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Boletín de Consultoría Gerencial
El Gobierno de Tecnología de Información (GTI):
Tendencias y Mejores Prácticas, Modelos e Implantación (2/3)
Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Boletín Digital
No. 12 - 2012
Parte 2/3
El Plan de
Negocio: Enfoque
Práctico para su
Creación
Boletín Consultoría Gerencial - No. 8 - 2012 / Parte 2/3
Contenido
Contenido
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4Introducción
4Modelos del GTI
4Monarquía del negocio
4Monarquía de TI
4Feudal
4Federal
4Duopolio de TI
4Anarquía
4Modelos de GTI comúnmente aplicados en las
organizaciones
4Conclusiones
4Créditos / Suscribirse
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El Gobierno de Tecnología de Información (GTI): Tendencias y Mejores Prácticas, Modelos e Implantación (2/3)
Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Introducción
FiguraN°1: Decisiones fundamentales del GTI
En los últimos años se han desarrollado
diferentes esfuerzos relacionados al “Gobierno
de Tecnología de Información (GTI)” para
establecer las mejores prácticas relacionadas
con esta materia, como son: COBIT, Val IT, ITIL
e ISO: IEC 38500:2008; las cuales tienen como
objetivo ayudar a las organizaciones a definir e
implementar un GTI capaz de brindar los
mayores beneficios de TI al negocio.
Para ello el GTI debe constantemente brindar
respuesta a las siguientes tres inquietudes: qué
decisiones se deben tomar con la finalidad de
garantizar una efectiva gerencia y uso de los
recursos de TI en la organización, quiénes son
las personas encargadas de tomar esas
decisiones y cómo se brindará seguimiento a
estas decisiones.
En la Figura N°1 se muestran los dominios de
decisión vinculados con el GTI.
Principios de TI
Declaraciones que establecen claramente el rol de TI en la
organización, definiendo cómo TI apoya al modelo operativo
del negocio.
Arquitectura de TI
Plataforma de datos, aplicaciones e infraestructura
considerando los requerimientos de integración y
estandarización que el negocio haya definido.
Infraestructura de TI
Determina los servicios disponibles y compartidos en la
organización, tomando en cuenta la capacidad de TI con la
que cuenta el negocio.
Aplicaciones necesarias por la organización
Necesidades en cuanto a adquisición, compra o desarrollo
de aplicaciones de TI, tomando en cuenta dos objetivos
clave, a saber: la creatividad para identificar nuevas
tecnologías que aporten valor al negocio, y la disciplina para
mantener la integridad de la arquitectura actual y mantener
el foco de los objetivos definidos por el negocio.
Inversión y priorización
Iniciativas de invertir y el conjunto de requerimientos que
deben ser atendidos según las prioridades estratégicas,
tomando en cuenta la diferencia entre “se debe tener” y
“sería bueno tenerlo”.
El presente boletín corresponde al
segundo de una serie de tres (3)
boletines denominada “El Gobierno de
Tecnología de Información”.
En este segundo boletín, se analizan los
modelos del GTI existentes y aquellos
que son comúnmente aplicados en las
organizaciones, a fin de brindar
respuesta a la segunda pregunta antes
planteada“¿quiénes son las personas
encargadas de la toma de decisiones?”.
Veamos y analicemos los diferentes
modelos o arquetipos del GTI.
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El Gobierno de Tecnología de Información (GTI): Tendencias y Mejores Prácticas, Modelos e Implantación (2/3)
Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos del GTI
Figura N°2: Modelos de Gobierno de TI
La selección de las personas responsables de
tomar decisiones de TI representa un factor
clave en la efectividad del GTI. Para ello, es
sumamente importante identificar las personas
con la jerarquía y el conocimiento técnico y/o
del negocio necesario para tomar decisiones
enmarcadas en cada uno de los dominios
especificados en la Figura N°1.
Los autores Weill y W. Ross (20041) han
definido seis modelos de decisión basándose en
su similitud con arquetipos políticos (ver Figura
N°2), cada uno de ellos describe las
combinaciones de las personas (de la estructura
organizativa) que tienen poder de decisión o
que aporten información necesaria para la toma
de decisiones.
