GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-07 1 Página 1 de 7 PROCEDIMIENTODE TRANSFERENCIA GRATUITA 1. OBJETIVO Informar a la Dirección Administrativa oportunamente sobre los bienes que se han vueltos inservibles, obsoletos y que hubieren dejado de usarse para proceder a la baja, venta, remate, donación en cumplimiento a lo determinado en el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público. 2. ALCANCE Inicia con la petición de donaciones de clientes externo ya se el ciudadano, entidades públicas y privadas etc., según la ley vigente determine y finaliza con la resolución de negación o aprobación a lo solicitado. 3. ROLES Y RESPONSABILIDADES. ROLES Y RESPONSABILIDADES. Rol. Responsabilidad. Responsable de la Unidad Dirigir y supervisar las labores de recepción, de Bienes y Control de almacenamiento y distribución de materiales, insumos y Activos repuestos; promover la optimización de los recursos y servicios Control de Activos Asistente de Activos a usuarios internos y externos. Implantar sistemas de control, constatación y verificación de los bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, así como la legalización del traspaso dando cumplimiento con las normas preestablecidas Constatación, codificación, realizar traslados internos, verificación permanente de bienes muebles de larga duración y sujetos a control de los bienes de propiedad de la Municipalidad. 4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES. ABREVIATURAS N° TÉRMINO 2 GAD-I 3 POA 4 BDD DEFINICIÓN Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra Plan Operativo Anual Base de Datos GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA DEFINICIONES N° TÉRMINO 1 Bienes 2 CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-07 1 Página 2 de 7 DEFINICIÓN Objetos físicos sobre los que se pueden establecer derechos de propiedad y cuya titularidad puede transferirse entre sectores de actividad, mediante transacciones realizadas en los mercados, para satisfacer necesidades de la comunidad, y que pueden venderse o comprarse muchas veces; siendo ésta una característica muy particular que los diferencia de los servicios. GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA P-MA-BSI-AB-07 1 Página 3 de 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama de flujo: Transferencia Gratuita de bienes Fase INICIO CLIENTES INTERNOS Director Administrativo 2. MA-BSI-AB-05 Baja de bienes de larga duración Y sujetos a control. 1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1 S1 6. Solicitar Informe de disponibilidad de bienes para transferencia gratuita S1 D2 Director Administrativo D3 8. Analizar y Emitir una resolución A lo solicitado con sustento en los informes presentados. S1 9. ¿Se aprobó la transferencia gratuita? ALCALDÍA FIN Secretaria de Alcaldía 3. Registrar y Asignar el trámite de petición de transferencia gratuita D1,D2 Alcalde 4. Analizar la solicitud y dar respuesta mediante sumilla al Director administrativo. D1,D2 Secretaria de Alcaldía 5. Reasigna el tramite según sumilla y despacha. D1,D2 S1 S1 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES _CONTROL DE ACTIVOS D5 S1 Responsable Unidad de Administración de Bienes. 7. Emitir Informe de disponibilidad, custodio, estado y costo de los bienes solicitados D4 Si Director Administrativo 11. Emitir la resolución a Responsable de la unidad de bienes mediante memorando S1 1 D5 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-07 1 Página 4 de 7 Diagrama de flujo: Procedimiento de Transferencia Gratuita UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES _CONTROL DE ACTIVOS Fase Responsable Unidad de Administración de Bienes. 12. Emitir la resolución a control de activos Y financiero para que proceda con lo resuelto. S1 Encargado de Control de Activos 13. Identificar y separar Los bienes A ser donados D5 Encargado de Control de Activos 14. Contactar al beneficiario para realizara el acercamiento. Encargado de Control de Activos 16. Entregar los bienes al beneficiario (Acto Administrativo) Encargado de control de activos 15. Registrar el egreso de los bienes por remate en el sistema Olympo Activos fijos. D6 Documentos : D1:.Solicitud de petición de donación de bienes. D2: Memo de la comisión de baja de Bienes D3:Memo de solicitud de informe D4: Informe de Disponibilidad de Bienes D5: Memo de resolución de petición D6:Acta entrega del bien D6.1: Acta Entrega legalizada. Encargado de control de activos D6 Encargado de Control de Activos 17. Legalizar en todas la instancias el acta De donación D6.1 S6.1 Sistemas: S1: Sistema documental Quipux S6.1: Sistema Olympo (Baja de bienes 18. Actualizar el registro de bienes Archivar documentos y Emitir informe mensual de los ingresos, egresos, inclusión exclusión del seguro, donación ,etc., de bienes. Responsable Unidad de Administración de Bienes 19. Conciliar los datos del sistema Olympo y el informe, emitir informe general a Director Administrativo y Unidad de auditoria interna. FIN GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-07 1 Página 5 de 7 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA GRATUITA N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1 MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE PETICIONES Del procedimiento atención de peticiones ingresa la solicitud de petición del cliente externo. Para que se realice una transferencia gratuita. 