funciones de un auxiliar de cuentas por pagar - Biblioteca, FES-C

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA
“QUIMIR, S.A. DE C.V.”
TRABAJO PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA:
DIANA RODRÍGUEZ GONZÁLEZ
ASESOR:
L.A.E. FRANCISCO RAMÍREZ ORNELAS
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO 2014.
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................. 6
OBJETIVOS ESPECIFICOS: ...................................................................................................... 6
CAPITULO 1. FUNDAMENTO TEÓRICO METODOLÓGICO ........................................................................ 7
1.1.
TIPO DE INVESTIGACION ................................................................................................. 8
1.2.
GENERALIDADES (MARCO TEORICO) .......................................................................... 9
1.3.
GENERALIDADES DE CONTABILIDAD......................................................................... 11
1.3.1. CONCEPTUALIZACIÓN DE CONTABILIDAD ............................................................ 11
1.3.2. EL CICLO CONTABLE .................................................................................................... 12
1.3.3. TIPOS DE CONTABILIDAD ........................................................................................... 13
1.4.
LAS FINANZAS ................................................................................................................... 14
1.4.1 CONCEPTUALIZACIÓN DE FINANZAS ....................................................................... 14
1.4.2. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ................................................................................. 15
1.4.3. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ............................................. 15
1.4.4. LAS FINANZAS EN LA EMPRESA ............................................................................... 16
1.4.5. FUNCIONES DEL ÁREA DE FINANCIERA ................................................................ 17
1.5.
CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 18
1.5.1. CUENTAS POR PAGAR ................................................................................................. 18
1.5.2. NIVEL DE FINANCIAMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR .................................... 19
1.5.3 POLÍTICAS DE FINANCIAMIENTO ............................................................................... 20
CAPITULO 2. DESCRIPCIÓN, IMPACTO Y RELEVANCIA DEL TRABAJO PROFESIONAL ............................. 21
2.1. SUSTENTO DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL ............................................................. 22
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.1.1. CURRICULUM VITAE ..................................................................................................... 22
2.1.2. CONSTANCIAS DE EMPLEO ....................................................................................... 25
2.1.3 PERFIL DEL PUESTO ..................................................................................................... 28
2.1.4. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO....................................................................................... 30
2.1.5. ORGANIGRAMA GENERAL Y DEL ÁREA.................................................................. 33
2.2. HISTORIA DE QUIMIR, S.A DE C.V. ................................................................................... 35
VISIÓN .......................................................................................................................................... 35
MISIÓN.......................................................................................................................................... 36
POLÍTICA DE SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD ........................................... 41
PERFIL DE QUIMIR, S.A. DE C.V. .......................................................................................... 47
2.3. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR DE QUIMIR, S.A
DE C.V. ............................................................................................................................................. 51
2.3.1. VERIFICACIÓN DE FACTURAS Y PAGO A PROVEEDORES EN MONEDA
NACIONAL Y EXTRANJERA .................................................................................................... 51
2.3.2. ANTICIPO A PROVEEDORES MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA ............... 55
2.3.3. PROCEDIMIENTO DE CHEQUES Y BANCA ELECTRONICA ............................... 57
2.3.4. PAGO A PROVEEDORES A TRAVÉS DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS
DE FONDOS EN MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA .................................................. 67
2.3.5. CALIDAD DE LOS PASIVOS DE CUENTAS POR PAGAR ..................................... 69
2.3.6. ARCHIVO CUENTAS POR PAGAR.............................................................................. 72
2.4. FUNCIONES DESEMPEÑADAS EN MI PUESTO ............................................................ 73
2.4.1. PAGOS DE MATERIA PRIMA, REFACCIONES Y FLETES .................................... 73
2.4.2. PAGO A PEMEX .............................................................................................................. 75
2.4.3. PEDIMENTOS DE EXPORTACIÓN.............................................................................. 76
2.4.4. INFORMACION PARA AUDITORIAS ........................................................................... 76
2.4.5. CALCULO DEL 2.5% SOBRE NOMINA ....................................................................... 77
3
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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2.4.6. REEMBOLSOS ................................................................................................................. 78
2.4.7. ALTA DE DATOS BANCARIOS DE PROVEEDORES .............................................. 79
2.4.8. ATENCIÓN A PROVEEDORES .................................................................................... 79
CAPITULO 3. PROBLEMATICAS Y SUGERENCIAS .................................................................................... 80
3.1 PROBLEMATICAS ................................................................................................................... 82
3.2 SUGERENCIAS ........................................................................................................................ 83
CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 84
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 86
CIBERGRAFIA ..................................................................................................................................... 87
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo expone una memoria de la experiencia que he adquirido
dentro del área de Cuentas por Pagar en la Empresa Quimir, S.A. de C.V. la cual,
de manera conjunta con mis estudios universitarios, han abierto el camino hacia mi
desarrollo profesional, aceptando numerosos retos, que me permiten atraer día a día
diversos conocimientos, que me forman y enriquecen.
El área de cuentas por pagar es imprescindible en el departamento financiero
y más aún en un ente económico, puesto que es el filtro donde se revisan y analizan
las erogaciones de la empresa. Es también un eslabón básico entre los proveedores
de insumos y servicios, para mantener una relación comercial sana basada en la
cordialidad, ética y profesionalismo, con el fin de mantener una buena reputación en
el mercado, que traerá un resultado benéfico a la compañía como conseguir mayores
plazos de crédito, incrementar y apertura mayores líneas de crédito, entre otros.
La definición “Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes
provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición
de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de
los bienes que constituyen el activo de una empresa”, nos engloba más en su
relevancia, ya que podemos percibir que son obligaciones de la entidad y ha falta de
pago de ellas para extinguir dicha obligación, se puede incurrir en demandas
mercantiles. Incluso la falta de control expone a la compañía a diversos errores
monetarios, llegando a los extremos como a fraudes.
Es motivo por lo cual se proponen externar diversas opiniones objetivas del
área donde labore con el fin de ayudar a minimizar riesgos y simplificar sus
movimientos operativos.
5
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
OBJETIVO GENERAL
Optimizar el área funcional de cuentas por pagar que propicie el desarrollo de
la organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Simplificar las operaciones dentro del área de cuentas por pagar
 Mantener un flujo eficiente de las demás áreas interrelacionadas con cuentas
por pagar.
 Evitar desviaciones por pagos indebidos a los proveedores.
 Disminuir el número de pagos atrasados a proveedores.
 Mantener los requisitos fiscales necesarios para la deducibilidad de las
facturas de cuentas por pagar.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
CAPITULO 1.
FUNDAMENTO TEÓRICO
METODOLÓGICO
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
1.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El diseño de la investigación se refiere al plan concebido para responder a las
preguntas de la investigación, nuestra investigación es no experimental y de tipo
transeccional descriptivo.
Se hizo una investigación no experimental, porque se llevó acabo sin
manipular las variables, es decir, sólo se observaron tal y como se dieron en su
contexto natural para posteriormente analizarlos y por lo tanto, buscar soluciones a
los problemas detectados.
Se dice que es transeccional, porque se recolectó la información justo en el
tiempo de acción y es descriptiva porque sólo se expone lo que se encontró y por lo
tanto lo que se obtuvo de dicha información
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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1.2. GENERALIDADES (MARCO TEORICO)
El marco teórico es sustentar la propuesta a través de información documental
obtenida en diferentes fuentes desarrolladas por otros estudioso de la temática, ello
implica analizar y exponer aquellas teorías, enfoques teóricos, investigaciones y
antecedentes en general que se consideren válidos para el correcto análisis del
estudio.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
MARCO
TEORICO
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TEMA
Funciones de un Auxiliar de
Cuentas por Pagar, en la
empresa Quimir, S.A. de C.V.
PROBLEMA
El área administrativa en cuentas
por pagar puede ser más
eficiente en sus procesos.
HIPOTESIS
Demostrar que se pueden
mejorar los tiempos y controles
administrativos.
OBJETIVO
Optimizar el área funcional de
finanzas que propicie el
desarrollo de la organización.
AREA DE
ESTUDIO
Finanzas
(Área Administrativa)
UNIDADES DE
ESTUDIO
Cuentas por Pagar
METODOLOGIA
Investigación no Experimental
y
10
de Tipo Transeccional y
Descriptivo
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
1.3. GENERALIDADES DE CONTABILIDAD
Introducción
El mundo cada día se simplifica más, las empresas se desenvuelven en un
ambiente global, que exige alta competitividad. Estamos en la era de las
comunicaciones. En la cual la información es el elemento más vital para cualquier
negocio. La información contable es determinante para la toma de decisiones. La
Contabilidad emerge, en este contexto, como una necesidad indispensable, dado
que es el idioma empresarial por medio del cual se expresan los resultados, la
posición financiera de una entidad y sus cambios.
1.3.1. CONCEPTUALIZACIÓN DE CONTABILIDAD
En nuestro entorno actual, la contabilidad también ha tenido que transformar
su concepción de ser una herramienta para cumplir con las obligaciones tributarias o
arte o ciencia o técnica o disciplina hasta convertirse en un sistema de información,
un aliado estratégico del empresario.
“La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa,
almacena y distribuye un tipo particular de datos, la información financiera, vital para
la correcta toma de decisiones en la empresa. La contabilidad se define como un
sistema contable dado que su función es comunicar los sucesos económicos de una
entidad.”
El mundo globalizado exige tener información contable comprensible,
relevante, confiable y comparable. Por tal motivo los estados financieros se elaboran
para que sean útiles a sus usuarios en la toma de decisiones.
11
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
“La Contabilidad es un sistema de información que registra y clasifica las
transacciones financieras que realiza una entidad económica, en términos
cuantitativos y monetarios, convirtiéndolas en estados financieros que ayudan a sus
usuarios a tomar decisiones.”
1
, y cumplir adecuadamente la relación tributaria con
el Estado.
1.3.2. EL CICLO CONTABLE
La Contabilidad, está constituida por una serie de etapas que se efectúan
repetitivamente con objeto de transformar información acerca de las transacciones u
operaciones de una entidad en Estados Financieros para distintos usuarios, las
cuales conocemos como Ciclo Contable.
Las etapas del ciclo contable son:
1. Recopilación de información documentada: Se reúnen todos los comprobantes
o documentos contables emitidos o recibidos como facturas, comprobantes de
crédito fiscal, planillas, comprobantes de remesa, voughchers, notas de débito o
crédito o de remisión, declaraciones de impuestos, recibos, pagarés, letras de
cambio, entre otros. La información se ordena correlativamente para facilitar su
posterior análisis y registro.
2. Análisis de la información: Se analiza la documentación para determinar el
doble efecto que las operaciones ocasionan sobre la estructura contable, según el
principio de partida doble.
