DigiTAlizADOr - Iron Mountain

RESUMEN DE LA SOLUCIÓN
Digitalizador
Digitaliza la información para unos procesos empresariales más rápidos
Datos del sector:
LA INFORMACIÓN ES...
ESTUDIOS
Más de la mitad de las empresas (56%) todavía
reciben la mayoría de las consultas de sus clientes
en papel.1
LA INFORMACIÓN ES...
ESTUDIOS
Las personas que trabajan en puestos relacionados
con la documentación o información pueden
emplear hasta el 35% de su tiempo buscando
dicha información.2
EL RETO
El papel es tu pesadilla. No pasa un día sin
que alguien de tu equipo pierda, extravíe
o destruya por accidente un documento
importante. Pasas más tiempo buscando
documentos que faltan del que tú o tu
jefe pensáis. Cuando un cliente llama con
un problema urgente, no puedes ponerte
manos a la obra para resolverlo porque
alguien, o no ha vuelto a colocar el archivo
o ha derramado café sobre él. Y cuando el
equipo interno de otra oficina te plantea
una consulta, no puedes compartir la
información tan rápida y fácilmente como
te gustaría. Sientes que el papel define la
forma en la que trabajas, y no al revés.
No te preocupes, hay solución a tus
problemas. Con la ayuda de un experto en
información, los datos y documentos de
los clientes, como formularios de solicitud,
facturas y cartas, por no mencionar la
información que tus equipos pueden
compartir, estarán disponibles con tan
solo un clic del ratón. Una vez que hayas
determinado los documentos que tienes,
puedes decidir qué debes guardar y qué
puedes digitalizar para aumentar la eficacia
y agilizar tus procesos.
CÓMO TE AFECTA
✓✓ Un programa de gestión de documentos con digitalización de
documentos integrada ofrece una forma de procesar y transferir
información más rápidamente. Los documentos entrantes
se pueden escanear para extraer los datos cruciales y luego
procesarse de forma que los datos estén disponibles en tus
sistemas. Los equipos de atención al cliente pueden acceder
instantáneamente a documentos importantes, tratar rápidamente
las consultas de los clientes y generar una reputación de buen
servicio siempre. Tus documentos se pueden guardar y recuperar
física o electrónicamente en función de tus procesos y la
frecuencia con que se necesite dicho documento. Tus empleados
obtendrán lo que requieren cuando lo necesitan. El resultado será
una mayor eficacia de los procesos que tendrá un efecto positivo
en tu negocio, tus clientes y tus equipos.
Pasos a seguir
1. Revisar los procesos actuales.
2. Determinar quién necesita la información y para qué se utiliza.
3. Consultar a un experto para establecer cómo la digitalización
puede resolver estos problemas.
4. Implementar la digitalización proceso a proceso asegurando que
todo el mundo participa.
5. No digitalizar todos los documentos, solo aquellos que se necesitan
con mayor frecuencia.
6. Aplicar metadatos y reglas empresariales para maximizar los
beneficios a largo plazo.
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caso de éxito
Reto
Un banco minorista europeo deseaba
agilizar los procesos así como mejorar
los servicios de atención al cliente. Iron
Mountain ofreció una combinación
de servicios de gestión, digitalización
y destrucción de documentos. Solo el
volumen de digitalizaciones superaba los
84 millones de imágenes al año para una
serie de documentos de procesos que
incluía:
Medir y poner precio
Dedica un minuto a pensar cómo la digitalización de procesos y
documentos puede mejorar la eficacia y reducir los costes.
✓✓ Optimiza tus esfuerzos. ¿Trabaja tu personal tan rápido y eficazmente
como es posible? Ahorra las 8.8 horas semanales que un trabajador
medio con experiencia emplea buscando información.3
✓✓ Mejora la eficacia. ¿Son tus procesos tan eficaces como podrían serlo?
Aumenta el rendimiento de tus trabajadores de cara al cliente y de
cualquier implicado en un flujo de trabajo digitalizado.
✓✓ Reduce los costes de la custodia. ¿Están bien gestionados tus
documentos en papel? Por cada armario que elimines, podrías ahorrar
1.100€ al año en costes de espacio.
Las ventajas que ofrece Iron Mountain
✓✓ Asesoramiento y guía en el proceso de digitalización.
✓✓ Soluciones de digitalización y flujo de trabajo sin papel.
✓✓ Custodia y destrucción de documentos segura fuera de las
instalaciones.
✓✓ Solución de gestión de la información completa e integrada para cada
fase del ciclo de vida del documento.
Customer communication and the cost of ignoring paper” (Comunicación con el cliente y el
coste de ignorar el papel) Charlotte Marshall, Iron Mountain 2014
2
AIIM Market Intelligence 2013
3
“Managed Print and Document Services for Controlling Today’s – and Tomorrow’s –
Information Costs” (Servicios de documentos e impresión gestionados para controlar los
costes de la información actuales y futuros) IDC, 2011
1 – apertura de cuentas
– solicitudes de préstamos
– solicitudes de hipotecas
– datos de servicios de atención al cliente
– datos heredados para repositorio.
Solución
Para agilizar e integrar el proceso con
los clientes, el equipo de Iron Mountain
comenzó implementando una nueva
plantilla de documentos que agilizó y
mejoró el proceso de digitalización. El
equipo también ayudó a determinar los
datos que debían extraerse para ahorrar
tiempo y automatizar los procesos
de toma de decisiones. Gracias a una
reducción del número de puntos táctiles,
optimización de los procesos en la sala de
correo y aplicar portadas con códigos de
barras, se obtuvieron eficacias.
Beneficio
En cinco años, las mejoras de Iron
Mountain contribuyeron a un ahorro
general de un 15% anual durante los tres
primeros años y 7% en los dos siguientes.
Las plantillas y las mejoras en el proceso
se tradujeron en eficacias claras, menores
retrasos y menor número de quejas de
los clientes. La confianza de los clientes
también aumentó y el banco avanzó en
su calificación frente a sus competidores.
IRON MOUNTAIN
En Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) prestamos servicios de gestión de la información que ayudan a las empresas a reducir los costes, los
riesgos y las ineficiencias de la gestión de sus datos físicos y digitales. Iron Mountain se fundó en 1951, gestiona miles de millones de activos de
información, como datos de archivo y copias de seguridad, archivos electrónicos y documentos de empresas, y ofrece servicios de digitalización
de archivos y destrucción segura, entre otros, a organizaciones de todo el mundo. Visita el sitio web de la empresa en www.ironmountain.es para
obtener más información.
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EE. UU. y otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios.
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