Documento 645601

SUPERSOLIDARIA
Circular Básica Contable y Financiera (CE 0013-2003)
C AP I T U L O X I I
L I B R O S O F I C I AL E S D E E N T I D AD E S V I G I L AD AS
1.-
INTRODUCCIÓN
Los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y
diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad.
Las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para
establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas
contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las activid ades propias de cada entidad
solidaria.
Esta Superintendencia considera que los siguientes son los libros oficiales obligatorios que deben
estar debidamente custodiados y diligenciados por cada entidad según la normatividad vigente:
-
Libro diario
Libros mayor y balances
Libro de inventarios y balances
Libro de actas de asambleas
Libros de actas de Consejo de administración o Junta Directiva
Libro de registro social
El libro de inventarios y balances es de carácter obligatorio para aquellas entidades que mantengan
inventarios producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien, y el
registro de estos inventarios se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar
mérito probatorio de las existencias.
El libro de registro social es de carácter obligatorio para todas las entidades del sector solidario y el
registro de estos aportes sociales se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de
prestar mérito probatorio de la inscripción de cada asoc iado.
De conformidad con el literal 4 del artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 DE 1993, las
e n t i d a d e s s o l i d a r i a s d e b e r á n d i l i g e n c i a r t o d o s l o s l i b r o s a u xi l i a r e s n e c e s a r i o s p a r a e l c o m p l e t o
entendimiento de los libros oficiales.
Para todos los efectos aplica la normatividad establecida en el Decreto Reglamentario No. 2649 de
1993, Resolución No. 1515 de 2001, numeral 1 del Capítulo Primero del Título Quinto de la Circular
Básica Jurídica No. 007 de 2003, y demás instrucciones que dicte esta Superi ntendencia.
Los demás libros, tales como el libro de actas de la Junta de Vigilancia o del Comité de control
social, del comité de educación, de solidaridad, el de comité de crédito, entre otros, deberán ser
llevados de tal forma que se pueda evidenciar l a gestión de cada uno de estos organismos.
2.-
R E G I S T R O D E L I B R O S E N L AS C ÁM AR AS D E C O M E R C I O
Los libros oficiales obligatorios de los entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía
Solidaria deberán registrarse en la Cámara con compete ncia territorial en el lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia, con
identificación del correspondiente organismo. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento
de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil.
3.-
O P O R T U N I D AD P AR A E L R E G I S T R O D E L AS O P E R AC I O N E S
En caso de cierre de ejercicio contable el plazo anterior se podrá extender a más tardar al último día
hábil del mes siguiente a la fecha de corte de las operaciones dentro de los términos antes
enunciados.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deberán totalizarse al final de los
términos señalados, determinando su saldo.
Es conveniente reiterar la obligatori edad del registro de las operaciones en orden cronológico, de
manera que las transacciones de un mes determinado se registren en el mismo mes de corte de las
operaciones dentro de los términos enunciados.
4.-
E X AM E N D E L O S L I B R O S
E l e xa m e n d e l o s l i b r o s , p o r n o r m a g e n e r a l , s e p r a c t i c a r á e n l a s o f i c i n a s o e n t i d a d e s d e l d o m i c i l i o
principal de la entidad vigilada, en presencia de la persona designada por la institución para el
efecto.
Tratándose de libros que se lleven para establecer las
operaciones o transacciones
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derivadas de las actividades propias de cada organismo solidario, la exhibición se efectuará en el
lugar donde funcione el mismo.
5.-
L U G AR E S D O N D E D E B E L L E V AR S E L A C O N T AB I L I D AD
La contabilidad de los entidades vigiladas por la Superi ntendencia de la Economía Solidaria se podrá
llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de
o r i g e n i n t e r n o o e xt e r n o , l o s c o m p r o b a n t e s d e c o n t a b i l i d a d , l o s l i b r o s a u x i l i a r e s , l o s l i b r o s d e
contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos;
en consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de estas entidades cooperativas se llevará en
las sucursales, o en los centros contables que reúnan o centralicen las o peraciones de agencias y
sucursales.
Por consiguiente, no se considera obligación imperativa de ninguna entidad vigilada la de llevar libros
de contabilidad a nivel de cada sucursal. La determinación correspondiente se adoptará por cada
institución, en función de su propia organización interna, con arreglo en la cual podrá disponerse que
la contabilidad se lleve por sucursales que agrupan o no las operaciones de algunos o todas las
agencias, de centros contables, o también podrá acudirse a una combinación de los anteriores
esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la
estructura elegida para registrar la información contable.
E n t o d o c a s o c u a l q u i e r a q u e s e a l a m o d a l i d a d p o r l a q u e s e o p t e d e b e r á p r e v e r s e l a e xi s t e n c i a d e
sistemas o procedimientos que permitan determinar las operaciones que se efectúan en las distintas
sucursales y agencias que de éstas dependen, permitiendo mostrar la historia clara, completa y
fidedigna de los negocios de cada entidad so lidaria, bajo la premisa del cumplimiento de las
cualidades de la información contable, la equidad y demás normas de contabilidad vigente, de
manera tal que en cualquier momento se puedan preparar y presentar estados financieros básicos
desagregados por agencias, sucursales, centros contables, dirección general y, por ende, de la
entidad vigilada como unidad económica única.
D i c h o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s p o d r á n s e r r e q u e r i d o s e n c u a l q u i e r m om e n t o p o r l a S u p e r i n t e n d e n c i a d e l a
Economía Solidaria, lo cual imp lica, por lo menos identificar las operaciones por áreas de
responsabilidad a nivel de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.
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