1
Disponible en http://www.gestiopolis1.com/recursos8/Docs/fin/contabilidad-y-generalidades-de-lacontabilidad.pdf
12
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
3. Registro de Operaciones en el Libro Diario: Se registra el doble efecto que las
operaciones ocasionan sobre la estructura contable mediante cargos y abonos en
partidas, asientos o anotaciones en el libro diario.
4. Clasificación de partidas en el Libro Mayor: Los cargos y abonos de las
partidas de diarios se clasifican en cuentas correspondientes en el libro mayor. Cada
cuenta tiene un código asignado que la identifica.
5. Balance de comprobación y ajustes: Se listan las cuentas de mayor con un
saldo correspondiente para verificar si el proceso de anotación y clasificación ha sido
correctamente realizado. Luego se actualizan las cuentas, para que reflejen el
importe correcto en el Balance y los ingresos, costos o gastos sean registrados en el
periodo en que se incurren. Después se elabora el Balance de comprobación
ajustado. En esta etapa puede emplearse alternativamente una hoja de trabajo.
6. Elaboración de Estados Financieros: Partiendo del Balance de comprobación
se elaboran:
-El Balance General -El Estado de Resultados
-El Estado de Flujo de Efectivo
-El Estado de cambios en el Capital
-Notas a los Estados Financieros
1.3.3. TIPOS DE CONTABILIDAD
Los Estados Financieros serán elaborados en función de la relevancia que
tenga su contenido para los usuarios. Debido a este hecho, la contabilidad se
clasifica en dos tipos: (a) financiera (b) administrativa.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
La Contabilidad Financiera es un sistema de información dirigido a los
usuarios externos, como inversionistas, prestamistas, proveedores y acreedores
comerciales, clientes, el gobierno y sus organismos públicos, que aplica las Leyes
Locales y las Normas Internacionales de Contabilidad. Cuya base es generalmente
histórica. Según las Normas Internacionales de Contabilidad.
La Contabilidad Administrativa es un sistema de información dirigido a
usuarios internos, como los gerentes, y todos aquellos que toman decisiones en una
empresa, cuyo carácter es opcional y además emplea una base predeterminada. 2
1.4. LAS FINANZAS
1.4.1 CONCEPTUALIZACIÓN DE FINANZAS
Las finanzas se definen como el arte y la ciencia de administrar dinero, afectan
la vida de toda persona y organización. Las finanzas se relacionan con el proceso,
las instituciones, los mercados y los instrumentos que participan en las trasferencias
de dinero entre personas, empresas y gobiernos.3
Como rama de la economía, toma de esta los principios relativos a la
asignación de recursos, pero se enfoca principalmente en los recursos financieros y
se basa en la utilización de la información financiera que es productos de la
2
Guajardo Cantu Gerardo, 2004, -Contabilidad Financiera 4ta. Edición, Mc Graw-Hill.Pág.323-333 Pág. 487-498
3
Disponible en www.contaduria.uady.mx/files/.../FN03_introduccionalasfinanzas.pdf
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
contabilidad y en indicadores macroeconómicos como tasa de interés, tasa de
inflación, tipo de cambio, crecimiento del producto interno bruto (PIB) etc.
1.4.2. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Área de las finanzas que aplica el proceso administrativo, dentro de una
empresa pública o privada para crear y mantener valor mediante la toma de
decisiones y una administración correcta de los recursos.
1.4.3. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
*Planear el crecimiento de la empresa, tanto táctica como estratégica.
*Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma eficiente.
*Asignar dichos recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la empresa.
*Lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros.
*Minimizar la incertidumbre de la inversión.
La función financiera es un conjunto de actividades por medio de las cuales
la administración de la empresa busca la obtención, asignación y uso óptimo de los
fondos, en las más favorables condiciones, para que el capital como recurso, aporte
su mejor contribución al conjunto de objetivos de la empresa,
15
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
1.4.4. LAS FINANZAS EN LA EMPRESA
El funcionario principal del área de finanzas tiene un alto cargo dentro de la
jerarquía organizacional dentro de la empresa debido al papel central que
desempeña en la toma de decisiones.
Es responsable de la formulación de las políticas financieras más importante
de la empresa, que interactúa con otros funcionarios de la misma. Su papel lo ejerce
básicamente como contralor. El objetivo primordial es maximizar el valor de la
empresa.
Estos son algunos de los objetivos para maximizar el valor de una empresa:
 Buscar el posicionamiento sólido y creciente de la empresa en su mercado.
 Desplazamiento de productos y servicios que garanticen la generación de
flujos monetarios constantes y crecientes (liquidez).
 Mayores utilidades posibles.
 Investigación y desarrollo.
 Nuevos productos y fomentar nichos de mercado.
 Mejora continua en la calidad de los productos.
 Eficiencia y mejora continua en los procesos productivos.
 Satisfacción de los clientes.
 Formación de un pool de proveedores.
 Proyectos rentables que garanticen flujos presentes y futuros.
 Administración de riesgos.
 Mezcla optima de financiamientos.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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El área de finanzas tiene la obligación de adquirir los recursos y ayudar después
a operarlos, con el fin de maximizar el valor de la compañía. Estas son algunas de
sus actividades concretas:
1.4.5. FUNCIONES DEL ÁREA DE FINANCIERA
 Pronosticar y planificar: coordina el proceso de planificación, es decir
interactúa con miembros de otros departamentos al hacer pronósticos y
establecer los planes que moldearan el futuro de la compañía.
 Tomar las decisiones importantes de inversión y de financiamiento: el
personal de finanzas ayuda a determinar el crecimiento óptimo de las ventas,
a decidir que activos adquirir y la mejor opción para financiarlos.
 Coordinar y controlar: el personal de finanzas necesita interactuar con otros
departamentos para cerciorarse de que la compañía sea administrada con la
mayor eficiencia posible.
 Tratar con los mercados financieros: el área de finanzas se ocupa del
dinero y de los mercados financieros.
 Manejar el riesgo: todas las empresas corren riesgos, como; desastres
naturales, incendios e inundaciones, incertidumbre de los mercados de bienes
de consumo y fluctuaciones en el tipo de cambio. Muchos de ellos pueden
atenuarse comprando un seguro o protegiéndose en los mercados derivados.
El personal de finanzas se encarga del programa global para la administración
del riesgo, identificar los que debería administrar y luego administrarlos con la
mayor eficiencia.4
4
Eugene F. Brigham & Joel F. Houston, Fundamentos de Administración Financiera, décima edición, Capítulo 1,
pag. 14
17
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
En síntesis la administración financieros, toman decisiones sobre qué activos
deben adquirirse, como se financiarán y como la empresa realizará sus operaciones.
Si realizan todo estos en forma óptima, contribuirán a maximizar el valor de su
empresa y esto aumentará el bienestar de los consumidores y de los empleados.
1.5. CUENTAS POR PAGAR
1.5.1. CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de
bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo
son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su
dinero el mayor tiempo posible.5
La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya
gastos, estos pueden ser por materias primas, refacciones y servicios. Todos estos
gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunos de estos
gastos requieren ser liquidados de inmediato, y otros se les dan un plazo. El ciclo de
cuentas por pagar y sus objetivos consecuentes está relacionado con el
reconocimiento de todas estas obligaciones y el subsecuente control y manejo de
ellas.
5
Disponible en http://www.
18
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información:
fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago,
importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.
El adecuado manejo y control sobre las funciones que se realizan en el
departamento de cuentas por pagar permitirán que se registren adecuadamente, las
deudas contraídas o pasivos así como también se realicen pagos oportunos.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por
Pagar a Largo plazo.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser
formuladas por las áreas de finanzas y compras con el conocimiento y aceptación de
la dirección general, ya que la buena o mala administración de las cuentas por pagar
afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo.
Para una buena administración de las cuentas por pagar se necesita contar
con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones. Es
necesario contar con un programa de pagos que permita conocer las necesidades de
efectivo.
1.5.2. NIVEL DE FINANCIAMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
El nivel de las cuentas por pagar está determinado principalmente por el nivel
de compras de inventarios pues son los que fijan las erogaciones que deben hacerse
y en menor grado por los conceptos de gastos.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
El nivel de cuentas por pagar debe vigilarse en razón de la solvencia de la
empresa la que tiene que tener una relación del monto del pasivo al valor del capital
contable de la empresa.
1.5.3 POLÍTICAS DE FINANCIAMIENTO
Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen como objetivo el
elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa, obtener
descuentos por pronto pago o pago anticipado cuando se presentan condiciones
para ser negociados y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa.
La administración de las cuentas por pagar fija las políticas, entre las que están:
 Elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa de
crédito con proveedores, se fija con parámetros en términos de días de
crédito y se asigna según los diferentes insumos que se adquieren.
 Aprovechamiento de los descuentos de pronto pago o pago anticipado.
 Nivel de endeudamiento de la empresa.
 Vigilar la exposición de las cuentas por pagar ante la inflación y devaluación
de la moneda.
20
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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CAPITULO 2.
DESCRIPCIÓN, IMPACTO Y
RELEVANCIA DEL TRABAJO
PROFESIONAL
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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2.1. SUSTENTO DEL DESEMPEÑO PROFESIONAL
2.1.1. CURRICULUM VITAE
CURRICULUM VITAE
 Datos Personales
Nombre: Diana Rodríguez González
Fecha de Nacimiento: 10 de Julio de 1987
Edad: 27 años
Domicilio: Calle Sonora, #124 Col. Tulpetlac, Ecatepec, Estado de México
Estado Civil: Soltera
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 57-78-73-39
Celular: 044-55-40-43-72-18
 Objetivo Profesional
Colaborar con mis conocimientos en un equipo de trabajo, participando activa y
profesionalmente, para cumplir las metas individuales y del área establecidas por el
negocio, logrando así, el adecuado funcionamiento de las operaciones financieras de
la empresa y un desarrollo profesional sólido.
