de hacer la
adquisición deberá verificar que el establecimiento o los establecimientos están en
condiciones de entregar boleta o factura, en ningún caso deberá hacer alguna
adquisición en establecimientos donde no cuenten con estos comprobantes de pago.
e) A continuación deberá verificar la validez del comprobante de pago o factura recibida,
esto lo hará ingresando a la página web de SUNAT, utilizando la rutina de
comprobación de validez de comprobante de pago. No se aceptará ningún
comprobante de pago o factura que resultara rechazado por el sistema de SUNAT
deberá acudir al establecimiento donde hizo la compra y solicitar un comprobante
válido.
Paso 1: Ingresar a la SUNAT al link:
http://www.sunat.gob.pe/cl-at-itconcompag/ccS01Alias
Aparecerá el siguiente formato, en el que deberás ingresar los datos solicitados para
proceder con la validación respectiva.
1
2
Paso 2: Una vez registrado los datos solicitados, haz click en la opción consultar para
visualizar la validación de comprobante de pago.
f) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrónico, autorizados
por la SUNAT, según RN°007-99-SUNAT) serán emitidos indicando el RUC y
denominación de IE para casos de emisión de Boleta de Venta.
g) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrónico, autorizados
por la SUNAT, según RN°007-99-SUNAT) no deberán estar borroneados, o manchados
o cambiado los números o fechas.
h) Dependiendo del volumen de la adquisición, deberá acercarse a la UGEL para ver la
disponibilidad de apoyo en el traslado de los kits adquiridos.
i)
Una vez que el director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) ha
hecho la adquisición de los útiles escolares y de aseo deberá garantizar su uso y
conservación, en la institución educativa.
j)
Tan pronto se haya culminado con la adquisición, el director deberá hacer un
consolidado de los documentos junto con las facturas y boletas que ha recogido al
momento de hacer las adquisiciones, que deberá ser entregado al Especialista
designado por la UGEL para su revisión y aceptación según el numeral 6.5.1 Del Informe
de declaración de gastos de la norma aprobada por R. M. N° 069- 2015-ED.
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3. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE CUENTA DE LA ADQUISICIÓN DE LOS KITS
La Norma Técnica sobre adquisición de kit de materiales para niños, niñas del nivel inicial
establece el uso de 03 formatos para la presentación de gastos y materiales adquiridos por
los directores de las instituciones educativas y programas no escolarizados de nivel inicial,
cuyos nombres se mencionan a continuación:
a) Anexo 01: Reporte de seguimiento (a cargo de la UGEL).
b) Anexo 02: Relación de productos adquiridos (a cargo del director(a) o docente
coordinador (a)
c) Anexo 03: Formato de declaración de gastos (a cargo del director(a) o docente
coordinador (a)
 Llenado del Anexo 02: relación de productos adquiridos
Tras la culminación del proceso de adquisición de materiales educativos, el/la director(a) o
profesor(a) coordinador(a), bajo responsabilidad, debe proceder a llenar los datos solicitados
en el “Anexo 02 – Relación de Productos Adquiridos”.
Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato con los datos generales de la institución educativa
o programa no escolarizado; tales como, nombre de la Entidad Educativa (I.E.) Programa
(PRONOEI), DRE, UGEL, ubicación geográfica región, provincia y distrito, DNI y apellidos y
nombre del director(a) o profesor(a) y cargo del responsable de la adquisición y el número de
alumnos matriculados (totalizar el número de estudiantes de los grupos de 03, 04 y 05 años) en
la institución educativa o programa no escolarizado, el mismo que debe ser coincidente con el
total de estudiantes registrados en el Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la
Institución Educativa – SIAGIE.
Paso 2: Asimismo, se debe proceder a detallar el nombre de cada uno de los productos
adquiridos, la cantidad de cada uno de ellos y el valor de la compra, incluyendo el valor unitario
y valor total, para finalmente consignar el monto total del gasto realizado.
Paso 3: Es importante señalar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la
sumatoria del gasto realizado en cada uno de los productos. En caso, no fuera coincidente el
Responsable designado en UGEL podrá realizar las observaciones que considere pertinentes y
de ser necesario, solicitar la presentación de un nuevo formato.
a) Ítem / producto: se refiere a la relación de los productos adquiridos y a la unidad de medida
(UM: unidad, docenas, caja, planchas.)
b) Previsto por alumno: está referido al ingreso de las cantidades y precios unitarios según
lista de ítem / producto, adquirido por alumno.
c) Previsto total: es el producto del total de alumnos(as) matriculados por el valor total
previsto por alumno(a). (este será calculado automáticamente por el formato, por tanto no
es necesario su llenado).
d) Compra realizada: Esta referida a la compra real de los productos o ítem adquirido, por lo
que es necesario el ingreso de cantidades y precios de cada uno de estos.
