Informe de Resultados del Plan para la Optimización del Sistema de

Informe de Resultados del Plan para la Optimización del Sistema
de Información Institucional para el Suministro de Datos e
Información Estadística de la Universidad de Jaén (SIUJA)
SIGC-SUA
IR-PO-SIUJA-2015
Fecha: 16/04/2015
Informe de Resultados del Plan para la Optimización del Sistema de Información
Institucional para el Suministro de Datos e Información Estadística de la Universidad
de Jaén (SIUJA).
Objetivo de calidad. Nº 1 2014
Ámbito:
PLANIFICACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN, DESARROLLO Y SEGUIMIENTO DEL
SIGC-SUA.
Elaborado por:
COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SIGC-SUA (Servicio de Planificación y
Evaluación).
Coordinado por
RESPONSABLE DE CALIDAD (Vicerrectorado de Planificación, Calidad,
Responsabilidad Social y Comunicación). En funciones.
Aprobado por:
COMITÉ DE CALIDAD DEL SIGC-SUA.
Fecha de elaboración:
14 de abril de 2015.
El SIGC-SUA, en su Objetivo de Calidad Nº 1-2013 establecía la implantación y seguimiento del
Plan para la Optimización del Sistema de Información Institucional para el Suministro de Datos
e Información Estadística de la Universidad de Jaén (SIUJA).
La implantación del Plan para la Optimización del SIUJA tiene los siguientes objetivos:
-
Optimizar el proceso PC06.29 (antes PC06.28) del SIGC-SUA, ampliando el
alcance a todos los responsables en la provisión y suministro de datos.
Sistematizar la planificación.
Sistematizar la aplicación de criterios para la verificación de la fiabilidad de los
datos y de la información generada.
Sistematizar el control para el cumplimiento de plazos internos y externos.
Elaborar los protocolos y metodologías que correspondan: instrucciones
técnicas, formatos, registros.
La implantación del Plan para la Optimización del SIUJA, en esencia, implica una nueva
perspectiva del proceso de suministro de datos e información estadística,
corresponsabilizando en su gestión a todos los responsables de la gestión de los datos
institucionales, a efectos de conseguir suministrar información estadística fiable y segura y en
los plazos acordados. Además, incorpora un sistema de seguimiento de incidencias ocurridas a
lo largo de todo el proceso de suministro de datos que permita obtener un registro detallado
de tales incidencias.
En el Comité de Calidad de 13/01/2014 se revisa el alcance y la temporalidad del Objetivo de
Calidad Nº 1-2014 (antes OC Nº 1-2013), en el que se establece que el Plan para la
Optimización del SIUJA estará implantado en el año 2014 y se flexibilizan los indicadores
iniciales. Asimismo, el Equipo de Trabajo creado para la optimización del SIUJA elabora el
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de Información Institucional para el Suministro de Datos e
Información Estadística de la Universidad de Jaén (SIUJA)
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Fecha: 16/04/2015
documento de planificación de la implementación del Plan de Optimización del SIUJA, el cual
es aprobado con fecha 20/02/2014.
Con fecha 23/01/2015 se acuerda la revisión del alcance del Objetivo de Calidad nº 1-2014, así
como el documento de Planificación de la Implementación del Plan de Optimización del SIUJA
para ajustar las fechas de las acciones a la nueva situación y la revisión de los indicadores
propuestos para el nuevo proceso de suministro de datos con objeto de adecuarlos mejor al
objetivo perseguido de transversalidad en todas las áreas.
En el Comité de Calidad de fecha 17/02/2015 se aprueba la revisión y modificación de la ficha
del Objetivo de Calidad Nº 1-2014. Implantación y seguimiento del Plan para la Optimización
del Sistema de Información Institucional para el Suministro de Datos e Información Estadística
de la Universidad de Jaén (SIUJA). Se aprueba, asimismo, proponer la continuación y desarrollo
de este objetivo en el Plan de Acciones de Mejora establecido en el marco del Proyecto EFQM.
