Manual de Gestión de Pagos a Justificar

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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA
UNIDAD DE ASUNTOS ECONÓMICOS Y PRESUPUESTARIOS
PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO
PAGOS A JUSTIFICAR
Los pagos a justificar vienen regulados en el Artículo 63 de las Normas de
ejecución del presupuesto del ejercicio 2014, donde se definen como:
“La cantidades que excepcionalmente se libren para atender gastos, sin la previa aportación de
la documentación justificativa a la que se refiere la presente normativa y que no se puedan
atender con el sistema de anticipos de caja fija.
Los documentos a justificar se librarán y se contabilizarán por la naturaleza cierta del mismo,
no pudiendo solicitarse para atender gastos de personal. Su utilización se reducirá
fundamentalmente para atender gastos de funcionamiento e inversiones.
Los perceptores de estas órdenes de pago a justificar quedan obligados a rendir cuenta
justificativa de la aplicación de las cantidades recibidas en el plazo de tres meses, que
excepcionalmente podrá ser ampliado según lo establecido en el artículo 53 del Decreto
Legislativo 1/1999 de 2 de diciembre, que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de
la Región de Murcia”.
Los documentos contables de Pago a Justificar, se expiden a nombre del Cajero
Pagador y de su correspondiente Caja Fija, abonándose por transferencia en la cuenta
corriente que ésta tiene abierta.
El Cajero Pagador se identificará con el CIF de la Universidad (Q-8050013-E), y MUY
IMPORTANTE, debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la
Caja Fija de su Departamento/Escuela/Servicio. ES IMPRESCINDIBLE SELECCIONAR LA
DELEGACIÓN para quedar correctamente identificado en los trámites que se realicen con el
programa económico Universitas XXI Económico.
Dentro de la casuística de la Universidad para la aplicación del porcentaje de
deducción del IVA SOPORTADO, INSTRUCCIÓN 2014 podemos clasificar distintos
tipos de pagos a justificar.
Hemos elaborado una TABLA EXCEL PJ, donde se calculan los importes según
la prorrata que seleccionemos y si es una compra en territorio nacional,
intracomunitario o extranjero. Es aconsejable utilizar la tabla, porque recoge el
detalle de los importes que corresponden en cada proceso de contabilización del
pago a justificar.
A continuación detallamos las operaciones paso a paso que intervienen a la
hora de realizar un documento contable de Pago a Justificar (PJ), adaptado a la nueva
versión de Universitas XXI Económico para el ejercicio 2014, siguiendo el siguiente
esquema:
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ESQUEMA DE OPERACIONES DEL DOCUMENTO CONTABLE PJ
SOLICITAR FONDOS
PARA LA CAJA
INGRESAR FONDOS
EN LA CAJA
Operación CJ:
COBRO PJ
Fecha banco
¿HAY ADELANTO DE
CAJERO?
- Generar Expediente TIPO PJ y ADO (TIPO 05: PJ)
- Envío a UAE para Pago ADO (TIPO 05: PJ)
- Libramiento de PJ:
- Fecha ingreso banco
- Tipo de libramiento: CJ
- Caja receptora:
- Nº Libramiento = Nº ADO
- Aplicación Presupuestaria E Importe
- IVA Deducible e Importe (en su caso). Novedad
SI
CREACIÓN
ADELANTO
CAJERO
-Tercero/Libramiento
- Cuenta/Importe
NO
- Nº Libramiento
- Forma de Pago
- Se habilita opción de pago
REGISTRAR
JUSTIFICANTE DE GASTO
(desde el Expediente)
- Desde Ficha Pago
- Desde Documentos Pago
REGISTRAR
JUSTIFICANTE DE
GASTO (desde el
Expediente)
- Seleccionar en ficha
de PAGO: “Pagado con
Adelanto de Cajero”
PAGO DEL JUSTIFICANTE
DE GASTO
¿HAY IMPORTE
SOBRANTE?
SI
REINTEGRO SOBRANTE A
LA TESORERÍA CENTRAL.
Operación RJ
NO
CREACIÓN DE CUENTA
JUSTIFICATIVA
ENVIO DE LA CUENTA
JUSTIFICATIVA A LA UAE
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SOLICITAR FONDOS PARA LA CAJA
Iniciamos la tramitación de los expedientes desde el módulo de DOCUMENTA
Y activamos la opción de “nuevo expediente” de la carpeta “General” o mediante el Icono señalado
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1º) Nuevo expediente
Pestaña Expediente:
Los datos obligatorios a cumplimentar serán los que aparecen marcados en rojo. No obstante, existen otros
campos que también pueden ser cumplimentados como son los siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
Referencia interna: La denominación será libre, aunque por lo general, se utiliza el formato
siguiente PJ-clasificación orgánica-nº de orden.