Monarquía
del negocio
Monarquía
de TI
Feudal
Weill, P. y Weill R., J. (2004). IT Governance: How Top Perdormers Manage IT
Decision Rights for Superior Results (First edición). Harvard Business School Press.
USA
•Líderes/Responsables de las diversas áreas del negocio
•Dueños/Responsablesdelosprocesos de negocio clave o sus delegados
Federal
Duopolio de TI
1
•SoloincluyeellíderdeTI
Anarquía
•Líderolíderes de TI con apoyo de otros grupos, como los líderes de
las unidades de negocio
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El Gobierno de Tecnología de Información (GTI): Tendencias y Mejores Prácticas, Modelos e Implantación (2/3)
Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos del GTI (cont.)
A continuación se detalla cada uno de los
modelos/arquetipos referidos, así como
situaciones de ejemplo bajo las cuales
generalmente son aplicados:
Monarquía del negocio
En este modelo, la alta gerencia o directores
toman las decisiones que competen a toda la
organización. En algunos casos, se realiza un
Comité Ejecutivo con la participación de líderes
de las unidades de negocio, incluyendo el líder
de TI (Chief Information Officer – CIO), para
analizar la opinión de cada miembro y llegar a
un consenso, haciendo uso de información
interna diversas fuentes internas, como los
informes del CIO, seguimiento de los Acuerdos
de Nivel de Servicio (ANS o SLA por sus siglas
en inglés), gestión financiera de TI, entre otros.
Como ejemplo de este modelo, en algunas
organizaciones toman decisiones acerca de las
inversiones de TI producto del análisis de cada
iniciativa en función de los objetivos financieros
y no financieros, el cual es realizado por la
Oficina Central de Proyectos bajo las
recomendaciones del CIO.
Monarquía de TI
Este modelo funciona de forma similar al
anterior, pero los actores en lugar de ser la alta
gerencia de las unidades de negocio son los
profesionales de TI, permitiendo la toma de
decisiones en aspectos estrictamente de carácter
técnico (diseño de redes y arquitectura, procesos
operativos de tecnología y seguridad de
información, entre otros). Como ejemplo de
estas decisiones se encuentran la selección de
herramientas para la ejecución de los procesos
de respaldo y la selección de dispositivos de red.
Existen organizaciones que cuentan con
estructuras organizativas de TI central,
regionales y específicos para unidades o grupos
de unidades de negocio clave. La estructura
central brinda los lineamientos al resto de las
estructuras, tomando en cuenta sus opiniones y
necesidades específicas, siendo muy útil la
figura del Comité de TI.
Este modelo es comúnmente empleado para la
toma de decisiones relacionadas con el dominio
“arquitectura e infraestructura de TI”, debido a
que los directivos del negocio confían en la
capacidad de los líderes de TI para comprender
los objetivos del negocio y emprender las
estrategias técnicas necesarias para apoyar
dichos objetivos.
Feudal
Para el GTI la entidad feudal es una unidad de
negocio o una Función. La toma de decisiones
está enfocada en optimizar cómo se cumplen
con las necesidades del negocio. Sin embargo,
este modelo es poco utilizado debido a que
dificulta la sinergia entre las diversas unidades
de negocio.
Este modelo puede ser implementado para la
toma de decisiones relacionadas con el dominio
“aplicaciones necesarias por la organización”,
permitiendo a cada unidad de negocio definir,
analizar y priorizar sus requerimientos
funcionales específicos, así como seleccionar e
implementar los sistemas de información.
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos del GTI
Federal
Este modelo se basa en la figura de un gobierno
central y varios gobiernos locales que trabajan
en equipo, de forma coordinada, para tomar
decisiones coherentes que estén alineadas con
los intereses de cada uno. Los representantes en
este modelo son los líderes de las unidades de
negocio o los dueños de los procesos clave, con
participación opcional de los líderes de TI.
Cabe destacar que es probable que existan
unidades de negocio con mayor peso dentro de
la organización, que utilicen su poder para
influenciar las decisiones.
