1. ca-gf-01 - caracterización gestión financiera

CARACTERIZACIÓN PROCESO
GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO: CA-GF-01
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
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IDENTIFICACIÓN GENERAL
RESPONSABLE
Líder Proceso Gestión Financiera
OBJETIVO
Planear, ejecutar y controlar el presupuesto del instituto, de conformidad con las normas legales vigentes,
efectuando los registros a tiempo que reflejen la realidad financiera del mismo, para el cabal cumplimiento de las
funciones y obligaciones contractuales.
ALCANCE
INICIA: Procedimiento de presupuesto
INCLUYE: Procedimientos de facturación y cobranza, nómina y sus descuentos, y pago de seguridad social
TERMINA: Acciones correctivas, preventivas y de mejora concernientes del proceso y planes de mejoramiento si se
requieren
PROVEEDOR
Todos los
Procesos
P L A N E A R
ACTIVIDADES
ENTRADAS
Presupuesto del
año anterior
Elaborar el presupuesto
Libro de Acta de
aprobación del
Consejo Directivo
Programa contable
Recursos
financieros
SEM
Proveedores
Proceso Sistema
de Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Estudio de
necesidades –
EDAN diligenciado
Procedimiento de
elaboración y
ejecución de
presupuesto
Plan Estratégico.
Política de Calidad.
SALIDAS
Presupuesto aprobado
Acuerdo de
aprobación de
presupuesto
Compras
Facturas de compra
CLIENTES
Gestión
Financiera
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
MEN
SEM
Comunidad
educativa
Contabilidad
sistematizada
Planificar las acciones que permitan materializar
las estrategias establecidas en el Plan
Estratégico del Instituto, orientadas al
cumplimiento de los planes y programas.
Plan de Acción
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
CARACTERIZACIÓN PROCESO
GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO: CA-GF-01
Objetivos de
Calidad.
Contexto Estratégico
PROVEEDOR
Entorno Legal
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
ENTRADAS
Plan General de
Contabilidad Pública
Resolución 357 Julio
23 de 2008
Presupuesto
Selección Objetiva.
Contrato de
prestación de
servicios/ orden de
compra o servicio.
Planificar la medición de la efectividad de los
controles y los resultados de la gestión en
tiempo real.
Identificar, analizar, valorar y generar políticas
para la administración de los riesgos
financieros.
H A C E R
ACTIVIDADES
Efectuar los procedimientos contables e
implementar acciones de control que
garanticen la producción de información
confiable, relevante y comprensible,
controlando el presupuesto aprobado a través
de los registros contables y los pagos de
nómina, novedades de personal, proveedores
de bienes y servicios; verificando su ejecución
de conformidad con las normas legales
vigentes, lo cual refleje la realidad financiera
del instituto, para el cabal cumplimiento de las
funciones y desempeño óptimo de los procesos.
Efectuar análisis de precios con base en el
SICE, cada que se genere una orden de compra
de bien o servicio y emitir la disponibilidad
respectiva la cual indica, que existe un rubro
que soporta un gasto con cargo a la vigencia
que aplique.
Elaborar el registro presupuestal de
conformidad con la modalidad de prestación o
adquisición de bien o servicio, lo cual indica que
ese presupuesto va a ser destinado a un
contrato específico.
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
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Informe de
Autoevaluación del
Control
Informe de
Autoevaluación de la
Gestión
Mapa de Riesgos
SALIDAS
Estados Financieros
Disponibilidad
Presupuestal
Registro Presupuestal
Proceso
Sistemas
Integrados de
Gestión
Proceso Control
Estratégico de
Gestión
CLIENTES
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Gestión
Administrativa
y de Servicios
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GESTIÓN FINANCIERA
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VIGENCIA: Jun 15 de 2014
CÓDIGO: CA-GF-01
Gestión
Administrativa
y de Servicios
Orden de Pago
Cliente Externo
Información
Primaria
Clientes
Internos
Información
Secundaria
PROVEEDOR
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
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Realizar los pagos a proveedores de bienes y
servicios.
Anticipos
Proveedores y
Contratistas
Pagos
ENTRADAS
Procesar y dar trámite a las solicitudes de los
clientes internos y externos, que sean de
competencia del proceso de Gestión Financiera
o por solicitud expresa de la Alta Dirección,
utilizando los medios de acceso a la información
con que cuenta el Instituto.
V E R I F I C A R
ACTIVIDADES
Estados financieros
Información Secundaria
Gestión de los recursos financieros
Cliente Externo
Clientes
Internos
SALIDAS
Compras y
gastos
Presupuesto
Reporte
financiero de
fondo de
servicio
educativos
Gestión
Financiera
CLIENTES
Gestión
Administrativa
y de Servicios
Sistema de
Planeación y
Desarrollo
Estratégico
Informe de
ejecución
presupuestal
A
PROVEEDOR
Proceso
Gestión de
Calidad
ENTRADAS
Asesoría y Capacitación
Solicitud de Acciones
Preventivas, Correctivas y
de Mejora
C T U A R
ACTIVIDADES
Tomar las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir desviaciones encontradas y las acciones que se
derivan de los procesos de autoevaluación, evaluación
independiente y de las auditorías externas.
PROCESOS DE SOPORTE
CLIENTES
Sistemas
Integrados de
Gestión
RECURSOS
SALIDAS
Planes de
Mejoramiento
CARACTERIZACIÓN PROCESO
GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO: CA-GF-01
Sistema de Planeación y Desarrollo Estratégico
Sistemas Integrados de Gestión
Gestión Académica
Gestión Administrativa y de Servicios
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
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Talento Humano: Directivos, docentes, administrativos.
Infraestructura: Instalaciones físicas, software contable,
Internet.
Ambiente de trabajo: iluminación artificial, iluminación natural,
servicios públicos y ventilación.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES
ESPECIFICACIONES POR EL
CLIENTE
Infraestructura óptimas
condiciones
LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
VER NORMOGRAMA
ORGANIZACIONALES
Cumplimiento en convenios y
contratos
DOCUMENTOS



INTERNOS:
Procedimiento de elaboración y ejecución del
presupuesto
Procedimiento de Adquisición de bienes y servicios.
Formato de acciones correctivas y preventivas
EXTERNOS:
 Informe a contraloría y a SEM
 Factura de proveedores
NTCGP 1000:2009
4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1 (e),
6.1, 6.3, 6.4, 7.4.1, 7.4.2,
7.4.3, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4,
8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
REGISTROS











Acta de aprobación de presupuesto.
Contabilidad sistematizada.
Correspondencia comercial.
Comprobantes de compra.
Soportes contable.
Libros de contabilidad.
Reportes a Contraloría SEM.
Extractos bancarios.
Facturas de compra.
Cotizaciones.
Causación de factura y /u orden de factura.
CARACTERIZACIÓN PROCESO
GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO: CA-GF-01
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
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CONTROL DEL PROCESO
Recuperación de cartera
Ejecución presupuestal
ELABORÓ: Carmen Elisa Gómez Tobón
REVISÓ:
Comité de Calidad
APROBÓ: Fernando Forero Cruz Director IMETY
Junio 15 /2014
Septiembre 9 / 2014
Diciembre 22 / 2014