4
e) VAR es la variación estimada por la diferencia de la compra realizada y prevista total.
Paso 4: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o
programa no escolarizado deberá firmar y sellar el anexo 02; asimismo, el formato llenado
deberá contar con la firma y sello de 02 representantes del CONEI en señal de conformidad de
las cantidades y montos declarados.
Anexo 02: Relación de productos adquiridos
RELACIÓN DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS
MINISTERIO
DE EDUCACIÓN
con Subvención Otorgada por el Ministerio de Educación - MINEDU
I. Entidad Educativa:
II. Dirección Regional de Educación (DRE):
III. Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL):
IV. Ubicación Geográfica:
=> Distrito: __________________________
=> Provincia: __________________________
=> Región / Dpto.: ________________________
V. Director / Profesor Responsable:
DNI
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Cargo
==> Número de Alumnos reportados / matriculados:
N°
Item / Producto
UM
PREVISTO x ALUMNO
Cant. PU
VT
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
TOTAL ==> S/.
PREVISTO TOTAL
Cant.
TOT
-
-
Cant.
0
COMPRA REALIZADA
PU
TOT
VAR
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
REVISADO Y VERIFICADO POR
Firma y Sello de Responsable
Firma y Sello de Director UGEL
v1
 Anexo 03: Declaración de rendición de gastos
Una vez culminado el llenado del formato “Anexo 02 - Relación de productos adquiridos”, el
director(a) o profesor (a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no
escolarizado debe proceder a completar los datos solicitados en el “Anexo 03 – Declaración
Jurada de Gastos”.
Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos” con
los datos generales de la institución educativa o programa no escolarizado; tales como, nombre
de la Entidad Educativa (I.E.) Programa (PRONOEI), DRE, UGEL, ubicación geográfica región,
provincia y distrito, DNI y apellidos y nombre del director(a) o profesor(a) y cargo del
responsable de la adquisición
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Paso 2: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de IE o programa no
escolarizado debe consignar los datos de los gastos realizados en base a las facturas, boletas
con las que cuenta; el llenado del formato debe estar en orden cronológico del gasto.
Paso 3: Los datos a ser consignados corresponden a los siguientes campos de registro:
a) RUC del emisor (tiene 11 dígitos)
b) Fecha de emisión del documento (según formato: DD/MM/AA),
c) Tipo de documento (factura, boleta o ticket electrónico), se incluirá la serie y número de
documento
d) Monto total del gasto considerado en el documento, debe estar en números y letras
Paso 4: Es importante señalar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la
sumatoria del gasto realizado en cada una de las facturas, boletas En caso no fuera coincidente,
Responsable designado en UGEL podrá realizar las observaciones que considere pertinentes y
de ser necesario, solicitar la presentación de un nuevo formato.
Paso 5: Asimismo, los ítems ordinales señalados en el “Anexo 03 – Declaración Jurada de
Gastos” deben coincidir con los declarados en el “Anexo 02 – Relación de Productos
Adquiridos”. En caso no fuera coincidente, Responsable designado en UGEL podrá realizar
observaciones, solicitar el informe del caso y las modificaciones respectivas.
Paso 6: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o
programa no escolarizado deberá firmar y sellar el “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos”.
Paso 7: El formato llenado deberá contar con la firma de 02 representantes del CONEI en señal
de conformidad de la declaración jurada de gastos realizada.
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Anexo 03 – Declaración de rendición de Gastos
MINISTERIO
DE EDUCACIÓN
DECLARACIÓN
DE RENDICIÓN
DE GASTOS
DECLARACIÓN
JURADA
por Subvención Otorgada por el Ministerio de Educación - MINEDU
I. Entidad Educativa:
II. Dirección Regional de Educación (DRE):
III. Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL):
IV. Ubicación Geográfica:
=> Distrito: __________________________
=> Provincia: __________________________
=> Región / Dpto.: ________________________
V. Director / Profesor Responsable:
DNI
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Apellido Paterno
RUC EMISOR
Apellido Materno
COMPROBANTE DE PAGO
FECHA
TIPO
DD/MM/AA
TIPO
1 = Factura
4 = Tickets
2 = Boleta de Venta
5 = Otro
3 = Recibo de Honorarios
-*-
N°
Nombres
MONTO
S/.
Cargo
COMENTARIO / OBSERVACIÓN
TOTAL ==> S/.
(en letras)
REVISADO Y VERIFICADO POR
Firma y Sello de Responsable
Firma y Sello de Director UGEL
v1
Importante:
El director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no
escolarizado deberá presentar a la UGEL correspondiente los anexos 02 y 03 como parte de
un informe de declaración de gastos.
 Anexo 01: Reporte de seguimiento del Responsable designado en UGEL
La Unidad de Gestión Educativa Local debe designar mediante una Resolución Directoral a un
especialista de nivel inicial como responsable del seguimiento de la adquisición de kits de útiles
escolares y de aseo básico por parte de las instituciones educativas y programas no
escolarizados de la jurisdicción.