Descripción: se indica el concepto del pago, es decir, especificación del material o servicio que
origina el gasto.
Fecha de alta: “como todos los campos marcados en rojo” será obligatoria su cumplimentación.
Por defecto aparece la Fecha del día en que se genera, aunque puede ser modificada.
Tipo de pago: se tiene que seleccionar la opción de Pago a justificar. MUY IMPORTANTE.
Estado del expediente: por defecto aparecerá activada la opción “Abierto”.
Unidad Administrativa solicitante y conformante: A través del cuadro de puntos realizamos la
búsqueda y seleccionamos el grupo de gasto (07 Departamentos, 06 Centros, 05 Proyectos y
Grupos de Investigación, etc. del que depende la partida presupuestaria a la que se imputa el gasto.
El resto de campos no es necesario cumplimentarlos.
Con estos datos ya podemos pasar a la pestaña de “Datos Presupuestarios”, ya que en la pestaña
“Propuesta” no hay que cumplimentarla.
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2º) Datos presupuestarios.
Aplicaciones:
Desde el botón de búsqueda
e introduciendo la clasificación orgánica a la que se imputa el gasto, se
selecciona la clasificación económica según la naturaleza del gasto y por tanto se vuelca la partida
presupuestaria completa.
Impuestos:
En caso de que lleve IVA SOPORTADO O DEDUCIBLE (Concepto: 390001), se reflejaría en esta rejilla de
Impuestos. Se puede seleccionar también desde el botón de búsqueda
Descuentos:
En caso de que lleve IVA REPERCUTIDO (Concepto 391001), se reflejaría en esta otra rejilla de Descuentos.
Se puede seleccionar también desde el botón de búsqueda
Una vez cumplimentado los datos presupuestarios, se guarda el expediente desde el icono del diskette o
desde la carpeta “General” opción “Guardar”: De esta forma, se activa automáticamente la pestaña de
“Saldos”.
Ejemplo:
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3º) Saldos.
No introducimos datos, solo se puede consultar el estado en que está detallado en el presupuesto.
Y pasamos a la pestaña de “Datos Asociados”
4º) Datos Asociados. En esta pestaña, pinchamos sobre la pestaña “Captura de Documentos en Fases de
Expediente
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Desplegándose la siguiente ventana, que hace referencia a la generación del nuevo documento contable
5º) Documento Contable de Pago a Justificar.
A continuación, mediante el botón de búsqueda
seleccionamos el código 240 “Autorización,
Compromiso y Reconocimiento de Obligaciones sobre Crédito Disponible” y pinchamos en el cuadro de
“Aceptar”
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En esta ventana solo tendremos que poner la fecha, ya que el nº de aplicaciones e importes se vuelca,
según los datos guardados en el expediente.
En las siguientes pestañas:
Aplicaciones
Impuestos
Descuentos
No tendremos que poner nada, ya que los datos que contienen ya han sido cumplimentados al generar el
expediente.
Por tanto, pasamos directamente a la pestaña “Interesado” donde a través de los botones de búsqueda
rellenaremos los siguientes campos:
Interesado: el Cajero Pagador se identificará con el CIF de la Universidad (Q-8050013-E), y MUY
IMPORTANTE, debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la Caja Fija de su
Departamento/Escuela/Servicio. ES IMPRESCINDIBLE SELECCIONAR LA DELEGACIÓN para quedar
correctamente identificado en los trámites que se realicen con el programa económico UNIVERSITAS XXI
ECONÓMICO.
Ordinal Perceptor: Seleccionar la cuenta corriente correspondiente a la Caja Fija de la Unidad de Gasto.
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Tipo de pago: 05 Pagos a Justificar
Forma de pago: La forma habitual es mediante Transferencia bancaria.
Área origen de gasto: Elegimos la de nuestra provincia, es decir, 30 (MURCIA)
Ordinal Pagador: Cuenta Central de Tesorería: 00000. En la siguiente pantalla, podemos ver un ejemplo de
cómo quedarían cumplimentados los campos descritos.
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En la siguiente pestaña “CONTABLES”, habrá que indicar en el cuadro del “Texto Libre” el concepto o
descripción del gasto.