En general, este modelo dificulta el consenso de
los participantes en la toma de decisiones
debido a que cada uno tiene responsabilidades
específicas y diferentes al resto y, por ende,
tiene intereses propios. Adicionalmente, esta
situación se acentúa cuando existen sistemas de
incentivos que conllevan a los ejecutivos a tratar
de forzar decisiones que beneficien a las
unidades que representan, aun cuando no sea lo
más conveniente para la organización como un
todo. Estas dificultades pueden ser solventadas
mediante el establecimiento y puesta en práctica
de un Comité Ejecutivo.
No obstante, este modelo ha sido utilizado por
algunas organizaciones para la toma de
decisiones relacionadas con el dominio
“inversión y priorización”, las cuales requieren
negociaciones entre las unidades de negocio
corporativas y ejecutivas, incluyendo tanto a
líderes de TI como del negocio.
Duopolio de TI
En este modelo, se toman decisiones por
consenso o acuerdo entre dos partes, a saber: la
primera, se refiere al liderazgo de TI, pudiendo
estar representada por el líder o por un grupo
de la estructura de TI; y la segunda, al negocio,
también representada por los líderes de las
unidades de negocio o los dueños de los
procesos clave.
En cuanto a la aplicación de este modelo, se
cuenta con dos vertientes claramente definidas.
La primera es la “rueda de bicicleta” (ver Figura
N°3), con el protagonismo de la estructura
central de TI (liderada por el CIO),
representantes de las unidades de negocio, y
gestores de relaciones (que pueden ser del
negocio o de TI) que sirven como intermediarios
entre ambas partes. Esto permite que las
unidades de negocio obtengan el nivel de
atención requerido de la estructura central de TI.
Figura N°3: Vertiente “rueda de bicicleta” del modelo Duopolio de TI
UN
UN
GR
GR
Donde:
TI: Estructura central de TI
GR: Gestor de relaciones
UN: Unidad de negocio
TI
GR
UN
GR
UN
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos del GTI (cont.)
La segunda vertiente de este modelo es de forma
de “T” (ver Figura N°4) en la que generalmente
existe un Comité Ejecutivo con la directiva de la
organización y el líder de TI (CIO), quien a su
vez forma parte del Comité de TI. Es importante
mencionar que la participación del CIO en
ambos Comités permite la alineación entre las
decisiones tomadas.
Figura N°4: Vertiente de forma “T” del modelo
E E E I E E E
I
I
I
I
I
I
I
Donde:
E: Integrantes del Comité Ejecutivo
I: Integrantes del Comité de TI
Duopolio de TI
Generalmente, este modelo es implementado
para tomar decisiones relacionadas con los tres
dominios con menor carácter técnico, como son:
“principios de TI”, “inversión y priorización”, y
“aplicaciones necesarias por la organización y
de TI”; así como, para proveer información
necesaria para la toma de decisiones
relacionadas con los dominios “arquitectura de
TI” e “infraestructura de TI”.
Actualmente, existe una marcada tendencia en
implementar este modelo debido a que
promueve la participación conjunta de TI y del
negocio bajo una estructura simple, aprovecha
la visión del negocio que tiene el CIO y permite
satisfacer en mayor medida las necesidades de
las diferentes unidades.
La aplicación de este modelo es común en
organizaciones con representación en diversas
regiones (locales o internacionales), debido a
que promueve la sinergia entre las localidades.
Anarquía
La anarquía se refiere a los individuos o grupos,
del negocio o de TI, que toman decisiones
considerando únicamente sus necesidades
particulares o las del área que representan. Su
aplicación puede ser considerada cuando se
requiere tomar decisiones rápidas para evitar
impactos negativos sobre la organización, aun
cuando no esté alineada a la visión cohesionada
de la organización. En la Tabla N°1 se presenta
la participación de las áreas de la organización
en los diferentes modelos de GTI.
