Actualización de perfiles y privilegios a usuarios

Actualización de perfiles y privilegios a usuarios
PRO-23-1-01-06
FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO........................................................................................................ 2
2.
ALCANCE......................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ............................................................................................... 2
3.1.
3.2.
4.
RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 2
4.1.
4.2.
5.
Directrices ........................................................................................... 2
Lineamientos ........................................................................................ 2
Responsable del proceso ........................................................................ 2
Responsabilidades ................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................... 3
5.1. Diagrama de flujo: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios ......................... 3
5.2. Descripción de actividades: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios ............. 3
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................... 5
8.
INDICADORES ................................................................................................. 5
9.
RIESGOS ......................................................................................................... 6
10.
CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 6
11.
APROBACION ................................................................................................... 6
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Servicios de Información Bibliográfica
1. OBJETIVO
Actualizar los perfiles y los privilegios de usuarios en el Sistema de Bibliotecas.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud para la actualización del perfil, y finaliza una vez se haya realizado la
actualización en el sistema.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:

PDI
o

1.1 Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de investigación en
cuanto a recursos bibliográficos.
Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:
 Es necesario que las personas que realicen este procedimiento tengan acceso a Banner.
 Consulta registro empleados por DSIT (verificación de contrato laboral vigente). SAP
 Invitados especiales según información enviada por Gerencia del Campus.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
4.2. Responsabilidades :
Auxiliar Biblioteca:
Apoya la actualización de registros de acuerdo a las normas y políticas establecidas por el Sistema de
Bibliotecas en el sistema Symphony, previa autorización del Gestor de Información a cargo del área.
Coordinación de Servicios de Información:
Verifica en la herramienta Banner, registro de empleados DSIT (SAP), Invitados especiales, para ejecutar
el proceso de actualización de perfiles, garantizando que los usuarios con matrícula vigente o permiso
especial, puedan acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas.
Gestores de Servicios de Información:
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Valida información del solicitante en las diferentes herramientas de actualización de perfiles (banner,
SAP) garantizando se facilite material bibliográfico a usuarios con matrícula vigente.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios
5.2. Descripción de actividades: Actualización de perfiles y privilegios a usuarios
ENTRADA
PROVEEDOR
No
Solicitud de actualización de perfiles y privilegios a usuario.
Decano de cualquier Facultad, o su secretaria, o la Gerencia del Campus.
SALIDA
Privilegios de usuario actualizados en el sistema.
CLIENTE
Usuarios externos: egresados o invitados especiales; Usuarios internos:
estudiantes, profesores, directivos o empleados
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
SISTEMA
La solicitud para la actualización del
perfil la pueden hacer el Decano de
cualquier Facultad, o su secretaria.
Igualmente, la Gerencia del Campus
puede enviar solicitudes por correo
electrónico o impresas, para invitados
especiales a través de un formato de
solicitud que incluye nombre de quien
solicita, nombre del invitado,
identificación del invitado con número
de pasaporte, correo uniandes y rango
de tiempo del privilegio. Las solicitudes
se envían por correo electrónico.
1
Enviar solicitud
2
En caso de que la solicitud corresponda
a un usuario estudiante, se debe validar
Validar al estudiante en si está habilitado en el sistema. Esta
el sistema
actividad también la puede realizar el
Coordinador de Servicios o un Auxiliar
de Servicios de la Biblioteca.
3
Actualizar privilegios
del usuario
Se actualizan las fechas de registro
(privilegios) en el sistema. Esta
actividad también la puede realizar el
Coordinador de Servicios o un Auxiliar
de Servicios de la Biblioteca.
4
Verificar estudiante en
Banner
Se busca en el sistema Banner la
existencia del usuario. Esta actividad
también la puede realizar el
DOCUMENTOS
Correo y formato en
Excel
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Symphony
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Symphony
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN -
Banner
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Recursos Bibliográficos
Coordinador de Servicios o un Auxiliar
de Servicios de la Biblioteca.
5
6
7
Solicitar y validar
recibo de pago de
matrícula
En caso de que el usuario no se
encuentre o no esté actualizado su
registro en Banner, se le solicita un
soporte del recibo del pago de la
matrícula para garantizar que
efectivamente el estudiante está
inscrito a la Universidad. Esta actividad
también la puede realizar el
Coordinador de Servicios o un Auxiliar
de Servicios de la Biblioteca.
Consultar vigencia del
contrato
En SAP se valida la vigencia del
contrato con la Universidad para los
empleados y profesores. En caso de
que el contrato esté vigente, se
procede a actualizar las fechas de
privilegios. De lo contrario, el proceso
finaliza. Esta actividad también la
puede realizar el Coordinador de
Servicios o un Auxiliar de Servicios de la
Biblioteca.
Crear a usuario
invitado en el sistema
Con base en la información del formato
de solicitud, se crea al usuario invitado
en el sistema Symphony. Esta actividad
también la puede realizar el
Coordinador de Servicios o un Auxiliar
de Servicios de la Biblioteca.
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
SERSB
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Recibo de pago
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
SAP
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Symphony
Formato de solicitud
de invitados
Por correo electrónico se le notifica al
solicitante que el usuario ha sido creado
satisfactoriamente.
8
Notificar al solicitante
Una vez se acabe el tiempo del
privilegio, el sistema Symphony
automáticamente elimina los
privilegios del usuario.
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Esta actividad también la puede realizar
el Coordinador de Servicios o un
Auxiliar de Servicios de la Biblioteca.
6. DEFINICIONES
Banner: Herramienta de consulta suministrada por la oficina de Admisiones y Registro donde se
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consulta el estado de matrícula de un estudiante. Esta herramienta permite observar los niveles de
perfiles de los estudiantes y sirven como comprobación para su actualización en sistema Symphony.
Invitado: Usuario externo convidado para realizar alguna actividad académica o de investigación en la
universidad durante un tiempo limitado.
Perfil: Clasificación de usuarios establecida por el Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas,
(académico, investigativo, administrativo) que le permite obtener, durante un rango de tiempo,
servicios del Sistema de Bibliotecas en sus diferentes modalidades.
Privilegio: Rango de tiempo asignado que establece el privilegio institucional de acuerdo al nivel
académico o administrativo, para hacer uso de los servicios ofrecidos por el Sistema de Bibliotecas.
SAP: Herramienta de consulta suministrada por la Dirección de Servicios de Información y Tecnologías
(DSIT) donde se consulta el inicio y terminación de contratos laborales de los empleados de la
universidad.
Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)