El Responsable designado en UGEL del seguimiento de la adquisición de materiales educativos,
deberá realizar la verificación de los informes de declaración de gastos y sus respectivos
anexos, procediendo a aprobar u observar el documento. En caso resulte necesario, realizarán
acciones de supervisión y/o la solicitud de la modificación del informe de gastos presentados
por el director o profesor(a) coordinador(a) de la IE o programa no escolarizado.
 Asimismo, deberá consolidar la información de kits adquiridos y gastos realizados por las
instituciones educativas o programas no escolarizados de la jurisdicción en el formato
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correspondiente al Anexo 01 – Reporte de Seguimiento. Dicho formato deberá ser llenado,
firmado y sellado en señal de conformidad de la información revisada.
 Los datos a ser consignados en el formato “Anexo 01 – Reporte de seguimiento”
corresponden a:
a) Datos generales de la IE o programa no escolarizado (código de local 6 dígitos, código
modular 7 dígitos, nombre (II.EE, PRONOEI), nivel y modalidad (indica la II.EE: es CEI o
PRONOEI).
b) Datos de ubicación (región, provincia, distrito y dirección),
c) Datos del responsable de la adquisición en la IE o programa no escolarizado (apellido
paterno, apellido materno, nombres y cargo)
d) Monto asignado a la IE o programa no escolarizado, gasto declarado por la IE o
programa no escolarizado mediante el formato anexo 03, saldo en banco
e) Numero de kits adquiridos informados mediante el formato anexo 02. (este debe estar
en relación al número de alumnos(as) reportados o matriculados).
Anexo 01 – Reporte de seguimiento
Reporte de Seguimiento
Nro
CÓDIGO
LOCAL
CÓDIGO
MODULAR
RESPONSABLE DE ADQUISICIÓN
IIEE
NIVEL /
MODALIDAD
REGIÓN
PROVINCIA
DISTRITO
DIRECCIÓN
Apellido Apellido
Nombres
paterno Materno
CARGO
MONTO
ASIGNADO (S/.)
GASTO DECLARADO SALDO BANCO
(S/.)
(S/.)
NRO KITS
COMPRADOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Nota1:
Nro: Número de IIEE
CÓDIGO LOCAL: Código local de la IIEE (no aplica para PRONOEI, dejar en blanco)
CÓDIGO MODULAR: Código modular de la IIEE
IIEE: Nombre de la IIEE
NIVEL / MODALIDAD: Indica si la IIEE es CEI o PRONOEI
REGIÓN: Región donde se ubica la IIEE
PROVINCIA: Provincia donde se ubica la IIEE
DISTRITO: Distrito donde se ubica la IIEE
DIRECCIÓN: Dirección donde se ubica la IIEE
Apellido paterno: Apellido paterno del responsable de la adquisisción
Apellido Materno: Apellido materno del repsonsable de la adquisisción
Nombres: Nombres del responsable de la adquisción
Cargo: Indica si el responsable de la adquisición ocupa el cargo de DIRECTOR, DOCENTE COORDINADORA (solo para el caso de PRONOEI) o DOCENTE DESIGNADO
MONTO ASIGNADO (S/.): Monto de dinero asignado para la adquisición de los Kits de materiales
GASTO DECLARADO (S/.): Monto gastado declarado con boletas de pago y/o declaración jurada (hasta 30% del monto asignado) mediante informe y formatos establecidos para la adquisisción de los Kits de materiales
SALDO BANCO (S/.): Saldo del monto asignado registrado en la cuenta del Banco de la Nación
NRO KITS COMPRADOS: Número de Kits de materiales comprados
Nota2:
Para el caso del "NIVEL/MODALIDAD" y "CARGO" escoger la opción en la lista desplegable de celda
 El Responsable designado en la UGEL elaborará, mensualmente, un informe consolidado de
la adquisición efectuada por directores(as) y profesores(as) coordinadores(as) de la
jurisdicción para su remisión a la DRE; la que a su vez, consolidará los datos obtenidos para
su envío a la Dirección de Educación Inicial del Ministerio de Educación - DEI, para lo cual
remitirá el informe resumen y adjuntará los formatos de Reporte de seguimiento (Anexo 01Reporte de Seguimiento) presentados por las UGEL.
 El informe consolidado de la adquisición efectuada por directores(as) y profesores(as)
coordinadores(as) de la jurisdicción de la UGEL deberá remitirse a la DRE a partir del
siguiente mes, después de haberse efectuado el abono de dinero a los directores(as) o
profesores(as) coordinadores(as) de la jurisdicción.
8
 La información será enviada a la DEI para conocimiento en el marco de su función de
seguimiento y monitoreo. El último informe consolidado deberá remitirse a la DEI hasta el
30 de setiembre del 2015.
