informe plan de mejoramiento institucional 2006

SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
Rectoría
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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ÉTICA CON CALIDAD SISGECC PARA EL AÑO 2009
Antecedentes
El Sistema de Gestión Ética con Calidad SISGECC de la Universidad Colegio Mayor de
Cundinamarca (UCMC) nace de la armonización de los requisitos de la Norma Técnica Colombiana
para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005, y en cumplimiento de la Ley 872 de 2003 y el Decreto 1599 de 2005 y el Sistema de
Desarrollo Administrativo SISTEDA Ley 489 de 1998, Decreto 2740/01.
Este proyecto se desarrolla en cinco etapas:
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Diagnostico
Planeación
Diseño
Implementación
Evaluación
FASE DE DISEÑO
El Acuerdo No. 035 de 25 de Noviembre de 2008 adopta el Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005 y actualiza las funciones del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno,
de acuerdo con el Sistema de Gestión Ética con Calidad SISGECC en la Universidad Colegio Mayor
de Cundinamarca (UCMC).
La etapa del diseño del SISGECC se ejecutó durante los años 2007 a 2008 y ésta correspondía a la
definición de soluciones y puesta en marcha de metodologías para implementar el sistema
coherente con la NTC GP 1000:2004 y en armonía con el Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios propios de la
Universidad y como instrumento orientado a facilitar la gestión y el control.
Durante la etapa del Diseño del SISGECC de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca se
ejecutaron las diferentes actividades de esta fase, partiendo del diagnostico y la planeación del
desarrollo de:
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la planeación estratégica de la calidad,
las directrices de la calidad,
la política de calidad
los objetivos de calidad,
la planificación del servicio;
la identificación de los procesos,
su caracterización,
la documentación de los procesos, incluyendo la estructura documental
los manuales de procedimientos por procesos y los registros;
además del tema relacionado con la administración del riesgo, que incluye el contexto
estratégico, la identificación del riesgo, el análisis, la valoración y la política de
administración del riesgo.
En la metodología de la identificación de procesos se generó el Mapa de Procesos,
caracterizaciones de los procesos, declaraciones documentadas de la Política y Objetivos de
Calidad, los manuales de procedimientos, algunos formatos, registros, fichas de indicadores por
procesos y mapa de riesgos por procesos e institucional.
MAPA DE PROCESOS: Parte del principio el modelo de operación del Enfoque basado en procesos
y permite la identificación y gestión sistemática de los procesos funcionales de la Universidad y en él
se puede identificar los cuatro tipos de procesos como son:
 Procesos estratégicos o gerenciales: Incluye los procesos relativos al establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.
 Procesos misionales: Incluyen todos los procesos de la institución en cumplimiento de su
objeto social o razón de ser.
 Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos que dan el soporte para la provisión
de recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición,
análisis y mejora.
 Procesos de evaluación: Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos
destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de eficacia y la eficiencia.
Mapa de Procesos de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca (UCMC) y en él están
identificados y definidos los 19 procesos con los que cuenta la institución.
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Caracterización de los procesos: Este documento describe y desagrega cada proceso en sus
elementos fundamentales como son:
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Identificación del proceso
Objetivo
Alcance
Responsable
Instancias o dependencias involucradas
Actividades teniendo en cuenta el ciclo PHVA ( Planear, Hacer, Verificar y Actuar)
Entradas y salidas del proceso
Proveedores internos y externos (insumos)
Usuarios y/o clientes del proceso
Recursos
Documentos aplicables internos y externos
Requisitos de las normas aplicables
Indicadores de gestión
Riesgos por proceso e institucional
Manuales de Procedimientos: Un procedimiento describe en forma clara cada uno de los pasos
para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso y da como resultado final un producto o servicio. El Manual de Procedimiento entones es el
conjunto de todos los procedimientos aplicables a cada uno de los procesos definidos y establecidos
en la Universidad. Así mismo se contemplan los procedimientos documentados y exigidos por la
NTCGP 1000:2004 a saber:
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Procedimiento para el Control de Documentos
Procedimiento para el Control de Registros
Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme
Procedimiento para la Planeación y ejecución del plan de auditoria y ejecución de auditoria
interna
 Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora
 Procedimiento para la administración de acciones preventivas a través del plan de manejo
de riesgos




Normograma por procesos: se identificó la normatividad aplicable a cada proceso en particular.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD: Es entendida como un conjunto de las políticas
definidas por la alta dirección para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios,
articulada con la planeación estratégica de la Universidad, para que siempre esté en condiciones de
la prestación de servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios. Los
productos que se generan en este proceso son: la Política de la Calidad, Objetivos de Calidad en
coherencia con la misión de la universidad, planes estratégicos operativos para lograr los objetivos,
indicadores de gestión para verificar el desempeño de los procesos.