No aplica.
Formato Instructivo Verificación de
Usuarios en Banner
ISO-9001_2008
PDI: Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
FICHA DEL
INDICADOR
8. INDICADORES
SOLICITUDES DE CAMBIO DE PERFIL EN SYMPHONY
Código del indicador
IND-23-1-01-061
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Responsable del
indicador
Coordinador de Servicios de Información.
Objetivo
Medir las actualizaciones y registros manuales de usuarios que requieran cambio
de perfil en el sistema Symphony.
Método de Medición
Elaborar un reporte para detectar cambios de perfil y actualización de privilegios
durante un período académico. Obtenido el reporte, determinar el nivel
académico (pregrado, Pos-grado, Directivos, Empleados, visitantes) que tiene
mayor tendencia a ser actualizados, para advertir a las dependencias, las
inconsistencias presentadas en el reporte y así corregirlas lo más pronto posible.
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# de actualizaciones de registro de perfiles/# de registros académicos validados]
* 100%
Variables
Numerador: Número de actualizaciones solicitadas por usuarios en un periodo
determinado.
Denominador: Número de registros académicos validos registrados en Symphony
que no presentan fallas de actualización.
Limitaciones
Semestral.
Fuente de datos
Sistema Symphony, : reporte revisión en ítem cambio de perfil
Granularidad
Se debe obtener información por los niveles académicos y laborales (pregrado,
Pos-grado, Directivos, Empleados, visitantes)
Periodicidad
Cada semestre al finalizar.
Meta
90%
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO
Error al establecer la fecha de los privilegios activos para un usuario.
CALIDAD DE SERVICIO
·
·
Disminución del número de préstamos por error en la asignación de perfil.
Afectar el nivel de satisfacción con los servicios al no acceder a los mismos.
SEGURIDAD
Modificar los datos personales y privilegios de los usuarios sin autorización.
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10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/05/2015
Publicación
12/01/2016
0
11. APROBACION
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Manuela Peña Infante
Ingeniera Procesos
13/05/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
Alberto Monsalve
Coordinador Servicios
03/11/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
REVISÓ
APROBÓ