Respecto a la No Conformidad abierta del proceso PC06.28 Suministro de Datos e Información
Estadística, en el último informe de auditoría interna (marzo 2015) se indica que: “[…] se
concluye en auditoría que se mantenga la no conformidad abierta para el siguiente ciclo de
gestión del SIGC-SUA, a efectos de comprobar la implantación plena del Plan de Optimización
del SIUJA y su incidencia en el cumplimiento de los objetivos de los indicadores del proceso
que dio origen a esta No conformidad.”
En este sentido, este objetivo ha sido auditado mediante la verificación de la realización de los
hitos del referido Plan para la Optimización del SIUJA, quedando pospuesta para el siguiente
ciclo de gestión la auditoría completa, de acuerdo con los términos aprobados por el Comité
de Calidad respecto a la aplicación del Plan.
Actualmente, el estado de la Implementación del Plan para la Optimización del SIUJA es el
siguiente:
Actividades realizadas
Actividades pendientes
De los resultados establecidos en el
documento de planificación de la
implementación del Plan de
Optimización del SIUJA, las
actividades realizadas son las
siguientes:
 Aprobación del protocolo de
suministro de datos por el Consejo
de Gobierno (hito nº 1).
 Depuración de la tabla de
planificación de suministro de datos
(hito nº 2).
De los resultados establecidos en el
documento de planificación de la
implementación del Plan de
Optimización del SIUJA, las
actividades pendientes a día de la
fecha son las siguientes:
 Seguimiento de los indicadores
del proceso conforme a SIGC-SUA
(hito nº 18). [Debido a la reciente
aprobación del proceso de
suministro de datos, el
seguimiento de los indicadores se
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Fecha de ejecución o
previsión
 Hito nº 18: A partir de
abril 2015.
 Hito nº 19: Abril 2015
 Hito nº 20: Abril 2015.
 Hito nº 21: A partir de
abril 2015.
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 Catálogo de indicadores (hito nº 3).
 Identificación de tipología de datos
con responsables (hito nº 4).
 Tabla de planificación de datos a
demanda (hito nº 4).
 Aprobación de la tabla de
planificación de suministro de datos
(hito nº 5).
 Publicación de la tabla de
planificación periódica en Google
Drive (hito nº 6).
 Aprobación y publicación en web
del catálogo de indicadores (hito nº
7).
 Cuadro de indicadores del proceso
de suministro de datos (hito nº 8).
 Tabla control-seguimiento de
incidencias (hito nº 9).
 Adaptación proceso definido a la
documentación SIGC-SUA (hito nº
10).
 Aprobación nuevo proceso de
suministro de datos (hito nº 11).
 Comunicación del SIUJA a los
agentes implicados y grupos de
interés (hito nº 12).
 Establecimiento de criterios para
codificar los diferentes documentos
(hito nº 13).
 Formatos de solicitud, de
autorización y de informes
resolutorios (hito nº 14).
 Tutorial para introducir la solicitud
en la plataforma e-Administración
(hito nº 15).
 Tutorial para tramitación de
solicitud en la plataforma (hito nº
16).
 Plantilla de informe de resultados
(hito nº 17).
pone en marcha a partir del 2015,
teniendo en cuenta los periodos
de medición establecidos en las
fichas de tales indicadores, y que
serán objeto de auditoría en el
siguiente ciclo de gestión].
 Elaborar estudio sobre
herramienta de gestión que
pudiera facilitar la gestión
documental del SIUJA (hito nº 19).
 Hacer informe de resultados del
SIUJA (hito nº 20). [Se trata de
este informe, que se completará a
finales de abril, cuando se
disponga de la información
correspondiente al hito nº 19].
 Elaborar propuesta para una
nueva fase de optimización del
sistema SIUJA (hito nº 21). [Se
vincula su desarrollo al Plan de
Acciones de Mejora establecido
en el marco EFQM de la
Universidad de Jaén, conforme a
lo aprobado en el Comité de
Calidad de 17/02/2015].
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