Tabla N°1: Participación de las áreas de negocio en los modelos de GTI
Monarquía del negocio Monarquía de TI Feudal Duopolio (forma T)
Duopolio (rueda de bicicleta)
Federal Anarquía
✓* Mutuamente excluyentes
DirectivosTI
Negocio
✓- -
✓-
-
✓
✓
✓-
✓
✓
✓
✓
✓
✓*
✓*
✓*
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos de GTI comúnmente
aplicados en las organizaciones
Figura N°5: Resultados del estudio realizado por los autores referidos
Weill y W. Ross (2004) realizaron un estudio
sobre el GTI de doscientos cincuenta y seis
organizaciones, identificando cómo se aborda la
toma de decisiones en cada una de ellas.
Dominios de Decisión
Principios de TI
En la Figura N°5 se presentan los resultados
obtenidos, donde los valores en las columnas
representan los modelos de decisión utilizados
para obtener la información necesaria para
decidir y tomar de decisiones (en porcentaje).
Aportan
Toman
información la decisión
Aportan
Toman
información la decisión
Infraestructura de TI
Aportan
Toman
información la decisión
Aplicaciones
necesarias por la
organización
Inversión y
priorización
Aportan
Toman
Aportan
Toman
información la decisión información la decisión
0
27
0
6
0
7
1
12
1
30
Monarquía
de TI
1
18
20
73
10
59
0
8
0
9
Feudal
0
3
0
0
1
2
1
18
0
3
Federal
83
14
46
4
59
6
81
30
93
27
Duopolio
15
36
34
15
30
23
17
27
6
30
Anarquía
0
1
0
1
0
1
0
3
0
1
No hay datos o
no contesta
1
2
0
1
0
2
0
2
0
Monarquía del
negocio
Arquetipos de Gobierno
Modelo con más presencia en la organización
• El número que aparece en cada casilla es un porcentaje y la suma
de las columnas en 100%.
• Se han estudiado 256 organizaciones en 23 países.
Arquitectura de TI
0
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El Gobierno de Tecnología de Información (GTI): Tendencias y Mejores Prácticas, Modelos e Implantación (2/3)
Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos de GTI comúnmente
aplicados (cont.)
En este estudio, se evidenció que el modelo
Federal es habitualmente aplicado para obtener
la información necesaria en todos los dominios
de decisión. De igual forma, el modelo Duopolio
es utilizado para decidir con respecto a los tres
dominios menos técnicos – “principios de TI”,
“aplicaciones necesarias por la organización” e
“inversión y priorización”; y en los dos dominios
más técnicos – “arquitectura de TI” e
“infraestructura de TI” – se aplican con mayor
frecuencia el modelo monarquía de TI. Un
aspecto importante a resaltar es que en 30% de
las organizaciones las decisiones con relación a
“inversión y priorización” son tomadas por la
alta gerencia/directivos.
Al analizar los resultados específicos obtenidos
para el dominio Principios de TI, que está
enfocado en establecer las estrategias de TI en
toda la organización, 36% de las organizaciones
participantes aplicaron el Duopolio en forma
“T”, debido a que la alta gerencia está
convencida que su participación es clave para la
alineación de TI con el negocio.
De igual forma, cuando los líderes de TI y los
líderes del negocio trabajan en conjunto
permite definir expectativas realistas del
negocio sobre TI; y de igual forma, ayuda a TI a
incluir las necesidades del negocio en las
decisiones relacionadas con la “arquitectura de
TI”. Las organizaciones que aplican el modelo
Federal garantizan la participación activa de las
unidades de negocio en el rol del TI. Aquellas
que aplican el modelo Monarquía de TI,
desarrollan las estrategias técnicas que apoyan
al negocio, aumentando así el nivel del riesgo
asociado al incumplimiento de los
requerimientos del negocio.
Para las decisiones asociadas a la Arquitectura
de TI, el 70% de las organizaciones estudiadas
utilizan el modelo Monarquía de TI, lo que
sugiere que la alta gerencia perciba que este
dominio es más técnico que estratégico, y, por
ende, confían que el personal de TI puede
traducir los “principios de TI” en la
arquitectura. Sin embargo, la mayoría aplica los
modelos Federal y Feudal para brindar la
información necesaria para la toma de
decisiones de este dominio. Adicionalmente, un
15% aplica el modelo del Duopolio de TI, a fin
de garantizar el cumplimiento de los
lineamientos estratégicos del negocio a mediano
y largo plazo para complementar y afinar las
decisiones de arquitectura con los líderes de TI.
