DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES Y AMBIENTALES Al contestar refiérase al oficio Nº 1005 06 de febrero, 2007 FOE-PGA-36 Máster Milagro Chaves Barrantes Auditora General MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO Estimada señora: Asunto: Respuesta a consultas referentes a la presentación del informe de fin de gestión establecido en el artículo 12, inciso e), de la Ley general de control interno. En relación con el oficio N° 053-2006/AG, mediante el cual se plantean consultas referentes a la presentación del informe de fin de gestión establecido en el artículo 12, inciso e), de la Ley general de control interno, se indica lo siguiente. 1. Se señala en la nota de consulta que las interrogantes planteadas surgen de un estudio especial que lleva a cabo esa Auditoría “así como de consultas recibidas de la Administración”. 2. De previo a dar respuesta a las preguntas concretas que se plantean, debe reiterarse la necesidad de que, en virtud de la labor de asesoría que debe llevar a cabo la Auditoría Interna en materia de su competencia1, se evite en lo razonablemente posible que esa unidad se convierta en un medio para que la Administración plantee, sin sujetarse a los requisitos estipulados en la Circular C0-5292, consultas al órgano contralor. Obviamente en el presente caso se consideran pertinentes las gestiones realizadas por la Administración ante la Auditoría Interna del Ministerio, así como la consulta que se plantea ante esta Contraloría General, habida cuenta que contempla aspectos sobre los cuales esa unidad no tiene experiencia previa. 3. De conformidad con lo anterior, se dará respuesta a las interrogantes planteadas siguiendo el orden de su exposición en el oficio N° 053-2006/AG. 1 2 Ley general de control interno, artículo 22, inciso d). Denominada “Circular sobre la atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República”. Tel. (506) 501-8000 Fax. (506) 501-8100 Correo [email protected] Apto. 1179-1000, San José, Costa Rica DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS GUBERNAMENTALES PGA-36 (1005) -2- 6/02/2007 Pregunta N° 1. Ni el artículo 12, inciso e), de la Ley general de control interno, ni las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley general de control interno”3, son aplicables para solicitarle a una funcionaria que se separa temporalmente de su puesto para cumplir un período de la denominada incapacidad o licencia por maternidad, un informe “final” de su gestión. Por cuanto, según el caso hipotético planteado, el hecho de que esa persona no regrese al ejercicio del cargo es una posibilidad futura e incierta en cuanto a su acaecimiento. No se omite señalar que la conclusión señalada no va en detrimento de la facultad que tiene la Administración de regular y solicitar a los funcionarios y funcionarias que se retiran momentáneamente de un cargo, por cualquier motivo (incapacidad, licencia, permiso sin goce de salario u otros posibles), que elaboren un informe relacionado con su gestión que sirva de orientación, tanto a las autoridades ministeriales como a la persona que lo o la sustituirá durante su ausencia. Preguntas N° 2 y N° 3. Se consulta sobre las consecuencias del incumplimiento en la presentación del informe final de gestión, sea éste total, no presentación en lo absoluto, o parcial, elaboración incompleta, en el caso de las personas que al cesar en su cargo dejan simultáneamente de ser servidoras públicas. El punto número 8, inciso 5), de las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley general de control interno”, prevé la omisión de presentar el citado documento: “A la unidad encargada de la gestión de recursos humanos le corresponderá realizar las siguientes acciones (...) Mantener un registro actualizado de los jerarcas y titulares subordinados que al final de su gestión cumplieron o no con la presentación del citado informe, el cual debe estar a disposición para consulta de quien lo requiera.” (El énfasis no es del original). Tratándose de informes presentados de forma incompleta, en el indicado registro podrán indicarse las omisiones en que incurrió el respectivo funcionario. 3 R-CO-61, publicadas en La Gaceta, N° 31 del 7 de julio del 2005. Tel. (506) 501-8000 Fax. (506) 501-8100 Correo [email protected] Apto. 1179-1000, San José, Costa Rica DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS GUBERNAMENTALES PGA-36 (1005) -3- 6/02/2007 En el caso de incumplimiento total o parcial del aludido deber, si el funcionario continúa laborando para la Administración, en el caso consultado al servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores, podrán promoverse los procedimientos disciplinarios, con base en el ordenamiento jurídico rector de la relación de servicio. En la hipótesis contraria, la cual motiva la consulta, la Administración carece de la posibilidad de plantear medidas disciplinarias en contra de los exservidores incumplientes, toda vez que el presupuesto necesario del ejercicio de la potestad sancionatoria por parte de la parte empleadora es, precisamente, la existencia de una relación de servicio.4 No se omite señalar que las directrices emitidas por esta Contraloría General en relación con el tema del informe final de gestión tienen carácter general y obligatorio, pero lo anterior no inhibe la facultad de cada ente u órgano público de dictar las normas especiales que sean necesarias de acuerdo con sus particulares circunstancias. En tal sentido, el Ministerio de Relaciones Exteriores es competente para dictar disposiciones complementarias que salvaguarden la vigencia del artículo 12, inciso e), de la Ley general de control interno en relación con un grupo de funcionarios determinados, como podría ser el caso de los funcionarios que se desempeñan en el servicio exterior. Atentamente, Lic. José Luis Alvarado Vargas GERENTE DE ÁREA Máster José Roberto Brenes Chinchilla FISCALIZADOR JRBCH/ghj NI 27661 (2006) Ci Secretaría Técnica DFOE CGR Archivo Central Producto: 2007001288 Gestión: 2006001239-23 4 Eventualmente se podrían seguir acciones civiles o penales en contra de los exfuncionarios, pero en tal caso se requeriría demostrar, respectivamente, una relación de causalidad entre la omisión de rendir el informe final de gestión y la generación de un daño o un perjuicio para la Hacienda Pública, o el encuadramiento de esa conducta en una tipificación delictiva. Tel. (506) 501-8000 Fax. (506) 501-8100 Correo [email protected] Apto. 1179-1000, San José, Costa Rica