 Elementos de Direccionamiento Estratégico
-
El Mapa Estratégico: Es en el que se representa gráficamente la articulación entre todos los
elementos del Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión, Política de Calidad, contenidos
en el Proyecto Educativo Universitario (PEU) y los Objetivos Institucionales contenidos en el
Plan de Desarrollo Institucional (PDI)
-
Otros elementos del Direccionamiento Estratégico son los Principios y Valores Éticos, los
Principios Institucionales, los Valores Institucionales que están consignados en el código de
Ética de la Universidad; además del Código de Buen Gobierno que es el documento que
manifiesta las políticas institucionales, del estilo de dirección con las cuales la Institución
desarrollará articuladamente, en el marco constitucional, legal y reglamentario su Misión,
Visión, Políticas de Calidad y Objetivos con miras a la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los usuarios.
La Resolución No. 1560 de 05 de diciembre de 2008 adopta los Códigos de Ética, Código de Buen
Gobierno y el Manual de Políticas Gerenciales de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca,
para el desarrollo de la Misión y Visión Institucional y el cumplimiento de las funciones
administrativas y académicas.
 Política de Calidad: es una declaración formal y documentada de las “Intenciones globales
y orientación de la institución relativa a la calidad y está alineada a la Misión y Visión
Institucional y con los requisitos de nuestros usuarios y partes interesadas; además La
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Política de Calidad de la Universidad se encuentra alineada con los objetivos estratégicos
consignados en el Plan de Desarrollo Institucional. La construcción de la misma se realizó
en forma participativa y a continuación se describe:
“La Universidad asume el compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad de sus procesos misionales: formación, investigación y proyección social, al igual
que los estratégicos, de apoyo y evaluación.
Lo anterior busca satisfacer con calidad, ética y excelencia, las necesidades de los miembros
de la comunidad, sociedad, el estado, sector productivo y los estudiantes, contribuyendo a la
preservación del medio ambiente y al logro de las metas estatales de la educación superior”.
 Objetivos de Calidad
Los objetivos de calidad adoptados por la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, se
homologan con los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional (2005-2009), y éstos son:
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Fortalecer la Función Formativa
Fortalecer la Función Investigativa
Fortalecer la Proyección Social
Fortalecer la Gestión Administrativa y Financiera
Fortalecer el Bienestar Institucional Universitario
Fortalecer la Proyección Institucional
PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO: La planificación del servicio se evidencia con los diferentes
planes y programas que se proyectan elaboran anualmente con el fin de dar cubrimiento necesario
a las necesidades y expectativas de los usuarios.
Se elaboró el Informe de los Servicios, de los Usuarios y Necesidades de la Universidad y es el
anexo No. 9 del Manual de Calidad y Operación del SISGECC. Esta planificación es necesaria para
prever y establecer las condiciones de operación y el control de los procesos en cada una de las
actividades, disposiciones y responsabilidades que permitan la revisión, verificación, validación,
medición análisis y retroalimentación por parte de las instancias respectivas.
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS: la estructura documental es la forma coherente,
funcional y útil como se articulan e interrelacionan los documentos del SISGECC. Ésta permite lograr
un correcto desempeño del sistema, lograr la adecuada comunicación dentro de la institución,
proporcionar evidencia de la estructuración y desarrollo de los procesos para el cumplimiento de sus
objetivos institucionales y que le permitan asegurar la eficaz planificación, operación y control de los
procesos.
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La documentación definida y aprobada y todos los productos que se generaron a partir del diseño
del SISGECC están incluidos en el Manual de Calidad y Operación, el cual se adoptó mediante la
resolución rectoral No. 1564 de 05 de diciembre de 2008.
En general, El Manual de Calidad y Operación del SISGECC código EGCMA-01 contiene tanto en
el cuerpo del documento como en los anexos:
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Objeto, alcance y control del manual
Direccionamiento Estratégico
Principios y Valores institucionales
Código de Buen Gobierno
Administración del Riesgo
Sistema de Gestión Ética con Calidad: definición, alcance, exclusiones, documentación
Mapa de Procesos
Caracterización de los Procesos
Normograma por Procesos
Servicios y usuarios del sistema
Planificación del servicio
Revisión del sistema
Mapa Estratégico
Mapa de Riesgos por proceso e institucional
Guía de elaboración de documentos
Matriz de relaciones del nivel funcional y la estructura por procesos
Responsables de los procesos
Matriz de indicadores por proceso
Informe de los servicios, usuarios y necesidades de la UCMC
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: El objetivo general de la administración del riesgo (toda
posibilidad de ocurrencia que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la institución
y le impidan el logro de sus objetivos) es fortalecer la implementación y desarrollo de la política de
administración del riesgo, a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el
cumplimiento de la Misión y Objetivos Institucionales, mejorando así el desempeño de la
Universidad.