 Habilidades
Manejo de Paquetería Office
Sistema SAP en el área de Cuentas por Pagar y Finanzas
Sistema Coaunix en el área de Cuentas por Pagar y Tesorería
22
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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 Datos Académicos
Universidad Nacional Autónoma de México
Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán - Campo 4
Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas
 Experiencia Laboral
Quimir S.A. de C.V. (Grupo Mexichem)
Av. José López Portillo N° 39 Col. Lechería, Tultitlan, Edo. Méx. C.P. 54900
Septiembre 2009 a Enero 2012
Puesto: Auxiliar Contable
Lic. Antonio Héctor Martínez Díaz (Gerente de Contabilidad)
Tel. 58-99-11-00 Ext.1160
Correo electrónico: [email protected]
Iquisa Santa Clara (Grupo Cydsa)
Junio 2012- a la fecha
Puesto: Auxiliar de Cuentas por Pagar
Lic. Angel Oregón Sanchez
Tel. 56-99-24-65
Correo electrónico: [email protected]
23
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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 Funciones:
* Revisión de requisitos fiscales
* Validar facturas en portal del SAT (CBB, CFD y CFDI)
* Verificación de facturas en SAP
* Programación de pagos
* Elaboración de fondeo
* Elaboración de propuestas de pago en SAP y COAUNIX
* Contabilización de pagos
* Elaboración de cheques mediante el sistema SAP
* Captura de pólizas y creación de pasivos
* Pago a Pemex mediante el portal
* Comprobación de anticipos
* Conciliaciones Bancarias
* Atención a proveedores
* Elaboración y captura del papel de trabajo de Pedimentos de Exportación
* Elaboración de reserva de lento movimiento
* Realizar formato de control presupuestal de gastos
* Atención auditores
24
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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2.1.2. CONSTANCIAS DE EMPLEO
25
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
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27
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.1.3 PERFIL DEL PUESTO6
Edad
Sexo
Estado Civil
Disponibilidad
Frecuencia
de viajar
28-45
Femenino
Casado
Si
Masculino
Soltero
No
Indistinto X
Indistinto
Idioma
Ocasionalmente
X
Frecuentemente
X
Otro Idioma
Inglés( 0 %) Hablar
Leer
Escribir
___(
%)
Hablar
Leer
Escribir
Paquetes de Cómputo
Office
Escolaridad
Área o Especialidad
(Licenciatura, Ingeniería, Maestría, Preparatoria)
(Administración de Empresas, Ingeniería Civil, MBA,
etc.)
Licenciatura
Contaduría o Administración de Empresas
Trunco o Titulado
Titulado
Perfil de Competencias al que pertenece
Nivel Estratégico
R1 – Staff
Nivel Táctico
R2 – Comercialización
Nivel Operativo
X
Habilidades Técnicas
6
R2 – Operación
Habilidades Administrativas
Manual de Recursos Humanos, Perfil de Puesto, Cuentas por pagar, Auxiliar Contable, 2009.
28
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Contabilidad General, Manejo de SAP
Experiencia Laboral
Si X
2014
Organizado, Persuasivo.
No
Áreas
Puestos
Años
Contabilidad
Auxiliar
2 Años
Cuentas por Pagar
Encargado
3 Años
Nombres y Firmas
Alan Ciceña Ramos
Antonio Hector Martinez Diaz
Héctor Jesus Guevara Ruiz
Nombre de la persona que
elaboró esta descripción de
puesto
Nombre de la persona que
autorizó esta descripción de
puesto
Recursos Humanos
29
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.1.4. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO7
Identificación
Nombre puesto
tipo
Analista de Cuentas por Pagar
Cloro Vinilo
Cadena
Flúor
X
# catálogo de
puesto
Productos
Transformados
Oficinas Staff
Planta
Tultitlán
Dirección
Gerencia
País
México
Alcance
geográfico
México
Nombre del
ocupante del
puesto
Leny Hidalgo González
Número de
empleado
Antonio Hector Martínez Díaz
Reporta a
Gerente de Contabilidad
Propósito General (¿para qué existe el puesto?)
Realizar la verificación y el pago de pasivos a proveedores por las compras realizadas por la
empresa cumpliendo con la normatividad fiscal, corporativa y de negocio correspondiente.
.
7
Manual de Recursos Humanos, Perfil de Puesto, Cuentas por pagar, Auxiliar Contable, 2009.
30
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Retos / Problemática del Puesto
Actividades rutinarias pero que requieren una concentración absoluta en lo que se hace.
Actitud positiva en la atención diaria de proveedores (consultas, quejas, etc.)
Pronostico certero de Requerimientos esperados de Efectivo.
Principales Responsabilidades / Finalidades
Verificación de pasivos por compras en base a negociaciones acordadas por compras
(pedidos).
Programación de pago a proveedores en base a condiciones de crédito otorgadas o en base a
directrices corporativas y/o de negocio.
Revisar que las Facturas de Proveedores cumplan con requisitos fiscales
Elaboración de Pronostico de requerimiento de efectivo.
Atención de Auditorias, tanto Internas como Externas.
Atención de requerimientos fiscales internos (IVA, IETU, etc.)
Cumplir y hacer cumplir las Políticas y Procedimientos vigentes y aplicables al área de
responsabilidad.
31
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Dimensión Económica del Puesto
(Volumen de recursos financieros, materiales, humanos en los que impacta el puesto en forma anual,
presupuesto que maneja:)
Concepto
Cantidad
Pago correcto a proveedores
Mensualmente se manejas pagos
(estimado) hasta por + - $15,000,000 Dlls.
Entorno Operativo
Libertad de Acción (Tipo de decisiones que únicamente toma el titular)
Decide si se tramitan o no pagos urgentes solicitados por Compras.
Relaciones Internas (Áreas con las que se interactúa. Especificar cuál es el propósito de dicha
interacción)
¿Con quién?
¿Para qué?
Compras
Solucionar problemas en pedidos de
compras
Distribución
Solucionar problemas de atrasos en
recepción de bienes.
Logística
Todo lo relacionado con importaciones y/o
con proveedores mayores.
Mantenimiento
Solucionar problemas de atrasos en
recepción de bienes y servicios
Fiscal
Atención de requerimientos de información.
Relaciones Externas (Áreas/Empresas/Actores con los que se interactúa. Especificar cuál es el
propósito de dicha interacción)
¿Con quién?
¿Para qué?
Proveedores
Atención de consultas, quejas, etc.
32
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.1.5. ORGANIGRAMA GENERAL Y DEL ÁREA
33
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE CONTABILIDAD
34
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.2. HISTORIA DE QUIMIR, S.A DE C.V.
VISIÓN
“Ser respetada y admirada mundialmente como una compañía química líder
enfocada en generar resultados, contribuir al progreso y mejorar la vida de las
personas.”
La visión es una descripción de que aspiramos lograr o que posición
pretendemos tener en el futuro; la cual ofrece a todos los que colaboramos en
Mexichem un sentido de dirección para nuestro trabajo día con día. La visión
representa el faro que orienta nuestros esfuerzos y acciones, evitando que perdamos
el rumbo
35
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
MISIÓN
“Transformar químicos en: productos, servicios y soluciones innovadoras para
los diversos sectores industriales, a través de nuestra excelencia operativa y enfoque
en las necesidades del mercado, con el propósito de generar valor continuo para
nuestros clientes, colaboradores, socios, accionistas y comunidad, contribuyendo a
mejorar la calidad de vida de la gente.”
La misión es la manera en que expresamos que es lo que necesitamos hacer
para alcanzar nuestra aspiración o visión a futuro. Dicho de otra forma, define: qué
hacemos en Mexichem, cómo lo hacemos y para quién lo hacemos.
Es muy importante que todos los integrantes de la organización conozcamos y
entendamos la misión, ya que esta representa el cómo debemos actuar para
alcanzar nuestra visión, que es lo importante a considerar en nuestra toma de
decisiones día con día.
36
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
VALORES
Para llevar a cabo nuestra visión y misión, los colaboradores de Mexichem
compartimos los valores de: liderazgo, compromiso, integridad, responsabilidad,
resultados y seguridad, que nos sirven de guía en nuestras actuaciones diarias para
hacer realidad los objetivos de negocio:
* Liderazgo: Buscamos continuamente impulsar la innovación en nuestros
productos, procesos y soluciones, así como generar un impacto positivo en el
mercado y en la industria.
* Compromiso: Creemos en la dedicación, el enfoque hacia metas comunes y
el trabajo en equipo, para superar las expectativas de nuestros clientes y cumplir los
compromisos ofrecidos a nuestros socios, colaboradores y las comunidades de las
que formamos parte y en donde operamos.
* Integridad: Estamos comprometidos a ser un actor ético, honesto y
confiable, que actúa de manera apropiada y respetuosa con sus colaboradores.
* Responsabilidad: Actuamos de manera responsable y equitativa en las
comunidades en las que participamos. Contribuimos de la mejor manera posible a la
preservación del medio ambiente, a través de acciones sustentables.
* Orientado a resultados: Creemos en la eficiencia y la excelencia
operacional y financiera; en ofrecer resultados positivos con un crecimiento
sostenido, y productos que marcan la diferencia.
37
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
* Seguridad: La salud y seguridad de nuestra gente son nuestra prioridad.
Nos esforzaremos por garantizar la seguridad de nuestras instalaciones, en las
comunidades en donde operamos y en el medio ambiente.
Lineamientos Estratégicos
Junto con los valores de Mexichem, los lineamientos estratégicos nos indican
los caminos a seguir para llegar a las metas que como empresa nos hemos fijado,
asegurando a su vez que nuestras decisiones y acciones sean congruentes con
nuestra misión y visión:
Mantener un crecimiento sostenido y sano, integrándonos verticalmente para
fortalecer nuestras cadenas productivas, y asegurar nuestro liderazgo en las
regiones en donde participamos.
Maximizar
la integración de las distintas líneas de negocio generando
sinergias entre ellas.
Minimizar el riesgo económico inherente y los impactos negativos sobre el
negocio, causados por los ciclos en la industria química y petroquímica.
Lograr la excelencia operativa como factor primario en la generación de
ventajas competitivas como productor de bajo costo.
Contar con el desarrollo tecnológico de punta que nos permita mantener el
liderazgo en productos y procesos.
Incrementar el valor de la acción a fin de mantener el interés y a la confianza
del público inversionista, los accionistas y los empleados.
38
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Contar con la mejor gente a través de implantar procesos que nos permitan
atraer, retener y desarrollar el talento.
Generar valor social, ambiental y de seguridad industrial.
Nuestra Propuesta de Valor
Las grandes organizaciones construyen su éxito alrededor de una idea simple
y poderosa que es comprendida, compartida y demostrada por todos aquellos que la
conforman.
En Mexichem esta idea es: “Formulamos soluciones. Multiplicamos
posibilidades”, la cual resume nuestra propuesta de valor que expresa nuestra
habilidad para integrar innovación, tecnología y capital humano en favor del progreso
y la calidad de vida de las personas.
Con esta idea queremos consolidarnos en una sola compañía que opere bajo
un mismo nombre; un equipo integrado y unido en torno a una misma filosofía de
trabajo; una empresa comprometida con el desarrollo sustentable y el bienestar de
las comunidades donde operamos; un corporativo que respete y valore el trayecto de
nuestras marcas comerciales, y su reconocimiento en cada región, integrándolas
como parte vital de su reputación y estrategia de éxito hacia el futuro.
Sabemos que en Mexichem, al integrar la experiencia, talento y habilidades de
nuestra gente el resultado será siempre superior a la suma de acciones individuales
y aisladas.