2 MA-BSI-AB-05 BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y SUJETOS A CONTROL RESPONSABLE Del procedimiento de Baja de Bienes ingresa la solicitud de la comisión de baja de bienes son su respectiva sumilla de realizar la transferencia de bienes. REGISTRAR Y ASIGNAR EL TRÁMITE DE PETICIÓN DE TRANSFERENCIA GRATUITA ANALIZAR LA SOLICITUD Y DAR RESPUESTA MEDIANTE SUMILLA AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO. La secretaria de alcaldía recepta cualquiera de las dos solicitudes y las asigna al Sr. Alcalde para que de trámite a lo solicitado. Analizar la solicitud y dar respuesta mediante sumilla al director administrativo. Alcalde 5 REASIGNA EL TRÁMITE SEGÚN SUMILLA Y DESPACHAR Reasigna el trámite según sumilla del Sr. Alcalde y despacha. Secretaria de Alcaldía 6 SOLICITAR INFORME DE DISPONIBILIDAD DE BIENES PARA TRANSFERENCIA GRATUITA Solicitar informe de disponibilidad de bienes para transferencia gratuita Director Administrativo 7 EMITIR INFORME DE DISPONIBILIDAD, CUSTODIO, ESTADO Y COSTO DE LOS BIENES SOLICITADOS Emitir informe de disponibilidad, custodio, estado y costo de los bienes solicitados Responsable de la Unidad de Administración de Bienes. 8 ANALIZAR Y EMITIR UNA RESOLUCIÓN A LO SOLICITADO CON SUSTENTO EN LOS INFORMES PRESENTADOS. Analizar y emitir una resolución a lo solicitado con sustento en los informes presentados. Director Administrativo 3 4 9 10 ¿SE APROBÓ LA TRANSFERENCIA GRATUITA? FIN Si se aprobó la transferencia Gratuita Continuar con la actividad 11 No se aprobó la transferencia Gratuita Continuar con la actividad 10 Secretaria de Alcaldía GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA 11 EMITIR LA RESOLUCIÓN A RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE BIENES MEDIANTE MEMORANDO 12 EMITIR LA RESOLUCIÓN A CONTROL DE ACTIVOS Y FINANCIERO PARA QUE PROCEDA CON LO RESUELTO. 13 IDENTIFICAR Y SEPARAR LOS BIENES A SER DONADOS CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: P-MA-BSI-AB-07 1 Página 6 de 7 Emitir la resolución al responsable de la unidad de bienes mediante memorando Emitir la resolución a control de activos y financiero para que proceda con lo resuelto. Director Administrativo Responsable de la Unidad de Administración de Bienes. Identificar y separar los bienes a ser donados Encargado de Control de Activos Contactar al beneficiario para realizar el acercamiento. Encargado de Control de Activos Registrar el egreso de los bienes por remate en el sistema olympo activos fijos. Encargado de control de activos 16 ENTREGAR LOS BIENES AL BENEFICIARIO (ACTO ADMINISTRATIVO) Entregar los bienes al beneficiario (acto administrativo) Encargado de Control de Activos 17 LEGALIZAR EN TODAS LA INSTANCIAS EL ACTA DE DONACIÓN Legalizar en todas la instancias el acta de donación Encargado de Control de Activos Actualizar el registro de bienes archivar documentos y emitir informe mensual de los ingresos, egresos, inclusión exclusión del seguro, donación, etc., de bienes. Encargado de control de activos Conciliar los datos del sistema olympo y el informe, emitir informe general a director administrativo y unidad de auditoría interna. Responsable de la Unidad de Administración de Bienes 14 15 18 19 CONTACTAR AL BENEFICIARIO PARA REALIZARA EL ACERCAMIENTO. REGISTRAR EL EGRESO DE LOS BIENES POR REMATE EN EL SISTEMA OLYMPO ACTIVOS FIJOS. ACTUALIZAR EL REGISTRO DE BIENES ARCHIVAR DOCUMENTOS Y EMITIR INFORME MENSUAL DE LOS INGRESOS, EGRESOS, INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL SEGURO, DONACIÓN, ETC., DE BIENES. CONCILIAR LOS DATOS DEL SISTEMA OLYMPO Y EL INFORME, EMITIR INFORME GENERAL A DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA. FIN GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE IBARRA CÓDIGO: VERSION: FECHA APROBACIÓN: PAGINA: PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA GRATUITA P-MA-BSI-AB-07 1 Página 7 de 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS INTERNOS Título del Documento N° 1 N° 1 2 3 4 5 6 7 8 DOCUMENTOS EXTERNOS Título del Documento Normas de control Interno de la Contraloría general Constitución de la República del Ecuador. Ley Orgánica de la contraloría general del estado. Ley orgánica del sistema de contratación pública. Normas técnicas de control interno. Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos. Manual de administración y control de los activos fijos del sector público. Manual de la administración y control de los bienes en el sector publico aplicando la normativa legal vigente. 8. FORMATOS Y REGISTROS Código FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS Título del Documento 9. ANEXOS 10. HISTORIAL DE VERSIONES CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN Elaboró: Nataly Molina- NatalyCulqui Fecha: 14/12/2012 Revisó: Ing. Sandra Paredes Fecha: Firma Firma