4. Diagrama del Proceso de presentación de informes sobre la adquisición de materiales
educativos para estudiantes de instituciones educativas y programas no escolarizados del
nivel de educación inicial.
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ETAPAS PARA LA EJECUCIÓN DE LA ADQUISICIÓN DEL KIT DE ÚTILES ESCOLARES Y DE ASEO
PROGRAMACION
Comu
nicació
ny
difusió
n
MINEDU
/DEI
 Establece criterios del ámbito de
intervención.
 Remite a las DRE validación.
 Aprueba el listado de
responsables de adquisición,
mediante el uso del sistema
Nexus.
 Seguimiento y monitorea





Segui
miento
y
monito
reo
DRE/
GRE
UGEL
Denun
cias
I.E

Autoriza la apertura de
cuentas de ahorro
Designa responsable mediante
istema Nexus.
R.D asistencia técnica y
Seguimiento y monitorea
seguimiento al proceso.
Consolida información validada
por las UGEL y las remite al
MINEDU.
Monitoreo y seguimiento a las
UGEL
 Designa responsable mediante R.D
de seguimiento al proceso.
 Validada y verifica Base de datos
de las I.E y PRONOEI focalizados.
 Remite Base de Datos validada a la
DRE/GRE para ser enviada a la DEI.
 Establece cronograma de talleres
de capacitación con los
responsables de adquisición de los
KIT.
 Seguimiento y monitoreo a las II.EE
y PRONOEI
 Determina del listado proporcionado
por el MINEDU la relación de materiales
que serán adquiridos.
 Conforma y/o convoca CONEI
 Ubica lugar donde realizará la compra
 Verifica validez comprobante de pago
EJECUCIÓN
 Autoriza la apertura de cuentas de
ahorro
 Efectúa la transferencia de recursos a las
cuentas de ahorro abiertas a través del
SIAF.
 Solicita al Banco de la nación reporte de
transferencias realizadas.
 Solicita al BN reportes semanales de los
saldos financieros.
 Realiza el monitoreo y seguimiento
 Asistencia Técnica presencial
 Asesoría presencial y virtual
 Visita a las II.EE inicial y PRONOEI
EVALUACIÓN
CIERRE
 Elabora formato para
emisión de informe de
adquisición.
 Brinda asistencia técnica
presencial y virtual
 Elabora informe final
global sobre la base
de los consolidados
enviados por las
UGEL.
 Brinda asistencia técnica
presencial y virtual.
 Realiza el monitoreo y seguimiento
 Visita a las II.EE inicial y PRONOEI
 Verificación de las cuentas en el Banco
de la Nación.
 Publicación de los beneficiarios
 Solicita bloqueo de cuentas
 Talleres de capacitaciones a directores
(as) y docentes coordinadores
 Solicita desbloqueo de cuentas
 Realiza el monitoreo y seguimiento
 Visita a las II.EE y PRONOEI.
 Ejecuta la compra del kit de útiles
escolares y de aseo priorizados del
listado proporcionado por el MINEDU.
 Distribuye kit de útiles escolares y de
aseo a los niños(as)
 Verifica y consolida
información remitida por los
responsables de adquisición.
 Elabora y remite a la DRE
mensualmente el informe
consolidado de la
adquisición.
 Elabora informe de rendición de
cuentas.
 Verifica que documentos
cuenten con la firma y sello de
dos representantes del CONEI
 Presenta informe de lo actuado
a la UGEL.
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FLUJOGRAMA: EJECUCCIÓN
MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL KITS DE ÚTILES ESCOLARES Y ASEA BÁSICO
INICIO
Equipo de
Monitoreo
monitorep
M I N E D U –D E I
DRE
FIN
Equipo de
Monitoreo
Monitorea a las especialistas
de las UGEL
Revisa, compila y envía el
informe al MINEDU.
Haciendo uso del anexo 1
Fiscaliza el proceso de
adquisición
30
setiembre
UGEL
I.E. /PRONOEI
Comunica o notifica del
depósito efectuado por el
MINEDU
Seguimiento a la adquisición
realizada por los responsables
(reporte mensual).
Adquirir el kits de
útiles escolares y de
aseo básico
Elabora y presenta el
informe. Haciendo Uso
de los anexos 2 y 3
31 de
agosto
Junio –
julio 2015
Revisa, consolida y envía
el informe a la DRE
15de
setiembre
HITO
4
HITO
5
El Director (a) y/o
coordinador (a) tiene 5
días hábiles para la
gestión interna del
material.
07 de
setiembre
Acta de entrega
HITO
1
HITO
2
HITO
3
11
Depósito del dinero
MINEDU
Compra de los kits
I.E.
Informe
I.E
Gestión del kits en I.E
/PRONOEI