Considerando lo anterior, creamos una nueva marca que nos ayudará a
simbolizar esta nueva etapa de crecimiento global, respaldada por una fuerte cultura
de colaboración y sinergia entre nuestras empresas.
39
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Los rasgos semi-hexagonales de nuestra marca reflejan la química y el trabajo
en equipo que nos ha de caracterizar siempre, mientras que los tonos azules y
verdes representan el compromiso que tenemos por el bienestar del entorno
ambiental y de las comunidades en las que operamos.
El degradado en los colores expresa la unión e integración de todas las
empresas que hoy forman una sola compañía.
A su vez, refleja la evolución, dinamismo, innovación y solidez de nuestra
empresa.
40
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
POLÍTICA DE SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD
Mexichem y sus empresas subsidiarias consideran a la seguridad como el
factor más importante, dando relevancia al cuidado del medio ambiente, al elaborar
productos y proveer servicios de calidad para satisfacer los requisitos de nuestros
clientes, teniendo como principal fortaleza a nuestro personal.
Compromisos
* Prevenir accidentes de raíz, partiendo de la base de que la seguridad es
responsable de todos.
* Preservar la salud de nuestro personal.
* Prevenir la contaminación al realizar nuestras actividades, para la protección del
medio ambiente.
41
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
* Mejorar continuamente la eficiencia de nuestros sistemas de gestión, a través de
los objetivos establecidos.
* Cumplir con la legislación vigente aplicable, y con otros requisitos que la
organización suscriba para nuestro sistema de gestión.
* Para lograr lo anterior, se promueve la contribución de nuestro personal,
proveedores y clientes al tiempo que se destinan los recursos necesarios para
alcanzar la excelencia.
PRODUCTOS
Entendemos que en la actualidad, la compañía se encuentra enfocada a los
sectores químico y petroquímico, los cuales se encuentran divididos en tres cadenas
productivas:
Cloro-Vinilo: El cloro y la sosa son materias primas obtenidas mediante la
electrolisis de la sal, con las cuales Mexichem fabrica diversos productos de uso
cotidiano.
La sosa es insumo principal en la producción de jabones, shampoo, cremas,
detergentes y el tratamiento de aguas.
Con el cloro se purifica el agua para consumo humano, se producen
innumerables medicamentos, se desinfectan pisos y paredes y se blanquea la pulpa
para hacer papel, entre muchos otros usos. No obstante, como resultado de diversos
procesos químicos, la principal aplicación del cloro se da en la producción del PVC,
un versátil material plástico con el cual se elaboran incontables productos y
procedimientos aplicados en el sector salud como bolsas para sangre e intravenosas,
diálisis y transfusiones de sangre, catéteres, tubo endotraqueales, corazones
artificiales, implantes de válvulas y otros.
42
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Fluor: De acuerdo con Mexichem, el fluoruro de calcio, mejor conocido como
fluorita, es un mineral no metálico cuya función esencial es ser un fundente.
Mexichem cuenta con la mina de fluorita más grande del mundo. De acuerdo con la
compañía, la fluorita en su estado natural y por su característica principal, es utilizada
en la industria del acero, del cemento, del vidrio y de la cerámica, por lo cual se le
denomina grado metalúrgico.
El ácido fluorhídrico es utilizado principalmente en la fabricación de gases
refrigerantes que se utilizan en los aires acondicionados. Se utiliza también como
propelentes, en la fabricación de gasolinas, decapado del acero inoxidable, etc.
Entendemos que en esta cadena se integran diversos procesos y productos como los
compuestos de PVC, productos hechos a la medida de los clientes para
transformarlos en productos finales, como recubrimientos para cables, bolsas para
sangre o diálisis, películas, etc.
Productos transformados: De acuerdo con la compañía, estos productos se
formulan con otros aditivos para que cumplan con las características deseadas del
producto final y puedan ser procesados de manera eficientemente en los equipos de
los clientes. Para Mexichem, el producto más importante de esta cadena es la
tubería de PVC, con la que participa en toda América Latina.8
8
Revista Cultura Mexichem, Octubre 2010.
43
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Principales Clientes y Proveedores
Los principales clientes de la compañía son las industrias petroquímica,
química, jabón, detergentes, tratamiento de aguas, agroquímicos, embotelladoras,
celulosa, papel, cerilleros e industria metal-mecánica. En este sentido entendemos
que dos de sus clientes más destacados son Pemex y Danone.
Principales Clientes
 FABRICA DE JABON LA CORONA,
 PROCTER & GAMBLE INTERNATIONAL
 THE COCA COLA EXPORT CORPORATION
 POCHTECA MATERIAS PRIMAS, S.A. DE C
 MC CORMICK PESA, S.A. DE C.V.
 NUTRIMENTOS MINERALES DE HIDALGO,
 PRODUCTOS QUIMICOS MARDUPOL, S.A.
 MISSION HILLS, S.A. DE C.V.
 PRODUCCION RHI MEXICO,
 IMPEX QUIMICA, S.A. DE C.V.
 MEXICHEM AMERICA INC.
44
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Principales Proveedores
 PCS SALES (USA), INC
 AMERICAN NATURAL SODA ASH CORP.
 PEMEX GAS Y PETROQUIMICA BASICA
 KANSAS CITY SOUTHERN DE MEXICO SA D
 AUTO LIQUIDOS REYNEROS,
 CORPORACION ANALITICA INTEGRAL, SA
 OUTOTEC MEXICO, S.A. DE C.V.
 SICE AGENTES ADUANALES, S.C.
 SPIRAX SARCO MEXICANA, S.A.P.I. DE C.V.
 MEZCLADORA MICRON, S.A. DE C.V.
 RISOUL Y CIA SA DE CV
 ADQUISICIÓN QUIMIR
Mexichem, anuncia que su subsidiaria Mexichem Derivados, ha llegado a un
acuerdo en un principio para adquirir de KUO, el 100% de participación en su
subsidiaria Quimir.
El cierre de la Transacción se encuentra sujeto a la aprobación de las
autoridades correspondientes. “Comunicado de prensa de Mexichem del 20de marzo
de2008.”
Mexichem informa que ha concluido la adquisición de Quimir, dando así una
mayor integración a su cadena de Cloro-Vinilo al darle un mayor valor agregado a la
sosa cáustica produciendo fosfatos industriales y alimenticios.
45
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Con esta adquisición, Mexichem mantiene su estrategia básica de agregarle
valor a sus materias primas básicas: sal y fluorita, fortalecer el sector químico y
petroquímico en México frente a los productos extranjeros y da vialidad de largo
plazo a este sector. “Comunicado de prensa de Mexichem del 10 de junio de 2008.”
KUO informa el día de hoy que ha concluido la venta de Quimir. El cierre de la
transacción se encontraba sujeto aciertas aprobaciones y gubernamentales y
autorizaciones de terceros, las cuales ya han sido obtenidas.
Los recursos obtenidos por estas operaciones serán utilizados por KUO
principalmente para inversiones que apoyen el crecimiento de los negocios actuales
y nuevos proyectos, así como para continuar disminuyendo el nivel de
apalancamiento de la empresa, y por lo tanto seguir fortaleciendo su estructura
financiera.
Esta desinversión es parte de la estrategia de KUO de contar con un
portafolio dinámico de negocios que le permita seguir generando valor a sus
accionistas. Comunicado de prensa de KUO del 10 de junio de 2008.
46
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
PERFIL DE QUIMIR, S.A. DE C.V.
Empresa líder en el mercado mexicano de fosfatos industriales, alimenticios y
carbón activado.
El origen de Quimir se remonta a 1959, cuando Monsanto Mexicana inicia
operaciones en su planta de tripolifosfato de sodio en la Ciudad de México.
A mediados de la década de los 70’s, se inicia operaciones la segunda planta
de tripolifosfato de sodio Quimir, ubicada en Coatzacoalcos, Veracruz, en el litoral del
Golfo de México, a fin de atender la creciente demanda de los mercados de América.
En 1994, Quimir adquiere Polifos S.A. de C.V., empresa de industrias Oxi
(Oxichem) dedicada, al igual que Quimir, a la producción de derivados del fósforo.
Con dicha adquisición, Quimir llega a tres plantas de tripolifosfato de sodio, y se
incorporan a si línea de productos el hexametafosfato de sodio y carbón activado.
Actualmente forma parte de Mexichem
47
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Quimir es una empresa integrante del Sector Químico de DESC, S.A. de C.V.,
uno de los principales grupos industriales de México.
En la planta de Quimir Coatzacoalcos laboran 65 trabajadores, 37
sindicalizados y 28 no sindicalizados, generando además empleo indirecto para 50
personas.
Nuestra capacidad instalada es de 120,000 toneladas anuales de Tripolifosfato
de Sodio en varias especificaciones atendiendo a las necesidades de nuestros
clientes.
Además de cubrir el Mercado Nacional, nuestro producto se exporta a
Centroamérica,
Sudamérica
y
los
Estados
Unidos,
cumpliendo
con
las
especificaciones de calidad, volumen y entrega oportuna a sus clientes.
En Quimir estamos comprometidos en satisfacer los requisitos acordados con
nuestros Grupos de Interés, buscando proporcionar valor agregado con productos
y servicios competitivos, apoyados en un Sistema de Calidad que es evaluado
periódicamente, bajo una filosofía de mejora continua.
Actualmente Quimir produce y comercializa los siguientes productos: Ácido
Fosfórico grados alimenticio y técnico, Fosfatos de Sodio grados alimenticio y técnico
y Carbón Activado, atendiendo una gran diversidad de mercados, con una posición
de líder en México y con presencia en todo el continente americano.
Entendemos que Quimir es una empresa mexicana que cuenta con más de 45
años de experiencia en la industria. La actividad principal de Quimir es la producción
y comercialización de ácido fosfórico y fosfatos de sodio en grados alimenticio y
técnico así como carbón activado. De acuerdo con la compañía Quimir comercializa
sus productos a lo largo del continente Americano.
48
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Se ubica dentro de la cadena cloro-vinilo
Cuenta con dos localidades:
Tultitlán:
-Ubicación: Vía José López Portillo N° 39, Tultitlán, Estado de México
-Inicio de Operaciones: 1959
-Tamaño: 48,000 m2
-Unidades Productivas: Tripolifosfato de Sodio, Hexametafosfato de Sodio, Ácido
Fosfórico.
Lechería:
-Ubicación: Antiguo Camino a Lago de Guadalupe N°59, Tultitlán, Estado de México.
-Inicio de Operaciones: 1959
-Tamaño: 49,000 m2
-Unidades Productivas: Licor de Ortofosfatos, Fosfatos Pigmentados, Fosfatos
Alimenticios, (fosfato monosódico, disódico trisódico, pirofosfato acido de sodio,
pirofosfato tetrasódico, tripolifosfato de sodio) Fosfatos técnicos.