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El último paso, será el correspondiente a la pestaña “Firmas”. Cumplimentar las firmas necesarias
Una vez que tengamos el EXPEDIENTE y el DOCUMENTO CONTABLE impreso y firmado lo enviamos a la
Unidad de Asuntos Económicos y Presupuestarios, adjuntando la información, factura proforma etc., de
que dispongamos, para que una vez revisado y conformado la Sección de Tesorería y Gestión
Presupuestaria, lo incluya en una propuesta de pago y tramite su pago a la Caja Fija.
INGRESAR FONDOS DOCUMENTO CONTABLE PJ EN LA CAJA FIJA
El usuario tendrá que comprobar en la cuenta corriente de su Caja Fija, que se ha realizado el abono del
documento contable de pago a justificar y contabilizarlo.
El proceso a seguir es el siguiente: Desde el módulo de Justificantes de Gasto, seleccionar:
Diario Libramientos
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IMPORTANTE: Se ha modificado en la nueva Versión 8.1 revisión 0.0, para el EJERCICIO 2014, la
cumplimentación de los Libramientos del Tipo CJ- Cobro pago a justificar.
La modificación consiste en que se ha añadido una rejilla más al libramiento para el registro de los
impuestos.
La rejilla se llamará IVA DEDUCIBLE.
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La rejilla contendrá las siguientes columnas:
Orgánica Libre. Será la columna en la que se registre la clasificación orgánica de la aplicación no
presupuestaria de impuestos que se seleccione.
Concepto. Será la columna en la que se registre el concepto no presupuestario de la aplicación no
presupuestaria de impuestos que se seleccione: En este caso es “390.001 H.P. IVA Soportado”
Importe. El usuario registrará manualmente el importe que corresponda en el libramiento al IVA deducible
de la operación. Esta columna aparecerá totalizada. Se ha implementado junto a la rejilla un acceso a la
tabla de aplicaciones no presupuestarias del ejercicio activo del módulo desde el que se haya abierto el
libramiento.
No podrán registrarse manualmente aplicaciones no presupuestarias que no se encuentren en la tabla.
También se ha implementado un botón para eliminar líneas de la rejilla.
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El registro de los datos en esta rejilla de impuestos no será de carácter obligatorio, es decir, en un
libramiento podrán registrarse únicamente aplicaciones presupuestarias y no impuestos.
Ejemplo de libramiento cumplimentado, con importe de IVA deducible:
Las demás casillas a cumplimentar son iguales que en las anteriores versiones
Nº de Libramiento y Nº de Documento, poner el nº del Documento Contable de Pago a Justificar, sería
conveniente que apareciese el mismo para unificar datos.
Fecha de contabilización y Fecha de Recepción, debéis comprobar en el extracto del banco cuando se
abona y poner la fecha de abono en ambas casillas.
Fecha Justificación: es de forma automática.
Aplicación presupuestaria
y el importe.
la misma que se especifico en el expediente y en el documento contable
Guardamos y automáticamente se abre la pantalla de cobro del PJ
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OPERACIÓN CJ: COBRO PJ
Tras guardar un libramiento de cobro de pago a justificar debe generarse la operación de cobro del mismo
para reflejar el ingreso en la cuenta de la Caja Fija.
La operación de cobro puede generarse en el mismo momento de guardar el libramiento, en cuyo caso se
vuelcan los datos de libramiento e importe, o bien a posteriori desde una operación nueva vacía en la que
se registrará el número de libramiento de referencia.
En ambos casos la modificación consiste en que el importe que se vuelque al campo Importe del bloque
Datos de Tesorería, será la suma de lo que se haya registrado en la rejilla de aplicaciones presupuestarias
(el importe totalizado) más la suma de lo que se haya registrado en la rejilla de impuestos (el importe
totalizado).
El resto de datos de la operación se cumplimentarán de la misma manera, se indica en “Fecha operación”
la fecha de abono en el banco y en la casilla “Cuenta” la cuenta donde se abona.
En el siguiente ejemplo aparece el total del Libramiento anterior:
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Una vez contabilizado el abono en el sistema ya podemos gastar con las mismas peculiaridades indicadas
en el procedimiento de ACF.
ADELANTO DE CAJERO
Si aún no disponemos de la factura original y tenemos que anticipar el pago, o anticipar fondos, el sistema
los recoge a través del adelanto de cajero. Este se asociará al justificante de gasto y su trámite es igual que
en el proceso de ACF, pero con la peculiaridad de que en Tipo de pago debemos poner pago a justificar y en
Libramiento tenemos que
relacionarlo con el libramiento que corresponda.