La UCMC declara que en el desarrollo de sus actividades contempla la posible materialización de
riesgos, por lo cual adopta mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral, prevención y
mitigación de los mismos, estableciendo la política de administración del riesgo descrita en el Código
de Buen Gobierno y en el Procedimiento Administración de acciones preventivas a través del plan
de manejo de riesgos código EGCPT-02.
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FASE DE IMPLEMENTACIÓN
La Resolución No. 1564 de 05 de diciembre de 2008 que adopta el Manual de Calidad y Operación
del Sistema de Gestión Ética Con Calidad SISGECC y los Manuales de Procedimientos de los 19
procesos definidos y establecidos en la Universidad.
La fase de implementación, corresponde a la ejecución de todo lo planeado y definido durante la
etapa del diseño, se definen las estrategias que permiten la adecuada puesta en marcha y ejecución
de las actividades y tareas descritas en la documentación establecida para el Sistema de Gestión
Ética con Calidad.
Esta fase también permite que los responsables de proceso lleven a la práctica lo establecido en la
documentación del proceso, efectuar acciones de retroalimentación y así ajustar gradualmente el
sistema.
Las actividades de la fase de implementación no son necesariamente secuenciales sino que
involucra diferentes aspectos aleatorios y transversales que en la medida de su desarrollo, permite
monitorear resultados y la retroalimentación del sistema en virtud de lo descrito en los
procedimientos y disposiciones definidas en el sistema.
Para llevar a cabo la implementación del SISGECC se considera elementos de entrada para este
proceso toda la documentación definida y aprobada en la etapa del diseño del mismo y ésta es,
entre otras:
 Direccionamiento Estratégico de la Universidad. (Misión, Política de Calidad y Objetivos de
Calidad)
 Plan de Comunicaciones institucional
 Mapa de procesos
 Manual de Calidad y Operación
 Caracterizaciones de procesos
 Manuales de procedimientos de cada proceso
 Fichas de indicadores por proceso e institucionales
 Normograma por proceso
 Listado maestro de documentos y registros
 Mapa de riesgos por proceso e institucional
La fase de implementación del SISGECC del 2009 de la Universidad Colegio Mayor de
Cundinamarca incluye diferentes actividades como son:
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 Definir el plan de implementación con su respectivo cronograma.
 Determinar, diseñar y divulgar la matriz de responsabilidades y autoridades dentro del
SISGECC.
 Ejecutar estrategias de sensibilización, comunicación y divulgación del sistema y la
documentación a implementar.
 Ejecutar los procesos, así como los efectos e impactos de trabajo desarrollado por cada
funcionario consciente, capacitado y competente, mediante la implementación propiamente
dicha y la recolección de evidencias o información verificable.
 Programar capacitaciones acerca del SISGECC según necesidad.
 Desarrollar plan de comunicaciones organizacional e informativa frente a la implementación
del SISGECC.
 Realizar actividades de seguimiento a la implementación del SISGECC mediante actividades
de revisión, retroalimentación y ajuste a los documentos adoptados y aprobados del sistema,
seguimiento y monitoreo al desarrollo de tareas de cada proceso, control de documentos y
registros.
 Monitoreo, evaluación y seguimiento del mapa de riesgos de cada proceso
 Realizar auditorias internas de calidad orientadas por un auditor líder
 Definir, establecer y ejecutar planes de mejoramiento individual, por proceso e institucional.
 Realizar informe para revisión por la dirección.
 Articular la auditoria interna con las acciones de medición análisis y mejora producto de las
auditorias de calidad.
Seguimiento a la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Ética con Calidad
SISGECC. Transcurrido un tiempo prudencial para la implementación y maduración del SISGECC y
de acuerdo al plan de auditorias de calidad e internas se realizará el seguimiento a los procesos con
el fin de comprobar se han logrado los objetivos propuestos o si se están produciendo desviaciones,
igualmente el recopilar datos permite el análisis y el mejoramiento continuo del sistema encontrando
así los planes de mejoramiento individual, por proceso y por ende el mejoramiento institucional.
La evaluación de eficacia es identificada por el proceso de auditoria donde se cuenta con
información de entrada para la evaluación de las interacciones, del cumplimiento y del desempeño.
El resultado que se genera es la entrada para una buena y adecuada revisión gerencial, razón por la
cual debe efectuarse una auditoria cuando ya está muy implementado el esquema de cumplimiento
y desempeño.
Alicia Álvarez de Weldefort
Representante de la Alta Dirección
para el SISGECC
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