49
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Principales Competidores
Entendemos que dentro de los principales competidores de Quimir, se encuentran
los siguientes:
Aqua-Clor
Arkema México
Canamex Servicios Corporativos
Chemical Products Corporation
Derivados Maleicos
Electro Química Mexicana
Fábrica de Sulfato el Águila
Industria del Alcali
Industria Química del Istmo
Industrial Química de México
Kemira de México
Polaquimia
Química del Rey
Silicatos Especiales
Rot Química
Solvay & CPC Barium Strontium
Solvay Flúor México
Univex
Tekchem
50
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.3. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR
DE QUIMIR, S.A DE C.V.
2.3.1. VERIFICACIÓN DE FACTURAS Y PAGO A PROVEEDORES EN MONEDA
NACIONAL Y EXTRANJERA
Objetivo:
Establecer los lineamientos a seguir para controlar y asegurar el correcto
registro de las obligaciones (pasivo) contraídas con proveedores nacionales y
extranjeros, con apego a políticas y procedimientos, proporcionando información
confiable y oportuna para la toma de decisiones del capital de trabajo del negocio.
Alcance:
Pasivos y pagos generados por compra de materia prima, refacciones, fletes y
contratación de servicios de Quimir, S.A. de C.V.
Definiciones:
-Ruta de transporte: lugar de origen y destino que identifica el costo y transportista
para servicios de fletes nacionales o extranjeros.
-Orden de transporte: actividad en SAP que genera un embarque al cliente de
producto terminado.
-Gasto de transporte: actividad en SAP que genera un pasivo por flete nacional y/o
extranjero derivado de una orden de transporte.
-Nota de entrega: campo en SAP donde debe capturarse el número de la remisión o
factura del proveedor por la entrega de material.
-Carta porte: campo en SAP donde debe capturarse el número del talón, guía, orden
de carga etc. del transportista por el servicio de flete prestado.
51
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
-Multiusuarios: personal que realiza registros en SAP en forma manual a través de
una solicitud y autorización de cuentas contables.
-Verificación de factura: actividad en SAP en la cual se registra un pasivo a un
proveedor cancelándolo en la cuenta puente al capturar su factura en el sistema.
-SAP: (sistema, aplicaciones y procesos) software mediante el cual se llevan a cabo
la planeación, el control y registro de actividades fundamentales de la operación de
Quimir en sus áreas de Manufactura, Logística, Comercial, Finanzas, Control de
Calidad y Mantenimiento.
-Comprador: comprador refacciones, materiales y emulsiones.
Procedimiento:
Responsable
N°
Actividad
Cuentas por Pagar
1
Recibe factura a cobro del proveedor, revisa
Contador de cuentas por
requisitos fiscales, y procede a verificar la
pagar
factura en SAP con la transacción MRHR,
/
Contador
de
Nóminas
MRM0
entrar factura,
control
de
factura
logística.
Si es de matera prima, refacciones, servicio,
verifica por remisión.
Si es por flete de materia prima y/o traspaso
entre plantas verifica por acreedor con la liga
de costos ind. de adq. por carta porte.
Contador de cuentas por 2
Realiza la validación del precio y unidades de
pagar
los datos de la factura contra el pasivo de la
/
Nóminas
Contador
de
cuenta puente a través de la simulación de la
verificación en la transacción MRHR entrar
factura, para el caso de la verificación de fletes
por la transacción MRM0 control de factura
logística contra los importes y volumen que
presenta la pantalla antes de guardar el
52
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
documento, si no hay diferencia guardar el
documento cancelando la cuenta puente y
generando
el
pasivo
al
proveedor
correspondiente. Posteriormente tramita pago
al vencimiento. Si hay diferencia por volumen
pasa a la actividad 3, si hay diferencia por
precio pasa a la actividad 6.
Contador de cuentas por 3
Si al realizar la validación contra la factura en
pagar
SAP con la transacción MRHR, MRM0 de
/
Contador
de
Nóminas
verificación de facturas hay diferencia por
volumen,
analizara
con
el
usuario
(Logística/Distribución) si fue originada por
error de Quimir o por error del proveedor, en el
caso de este ultimo se le regresara la factura al
mismo y termina proceso, en el caso contrario
embarques deberá corregir el error, pasa a
actividad 4.
Recepción
de 4
Materiales y/o Servicio
Proceda a checar si el material capturado
erróneamente
ya
fue
consumido
para
producción y si el pedido donde se le dio la
entrada tiene partidas compensadas, es decir,
entradas
de
material
y/o
verificación
de
facturas, de ser asi no podrá corregir la entrada
y procederá a documentar la desviación
aplicando el ajuste correspondiente el cual se
solicitara, registrara y autorizara a través del
anexo A (formato de solicitud de ajuste por
depuración de cuenta puente) de la instrucción
de trabajo, calidad de los pasivos de Cuentas
por Pagar. En caso contrario corrige entrada
53
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
de material y avisa al Contador de Cuentas por
Pagar.
Cuentas por Pagar
5
Procede a verificar la factura generando el
pasivo
al
proveedor
correspondiente,
Contador de Cuentas por
cancelando la cuenta puente, y en caso de
Pagar
existir ajuste de acuerdo a lo establecido en la
/
Contador
de
Nominas
instrucción de trabajo, calidad de los pasivos
en Cuentas por Pagar y tramita pago al
proveedor al vencimiento.
Contador de Cuentas por 6
Si al realizar la validación contra la factura en
Pagar
SAP con la transacción MRHR, MRM0 entrada
/
Contador
de
Nominas
factura,
control
de factura
logística,
hay
diferencia por precio analizara con compras si
fue originada por error de Quimir o por error del
proveedor, el caso de este último se le
regresara la factura al mismo, en caso
contrario Compras deberá corregir el error
pasa a actividad 7.
Compras
7
Procederá a checar si en el pedido respectivo
existen partidas cuyas entradas ya fueron
consumidas
o
compensadas,
es
decir,
entradas de material y/o facturas verificadas,
de ser así no podrá modificar o corregir el
pedido, cerrara ese pedido y elaborara uno
nuevo con el precio correcto. En caso contrario
modifica el precio en pedido y avisa al
Contador de Cuentas por Pagar.
Cuentas por Pagar
8
Procede a verificar la factura generando el
pasivo
Contador de Cuentas por
al
proveedor
correspondiente,
cancelando la cuenta puente, y tramita el pago
54
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Pagar
/
Contador
Nominas
de
2014
al vencimiento. Transacción MRHR, MRM0,
F110, F-53 entrar factura, control de factura
logística, pagos automáticos, contabilización
salida de pago respectivamente, de acuerdo a
lo establecido en la instrucción de trabajo,
(pago a proveedores a través de transferencia
electrónica de fondos y al procedimiento de
cheques y banca electrónica.)
2.3.2. ANTICIPO A PROVEEDORES MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA
Objetivo:
Establecer los lineamientos a seguir con el fin de normar el mecanismo de
trámite, control y registros de los anticipos otorgados a los proveedores y su
comprobación respectiva. Así como garantizar su buen uso.
Definiciones:
-Solicitud de anticipo: actividad en SAP que genera una solicitud de anticipo para
determinada fecha para que cuentas por pagar procese pago.
-Fianza: Garantía expedida por la Compañía Aseguradora otorgada sobre un
proveedor para garantizar el cumplimiento del mismo.
-Comprador: comprador refacciones, materiales y emulsiones
55
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Procedimiento:
Responsable
N°
Actividad
Compradores / Usuario
1
Elabora solicitud de fondos,
conforme a delegación de autoridad y genera
solicitud de anticipo en SAP con la transacción
F-47, anota el numero de documento en la
solicitud de fondos así como la fecha de
comprobación del mismo.
Compradores / Usuario
2
Entrega
solicitud
de
fondos
debidamente
autorizada a los contadores de Cuentas por
Pagar, anexándole copia de la orden de
compra.
Contador de Cuentas por 3
Recibe
Pagar,
información
/
Contador
de
Nominas y Activos Fijos
solicitud
de
fondos,
contenida,
las
checa
firmas
la
de
autorización conforme a la delegación de
autoridad, las condiciones de pago de la orden
de compra anexa, la captura en SAP de la
solicitud de anticipo, con la transacción F-47,
así como si dicho anticipo requiriere de fianza y
fecha de comprobación.
Contador de Cuentas por 4
Luego de checar lo anterior y estar correcto
Pagar,
procede
/
Contador
de
al
trámite
de
pago
(cheque
o
Nominas y Activos Fijos
transferencia electrónica) en SAP.
Coordinador
Entrega cheque / realiza dispersión de fondos
de 5
Tesorería,
personal
designado
para
de acuerdo al procedimiento de cheque y
banca electrónica.
dispersión de fondos.
Coordinador de Tesorería 6
En caso de fianza la entrega a Cuentas por
Pagar junto con el comprobante de pago.
Contador de Cuentas por 7
Archiva fianza por seis meses después de la
56
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Pagar,
/
Contador
de
Nominas y Activos Fijos
2014
vigencia de la misma, al vencimiento de dicho
periodo la pasara al archivo general de Quimir
para su resguardo de acuerdo a las normas de
operación.
Para
cancelación
de
fianzas
procederá de acuerdo al procedimiento de
Seguros y Fianzas contratadas por Quimir y/o
recibidas
de
clientes
y
proveedores
del
negocio.
2.3.3. PROCEDIMIENTO DE CHEQUES Y BANCA ELECTRONICA
Objetivo:
Establecer los controles de entrada y salida de dinero en bancos por medio de
transferencia electrónica de fondos o a través de expedición de cheques.
Definiciones:
-Banco: institución financiera que cuenta con los recursos necesarios para atender
transacciones económicas mediante el procedimiento de datos.
-Banca electrónica: software que una institución financiera habilita dentro de las
instalaciones de la empresa para la realización de transferencias de fondos y
conciliaciones bancarias.
-Cuentas concentradoras: son utilizadas para depósitos de cobranzas de nuestros
clientes, de estas cuentas se traspasan los recursos económicos, a las cuentas de
GIRSA, no esta permitido el uso de chequeras en estas cuentas.
-Cuenta dispersora: son aquellas por medio de las cuales se realizaron los pagos.
57
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
-Información encriptada: datos electrónicos archivados y/o transferidos en código
no descifrable e inalterable por los usuarios u otros agentes internos o externos,
durante el lapso que dura la importación no se puede alterar el documento a través
de algún medio electrónico.
-Archivo no editable: esto es que la información que contiene el archivo no pueda
ser modificada (beneficiario, número de cuenta, banco, importe).
-Cheque: título de crédito que el banco entrega al cuenta habiente para la liberación
en efectivo.