REGISTRAR JUSTIFICANTE DE GASTO
Para contabilizar el gasto podemos:
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1º) Desde el módulo de DOCUMENTA, buscamos por el nº de expediente del pago a justificar y en la
pestaña de Datos Asociados, seleccionamos Nuevo Justificante de Gasto, con lo cual ya queda asociado o
ligado al expediente, rellenamos el justificante de gasto con la factura que tengamos, igual que para ACF.
2º) Desde el módulo de JUSTIFICANTES DE GASTO con la observancia de que en la pestaña de Otros Datos
no se olvide marcar el nº de expediente y referencia interna asociado pues de lo contrario quedaría el
expediente abierto y los datos incorrectos, teniendo que anular todo el proceso y volver desde el inicio.
Debemos Seleccionar el tipo de pago y buscar
el libramiento asociado
La forma de registrar los datos de la ficha IMPUTACIÓN de los justificantes del gasto del tipo de pago
Pagos a justificar, se ha modificado con respecto al trámite del ejercicio anterior.
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En el ejercicio 2014, las validaciones que se hagan de los importes a cumplimentar en la ficha
IMPUTACIÓN estarán relacionadas con los importes registrados en el libramiento del pago a justificar
correspondiente.
El importe que se registrará en las aplicaciones del presupuesto de gastos deberá validarse contra el
importe que para la aplicación se haya registrado en el libramiento en la rejilla de aplicaciones
presupuestarias de gastos.
El importe que se registrará en las aplicaciones de IVA corresponderá al IVA deducible de la factura, y
deberá validarse contra el importe que para la aplicación del IVA se haya registrado en el libramiento en la
rejilla de IVA DEDUCIBLE.
Respecto a la validación de los importes de la ficha IMPUTACIÓN con los importes de la ficha ECONÓMICO,
se modificará y se realizará de la siguiente forma:
El importe total registrado en las aplicaciones de gasto deberá ser exactamente igual al importe total
menos el IVA deducible de la ficha ECONÓMICO.
El importe total registrado en las aplicaciones no presupuestarias de la rejilla de impuestos deberá ser
exactamente igual que el importe del campo IVA deducible de la ficha ECONÓMICO.
Respecto a los importes de la rejilla de descuentos no se modificarán las validaciones que existen
actualmente, es decir, la suma de los importes de todas las aplicaciones de retención, ya sean de ingresos o
no presupuestarias, que se encuentren registradas deberá coincidir con el importe de la casilla Importe
retención de la ficha ECONÓMICO.
En el caso de encontrarse el justificante detallado por líneas los importes con los que deberá
realizarse la validación deberán ser los de la ficha ECONÓMICO resumen.
PAGO DEL JUSTIFICANTE DE GASTO
Para el ejercicio 2014, ES OBLIGATORIO, antes de cumplimentar la FECHA DE PAGO en la pestaña del
justificante de gasto, ENVIAR un DUMBO A LA UAE, opción, “Vº.Bº justificante de gasto de pago a
justificar”, con los datos del Nº de Expediente, Nº de Documento Contable de Pago a Justificar y adjuntar
copia de la/s factura/s contabilizada/s en el programa económico.
Hasta que la UAE, no dé su VºBº a esa contabilización, NO SE PODRÁ CUMPLIMENTAR LA FECHA DE PAGO,
ni proceder a elaborar la correspondiente Cuenta Justificativa de pago a justificar.
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Una vez obtenido el documento con el VºBº de la UAE, se adjuntará a la documentación de la cuenta
justificativa de pago a justificar
El justificante de gasto, UNA VEZ OBTENIDO EL Vº Bº DE LA UAE, se puede pagar de la misma manera que
se ha indicado en el procedimiento de ACF.
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Si lo hemos pagado con un Adelanto de Cajero, entonces elegimos esa opción “Pagado con Adelanto de
Cajero” y cumplimentamos la casilla “Número adelanto Cajero”. Es IMPORTANTE que el Adelanto quede
unido al justificante de gasto, y por eso hay que relacionarlo, porque de lo contrario queda abierto.
Tenemos que comprobar en la pestaña “Otros Datos”, que el Justificante de Gasto de pago a justificar,
tiene el Nº de Expediente, en caso contrario tendremos que ponerlo, para que quede asociado a él.
(IMPORTANTE)
REINTEGRO SOBRANTE A LA TESORERÍA CENTRAL
En el caso de que no coincidiera por ser mayor el libramiento que el importe del justificante de gasto, antes
de efectuar la cuenta justificativa, será necesario hacer una transferencia a la Tesorería Central, con el
dinero sobrante. La copia de la transferencia pasará a ser un documento más de la cuenta justificativa. Hay
que registrar la devolución de este importe en una operación RJ (Reintegro de Pago a Justificar).