Con relación al dominio Infraestructura de TI,
60% de las organizaciones emplea el modelo
Monarquía de TI, con la finalidad de brindar
libertad en la definición del catálogo de
servicios de TI (tanto en especificaciones como
en costos). Casi un 25% aplica el modelo
Duopolio de TI, resultando muy práctico para la
negociación de los Acuerdos de Nivel de Servicio
(ANS o SLA por sus siglas en inglés).
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos de GTI comúnmente
aplicados (cont.)
En el dominio Aplicaciones necesarias por la
organización, se aplicaron los modelos Federal,
Duopolio de TI, Feudal y Monarquía del
negocio. En el Federal, el factor clave es
considerar los objetivos del negocio en la
definición de requerimientos para adquirir o
desarrollar aplicaciones. En el caso de Duopolio
de TI, se emplea la vertiente “rueda de
bicicleta”, con la finalidad de propiciar el
liderazgo de TI con apoyo de las áreas de
negocio. En los modelos Feudal y Monarquía del
negocio, las unidades de negocio seleccionan de
forma independiente las aplicaciones que
satisfacen en mayor medida sus requerimientos,
omitiendo la compatibilidad con el portafolio de
TI y con la arquitectura.
Los modelos Monarquía del negocio, Federal y
Duopolio de TI rigen el dominio Inversiones y
priorización, y el nivel de popularidad es
similar. El modelo de Monarquía del negocio
permite definir y apalancar las prioridades del
negocio, sin embargo, los proyectos de TI
compiten por recursos financieros con otras
necesidades. Para el Federal, las inversiones de
TI son reflejadas con las prioridades de las
unidades de negocio. Y finalmente, el Duopolio
(generalmente bajo la vertiente forma de “T”),
reconoce la experticia del área de TI para
identificar los focos de riesgo y las opciones para
satisfacer las necesidades del negocio.
Adicionalmente, el estudio también nos muestra
que existen variaciones en los patrones de GTI
en las organizaciones, las cuales pueden ser
atribuibles a:
•Metas estratégicas y de desempeño: el GTI
busca reforzar las conductas deseables para
alcanzar las metas estratégicas y de
desempeño, las cuales son particulares de
cada organización, por lo que el modelo de
gobierno estará enfocado en la naturaleza de
cada caso.
•Estructura organizativa: tradicionalmente, las
organizaciones se apoyan en sus estructuras
organizativas para la toma de decisiones, en
función de sus metas y estrategias. Sin
embargo, cuando intentan alcanzar las metas
que se han propuesto, el entorno y las
situaciones específicas a las que se enfrentan
(como expansiones de mercado, apertura de
nuevas localidades, cambios bruscos en
requerimientos gubernamentales o de clientes
y en las estructuras organizativas) entorpecen
las estrategias y, en consecuencia, la toma de
decisiones. Por lo que, se definen los gobiernos
para afrontar esta realidad.
•Experiencia en Gobierno: muchas
organizaciones todavía se encuentran en
proceso de aprendizaje en cuanto al GTI, y
aquellas que se encuentran en los primeros
niveles de madurez tienen mayores
inconvenientes en la aplicación consistente de
los mecanismos del GTI.
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Modelos de GTI comúnmente
aplicados (cont.)
•Experiencia en Gobierno (cont.): Sin
embargo, durante este proceso, las personas
de TI adquieren conocimiento del negocio y
las personas del negocio conocen sobre las
capacidades de TI, lo cual facilita
paulatinamente la toma de decisiones en cada
uno de los dominios anteriormente referidos.