-Conciliación bancaria: es el estado financiero secundario en el cual se validan las
operaciones bancarias realizadas en la empresa.
A) PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES NACIONALES
Responsable
N°
Actividad
Cuentas por Pagar
1
Realiza programación de pago a proveedores.
Informa al especialista en control interno los
fondos
necesarios
para
realizar
pago
a
proveedores vía transferencia electrónica de
fondos.
Elabora archivo de transferencia en SAP.
Emite lista de pagos SAP la cual deberá
contener:
-Nombre del beneficiario
-Importe a transferir
-Moneda en la que se realiza el pago
-Banco
58
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
-Plaza
-Número de cuenta del proveedor
Las
transferencias
deberán
ser
electrónicas
entregadas
a
solicitadas
los
Gerentes
autorizados un día antes de realizar la
transferencia para su revisión y autorización.
Una vez recabadas las firmas este deberá
entregar al Coordinador de Tesorería archivo
SAP
y
reporte
impreso
debidamente
autorizado.
Gerente
Fiscal
y 2
Normatividad
Determina la suficiencia de fondos en el
programa SITAG.
Solicita los fondos necesarios para realizar las
transferencias electrónicas de Cuentas por
Pagar a Tesorería Corporativa mediante el
programa SITAG.
Coordinador de Tesorería 3
Recibe documentación de Cuentas por Pagar
para la realización de transferencia electrónica
de fondos a proveedores y acreedores.
El Coordinador de Tesorería revisa que los
archivos de pago SAP contengan las firmas de
autorización para efectuar importación de
archivos.
Importa archivo SAP al sistema Banamex,
banca electrónica, utilizando el software de
TEFS
para
transferencias
electrónicas
Banamex y DIGITEM para transferencias
interbancarias las cuales contienen:
-Información encriptada
-Archivo no editable
59
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Emite reporte de banca electrónica y valida
contra reporte SAP.
Válida cifras control de transferencias en
ambos reportes.
Gerente
Fiscal
y 4
Normatividad
Revisa reporte cifras control, reporte SAP, así
como reporte de banca electrónica que las
cuentas, importes y fechas de depósito sean
las correctas, para evitar posibles errores.
Traslada archivo SAP a carpeta TFP.
Recaba firmas “A” y “B” o “A” de autorización
electrónica para la transferencia de fondos.
Procede a realizar la transferencia electrónica
de fondos.
Autorizadores
5
Autoriza con firma electrónica la transferencia
electrónica de fondos siempre y cuando se
haya validado reporte de cifras control del
reporte SAP y banca electrónica.
Especialista en Control 6
Procede a realizar la transferencia electrónica
Interno
de fondos.
Especialista en Control 7
Verifica que la transferencia electrónica haya
Interno
sido realizada exitosamente.
Coordinador de Tesorería 8
Emite
del
sistema
de
banca
electrónica
comprobante de transferencia de fondos que
ampare las transferencias efectuadas y que
contengan los siguientes datos:
-Número de referencia
-Fecha y Hora
-Tipo de referencia
Contabilidad
9
Recibe
del
comprobantes
Coordinador
emitidos
de
por
Tesorería
la
banca
60
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
electrónica de transferencias de fondos.
Realizará
diariamente
conciliaciones
bancarias.
Cuentas por Pagar
10
Recibe
del
Coordinador
de
Tesorería
comprobante de pago emitido por banca
electrónica y verifica datos como:
-Importe
-Beneficiario
-Número de cuenta
Confirma
a
proveedores
vía
mail pagos
realizados.
Entrega al archivo general comprobantes de
pagos realizado con su respectivo soporte.
Archivo General
11
Archiva en forma definitiva comprobante de
pago, como evidencia de la realización de
transferencia de fondos.
B) PAGO A PROVEEDORES INTERNACIONALES
Responsable
N°
Actividad
Cuentas por Pagar
1
Realizara
programación
de
pago
a
proveedores.
Informa al Especialista en Control Interno los
fondos
necesarios
para
realizar
pago
a
proveedores vía transferencia de fondos.
Elabora archivo de trasferencia SAP.
Emite reporte de pagos SAP el cual deberá
contener:
-Nombre del beneficiario
-Importe a transferir
61
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
-Moneda en la que se realizará el pago
-Banco
-Plaza
-Número de cuenta del proveedor
Entrega archivo de transferencias electrónicas
a los Gerentes autorizados un día antes de
realizar la transferencia para su revisión y
autorización.
Una vez recabadas las firmas este deberá
entregar al Coordinador de Tesorería reporte
SAP impreso y debidamente autorizado.
Gerente
Fiscal
y 2
Normatividad
Especialista
Determina
la
suficiencia
de
fondos
al
corporativo.
Control 3
Recibe documentación a transferir.
Interno / Coordinador de
Revisa que los reportes SAP contengan las
Tesorería
firmas autógrafas de autorización.
Importa archivo SAP al sistema de banca
electrónica CITIBANK, el cuál deberá contener:
-Información encriptada
-Archivo no editable
Emite reporte de banca y válida contra reporte
SAP cifras control de ambos.
Recaba firmas autógrafas que validen que las
cifras control fueran correctas.
Emite de banca electrónica comprobantes de
captura
de
datos
que
ampare
las
transferencias efectuadas y que contengan los
siguientes datos:
-Número de referencia
-Fecha y hora
62
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
-Tipo de referencia
-Banco
-Plaza
-Número de cuenta
Gerente
Fiscal
y 4
Normatividad
Autoriza transferencia electrónica de fondos en
sistema CITIBANK
Con firma autógrafa autoriza caratula de
transferencia de fondos siempre y cuando se
validen cifras control de reportes SAP.
Especialista en Control 5
Envía fax de caratula de transferencia al
Interno / Coordinador de
corporativo,
Tesorería
transferencia electrónica de fondos.
para
que
este
realice
la
Después recaba estados de cuenta CITIBANK
que
le
permitan
cerciorarse
que
las
transferencias realizadas han sido hechas
correctamente.
Contador de Nominas y 6
Recibe del Especialista en Control Interno
Bancos
comprobantes
emitidos
por
el
sistema
CITIBANK.
Realizara diariamente conciliación bancaria.
Cuentas por Pagar
7
Recibe del Especialista en Control Interno
comprobante impreso de las transferencias
realizadas.
Confirma
vía
mail
a
proveedor
pagos
realizados.
Archivo General
8
Recibe del departamento de Cuentas por
Pagar
comprobantes
de
pago
para
la
realización de archivo en forma definitiva.
63
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
C) PAGO DE NOMINA
Responsable
N°
Actividad
Recursos Humanos
1
Entregará al Contador de Nóminas y Bancos
póliza contable, reporte de nómina y disket que
contenga programa SOTEUS para pago de
nómina.
Contador de Nomina y 2
Revisará que el reporte de nómina contenga
Bancos
firmas autorizadas para la realización de
transferencias de fondos.
Revisará que el cálculo correcto de impuestos
por persona mediante la realización de una
prueba selectiva.
Realizará creación de pasivo para pago de
nómina con firma autógrafa de revisado.
Cuentas por Pagar
Gerente
Fiscal
3
y 4
Realizará contabilización de pasivo.
Recibe disket y reporte de nóminas y verifica
Normatividad
delegación de autoridad.
Especialista en Control 5
Válida cifras control emitido en el reporte de
Interno / Coordinador de
nómina contra disket de información SOTEUS.
Tesorería
Importa archivo SOTEUS al sistema PAGEL
Bancomer para transferencia de fondos.
Emite impresión de reporte que asegure la
validación de archivo SOTEUS y PAGEL.
Recaba firmas de autorización electrónica para
la realización de la transferencia de fondos.
Autorizadores
6
Autoriza con firma electrónica la transferencia
de fondos, siempre y cuando se hayan
validado cifras control de reporte de nóminas
contra reporte PAGEL.
64
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Especialista en Control 7
Emite
comprobante
que
Interno
transferencias de fondos realizadas.
Coordinador de Tesorería 8
Archiva información emitida por sistema.
2014
validez
las
D) PAGO DE ANTICIPOS Y REMBOLSO DE GASTOS
Responsable
N°
Actividad
Solicitante
1
Genera forma (comprobación de reembolso de
gastos).
Cuentas por Pagar
2
Realiza la contabilización del pasivo creado en
el banco que corresponda.
Coordinador de Tesorería 3
Recibe
reporte
y
verifica
delegación
de
autoridad.
En el caso de no deducibles estos deberán
contener firma de autorización del Gerente de
Administración y Finanzas.
Especialista en Control 4
Realiza transferencia bancaria en programa
Interno
CASH WINDOWS BANCOMER a la cuenta de
inversión del solicitante validando que la
cuenta que aparece en el sistema sea la
correcta o en el caso de moneda extranjera,
realizara la compra de las divisas solicitadas y
las entregara al solicitante divisa solicitada.
Valida
cifra
control
emitida
por
Banca
Electrónica.
Recaba firmas de autorización electrónica de
fondos, no sin validar cifras control del reporte.
Coordinador de Tesorería 5
Archiva
comprobante
emitido
por
Banca
Electrónica.
65
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
E) PAGO CON CHEQUES
Responsable
N°
Actividad
Cuentas por Pagar
1
Realiza programación de pago de facturas.
Genera
archivo
SAP
para
impresión
de
cheques.
Emite lista de pagos SAP e imprime cheques.
Solicita firma de supervisión del Subgerente de
Cuentas por Pagar.
Gerente
Fiscal
y 2
Determina la suficiencia de fondos en la cuenta
Normatividad
SITAG.
Especialista en Control 3
Solicita los fondos necesarios al Gerente Fiscal
Interno
y Normatividad para realizar la entrega de
cheques.
Coordinador de Tesorería 4
Recibe cheques impresos y autorizados.
Emite y valida que la impresión de cheques
contenga:
-Nombre del beneficiario
-Importe (este deberá coincidir con las facturas
a pagar)
-Cantidad con número y letra
-Moneda en la que se realizara el pago
Recaba firmas autógrafas autorizadas para
expedición de cheque.
Realiza la entrega de cheques.
Recaba
póliza
de
cheque
y
valida
contrarecibos.
Entrega al departamento de Cuentas por Pagar
póliza de cheque junto con documentación
soporte.
66
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Archivo
5
2014
Archiva definitivamente póliza de cheques y
contra recibos.
2.3.4. PAGO A PROVEEDORES A TRAVÉS DE TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS DE FONDOS EN MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA
Objetivo:
Establecer los lineamientos a seguir para controlar en forma eficiente el
proceso de Pago a Proveedores por medio de transferencias electrónicas de fondos,
con los más estrictos controles de seguridad.