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En el ejercicio 2014, con las modificaciones implementadas en el libramiento se divide el importe cobrado
entre aplicaciones del presupuesto de gastos y aplicaciones no presupuestarias de impuestos.
Por lo tanto, cuando se calcule el importe de la operación RJ de reintegro de pago a justificar la diferencia
deberá calcularse de la misma manera pero el importe que deberá tomarse de cada justificante no será
únicamente el imputado a las aplicaciones del presupuesto de gastos sino el imputado a esas aplicaciones
más el imputado a aplicaciones de impuestos.
El resto de consideraciones que tiene en cuenta el sistema a la hora de calcular el importe de reintegro
serán las mismas, la única diferencia estará en, como se ha comentado, el importe a tener en cuenta de
los justificantes del gasto (que incluirán las aplicaciones de impuestos).
Para realizar la operación, desde el módulo de:
JUSTIFICANTE DE GASTO DiarioOperación  Nueva Operación:
Ponemos la Descripción de la operación y en Clase de operación señalamos la “RJ”, (reintegro de pago a
justificar), nos saldrá que es de Tipo PJ, seleccionamos la Caja de la cual sale el reintegro y el Nº
libramiento que corresponda y en Datos de Tesorería aparece el importe a reintegrar automáticamente y
tenemos que elegir la Cuenta desde donde hacemos el reintegro.
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Guardamos y el programa nos facilita un Nº de Operación, que es el que ponemos como “Nº Carta Pago
Reintegro”, al hacer la cuenta justificativa.
Con esto ya hemos reflejado que lo que hemos recibido en el libramiento, nos lo hemos gastado, y el resto
los hemos devuelto, estamos en disposición de hacer la cuenta justificativa de pago a justificar, para rendir
cuentas.
CREACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA DE PAGO A JUSTIFICAR
Este procedimiento, sería igual que para las cuentas justificativas de Anticipos de Caja Fija, elegimos la
opción:
Módulo: Justificantes de gasto:
 Cuentas Justificativas Pagos a Justificar Justificación
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Elegimos el acuerdo de Caja que corresponda y pinchar en Aceptar.
Una vez ahí elegiremos el libramiento que se trate
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En Facturas Asociadas, nos saldrá el/los justificantes de gasto realizados y pagados que hayamos hecho y
en el caso de que haya dinero sobrante el Importe de Reintegro.
En la casilla de Nº. Carta Pago Reintegro, tenemos que rellenarla y poner el Nº de la Operación RJ
En la casilla de Fecha Reintegro, ponemos la fecha de pago del banco, aceptamos y entonces nos sale la
siguiente pantalla, donde elegimos los tipos de informes y aceptamos,
El proceso de generación de la cuenta justificativa se modifica en el ejercicio 2014 en los siguientes
aspectos:
En la primera página, la que tiene el título “Cuenta de Pagos a Justificar Ordinarios” tanto en el bloque
DEBE como en el bloque HABER, además de aparecer las aplicaciones del presupuesto de gastos aparecen
las de impuestos, es decir:
En el bloque DEBE aparecen las aplicaciones de impuestos y sus importes registradas en el libramiento al
que corresponde la cuenta justificativa. Lo que sumen los importes de todas las aplicaciones que se
aparezcan deberá corresponder al total de libramiento, es decir, a lo que se haya cobrado en la operación
de cobro.
En el bloque HABER aparecen las aplicaciones de impuestos (Bajo el literal Aplicación Impuestos) y sus
importes registradas en los justificantes del gasto asociados al libramiento.
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Cada aplicación aparecerá una única vez con el importe totalizado, es decir sumará el importe imputado a
la misma aplicación en todos los justificantes asociados al libramiento. Se deberán mostrar tanto
aplicaciones del presupuesto de gastos como aplicaciones no presupuestarias de impuestos.
Ejemplo:
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La segunda página de la cuenta justificativa pasa a llamarse: ”Aplicaciones por IVA deducible”.
En el informe únicamente aparecerán las aplicaciones de IVA imputadas en los justificantes del gasto
asociados al libramiento.
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La parte del informe “Relación de justificantes del gasto asociados a la cuenta justificativa” no se ha
modificado, ni en la primera parte en la que se muestra por aplicación presupuestaria el listado de
justificantes con su importe, ni en la segunda en la que aparece por aplicación presupuestaria el listado de
operaciones de imputación con sus datos básicos incluido el número de justificante.
Ejemplo:
0000000000000000000000
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