Primeros pasos con factura electrónica

Primeros pasos
con factura electrónica
¿Tu empresa es proveedora de la Administración Pública? ¿Presta servicios a
otras empresas o público en general de especial trascendencia económica?
Si tu respuesta es Sí para cualquiera de estas dos cuestiones, a partir del próximo
15 de Enero estarás obligado a emitir facturas en formato electrónico
Qué es la factura electrónica
Incorpora la firma electrónica
o digital reconocida (en inglés,
Qualifed Electronic Signature).
Factura en formato
electrónico que sustituye
a su versión en papel.
PDF
XML
Emitida en un formato especial
siendo los más habituales PDF o XML
(modalidad UBL o FacturaE).
Al intercambiar facturas por medios
electrónicos y telemáticos hablamos
de facturación electrónica.
Cómo crear una factura electrónica
Paso 1
Paso 2
Firma la factura con un
certificado digital o
electrónico con el que se cifra
el contenido de la factura.
Crea la factura en
alguno de los formatos
válidos y almacénala en
un fichero de datos.
Al terminar obtenemos una factura
que nos garantiza:
•Autenticidad de la persona física o
jurídica que firmó la factura.
•Integridad del contenido de la factura,
que no ha sido alterado.
Proceso de facturación
en papel vs facturación electrónica
Papel
Electrónicamente
1
El emisor imprime
la factura.
1
El emisor transmite por medios
telemáticos la factura electrónica.
2
Se envía por correo postal
o mensajería.
2
El receptor la guarda en soporte
informático para ser consultada
o impresa.
3
El destinatario realiza a mano
la contabilización
y el pago.
3
La factura se integra
automáticamente en el sistema
de facturación o gestión.
4
Se archiva para posibles
auditorías o inspecciones.
4
Disponible para la Administración
Pública por vía telemática.
Beneficios del uso
de la factura electrónica
Para proveedores
Para clientes
Reducción de costes
Mejora la visibilidad
Ahorras coste de copias
y de almacenamiento en papel
Al ver las facturas en el momento
controlas los procesos de trabajo
Mayor rapidez en los cobros
Optimiza la tesorería
Pagos más rápidos de las facturas
al simplificar su proceso
Tiempo de procesamiento más corto que
agiliza el ciclo de cobros-pagos
Aumenta la productividad
Datos más precisos
Puedes saber al momento si
tu cliente ha recibido la factura
La captura electrónica de datos reduce
los errores del proceso manual
Mejora la satisfacción
Agiliza los pagos
Las facturas se procesan antes,
mejorando el servicio al cliente
Los pagos de realizan a tiempo
evitando cargos por retraso
Los datos de la factura electrónica
Sustituye a su versión en papel
54
%
Proveedores de las
Administraciones
Públicas que todavía
no está iniciado en la
factura electrónica
La factura electrónica y la ley
22
%
No sabe que será
obligatorio ni conoce
cómo cumplir con la ley
Comunidades con las empresas más adaptadas
3º
1º Madrid
2º
Cataluña
Andalucía
La factura electrónica y las grandes empresas
47%
52%
todavía no están
preparadas
ya lo están
abordando
Medianas y pequeñas empresas
52%
de las medianas y
pequeñas
empresas todavía
no ha empezado a
realizar el cambio
2
%de las micro
pymes ya ha
iniciado la
adaptación
RECOMENDACIÓN:
• Si estás obligado a emitir facturas a partir de 2015
asegúrate de tener un programa que las cree en
formato digital.
• Además, comprueba que tu software de facturación
o de gestión está adaptado para la generación
de la factura eletrónica.
Soluciones de Sage adaptadas
a factura electrónica
Para
pymes
Mediana
y gran
empresa
Sage
FacturaPlus
Flex
Sage
TPVplus
Flex
Sage
Murano
ERP
Sage
Eurowin
Estándar
Sage
ERP X3
Software de
facturación para
pequeñas
empresas hasta
20 empleados
que facilita
el control de tus
procesos
comerciales.
Para empresas
hasta 20
empleados,
software de
gestión del
punto de venta
para simplificar
la gestión de tu
comercio.
Software de
gestión ERP
para empresas
entre 10-200
empleados con
el que controlar
todo tu negocio:
Finanzas,
Fabricación
y más.
Para empresas
de hasta 100
empleados, con
este software
y de gestión
integrada
manejarás
las ventas,
las compras
y más.
Empresas de
más de 100
empleados
que necesitan
controlar todas
las áreas de su
empresa desde un
único programa
ERP de gestión
integral.
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Fuentes:
2014 - Estudios SERES –
Situación de la factura
electrónica entre los
proveedores de la
Administración española.