Definiciones:
-Lista de pagos: reporte de pagos emitido desde el modulo de Cuentas por Pagar
de SAP, que integra todos los pagos seleccionados para pago.
-Transferencia electrónica de pagos SAP: reporte del archivo de transferencia
generado con el importe total a pagar.
-Transferencias electrónicas TEF pendiente banco: reporte de transferencias
electrónicas de fondos emitido desde el modulo bancario (Banamex o Bancomer)
que integra los pagos antes de transferir.
-Transferencias electrónicas TEF aplicado banco: reporte de transferencias
electrónicas de fondos emitido desde el modulo bancario (Banamex o Bancomer)
que integra los pagos después de haber sido transmitidos (pagados).
-Reporte de transacciones a detalle banco extranjero: reporte de las solicitudes
de pago en moneda extranjera individual.
-Stag: sistema de transferencias Girsa.
67
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Procedimiento:
Responsable
N°
Actividad
Contador de Cuentas por 1
Identifica forma de pago vía cheque, se
Pagar,
de
asegura se cuente con la autorización de la
Nóminas y Activo Fijo
Gerencia de Administración y Finanzas para su
Coatzacoalcos
emisión, procede con la transacción F110
Contador
pagos automáticos o F-53 contabilización
salida de pagos, imprime cheques y recaba
firmas mancomunadas y pasa a la caja para su
pago.
Contador de Cuentas por 2
Identifica forma de pago por transferencia
Pagar,
de
electrónica de fondos en propuesta de pago
Nóminas y Activo Fijo
con transacción F-110 de SAP o pago manual
Coatzacoalcos
con la transacción F-53 asi como fecha de
Contador
pago
y
proveedores
de
acuerdo
a
vencimientos.
Contador de Cuentas por 3
Realiza a través de la transacción en SAP F-
Pagar,
110 o por pago manual con la transacción F-53
Subgerente
de
Cuentas por Pagar
la cancelación del pasivo contra bancos
contablemente
generando
un
archivo
de
transferencia electrónica de fondos.
Contador de Cuentas por 4
Emite reporte de lista de pagos y reporte de
Pagar,
de
archivo de transferencia electrónica de pagos
Nóminas y Activo Fijo
SAP anexando documentos soporte, firma de
Coatzacoalcos
elaborado y recaba firmas de revisado y
Contador
autorizado, para transferencias en moneda
nacional como extranjera.
Contador de Cuentas por 5
Revisan que el reporte de lista de pagos y el
Pagar,
de transferencia electrónica de pagos SAP
Contador
de
68
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Nóminas y Activo Fijo,
sean iguales, cumplan con el procedimiento y
Subgerente de Cuentas
entregan al Coordinador de Tesorería para que
por Pagar
proceda a la dispersión de fondos.
Contadores de Cuentas 6
Recibe del Coordinador de Tesorería los pagos
por Pagar, Contador de
con todos sus comprobantes y documentos
Nóminas y Activo Fijo
soporte para su archivo.
Coatzacoalcos,
Coordinador de Tesorería
2.3.5. CALIDAD DE LOS PASIVOS DE CUENTAS POR PAGAR
Objetivo:
Establecer los lineamientos a seguir para el correcto registro de los pasivos
contraídos con proveedores así como su depuración.
Definiciones:
-Verificación de factura: actividad en SAP que registra un pasivo a un proveedor
cancelándolo de la cuenta puente al capturar su factura en el sistema.
-Generador de pasivo: personal que interviene en la creación de un crédito o pasivo
a un proveedor específico para su pago posterior.
Procedimiento:
Responsable
N°
Actividad
Subgerente de Cuentas 1
Genera reporte de cuenta puente y auxiliares
por Pagar
de proveedores después del cierre mensual.
Subgerente de Cuentas 2
Identifica partidas mayores a 30 días tanto de
por Pagar
auxiliares como de cuenta puente.
69
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Subgerente de Cuentas 3
Analiza las causas de las desviaciones de las
por Pagar
partidas identificadas con el Contador de
Cuentas por Pagar tanto de auxiliares como de
cuenta puente.
Contador de Cuentas por 4
Para las partidas de auxiliares, reclasifica y/o
Pagar
depura la partida, si se requiere depurar la
cuenta puente elabora formato de solicitud de
ajuste por depuración de cuenta puente.
Recabando las autorizaciones necesarias de
acuerdo
a
las
normas
de
operación
establecidas en este procedimiento.
Contador de Cuentas por 5
Para las partidas de cuenta puente, se
Pagar,
de
identificara si las mismas fueron originadas por
Nóminas y Activos Fijos
una duplicidad o porque el proveedor no ha
Coatzacoalcos
presentado su factura a revisión.
Contador de Cuentas por 6
Las partidas identificadas como duplicadas se
Pagar,
revisaran
Contador
Contador
de
Nóminas y Activos Fijos
con
el
generador
del
pasivo
(compras-logística-ventas).
Coatzacoalcos
Generador del Pasivo
7
Identificara si el pedido que dio origen a la
partida
duplicada
contiene
partidas
compensadas o el material ya fue consumido,
en cuyo caso no podrá cancelar y solicitara a
cuentas por pagar la elaboración del formato
de solicitud de ajuste por depuración de cuenta
puente.
Recabara firmas de autorización y pasara a
cuentas por pagar para la depuración que
procede.
Contador de Cuentas por 8
Procederá a depurar partida en cuenta puente,
70
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
Pagar
2014
y solicita acceso al Gerente de Administración
y Finanzas a la transacción SAP MR11
actualización cuenta compensación o según
proceda, para el caso de fletes de materias
primas a través de la verificación de facturas
y/o crear abono con la transacción MRHR
entrar factura o MRH0 control de factura
logística.
Contador de Cuentas por 9
Las partidas identificadas como pendientes por
Pagar
omisión del proveedor de presentar su factura
a revisión a cobro se conciliarán contra Estado
de Cuenta solicitado al mismo y en su caso se
le pagara contra factura a su presentación
Subgerente de Cuentas 10
En el caso de que las partidas mayores a 30
por Pagar, Contador de
días no hayan sido originadas por duplicidad o
Cuentas por Pagar
facturas no presentadas por el proveedor a
cobro se mantendrán por un lapso de hasta
tres meses, en cuyo termino se depurarán o
eliminaran de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento.
Subgerente de Cuentas 11
Integra e identifica las causas de las partidas
por Pagar
mayores en cuenta puente y/o auxiliares,
elabora reporte y notifica al Gerente de
Administración y Finanzas
Gerente
Administración
de 12
y
Recibe información y la considera para el
análisis del capital de trabajo.
Finanzas
71
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.3.6. ARCHIVO CUENTAS POR PAGAR
Objetivo:
Establecer los lineamientos a seguir para el resguardo y archivo de la documentación
de Cuentas por Pagar.
Alcance:
Facturas, cheques, transferencias electrónicas de fondos, finanzas.
Procedimiento:
Responsable
N°
Actividad
Contador de Cuentas por 1
Recibe la documentación correspondiente a los
Pagar
pagos con los soportes y la turna al Auxiliar del
archivo,
quien
procede
a
archivar
la
documentación con todos sus soportes de
acuerdo
a
las
normas
de
operación
establecidas en esta instrucción de trabajo por
concepto de pago por cheque, transferencia
electrónica de fondos.
Contador de Nóminas y 2
Procede a archivar la documentación con
Activos
todos sus soportes de acuerdo a las normas de
Coatzacoalcos,
Auxiliar de archivo
operación establecidas en esta instrucción de
trabajo por concepto de pago por cheque,
transferencia electrónica de fondos.
72
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.4. FUNCIONES DESEMPEÑADAS EN MI PUESTO
2.4.1. PAGOS DE MATERIA PRIMA, REFACCIONES Y FLETES
El primer paso es recoger facturas del buzón separar lo que son los
proveedores (que son de materia prima, refacciones y servicios) con las facturas de
fletes (que son transportistas que rentan sus camiones para entregar nuestros
productos al cliente). Ya que estas se verifican en el departamento de Cuentas por
Pagar.
Revisar requisitos fiscales y elaborar una relación de ellas para entregarlas al
Almacén solo las de materia prima, refacciones y servicios y procedan a su
verificación (creación de pasivo). Este departamento es el encargado de verificarlas
porque ellos tienen la certeza de que el material llego a la planta.
En el departamento de Cuentas por Pagar se verifican los Fletes.
Una vez que las facturas llegan verificadas al departamento de Cuentas por
Pagar, y que los fletes que se capturan en el departamento están verificados
(creación del pasivo), se programan para pago según las condiciones de pago que
tenga cada proveedor o transportista ya se 15, 30, 45 o 60 días y se archivan
conforme al vencimiento de pago.
Se tiene un día asignado para hacer pagos en este caso son los días jueves,
se elaboran propuestas de pago mediante el sistema (SAP) (transacción F-110), en
el módulo de Contabilidad, estas propuestas son de moneda nacional y extranjera,
ya sea de materia prima y refacciones, servicios y fletes.
73
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
Una vez que se elaboran las propuestas se recaban firmas de quien la
elaboro, quien la reviso y quien la autorizo. Se procede a enviar a Tesorería el
fondeo de cuanto es lo que se va a pagar en moneda nacional o extranjera. Esto con
el fin de que Tesorería nos autorice los pagos y fonde las cuentas correspondientes.
En caso de pagar con cheque algún proveedor o un reembolso de gastos, se
elabora el cheque mediante el sistema SAP en el módulo de Contabilidad, una vez
hecho el cheque se envía un formato que se llama liberación de cheque a Tesorería,
en el que indicamos el número del cheque, la cantidad y el beneficiario. Esto con el
fin de que tesorería nos autorice y libere el cheque, para que pueda ser cobrado por
el beneficiario.
En cuanto ya se tenga autorizado el presupuesto de todos los pagos, el
Contralor autoriza cada una de las propuestas mediante el sistema (SAP) y Cuentas
por Pagar procede a contabilizar las propuestas mediante el sistema SAP en el
módulo de Contabilidad, y avisa a Tesorería que las propuestas de pago ya
quedaron contabilizadas.
Una vez que se contabilizan las propuestas Tesorería se encarga de realizar
los pagos.
Sube los comprobantes de pago a una carpeta compartida para que las
personas de Cuentas por Pagar puedan visualizarlos por si algún proveedor requiere
ver el comprobante de pago.
Por último se archivan las propuestas por semana separando materia prima,
refacciones y servicios de fletes.
74
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.4.2. PAGO A PEMEX
Pemex es uno de nuestros proveedores el cual nos surte de una materia prima
(el gas,) y su proceso de pago es diferente.
Cuentas por Pagar baja las facturas del portal de Pemex, revisa requisitos
fiscales, se las envía a las personas involucradas con esas facturas para que
verifiquen si el consumo de gas es correcto, y posteriormente autoricen el pago de
dichas facturas.
