procedimiento de atención de pedidos de accionistas

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ACCIONISTAS
1. Los pedidos de los accionistas pueden ser recibidos de la siguiente manera:
ƒ Vía telefónica, fax, comunicación escrita, e-mail u otro medio.
ƒ Personalmente, en las oficinas de la empresa, previa cita.
2. Quien reciba o haya recibido un pedido de un accionista, deberá remitirlo
inmediatamente al Jefe de Seguros y Valores (JSV) quien se encargará de efectuar
su registro y atención.
3. Una vez atendido el pedido del accionista, el JSV deberá consignar en el Registro
de Pedidos de los Accionistas la atención prestada.
4. El JSV centralizará todos los pedidos recibidos. De ser necesario se comunicará con
la Gerencia que corresponda a efectos de poder brindar la atención adecuada a
cada pedido.
5. El JSV, luego de una rápida evaluación, comunicará al accionista en un plazo no
mayor a 24 horas, el tiempo estimado que tomará dar respuesta al pedido
formulado.
6. Antes del envío de la información solicitada, el JSV deberá tener en cuenta lo
siguiente:
a) Verificar que la información tiene carácter público, que ha sido comunicada a la
CONASEV (en caso de tratarse de un Hecho de Importancia) o que ésta puede
obtenerse de fuentes de dominio público (si se refiere a información del sector o
del Grupo). De cumplirse con estos requisitos, el pedido de información será
atendido de forma inmediata.
b) En caso que el pedido de información esté relacionado con información que no
es pública, pero que no tiene carácter confidencial, se deberá obtener la previa
conformidad del Gerente de Finanzas, para su remisión al accionista solicitante.
c) No se podrá entregar información de carácter confidencial.
7. En caso que de acuerdo a lo señalado en el numeral anterior, no pueda entregarse
al solicitante la información requerida, el JSV deberá informar al accionista
respectivo que su solicitud no puede ser atendida en vista de la confidencialidad de
la misma.
8. Finalizado el proceso de atención, y habiéndose dado solución al pedido, el JSV
dará por terminado el proceso registrando dicho hecho en el Registro de Pedidos de
los Accionistas.