•Tamaño y diversidad: las organizaciones
crecen y se diversifican, aumentando la
competencia, por lo que es necesario resolver
los conflictos entre los diversos objetivos
estratégicos que han sido planteados. Esta
situación conlleva a que las conductas
deseadas sean más difusas y cada vez sean
más contingentes. Por lo que el GTI debe ser
lo suficientemente flexible para adaptarse a
los cambios en la organización sin perder su
rumbo.
•Tipo de industria y localización: se refiere a
factores que agregan variables únicas a las
organizaciones y que deben reflejarse en el
GTI. Naturalmente, aquello que puede
funcionar en una localidad o en cierto tipo de
industria, no necesariamente va a funcionar
en una organización, debido a que el entorno
es diferente e incluso la cultura de las
personas (empleados, cliente, relacionados)
es diferente. En este sentido, es necesario que
el GTI analice su cultura organizacional en
función de diseñar y aplicar estrategias
coherentes para alcanzar las metas
propuestas.
Adicional a definir quién debe tomar las
decisiones del Gobierno de TI, también es
necesario definir cómo se identifica si la
decisión tomada brindó los resultados
esperados. Para ello, existen los siguientes
factores representados en la Tabla N°2.
Tabla N°2: Factores de evaluación del GTI
Factor de evaluación
Descripción
Acuerdos de gobierno
Se refiere a los modelos/arquetipos utilizados para la toma de decisiones en
cada dominio y los mecanismos utilizados para su aplicación
Características de la empresa
Descripción de la industria , tamaño, unidades de negocio y sus relaciones
Concientización
Conocimiento de las políticas y funcionamiento del GTI, para todos los
empleados (formen parte del GTI o no)
Ejecución y rendimiento del gobierno
Aplicación consistente de los acuerdos de gobierno
Rendimiento financiero
Medición en función de las métricas financieras, en función del costobeneficio (como el retorno de la inversión – ROI), utilización (como el
rendimiento sobre los activos – ROA)
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Modelos de Gobierno de Tecnología de Información en la toma de decisiones
Conclusiones
Hoy en día, las organizaciones se apoyan en las
tecnologías de información para optimizar/
automatizar sus procesos y obtener ventajas
competitivas a un costo razonable, siendo
crucial la gestión de los diversos activos de
información para alcanzar los objetivos del
negocio. Para ello, se deben tomar decisiones
oportunamente y por personas que tengan la
visión adecuada del negocio y de TI.
El GTI se apoya en herramientas, procesos,
modelos, estructuras organizativas, y en mayor
medida, de las personas con poder de decisión
en la organización para alcanzar sus objetivos,
siendo clave el compromiso y cumplimiento de
las responsabilidades de estas personas para
convertir las decisiones en acciones que
permiten cumplir los objetivos del negocio.
La efectividad del GTI depende de cómo es la
estructura para la toma de decisiones, cuál es el
proceso para alinear TI con el negocio y cuáles
son los mecanismos para comunicar a la
organización las decisiones.
Existen los modelos o arquetipos para alinear TI
con el negocio. La visión del gobierno de TI se
enfoca con mayor fuerza en las acciones más
que en las decisiones, por lo que la
comunicación es necesaria y obliga a las
organizaciones a utilizar mecanismos formales
y consistentes en todos sus niveles.
En este sentido, los modelos/arquetipos de TI
no son un camino seguro al éxito, más bien
representan “estilos” para la toma de decisiones
en cada uno de los dominios definidos para el
GTI. Es necesario que las organizaciones
analicen, para cada caso, cuál o cuáles son los
modelos que más se adaptan a su cultura y que
permitan obtener los mayores beneficios
posibles de tecnología de información, y en
paralelo, definan los mecanismos necesarios
para su implantación y su mejora continua.
Los modelos de Monarquía de negocio,
Monarquía de TI, Feudal, Duopolio de TI y
Federal son viables en todos los dominios de
decisión, su aplicación va a depender del nivel
de involucramiento que se desee otorgar a TI y al
negocio.
Sin embargo, la aplicación del modelo Anarquía
es poco recomendable debido a que impide la
relación y negociación entre las diferentes áreas,
y por ende, entorpece la alineación de los
objetivos y estrategias de TI con el negocio.
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