Se pasan a firma con el Contralor de la planta.
Se procede a verificarlas, (creación del pasivo) mediante el sistema SAP en la
transacción (FB60-factura).
Se elabora propuesta de pago mediante el sistema (SAP) (transacción F110)
en el módulo de Contabilidad, una vez que se elaboran se recaban firmas de quien la
elaboro, quien la reviso y quien la autorizo.
Se procede a enviar a Tesorería el fondeo un día antes.
Una vez que Tesorería nos fondea la cuenta se procede a realizar el pago
mediante el portal de Banamex, el portal nos va indicando paso a paso como se
debe realizar el pago mediante una netkey. En este caso Cuentas por Pagar realiza
el pago de manera electrónica.
Se imprime el comprobante de pago y se anexa en la propuesta y se les avisa
a los involucrados del pago realizado de Pemex, indicándoles las facturas que se
pagaron y el mes al que corresponden.
75
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.4.3. PEDIMENTOS DE EXPORTACIÓN
En esta actividad se empieza por entrar a la página del SAT para bajar la lista
de los pedimentos de exportación del mes correspondiente.
Se envía a la persona encargada de los despachos aduanales, para que esta
a su vez nos enviara escaneados los pedimentos para imprimirlos.
Se empieza a traspasar los datos de los pedimentos en un papel de trabajo en
Excel, como es el número de pedimento,
Una vez capturados se archivan en una carpeta mes por mes.
2.4.4. INFORMACION PARA AUDITORIAS
En esta actividad los auditores pasan una lista de pagos realizados que
solicitan ver, hay que revisar en el sistema SAP la fecha del día en que se pagó y
buscarla en e l archivo, sacar una copia de la factura y entregársela a los auditores.
76
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.4.5. CALCULO DEL 2.5% SOBRE NOMINA
El área de nóminas pasa sus reportes de nómina del mes, de sindicalizados y
empleado se imprimen.
Estos reportes se concilia con un papel de trabajo que manejamos en Excel,
una vez que se concilia el papel de trabajo nos calcula en automático el 2.5% sobre
nómina.
Los revisa en Gerente de Contabilidad
Se elaboran las solicitudes de fondos y se pana a firmas, se capturan en el
sistema SAP (transacción FB60).
Se pasan al departamento de Cuentas por Pagar para la elaboración de los
cheques mediante el sistema
SAP
(transacción). Se
recaban
las firmas
correspondientes.
Se hace la declaración en la página de la Secretaria de Finanzas del Estado
de México, se imprimen los acuses de recibo, la declaración y la línea de captura
para proceder a ir al banco a depositar los cheques, sellen las declaraciones y traer
comprobante de pago.
Se archivan mes con mes en una carpeta.
77
FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA QUIMIR, S.A. DE CV.
2014
2.4.6. REEMBOLSOS
Las personas llevan sus reembolsos al departamento de cuentas por pagar
con las firmas de sus respectivos gerentes de área.
Se revisan las facturas o comprobantes de los reembolsos para ver si son
deducibles o no, revisión de requisitos fiscales, que no se hayan sobre pasado el
gasto y a que cuenta se va cada uno de los gastos.
Se archivan para su vencimiento que son 15 días.
Se procede a realizar la propuesta de Pago en SAP transacción (F110).
Se pasa a autorización con el Contralor de Planta.
En cuanto ya se tenga autorizado el presupuesto de todos los reembolsos, el
Contralor autoriza los reembolsos mediante el sistema (SAP) y Cuentas por Pagar
procede a contabilizar mediante el sistema SAP en el módulo de Contabilidad, y a
avisa a Tesorería que los reembolsos quedaron contabilizados.
Una vez que se contabilizan los reembolsos Tesorería se encarga de realizar
los pagos.
Sube los comprobantes de pago a una carpeta compartida para que las
personas de Cuentas por Pagar puedan visualizarlos por si algún proveedor requiere
ver el comprobante de pago.
Por último se archivan.
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2.4.7. ALTA DE DATOS BANCARIOS DE PROVEEDORES
El departamento de compras nos envía la solicitud de alta de proveedores con
el Estado de Cuenta y Alta del R.F.C. del proveedor.
Cuentas por pagar se encarga de llenar el rubro de datos bancarios de los
proveedores como cuenta, clabe interbancaria, la sucursal y moneda de pago.
Se recaban las firmas correspondientes y se escanea la información para ser
enviada a tesorería y solicitar que den de alta los datos bancarios del proveedor, en
cuanto este tesorería nos avisa que ya están dado de alta los datos del proveedor
para poder realizar el pago de sus facturas al proveedor.
2.4.8. ATENCIÓN A PROVEEDORES
Básicamente los proveedores llaman para saber si se les va a hacer un pago,
o para saber qué día se les pagaron ciertas facturas ya que en algunas ocasiones no
les aparece en su estado de cuenta el pago.
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CAPITULO3.
PROBLEMATICAS Y
SUGERENCIAS
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Quimir, es una gran empresa, líder en el mercado, con muchos años de
experiencia en el sector químico, se podría pensar que posee todas las
herramientas, tecnologías, empleados, procesos, políticas, sistemas, etc., necesarios
para mantenerse estable y en crecimiento; pero al igual que cualquier otra empresa,
dentro de todos los departamentos encontramos fallas, que tenemos que convertir en
áreas de oportunidad para mejorar los procesos, y con esto brindar un mejor servicio
tanto interno como externo, teniendo como consecuencia una excelente imagen ante
nuestros clientes y la sociedad.
En mi estancia dentro de Quimir note diversas fallas; sí, es cierto que existen
los procedimientos, procesos, etc. los cuales son de acuerdo a nuestras políticas de
calidad pero ¿realmente estos, se llevan a cabo?,
sugerí ciertos cambios que
facilitaron mi trabajo, ya que algunas de mis actividades eran administrativas, en
este departamento tenemos que tener una buena organización y control ya que se
maneja bastante documentación. A continuación les describiré algunos ejemplos de
las problemáticas que suceden dentro del área de cuentas por pagar.
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3.1 PROBLEMATICAS
1. En el área de cuentas por pagar algunos proveedores no cumplían con el requisito
fiscal de enviar su factura electrónica (.pdf y .xml) y envían sus archivos a otros
usuarios. Esto nos afecta ya que si nos llega una auditoria y no tenemos esos
archivos no podemos hacer deducible dicho documento. Se realizó una auditoria a
nuestros pagos y nos percatamos que existían varios proveedores sin enviar sus
archivos (.pdf y .xml). No se tenía un adecuado control sobre estos archivos.
2. Se acumuló la carga de trabajo con la facturación electrónica, ya que había que
validar los archivos de forma manual ya se CBB CFD o CFDI y esto nos retrasaba en
nuestras actividades.
3. La empresa está desfasada con los nuevos cambios de la facturación electrónica,
ya que existen nuevos validadores que te minizan el tiempo de revisión de facturas,
puesto que no es una empresa de criterio independiente, debido a que dependen de
una directriz corporativa.
4. En la compañía se daba a la tarea de archivar sus facturas vencidas para pago
alfabéticamente, esto generaba que cuando se realizaban las propuestas de pago,
teníamos que estar buscando factura por factura y retrasaba la actividad.
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3.2 SUGERENCIAS
1. Se creó un buzón o portal en donde los proveedores enviaban sus facturas el cual
estaba ligado al sistema, si los archivos (.pdf y .xml) no están en el buzón el sistema
no deja registrar la facturas. Esta es una forma de hacer cumplir al proveedor con
sus obligaciones, y así nosotros cumplimos con el pago oportuno en tiempo y forma y
tenemos la certeza de tener los archivos.
2. Crear un portal en donde el proveedor suba su factura (.pdf y .xml) dicho portal
estará ligado a un validador del SAT, este validador rechaza la factura si es que esta
incorrecta. Esto nos ahorra la tarea de revisar requisitos fiscales y validar facturas.
3. Insistir al corporativo para que emita la directriz a seguir y no actualicemos con la
emisión del software que apoye en las actividades de revisión de facturas.
4. Una forma de hacer eficiente el archivo de facturas es archivarlas conforme a sus
vencimientos o condiciones de pago a 15, 30 o 45 días así evitamos buscar factura
por factura.
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CONCLUSIONES
En conclusión, laborar dentro de Quimir, S.A. de C.V. me ha dado grandes
satisfacciones personales y profesionales, ya que es una empresa que me abrió las
puertas para iniciar mi camino como profesionista, utilizando todo aquel aprendizaje
adquirido en la FES-Cuautitlán.
Gracias a la oportunidad que me brindaron les puedo compartir mi experiencia
laboral en este libro, que además es un requisito para poder titularme como
Licenciado en Administración y así cerrar una etapa en mi vida.
La importancia de un Auxiliar de Cuentas por Pagar es llevar el control de los
pagos a los proveedores, que estos sean en tiempo y forma, cumplir con nuestras
obligaciones contraídas, esto con la finalidad de conservar una buena imagen
crediticia y así nuestros proveedores nos otorgen mayor línea de crédito. Además
cuentas por pagar es
un área donde se debe tener un control eficiente de las
erogaciones de la compañía para tener un flujo de efectivo sano.
Gracias a la UNAM por todos los conocimientos y la formación adquirida me
ayudaron a crecer como profesionista, sin ella no hubiera sido posible mi trayectoria
laboral. Ya que han sido sin lugar a dudas la base y las herramientas primordiales
para abrirme paso dentro del mundo laboral y son los cimientos para mi crecimiento
profesional.
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Considero que la Titulación por Trabajo Profesional es una de las opciones
más accesibles, ya que expones tu experiencia laboral y esto sirve como motivación
hacia los demás compañeros, de seguir adelante en la carrera, esforzarse por
aprender de las experiencias y conocimientos de los profesores y otros compañeros
para ser grandes profesionistas y ocupar un puesto en el mercado laboral.
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BIBLIOGRAFIA
 García Córdoba Fernando ―La tesis y el trabajo de tesis‖ (2004) Limusa,
México.
 Manuel S. Saavedra R. ―Elaboración de Tesis profesionales‖ (2001) 1ra.
Edición Pax México.
 Roberto Hernández Sanpieri
Sociales
Metodología de la Investigación Ciencias
 Perdomo Moreno Abraham, 2004, -Fundamentos de Control Interno, 9na
Edición,Thomson Pág.66-71.
 Moreno Fernández Joaquín, et.al., La Administración financiera del capital de
trabajo, IMCP, 1996
 Manuales de Procedimientos de Cuentas por pagar de Quimir, S.A.
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CIBERGRAFIA
http://www.economicas-online.com/glosarios/ingles.htm
http://www.quimir.com.mx/
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